Digitaal Archief Vlaanderen · PDF file• Ondersteuning van zoeken op tekst ... • Een...

Digitaal ArchiefVlaanderen

Feedback Klankbordgroep

www.pwc.com

Agenda

1. Generiek stappenplan

2. Dienstenmodel

3. Impact analyse lokale besturen - oefening

PwCOktober 2013Digitaal Archief Vlaanderen

2

1. Generiek stappenplan


3

Technische implementatie van het digitaal depotwordt gedetailleerd in het technische stappenplan

• Overzicht van de verschillende projectstromen in bouw van DAV

• Generiek stappenplan = onafhankelijk van gekozen scenario (uitvoering bij 1 ofmeerdere partners)

• Gedetailleerde beschrijving per project in projectfiches

Probleemstelling

Doelstelling

PwC

Doelstelling

Scope

Stakeholders

Deliverables

Kritische succesfactoren

Verwachte doorlooptijd (te bepalen na technische analyse / partner)

Verwachte kostprijs (te bepalen na technische analyse / partner)

• Projectfiches worden verder aangevuld na technische analyse van de verschillendescenario’s

Oktober 2013Digitaal Archief VlaanderenSlide 4

A – Functionele entechnische analyse enoplossing

• Functionele, non-functionele entechnische behoeften m.b.t.infrastructuur in kaart brengen:

Archiving processen

Rapportering

Gebruikersbeheer

Security

Hosting

Ontdubbeling

Storage

Computing-power

Flexibiliteit vs. robuustheid

Multi-tenancy

Metadata standaarden

Kwaliteitsvereisten

…

• Uitwerken van een

B – Migreren van deoplossing

• Selectie van de relevantefunctionaliteiten eninfrastructuur.

• Technische ontkoppeling van hetsysteem.

• Onder DAV beheer brengen vanhet systeem. – voorwaardenafhankelijk van juridischestructuur

• Rekening houden met decontinuïteit van de huidigegebruikers van het systeem.

C – Uitbreiden enaanpassen van defunctionaliteiten

• Toevoegen van functionaliteitenvolgens A

• Aanpassen functionaliteitenvolgens A

• Configureerbaarheid (workflow,metadata…)

• Zoekmogelijkheden (metadata,text,…)

• Toegangsbeheer en authenticatie

• Rapportering

• …

D – Bouwen van deinterfaces

• Opzetten van de nodige interfaces

E – Uitbreiden van deinfrastructuur

• Hosting partner kiezen

• Verzekeren van stabieleinfrastructuur

• Uitbreiden van storage.

• Verzekeren van computing power.

• Security maatregelen opzetten:fysieke en elektronischebeveiliging.

• Disaster Recovery (ontdubbeling)

• Verzekeren van gedefinieerdekwaliteitsvereisten, vb groeneinfrastructuur, certificatie van deinfrastructuur als Tier 3 ofverzekeren van carrier neutraliteit

PwC

• Uitwerken van eenimplementeerbare oplossing

• Evaluatie van klantenbasis

F – Documentatie & certificatie

• Opstellen van de nodige documentatie

Infrastructuur

Gebruikersdocumentatie

Navolging OAIS

Organisatorische levensvatbaarheid

Administratieve verantwoordelijkheid

Financiële duurzaamheid

Systeembeveiliging

Procedurele verantwoordingsplicht

• Certificatie als Trustworthy Digital Repositories (ISO 16363)

• Opzetten van de nodige interfacestussen tools

• Bouwen van de nodige interfacesvoor gegevensuitwisseling metgebruikers (FTP, API, …).

• Opzetten van vereiste security-maatregelen.

Oktober 20135

2. Dienstenmodel


6

Assumptie: Beheer van het depot

Systeem

Instap

Opvolging

• Beveiliging

• Logging van activiteiten

• Volgen van privacy wetgeving

• Garanderen van continuïteit en risico beheersing

PwC

beheer

BCP DRPRisk man

Proces enpolicybeheer

• Garanderen van continuïteit en risico beheersing

• Documenteren van procedures

• Backup

• Verbinden van data en metameta in informatie paketten

Digitaal Archief Vlaanderen

Welke diensten worden prioritair aangeboden?

