Werkdocument Informatiearchitectuur gemeente Brummen · informatie architectuur. Dit document vormt...

Gemeentelijke

Informatiearchitectuur

Visie document

“ Open kaart ”

Op weg naar een moderne dienstverlenende gemeente

Versie : 1.0

Datum : 15 december 2009

Auteurs : Jos Hoekstra, senior team I&A, gemeente Brummen

Holger Peters, freelance e-adviseur, it-Ken BV

Inhoudsopgave

1 ......................................................................................................................4 Inleiding

2 ..............................................................................................6 Informatiearchitectuur.

2.1 ......................................................................................... 6 Invalshoeken informatiearchitectuur

2.2 .......................................................................................... 7 Definitie, inhoud en uitgangspunten

2.3 ...................................................................................................... 7 Samenhang van elementen

2.4 ............................................................................................................. 10 Gegevensarchitectuur

3 .......................................................12 Analyse Brummense informatiearchitectuur.

3.1 ..................................................................................................... 12 Analyse bestaande situatie

3.2 ............................................. 13 “Open kaart” de Brummense visie op de informatiearchitectuur

3.3 ...................................................... 14 Gevolgen voor gemeente Brummen op gewenste situatie

4 .................................15 Strategie verbetering Brummense informatiearchitectuur

4.1 ................................................................................................................. 15 Samen aan de slag

4.2 .............................................................................. 15 Stapsgewijs naar een nieuwe architectuur

4.3 ................................................. 16 Opbouw van een dynamisch en pragmatisch werkdocument

5 ................................................17 Bijlage: Analyse bestaande en gewenste situatie

VERSIEBEHEER

Versie Verspreid aan Datum Wijzigingen

0.1 14/4/2009 Eerste opzet op basis van het startdocument

Informatiearchitectuur Gemeente Brummen van

14/11/2008 en de analyse huidige- en gewenste

situatie Gemeentelijke Informatiearchitectuur van

11/11/2009

0.2 Holger Peters 01/05/2009 Eerste totaalconcept na verwerken uitkomst

overleg tussen Holger en Jos op 17/04/2009

0.3 Mieke 07/05/2009 Verwerking laatste reacties. Versie voor overleg

met Mieke

0.4 Mieke en Holger 15/05/2009 Verwerking reacties overleg Jos en Mieke op

12/05/2998. Eerste definitieve versie voor interne

verspreiding.

1.0 MT 12/01/2010

“Open kaart” Informatiearchitectuur Gemeente Brummen 3

1 Inleiding

Onderweg komt Bea ook nog eens een defect verkeerslicht tegen. Met haar telefoon maakt ze hier nog

even een foto van en meldt dit direct aan. Door de GPS in haar telefoon krijgt de gemeente naast de foto

ook direct de locatie door van het defecte verkeerlicht.

Nog snel een slok ontbijtdrank en de kinderen in de auto. Ondertussen pak Bert nog even de kunststof

verpakkingsmateriaal van de verhuizers en legt dit achter in de auto zodat Bea dit direct even in de

Oranje kringloopbak kan gooien als ze de kinderen naar school brengt. Eenmaal in de auto voert Bea

eerst het adres van school in en vraagt aan Tom Tom naar het dichtstbijzijnde kringlooppunt voor

kunststof afval ligt. Ondanks dat Bert en Bea in een geheel nieuwe wijk wonen heeft de routeplanner er

gelukkig geen enkel probleem mee de juiste weg te vinden en omzeilt direct de wegopbreking voor

vandaag in verband met de rioleringswerkzaamheden 2 straten verderop.

Tjonge jonge wat een weekend bij de familie Burger dacht Bea toen ze naar beneden liep en de dozen in

de gang zag staan. Ze hadden nog zo hun best gedaan dit weekend maar ze hadden niet alles kunnen

opruimen na de verhuizing van afgelopen vrijdag. Pff… en dan direct weer maandag, kinderen naar

school, Bert weer aan het werk en zelf ook weer. Gelukkig was Bert inmiddels al beneden en met de

kinderen al aan het eten. Zo kon Bea direct nog even op de site van de notaris even opzoeken hoe laat

ze nu ook al weer die afsprak hadden vandaag. Eénmaal online bij de notaris klikt geeft Bea ook direct

nog even door dat ze zijn verhuisd, de gemeente biedt haar diensten nu namelijk transparant aan. De

notaris kan deze diensten nu eenvoudig opnemen in hun website.

Bovenstaande fictie? Nee, dat zeker al niet meer. De meeste burgers gebruiken al geruime tijd deze vormen

van online interfaces zoals websites, telefoons en routeplanners. De integratie van overheidsinformatie en

diensten is hierin echter nog wel erg beperkt, maar als het aan de gemeente Brummen ligt zal dit in de

toekomst nu echt gaan veranderen. Brummen gaat namelijk “open kaart spelen”.

“Open Kaart”, de ondertitel van dit beleidsdocument geeft in deze 2 losse woorden de kern van

(inter)nationale ontwikkeling aan op het gebied van de informatievoorziening. Steeds meer informatie, en

zeker overheidsinformatie komt open beschikbaar volgens wereldwijde open web standaarden. Ook komen

er steeds meer “interfaces” die gebruik maken van internet en deze open data bronnen. Hierbij valt te

denken aan apparatuur zoals een: “PC, laptop, notebook, netbook, mobiele telefoon, camera’s, auto- fiets-

en wandelnavigatiesysteem, et cetera”. Een tweede eigenschap is dat deze interfaces meer en meer

gebruik gaan maken van data waar de locatie op de kaart een belangrijke rol speelt. Door het toevoegen

van kaart informatie aan de open data bronnen ontstaat er (inter)nationaal geheel van open informatie. De

komende jaren gaat de overheid hier een steeds belangrijkere speler worden. De informatiearchitectuur in

de gemeente Brummen zal hier de komende jaren ook aansluiting op moeten gaan vinden.

