Werken met doelstellingen I

1TUPS© 09 05 2015

Werken met doelstellingen binnen een bedrijfscontext.

2

.

3

• Wat is het stellen van doelen en waarom zouden we er ons mee bezig houden ?

• Waarom is het werken met doelstellingen moeilijk voor veel bedrijven ?

• Hoe bedrijfsdoelstellingen koppelen aan persoonlijke doelstellingen ?

• Zijn SMART doelstellingen slim?

Doelen.

4

Een doel is een cognitieve representatie van een doelobject dat in de toekomst ofwel vermeden, of nagestreefd wordt.

Elliot&Niesta (2009)

Blz. 70

Doel:Datgene wat men zich voorstelt te bereiken.

Waarom doelstellingen ?

5

.. Wat is het stellen van doelenen waarom zouden we er onsmee bezig houden ?

Het klassieke antwoord komt uit:Alice in Wonderland, van Lewis Caroll

Alice : Zou u me alstublieft kunnen vertellen welke kant ik op moet lopen?De kat: Dat hangt er vooral vanaf waar je naar toe wil.Alice : Dat kan me niet schelen.De kat: Dan maakt het ook niet uit welke kant je op loopt.

Kenmerken van doelen.

6

Blz. 70

- Er is een beeld van de eindsituatie.- Er is een zekere betrokkenheid.- Het richt de aandacht op de toekomst.- Doelobjecten hebben altijd een bepaalde waarde. - Je zoekt toenadering tot positieve doelobjecten. - Je probeert negatieve doelobjecten te vermijden.

Wat is een organisatie ?

7

Wat is een organisatie?

1. twee of meer mensen werken samen

2. gericht op realiseren van doelstellingen (mission statement)

3. specifieke taakverdelingcoördinatie/gezagsrelaties zijn nodig

4. gericht op continuïteit

8

Werken met doelstellingen.

Werken met doelstellingen maakt blijkbaar per definitie deel uit van het werken in organisaties.

9

Wat wil ik ?

10

We hebben allemaal (onbewuste) basisbehoeften.

Behoefte aan:- Voorspelbaarheid- Verbondenheid, sociaal contact- Competentie- Autonomie- Rijkdom, status, macht, ….

Behoeften vervullen.

11

De behoefeten die we allemaal (onbewust) hebben, zorgen voor een motivatie die energie vrij maakt om actie te ondernemen. Deze acties hebben als doel de behoefte te bevredigen.

Behoefte

Motivatie Actie

Behoefte-bevre-diging

Blz. 307

Behoeften vervullen.

12

Behoeften kunnen op verschillende manieren vervuld worden.

vb. Behoefte aan waardering

- Deelnemen aan een marathon.- Een project succesvol afronden.- Bungeejumpen op de kermis met vrienden.

Blz. 307

Je kunt deze doelen bewust nastreven,maar veel doelen worden onbewust geformuleerden voor een groot deel onbewust nagestreefd.

Wat wil ik?

13

Iedereen heeft bepaalde streefdoelen in zijn leven: directeur worden, kinderen krijgen, kampioen spelen bij de voetbal, een huis bouwen. Deze doelen geven zin aan het leven en motiveren ons.

Soms moeten we eens even stilstaan en nagaan wat onze dromen en ideeën zijn in ons leven. Pas door te ontdekken wat we precies willen, kunnen we veel bewuster keuzes maken en ons focussen op die zaken, die we belangrijk vinden.…..

Persoonlijke- bedrijfsdoelstellingen.

14

Als je weet wat je wil in je leven kun je ook bepalen wat je verwacht van je werk en welke bijdrage je wil leveren aan het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen.

Wat zou voor mij de moeite waard zijn om me voor in te zetten?

Waarom werken met doelstellingen?

15

Doelgerichtheid en focus

16

Als je je doel hebt bepaald, is het belangrijk om dat doel steeds voor ogen te houden bij het maken van keuzes. Doelgerichtheid is weten wat je wilt en weten wat je moet doen om dat te bereiken. Als je doelgericht met je carrière bezig bent, zul je gemakkelijker kansen zien, knopen doorhakken en de juiste beslissingen nemen. Je laat je dan minder makkelijk verleiden om bijvoorbeeld een baan aan te nemen 'omdat je er nu eenmaal voor gevraagd werd', maar waarvan blijkt dat die eigenlijk niet bijdraagt aan je totale loopbaan. Focussen kan je helpen om die doelgerichtheid vast te houden.

.

17

Doelstellingen helpen uw dromen waar te maken.

Werken met doelstellingen binnen een

bedrijf.

