de nationale boekhoud enquete

de nationale boekhoud enquete

DE NATIONALE BOEKHOUD ENQUETE

DE NATIONALE BOEKHOUD

enquête

| Whitepaper

Via Bizz.nl is in de periode eind januari-eind februari 2010 vanuit de website van Bizz.

nl op initiatief van Twinfi eld de Nationale Boekhoudenquête gedaan. Vertegenwoordigers

van bedrijven en accountants werden opgeroepen het onderzoek in te vullen. Dat is

uiteindelijk gebeurd door bijna 2800 vertegenwoordigers van bedrijven en bijna 200

accountants. Aan View/Ture bv (Maurice de Hond) is gevraagd om voor de rapportage te zorgen.

Doel van dit grootschalig onderzoek was om vast te stellen in welke mate de digitalisering bij de

administratieve werkzaamheden van het MKB is doorgedrongen circa 30 jaar na de introductie

van de PC, circa 25 jaar na de introductie van boekhoudprogramma’s voor het MKB en de

betaaldiskette en circa 15 jaar na de start van het internet in zijn huidige vorm. Met behulp

van welke digitale hulpmiddelen verricht men die werkzaamheden inmiddels en wat vindt men

ervan. Het onderzoek is ook gericht op accountants die hun klanten vooral vanuit het MKB

krijgen, omdat zij een belangrijke rol spelen bij de inrichting en uitvoering van de administratie

van de meeste MKB bedrijven.

Omdat dit onderzoek gericht is op het Midden- en Kleinbedrijf zijn alleen die vragenlijsten gebruikt

van vertegenwoordigers met ondernemingen met maximaal 50 werknemers. Bij de accountants

hebben we de accountants die zich vooral op bedrijven richten met meer dan 100 werknemers

buiten het onderzoek gehouden. Hiermee kwamen we tot netto 2253 vertegenwoordigers van

ondernemingen en 139 accountants.

Voor wat de eerste groep betreft kunnen we op een aantal kenmerken vaststellen dat het

representatief is voor bedrijven onder de 50 werknemers. Voor wat de accountants betreft kan

het slechts als indicatief beschouw worden. Het aantal deelnemers is te klein om bij de

Inleiding

2 3

De bijlage bestaat uit drie onderdelen. In het eerste gedeelte treft u het verslag aan van

alle gestelde vragen aan de vertegenwoordigers van de ondernemingen. Alle vragen zijn

afgezet naar de omvang van het bedrijf, uitgedrukt in aantal werknemers. Daardoor kan

bekeken worden wat de verschillen zijn in beantwoording tussen de vertegenwoordigers

van de kleinste bedrijven en die van wat grotere bedrijven.

Het tweede gedeelte betreft de resultaten van de accountants. Gezien het beperkte aantal is er

verder geen uitsplitsing naar een van de gevraagde kenmerken.

In het derde deel staan een aantal specifi eke die speciaal zijn gemaakt, omdat daaruit bepaalde

conclusies uit getrokken zouden kunnen worden.

In het tekstgedeelte zullen niet alle tabellen worden besproken, maar alleen die tabellen die

iets bijzonders laten zien of die van belang zijn voor de uiteindelijke conclusies die worden

getrokken. Vanzelfsprekend kunt u zelf de tabellen bekijken.

De wijze van rapportage

4 5

Bij de introductie van nieuwe technologie duurt het altijd lang voordat enerzijds de

technologie echt volwassen is (waarna er alleen nog maar geleidelijke veranderingen

plaatsvinden, in plaats van abrupte) en nog veel langer voordat de toepassingen van de

technologie breed en goed worden gebruikt. Terwijl de faxmachine al in de jaren zestig

was ontwikkeld duurde het tot het begin van de tachtiger jaren, voordat er een grote

versnelling ontstond en in een vijftal jaren vrijwel alle bedrijven erover beschikten.

Met de PC zien we een vergelijkbare ontwikkeling. Op de markt sinds het begin van de

jaren 80. Pas aan het eind van de vorige eeuw was het apparaat in vrijwel alle bedrijven

doorgedrongen. Hoewel internet sinds de “start” rond 1995 een beduidend snellere

verspreiding heeft meegemaakt zien we nog steeds grote en snelle veranderingen bij de

gebruiksmogelijkheden. Er kan derhalve nog geen sprake zijn van een optimale eindsituatie,

maar van een tussensituatie, waar een deel van de bedrijven bezig zijn met gebruik te

maken van de nieuwste technologische mogelijkheden en andere bedrijven (nog) met

oudere technologie. Maar dat kan vanzelfsprekend best tot volle tevredenheid zijn.

