Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO [email protected]...

45
Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO [email protected] AGENDA 1. Voorstelling AudiO 2. Interne controle en risicobeheer in een dynamisch perspectief 3. Vragen en antwoorden

Transcript of Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO [email protected]...

Page 1: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -1-

AGENDA

1. Voorstelling AudiO

2. Interne controle en risicobeheerin een dynamisch perspectief

3. Vragen en antwoorden

Page 2: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -2-

2

OCMW’s van de Centrumsteden…

OCMW’s organisaties met sociale doelstellingenOCMW’s organisaties met sociale doelstellingen OCMW’s professionele organisatiesOCMW’s professionele organisaties

bv.1700 werknemers in Gentbv.1700 werknemers in Gent OCMW’s veel productielijnen - dienstenOCMW’s veel productielijnen - diensten

Leefloon, klusdiensten, rusthuizen, geconsolideerde Leefloon, klusdiensten, rusthuizen, geconsolideerde boekhoudingen, gediversifieerde personeelsstatuten,boekhoudingen, gediversifieerde personeelsstatuten, veel sites, dienstencheques, stookoliesubsidie, art. 60veel sites, dienstencheques, stookoliesubsidie, art. 60

=> Moderne organisaties - bedrijven=> Moderne organisaties - bedrijven => Modern management=> Modern management

Snelle evolutie(s) met impact op Snelle evolutie(s) met impact op => werkwijzen, management, systemen=> werkwijzen, management, systemen => mensen (competenties, flexibiliteit, omkadering…)=> mensen (competenties, flexibiliteit, omkadering…) => risico’s, risicobeheersing, management(systemen)=> risico’s, risicobeheersing, management(systemen)

Page 3: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -3-

3

Interne audit, wat is het?

Het management en de organisatie steunen in zijn opdracht Het management en de organisatie steunen in zijn opdracht als onafhankelijke dienst en vanuit een specifieke expertise als onafhankelijke dienst en vanuit een specifieke expertise nl. risicobeheer, interne controle & organisatie-ontwikkelingnl. risicobeheer, interne controle & organisatie-ontwikkeling

=> risico’s detecteren en beperken, idem => risico’s detecteren en beperken, idem opportuniteitenopportuniteiten

=> de juiste aanbeveling op de juiste manier => de juiste aanbeveling op de juiste manier aangebrachtaangebracht

=> de organisatiecultuur en de praktijk versterken=> de organisatiecultuur en de praktijk versterken => zo tot een versterkte werking komen=> zo tot een versterkte werking komen veilig veilig dynamischdynamisch efficiëntefficiënt + + lerend vermogenlerend vermogen effectiefeffectief deontologisch deontologisch correctcorrect

Page 4: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -4-

4

AudiO, de interne audit van de OCMW’s van de centrumsteden

Samenwerkingsverband (tussen 12 OCMW’s)Samenwerkingsverband (tussen 12 OCMW’s) Nood aan ‘onafhankelijke’ doorlichting en advies Nood aan ‘onafhankelijke’ doorlichting en advies

- Specifieke compentie opbouwen (moeilijk per OCMW) - Specifieke compentie opbouwen (moeilijk per OCMW) - Goedkoper dan grote bureau’s - Goedkoper dan grote bureau’s - Kennis in huis houden - Kennis in huis houden

Administratief gehuisvest binnen de VVSGAdministratief gehuisvest binnen de VVSG 3 personen & vacature3 personen & vacature De 12 leden betalen voor de auditsDe 12 leden betalen voor de audits Gemeenschappelijke en specifieke auditsGemeenschappelijke en specifieke audits Audits en vormingenAudits en vormingen Professionele normen o.a. confidentialiteitProfessionele normen o.a. confidentialiteit

Page 5: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -5-

5

Wat is een risico?

Definitie van Definitie van risicorisico

Risico is een bedreiging of een obstakel Risico is een bedreiging of een obstakel voor het bereiken van een doelvoor het bereiken van een doel

Page 6: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -6-

Risico’s

EthiekEthiek

VerliezenVerliezen

Onaanvaardbare risico’s

Onaanvaardbare risico’sSlechte informatie => slechte beslissingen

Slechte informatie => slechte beslissingen

Doelgericht werk

Doelgericht werk

FraudeFraude

Late reacties

Late reacties

Verkeerd begrip

Verkeerd begrip

DiefstalDiefstal

CorruptieCorruptie

Vervalsing van balans, resultaten, reserves

Vervalsing van balans, resultaten, reserves

Niet efficiënt werk

Niet efficiënt werk

Waarom al deze controles?

