WERKPLAN

GEMEENSCHAPPELIJKE

INFORMATIE

INFRASTRUCTUUR

JULI 2015 - JUNI 2016

(FY16)

Aan: Adviescommissie en Stuurgroep Consortium Gemeenschappelijke Informatie

Infrastructuur

Van: OCLC

Versie: 1.4

Datum 11-09-2015

GII Werkplan 2015-2016, 11-09-2015

1

Inhoudsopgave

1. INLEIDING 2

2. DE MIGRATIE VAN HET GGC NAAR WORLDCAT 3

2.1 Internationalisering en standaardisatie .............................................................................. 3

2.1.1 MARC 21 ALS CATALOGISEERFORMAAT 3 2.2 WorldCat GGC synchronisatie ............................................................................... 4

2.2.1 COMPLETEREN VAN DE SYNCHRONISATIE VAN BIBRECORDS 4

2.2.2 ONLINE SYNCHRONISATIE VAN BEZITSGEGEVENS (‘LOCAL HOLDING RECORDS’) 5

2.2.3 INTEGREREN VAN DRUKKERSTHESAURI IN GGC / WORLDCAT 6 2.3 Managementinformatie................................................................................................... 8

2.3.1 GROEPSRAPPORTEN IN WORLDCAT 8

3. GGC-ONTWIKKELINGEN 9

3.1 GGC-ontwikkelingen voor UKB en OB ............................................................................ 9

3.1.1 GGC ALS DIGITALISERINGSREGISTER 9 3.2 GGC Ontwikkelingen voor Openbare Bibliotheken ........................................................... 9

3.2.1 OPNEMEN LOKALE TREFWOORDEN EN SYSTEMATISCHE CODES OP ALGEMEEN NIVEAU 9

4. IBL EN DOCUMENTLEVERING 11

4.1 Evaluatie en aanpassing van de IBL Managementinformatie ................................................ 11

5. PRO MEMORIE 13

5.1 Onderwerpsontsluiting geografische namen .................................................................... 13 5.2 Onderwerpsontsluiting: GTR en FAST ........................................................................... 13

6. UKB TRANSITIE EN GII WERKPLAN IN FY16 14

GII Werkplan 2015-2016, 11-09-2015

2

1. Inleiding

Dit werkplan is opgesteld voor het Consortium GII en beschrijft de activiteiten die OCLC in het kader

van de samenwerking met het GII Consortium voornemens is uit te voeren in de periode juli 2015 –

juli 2016. Daar waar de verwachting is dat de activiteiten zullen doorlopen in volgende jaren, is dit

aangegeven.

In versie 1.4 van het Werkplan Gemeenschappelijke Informatie Infrastructuur juli 2015 – juli 2016 zijn

de opmerkingen die de Werkgroep Kwaliteit Databank heeft gemaakt tijdens de vergadering van 1

mei 2015, de opmerkingen die de Adviescommissie GII heeft gemaakt tijdens de vergadering van 8

mei 2015, de opmerkingen die de Stuurgroep GII heeft gemaakt tijdens de vergadering van de

stuurgroep op 29 mei 2015, en de opmerkingen van de Adviescommissie GII ontvangen op 7

september 2015, verwerkt.

Per kwartaal wordt door OCLC gerapporteerd over de voortgang van de activiteiten in dit werkplan.

GII Werkplan 2015-2016, 11-09-2015

3

2. De migratie van het GGC naar WorldCat

Om de migratie naar WorldCat mogelijk te maken zijn standaardisatie en internationalisering in het

GGC gewenst. De activiteiten in dit werkplan, zoals de standaardisatie op MARC 21 en de

introductie van RDA, zijn hulpmiddelen die de integratie met én de overgang naar WorldShare

gemakkelijker maken.

Het GGC zal nog een aantal jaren blijven functioneren als een platform naast WorldCat. Het GGC

functioneert dan als een metadatahub, de eerste opvang voor het standaardiseren van metadata

richting WorldCat.

Daarnaast blijft het GGC de komende tijd functioneren als een landelijke metadatabron voor andere

diensten van bibliotheken, zoals NCC/PiCarta, NCC/IBL en Bibliotheek.nl.