18

Hoe krijgen we alle neuzen in dezelfde richting ? Hoe zorgen we ervoor dat de afdelingsdoelstellingen afgestemd zijn op de bedrijfsdoelstellingen ?Hoe zorgen we ervoor dat de iedereen werkt aan die dingen die een grote bijdrage leveren aan de bedrijfsdoelstellingen ?

19

20

Ik heb een probleem. Ik heb een excuus.Ik zie anderen verantwoordelijk .Ik kan er niets aan doen.

Ik verken het probleem.Ik heb een plan.Ik zie mezelf verantwoordelijk. Ik vraag hulp.

Dit wordt door alle betrokken partijen als moeilijk ervaren. • Er gaapt een kloof tussen de "grote doelstellingen"

enerzijds en de kwartaaldoelstellingen. Er is als het ware een missing link.

• Eveneens wordt de hoeveelheid aan doelstellingen ( dan vooral niet zelf opgestelde ! ) als moeilijk en zwaar ervaren.

• Ook het feit dat er dikwijls externe factoren de vooruitgang tegenhouden werkt niet aanmoedigend.

• Men werkt met doelstellingen omdat dit van hogerhand zo bepaald wordt maar er is nergens enthousiasme te bespeuren wanneer er over deze gesproken wordt.

• Men is in de grote doelstellingen-vijver geworpen en moet er maar op eigen kracht zien uit te komen !

Dit is zo'n beetje het gevoel dat overheerst. 21

Hoe ervaar ik ( als meestergast ) het werken met

doelstellingen ?

Gezamenlijke veranderingen.

22

Gezamenlijke veranderingen zijn een optelsom van een reeks individuele veranderingen. Individuele gedragsverandering is de belangrijkste bouwsteen van vernieuwing in gezinnen, in bedrijven en in onze maatschappij.Wie redeneert en werkt vanuit individuele gedragsverandering kan op al deze niveaus een rol van betekenis spelen. Wie liever denkt in grote termen loopt het risico dat hij oppervlakkig en vaagblijft en geen concrete resultaten bereikt.

Enkele tips en suggesties:

23

Formuleer samen met anderen Meetbare, Actieve, Persoonlijke gedragsintenties.Vertaal bijvoorbeeld tijdens de halfjaarlijkse evaluatie op het werk een belangrijk doel naar één of twee heldere gedragsintenties.

Anticipeer bewust met anderen op moeilijke verandersituaties en help hen om maatregelen te verzinnen die ervoor zorgen dat zij datgene doorzetten wat ze echt willen. De overwinning die dit oplevert, kan er voor zorgen dat men voortaan bewuster gaat werken aan gedragsverandering.

Hoe komen mensen in beweging?

24

..

Visie

Een specifiekebestemming

Werkelijkheid

De waarheid onvoorwaardelijkonder ogenwillen zien.

De afstand tussen Visie en werkelijkheid als bron van energie.

• ––

Creatieve spanning

Waarom werken met doelstellingen?

25

We zijn met zoveel dingen bezig op een dag, wat is nu echt belangrijk?

Doelstellingen helpen u gericht met dingen bezig te zijn.

Policy deployment.

26

Policy deployment is de Engelse vertaling voor het Japanse 'Hoshin-Kanri'-begrip. Hoshin is een methode om veranderingen in te voeren op een stapsgewijze en geplande manier. Het proces start met een diagnose van de organisatie om na te gaan of ze functioneert zoals gewenst. Aan de hand hiervan worden doelstellingen geformuleerd door de directie die van strategische aard kunnen zijn, maar ook fundamentele algemene doelstellingen kunnen zijn.

Visie

Missie

Strategiekaart

Jaardoelen

Doelstellingen afdelingshoofden

Taakgroep-doelstellingen

Evaluatie

Policy deployment.

27

De directie zal nu input vragen aan de andere niveaus van het management. De hogere kaders zullen zelf elementen aanbrengen en middelen die noodzakelijk zijn voor de realisatie. Tijdens onderhandelingen zal de directie deze middelen aanvaarden of eventueel bijsturen. Daaropvolgend zullen dan de lagere managementniveaus concrete acties uitwerken en plannen. Gedurende het hele verloop van het jaar vinden dan regelmatige herzieningen plaats om na te gaan in hoeverre men de vooropgezette doelen kan waarmaken. Deze methode is bijzonder waardevol om belangrijke verbeteringen te introduceren maar ze vereist wel voldoende maturiteit en kennis van alle betrokken partijen..

SMART doelstellingen

28

Specifiek Is de doelstelling eenduidig?