Dit geldt niet alleen voor de online toepassingen voor haar burgers en bedrijven maar juist ook voor haar

eigen ambtenaren en ketenpartners die de open ICT-toepassingen optimaal kunnen inzetten bij alle vormen

van dienstverlening. Hierbij worden naast de online digitale dienstverlening ook de traditionele kanalen zoals

de dienstverlening via het loket, per post of telefonisch optimaal ondersteund met de open informatie-

architectuur die Brummen voor ogen heeft.

In de context van deze inleiding en de ambitie hierbij van de gemeente Brummen zal dit document op

hoofdlijnen een beeld schetsen van de informatiearchitectuur principes en de bij de ambitie passende

informatiearchitectuur voor de gemeente Brummen. Deze informatiearchitectuur belicht dus alleen de

speerpunten en zal niet ingaan op alle details van een informatiearchitectuur. Hiervoor verwijzen we u naar

de Nederlandse Referentie Architectuur Overheid (NORA) en de uitwerking hierop voor gemeenten in de


GEMeentelijke Model Architectuur (GEMMA). Ook kunt u contact opnemen met Jos Hoekstra, senior team

I&A van de gemeente Brummen, die u over deze achterliggende informatie persoonlijk te woord kan staan.

Ook is er een presentatie beschikbaar van deze informatiearchitectuur welke hij voor u kan verzorgen.

Deze aanpak bij het beschrijven van de informatiearchitectuur op hoofdlijnen en het volgen van de

uitgangspunten uit landelijke ontwikkelingen sluit ook mooi aan op de ambitie van de gemeente Brummen,

waarbij Brummen een actieve volger wil zijn van landelijke ontwikkelingen.

De informatiearchitectuur sluit dan ook aan op de referentie architectuur die hiervoor landelijk is opgesteld in

de NORA. In dit samenvattende beleidsdocument staan veelal schematische weergaven van een aantal

principiële uitgangspunten. Deze zijn conform de NORA weergegeven. Belangrijk uitgangspunt hierbij zijn

de 4 hoofdkleuren die hierin worden gehanteerd. Blauw voor de interface aan de voorkant waarmee burgers,

bedrijven en ambtenaren communiceren met de e-overheid, oranje voor de logica die leveranciers en

landelijke projecten toevoegen om de e-dienstverlening mogelijk te maken, geel voor de open koppelvlakken

met de gegevensopslag die altijd in het grijs word weergegeven. Deze kleuren uit de NORA en de

symbolisch weergegeven pictogrammen zullen dus regelmatig in verschillende documenten terugkomen.

Schematisch ziet bijvoorbeeld het gebruik van de website door een burger in de NORA er als volgt uit:

Inte

rnet

Server op internet

Kop

pel

vlak

Content data website PC burger Burger

De burger werkt hierbij op zijn eigen PC die op het internet is aangesloten via het internetprotocol met de

server waarop de gemeente haar website host. Deze server maakt vervolgens gebruik van gegevens die

opgeslagen liggen in de database van het Content Management Systeem.

Samengevat heeft u hier nu, met dit beleidsdocument, de speerpunten uit de informatiearchitectuur van de

gemeente Brummen voor u liggen welke zijn gebaseerd op de landelijke uitgangspunten voor de overheids

informatie architectuur. Dit document vormt hiermee de grondslag voor de realisatie van e-overheids-

projecten die de komende jaren in het kader van het realisatieplan Brummen Digitaal zullen worden

uitgevoerd. Het document zal hierbij als toetssteen dienen bij het uitbesteden en realiseren van projecten in

het kader van de e-dienstverlening in de ruimste zin van het woord. Bij alle projecten zal in de toekomst

deze toets worden vastgelegd in een levendig werkdocument waarmee de schakel van elk project in het

geheel van de informatiearchitectuur zal worden vastgelegd. Ook dit zullen geen uitgebreide toetsen zijn

maar pragmatisch uitgewerkte schetsen conform de NORA die de samenhang tussen de verschillende

onderdelen uit de informatiearchitectuur en het gebruik van open datauitwisseling vastleggen.


2 Informatiearchitectuur.

Hoofdstuk 3 zal dus niet alle “inns en outs” van de informatiearchitectuur gaan uitleggen maar een beeld

schetsen wat er wordt bedoeld met de informatiearchitectuur. Aan de hand van voorbeelden zullen de

verschillende aspecten rond het opstellen van de infromatiearchitectuur aan de orde komen. Hoofdstuk 2

vormt hiermee de basis voor de Brummense uitwerking hiervan met een analyse en een visie hierop in

hoofdstuk 3.

2.1 Invalshoeken informatiearchitectuur

Zoals in de inleiding al geschetst is de e-dienstverlening onderhevig aan veel ontwikkelingen. Burger,

bedrijven en ambtenaren krijgen steeds meer digitale mogelijkheden om online informatie via verschillende

interfaces en apparatuur te raadplegen en te beheren. Om dit optimaal te laten verlopen is het van belang

dat de informatiearchitectuur vanuit verschillende invalshoeken wordt belicht. Grofweg kunnen de volgende

4 invalshoeken worden onderkend:

Gebruikers;

Procesmatige;

Informatieve;

Technologische.

Waar vroeger veelal technologisch beperkingen

lagen zien we dit vandaag de dag steeds minder.

Technologisch is er steeds meer mogelijk en

kunnen verschillende onderdelen in het systeem

steeds eenvoudiger samenwerken. Sterker nog,

technologisch is er op dit moment vaak al meer

mogelijk dan we vanuit het proces en de

organisatie aan kunnen. Dit leidt er vaak ook toe

dat ook vanuit informatieoogpunt we vaak nog niet

in staat zijn de informatie actueel en up to date te

houden. Bij het vaststellen van de informatie-

architectuur is het dan ook van groot belang

voldoende aandacht te besteden aan de

procesmatige en organisatorische kant van de

architectuur. Ook spelen burgers, bedrijven en

ketenpartners bij de organisatorische kant een

steeds belangrijkere rol. De inzet van de “klant” in

het proces wordt steeds belangrijker onderdeel van de informatiearchitectuur. Naast technologische

ontwikkelingen waarin verschillende technologieën worden samengevoegd is dit onderdeel van de nieuwe

internet ontwikkeling web 2.0. In nevenstaande kader staan 2 voorbeelden waarbij de “klant” direct in het

proces meewerkt.

