Welkom

Project ‘Introductie’Workshop vergaderenOpleiding Vastgoed en Makelaardij1 of 8 oktober 2007M. Daemen

Workshop vergaderenTentamenstofLeren Communiceren (2006) Hoofdstuk 11 (p.327 e.v.)Overslaan: 11.3.1, 11.3.2, 11.3.3p. 348: vergaderregelement hoeft nietHoofdstuk 1 p. 26Handout op QP

Workshop vergaderen• Directeuren besteden gemiddeld 80 procent van hun werktijd aan overleg. • Een gemiddelde werknemer zit 18 procent van zijn werktijd in vergadering.• Eén op de drie ondervraagden gaf aan dat hij of zij teveel moet vergaderen.

Van Vree en Interview-NSS, 2003

Basismodel communicatie

Zender

Boodschap

Ontvanger

Apellerend doelReferentieel inhoudExpressief Info over zenderRelationeel hoe denkt zender over ontvanger

Vergadering, wat is dat?Onderscheidende kenmerken?

Vergadering, wat is dat?• Communicatie/groepsgesprek• Afgesproken tijdstip• Agenda• Verslagleging (notulen)• Rolverdeling (deelnemer, notulist, voorzitter)• (Periodiek)

Vergaderen; Agenda• Vaste informatie (wat?)• Agendapunten (wat?)• Bijlagen

Leren communiceren, p. 329

Vaste informatie (agenda)• Naam betreffende project(groep) • Datum vergadering• Tijdstip en duur• Plaats/locatie• Genodigden

Leren communiceren, p. 329

Agendapunten• Opening en vaststelling agenda• Notulen vorige vergadering• Ingekomen stukken• Mededelingen• Wisselende agendapunten• Wvttk• Rondvraag• Afsluiting Leren communiceren, p. 329

Vergaderen; Notulen

Leren communiceren, p. 332

Vastlegging standpunten

Informatie-verstrekking

Voortgangs-bewaking

Uitvoerig verslag

++ Te lang Te lang

Beknopt verslag

Te weinig details

++ Te veel details

Besluiten-lijst/actielijst

Te lang Te gedetailleerd

++

Rolverdeling

Leren communiceren, p. 332

• Deelnemer• Notulist• VoorzitterTaken• Vooraf• Tijdens • Na afloop

Vergaderen; DeelnemerVooraf • Agenda bekijken• Stukken doornemen• Standpunt bepalen• Informatie verzamelen• Bijdrage voorbereiden

Leren communiceren, 11.5

Tijdens • Actieve deelname• Bijdrage structureren• Meewerken aan goede sfeerNa • Notulen controleren• Afspraken nakomen• Activiteiten uitvoeren

Vergaderen; NotulistVooraf • Verslagtype • Deelnemers• Agenda en stukken lezen• Extra gegevens notulen

Leren communiceren, 11.6

Tijdens • Goede plaats• Vragen om herhaling en/of samenvatting• Aantekeningen maken

Na • Notulen schrijven• Notulen laten controleren door voorzitter• Notulen verspreiden

Vergaderen; VoorzitterVooraf • Deelnemers• Selectie ingezonden stukken• Agenda opstellen• Voorbereiden wisselende agendapunten• Vergaderaccommodatie en voorzieningen•Afstemming met notulist Leren communiceren, 11.4

Tijdens • Vergadering openen• Vergadering structureren• Meningsverschillen in goede banen• Zorg voor goede sfeer

Na • Controleren notulen

Effectief vergaderen;

Vergaderen vergaderen, TFC

Vergaderen vergaderen 30 minutenHandout (op QP)