Whitepaper Regieorganisatie

www.neomax.nl regieorganisatie

Waar ligt uW focus?

Bedrijven besteden hun ICT activiteiten en bijbehorende diensten uit

om redenen als kostenverlaging, focus op kerntaken en continuïteit van

de IT informatievoorziening.

Kleine en middelgrote organisaties trekken voor deze uitbesteding vaak

meerdere leveranciers aan waardoor er in de praktijk, na verloop van tijd,

regelmatig een situatie ontstaat die niet aan de verwachtingen voldoet.

Dit document is bedoeld om (kleine en middelgrote) organisaties die

uitbesteding overwegen of die reeds uitbesteden enkele aandachtspunten en

praktische tips te geven hoe een dergelijke situatie kan worden voorkomen.

Inhoudsopgave

Uitbesteding ICT activiteiten 2

Kostenverlaging 2

Vergroten concurrentiekracht 2

Continuïteit van de informatievoorziening 2

Situatieschets 3

Evalueer de redenen van uitbesteding 3

Voorkom teleurstelling 4

Aanvullende informatie 5

Bronvermelding 5

neo max|▼

▼

▼

& MANAGED SERVICESIT Specialist

Deze ti jd vraagt om focus op uw bedri j fsvoering.

Of heeft u de handen vol aan de aansturing van uw ICT leveranciers!

Transistorstraat 22 1322 CE Almere 036 536 37 29 | Eusubiusbuitensingel 8 6828 HT Arnhem 026 845 36 20


Uitbesteding ICT activiteiten

De veelvoorkomende redenen voor organisaties om over te gaan

tot uitbesteding zijn:

• Kostenverlaging

• Vergroten concurrentiekracht (door focus op kernactiviteiten)

• Continuïteit van de IT informatievoorziening

Kostenverlaging

Een organisatie die gebruik maakt van de dienst verlening van een uitbestedingpartner

profiteert van het schaalvoordeel die deze partner kan doorvoeren in de uitvoering

van de werkzaamheden. Kosten die samenhangen met overcapaciteit in de bemensing

van de eigen ICT afdeling vallen hiermee weg.

Daarbij komen ook nog de voordelen kijken als het gaat om:

• Bepaalde investeringen, in bv. ondersteunende ICT middelen, vallen weg of kunnen

over een langere periode worden uitgesmeerd;

• Alle ICT kosten worden inzichtelijk en kunnen in een gewenst kostenmodel worden

afgenomen;

• Opleiding / training van het eigen IT personeel

Vergroten concurrentiekracht

Een (ICT) organisatie die zich niet meer hoeft bezig te houden met de aansturing van

de interne ICT afdeling en minder bezig hoeft te zijn met operationele, technische en

uitvoerende ICT gerelateerde zaken, kan zich focussen op haar eigen kernactiviteiten.

Continuïteit van de informatievoorziening

Door de snelle veranderingen in, en het steeds complexer worden van,

de ICT technologieën is het voor organisaties een ware uitdaging om alle benodigde

kennis en ervaring in een eigen ICT afdeling te krijgen en te houden. Toch is

deze personele capaciteit nodig om de continuïteit van de informatievoorziening

te borgen.

Met uitbesteding worden alle hieraan gerelateerde ‘uitdagingen’ ook onderdeel van

de activiteiten van de uitbestedingpartner.

www.neomax.nl regieorganisatie | 2


Situatieschets

Weet dát u uitbesteed!

Naast organisaties die hun ICT activiteiten en het beheer van ICT infrastructuren

uitbesteden aan één of enkele grote ICT partner(s), hebben veel andere organisaties

de situatie waarin ze met een veelvoud van ICT leveranciers samenwerken waarmee

ze de dagelijkse operatie draaiend houden.

Bij deze laatste genoemde situatie is er vaak spraken van een interne ICT afdeling

die gebruik maakt van specifieke kennis of expertise van een derde partij, wel dan

niet vastgelegd in een service overeenkomst. Enkele willekeurige voorbeelden van

onderdelen of diensten in een ICT omgeving die op deze wijze in stand worden

gehouden zijn:

• Ontwikkeling en beheer van algemene- / bedrijfspecifieke applicaties

• Telefonie oplossingen (vast en mobiel)

• Hard- en software: inkoop en support

• Printoplossingen

• Dataverbindingen

In de praktijk bestempelen we deze diensten, versnipperd over meerdere leveranciers,

niet direct als ‘uitbesteding’ maar als een organisatie zich bewust wordt dat een situatie

met een veelvoud van ICT leveranciers in de kern gelijk is aan een (omvangrijk)

uitbestedingtraject, dan kan er ook een volgende stap worden gemaakt. Namelijk

het werken aan de factoren die van een dergelijk uitbestedingtraject een succes maken.

Evalueer de redenen van uitbesteding

Wat Waren ook alWeer uW redenen

voor uitbesteding?

Uit onze evaluaties met het (ICT) management van kleine en middelgrote organisaties

horen we regelmatig dat de voordelen van uitbesteding toch niet helemaal uit de verf

komen.