Meetbaar Hoe kunnen we de vooruitgang meten ?

Aanvaardbaar Is deze acceptabel voor de doelgroepen?Waarom willen we dit bereiken?

Realistisch Is het doel haalbaar?Welke haalbare acties zijn nodig?

Tijdsgebonden Wanneer moet het doel bereikt zijn?

SMART

Is SMART wel slim ?.

29

SMART is een nuttig basisinstrument maar legt ook beperkingen op.

Doelstellingen hebben het zeer vervelende gebrek dat ze de prestaties van medewerkers dreigen te beperken tot wat het doel voorschrijft.

Is SMART wel slim?

30

• Wie “het onbekende” wil verkennen, het gekende pad wil verlaten, kan niet specifiek zijn.

• Mag het iets meer zijn ? Creativiteit ?• Meetbare resultaten leiden tot calculerend gedrag. • Gedrag wordt gestuurd richting datgene wat gemeten

wordt.• Acceptabele doelen zijn niet confronterend.• Hoe weet je hoe lang het gaat duren om een

ambitieuze doelstelling te realiseren ?• Een doel moet enthousiasme oproepen. • Een doel moet energie doen stromen, een prikkel

geven.

Richting gevende doelen.

31

John Kay, professor aan de London School of EconomicsKay stelt dat bedrijfsdoelstellingen meestal niet scherp gedefinieerd kunnen worden. Bedrijven opereren in een onzekere wereld, waarin zelfs het benoemen van de belangrijkste uitdaging voor het bedrijf moeilijk is, waarin meerdere tegenstrijdige doelen gerealiseerd moeten worden, en waarin elke stap onvoorspelbare consequenties kan hebben. In zulke omstandigheden heeft een bedrijf niet zoveel aan denken in doel en middelen. In de praktijk ziet het realiseren van doelen er eerder uit als een aaneenschakeling van experimenten en ontdekkingen, die ons steeds duidelijker maken wat we eigenlijk willen realiseren. Hoewel het gezamenlijk zoeken naar richting waardevol is, verzandt het formuleren van doelen vaak in een theoretische discussie, die leidt tot stapels volgeschreven flipovervellen, maar die totaal niet doorwerkt in het werken van alledag.

Oblieke , richting gevende,doelen

32

Kay stelt zelfs dat het bepalen van en sturen op concrete doelen of het kwantificeren van resultaten juist afleidt van de uiteindelijke doelen die we willen bereiken, zoals goed onderwijs of uitstekende service. Daarom stelt hij voor om uitsluitend ‘oblieke’ doelen te formuleren, doelen die een richting aangeven, maar bewust veel ruimte laten voor eigen interpretatie. Obliek betekent letterlijk scheef. De organisatie is dus vooral gebaat bij doelen die meer een richting aangeven dan een gedetailleerd uitgewerkt plan met doelen en middelen. Met een obliek doel laat de organisatie zien welk verschil men wil maken in de samenleving. Het laat volkomen open hoe ze dat doet. Anders dan een strategisch doel (bijvoorbeeld het marktaandeel met 15% vergroten) is een obliek doel niet een streefpunt dat ergens in de toekomst bereikt moet worden. Veeleer is het het ‘waarom’, het waartoe van het werk dat dag in, dag uit gedaan wordt. We zouden ook kunnen zeggen, de ‘purpose’ of ‘missie’ van de organisatie.

Richting gevende doelen

33

Een aansprekende richting plaatst het dagelijkse werk van medewerkers in een zinvol perspectief, waardoor hun – soms versnipperde – taken betekenis krijgen. Kay stelt dan ook voor om medewerkers verregaande beslissingsbevoegdheid te geven om de globale richting telkens opnieuw te interpreteren en te vertalen in concrete acties. De professionals vullen het ‘wat’ en ‘hoe’ flexibel in. Dat past goed bij het nieuwe organiseren, waarin professionals de ruimte en creativiteit hebben om telkens opnieuw te bepalen wat ze moeten doen om het uiteindelijke doel te realiseren. Werken vanuit een purpose verlegt het accent van groei en de toekomst (‘de stip op de horizon’) naar het nu. Waardoor laten wij ons leiden in het contact met onze klanten, bij investeringsbeslissingen, in het productieproces, bij innovatie? Wat het betekent om klanten een bijzonder verblijf te gunnen (een conferentieoord) of om uitzonderlijke service te leveren (een luchtvaartmaatschappij) wordt al naar gelang de situatie anders ingevuld. De missie is dan ook bij uitstek geworteld in de passie voor de professie of het vak dat men beoefent.