PwC

Release 1 – prioritair aan te bieden diensten

Opstarttraject

• Evaluatie impact van instap bij de afnemer (zeker vorm vanstandaardisatie is nodig maar moet realistisch blijven)

• Opladen van bestaande digitale bestanden en archieven

• Opleiding ‘light’ voor type 2 klanten

• Helpdesk ‘light’ voor type 2 klanten

• Configuratie van de toepassingen gelinkt aan de afnemer(toegangsbeheer, ingest overeenkomst, metadata schema, interfaces,…)

Focussen vanactiviteiten op type 2

besturen1

PwC

(toegangsbeheer, ingest overeenkomst, metadata schema, interfaces,…)

Preservatie

• Basis preservatie aanbieden²

Capaciteit

• Aanbieden van storage

• Capaciteitsplanning


1. Waarom focus op type 2? Bij kantoordocumenten is er een minimale voorbereiding nodig aaninformatiehuishouding. Waar mogelijk zonder additionele inspanning kunnen type 1 en type 3 besturen van bij hetbegin in scope worden meegenomen.

2. Indien reeds meer dan de prioritaire diensten/formaten en bijhorende ondersteuning aanwezig zijn in de huidigepartner opzetting, kan deze eerste release worden uitgebreid.

Release 1 – prioritair aan te bieden diensten(cont’d)

Functionaliteiten

• Ondersteuning van kwaliteitscontrole van bestanden

• Intellectueel beheer eDepot: ondersteuning creatie, kwaliteitscontrole en correctie vanmetadata voor op te laden bestanden

• Laagdrempelige ingest, bijvoorbeeld via FTP

• Ondersteuning van zoeken op meta data

• Ondersteuning van zoeken op referenties

PwC

• Ondersteuning van zoeken op referenties

• Ondersteuning van het ter beschikking stellen van bestanden (conversie indienmogelijk)

• Ondersteuning toegangsbeheer door organisatie

• Ondersteuning Business Intelligence Rapportering

Certificatie

• Continue ondersteuning voor proces van certificatie van het digitaal depot


Release 2 – diensten in 2e prioriteit

Preservatie

• Preservatie: optimalisatie en uitbreiding formaten strategie op lange termijn1

Capaciteit

• Capaciteitsplanning + uitbreiding storage (indien noodzakelijk/gewenst)

Functionaliteiten

• Ingest via applicatie => Afweging tussen draagvlak verbreden vs. risico dat applicaties niet

PwC

• Ingest via applicatie => Afweging tussen draagvlak verbreden vs. risico dat applicaties nietbestaan of dat additionele effort opstart bemoeilijkt

• Ingest via web interface

• Faciliteren van vernietiging van bestanden

• Aanlooptraject naar het hybide archief en integratie van analoog archief of link naar huidigarchiefbeheersysteem bij lokaal bestuur

• Ondersteuning voor de digitale leeszaal voor lokale besturen

Certificatie

• Opvolgen certificatie


1. Indien nog niet uitgewerkt in release 1

Release N – diensten met lagere prioriteit

Opstarttraject

• Opleiding en helpdesk ‘extensive’ voor type 1 klanten

• Opleiding en helpdesk ‘light’ voor type 3 klanten

• Begeleiding bij bulkingest

Preservatie

• Lange termijn conversieplanning + bulkconversie

Uitbreiden van activiteitennaar types 1 en 3

PwC

Functionaliteiten

• Centrale inventarisatie

• Ondersteuning van zoeken op tekst

• Link leggen met het Rijksarchief (indien gewenst)

• Functionaliteiten om ontsluiting door zorgdrager naar burger mogelijk te maken

• Aanbieden van software modules voor eigen gebruik (type 3 – indien gewenst)

• Uitbreiding dienstverlening n.a.v. ontwikkelingen / in kader van continue verbetering

Certificatie

• Opvolgen certificatie

Oktober 201312

3. Impact analyse lokale besturen - oefening


13

Overzicht stellingen

1. Het papieren archief wordt te groot, in welke mate is substitutietoepasbaar?

2. Een digitaal archief leidt tot tijdswinst in mijn organisatie, en is eentrigger van een beter informatiebeheer

3. Een digitaal archief maakt ontsluiting van documenten naarburgers toe eenvoudiger

PwC

burgers toe eenvoudiger

4. Een digitaal archief leidt tot meer toegangscontrole, veiligheid enprivacy

5. Indien mijn organisatie overstapt op een digitaal archief zouden wepreservatie van documenten beter kunnen vrijwaren.

6. Het gebruik van een digitaal archief leidt tot vlotterecommunicatie, actievere participatie en hogere betrokkenheid bij deburger.