In het kader van de migratie naar WorldCat zijn de volgende deelactiviteiten onderscheiden:

1. Internationalisering en standaardisatie van regelgeving en formaat

2. WorldCat GGC synchronisatie

2.1 Internationalisering en standaardisatie

2.1.1 MARC 21 als catalogiseerformaat

Einddoel

MARC 21 als catalogiseerformaat in het GGC en een bijbehorend databaseformaat waardoor een

consistent formaat met mogelijkheid tot uitbreiding van (sub)velden kan worden ingevoerd en

waardoor de uitwisseling van metadata tussen GGC en WorldCat verbeterd wordt.

De invoering geschiedt gefaseerd. Na elke fase vindt een ‘doorgaan ja/nee’ evaluatie plaats met de

Adviescommissie GII. Dit omdat de relevantie van deze activiteit kan veranderen in het licht van de

UKB transitie.

Looptijd

FY16-FY18

Toelichting

Redenen om over te gaan op MARC 21 als catalogiseerformaat in het GGC zijn de behoefte aan

standaardisatie en internationalisering en de verbetering van de uitwisseling van de metadata tussen

GGC en WorldCat. Het Pica3-formaat wordt stapsgewijs vervangen door het MARC 21-formaat als

catalogiseerformaat en het database formaat Pica+ wordt vervangen door een databaseformaat dat

nauwer aansluit op het MARC 21 formaat dan het huidige formaat. Per blok wordt een specificatie

opgesteld aan de hand waarvan de conversie en de terugconversie worden gebouwd, en de indexen,

de match & merge en de import naar en export vanuit het GGC worden aangepast. Tevens worden

de Richtlijnen voor catalogiseren in het GGC geactualiseerd.

In het eerste blok worden alle Pica-kmc’s vervangen die naar een MARC 21 tag voor annotaties

(5XX kmc’s) kunnen worden omgezet. Hiervoor wordt het formaat aangepast, de GGC -database

geconverteerd en de bijbehorende documentatie gepubliceerd.

Afhankelijkheid

Werkgroep Kwaliteit Databank en de Adviescommissie GII stemmen in met het voorstel van

OCLC voor de vervolgstappen in het project.

GII Werkplan 2015-2016, 11-09-2015

4

De KB heeft haar scripts en style sheets kunnen aanpassen, zodat deze met het nieuwe formaat

kunnen werken en hun processen voor, onder andere de digitaliseringsstraat, niet vast zullen

lopen.

NBD Biblion stemt in met de aangepaste uitvoer, zodat hun processen door kunnen lopen en zij

kunnen blijven leveren aan de openbare bibliotheken.

Planning FY16

Het Pica-formaat voor de annotaties wordt vervangen door het MARC 21-formaat op de GGC

Acceptomgeving. De GGC Accept database wordt geconverteerd.

Datum configuratie Accept-omgeving gereed: 6 oktober 2015

Datum database conversie op Accept gereed: 13 oktober 2015

GGC-gebruikers kunnen op GGC-accept de aanpassingen in het formaat controleren en testen

en de toepassingen beoefenen.

Datum controle, test en rapporteren aan OCLC: 13 oktober 2015 - 1 december 2015

Het Pica-formaat voor de annotaties wordt vervangen door het MARC 21-formaat op de GGC

Productieomgeving. De GGC Productie database wordt geconverteerd. GGC-bibliotheken

catalogiseren annotaties met het MARC 21 formaat.

Datum configuratie Productie-omgeving gereed: 8 december 2015

Startdatum catalogiseren in MARC 21 met annotaties: 8 december 2015

Datum database conversie op Productie gereed: 19 januari 2015

De aanpak en het resultaat van het project worden binnen OCLC en met de GII geëvalueerd.

Deze evaluaties resulteren in besluitvorming over het vervolg van het project.

Datum projectevaluatie door OCLC afgerond: 28 januari 2016

Datum besluitvorming over vervolg afgerond: 1 maart 2016.

2.2 WorldCat GGC synchronisatie

2.2.1 Completeren van de synchronisatie van bibrecords

Einddoel

De “GGC-collectie” is geladen in WorldCat zodat deze in principe vindbaar is in WorldCat.org of

WorldCat Local of gebruikt kan worden in WorldCat ILL. Zolang het NCC/IBL-systeem in de lucht is,

wordt het GGC aangevuld met data van bibliotheken die primair in WorldCat catalogiseren.

