Consumenten beschermingVerkrijgen van ondertekende contracten

Voorwaarden voor digitaal ondertekenen

• Raadpleegbaar de overeenkomst moet kunnen worden geraadpleegd.

• Authenticiteit de overeenkomst dient beveiligd te zijn tegen aanpassingen.

• Moment van totstandkoming wanneer is de overeenkomst ontvangen en geopend?

• Identiteit de identiteit van de ondertekenaar van de overeenkomst moet kunnen worden vastgesteld.

Uitgangspunten voor digitale ondertekening

• Kosten besparing– Verzending en afhandeling voornamelijk digitaal

• Proces versnellen– Na aanroepen webservice wordt het verzend- en

ondertekenproces direct gestart.

• Integratie bestaande processen– Middels diverse webservices zijn mogelijkheden

beschikbaar om systemen te koppelen.

• Ontzorging voor opmaak en verzending– De huisstijl en verzending (post & email) centraal belegd.

Waarvoor te gebruiken

• Wat kan YourContract voor u betekenen?

• YourContract vereenvoudigt het proces voor het elektronisch verkrijgen van handtekeningen.

• Het enige wat uw klant nodig heeft voor digitaal ondertekenen met YourContract is een internetverbinding en e-mailadres.

• YourContract sluit naadloos aan op uw CRM-systeem en huisstijl.

Waarvoor te gebruiken

• Met YourContract kunt u verschillende documenten eenvoudig digitaal laten ondertekenen.

• Diverse contracten, zoals energie-, telefoon, koop- of arbeidscontracten.

• Diverse overeenkomsten, zoals huur-, lease- of stageovereenkomsten.

• Diverse documenten, zoals verkoopvoorwaarden.

Aansturen proces

Aansturen proces

• Start verzending met aanroepen webservice:

– Variabele data in de aanroep waarmee contract gepersonaliseerd wordt door 4DMS.• Opmaak en beheer van de contracten wordt door 4DMS verzorgd.

of

– Variabele data + reeds opgemaakte PDF. • 4DMS hoeft dan geen document op te maken.• Dit geeft beperkingen in het printkanaal.

Onderteken E-mail

• Verstuurd met professioneel e-mailmarketing systeem.– Registratie bouncers, opens en clicks.– Bouncers direct opvolgen met post kanaal.

• E-mail kan volledig naar eigen huisstijl worden opgemaakt. – Ook responsive.

• Bevat een link naar een onderteken pagina. Link is persoonlijk (unieke code) en beperkt ‘houdbaar’.

• Contract wordt om privacy en registratie redenen niet als bijlage meegeleverd.

• Pagina in HTTPS omgeving.

• Pagina geheel in eigen huisstijl.

• Bevat download knop om contract (pdf) te downloaden.

• Bevat knop om contract te ondertekenen.

• Indien beide (download & ondertekenen) niet wordt gedaan binnen een op te geven termijn, kunnen reminder e-mails worden verstuurd.

Persoonlijke onderteken pagina

Persoonlijke paginaDownloaden

Download het gepersonaliseerde contract. Elke download wordt geregistreerd in het systeem: datum en tijd + ipadres + vanuit welk verstuurde e-mail deze actie is ingezet (1e email, reminder email).

Ondertekenen

Door op de knop ondertekenen te klikken zal de consument akkoord gaan met het contract. Het ondertekenen wordt geregistreerd in het systeem: datum en tijd + ipadres + vanuit welk verstuurde e-mail deze actie is ingezet (1e email, reminder email).Na ondertekenen zal de overzichtspagina worden getoond.

Personaliseren

Het is mogelijk om deze pagina te voorzien van persoonlijke gegevens van de ondertekenaar. Afhankelijk van type contract en zal hier bijvoorbeeld ook een productnaam (gas en of stroom) kunnen worden weergegeven waarvoor men tekent.

• PDF is door 4DMS gegenereerd en wordt bewaard in het digitale archief.

• PDF is beveiligd tegen aanpassingen.

• PDF blijft beschikbaar voor consument en opdrachtgever in het systeem. Periode voor consument kan beperkt worden in tijd.

Contract downloaden

• Pagina wordt – getoond na het ondertekenen.– kan gepersonaliseerd worden.– in eigen huisstijl opgemaakt.

• Pagina kan voorzien worden van download knop voor het contract.

• Na ondertekenen zal deze pagina getoond worden als consument weer vanuit e-mail op de link klikt naar de persoonlijke pagina.

Overzichtspagina

• Na ondertekenen kan er (optioneel) direct een e-mail worden gestuurd.

• E-mail kan volledig naar eigen huisstijl worden opgemaakt.

• Bevat optioneel een link naar een persoonlijke overzichtspagina.

• Link is beperkt ‘houdbaar’. Deze periode is zelf te bepalen.

Bevestiging e-mail

• Bij hard bouncers wordt contract automatisch per post verstuurd door 4DMS (optioneel).

• Getekende contracten komen bij 4DMS binnen en worden gescand. Herkenning zal middels QR code geschieden.

• Scan van contract wordt opgeslagen in het systeem.

• De datum van de handtekening wordt opgeslagen in het systeem.

Post kanaal

Digitaal archief

Digitaal archief

• Alle verstuurde contracten zijn digitaal opgeslagen in archief.• Alle ontvangen contracten (post) zijn digitaal opgeslagen in

het archief.• Alle contracten kunnen middels een webservice onttrokken

worden uit het systeem.• Optioneel zijn alle verstuurde e-mails ook op te vragen.• Contracten staan opgeslagen in professioneel datacenter met

hoogwaardige SLA.• Alle data in de database wordt elke 3 uur veiliggesteld in een

back-up.• Dagelijks worden alle contracten veilig gesteld in een back-up

en opgeslagen in een geografisch gescheiden datacenter.• Alle systemen zijn dubbel uitgevoerd.

Integratie

Integratie

Middels verschillende webservices is het o.a. mogelijk om:

• Contracten te versturen (post & e-mail).• Contracten te openen uit digitaal archief.• Contract status op te vragen (wel/niet ondertekend).• Contract ondertekendatum op te vragen.

Voor de klantenservice zijn o.a. de volgende opties beschikbaar:

• Contracten opnieuw te versturen (post & e-mail).• Contracten annuleren.

– Hiermee worden er geen reminders meer verstuurd

• Inzage in verzend informatie (opens, bouncers, etc).

Callcenter

Middels verschillende webservices is het o.a. mogelijk om uw callcenter / klantenservice real-time inzage te geven:

• Geeft real-time inzage aan callcenter welke contract nog niet ondertekend zijn.

• Geef callcenter de mogelijkheid om een verstuurd contract opnieuw te versturen. Eventueel naar een ander e-mailadres of switch van e-mail naar post.

• Annuleren van contracten, waarmee ook de reminders stoppen.

• Contract status (real-time) op te vragen:– wel/niet ondertekend.– ondertekendatum.– Manier van verzenden.– Aantal verzendingen.

Adres Lorentzlaan 3 - 5, 3401 MX IJsselsteinTelefoon +31 30 850 18 00Website www.yourcontract.nlTwitter @yourcontract

Advies, vragen of informatie?

Neem vrijblijvend contact op