Het onderzoek dient ertoe om een beeld te geven van hoe de situatie nu is. Doel is om in ieder

geval eens in de 2.5 jaar de ontwikkelingen vast te leggen en op die manier te zien hoe het onder

invloed van die technologische mogelijkheden verandert.

De Nationale Boekhoudenquete onder de ondernemingen

6 7

8 9

Belangrijkste resultaten ondernemers

Anno 2010 doet ruim de helft van de ondervraagden zelf de boekhouding of hun partner. 17% maakt gebruik van een

boekhouder en 27% laat de boekhouding extern doen. Er zijn duidelijke (en logische) verschillen naar omvang van het

bedrijf. Bij de bedrijven tussen de 21 en 50 werknemers doet 36% zelf de boekhouding, beschikt de helft over een

boekhouder en besteed 14% het uit.

1

De grotere bedrijven werken voor ruim de helft de boekhouding doorgaans dagelijks bij. De kleinere bedrijven doen het

doorgaans wekelijks of maandelijks.2

37% maakt de facturen (nog) aan in een generiek tekst- of spreadsheet programma. 44% in een boekhoudpakket en 18% in

een ander administratief pakket. Bij de bedrijven met maximaal 5 werknemers doet circa de helft het met een generiek

programma. Bij de bedrijven met 21 tot 50 werknemers doet bijna 20% het. We zitten dus duidelijk in een technologische

gemengde fase waar de verschillende stadia van de technologische ontwikkelingen van de afgelopen 30 jaar nog

aangetroffen kunnen worden.

3

Meer dan 80% van de bedrijven versturen de facturen nog steeds per post. Dat verschilt weinig naar grootte van het bedrijf.

Betalingen geschieden wel vrijwel helemaal elektronisch. Maar ook hierbij valt op dat maar 9% van de bedrijven dat direct

vanuit het boekhoudpakket doet en 89% via internetbankieren. De grootste bedrijven doen dat nog het meest vanuit het

boekhoudpakket. Maar ook dat is toch maar bij een kwart van die grotere bedrijven het geval. Juist op dit punt zien we dat

er een grote versnelling aan het ontstaan is om geen papier meer te gebruiken. Verwacht mag worden dat op dit punt in de

komende paar jaar een grote omslag zal plaatsvinden.

4

De BTW aangiften wordt door 21% van de bedrijven vanuit het boekhoudpakket aan. 63% doet het via de internetsite van de

belastingen. 6% doet het nog steeds per post. Ook hier kan aangenomen worden dat dit een echte tussenfase is. Uiteindelijk

zal het steeds meer uit het boekhoudpakket zelf gaan geschieden.5

Een zeer opvallend gegeven is het feit dat slechts 23% van de bedrijven de bankafschriften rechtstreeks inleest in het

boekhoudpakket. 77% typt het handmatig over. Ook bij de grotere bedrijven zien we nog steeds 67% van de bedrijven die de

bankafschriften handmatig invoeren. Juist het goed gebruik maken van technologie zou het aantal handmatige handelingen

tot een minimum moeten kunnen beperken. Dat is wat dit punt betreft bij lange na nog het geval. Ook hiervan kan verwacht

worden dat het de komende jaren een zwaartepunt zal zijn van de veranderingen die zich gaan voltrekken.

6

10 11

17% van de bedrijven besteed de administratie geheel uit. 52% doet het via een boekhoudpakket. 12% maakt gebruik via een

online boekhoudprogramma en 19% gebruikt een spreadsheetprogramma. Alleen de bedrijven met minder dan

5 werknemers wijken echt af van de rest. Men besteed meer uit en maakt meer gebruik van een spreadsheet en men gebruikt

duidelijk minder een boekhoudpakket. De ontwikkeling dat steeds meer handelingen via internet gaan gebeuren (zoals online

backup, online software, digitaal aanleveren van nota’s, etc.) en bij voorbeeld het beleid van een bedrijf als Google op het

gebied van gratis online applicaties zullen ervoor zorgen dat ook steeds meer bedrijven toepassingen gaan gebruiken die via

het internet zelf verlopen.

7

Drie kwart verwacht van de accountant ook fi nancieel advies. De jaarlijkse kosten voor de accountant of administratiekantoor

ligt op ruim 2000 euro. Bij bedrijven tussen de 21 en 50 medewerkers is dat ruim 5000 euro. 10

Op dit moment betaalt men gemiddeld rond de 1000 euro aan service- en onderhoudskosten voor het boekhoudpakket. Bij

de bedrijven met 1 tot 5 werknemers is het duidelijk minder dan 1000 euro. En bij bedrijven met 21-50 medewerkers is dat

rond de 2500 euro. Ervaring leert dat bij de introductie van nieuwe technologieën doorgaans in ieder geval in eerste instantie

de winst niet zit op lagere kosten, maar in het kunnen doen van bepaalde handelingen, die daarvoor niet mogelijk waren. Pas

na geruime tijd breekt ook de fase aan waar fi nanciële besparingen direct of indirect worden gerealiseerd.