Steeds vaker zie je dat overheidsorganisaties

burgers en bedrijven betrekken in het directe

bedrijfsproces. Mooie voorbeelden hiervan zijn

projecten als “Wij bouwen een wijk” van de

gemeente Smallingerland waarin burgers en

bedrijven rechtstreeks betrokken worden bij de

inrichting van een nieuw te bouwen wijk. Maar

dichter bij huis, in de gemeente Deventer wordt

ICT steeds meer ingezet om burgers actief te

betrekken bij de verbeteringen in hun wijk.

Vanaf mei 2009 worden er weer vele

taakgroepen gevormd die gezamenlijk met de

gemeente Deventer wijk-ideeën gaan

uitwerken. De voortgang hiervan kan door de

hele stad gevolgd worden op de wijk-ideeën-

kaart die door de betrokken burgers zelf wordt

bijgehouden. De gemeente speelt hierin alleen

nog een faciliterende rol. Ideeën worden vanaf

het begin door de bewoners uit de wijk

aangedragen en tot het eind toe gerealiseerd

door de bewoners zelf.


2.2 Definitie, inhoud en uitgangspunten

Met het opstellen van de informatiearchitectuur wil de gemeente Brummen haar visie op de organisatie

brede informatievoorziening vastleggen. Belangrijk hierbij is dat de informatievoorziening optimaal de

bedrijfsprocessen ondersteunt. Het is niet de bedoeling om hierin de bedrijfsprocessen en bijbehorende

informatievoorziening vast te leggen maar om de uitgangspunten hiervoor te beschrijven waardoor de

processen en informatievoorziening volgens een gemeenschappelijke visie kunnen worden vormgegeven.

“Informatiearchitectuur is een samenhangende

visie van de organisatie op haar gewenste

informatievoorziening en komt tot stand door

een gezamenlijk proces van beeldvorming van-

en onderhandeling tussen alle betrokkenen.

In een informatiearchitectuur komen alle

elementen van de informatievoorziening en hun

samenhang tot uitdrukking, alsmede hun

aansluiting op de bedrijfsarchitectuur en de

ICT-architectuur en het waarom hiervan.”

In naast staande definitie van de

informatiearchitectuur, onder andere gehanteerd

door het Nederlands Genootschap van

Informatiearchitecten wordt dit bondig samengevat.

Een belangrijke toegevoegde waarde van de

informatiearchitectuur voor de organisatie ligt dus in

het feit dat inzicht geboden wordt in een

gemeenschappelijke visie waarin de verschillende

onderdelen in samenhang worden vastgelegd. Het

vormt hiermee de toetssteen voor ICT projecten

binnen de organisatie.

2.3 Samenhang van elementen

Zoals de definitie al aangeeft gaat het om de samenhang van elementen die de informatievoorziening tot

een architectuur maken. Binnen de e-overheids informatiearchitectuur zoals die is beschreven in de NORA

en de GEMMA (landelijke referentiearchitectuur) zijn veel elementen te onderkennen. Als speerpunt willen

we in deze beleidsnotitie voornamelijk inzoomen op de technologische onderdelen van de architectuur welke

op alle fronten de organisatorische processen ondersteunen. Een grote verandering ten opzichte van de

bestaande informatiearchitectuur ligt namelijk in de toepassing van internet om de verschillende

technologische onderdelen met elkaar te laten samenwerken. Waar het voorheen noodzakelijk was om de

verschillende onderdelen van 1 informatiesysteem op 1 computer of later op 1 intern netwerk te hebben

staan om ze te kunnen laten samenwerken, gaan we nu een periode in waarin verschillende onderdelen van

de informatiearchitectuur verspreid staan over verschillende computers (internet servers) over de hele

wereld heen bij verschillende (overheids)organisaties.

Dit kunnen landelijke of regionale voorzieningen zijn

maar ook (wereldwijde) commerciële en open source

initiatieven.

Een mooi voorbeeld van deze architectuur is het

onlangs ingevoerde systeem voor het online

registreren en afhandelen van de meldingen woon- en

leefomgeving.

(zie de hiernaast weergegeven online interface voor

de ambtenaar die een melding kan doorsturen en

afhandelen).

/of

Schermvoorbeeld online interface voor het

afhandelen van meldingen woon- en leefomgeving


Aan de hand van deze “casus” zal hieronder het architectuurprincipe hierachter worden toegelicht. In dit

voorbeeld wordt namelijk gebruik gemaakt van een aantal verschillende ICT onderdelen welke zijn te

groeperen in:

Interfaces;

Logica;

Gegevensbronnen.

Onderstaande versimpelde schematische weergave conform de NORA symboliek en kleuren laat zien hoe

dit is opgebouwd.

In deze weergave is te zien dat er meerdere online interfaces zijn die via internet gebruik maken van een

applicatieserver. In deze applicatie is de logica vastgelegd voor de intake en de afhandeling van de

meldingen woon- en leefomgeving. Via open standaarden (webservices) word door de applicatieserver data

opgehaald uit verschillende databases. Zo wordt er bij meldingen Woon- en leefomgeving gebruik gemaakt

van onder andere de kaart en luchtfoto’s van Google, Inlog gegevens van DigiD, melding gegevens via

stichting GemGids, en basisregistratiegegevens over personen en adressen via gemeentelijke data.

Belangrijk uitgangspunt hierbij is dat de data via open standaarden gescheiden is van de applicatieserver.

