Workshop Schrijven Van Een Brief

24
Workshop ‘Schrijven van een brief’ Roeland Kortleven

description

Een presentatie 'schrijven van een lezersgerichte brief' voor de politiezone Geel - Laakdal - Meerhout

Transcript of Workshop Schrijven Van Een Brief

Page 1: Workshop Schrijven Van Een Brief

Workshop ‘Schrijven van een brief’

Roeland Kortleven

Page 2: Workshop Schrijven Van Een Brief

Een goede brief

Criteria van een goede brief• Vlot leesbaar• Aangepast aan de behoeften van

de lezer• Begrijpbaar na een eerste lezing• Lezer weet duidelijk wat hem te

doen staat

Page 3: Workshop Schrijven Van Een Brief

Voorbereiding

Een goede brief vloeit niet zomaar uit de pen… stel automatismen in vraag

• Voor wie ga je schrijven?• Waarom ga je schrijven?• Wat ga je schrijven?• In welke volgorde ga je het schrijven?

Page 4: Workshop Schrijven Van Een Brief

Voorbereiding

Een goede brief heeft de juiste toon

• Hou rekening met de lezer en de omstandigheden– Afstandelijk– Vertrouwelijk

• Wees consequent• Aanspreking en slotformule belangrijke

rol

Page 5: Workshop Schrijven Van Een Brief

Drie eisen voor een goede brief

• Vorm: naleven van afspraken (aanspreking, slotformule, onderwerpregel, briefsjabloon, lettertype, alinea’s,…)

• Inhoud: logische opbouw van de brief zodat de lezer weet wat de belangrijkste boodschappen zijn.

• Schrijfstijl: keuze voor een aangename en actieve schrijfstijl met actieve en korte zinnen. Geen verouderd taalgebruik. Keuze voor spreektaal.

Page 6: Workshop Schrijven Van Een Brief

Vorm

•Kwestie van afspraak en discipline

•Keuze voor uniforme uitstraling (cfr. huisstijl) en vermijden van gespreide slagorde

•Hulp van een duidelijk sjabloon met verschillende elementen

Page 7: Workshop Schrijven Van Een Brief

Vorm• Briefsjabloon met logo

– Interne brief: gericht aan collega’s, bestuurlijk verslag voor de korpschef of de burgemeester•Kiezen voor: wit papier met zelf afdrukken

van logo.– Externe brief: alle andere brieven

•Kiezen voor: voorgedrukt briefpapier• Hoe briefsjabloon gebruiken

– Meer info voor gebruik op ISLP en niet-ISLP in het huisstijlhandboek

Page 8: Workshop Schrijven Van Een Brief

Vorm

•Details in huisstijlhandboek•Enkele belangrijke elementen

–Lettertype: Arial 10 (ook voor e-mails, fax,…)

–Adressering: •Vaste volgorde (let op: verschil tussen ISLP en niet-ISLP)

•Gemeente in HOOFDLETTERS

Page 9: Workshop Schrijven Van Een Brief

Vorm• Kenmerkenbalk:

– Uw kenmerk: nummer van brief lezer, nummer dossier lezer,…

– Ons kenmerk: nummer van brieven, eigen classificatie

– Datum: jjjj-mm-dd– Dienst: naam dienst (geen hoofdletter)– Contactpersoon: bij wie kan de lezer terecht

voor meer informatie– Telefoon: voorbeeld 014 32 26 86– Fax: zie telefoon– E-mail: persoonlijk e-mailadres

Page 10: Workshop Schrijven Van Een Brief

Vorm

• Briefonderwerp– Waarover gaat de brief? – NIET: Betreft, onderwerp,…– In het vet, niet onderlijnen– Enkel als volledige zin: hoofdletter en

punt. – Geen verwijzingen in het onderwerp

(dossier, beslissing,…)– Ultrakorte samenvatting: de

kernwoorden

Page 11: Workshop Schrijven Van Een Brief

Vorm

•Aanspreking & slotformule–Duidelijke keuze met consequenties:•Geachte, Hoogachtend, u, uwOF•Beste, Met vriendelijke groeten, je

Page 12: Workshop Schrijven Van Een Brief

Vorm

•Geachte–Formelere en afstandelijkere relatie

–Overheden, officiële instanties, burger als dader,…

–Lezer aanspreken met ‘u’ en ‘uw’