Richting gevende doelen

34

Leiders In een organisatie die afstapt van gedetailleerde doelen en plannen verandert de rol van leidinggevenden. Hun taak is niet om de uitvoering van doelen te bewaken en controleren, maar om het uiteindelijke doel levend te houden. Zij kunnen ruimte geven voor de uiteenlopende en soms grillige manieren waarop dat uiteindelijke doel gerealiseerd kan worden.

Criteria

• Aan welke criteria moeten ONZE doelstellingen voldoen?

35

Criteria

36

Werken met doelstellingen. Is dit een goede doelstelling ?

Ja NeeHebben ik er invloed op ?Kan ik er op redelijke termijn iets aan doen ?Wil ik dit echt oplossen ?Is dit voor mij een uitdaging ?Is de doelstelling voldoende concreet, specifiekIs de doelstelling meetbaar?Weet ik waarom ik dit wil, staat dit ook in de doelstelling?Het bereiken van het doel verbetert onze concurrentiepostitie ?Brengt de doelstelling ons dichter bij de jaardoelen?Kan ik het doel bereiken zonder een tussendoel te maken ?Is mijn doel is verzoenbaar met andere doelen?Zal ik over de nodige middelen beschikken?Is de doelstelling onbaatzuchtig ? (1)(1) van voordeel voor het grote geheel en niet alleen mij

Echt fantastische doelstellingen hoeven niet aan deze voorwaarden te voldoen.

Doelstellingen zijn hulpmiddelen, doe wat je denkt dat je moet doen.

.

37

…

Bewustzijn

38

Verbeteren begint met het besef dat er noodzaak is tot verbeteren en die noodzaak kan niet worden ingezien als men niet erkent dat er een probleem bestaat. De noodzaak tot verbeteren zet aan tot oplossen.

Hoe doelstellingen realiseren ?

39

Hoe geraak ik aan tijd om aan doelstellingen te

werken ?

"Om te kunnen verbeteren moet je tijd vrij maken om te verbeteren."

• Moet dit wel gebeuren ?• Taken schrappen zonder toegevoegde waarde .

• Moet ik dit doen ?• Kan ik dit delegeren ?• Waarom niet ? • "Eerst medewerkers aan het werk zetten“

• Weten waar je tijd naar toe gaat .• Werken in grote brokken• " Namiddag ben ik er niet "      

40

Hoe prestaties meten ? (Prestatie-indicatoren)

41

Indicatoren geven……. een aanwijzing ( indicatie ) over een bepaalde situatie vaak in cijfers of grafieken over de richting of evolutie… … een inzicht in de mate waarin beoogde effecten/resultaten gerealiseerd worden

Doelstelling = een formulering van een gewenste situatie, liefst gepreciseerd met gewenste resultaten. De indicator meet of je je doelstelling bereikt hebt.

Prestatie-indicatoren

42

…

Enkele vragen rond doelstellingen.

43

Hoe kan ik mensen overtuigen van de noodzaak van ….?Hoe kan ik doelstellingen realiseren zonder constant te zagen bij de betrokkenen ?Hoe kan ik zorgen dat ik gefocust blijf op mijn doelstellingen ?Hoe kan ik doelstellingen blijven vinden ?Hoe kan ik weten waar het bedrijf naar toe wil ?Hoe zorg ik er voor dat iedereen in dezelfde richting denkt ?Wie kan mij helpen met het realiseren van mijn doelstellingen?Hoe kan ik een duidelijk overzicht bewaren van wat moet gebeuren ?Hoe kan ik leren prioriteiten stellen ?Hoe spreek ik met mijn medewerkers over doelstellingen ?Hoe gaan we om met de ongerustheid bij de mensen op de vloer ?

Enkele vragen rond doelstellingen.

44

Wat wordt er van mij verwacht?Wat is goede ondersteuning ?Hoe kan ik meer waardering krijgen ?Hoe verhoog ik mijn kansen op de arbeidsmarkt ?Heb ik voldoende bevoegdheid, kan ik doen wat ik wil ?Hoe om gaan met grote doelstellingen, die lang duren om te realiseren?Hoe kan ik vermijden dat er doelstellingen in mijn schoenen geschoven worden ? Hoeveel tijd moet ik besteden aan het werken met doelstellingen ?Hoe kan ik mijn tijd beter verdelen zonder de productie en de mensen te verwaarlozen om mijn doelstellingen te halen ?Hoe kan ik leren prioriteiten stellen ?

.

• Maakt een gebrek aan bestemming de reis zinloos?

45