Page 7: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -7-

7

Welke risico’s?

- Wettelijk risicoWettelijk risico- Operationele risico’sOperationele risico’s- Financiële risico’sFinanciële risico’s- Kwaliteit dienstenKwaliteit diensten- ReputatierisicoReputatierisico- FrauderisicoFrauderisico- Risico strategisch doel niet gerealiseerdRisico strategisch doel niet gerealiseerd

(dienstverlening, efficiëntie…)(dienstverlening, efficiëntie…)

Page 8: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -8-

8

Wat is een risico?

Bereiken van een doel… Bereiken van een doel… => Zijn de doelen bekend?=> Zijn de doelen bekend?=> Wordt er naartoe gewerkt?=> Wordt er naartoe gewerkt?=> Iedereen kent de doelen?=> Iedereen kent de doelen?=> Boordtabellen voor de opvolging, rapportering?=> Boordtabellen voor de opvolging, rapportering?=> Bijsturing=> Bijsturing=> Strategische doelen (MJP), jaarplannen, acties?=> Strategische doelen (MJP), jaarplannen, acties?

Risico: meer dan de kans op verkeerde boekingRisico: meer dan de kans op verkeerde boekingvvan financiêle audit, tot operationele audit, organisatieaudit, an financiêle audit, tot operationele audit, organisatieaudit, strategische audit, duurzaamheidsaudit …strategische audit, duurzaamheidsaudit …

Page 9: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -9-

9

Risico’s beperk je door voldoende interne controle in te bouwen.

Dus, bepaal wat voor de secretaris is, wat voor de Dus, bepaal wat voor de secretaris is, wat voor de ontvanger is en die zijn dan verantwoordelijk. ontvanger is en die zijn dan verantwoordelijk. Probleem opgelost. Einde studiedag.Probleem opgelost. Einde studiedag. Dank u wel en Dank u wel en tot volgende keer. tot volgende keer.

Page 10: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -10-

10

Risico’s beperk je door voldoende interne controle in te bouwen.

Probleem opgelost. Einde studiedag. Probleem opgelost. Einde studiedag. Of niet?Of niet?

Hoe gaan ze deze verantwoordelijkheid opnemen?Hoe gaan ze deze verantwoordelijkheid opnemen?Welke instrumenten, welke rapportering…Welke instrumenten, welke rapportering…Kunnen zij twee dat allemaal (alleen)?Kunnen zij twee dat allemaal (alleen)?

Dezelfde oplossing voor alle organisaties?Dezelfde oplossing voor alle organisaties? Dezelfde oplossing vandaag en morgen?Dezelfde oplossing vandaag en morgen? Wat met grensgebieden, met nieuwe gebieden, vernieuwde Wat met grensgebieden, met nieuwe gebieden, vernieuwde

gebieden?gebieden? Wat met specifieke expertise van ontvanger of secretaris?Wat met specifieke expertise van ontvanger of secretaris?

Page 11: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -11-

11

Het interne controle systeem en wie is er verantwoordelijk voor?

Interne controle is een proces Interne controle is een proces dat op alle niveaudat op alle niveau’’s van de organisatie gevoerd wordt:s van de organisatie gevoerd wordt: door door de Raad de Raad

en/of bijzonder comiten/of bijzonder comité(s),é(s),het management, het management, (al) het personeel(al) het personeel

Vergelijk de kost van de risicobeheersingsmaatregel Vergelijk de kost van de risicobeheersingsmaatregel tot de kost van het risico (impact X geraamde frequentie)tot de kost van het risico (impact X geraamde frequentie) => Bewust risicobeheer=> Bewust risicobeheer

Page 12: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -12-

Interne controle is een proces dat uitgevoerd wordt

door de directie (Raad), het management en het ander personeel,

zodat er redelijke zekerheid isdat de doelstellingen bereikt worden

In de volgende domeinen:

Effectiviteit en efficienctie van de operaties

Betrouwbaarheid van de financiele rapportering

Het voldoen aan de wetten en reglementen die van toepassing zijn.