Van interne ICT afdelingen wordt steeds meer verwacht dat ze zichzelf en

haar dienstverlening dusdanig organiseren dat de afdeling van ‘meer’ toegevoegde waarde

is voor de organisatie.

Dit door minder bezig te zijn met operationele, technische en uitvoerende zaken, maar

meer met de aansluiting van de ICT middelen bij de behoeften uit de organisatie.

Uitbesteding wordt hierin vaak als middel ingezet.

Maar al te vaak is de aansturing van de partners/leveranciers de grootste reden waarom

het uitbestedingtraject niet aan de verwachtingen voldoet.

Dit heeft dan niet van doen met de kwaliteit van de dienstverlening van de betreffende

partijen maar alles met de (onderschatte) hoeveelheid tijd die er nodig is om

de aansturing van deze partijen inhoud en vorm te geven.

| 3


Hoe voorkom je teleurstelling?

uW interne dienstketen kan niet sterker zi jn

dan de zWakste schakel!

Een simpele, eenduidige, blauwdruk voor het voorkomen van teleurstellingen in

een uitbestedingtraject is niet ‘op de markt’ verkrijgbaar. Er zijn tal van factoren die

in verschillende situaties anders benaderd dienen te worden.

• Het in juiste banen leiden van de behoeften, verwachtingen en de ontwikkelingen

binnen de klantorganisatie (management en medewerkers) is een sleutel naar

het succes van een uitbestedingtraject. Dit voor zowel de projectfase, waarin

de uitbestedingovereenkomst tot stand komt, als ook in de fasen daarna.

• Toets periodiek uw initiële businesscase en de daarvan afgeleide doelstellingen

om te gaan uitbesteden.

• Besteed aandacht aan de communicatie met uw ICT partners en leveranciers,

maar ook met de interne organisatie (van directie, business management

tot eindgebruikers).

• Zorg voor duidelijke service afspraken met uw ICT partners en leveranciers.

In het geval van meerdere leveranciers en service overeenkomsten, borg dan

dat de verschillende afspraken in lijn zijn met uw interne service niveaus.

• Maak zaken meetbaar, zodat u kunt bijsturen. Denk hierbij aan het specifiek,

meetbaar van uw eigen doelstellingen. Maar ook als het gaat om de resultaten

van uw ICT leverancier.

Het plaatsen van een Regieorganisatie tussen de gebruikers organisatie (klant) en

de ICT leverancier(s) vormt de basis om deze zaken om te zetten naar succes factoren.

Besteed daarom tijd en aandacht aan de inrichting van uw regieorganisatie en beleg daar

de activiteiten voor de aansturing, controle en bijsturing van uw ICT leveranciers.

Ook voor kleine- en middelgrote organisaties kan dit in veel gevallen bijdragen aan

een succesvolle(re) relatie met de bestaande leveranciers.

klant organisatie regieorganisatie ict leveranciers

Direktie

Demand Mgt

Business Mgt

Functioneel

Beheerder

Eindgebruiker

Direktie

Service Mgt Contract Mgt

Servicedesk Helpdesk Supply

Account Mgt

Direktie

FIG. | Plaats van de regieorganisatie

| 4


Aanvullende informatie

Voor aanvullende informatie over de verschillende diensten die Neomax op het gebied

van Managed Services kan leveren kunt u terecht op de website www.neomax.nl.

U kunt ook rechtstreeks contact opnemen via het telefoonnummer 036 536 3729,

of per mail via [email protected].

Neomax richt zich op het leveren van expertise en innovatieve diensten op het gebied

van ICT aan kleine en (middel)grote bedrijven en overheidsinstellingen. Innovatief, omdat

Neomax haar klanten een snelle, adequate oplossing biedt, indien zich een tekort aan

specialisten/ expertise voordoet. Deze specialisten bevinden zich onder meer binnen

de kennisgebieden Microsoft, Novell, Citrix, Vmware, Cisco en IT Servicemanagement.

Neomax IT Professionals doorlopen allen een ITIL training om een goede basiskennis

op te bouwen met betrekking tot de verschillende processen binnen

een ICT beheerafdeling. Daarnaast omvat deze basistraining tevens MCITP certificering.

Het leveren van gekwalificeerde, gemotiveerde en servicegerichte medewerkers is waar

Neomax in excelleert.

Neomax Managed Services levert krachtige beheerdiensten voor uw IT omgeving.

De meeste Managed Services organisaties bieden slechts één confectieoplossing. N

eomax Managed Services biedt u advies, ondersteuning en beheersing van uw IT.

Denk daarbij aan:

• Sourcing diensten (In-, Co- en Outsourcing);

• Servicedesk en gebruikersondersteuning;

• Remote Monitoring en Management;

• Advies en Consultancy;

Neomax Managed Services levert 1ste, 2de en 3de lijns Support en Beheer op servers,

netwerk- en firewall componenten, applicaties en werkplekken. De activiteiten worden

op afstand uitgevoerd vanuit de Neomax vestigingen en/of op locatie bij de klant.

neomax managed services als uW regieorganisatie !

| 5

Whitepaper Regieorganisatie

Business

Transcript of Whitepaper Regieorganisatie