Looptijd

FY16 – FY18

Toelichting

WorldCat en GGC worden wat betreft bezitsgegevens gesynchroniseerd totdat het IBL systeem

overgaat naar het WorldShare platform. Dat betekent dat er data richting WorldCat gaan van

bibliotheken die primair in het GGC catalogiseren en data van WorldCat richting GGC gaan van

bibliotheken die primair in WorldCat catalogiseren. Voor zover de bezitssynchronisatie de

uitwisseling van exemplaargegevens betreft, zie hiervoor paragraaf 2.2.2.

Wanneer het om nieuwe records gaat vereist de bezitssynchronisatie ook de uitwisseling van

bibliografische records.

GII Werkplan 2015-2016, 11-09-2015

5

Voor de reeds operationele bibliografische synchronisatie van het GGC richting WorldCat worden

waar nodig en waar mogelijk kwaliteitsverbeteringen doorgevoerd. Deze kwaliteitsissues betreffen

vooral de kwaliteit van de matching van records en de kwaliteit van de mapping tussen Pica+ en

MARC 21. Uitvoering van deze kwaliteitsverbeteringen geschiedt in het kader van de UKB-

transitieproject. De planning en uitvoering van deze kwaliteitsverbeteringen worden mede in het

kader van het UKB-transitieproject uitgevoerd

Voor de bibliografische synchronisatie van WorldCat naar het GGC is de software in ontwikkeling en

nog niet operationeel. Deze wordt in het komende jaar opgeleverd.

Afhankelijkheid

Oplevering van de bibliografische synchronisatie door OCLC is afhankelijk van de oplevering

door OCLC van de bezitssynchronisatie

Planning FY16

De bezits- en bibliografische synchronisatie van GGC naar WorldCat is een operationeel proces

waarbij in het kader van onderhoud en kwaliteitsverbetering regelmatig kleinere configurat ie-

opleveringen plaats vinden. Hierover zal aan de GII regelmatig (op kwartaalbasis) worden

gerapporteerd.

De bibliografische synchronisatie van WorldCat naar GGC staat op de planning voor FY16 en is

afhankelijk van de oplevering van CBS 8.0 (verwachte oplevering oktober 2015) en de oplevering

van de bezitssynchronisatie (verwachte oplevering september 2015).

Datum oplevering CBS 8.0: 31 oktober 2015

Datum oplevering bezitssynchronisatie: 30 september 2015

2.2.2 Online synchronisatie van bezitsgegevens (‘Local Holding records’)

Einddoel

Het einddoel is om bij gebruik van WorldShare ILL gebruik kunnen maken van de informatie, die in

het GGC wordt ingevoerd op GGC-exemplaarniveau, om een geschikte kandidatenlijst op te kunnen

stellen. En omgekeerd, om bij het gebruik van het NCC-IBL systeem, gebruik te kunnen maken van

de informatie die in WorldCat wordt ingevoerd op exemplaarniveau in de zgn. LHR’s (Local Holding

Records).

Looptijd

FY16 - FY18

Toelichting

WorldCat en GGC worden wat betreft bezitsgegevens van alle materialen, waaronder boeken en

tijdschriften, gesynchroniseerd totdat het IBL systeem overgaat naar het WorldShare platform. Dat

betekent dat er data richting WorldCat gaan van bibliotheken die primair in het GGC catalogiseren en

data van WorldCat richting GGC gaan van bibliotheken die primair in WorldCat catalogiseren.

Exemplaarblokken van GGC-bibliotheken worden uitgevoerd naar WorldCat en daar als LHR (Local

Holding Record) ingelezen. Omgekeerd: exemplaargegevens van een bibliotheek in WorldCat wordt

uitgevoerd en in het GGC ingelezen.

De verwachting is dat dit een voortdurende, of steeds weer terugkerende activiteit blijft zolang er

gebruik gemaakt wordt van twee platforms. De implementatie maakt ook deel uit van het UKB

transitieproject.

Afhankelijkheid

Geen

GII Werkplan 2015-2016, 11-09-2015

6

Planning FY16

Door de UKB-migratie is het onderhoud op de synchronisatie van de detailed holdings ook in FY 16

een steeds weer terugkerende activiteit die tot aanpassingen kan leiden. De synchronisatie van

detailed holdings blijft gevolgd worden en over de activiteiten en resultaten wordt in het kader van

het Werkplan gerapporteerd.