Oktober 2013Digitaal Archief Vlaanderen14

Stelling 1: Het papieren archief wordt te groot, inwelke mate is substitutie toepasbaar?

Feedback van de KBG

• Veel informatie worden momenteel zowel digitaal als op papier bijgehouden. Door deze enkel digitaal te gaanbijhouden kan de aangroei van het papieren archief binnen de perken gehouden worden.

• Door digitalisering van het archief kan er (dure) opslagruimte vrijgemaakt worden die dan kan gebruikt wordenvoor andere doeleinden.

• Je kan een archief (nog niet) volledig digitaliseren omwille van de juridische bewijskracht van bepaaldedocumenten (bvb. milieuvergunningen). Hiervoor moet eerst de wetgeving aangepast worden.


15

documenten (bvb. milieuvergunningen). Hiervoor moet eerst de wetgeving aangepast worden.

Conclusie

• Het papieren en digitaal archief moeten naast elkaar blijven bestaan en elkaar aanvullen. Substitutie is daaromniet echt van toepassing. Enkel de groei in analoge opslag kan beperkt worden.

• Digitalisering leidt niet altijd tot een kostenbesparing aangezien de archiefruimte die hierdoor beschikbaar komtniet altijd voor andere doeleinden gebruikt kan worden.

• Een belangrijke besparing kan echter wel gerealiseerd worden in de momenteel grootschalige opslag vandocumenten op dure opslagmedia (lokaal of op server), eerder dan besparingen in goedkopere archiefruimte, doordeze documenten reeds vroeg in het proces digitaal te archiveren.

Stelling 2: Een digitaal archief leidt tot tijdswinstin mijn organisatie, en is een trigger van een beterinformatiebeheerFeedback van de KBG

• Goed informatiebeheer is hier doorslaggevend.

• Het opzoekwerk kan efficiënter verlopen als er een eenvoudig metadatamodel geïmplementeerd is en de metadatagoed ingevuld zijn.

• Een digitaal archief kan een aanzet betekenen om dit informatiebeheer aan te vatten of te verbeteren.

• Een beter informatiebeheer is bij deze stelling het belangrijkste voordeel en dit kan resulteren in tijdswinst.


16

Conclusie

• Digitale archivering op zich leidt niet tot tijdswinst. Het opent wel de mogelijkheden om een beterinformatiebeheer op te zetten en dit kan dan leiden tot meer efficiëntie.

• De mogelijkheid tot een beter informatiebeheer wordt als één van de belangrijkste voordelen gezien van eendigitaal archief.

Stelling 3: Een digitaal archief maakt ontsluitingvan documenten naar burgers toe eenvoudiger

Feedback van de KBG

• Indien je een goed archiefsysteem hebt komt, betere ontsluiting naar burgers toe vanzelf. Het is dus belangrijk omeerst aan de kwaliteit van het systeem te werken.

• Digitale archivering maakt het mogelijk om de aanvrager zelf het opzoekingswerk te laten doen via bvb. eenwebpagina en zo het document meteen toegankelijk te maken.

• Bij een opvraging duurt het momenteel tussen een aantal uur en een aantal dagen om het document te kunnenneerleggen bij de opvrager.


17

neerleggen bij de opvrager.

• Digitale archivering biedt in ieder geval meer mogelijkheden om informatie te kunnen ontsluiten.

• Het digitaal archief kan positief bijdragen aan de verplichting m.b.t. openbaarheid van bestuur maar het openbaarmaken van documenten zonder er de juiste context aan mee te geven kan leiden tot misinterpretatie.

Conclusie

• Het digitaal archiveren van documenten biedt een breder palet aan mogelijkheden om informatie naar de burger ofandere partijen toe te ontsluiten en kan een substantiële positieve impact hebben op de efficiëntie daarvan.

• Een digitaal archief kan in belangrijke mate bijdragen tot openbaarheid van bestuur, als de openbaar gemaaktedocumenten en informatie in de juiste context geplaatst worden.

Stelling 4: Een digitaal archief leidt tot meertoegangscontrole, veiligheid en privacy

Feedback van de KBG

• Momenteel is er veelal geen toegangscontrole op het papieren archief.

• Een digitaal archief is geen garantie tot een betere toegangscontrole maar biedt wel mogelijkheden.