Dit betekend dat meerdere applicatieservers gebruik kunnen maken van de data. Zo is het met deze

architectuur mogelijk dat meerdere (overheids)organisaties met een applicatieserver deze brondata kunnen

gebruiken. Deze architectuur met haar open koppelvlakken (webservices) is een fundamentele verandering

in de informatie architectuur. (Keten)partners van de gemeente Brummen kunnen hiermee naadloos

aansluiten op de gemeentelijke informatiearchitectuur en de gemeente Brummen kan hiermee ook

aansluiten op de informatiearchitectuur van andere (overheids)organisaties die deze conform dit NORA

principe inrichten.


NORA weergave van online systeem voor registreren en afhandelen meldingen woon- en leefomgeving

In de wetgeving naar overheidsorganisaties toe wordt ook steeds vaker vastgelegd dat het bevoegd gezag

haar data via deze open standaarden moet aanbieden. Daarnaast hebben overheidsorganisaties uiteraard

ook de morele plicht haar gegevens open en transparant aan te bieden.

In de schematische weergave is ook goed te zien dat er meerdere kanalen beschikbaar zijn voor burgers en

bedrijven maar ook voor de eigen medewerkers en eventuele ketenpartners in het proces voor het

afhandelen van meldingen. Zo kunnen burgers via de website zelf bekijken welke meldingen er al zijn

gedaan en eventueel zelf een melding

toevoegen middels het online “e-formulier” (zie

kader). Ook kunnen ze gewoon bellen, naar de

balie gaan of een brief sturen. De medewerkers

van het “Klant Contact Centrum” (baliemede-

werker) kunnen via een uitgebreid “e-formulier”

online de melding toevoegen aan de database.

Maar ook de medewerkers en ketenpartners in

dit proces kunnen met hun eigen online

interface (webapplicatie) de melding bekijken,

doorsturen en afhandelen. De logica op de

applicatieserver ondersteund de afhandeling

van de zaak hierbij optimaal en maakt ook wer gebruik van de verschillende databronnen. Het printen van

werkbriefjes, het versturen van signalerings mail en/of sms en de toekomstige inzet van smartphone’s zoals

de nieuwe Google telefoon zijn hierbij onderdelen van de webapplicatie voor de beherende ambtenaar.

e-formulieren muteren zich in de nieuwe architectuur

naar e-processen. Door de beschikbaarheid van

open data via open koppelvlakken kan het formulier

tijdens het invullen hiervan actief data gaan ophalen

bij de beschikbare diensten (webservices) van de

gemeente zelf en haar (keten)partners. Een mooi

voorbeeld hiervan is het vullen van het adres uit de

basisregistratie adressen als een klant de melding

op de kaart plaatst of het voorinvullen van

persoonlijke gegevens uit de GBA webservice als

een klant is ingelogd via DigiD

Een ander belangrijk kenmerk van een webapplicatie is ook dat hierin verschillende bouwstenen worden

toegepast. Binnen de e-overheid komen er ook steeds meer van dit soort bouwstenen beschikbaar. Een

mooi voorbeeld hiervan is DigiD. Dit is een landelijke voorziening voor alle inwoners van Nederland die

beschikken over een burgerservicenummer. Bij DigiD kunnen zij zich registreren en een wachtwoord voor

het gebruik van de e-overheid aanvragen. Bouwers van webapplicaties kunnen vervolgens gebruik maken

van de DigiD bouwsteen om hun webinterface voor burgers te voorzien van inlogfunctionaliteit.

Belangrijkste uitgangspunt bij in deze paragraaf geschetste informatiearchitectuur is hierbij het gebruik van

open standaarden bij het uitwisselen van gegevens (diensten) via een gestandaardiseerd uitwisselformaat.

Wereldwijd wordt hier gesproken over een Service Oriented Architecture (SOA) welke in de NORA de

Service Gerichte Architectuur (SGA) wordt genoemd. Deze SGA is essentieel voor de toekomstige

ontwikkeling van de e-overheid. Het gebruik van services (open koppelvlakken) tussen systemen zal de

gehele architectuur stapsgewijs gaan veranderen. De komende jaren zullen steeds meer systemen via

services aan elkaar worden gekoppeld. Een belangrijk grondbeginsel uit de NORA, eenmalige

gegevensopslag en meervoudig gebruik, komt

hiermee een grote stap dichter bij. Een van de

grootste voordelen van deze architectuur is dat de

opslag van gegevens los komt te staan van de

interface (applicatie) waarmee de gegevens worden

geraadpleegd en bijgehouden. De functies (services)

op de database regelen de bijhouding en

geautoriseerde raadpleging hiervan. Bij het vaststellen

van de informatiearchitectuur is het belangrijk met

deze ontwikkeling rekening te houden. Ook de

landelijke verplichting van het gebruik van Open

Standaarden onder het motto: “pas toe of leg uit”

Voortgangsrapportage aan 2de kamer van

staatssecretaris Heemskerk:

Om overheden afrekenbaar te maken op de

verplichting tot gebruik van open

standaarden is het principe “comply or

explain” (“pas toe of leg uit”) ingevoerd. In de

praktijk houdt dit in: gebruik open

standaarden of kom met een goed

onderbouwde verklaring waarom dit niet

mogelijk is en geef aan wanneer open


2.4 Gegevensarchitectuur

Het uitwisselen van data via geschetste architectuur middels de open standaarden gaat alleen lukken als we

binnen de overheid ook duidelijke afspraken maken over de gegevens die we willen uitwisselen met elkaar.

Al een flink aantal jaren werken gemeenten en andere overheden dan ook al aan het opzetten van een

stelsel van (basis)registraties en informatiemodellen hiervoor. Ook deze gegevensstructuur is een belangrijk

onderdeel van de informatiearchitectuur.

In deze landelijke gegevensarchitectuur spelen drie belangrijke zaken:

Opzetten van een aantal sleutelregistraties (basisregistraties).