2.2.3 Integreren van drukkersthesauri in GGC / WorldCat

Einddoel: integratie van de GGC- en de STCN-drukkersthesaurus en gebruik van deze thesaurus op

het WorldShare platform, resp. in WorldCat.

Looptijd: FY 16 – FY19

Toelichting: Op dit moment zijn er twee drukkersthesauri in ‘het GGC’: een in het GGC

Hoofdbestand (dit is het bestand waarin GGC-bibliotheken hun dagelijkse en gewone metadata

productie beheren) en een in de STCN (een apart bestand waarin Oude Drukken worden

beschreven). Beide bestanden hebben en eigen drukkersthesaurus. De redenen daarvoor – en voor

de scheiding van GGC Hoofdbestand en STCN) waren in eerste instantie technisch van aard.

Inmiddels zijn formaat, regelgeving en toekenningspraktijk in beide bestanden verschillend en niet

gelijk. Daarnaast is er nog een Utrechtse drukkerslijst die in het lokale systeem van de Universiteit

Utrecht is toegepast. Ook deze kent een eigen formaat, regelgeving en toekenningspraktijk.

Het thesaureren van drukkers bij het beschrijven van Oude Drukken is nog steeds uitgangspunt voor

de bibliotheken. Indien de Oude Drukken in WorldCat beschreven worden zal ook de

drukkersthesaurus daar gebruikt moeten kunnen worden.

Afhankelijkheid:

Besluitvorming. De aanpak van de thesaurus-integratie vereist besluitvorming en regie van de

kant van de deelnemende bibliotheken. Zaken betreffende Bijzondere Collecties zijn in het

verleden door OCLC besproken met de Koninklijke Bibliotheek, de Universiteit Leiden, de

Universiteit Utrecht en de Universiteit van Amsterdam. OCLC stelt voor dat deze vier instellingen

een coördinator aanwijzen die contactpersoon is voor OCLC, dat OCLC via deze contactpersoon

met de vier bibliotheken kan overleggen als de vertegenwoordigers van de GII Werkgroep

kwaliteit databank en de Adviescommissie GII.

De achtergrond van dit verzoek is dat instemming van de gebruikers essentieel is voor de

voortgang, maar dat het bereiken van instemming met de doelgroep niet eenvoudig is. Beide

thesauri en de Utrechtse drukkerslijst verschillen qua formaat, regelgeving en

toepassingspraktijk. Integratie van deze thesauri veronderstelt overeenstemming van de

gebruikersgroepen. Dit is lastig wanneer toegegeven moet worden in deze integra tie op kwaliteit

of eigenheid. Mogelijk dat er sprake kan zijn van enig dataverlies of verlies van precisie. Gebrek

aan overeenstemming kan blokkerend werken. De hierboven genoemde besluitvormings -

procedure kan dan voor voortgang blijven zorgen.

Integratie van de Utrechtse drukkerslijst. In de Utrechtse catalogiseerpraktijk is jarenlang gebruik

gemaakt van een eigen drukkerslijst. Zowel voor Nederlandse Oude Drukken als Oude Drukken

uit het buitenland. OCLC zal een extra inspanning plegen om deze lijst te integreren in de

geplande integratie van beide ‘GGC’-thesauri. Daartoe wordt een plan van aanpak opgesteld. De

inspanning van OCLC voor de uitvoering van de integratie van de UU drukkerslijst wordt in het

kader van het GII Werkplan door OCLC gemaximeerd op twee weken. Indien voor het plan van

aanpak en de eventuele uitvoering meer tijd benodigd blijkt te zijn, zullen hiervoor door OCLC en

de UU separate afspraken worden opgesteld.

Het gebruik van de drukkersthesaurus in WorldCat staat nog niet op de roadmap van OCLC.

Indien de integratie van de drukkersthesauri uitvoerbaar blijkt te zijn, zal deze activiteit

(drukkersthesaurus gebruiken in WorldCat) op de roadmap van OCLC worden geplaatst. Indien

de integratie van de drukkersthesauri niet uitvoerbaar is, zal aparte besluitvorming tussen

GII Werkplan 2015-2016, 11-09-2015

7

bibliotheken en OCLC over het gebruik van de drukkersthesaurus in WorldCat moeten

plaatsvinden. OCLC streeft ernaar de integratie van de drukkersthesauri in het GGC dit

werkplanjaar uit te voeren. Daarna kan de integratie in WorldCat plaatsvinden. Dit wordt dan een

onderdeel van het volgende werkplan.