Interne Controle definitie

Page 13: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -13-

Interne Controle

Elementen in de definitie van interne controle Interne controle is een proces.

Het is een middel, geen doel op zich. Interne controle gebeurt door mensen. Het is niet enkel een

kwestie van beleidsnota’s, procedure(-boeken) en formulieren, maar van mensen op alle niveau’s van de organisatie.

Van interne controle mag worden verwacht dat ze slechts een redelijke zekerheid biedt, geen absolute zekerheid.

De (geraamde) controlekost de(geraamde) risicokost

Interne controle is gericht op het bereiken van doelstellingen in één of meerdere van de afzonderlijke maar overlappende bovenstaande categorieën.

Page 14: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -14-

14

COSO, een interessant modelvan toepassing op elke organisatie

De 5 elementen vormen samen een geïntegreerd systeem De controle van vandaag… is morgen misschien al niet meer effectief! Waarom?

Bottom

Up

Bottom

Up

Top dow

n T

op down Procedure Proces

Formeel Informeel

Manager Leider

Page 15: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -15-

Interne Controle

De doelstellingen van het interne controle systeem zijn:

Operationele doelen Om te garanderen dat de activa en andere middelen van de organisatie efficiënt gebruikt worden en beschermd zijn tegen verliezen;

Informatie doelenOm de aanmaak van betrouwbare en tijdige rapportering toe te laten, die nodig zijn voor de beslissingsprocessen in de organisatie (Raad, directiecomité, management, staf);

Compliance doelenOm te verzekeren dat de volledige activiteit gevoerd wordt conform de van toepassing zijnde wetgeving en regelgeving, vereisten van toezichthoudende overheden en interne beleidslijnen en procedures.

Page 16: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -16-

Interne Controle

Interne controle bestaat uit vijf verbonden componenten:

1. Controle omgeving2. Risico inschatting3. Controle activiteiten4. Informatie en communicatie5. Monitoring Ze vormen samen een geintegreerd

systeem

Page 17: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -17-

Interne Controle1 De controle omgeving

Elementen van de controle omgeving zijn :

De integriteit, ethische waarden en competentie van de werknemers

De filosofie van het managementen de manier waarop het handelt/optreedt

Hoe het management bevoegdheid en verantwoordelijkheid toewijst, de trainingspolitiek, job beschrijvingen…

De aandacht en sturing van de Raad en het Bureau en/of van het auditcomité.

Page 18: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -18-

Interne Controle2 De risico inschatting

Waar zitten de risico’s in mijn organisatie?

Risicobeoordeling is de identificatie en analyse van derelevante risico's voor de verwezenlijking van dedoelstellingen op alle niveau’s van de organisatie.

=> Als je de risico’s niet (goed) kent, dan kan je ze niet goed beheren!

Page 19: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -19-

Interne Controle3. Controle activiteiten en types controles

Controle activiteiten

- zijn het beleid en de procedures die helpen zeker te zijn dat de management instructies uitgevoerd worden.

- die verzekeren dat de nodige acties worden getroffen om de risico’s aan te pakken zodat de doelen bereikt worden

- gebeuren op alle niveau’s en in alle functies

- houden een reeks activiteiten in zoals authorisaties, verificaties, reconciliaties, functiescheiding…

Page 20: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -20-

Interne Controle3 Controle activiteiten en types controles

Er bestaan verschillendel types controles: 1. Preventieve controles gebeuren om te

vermijden dat ongewenste zaken zouden gebeuren

2. Detectieve controles gebeuren om ongewenste zaken, die reeds zijn gebeurd, op te sporen

3. Directieve controles gebeuren om een gewenst event te realiseren (corrigeren van problemen).

Page 21: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -21-

Interne Controle3. Controle activiteiten en types controles

1. 1. Preventieve controles - Functiescheiding

. Scheiden van bevoegdheden

. Registratie en bewaarfuncties

- Competente mensen - Noodplannen - Paswoorden

Page 22: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -22-

Interne Controle 3. Controle activiteiten en types controles

1. 1. Preventieve controles

- Waarschijnlijkheidscontroles bij input - Fysische bewaring : sloten, camera, safe - Verplichte templates bij gebruik- Verplichte templates bij gebruik - Authorisatie/bekrachtiging met afgelijnde - Authorisatie/bekrachtiging met afgelijnde