Opzetten van procesgerichte informatiemodellen

Koppelen van een geografische locatie aan overheidregistraties

Basisregistraties

Het opzetten van een aantal sleutelregistraties waarbij alle elementen uit deze “basisregistraties” een uniek

nummer krijgen die alle overheidsorganisaties gebruiken. Alleen hiermee weten we zeker dat we het

bijvoorbeeld altijd over hetzelfde persoon, gebouw of perceel hebben en kan het de toegang verstrekken tot

informatie welke is gekoppeld aan deze sleutelregistratie. Het landelijke overheidsprogramma EGEM heeft

hiervoor in de GEMMA het Referentie Stelsel Gemeentelijke Basisregistraties (RSGB) vastgesteld.

Hieronder is het principe van de basisregistratie als unieke sleutels tot alle overheidsinformatie schematisch

weergegeven.

Schematische weergave van stelsel van 6 basisregistraties (Personen, Bedrijven, Gebouwen, Adressen, Percelen

en Geometrie) welke de sleutel vormen tot overheidsinformatie. Met de rode pijlen zijn de meest gebruikte

toegangspaden tot de overheidsinformatie aangegeven (een naam van een persoon of bedrijf, een adres of een

locatie op de kaart.


Informatiemodellen

Het opzetten van verschillende landelijke informatiemodellen die het digitale werkproces ondersteunen in

een specifiek vakgebied zijn ook een zeer belangrijke ontwikkeling voor het kunnen uitwisselen van

informatie. Op veel gebieden worden deze modellen op dit moment vastgesteld. Te denken valt hierbij aan

het model voor het uitwisselen van bijvoorbeeld informatie over de bestemming van een stuk grond in het

InformatieModel Ruimtelijke Ordening (IMRO) maar ook bijvoorbeeld het Internet Publicatie Model (IPM)

welke vastlegt hoe de overheid publicaties moet publiceren. Maar ook voor het afhandelen van diensten is

er ondertussen een landelijk zaakmodel. Uiteraard speelt in deze modellen de relatie naar de

sleutelregistraties een belangrijke rol.

Geo-informatie

Dynamische geo-relaties:

Door het toevoegen van unieke locatiegegevens (een

punt, lijn of een gebied) aan zowel de sleutelregistraties

(basisregistraties) als de inhoudelijke registraties kan

expliciet een relatie tussen deze registraties worden

gelegd. Uiteindelijk kunnen hiermee veel overheidsgege-

vens via unieke sleutels als een burgerservice-nummer,

adres of een plek op de aarde worden ontsloten in

verschillende interfaces (Webapplicaties) voor zowel de

klant van de overheid alsmede de ambtenaren die hun

taken in het gehele overheidsproces moeten uitvoeren.

De relatie tussen een sleutelregistratie en een

willekeurige overheidsregistratie is van cruciaal

belang voor de werking van het stelsel zoals

deze is geschetst in deze paragraaf. Het

toevoegen van unieke locatiegegevens (een

punt, lijn of een gebied) aan zowel de

sleutelregistraties als de inhoudelijke registraties

kan hier uitkomst bieden. Door de toevoeging

hiervan wordt namelijk expliciet een relatie

gelegd tussen de verschillende registraties en de

binnen de overheid gehanteerde sleutels om tot

die informatie te komen.


3 Analyse Brummense informatiearchitectuur.

In het realisatieplan “Brummen Digitaal, Een passende ambitie op e-dienstverlening”, is de ambitie van de

gemeente Brummen beschreven op het gebied van de e-dienstverlening. Mede hiervoor is er ondertussen

een analyse gemaakt van de bestaande Brummense informatiearchitectuur en is er op basis van de

verschillende invalshoeken van de in hoofdstuk 2 beschreven ontwikkelingen een analyse gemaakt. In de

bijlage bij deze beleidssamenvatting vind u deze uitgebreide analyse. In dit hoofdstuk een samenvatting van

deze analyse met de aandachtsgebieden ten opzichte van de in dit document vastgestelde ontwikkelingen

op het gebied van de informatiearchitectuur binnen de overheid.

3.1 Analyse bestaande situatie

Afgelopen periode is intern de informatievoorziening en de hierbij behorende systemen tegen het licht

gehouden en zijn de bevindingen hiervan opgenomen in bijlage 1, “de Analyse bestaande situatie en

uitwerking naar de gewenste situatie”. Samengevat komt dit neer op onderstaande conclusie:

Gemeente Brummen kent op dit moment een beperkt

samenhangende informatiearchitectuur. De architectuur

is grotendeels gesloten van opzet en sterk afhankelijk

van de bestaande leveranciers van de ondersteunende

software voor de verschillende gemeentelijke

processen. De verschillende onderdelen in de gehele

informatiearchitectuur zijn nog niet helder en ook de

“koppelvlakken” tussen technische componenten van

de informatiearchitectuur zijn niet vastgelegd. Een

keuze in front-, mid-, en/of backoffice componenten en

het inrichten van zaak-, object en documentregistratie vindt onvoldoende gestroomlijnd plaats. Door dit alles

is ook de gegevensconsistentie niet optimaal en worden veelal dezelfde gegevens op meerdere plaatsen in

de organisatie vastgelegd. De verschillende processen in de gemeente kunnen hierdoor nog niet optimaal

gebruik maken van elkaars informatie. Ook is door het ontbreken van een organisatiebrede “workflow” nog

onvoldoende inzicht van de mogelijkheden tot het delen van elkaars informatie in een gemeenschapelijk

werkproces. Hierbij moet worden aangegeven dat de technologische mogelijkheden hiertoe tot op heden

ook wel beperkt waren.

De verschillende onderdelen in de gehele

informatiearchitectuur zijn nog niet helder en

ook de “koppelvlakken” tussen technische

componenten van de informatiearchitectuur

zijn niet vastgelegd. Een keuze in front-, mid-,

en/of backoffice componenten en het inrichten

van zaak-, object en documentregistratie vindt

onvoldoende gestroomlijnd plaats.