• Toegangsbeheer tot een digitaal archief kan eveneens heel tijdsintensief zijn.

• Het is moeilijk te controleren waar en hoeveel digitale en analoge kopiën van documenten er buiten het archief omcirculeren.


18

circuleren.

• Een digitaal archief maakt het mogelijk om aan medewerkers bepaalde verantwoordelijkheden te stellen.

• Meer mogelijkheden m.b.t. toegangsbeheer leidt soms tot overbescherming en te sterke beveiliging van bepaaldedocument.

Conclusie

• Algemeen gesteld kan de toegangscontrole op een digitaal archief beter beheerd worden en kunnen problemenm.b.t. veiligheid en privacy gemakkelijker vermeden worden;

• Een goede toegangscontrole vereist een goede opzet van de rollen en rechten vanaf het begin.

• Toegangscontrole van een digitaal archief kan eveneens tijdsintensief zijn.

• De verantwoordelijkheid van het toegangsbeheer moet bij de organisatie liggen. IT moet dit dan implementeren.

Stelling 5: Indien mijn organisatie overstapt opeen digitaal archief zouden we preservatie vandocumenten beter kunnen vrijwaren.

Feedback van de KBG

• Schade aan documenten door brand of water, is reeds meermaals voorgekomen in de praktijk. Dit risico is veelkleiner indien de documenten digitaal worden bijgehouden met de nodige maatregelen op vlak van ontdubbeling endergelijke.

• Papier bewaart op zich redelijk goed en heeft een langere bewaartijd dan de tijdigheid van een bestandsformaat.

• Het preserveren van een papieren archief kan erg duur zijn door de speciale klimatiserings- enbelichtingstechnieken die moeten aanwezig zijn.


19

belichtingstechnieken die moeten aanwezig zijn.

• Een digitaal archief laat gemakkelijker toe preservatie op te volgen en hiervoor de nodige strategieën en conversiesvoor op te zetten.

• Momenteel raakt er weleens een document verloren. Dit heeft geen noemenswaardige gevolgen.

• Mensen zijn er zich niet van bewust dat preservatie actief moet worden onderhouden.

Conclusie

• Preservatie is een belangrijkste motief om gebruik te maken van een digitaal archief. Het risico van schade indocumenten wordt in belangrijke mate ingeperkt en de vergankelijkheid bevindt zich nu eerder op het niveau vanbestandsformaten maar dit is gemakkelijker op te volgen d.m.v. preservatiestrategieën zodat acties tijdig kunnenondernomen en geautomatiseerd worden.

Stelling 6: Het gebruik van een digitaal archiefleidt tot vlottere communicatie, actievereparticipatie en hogere betrokkenheid bij deburger.

Feedback van de KBG

• Een beter informatiebeheer gaat hand in hand met een vlottere communicatie.

• Het openbaar maken van documenten (stelling 3) en informatie leidt niet altijd tot een betere communicatie, wantdit hangt vooral af van de boodschap die eraan gekoppeld wordt. Documentatie en informatie die niet in de juistecontext geraadpleegd wordt, kan verkeerd geïnterpreteerd worden.


20

• Het gebruik van een digitaal archief zal geen impact hebben op de participatie en betrokkenheid van de burger.

Conclusie

• De communicatie kan in die zien vlotter verlopen doordat een grotere groep kan bereikt worden via het digitalekanaal. Echter, communicatie hangt veel af van de boodschap en context die eraan verbonden wordt en dit is niet detaak van een archief.

Ziet u nog andere voordelen van gebruik van hetDigitaal Archief Vlaanderen?

• Instappen in een traject voor beter informatiebeheer.

• Besturen of openbare instanties die momenteel niet de fondsen hebben om teinvesteren in digitale archivering, kunnen de mogelijkheid krijgen tegen een relatieflage kost in het verhaal van DAV mee te stappen, gezien de potentiële schaalvoordelendie gecreëerd worden.

• Ontsluiting over de geografische en organisationele grenzen heen.


21

• Ontsluiting over de geografische en organisationele grenzen heen.

• Het creëren van een algemene bewustwording van het belang en de noodzaak totdigitale archivering.

Digitaal Archief Vlaanderen · PDF file• Ondersteuning van zoeken op tekst ... • Een...

Documents

Transcript of Digitaal Archief Vlaanderen · PDF file• Ondersteuning van zoeken op tekst ... • Een...