Workshop AO/IC: “Tips en Trucs voor een succesvolle projectadministratie!”
description
Transcript of Workshop AO/IC: “Tips en Trucs voor een succesvolle projectadministratie!”
Workshop AO/IC:
“Tips en Trucs voor een succesvolle
projectadministratie!”
07-04-2009 2 / 30
Doel van de presentatie
Efficiënte inrichting en implementatie van de AO/IC=
Weinig inspanning, veel resultaat
07-04-2009 3 / 30
Inhoud van de presentatie
• Algemene informatie • Tijdslijn
• Voorwaarden in de beschikking
• Projectadministratie
• Hoe nu verder?
• Tips
• Conclusie
07-04-2009 4 / 30
Algemeen
Doel van ESF Actie E, Sociale Innovatie:
Een project heeft tot doel de arbeidsproductiviteit te verhogen als gevolg van de vernieuwing van de wijze waarop de arbeid is georganiseerd.
Thema’s:-slimmer werken -flexibelere arbeidsorganisaties -nieuwe verhoudingen in arbeidsorganisaties
Multipliereffect
07-04-2009 5 / 30
Ervaring met ESF?
07-04-2009 6 / 30
Tijdslijn
Aanvraagtijdvak:Oktober 2008
volledigheid Bezoek:Interim controle
Inhoudelijk
Start project Eind project
Max. 8 mnd
Indiening einddeclaratie
Max. 3 mnd
Bezoek:eindcontrole
vaststellingverlening
Verslag:Interim controle
Rapport van bevindingen
1 jaar
Verdere controle mogelijk t/m 2020
door:-Rijksauditdienst-Europese Rekenkamer
07-04-2009 7 / 30
De regelgeving voor ESF
Verordeningen:
1081/2006, 1083/2006 en 1828/2006
Operationeel Programma (OP)
Subsidieregeling
Bijlage 3: Handleiding Projectadministratie (HPA)
Aandachtspunt: HPA wijzigt periodiek
07-04-2009 8 / 30
Voorwaarden in de beschikking
Drie standaard voorwaarden in de beschikking:
1. Niet subsidiabele activiteiten
2. Kosten betreffende reguliere bedrijfsvoering
3. Algemene overdraagbaarheid
Veel voorkomende additionele voorwaarde:
4. AO/IC voorwaarde
07-04-2009 9 / 30
De AO/IC is de backbone van een project
Betrek alle projectleden bij de vormgeving, uitdragen van – en de implementatie van de AO/IC
Een goede implementatie van de AO/IC is het halve werk.
07-04-2009 10 / 30
Onderdelen Administratieve Organisatie
1. Urenverantwoording
2. Verslaglegging
3. Financieel
3. Aanbesteding
5. Publiciteit
6. Bewaarplicht
7. Opbrengsten
07-04-2009 11 / 30
1. Urenverantwoording
Doelen:
• Prestatieverantwoording van projectdeelnemer
• Verantwoording (controlespoor)
Format bestaat uit:
1. Verantwoording in de 7 verschillende activiteiten
2. Sluitend/integraal uren schrijven
3. Ondertekening in functiescheiding en tijdig
4. Dient te voldoen aan de publiciteitseisen
07-04-2009 12 / 30
Voorbeeld urenschrijfstaat
07-04-2009 13 / 30
2. Verslaglegging
Doelen:
•Transparantie
•Overdraagbaarheid •Verantwoording (controlespoor)
07-04-2009 14 / 30
2. Verslaglegging
Implementatieplan bestaand uit:
1. Analyse van de knelpunten in de arbeidsproductiviteit
2. Analyse sociale innovatiepotentie
3. Meetbare doelstellingen
4. Verslag uittesten van het implementatieplan
5. Kosten/baten analyse van het vervolgtraject
6. Activiteitenplan en tijdsplanning vervolgtraject
07-04-2009 15 / 30
3. FinanciënDoel:
• Verantwoording (controlespoor)
Onderdelen financiële administratie:
• Facturen in origineelstaat of gewaarmerkte kopie
• Betaalbewijs/betaalbatch
• Bankafschriften
• Uurloonberekening van intern personeel
Aandachtspunt financiën:• Ondertekening in functiescheiding en tijdigheid
07-04-2009 16 / 30
4. Aanbesteding en marktconformiteit
Doelen:
• Selectie van externe partner op basis van objectieve criteria
• Verantwoording (controlespoor)
Aandachtspunten aanbesteding:
• Het is niet waarschijnlijk dat de dienst boven de drempelbedragen uit komen. Echter, het is mogelijk.