–Afsluiten met ‘Hoogachtend’

Page 13: Workshop Schrijven Van Een Brief

Vorm

•Beste–Vertrouwelijke relatie–Collega’s, burger als klant, burger als slachtoffer,…

–Lezer aanspreken met ‘je’–Afsluiten met ‘Met vriendelijke groeten’

Page 14: Workshop Schrijven Van Een Brief

Vorm

•Tekstindeling•Duidelijke alinea’s

– Brief wordt opgebouwd uit één of meerdere alinea’s•Ofwel zinnen aan elkaar plakken•Ofwel witregel bij nieuwe alinea

– NIET: ‘enter’ en op volgend regel beginnen

Page 15: Workshop Schrijven Van Een Brief

Vorm

•Cijfers, uren,…– 9 uur

•Niet 9u, 9u00, 09 uur, 09.00 uur,… (geen overbodige cijfers en uur voluit)

– Spaties tussen duizendtallen: 90 000 (niet 90.000)

– Telefoonnummers: 014 32 26 86•Niet: 014/32 26 86, 014.32.26.86

Page 16: Workshop Schrijven Van Een Brief

Vorm

•Afkortingen– NIET: d.w.z., d.m.v., vb., t.e.m.,…

– Inhoudelijke afkortingen: eerste keer voluit en afkorting tussen haakjes. Nadien afkorting gebruiken

Page 17: Workshop Schrijven Van Een Brief

Vorm

•Aanhalingstekens– Uitspraak: “Kom naar hier!” (dubbele aanhalingstekens)

– Accentueren van een woord: sporthal ‘Axion’ (enkele aanhalingstekens)

Page 18: Workshop Schrijven Van Een Brief

Inhoud

• Goede structuur is belangrijk voor lezersgerichte brief

• Algemene principes– Kernboodschappen vooraan in de brief

(eerste alinea)• Wat is het belangrijkste?• Wat moet de lezer weten?• Vaak eerst: historiek van het dossier,

chronologie, verantwoording, motivatie,…

Page 19: Workshop Schrijven Van Een Brief

Inhoud

• Algemene principes

– Langere tekst opdelen in verschillende alinea’s: elke alinea één kerngedachte

– Gebruik tussentitels bij meerdere alinea’s

Page 20: Workshop Schrijven Van Een Brief

Schrijfstijl

• Twee aspecten– Moderne woordkeuze

• Geen vakjargon of ambtelijke taal• Geen verouderd taalgebruik• Gebruik de alledaagse spreektaal

– Zinsopbouw• Korte zinnen• Actieve schrijfstijl• Lezer rechtstreeks aanspreken• Zoveel mogelijk in tegenwoordige tijd

Page 21: Workshop Schrijven Van Een Brief

Schrijfstijl• Moderne woordkeuze

• Geen ambtelijke taal• Geen vakjargon: zet jezelf in de schoenen van de lezer• Geen verouderd taalgebruik• Tabel ‘stadshuistaal’ (zie lijst met ‘verboden’ woorden)

• Vermijd ouderwetse taal– de dato…– Ik woon te Geel = Ik woon in Geel– Vergadering te 9 uur = vergadering om 9 uur

• Regel: wat je niet zegt, schrijf je ook niet. Gebruik spreektaal.

Page 22: Workshop Schrijven Van Een Brief

Schrijfstijl• Zinsbouw

– Gebruik korte zinnen.• Schrap overbodige woorden.• Is elk woord echt nodig?

– Schrijf actief.• Zo min mogelijk ‘worden’ gebruiken• Passieve zinnen (‘Ik word gezien door Jan’) zijn langer

en zwaarder dan actieve zinnen (‘Jan ziet mij’)

– Spreek de lezer aan met ‘u’ of ‘je’. Gebruik ‘wij’ of ‘ik’ voor jezelf.

– Wees duidelijk. Geef instructies. Niet: ‘Gelieve u aan de regels van het huis te houden’. Wel: ‘Houd u aan de regels van het huis’.

Page 23: Workshop Schrijven Van Een Brief

Inhoud en schrijfstijl

•Voorbeelden bespreken

Page 24: Workshop Schrijven Van Een Brief

Wat nu?

•Proberen, proberen, proberen,…

•Hulplijn: mail je brief naar Liesbet Trimpeneers (feedback met opmerkingen en suggesties de volgende werkdag)