Planning FY16:

Besluitvorming van deelnemende bibliotheken over voorgestelde besluitvormingsprocedure.

Datum besluitvorming afgerond en gecommuniceerd naar OCLC: 1 oktober 2015.

Duidelijkheid tussen OCLC en UBU over de UBU drukkersthesaurus en of deze integratie

uitvoerbaar is.

Datum gereed: 15 oktober 2015

Scope omschrijving van project opgesteld door OCLC samen met de bibliotheken.

Datum op te leveren door OCLC: 15 oktober 2015

Datum besluitvorming en instemming door bibliotheken afgerond: 15 november 2015.

Indien de bibliotheken instemmen met de scope omschrijving, stelt OCLC een plan van aanpak

op. Een van de uit te voeren activiteiten die benoemd zal worden in het plan van aanpak is het

opstellen van een formaat (OCLC) en het opstellen van regelgeving (bibliotheken).

Datum gereed: 15 december 2016.

Instemming met plan van aanpak door de bibliotheken..

Datum gereed: 15 januari 2016

Oplevering dataformaat door OCLC en regelgeving door bibliotheken.

Datum gereed: 15 maart 2016.

Datum besluitvorming gereed: 15 april 2016

Matching en integratie van GGC- en STCN-drukkersthesaurus in het GGC en mogelijk de UBU-

thesaurus, en aanpassing van de relaties tussen thesauri en bibliografische records. Bouwen

door OCLC. Testen door bibliotheken.

Datum gereed in GGC: 1 juli 2016

Plan voor vervolgstappen en gebruik drukkersthesaurus op WorldShare platform, conform NTA

traject

Datum oplevering door OCLC: 1 mei 2016

Datum besluitvorming door bibliotheken afgerond: 1 juni 2016

GII Werkplan 2015-2016, 11-09-2015

8

2.3 Managementinformatie

2.3.1 Groepsrapporten in WorldCat

Einddoel

De jaarlijkse managementrapportages van OCLC voor het Consortium GII rapporteren over de

Collectie Nederland en wat daarmee gebeurt in GGC/PiCarta en/of in WorldCat.

Looptijd

FY16 – FY17

Toelichting

De managementrapportages die jaarlijks worden gemaakt door OCLC zijn gebaseerd op de

Nederlandse Infrastructuur (GGC en NCC/PiCarta). Bibliotheken migreren naar het WorldShare

platform. De rapporten zullen worden aangepast zodat de activiteiten van beide platforms worden

gerapporteerd.

Afhankelijkheid

De huidige rapportages zijn toegespitst op de Nederlandse Infrastructuur in de Nederlandse – Leidse

– omgeving. Vastgesteld moet worden of en hoe gelijksoortige gegevens ook in de WorldShare-

omgeving kunnen worden geproduceerd.

Op basis van de mogelijkheden zullen de gegevens of rapporten van beide platforms apart dan wel

geïntegreerd worden gepresenteerd.

Planning FY16

Inventarisatie mogelijkheden WorldShare Infrastructuur

Datum gereed: 1 december 2015

Jaarrapportage met 1e concept rapportages op basis van GGC én WorldCat

Datum gereed: 1 maart 2016.

GII Adviescommissie evalueert en geeft aan waar verder behoefte aan is

Datum gereed: 1 mei 2016

Jaarrapportage versie 2

Datum gereed: 1 oktober 2016

GII Adviescommissie evalueert jaarrapportage 2

Datum gereed: 1 december 2016

Jaarrapportages operationeel

Datum gereed: 1 maart 2017

GII Werkplan 2015-2016, 11-09-2015

9

3. GGC-ontwikkelingen

3.1 GGC-ontwikkelingen voor UKB en OB

3.1.1 GGC als digitaliseringsregister

Einddoel

Relevante GGC records gekenmerkt als in aanmerking komend voor het digitaliseringsregister.