8

Bijna de helft van de bedrijven zegt binnen een maand na de jaarafsluiting te beschikken over de jaarrekening.

Men antwoordt ook zeer gevarieerd op de vraag hoeveel maal per jaar men de accountant ziet. Ongeveer een kwart zegt elke

maand en ongeveer een kwart zegt een keer per jaar.

9

Men is in het algemeen tevreden over de accountant. 3% geeft aan niet tevreden te zijn en

15% een beetje tevreden. Er is weinig verschil naar grootte van het bedrijf.11

Ruim een derde vindt dat de hoogte van de kosten van de accountant wel lager kan.

Circa 20% vindt dat de snelheid kan verbeteren en ruim 15% dat de kwaliteit van de fi nanciële advisering beter kan.

Ook hier herkennen we het patroon dat vermeende fi nanciële voordelen zich pas later voordoen,

maar dat het vooral gaat om betere mogelijkheden of snelheid van werken.

12

Circa 40% heeft voor de keuze van het boekhoudpakket advies gevraagd aan de accountant.

Bij bedrijven met meer dan 10 werknemers is dat circa een kwart. In feite zijn dat relatief lage cijfers. Het lijkt erop dat

de accountant bij het inpassen bij bedrijven van de nieuwe manieren van werken die door de technologische ontwikkelingen

mogelijk zijn gemaakt vaak geen prominente of leidende rol heeft gespeeld.

13

Belangrijkste resultaten ondernemers

12 13

Als voordelen van online samenwerken ziet driekwart vooral dat men altijd en overal toegang heeft tot de informatie.

Een kwart vindt “beter voor het milieu” een voordeel van online samenwerken. 14

Het thuiswerken gebeurt al bij circa de helft van de bedrijven. Dat is duidelijk meer het geval bij de kleinste bedrijven

dan de grootste (een kwart van de bedrijven). Op zichzelf is dat al een hoog cijfer, waarvan verwacht mag worden dat het

in de komende jaren nog fors verder zal stijgen. Mede door de fi les en de massale verspreiding van hoge snelheid internet

verbinding heeft het thuiswerken inmiddels al een grote vlucht genomen en zal in de komende jaren zich nog veel verder

ontwikkelen.

15

Naast de bijna 20% die al online zijn boekhouding doet is er nog eens 18% die aangeeft dat de kans groot is dat men binnen

2 jaar online de boekhouding gaat doen. We zien weinig verschil naar grootte van het bedrijf. Verwacht mag worden dat net

zoals veel andere activiteiten die mensen via de PC doen in de komende jaren ook bij administraties een verschuiving zal zijn

in de richting van online activiteiten.

16

‘Naast de bijna 20% die al online zijn boekhouding doet is er nog eens 18% die

aangeeft dat de kans groot is dat men binnen 2 jaar online de boekhouding gaat doen’

14 15

Belangrijkste resultaten accountants

16 17

Ongeveer 80% van de deelnemende accountants hebben minder dan 100 administraties in beheer. Bij 57% van de

accountants heeft minder dan 10% van de klanten online toegang tot de administraties. Bij 14% is dat het

geval bij meer dan 50% van de klanten.

1Een derde van de accountants maakt de jaarrekening (nog?) met een spreadsheetprogramma.

Drie kwart verstuurt de jaarrekeningen nog per post. 5

De accountants geven op dat gemiddeld 33% van hun tijd wordt besteed aan het samenstellen van de

jaarrekening, 25% aan het verwerken van de administratie, incl. Omzetbelasting, 14% voor de belasting aangifte en

28% aan de fi nanciële advisering.2

Als belangrijkste uitdaging voor het volgens jaar ziet 3% het werven van nieuwe klanten en 29% het effi ciënter maken van de

verwerking van de administratie.9

Online toegang verstrekken aan de klanten tot hun administratie lijkt iets te zijn

wat in de nabije toekomst snel in steeds grotere mate zal gebeurde.6

Bij de selectie van een boekhoudpakket staan de functionaliteiten ver voor de andere factoren bij het kiezen van een pakket. 12

Ook bij de accountants wordt al door bijna de helft het kantoorwerk (ook) thuis gedaan.

