Work shop DromenvangeNStappenplan & praktijkvoorbeeld

Hoe krijg je medewerkers enthousiast om mee te denken en doen in een organisatieverandering? Hoe zet je een innovatiebeweging in een organisa-tie in gang? Dat doe je met de workshop Dromen vangen van Platform 51.

Organisaties staan vandaag de dag voor een grote transformatie-opgave. Wil je aangesloten blijven op de klant en de maatschappij, dan moet je als organisatie fl exibel kunnen anticiperen op wat de klant – vaak onder-deel van een community – wenst. Voor zorgorganisaties vraagt dit een verandering in organisatiestructuren en -processen, maar nog belangrijker is de verandering die je van medewerkers vraagt.

Workshop DromenvangeNStappenplan & praktijkvoorbeeld

3

Platform 51 is het ontwikkelplatform voor innovatie in de jeugdgezondheidszorg. Medewerkers in de zorg hebben vooral passie voor het vak en aandacht voor de cliënt, maar ook binnen de zorg zijn er voorlopers voor innova-tie. Het platform heeft daarom een workshop ontwikkeld die enthousiaste medewerkers en voorlopers de aandacht en mogelijkheden geeft om een innovatiebeweging in gang te zetten.

Energie, communicatie, positiviteit en beweging zijn lei-dend in de aanpak van deze workshop.

ENErgiE Een paar punten zijn belangrijk: • Creëer een bepaalde mate van vrijheid om buiten de gebaande paden te treden. Daarvoor is commitment nodig van jouw directie of bestuur.

ONZE

AANPAK5

• Kom los van organisatieprocessen, richtlijnen en cul-turen. Door op een andere manier, locatie of met andere mensen te werken, krijg je energie.

• Verzamel een groep enthousiaste ambassadeurs om je heen. Deze ambassadeurs komen uit verschillende hoeken in je organisatie. Belangrijk is om één hoog ge-plaatste ambassadeur te hebben (het commitment van jouw directie/bestuur), twee ambassadeurs in het mid-denkader en enkele ambassadeurs van de werkvloer. Deze groep vormt de kern om de beweging op gang te brengen en in een latere fase in gang te houden.

COmmuNiCAtiE Wees duidelijk! Dat lijkt zo vanzelfsprekend, maar vaak zijn er toch onduidelijkheden. Communiceer wat het doel is van de workshops en wat je met de uitkomsten gaat doen. En communiceer structureel over wat er gebeurt. Proces- communicatie is naast energie een belangrijke pijler.

POSitivitEit ‘C’est le ton qui fait la musique’. Communiceren is één, maar hóe je communiceert is veel belangrijker. Vanuit Platform 51 kijken we wat wél mogelijk is en vinden we het vooral leuk om met innovatie bezig te zijn. Want in-novatie is vooruitgang. Daarom zijn onze workshops op basis van vrijwilligheid; je bent niet verplicht om mee te

doen, alleen als je dat zelf wilt. Iedereen die meedoet wordt beloond: je bent onderdeel van ‘een unieke groep’. Dat kun je kracht bij zetten door een besloten groep voor deelnemers op te richten op Yammer of Facebook. Creëer een hype of bedenk een ludieke actie.

BEWEgiNgObserveer wat er nodig is aan energie, communicatie en positiviteit om de beweging gaande te houden of kracht bij te zetten.

6 7

Houd de volgende vijf punten in gedachten om de work-shops te laten slagen:

Meedoen aan de workshops is vrijwilligZoals al eerder benoemd zijn de workshops niet verplicht om te volgen; als medewerker bepaal je of je wel of niet meedoet. Het betekent overigens niet automatisch dat deelnemers enthousiast zijn. Je kunt er wel van uitgaan dat deelnemers betrokken zijn bij het onderwerp inno-vatie.

Creëer een veilig omgevingEen voorwaarde voor het slagen van de workshop is veiligheid: creëer een veilige omgeving waar vrijuit ge-droomd en gesproken kan worden. Er is in die omgeving geen sprake van hiërarchie en je bent los van de organi-satiestructuren en -processen.

Behandel elkaar met respectVanzelfsprekend behandel je elkaar met respect. De kunst is deze boodschap aan het begin van de bijeen-komst expliciet over te brengen.

Leg uit wat innovatie isAls de veilige omgeving staat, volgt een kennismaking met innovatie anno nu. Innovatie is voor veel mensen een containerbegrip. Bespreek eerst wat er wordt bedoeld

De

work-

shops9

met innovatie, wat er gebeurt in de maatschappij en wat voor invloed dat heeft op (de werkzaamheden van) de deelnemers. Dan heb je een gezamenlijk vertrekpunt.

Maak de urgentie duidelijkLaat zien dat innovatie nú plaatsvindt en vergelijk dat met waar je als organisatie nu staat. Bij CJG Rijnmond hebben we dat gedaan door foto’s van de jeugdgezond-heidszorg anno 1960 en anno 2016 te laten zien; is er iets veranderd?