Looptijd

FY16-FY17

Toelichting

Een notitie wordt door OCLC opgesteld waarin wordt beschreven op welke wijze het GGC (of

WorldCat) als basis kan dienen voor een digitaliseringsregister. Bij het opstellen van de notitie wordt

de internationale situatie als uitgangspunt genomen. Als een digitaliseringsregister wordt opgevat als

een systeem waarin een ieder vrij en zonder abonnement eenvoudig kan nagaan of een bepaalde

publicatie al gedigitaliseerd is of binnenkort wordt gedigitaliseerd, zal het GGC (of WorldCat) nooit

een digitaliseringsregister kunnen zijn. Wel kunnen records in het GGC (of in WorldCat) voorzien

worden van kenmerken waaruit op te maken is dat het om een digitale bron gaat of dat het om een

bron gaat waarvan een digitale versie bestaat. De notitie zal toegespitst worden op die kenmerk en.

Na bespreking van de notitie en de daarin opgeschreven voorstellen kan een planning worden

opgesteld voor eventueel uit te voeren stappen. Het is echter ook mogelijk dat besloten wordt naar

aanleiding van deze notitie dat in het GGC (of in WorldCat) verder geen stappen ondernomen zullen

worden.

Afhankelijkheid

Voor het opstellen van de notitie is OCLC niet afhankelijk van de bibliotheken.

Voor de verdere uitvoering is OCLC afhankelijk van de besluitvorming door het GII Consortium en de

vervolgstappen.

Planning FY16

Opstellen notitie door OCLC: gereed per 15 december 2015.

Besluitvorming door Consortium GII en afstemming met OCLC over vervolg: gereed per 1 maart

2016.

3.2 GGC Ontwikkelingen voor Openbare Bibliotheken

3.2.1 Opnemen lokale trefwoorden en systematische codes op algemeen niveau

Einddoel

Gebruikers kunnen zoeken in de NBC gebruikmakend van de lokale trefwoorden en systematische

codes die door de Plusbibliotheken in het GGC zijn ingevoerd.

Looptijd

FY16

Toelichting

De in aanmerking komende trefwoorden en systematische codes van de Plusbibliotheken die nu in

het GGC op lokaal niveau zijn ingevoerd, worden overgezet naar het algemene niveau. De

trefwoorden en systematische codes worden vervolgens meegenomen in de NBC, zodat gebruikers

gebruik kunnen maken van deze gegevens.

GII Werkplan 2015-2016, 11-09-2015

10

Naast de GII Werkgroep kwaliteit en de GII Adviescommissie wordt ook aan de Werkgroep Metadata

OB’s gerapporteerd over deze activiteit.

Afhankelijkheid

Deelname van bibliotheken aan de inventarisatiefase en overeenstemming met de betrokken

Plusbibliotheken over de gegevens die van lokaal niveau naar algemeen niveau worden

overgebracht.

Overeenstemming over de voorwaarden waaraan de gegevens moeten voldoen om door OCLC

overgebracht te kunnen worden.

Overeenstemming over aard van de conversie (eenmalig voor alle bibliotheken tegelijk of

meerdere conversies gefaseerd per instelling) en de kosten die met de conversie of mogelijke

conversies gemoeid zijn.

Instemming van de Redactie Richtlijnen en instemming van de bibliotheken met eventuele

voorwaarden van de kant van de Redactie Richtlijnen met betrekking tot de regelgeving voor het

gebruik van lokale trefwoorden door OB-en op algemeen niveau.

Input van bibliotheken over het resultaat van en de eventuele afhandeling van daaruit

voorkomende meldingen.

Planning FY16

Inventarisatie en telling per Plusbibliotheek die besproken wordt met vertegenwoordigers van de

bibliotheken. Op basis daarvan worden vervolgafspraken gemaakt over de uitvoering van de

andere activiteiten.

Datum: 30 september 2015

Afstemmen van de voorwaarden en regelgeving met de Redactie Richtlijnen.

Datum: 1 december 2015

Overeenstemming over de aard en de kosten van de conversie

Datum: 1 december 2015

Met de resultaten van de inventarisatie en de afstemming van de voorwaarden en regelgeving

wordt de specificatie opgesteld en het project bij OCLC ingericht.

Datum: 1 februari 2016

Start van de conversie en afronding conversie

Datum: 15 april 2016 – 15 juni 2016

Start export ten behoeve van NBC

Datum: 1 juni 2016

GII Werkplan 2015-2016, 11-09-2015

11

4. IBL en documentlevering

Over het beheer van de NCC/IBL-infrastructuur op basis van de overeengekomen SLA en over de

cijfers word gerapporteerd aan de Werkgroep IBL en Toegang.