• De marktconformiteitseis geldt ook voor private partijen
Administreren aanbesteding:• Ondertekening in functiescheiding en tijdigheid
07-04-2009 17 / 30
4. Aanbesteding en marktconformiteit
Aantonen marktconformiteit onder de drempelbedragen
in prioritering:
1. Europese Openbare Aanbesteding
2. Transparante Offerteprocedure
3. Benchmark
>bij kostenposten onder de € 1000 vervalt de marktconformiteitseis
07-04-2009 18 / 30
4. Aanbesteding en marktconformiteit
Onderdelen aanbestedingsadministratie:
• Offerteaanvraag: opvragen van offertes
• Wegingsmatrix: overzicht met scores van de aanbieders
• Offerte’s (meervoud!): aanbiedingen van producenten
• Afwijzingsbrieven: afwijzingen aan minder voordelige partijen
• Contract: vraag- en aanbodzijde leggen de vraag vast
07-04-2009 19 / 30
5. Publiciteit
Doel:De Europese Unie bekend maken bij de deelnemers
Voorbeelden publiciteit:
• vlag en zinsnede • intranet/internet • interne nieuwsberichten• (gratis) promotiepakket• gevelbord
07-04-2009 20 / 30
6. Bewaarplicht
Doelen: • Controlerende instanties de mogelijkheid bieden de projecten te controleren tot en met 31 december 2020
•Verantwoording (controlespoor)
Aandachtspunt bewaarplicht:
• Expliciet melding maken van de datum van vernietiging op de projectadministratie (niet vernietigen voor 2021)
07-04-2009 21 / 30
7. Opbrengsten
• Verworven inkomsten in mindering brengen bij de projectkosten.
07-04-2009 22 / 30
Hoe nu verder?
07-04-2009 23 / 30
De start van het project
Na vandaag:
1. Mogelijke aanpassing van de AO/IC
2. Het uitdragen van de AO/IC: implementatie van de AO/IC
3. Vastleggen van alle stappen in de administratie
4. Interim controlebezoek
07-04-2009 24 / 30
Tips
Financiële administratie:• Centrale administratie
Aanbesteding:• Voltooiing voor start van activiteiten
Publiciteitseisen:• Gebruik een camera
Bewaarplicht:• Elektronische administratie dient uitleesbaar te zijn tot 2021
Interim controlebezoek• Zorg voor een complete administratie
07-04-2009 25 / 30
Conclusie
De AO/IC is de backbone van het project!
Het project zelf kan worden gezien als het lichaam
De administratie dient een dagboek te zijn:
• Begrijpelijk
• Inzichtelijk
• Compleet
• Vastlegging voor later
07-04-2009 26 / 30
Conclusie
Algemene informatie Tijdslijn
Voorwaarden in de beschikking
Projectadministratie
Hoe nu verder?
Tips
07-04-2009 27 / 30
Vragen?
Opmerkingen?
Aanwijzingen?
07-04-2009 28 / 30
Contactgegevens Werkgroep Actie E:
• Gerard Slotema: 070- 315 2102 [email protected]
• Evert v.d Zwan: 070- 315 2125 [email protected]
• Floor Martens: 070- 315 2078 [email protected]
• Paul Versteeve: 070- 315 2031 [email protected]
• David Lindenaar: 070- 315 2071 [email protected]
Algemeen mailadres: [email protected]
Algemeen telefoonnummer: 070-315 2054
Het Agentschap vervult ook een voorlichtings- en adviesfunctie
07-04-2009 29 / 30
SUCCES MET HET PROJECT!
07-04-2009 30 / 30