Whitepaper Regieorganisatie

download Whitepaper Regieorganisatie

of 5

  • date post

    28-May-2015
  • Category

    Business

  • view

    834
  • download

    1

Embed Size (px)

Transcript of Whitepaper Regieorganisatie

  • 1. neo max|IT Specialist & MANAGED SERVICESTransistorstraat 22 1322 CE Almere 036 536 37 29 | Eusubiusbuitensingel 8 6828 HT Arnhem 026 845 36 20 D eze t i j d vra ag t o m fo cus o p uw bed r ijfsvoer in g.Of he e f t u d e h ande n vo l aan de aan stu r in g van u w I CT lever an cier s! Wa a r ligt uW f o cu s? Bedrijven besteden hun ICT activiteiten en bijbehorende diensten uit om redenen als kostenverlaging, focus op kerntaken en continuteit van de IT informatievoorziening. Kleine en middelgrote organisaties trekken voor deze uitbesteding vaak meerdere leveranciers aan waardoor er in de praktijk, na verloop van tijd, regelmatig een situatie ontstaat die niet aan de verwachtingen voldoet. Dit document is bedoeld om (kleine en middelgrote) organisaties die uitbesteding overwegen of die reeds uitbesteden enkele aandachtspunten en praktische tips te geven hoe een dergelijke situatie kan worden voorkomen. Inhoudsopgave Uitbesteding ICT activiteiten 2 Kostenverlaging 2 Vergroten concurrentiekracht2 Continuteit van de informatievoorziening 2 Situatieschets3 Evalueer de redenen van uitbesteding3 Voorkom teleurstelling4 Aanvullende informatie5 Bronvermelding5 w ww.neomax. n lregieorganisa tie