bevoegdheden per persoon of instrument bevoegdheden per persoon of instrument

Page 23: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -23-

Interne Controle 3. Controle activiteiten en types controles

2. Detectieve controls - Periodieke reconciliaties- Fysisch tellen- Audit spoor - Uitzonderingsrapporten- Selecties van facturen (andere) met zelfde

bedrag/leverancier (dubbele betaling) - Automatische branddetectie- Inspecties

Page 24: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -24-

Interne Controle 3. Controle activiteiten en types controles

3. Directieve controles

- Geschreven procedures

- Ethische code, gedragscode

- Beleidsnota’s, statements

- Stimulerende vergoedingssystemen- Stimulerende vergoedingssystemen(bv. X dagen geen arbeidsongeval)

- Performantie standaarden- Performantie standaarden

Page 25: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -25-

Interne Controle 4. Risico, risico-inschatting, risicomanagement

Definitie van risico Risico is een bedreiging of een obstakel

voor het bereiken van een doel

Effect en oorzaak (soms interessant om op te splitsen)

- effect : ultieme consequentie wanneer het risico voorkomt

- oorzaak: reden waarom het risico zich realiseert

Page 26: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -26-

Interne Controle 4. Risico, risico-inschatting, risicomanagement

RISICO CATEGORIEËN

Verschillende doelen (en typologie) =

verschillende risico’s (en typologieën)

Page 27: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -27-

Interne Controle 4. Risico, risico-inschatting, risicomanagement

- Reputatierisico- Frauderisico- Wettelijk risico- Operationeel risico- Financiële risico’s

(Bv. liquiditeitsrisico)

Page 28: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -28-

Interne Controle 4. Risico, risico-inschatting, risicomanagement

Risico’s- Interne en externe risico’s - Doelen / risico’s verbonden aan verschillende niveau’s- Risico inschatting is het identificeren en analyseren van relevante risico’s bij het realiseren van de doelstellingen- Speciale risico’s verbonden met veranderingen in de economie, bevolking, industrie, regelgeving

Page 29: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -29-

Interne Controle 4. Risico, risico-inschatting, risicomanagement

Risico inschatting

- Dekt alle types risico’s, meetbare risico’s en niet-meetbare risico’s (probeer te kwantificeren)

- Betreft elk niveau van de organisatie dat interne en externe risicofactoren ervaart.

- Efficiency van de management controle is een onderdeel van de risico-inschatting van de organisatie.

- Interne audit maakt ook een onafhankelijke beoordeling van de risico’s.

Page 30: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -30-

Interne Controle 4. Risico, risico-inschatting, risicomanagement

Alternatieven voor risico’s - Minimaliseer de risico’s door het invoeren van

controles = reduceren tot het residuële risico = niet 100 % (geen risico, geen activiteiten) - Neem het risico - Neem een verzekering - Stop de activiteit

=> wees bewust en manage risico’s

Page 31: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -31-

Interne Controle5. Informatie en communicatie

Formeel en informeel

Pertinente informatie in een vorm en tijdsconcept dat de mensen toelaat hun verantwoordelijkheid op te nemen.

Informatiesystemen produceren rapporten, die informatie bevatten op operationeel, financieel en compliance vlak.

Gaat naar boven en naar beneden.

Page 32: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -32-

Interne Controle5. Informatie en communicatie

Het personeel moet de eigen rol begrijpen in het controlesysteem

Manier van communiceren belangrijke informatie moet naar boven gaan

Communicatie ook naar externe partners, zoals cliënten, overheden, gemeenschap

Page 33: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -33-

Interne Controle6. Monitoring

- Monitoring gebeurt bovenaan in de organisatie.

- Een proces dat de kwaliteit van de performantie van het systeem over de tijd heen in kaart brengt.

- Gebeurt door doorlopende activiteiten, specifieke evaluaties of een combinatie van de twee.

- Houdt regelmatig werk in voor management door toezichtsactiviteiten.

Page 34: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -34-

Interne Controle7. Verantwoordelijkheden

Interne controle is een proces dat op alle niveau’s van de organisatie gevoerd wordt

De Raad (Comité’s)

De secretaris, de ontvanger Het management

Al het personeel

Zelfs bij leveranciers?