10 11

Bij het ontwikkelen van de workhops zijn wij uitgegaan van de Disneymethode.

DriEluiKOm de diverse invalshoeken te benadrukken, maakte Walt Disney gebruik van drie verschillende rollen, die te-gelijkertijd of na elkaar aan bod komen. De verschillende denkwijzen zijn daarin de succesfactor:

Dromer – de dromer is vrij van welk keurslijf ook en denkt creatief en vol fantasie en ziet ongekende mogelijkheden.

Realist – de realist kijkt naar de praktische mogelijk-heden om een idee daadwerkelijk uit te voeren. De re-alist kijkt onder andere naar de hoeveelheid beschik-bare middelen en tijd.

Criticus – de criticus bekritiseert niet het plan van de dromer en het inzicht van de realist, maar kijkt als de toeschouwer naar een plan, filtert en haalt cruciale fouten er uit.

iN PrAKtijKVoor goede toepassing van de Disneymethode, realiseer je in dezelfde ruimte drie plaatsen waar om beurt de rol van dromer, realist en criticus kan worden ingenomen.

De

DiSNEY

mEtHODE13

Bij grote brainstormsessies kunnen er zelfs drie ruimtes worden ingericht, waarin de dromers, de realisten en de critici apart na elkaar kunnen discussiëren. Vervolgens kan er in drie fases worden gewerkt:

Fase 1: vanuit het perspectief van de dromer wordt er naar de doelstelling gekeken. De creatieve en visuele gedachten die opkomen, mogen niet belemmerd wor-den door de realiteit en mogelijke risico´s. Het gaat om de kracht van de brainstorming en om de kwantiteit van alle aangedragen ideeën.

Fase 2: vanuit het perspectief van de realist wordt er gekeken naar de mogelijke manieren om de doelstel-ling te bereiken. Het gaat om het verwezenlijken van een droom. Beperkingen en mogelijke risico´s moeten daarom niet als belemmeringen, maar als uitdagingen worden gezien.

Fase 3: vanuit het perspectief van de criticus wordt er gekeken naar hoe de eindgebruiker het plan of idee zal ervaren. Er wordt kritisch naar mogelijke hiaten en risico´s gekeken en veranderingen en verbeterpunten worden aangedragen.

Disney was een grootmeester in het omzetten van zijn

fantasie naar werkelijkheid en realiteit. Zijn belangrijkste

uitgangspunt was, om iets te bekijken vanuit verschillende

perspectieven en al deze ideeën mee te nemen in het eind-

oordeel. Wanneer hij een idee voor een film had, bedacht

hij niet alleen hoe de film in beeld er uit moest zien, maar

keek hij ook naar de manieren om de film te produceren.

Vervolgens kroop hij in de kritische huid van de toeschou-

wer en paste de film aan. Pas dan was de film klaar voor

het grote publiek. De beoordelingen vanuit de verschillen-

de perspectieven vulden elkaar prima aan, met een bio-

scoopkraker als resultaat.

Bro

n: V

an V

liet,

V.

(201

2).

Dis

ney

met

hod

e (D

ilts)

14 15

tebbie te dromen?Het Centrum voor Jeugd en Gezin Rijnmond (CJG Rijn-mond) heeft Platform 51 in 2016 gevraagd om innovatie-ve ideeën op te halen bij medewerkers. Medewerkers we-ten goed wat nodig is én welke behoeften klanten hebben waarmee zij dagelijks contact hebben op de CJG-locaties in de wijken van Rotterdam, de regiogemeenten en de Zuid-Hollandse eilanden.

De voorzitter van de raad van bestuur is ambassadeur van de beweging die Platform 51 wilde inzetten. Ook medewerkers op managementniveau en een handvol uit-voerende medewerkers wilden meedoen met deze ont-wikkeling. Zo ontwikkelde Platform 51 Tebbie-workshops. Tebbie is Rotterdams voor ‘wat heb je…’ en is geleend van cabaretier Richard Groenendijk. Op YouTube kun je daarover een video vinden.

De titel van de workshops was: Tebbie te dromen? We creëerden direct een hype door Tebbie te visualiseren met een logo, een account en een besloten groep op Yammer. Ook was Tebbie zelf aanwezig bij iedere workshop, in de vorm van een 2 meter grote teddybeer. Zo werd er na iedere workshop een groepsfoto geplaatst en vertelden ook deelnemers zelf over de workshops op interne com-municatiekanalen. Met die energie, communicatie en po-sitiviteit was de basis gelegd voor de beweging.

groot succesDoor de aanpak van Platform 51 zijn de Tebbie-workshops

een succes geworden bij CJG Rijnmond. Maar liefst 230

van de 750 CJG-medewerkers deden vrijwillig mee met de

workshop. Dat resulteerde in 130 dromen voor CJG Rijn-

mond in een periode van slechts 5 maanden.

Uit de 130 dromen zijn 10 dromen geselecteerd. Daar kon-

den alle medewerkers op stemmen. Inmiddels is CJG Rijn-

mond met een top-3 van ideeën aan de slag gegaan.