Bij 14% verwacht men dat dit op kort termijn gebeurt.8

Belangrijkste resultaten accountants

Ongeveer een derde van de accountants geeft op de administraties van de klanten online te verwerken. Rond de 40% geeft

op de bankafschriften niet elektronisch te verwerken. Nog eens ongeveer 40% geeft op dat bij een deel van de klanten te

doen en Rond de 20% geeft aan dat bij alle klanten te doen. 7% zet de betalingen voor alle klanten elektronisch klaar en 24%

bij een deel. Ruim een derde doet dat voor geen van de klanten. Ook hier zien we dus dat de accountants vaak geen leidende

rol vervullen in het gebruik maken van nieuwe technologieën.

3

4

Online boekhouden is de nieuwste vorm van het gebruik maken van de technologische ontwikkelingen. Op

langer termijn kan verwacht worden dat het aandeel ondernemingen dat online de administratie doet fors gaat

stijgen. Het is interessant om vast te stellen wat het verschil in opvattingen over online boekhouden is tussen

mensen met en zonder online boekhouden ervaring.

De vragen over de voor- en nadelen van online boekhouden zijn zowel aan de ondernemers als de accountants

gesteld. En het is ook interessant om te zien hoe dat oordeel is als ondernemers worden vergeleken die wel online

hun boekhouding doen met degenen die daar geen ervaring mee hebben.

“Altijd en overal beschikbaar” wordt breed herkend als een voordeel van online boekhouden. “De accountant kan

meehelpen en meekijken” en “Software is altijd up-to-date” worden ook relatief vaak genoemd als voordeel.

“Minder veilig op het internet” wordt als belangrijkste nadeel genoemd. Maar bij ondernemers die ervaring hebben

met online boekhouden wordt het maar door 22% genoemd, terwijl bij degenen die dat niet hebben 51% dat noemt.

Er is een verschil in oordeel tussen de accountant en de ondernemer. Dit gaat vooral om de punten die de accountant

zelf betreffen. “Accountant kan meehelpen en meekijken’ wordt door de accountants veel meer genoemd dan de

ondernemers.

Er zijn grote verschillen tussen in het benoemen van de voor- en nadelen tussen ondernemers met ervaring met

online boekhouden en die dat niet hebben. Dat is een gebruikelijke situatie als een nieuwe technologie er relatief

pas kort is en de meeste mensen noch er zelf ervaring mee hebben, noch mensen kennen die er al geruime tijd mee

werken. Naarmate het meer mainstream wordt zullen ook de verschillen in oordeel tussen groepen die het wel en niet

gebruiken kleiner worden.

Voor- en nadelen van online boekhouden

18 19

20 21

Uit de resultaten blijkt duidelijk hoe de snelle ontwikkeling van de technologie in de laatste

30 jaar, met een extra versnelling de laatste 10 jaar, voor een situatie heeft gezorgd met

een grote verscheidenheid van het gebruik van die technologie. De vele voordelen die deze

technologische ontwikkelingen bieden worden door velen eigenlijk maar (zeer) beperkt

gebruikt. Dat is bij voorbeeld goed te zien bij het handmatig overtypen van de bankinformatie,

terwijl dat vandaag de dag relatief gemakkelijk gedownload kan worden en binnen

administraties (semi-) automatisch verwerkt. Ook wordt er nog heel veel papier geprint en

de post gebruikt, zoals voor facturen. Waarvan dan ook weer afgeleid kan worden dat een

groot deel van de ontvangers van die facturen ook weer manuele handelingen verrichten

om die informatie in het digitale boekhoudsysteem te krijgen, van welke aard dan ook.

De accountant heeft daarbij vaak eerder een volgende rol gespeeld dan een leidende rol, hoewel daar nu wel

verandering in lijkt te komen.

Opvallend is al het hoge percentage dat vastgesteld kan worden van het thuis aan de administratie werken en

de verdere stijging die daarbij verwacht word.

Mede daardoor kan aangenomen worden dat de komende paar jaar zich verdere grote veranderingen zullen

gaan voltrekken in de richting van de digitalisering van alle handelingen die samenhangen met het voeren van

een administratie. Niet alleen zal men daardoor de kwaliteit (en snelheid!) van het werk kunnen verbeteren,

maar zullen dan wel de kostenbezuinigingen die al bij het begin werden verwacht, worden gerealiseerd.Tenslotte

de nationale boekhoud enquete

de nationale boekhoud enquete

DE NATIONALE BOEKHOUD ENQUETE

DE NATIONALE BOEKHOUD

enquête

http://www.twinfi eld.com