Daarnaast is de technische infrastructuur nog voornamelijk gericht op het interne netwerk en de interne

samenwerking tussen de verschillende ICT-onderdelen. Het aansluiten en integreren op regionale en

landelijke ICT-componenten staat onder andere hierdoor ook nog in de kinderschoenen.

Bij deze analyse moet wel rekening worden gehouden dat deze is geanalyseerd op een gewenste situatie

waar zowel de interne en externe online samenwerken via open standaarden een centrale positie inneemt.

Deze technologische verandering in de architectuur heeft pas recent (laatste jaren) zijn intrede gedaan en

de gemaakte keuzes die hebben geleid tot de huidige informatiearchitectuur zijn gebaseerd op de inzichten

uit het verleden. In dit kader kan de uitkomst uit de analyse negatief overkomen maar dat is niet de

bedoeling hiervan. Het is juist belangrijk om in dit beleidsdocument de “pijnpunten” van de bestaande

situatie duidelijk te krijgen ten opzichte van de situatie waar we op weg naar toe willen gaan. Volgende

paragraaf beschrijft dan ook deze gewenste situatie op basis van de inzichten uit dit beleidsdocument.


3.2 “Open kaart” de Brummense visie op de informatiearchitectuur

In het vastgestelde realisatieplan Brummen Digitaal zijn een aantal zaken duidelijk vastgesteld. Brummen wil

een volgende stap gaan zetten in de realisatie van de digitale dienstverlening en informatievoorziening.

Brummen ziet zich hierbij niet als koploper maar een actieve volger van de ontwikkelingen met het oog voor

wat past en geschikt is voor de Brummense maat. De gewenste informatiearchitectuur is hier dan ook op

afgestemd. Er is gekozen voor een pragmatische architectuur waar een groeimodel naar de service

georiënteerde architectuur een belangrijk onderdeel is. Vooralsnog zitten in deze pragmatische architectuur

gebaseerd op een groeimodel de bestaande en traditionele leveranciers, welke met een “eigen” vaak nog

lokaal geïnstalleerde interface (applicatie) rechtstreeks op hun “eigen” database werken. Maar de

architectuur maakt het juist ook mogelijk bouwers van zogenaamde webapplicaties nu een plek te geven die

hiermee nieuwe online interfaces kunnen aanbieden die zijn toegesneden op de dienst voor de

eindgebruiker. Deze webapplicaties maken hierbij gebruik van open databronnen binnen en buiten de

overheid. Gezien het hybride effect van deze architectuur is dit lastig weer te geven in een architectuurplaat.

Onderstaande NORA-plaat is een poging het totaalbeeld te schetsen van de verschillende onderdelen uit de

informatiearchitectuur.

Het bovenstaande schema tracht het volgende weer te geven:

Geleidelijk aan zal het aantal “traditionele” Backoffice (BO)

leveranciers gaan afnemen en worden vervangen door

leveranciers die een webapplicatie leveren. De

webapplicatie bestaan uit een interface (blauw) en logica

(oranje) en halen online via open standaarden (geel) data

op uit verschillende databronnen binnen de overheid en

daar buiten (grijs). Hiermee levert de webapplicatie een

toegesneden online dienst voor alle personen die bij een overheidsproces zijn betrokken. Dit zijn de burgers

en bedrijven die online digitale diensten afnemen maar ook zeker de eigen medewerkers en ketenpartners

zoals bijvoorbeeld baliemedewerkers en (gegevens)beheerders die bezig zijn met de uitvoering van hun

(wettelijke) taken binnen de overheid.

Geleidelijk aan zal het aantal “traditionele”

Backoffice (BO) leveranciers gaan

afnemen en worden vervangen door

leveranciers die een webapplicatie

leveren.


De gegevens die via een webapplicatie onafhankelijk van de interface worden opgeslagen en beheerd

moeten zodanig zijn gestructureerd dat ze tot elkaar zijn te relateren. Het stelsel van basisregistraties en de

door EGEM beschreven referentie model van dit stelsel voor gemeenten (RSGB) staat hierin centraal. Ook

belangrijk is het toevoegen van geografische informatie als punten, lijnen en vlakken aan deze databronnen.

Hiermee kan een dynamische relatie tot het stelsel worden gerealiseerd.

De 3 belangrijkste speerpunten uit de nieuwe architectuur zijn:

Data moet open toegankelijk worden opgeslagen voor iedereen die hiervoor is geautoriseerd.

Hiermee wil de gemeente Brummen haar steentje bijdragen aan een open overheid die door alle

overheidsprocessen heen met elkaar samenwerkt en hiermee ook de afhankelijkheid van een

leveranciers verkleinen.

Gegevens moeten zodanig worden gestructureerd dat deze in relatie staan tot (landelijke)

basisregistraties. Waar mogelijk moet dit middels een geografische relatie gebeuren.

Waar mogelijk en praktisch haalbaar of waar er een wettelijke verplichting ligt wordt er aangesloten

op landelijke ontwikkelingen. Brummen gaat er hierbij wel vanuit dat dit niet kostenverhogend mag

werken en dat er open standaarden worden gebruikt.

Samengevat kan de visie op de informatiearchitectuur als volgt worden verwoord:

De komende jaren gaat de gemeente Brummen haar ICT-systemen meer openstellen waarmee integraal

werken binnen en buiten de gemeentelijke organisatie verbetert en er ook een grotere onafhankelijkheid van

een leverancier ontstaat. Daarnaast gaat Brummen haar gegevens meer structureren door de invoering van

de basisregistraties en het toevoegen van geografische gegevens. Met andere woorden, Brummen gaat de

komende jaren “open kaart spelen”.