2. Uitbesteding ICT activiteitenDe veelvoorkomende redenen voor organisaties om over te gaantot uitbesteding zijn: Kostenverlaging Vergroten concurrentiekracht (door focus op kernactiviteiten) Continuteit van de IT informatievoorzieningKostenverlagingEen organisatie die gebruik maakt van de dienst verlening van een uitbestedingpartnerprofiteert van het schaalvoordeel die deze partner kan doorvoeren in de uitvoeringvan de werkzaamheden. Kosten die samenhangen met overcapaciteit in de bemensingvan de eigen ICT afdeling vallen hiermee weg. Daarbij komen ook nog de voordelen kijken als het gaat om: Bepaalde investeringen, in bv. ondersteunende ICT middelen, vallen weg of kunnen over een langere periode worden uitgesmeerd; Alle ICT kosten worden inzichtelijk en kunnen in een gewenst kostenmodel worden afgenomen; Opleiding / training van het eigen IT personeelVergroten concurrentiekrachtEen (ICT) organisatie die zich niet meer hoeft bezig te houden met de aansturing vande interne ICT afdeling en minder bezig hoeft te zijn met operationele, technische enuitvoerende ICT gerelateerde zaken, kan zich focussen op haar eigen kernactiviteiten.Continuteit van de informatievoorzieningDoor de snelle veranderingen in, en het steeds complexer worden van,de ICT technologien is het voor organisaties een ware uitdaging om alle benodigdekennis en ervaring in een eigen ICT afdeling te krijgen en te houden. Toch isdeze personele capaciteit nodig om de continuteit van de informatievoorzieningte borgen.Met uitbesteding worden alle hieraan gerelateerde uitdagingen ook onderdeel vande activiteiten van de uitbestedingpartner. w ww.neomax. n l regieorganisa tie | 2 3. SituatieschetsW e e t d t u u i t best eed! Naast organisaties die hun ICT activiteiten en het beheer van ICT infrastructurenuitbesteden aan n of enkele grote ICT partner(s), hebben veel andere organisatiesde situatie waarin ze met een veelvoud van ICT leveranciers samenwerken waarmeeze de dagelijkse operatie draaiend houden.Bij deze laatste genoemde situatie is er vaak spraken van een interne ICT afdelingdie gebruik maakt van specifieke kennis of expertise van een derde partij, wel danniet vastgelegd in een service overeenkomst. Enkele willekeurige voorbeelden vanonderdelen of diensten in een ICT omgeving die op deze wijze in stand wordengehouden zijn: Ontwikkeling en beheer van algemene- / bedrijfspecifieke applicaties Telefonie oplossingen (vast en mobiel) Hard- en software: inkoop en support Printoplossingen DataverbindingenIn de praktijk bestempelen we deze diensten, versnipperd over meerdere leveranciers,niet direct als uitbesteding maar als een organisatie zich bewust wordt dat een situatiemet een veelvoud van ICT leveranciers in de kern gelijk is aan een (omvangrijk)uitbestedingtraject, dan kan er ook een volgende stap worden gemaakt. Namelijkhet werken aan de factoren die van een dergelijk uitbestedingtraject een succes maken.Evalueer de redenen van uitbestedingWat Waren ook al Weer u W redenen v oor uitbe st edi ng? Uit onze evaluaties met het (ICT) management van kleine en middelgrote organisatieshoren we regelmatig dat de voordelen van uitbesteding toch niet helemaal uit de verfkomen.Van interne ICT afdelingen wordt steeds meer verwacht dat ze zichzelf enhaar dienstverlening dusdanig organiseren dat de afdeling van meer toegevoegde waardeis voor de organisatie.Dit door minder bezig te zijn met operationele, technische en uitvoerende zaken, maarmeer met de aansluiting van de ICT middelen bij de behoeften uit de organisatie.Uitbesteding wordt hierin vaak als middel ingezet.Maar al te vaak is de aansturing van de partners/leveranciers de grootste reden waaromhet uitbestedingtraject niet aan de verwachtingen voldoet.Dit heeft dan niet van doen met de kwaliteit van de dienstverlening van de betreffendepartijen maar alles met de (onderschatte) hoeveelheid tijd die er nodig is omde aansturing van deze partijen inhoud en vorm te geven. w ww.neomax. n l regieorganisa tie | 3 4. Hoe voorkom je teleurstelling? uW inte rne di enst ket en kan ni et st er ker zi j nd a n d e zWakst e schakel!Een simpele, eenduidige, blauwdruk voor het voorkomen van teleurstellingen in een uitbestedingtraject is niet op de markt verkrijgbaar. Er zijn tal van factoren die in verschillende situaties anders benaderd dienen te worden. Het in juiste banen leiden van de behoeften, verwachtingen en de ontwikkelingen binnen de klantorganisatie (management en medewerkers) is een sleutel naar het succes van een uitbestedingtraject. Dit voor zowel de projectfase, waarin de uitbestedingovereenkomst tot stand komt, als ook in de fasen daarna. Toets periodiek uw initile businesscase en de daarvan afgeleide doelstellingen om te gaan uitbesteden. Besteed aandacht aan de communicatie met uw ICT partners en leveranciers, maar ook met de interne organisatie (van directie, business management tot eindgebruikers). Zorg voor duidelijke service afspraken met uw ICT partners en leveranciers. In het geval van meerdere leveranciers en service overeenkomsten, borg dan dat de verschillende afspraken in lijn zijn met uw interne service niveaus. Maak zaken meetbaar, zodat u kunt bijsturen. Denk hierbij aan het specifiek, meetbaar van uw eigen doelstellingen. Maar ook als het gaat om de resultaten van uw ICT leverancier. Het plaatsen van een Regieorganisatie tussen de gebruikers organisatie (klant) en de ICT leverancier(s) vormt de basis om deze zaken om te zetten naar succes factoren. Besteed daarom tijd en aandacht aan de inrichting van uw regieorganisatie en beleg daar de activiteiten voor de aansturing, controle en bijsturing van uw ICT leveranciers. Ook voor kleine- en middelgrote organisaties kan dit in veel gevallen bijdragen aan FIG. | Plaats van de regieorganisatie een succesvolle(re) relatie met de bestaande leveranciers. klant or g a n i sa t iere gie o rgan isatieict leveran ciersDirektieDirektieDirektieDemand MgtBusiness Mgt Service MgtContract MgtAccount Mgt Functioneel Beheerder Eindgebruiker ServicedeskHelpdesk Supply w ww.neomax. n lregieorganisa tie | 4 5. n e oma x ma na ge d s e r vi ces als u W r egi eo r gani sat i e!Aanvullende informatie Voor aanvullende informatie over de verschillende diensten die Neomax op het gebied van Managed Services kan leveren kunt u terecht op de website www.neomax.nl. U kunt ook rechtstreeks contact opnemen via het telefoonnummer 036 536 3729, of per mail via ManagedServices@neomax.nl. Neomax richt zich op het leveren van expertise en innovatieve diensten op het gebied van ICT aan kleine en (middel)grote bedrijven en overheidsinstellingen. Innovatief, omdat Neomax haar klanten een snelle, adequate oplossing biedt, indien zich een tekort aan specialisten/ expertise voordoet. Deze specialisten bevinden zich onder meer binnen de kennisgebieden Microsoft, Novell, Citrix, Vmware, Cisco en IT Servicemanagement.Neomax IT Professionals doorlopen allen een ITIL training om een goede basiskennis op te bouwen met betrekking tot de verschillende processen binnen een ICT beheerafdeling. Daarnaast omvat deze basistraining tevens MCITP certificering. Het leveren van gekwalificeerde, gemotiveerde en servicegerichte medewerkers is waar Neomax in excelleert. Neomax Managed Services levert krachtige beheerdiensten voor uw IT omgeving. De meeste Managed Services organisaties bieden slechts n confectieoplossing. N eomax Managed Services biedt u advies, ondersteuning en beheersing van uw IT. Denk daarbij aan: Sourcing diensten (In-, Co- en Outsourcing); Servicedesk en gebruikersondersteuning; Remote Monitoring en Management; Advies en Consultancy; Neomax Managed Services levert 1ste, 2de en 3de lijns Support en Beheer op servers, netwerk- en firewall componenten, applicaties en werkplekken. De activiteiten worden op afstand uitgevoerd vanuit de Neomax vestigingen en/of op locatie bij de klant. w ww.neomax. n lregieorganisa tie | 5