Page 35: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -35-

Interne Controle 7. Verantwoordelijkheden

Eerste niveau: + Proceseigenaar: + Management/staff

Tweede niveau: +Interne audit Uiteindelijke verantwoordelijkheid:

+ Wat zegt het decreet? Kan één persoon het geheel opvangen,

kunnen twee personen het? Ze kunnen wel een geheel uitbouwen van voldoende

interne controlebewustzijn en maatregelen, waarin iedereen betrokken wordt.=> een dynamische organisatie

Wat? Wie? Wat? Wie?

Page 36: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -36-

Interne Controle De secretaris of de ontvanger?

In het volgende deel wordt concreter ingegaan op de taakverdeling tussen secretaris en ontvanger.

Weet dat zij elk een belangrijke bijdrage hebben in de uitbouw van de interne controle.De enige weg is om deze samen op te nemen, elk vanuit zijn eindverantwoordelijkheid én met iedereen in de organisatie.

Page 37: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -37-

Interne Controle Mythes en realiteit

Hierna volgen enkele mythes.

De realiteit is vaak meer ontnuchterenden niet zo eenvoudig.

We leven in de realiteiten dienen op basis hiervan te handelen.

Nood aan goede afspraken en samenwerking tussen secretaris en ontvanger vormen de basis.

Page 38: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -38-

Interne Controle 8. Limieten en mythes

Mythe 1

Interne controle kan het succes van een organisatie garanderen en absolute betrouwbaarheid verschaffen over de financiële rapportering van een organisatie

of over het voldoen aan reglementaire verplichtingen

Page 39: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -39-

Interne Controle 8. Limieten en mythes

Mythe 1 Interne controle kan het succes van een organisatiegaranderen en absolute betrouwbaarheid verschaffen over definanciële rapportering van een organisatie of over het voldoen aan

reglementaire verplichtingen + + Effectieve interne controle kan alleen helpen om de doelstellingen te bereiken. Het kan van een slechte manager geen goede maken.

+ Een interne controlesysteem, eender hoe goed uitgedacht en

uitgebouwd, kan enkel redelijke zekerheid verschaffen.

Page 40: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -40-

Interne Controle 8. Limieten en mythes

Mythe 2Mythe 2 interne controle is een substituut voor management.

Page 41: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -41-

Interne Controle 8. Limieten en mythes

Mythe 2Mythe 2 interne controle is een substituut voor management.

+ Interne controle is geïntegreerd in het

bedrijfsmanagement proces van planning, uitvoering en monitoring,

+ Het is een instrument dat door het management gebruikt wordt.

Page 42: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -42-

Interne Controle 8. Limieten en mythes

Mythe 3Mythe 3: : interne controle kan een organisatie beschermen tegen fouten in beslissingsprocessen, collusie van twee of meer mensen en de mogelijkheid voor het management om over de systemen te stappen.

Page 43: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -43-

Interne Controle 8. Limieten en mythes

Mythe 3Mythe 3: : interne controle kan een organisatie beschermen tegen fouten in

beslissingsprocessen, collusie van twee of meer mensen en de mogelijkheid voor het management

om over de systemen te stappen.

+ De kans op voorkomen van zo’n zaken kan beperkt worden, maar er zijn beperkingen inherent aan elk interne controle systeem.

Page 44: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -44-

Interne Controle 8. Limieten en mythes

Interne controle: kosten

- Een risicoanalyse uitvoeren en controles uitbouwen

- Werklast om conform de regels te werken

- Controles vereisen documentatie

- Autorisaties en opvolging op verschillende niveau’s

- Soms kan interne controle in conflict komen met

operationele doelen

Page 45: Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO Erik.de.smedt@vvsg.be -1-Erik.de.smedt@vvsg.be AGENDA   Voorstelling AudiO.

Wetmatigheidscontrole en functiescheiding in kleine en grote besturen AudiO

[email protected] -45-

Interne Controle 8. Limieten en mythes

Interne controle: opbrengsten

- Bijdrage aan de controle-doelstelling: operationele doelen, efficientie, compliance… verhogen de ethische standaarden & het goed gevoel…- Moeilijk om in te schatten (gegevens bij ongevallen, imago,

fraude…)

Wees bewust van het kosteneffectmaar ook van de kost van mogelijke verliezen door een gebrek aan, of onvoldoende kontrole. Oordeel, zijn het belangrijke risico’s?

Control- ControleControl- ControleEngels Engels NederlandsNederlands