3.3 Gevolgen voor gemeente Brummen op gewenste situatie

In de vorige paragraaf is inmiddels een beeld geschetst van de richting waarin de informatiearchitectuur zich

zal gaan bewegen. Voor de gemeente Brummen moet er de komende jaren een slag worden gemaakt naar

een open informatiearchitectuur waarin de verschillende ICT-componenten open met elkaar moeten kunnen

samenwerken. Niet alleen op technisch niveau betekent dit het één en ander voor de organisatie maar

vooral ook op procedureel niveau. Bestaande processen moeten worden doorgelicht op hun rol in integrale

ketens die binnen en buiten de gemeentelijke organisaties plaatsvinden. Gegevens die door de

verschillende organisatieonderdelen worden geregistreerd moeten vanuit de bron hergebruikt kunnen

worden door andere organisatieonderdelen. Het omvormen van de bestaande architectuur naar de nieuwe

zal daarom een organisatiebrede aanpak vereisen. Alle afdelingen zijn hierbij betrokken en vervullen een

belangrijke rol bij de realisatie van de nieuwe architectuur.

Aangezien de gemeente zelf geen software voor ICT-ondersteuning ontwikkeld en deze afneemt bij verschil-

lende leveranciers is het ook van belang dat het opdrachtgeversschap goed wordt ingevuld! De gemeente

Brummen moet bij het uitbesteden van werkzaamheden en het aanschaffen van diensten of ICT-systemen

dus duidelijk kunnen aangeven wat de eisen hiervoor zijn. Hier moet gedacht worden aan zaken als:

Goede en heldere beschrijving van het te ondersteunen werkproces. Brummen is bezig te

“kantelen”van een productgerichte organisatie naar een procesgerichte organisatie.

Informatiemodellen, ook in relatie tot andere processen en landelijke ontwikkelingen.

Open beschikbaarheid van de data via open standaarden zoals functiegerichte webservices en

rechten voor het hergebruik hiervan

Beschikbaarheid en systeemeisen van de dienst (SLA)

Beveiliging van de toegang tot de data


4 Strategie verbetering Brummense informatiearchitectuur

Na de analyse en het vaststellen van de gewenste informatiearchitectuur op basis van de ambitie van de

gemeente Brummen zijn de gevolgen inmiddels bekent. Hieruit moet nu een strategie worden bepaald om

de verbeterslag naar de gewenste informatiearchitectuur te kunnen gaan maken. Dit hoofdstuk beschrijft de

strategie hiervoor. Samen met het vastgestelde realisatieplan waarin de projecten in de gemeente Brummen

zijn beschreven vormt deze strategie het “aanvalsplan”. De strategie is er op gericht dat Brummen de

komende jaren concreet handen en voeten kan gaan geven aan de realisatie van de digitale dienstverlening

in de ruimste zin van het woord.

4.1 Samen aan de slag

Belangrijkste conclusie bij de gevolgen voor de gemeente Brummen op de nieuwe informatiearchitectuur is

wel dat we gezamenlijk de schouders er onder moeten zetten. De werkprocessen en ondersteunende ICT-

toepassingen zijn op dit moment nog te veel kamer, team en afdelingsgericht op het product dat moet

worden geleverd. Het verkrijgen van draagvlak voor de open visie is dan ook één van de belangrijkste

aandachtspunten. De visie op de informatiearchitectuur “Open kaart” moet uiteindelijk door de gehele

organisatie worden gedragen. Zoals aangegeven in het realisatieplan zal er na goedkeuring hiervan een

communicatieplan worden opgesteld. Het verkrijgen van draagvlak voor het totale project, het neerzetten

van een heldere boodschap aan de gehele organisatie, moet dan ook een belangrijk onderdeel vormen van

het communicatieplan. In het overkoepelende projectplan moet ook aandacht komen voor een aantal

voorbeeldprojecten die op korte termijn resultaat opleveren en de nieuwe architectuur in de praktijk kunnen

laten zien waarmee de communicatie rond het project kan worden versterkt.

Samen aan de slag betekent niet alleen intern samenwerken maar ook een nauwe samenwerking tussen

organisatie, adviseurs, landelijke programma’s en leveranciers! In een open architectuur sta je namelijk nooit

alleen.

4.2 Stapsgewijs naar een nieuwe architectuur

De Gemeente Brummen gaat de invulling van de (digitale) dienstverlening op een krachtige, pragmatische

manier vorm geven, aansluitend bij de ambities zoals die genoemd zijn in het “ Realisatieplan Brummen

Digitaal”. Een 1e aanzet daartoe is al gegeven in dit visie document over de informatiearchitectuur gemeente

Brummen. Met het visiedocument als basis kan er nu verder invulling worden gegeven aan de projecten uit

het realisatieplan die op stapel staan. Het is echter onmogelijk om van vandaag op morgen over te gaan

naar de open architectuur en dit zal dan ook stapsgewijs worden uitgevoerd. De beschreven projecten in het

realisatieplan zullen 1 voor 1 tegen het licht moeten worden gehouden en per project zal er een strategie

worden bepaald hoe deze gaan aansluiten op de open architectuur. In sommige gevallen zal dit nog niet

mogelijk zijn omdat de gemeente Brummen gebruik maakt van standaard informatiesystemen die er in de

markt beschikbaar zijn. Hier is de keuze in open systemen vaak nog beperkt. Belangrijk is dan wel dat de

gemeente haar eisen met betrekking hiertoe duidelijk op tafel legt!

De te maken stappen zijn veelal gekoppeld aan een vervangingsinvestering of de realisatie van nieuwe

taken. Het gebruik maken van een dergelijke natuurlijk moment speelt een belangrijke rol in het op te stellen

stappenplan (projectplanning). Daarnaast is het succes van een project ook sterk afhankelijk van de mensen

die er mee aan de slag moeten. Projecten naar voren halen waar de betrokken organisatieonderdelen

doordrongen zijn van de visie, en bereid zijn te investeren in de noodzakelijke aanpassingen om het

werkproces beter te stroomlijnen, moeten voorrang krijgen bij de realisatie. Hiermee kan de stapsgewijze

overgang naar de open informatiearchitectuur succesvol worden aangepakt.