Deze werkgroep informeert de Adviescommissie.

Met de Stuurgroep GII is in de extra vergadering van 8 april 2014 over de voortgang van het GII

Werkplan afgesproken dat strategische onderwerpen als IBL geplaatst worden op een shortlijst die

halfjaarlijks tussen Stuurgroep GII en OCLC besproken zal worden. Deze onderwerpen hebben geen

pendant in het werkplan.

Met betrekking tot het IBL vinden er op drie terreinen belangrijke activiteiten plaats:

1. Picarta migratie naar WorldShare Discovery Services

2. UKB Transitie naar WorldShare ILL

3. Ontwikkelingen rondom aanvragen

De eerste activiteit is de door OCLC ingezette migratie van PiCarta naar het WorldShare platform.

Deze migratie heeft geen effect op het huidige IBL, noch voor de aanvragers en eindgebruikers,

noch voor de verstrekkende bibliotheken.

De GII Werkgroep IBL en Toegang zal van de ontwikkelingen door OCLC structureel op de hoogte

worden gehouden. Deze activiteit wordt een vast agendapunt voor de vergadering van deze

werkgroep zodat de werkgroep de voortgang kan monitoren.

De tweede belangrijke activiteit die plaats vindt, is de UKB transitie en de transitie van het NCC/IBL-

systeem naar WorldShare ILL.

Deze activiteit wordt georganiseerd in het kader van het UKB transitieproject en voorzien is dat de

overgang een eenmalige en gelijktijdige overgang is voor alle NCC/IBL-deelnemers.

Over de voortgang van deze activiteit wordt de GII Stuurgroep direct geïnformeerd door OCLC. Deze

informatie zal ook ter informatie worden toegestuurd aan de Werkgroep IBL en Toegang.

De derde belangrijke activiteit is het traject dat door de Koninklijke Bibliotheek en OCLC gestart is

om een nieuwe overeenkomst te sluiten, waarbinnen ook het gebruik, de ontwikkeling en de

toekomst van het systeem ‘Aanvragen’ geagendeerd is.

Voor zover mogelijk zullen de GII Stuurgroep en de Werkgroep IBL en Toegang over de voortgang

van deze activiteit door OCLC worden geïnformeerd.

4.1 Evaluatie en aanpassing van de IBL Managementinformatie

Einddoel

De huidige IBL rapportages aanpassen naar aanleiding van de wensen en behoeften van de

Werkgroep IBL en Toegang.

Looptijd

FY16

Toelichting

Door de Werkgroep IBL en Toegang is een lijst opgesteld voor de verbetering van de IBL statistiek

die door OCLC op de OCC website beschikbaar wordt gesteld. De wensen en opmerkingen zijn

besproken met OCLC en worden voor zover mogelijk ook gerealiseerd.

Inhoudelijke afstemming vindt plaats met de Werkgroep IBL en Toegang.

Afhankelijkheid

GII Werkplan 2015-2016, 11-09-2015

12

Overeenstemming met de Werkgroep IBL en Toegang over uit te voeren verbeteringen.

Planning FY16

De werkgroep evalueert de huidige rapportages

De werkgroep doet voorstellen voor verbetering en uitbreiding

OCLC past rapportages aan binnen de bestaande mogelijkheden

GII Werkplan 2015-2016, 11-09-2015

13

5. Pro memorie

Met de Adviescommissie is overeengekomen dat de volgende twee activiteiten uit het GII Werkplan

2014-2015 een zeker belang hebben maar geen hoge prioriteit, noch voor OCLC noch voor de

bibliotheken. Afgesproken is om deze als ‘gewenste activiteit’ in het GII Werkplan 2015-2016 op te

nemen. Mocht zich een gelegenheid voordoen dat deze activiteiten kunnen worden uitgevoerd of

mocht de prioriteit toenemen door voortschrijdend inzicht dan kunnen ze weer geactiveerd worden.

5.1 Onderwerpsontsluiting geografische namen

Einddoel

Een koppeling tussen GTR, Brinkman-locaties, FAST, TGN (Getty) en Geonames.