1716

mAAtWErKBepalen wat de klant nodig heeft en daarop anticiperen. Dát is maatwerk leveren. In plaats van een standaard in consulten kan CJG Rijnmond zijn dienstverlening flexibel aan de klant aanbieden, zodat de klant grotendeels be-paalt welke consulten worden afgenomen en op welke wijze. Persoonlijk, online of in groepsbijeenkomsten bij-voorbeeld. Het doel is dat de klant zich gesteund voelt en krijgt wat hij of zij nodig heeft.

BElONiNgSAPPEen app die ouders én kinderen helpt om elkaar te belo-nen. Geef je kind een compliment of beloning voor goed gedrag en spaar met een puntensysteem. Kinderen kun-nen hun ouders ook belonen voor goed gedrag.

Cjg-BuSEen bus die door het gehele werkgebied voor verschillen-de doeleinden ingezet kan worden om de jeugdgezond-heidszorg die CJG Rijnmond biedt naar de klanten toe te brengen. Bijvoorbeeld op jaarmarkten, beurzen, school-pleinen of het strand.

24/7 BErEiKBAAr mEt SKYPEDe titel zegt het al; tegenwoordig kan iedereen 24/7 aan informatie komen via diverse (online) kanalen. Het is dus alleen maar logisch als klanten van CJG Rijnmond ook de

DrOmEN

tOP 1019

mogelijkheid hebben om 24/7 een professional te spre-ken. Diverse consulten kunnen bijvoorbeeld ook online plaatsvinden.

viSuStESt AANPASSENKen je de Amsterdamse plaatjeskaart? Een ogentest voor kleine kinderen; met behulp van verschillende afbeeldin-gen worden de ogen gecontroleerd, maar veel van die afbeeldingen zijn verouderd. Een telefoon (met snoer!) uit 1970 en een fluitketel bijvoorbeeld. Volgens de pro-fessionals moet dit snel vernieuwd worden. De afbeeldin-gen aanpassen in producten van nu is al een stap vooruit. Maar denk eens aan een digitale visustest…

ADviES OvEr PrAKtiSCHE miDDElENCJG Rijnmond geeft adviezen over opvoeden en opgroeien. Een droom is om ook adviezen te geven over praktische middelen, zoals flesvoeding, draagdoeken of autozitjes. Hierover hebben (toekomstige) ouders veel vragen en CJG Rijnmond kan als neutrale speler in de jeugdgezondheids-zorg hier adviezen over geven à la Consumentenbond.

CHiPKAArt Of Qr-CODE vOOr iNZAgE DOSSiErEen chipkaart, QR-code of DigiD, waarmee de klanten toegang krijgen tot hun eigen (gezins)dossier. Klanten

kunnen hun eigen dossier inzien, er toevoegingen in doen en bepalen wie er eventueel nog meer inzage in heeft.

fitBittEen fitbitt uitlenen aan kinderen die extra aandacht nodig hebben voor beweging. Zo kan bijvoorbeeld een jonge-re ook na een consult met een jeugdverpleegkundige op een leuke manier bezig zijn met beweging. De jongere en de jeugdverpleegkundige kunnen dan beiden de ont-wikkelingen zien. Dit kan zelfs gekoppeld worden aan het digitale kinddosier. Het is een leuke en gecontroleerde manier om met voeding en beweging bezig te zijn.

DigitAAl grOEiBOEKjEHet papieren groeiboekje geheel vervangen door een on-line groeiboekje. Hierin staat de informatie over het kind en informatie over opvoeden en opgroeien. Door een on-line versie is het groeiboekje altijd toegankelijk.

ZElf mEtEN EN WEgEN DOOr OuDErSHet wegen en meten van kinderen gebeurt nu tijdens de consulten met de jeugdarts of -verpleegkundige op het consultatiebureau. Ouders kunnen dit ook goed zelf thuis doen. Dat is soms ook fijner voor het kind. Ouders kunnen desgewenst de metingen vervolgens doorgeven, zodat het ook in het dossier opgenomen kan worden.

20 21

Geïnteresseerd?Benieuwd naar wat Platform 51 voor jouw organisatie kan betekenen? We maken graag kennis met nieuwe organi-saties en innovators. Kom een kop koffi e met ons drinken in Rotterdam!

www.pl51.nl info@pl51.nl @PL51

Platform 51 bevordert de innovatie in de jeugdgezond-heidszorg met het doel dat kinderen gezond, veilig en happy opgroeien. De komende jaren gaan ontwikke-lingen sneller dan ooit. En de jeugdgezondheidszorg verandert niet of te langzaam. Platform 51 wil dat dat sneller en beter gaat zodat kinderen daarbij gebaat zijn. Dat doen we door in gesprek te zijn met ouders en kin-deren, met nieuwe technologieën en (kennis)netwerken te werken en nieuwe initiatieven ontwikkelen.

Platform 51 heeft een methode ontwikkeld om binnen organisaties een innovatiebeweging in te zetten die zorgt voor veel enthousiasme en ideeën vanuit medewerkers.