4.3 Opbouw van een dynamisch en pragmatisch werkdocument

Om samen aan de slag te kunnen gaan en gezamenlijk de juiste keuzes te kunnen maken is het van groot

belang dat we allemaal de zelfde “taal” spreken. Met de architectuurvisie zoals deze is beschreven in dit

document moet nu de vertaalslag worden gemaakt naar de digitale dienstverlening. Per proces moet er

gekeken worden hoe deze een onderdeel van de gemeenschappelijk architectuur gaat vormen. Met andere

woorden, er is een zeer grote behoefte aan een pragmatisch werkdocument waarin we in een

architectonische samenhang de afspraken gaan vastleggen tussen partijen die werken aan de realisatie van

de e-dienstverlening. Het betreft hier de afspraken over feitelijke beslissingen die worden genomen bij de

realisatie van een “e-proces” en per “kanaal” van afhandeling hiervan. Hierdoor moet voor zowel de

inhoudelijke vakafdeling(en), het team I&A en betrokken leveranciers een duidelijk beeld zijn van de werking

van het e-proces. Dit zorgt er voor dat vooraf de verschillende onderdelen van het te realiseren

(deel)systeem van de informatiearchitectuur en het resultaat duidelijk vast komen te liggen. Hiermee kan de

gemeente Brummen ook gedegen opdrachten verstrekken die goed aansluiten op de totaalarchitectuur.

Eerste stap in het vervolgtraject naar een digitale dienstverlening is nu dan ook het opzetten van een

dynamisch en pragmatisch werkdocument waarin deze zaken worden vastgelegd. Dit werkdocument zal

continue worden aangevuld en bijgewerkt op de laatste ontwikkelingen en daarmee een belangrijk

overzichtswerk worden voor de gemeentelijke organisatie.

Concreet kunnen nu de eerste aanzet worden gemaakt met het werkdocument door te starten met een

aantal “koploper trajecten”. Een voorbeeld hiervan zou kunnen zijn de digitale dienstverlening rond een

aantal éénvoudige vergunningen.



5 Bijlage: Analyse bestaande en gewenste situatie

Een analyse van de huidige situatie en de gewenste situatie van de gemeentelijke informatiearchitectuur is

als bijlage bij dit visiedocument bijgevoegd. In deze bijlage komen achtereenvolgens aan de orde:

Doelstellingen, uitgangspunten en randvoorwaarden van de informatiearchitectuur

In hoofdstuk 2 zijn de doelstellingen, uitgangspunten en randvoorwaarden uitgebreid beschreven.

Hierbij is rekening gehouden met de invalshoeken voor de informatiearchitectuur zoals die in het

Startdocument Informatiearchitectuur zijn aangegeven.

De ontwikkelingen in gemeenteland en specifiek in Brummen

In hoofdstuk 3 worden de ontwikkelingen aangegeven waarvoor gemeentelijke organisaties zich de

komende jaren geplaatst zien; overgang naar een klantgerichte dienstverlening, integratie van

informatiestromen, inrichting van de processen en de visie op de dienstverlening zoals Brummen

die voorstaat.

De huidige en de gewenste situatie van de gemeentelijke informatiearchitectuur

In hoofdstuk 4 worden de voor de dienstverlening relevante wetgeving en richtlijnen vanuit de

rijksoverheid (externe ontwikkeling) evenals de visie en het daarop berustende beleid van de

Gemeente Brummen (interne ontwikkeling) getoetst aan de doelstelling met de bijbehorende te

leveren prestaties.

De uitwerking van de gewenste situatie in hoofdstuk 4 wordt beschouwd vanuit de visie en beleid

die in de vorm van een gewenste “manier van werken” is vormgegeven (interne ontwikkeling). Deze

zullen worden getoetst tegen standaards die vanuit de buitenwereld worden aangedragen,

waarmee in de uitwerking van de dienstverlening rekening moet worden gehouden. Resultaat van

dit hoofdstuk is een aantal conclusies voor de toekomstige manier van werken.

Consequenties huidige situatie – gewenste situatie (veranderconcept)

Hoofdstuk 5 geeft een analyse van de verandering is noodzakelijk om van de huidige naar de

gewenste situatie te komen, waarbij rekening wordt gehouden met de op dit moment beschikbare

technologieën (externe ontwikkeling) en waarmee een dienstverleningsarchitectuur (interne

ontwikkeling) toegespitst op de situatie in Brummen wordt bepaald.

In dit hoofdstuk komen de consequenties aan de orde van de conclusies die in hoofdstuk 3 en 4

zijn aangegeven. Ook wordt in dit hoofdstuk een prioriteit toegevoegd aan de consequenties,

waardoor een soort van stappenplan ontstaat.

Aanbevelingen basisopzet

Hoofdstuk 6 geeft de basis aan voor het aanbieden van een product of dienst waarbij uitgegaan

wordt van een productenmatrix, een inrichtingskeuze per frontofficekanaal en de definiëring van

afhandelingsprocessen.

Wil de organisatie bovenstaande drie stappen gebruiken dan is het van belang dat er een

blauwdruk ligt voor de manier waarop deze stappen ingevuld kunnen worden.

Verfijning van de blauwdruk moet leiden tot:

- de productenmatrix;

- inrichting Brummense portal;

- beschrijving van de inrichting van een product in het (digitale)loket als frontofficekanaal;

- verfijning midoffice (managing en integratie);

- definitie van een proces in de samenhang met een DMS en een WFM.

Werkdocument Informatiearchitectuur gemeente Brummen · informatie architectuur. Dit document vormt...

Documents

Transcript of Werkdocument Informatiearchitectuur gemeente Brummen · informatie architectuur. Dit document vormt...