Looptijd

-

Toelichting

De eerste activiteit is een onderzoek naar de mogelijkheden voor: 1. Uitbreiding GGC-formaat voor kunnen opnemen coördinaten op basis van de specificatie van de

DNB (Deutsche National Bibliothek)

2. à la DNB automatisch vullen GTR geografische trefwoorden met coördinaatgegevens op basis

van GeoNames informatie.

Afhankelijk van de resultaten van het onderzoek wordt de aanpak verder bepaald.

Afhankelijkheid

Input van bibliotheken is hierbij nodig. OCLC plant over deze activiteit nog een overleg met een

delegatie van de Adviescommissie. Allereerst voor beschrijving gewenste einddoelen, bijvoorbeeld:

wat moet een eindgebruiker kunnen? En kan dat met bestaande thesauri?

5.2 Onderwerpsontsluiting: GTR en FAST

Einddoel

Een koppeling aanbrengen tussen GTR en FAST, zodat GGC-records in WorldCat ook via FAST

doorzoekbaar zijn.

Looptijd

-

Toelichting

Aan de hand van een precieze mapping tussen GTR en FAST kunnen FAST-headings worden

toegekend aan GGC-records die met GTR zijn ontsloten. In FY 2015 is geen besluit genomen tot

vervolgstappen naar aanleiding van presentatie en overleg in april 2014. Eerst dient een pilot project

uitgevoerd te worden. Als deze succesvol, kan verdere uitrol plaatsvinden.

Afhankelijkheid

Inzet OCLC Research en inzet bibliotheekmedewerkers voor testen en accorderen mappings.

GII Werkplan 2015-2016, 11-09-2015

14

6. UKB transitie en GII Werkplan in FY16

UKB project, Requirements in GII werkplan FY16

Synchronisation GGC--> WorldCat Bibliographic Records (BIB) 2.2.1 Completeren van de synchronisatie van bibrecord

Synchronisation GGC--> WorldCat Local Holding Records (LHR) 2.2.2 online synchronisatie van bezitsgegevens (LHR)

Synchronisation GGC--> WorldCat Local Holding Records (LBD, per

library)

Synchronisation WorldCat --> GGC (BIB) 2.2.1 Completeren van de synchronisatie van bibrecord

Synchronisatie WorldCat -->GGC (LHR) 2.2.2 online synchronisatie van bezitsgegevens (LHR)

GGC: handling of WorldCat records as parallel records

GGC catcher: immediate download for acquisition process

NTA as subset of ISNI

Possibility for ISNI in BIB $0

Export DAI/ISNI from GGC to WorlsCat BIB level

Export DAI/ISNI from WorldCat BIB level

Record manager: immediate download function

Record manager: manual authority control

Link resolver: show print holdings on link resolver menu

Link resolver: ILL request from link resolver menu

WorldShare ILL: ILL- API voor het ontvangen en verzenden van IBL

aanvragen

GII Werkplan 2015-2016, 11-09-2015

15

WorldShare ILL: Automatische kandidatenlijst op basis van een beperkte

holdinganalyse op tijdschriftholding, uitleenindicatie en dagdrempel.

WorldShare ILL: De mogelijkheid om de huidige NCC bibliotheken als een

gesloten groep in WorldShare ILL te laten functioneren.

WorldShare ILL: Beperking van de IBL administratie tot indienen,

doorsturen en honoreren; de verplichte administratie tot en met de

terugontvangst in de verstrekkende bibliotheek dient optioneel te worden.

WorldShare ILL: Ondersteuning van euro in IFM.

WorldShare ILL: aanbieden van email adres voor kleine leveranciers in

plaats van een volledige IBL administratie.

2.1.1 MARC 21 als catalogiseerformaat in GGC

2.2.3 Integratie drukkersthesauri GGC/STCN en UU

2.3.1 Managementinformatie: groepsrapporten in WorldCat

3.1.1 GGC als digitaliseringsregister

3.2.1 Lokale trefwoorden en systematische codes op algemeen niveau (OB)

4.1 Evaluatie en aanpassing IBL management informatie

5.1 Onderwerpsontsluiting geografische namen (Pro memorie)

5.2 Onderwerpsontsluiting GTR en FAST (Pro memorie)

Datum tabel: 8 september 2015 Auteur: Simone Kortekaas (WUR en projectleider UKB transitie)