Webmail versus outlook & Tips en trucs Auteur: Ludo Huybrechts.

Webmail versus outlook

&

Tips en trucs

Auteur: Ludo Huybrechts

Sodipa Computerclub

Programma• webmail versus outlook express & outlook

voor- en nadelen van webmail• outlook express (versie 5 of 6)

- voor en nadelen- hoe een backup maken van contactpersonen en mails- hoe configureren en instellen

• outlook versie (98)(2000)(2002 of XP)

• Importeren contactpersonen vanuit WORD of Excel• Exporteren contactpersonen naar WORD voor bvb.

afdrukken etiketten• Tips en trucs van outlook

Wat staat er niet op het programma?

We gaan er voor deze demo vanuit dat uw inbelverbindingen correct zijn aangemaakt en eventuele modem of netwerkkaarten perfect zijn geconfigureerd.

M.a.w. kunt u op het internet of surfen dan kunt u alle testen van deze demovoorstelling uitvoeren.

tool is

• Internet explorer

of• netscape navigator

welke programma’s (software) kunnen we gebruiken?

om mails te versturen, ontvangen

1.

Webmail

2.

Outlook Express

3.

Outlook

4.

Lotus Organiser

5.

Anderen…

Webmail

• Benodigd gereedschap of tool:Enkel een internetbrowser “internet explorer” of “netscape navigator” (of andere..)

Er zijn verschillende aanbieders (providers) die je gratis van deze diensten willen laten genieten

We noemen enkele providers:- hotmail (MSN)- tiscali- skynet- yahoo- en nog vele anderen….

Voordelen van webmail1. Je kan van eender waar ter wereld je mails lezen of

mails versturen, ja zelfs je contactpersonen beheren(bvb. vanuit de computerclub, thuis, New York, India, een plaatselijke bibliotheek of surflokaal)

2. Het laat geen sporen na op uw PC(dat is bvb. handig als je thuis je mails leest via outlook, doch op het werk ook je mails eens wilt lezen of iets verzenden… de werkgever ziet hier niets van…)

maar……toch raad ik je aan thuis outlook express (versie 5 of 6) of

outlook versie (98)(2000)(2002 of XP) te gebruiken

Nadelen van webmail• Je moet de reclame erbij nemen• Je hebt geen backups, alles bevindt zich bij je

provider (hotmail (MSN), tiscali, yahoo)• Vorig jaar is er bij een provider eens een grote

crash geweest van hun servers en de gebruikers waren al hun mails verloren of hun contactpersonen

Pagina 1 / 4 – Nadelen webmail

Verdere nadelen:• Eén mail met als bijlage bvb. een schermafdruk

of een grote foto bevat al spoedig 2 MB• Bij de meeste providers kunnen mails hoger

dan 2 mb NIET worden verzondenBij hotmail zelfs beperkt tot 1 MBBij Yahoo beperkt tot 1,5 MB

• Bij bvb. Yahoo is de totale opslagruimte van de mailbox beperkt tot slechts 6 MB


• Stel dat men 10 mails naar u zendt met als bijlage foto’s of schermafdrukken van 2 MB dan kan je dus maar 3 mails in je mailbox zien. Je moet er dan eerst vernietigen, vooraleer je de volgende mails kan lezen.

• Dit is dus de reden dat bvb. bij hotmail veel mails niet worden verzonden of ontvangen… Soms worden mails wel aanvaard door de provider als ze boven de limiet zitten, maar als je binnen enkele uren niet zelf ruimte vrijmaakt, verwijdert de provider zelf je mails.


Conclusie• Gebruik enkel webmail op verplaatsing• Gebruik thuis zoveel mogelijk

outlook express, of beter nog, de grote broerOutlook (98)(2000)(2002 of XP)

• maar… bvb. hotmail kan je ook in je outlook ontvangen (zie hoofdstuk Outlook express)


Outlook Express (versie 5 of 6)

• kleine broer van outlook versie (98)(2000)(2002 of XP)

• Tegenwoordig gebruiken we- versie 5- versie 6 (betere beveiligingsvoorzieningen)

• = gratis softwarebij windows versie (98)(ME)(NT4)(2000)(XP)

Nadeel van outlook express• Je moet vooraf eerst in de software

configureren, bvb.• inkomende post

– pop.tiscalinet.be– pop.yucom.be– pop.yahoo.be – mail-in.pandora.be enz.

instellingen die je meestal verkrijgt bij je inschrijving of aanvraag van een mail-adres

(neem bovenstaande adressen niet voor waarheid aan, controleer ze….)

Pagina 1 / 2 – Nadelen Outlook Express

• Uitgaande post (configuratieinstellingen)bvb. – mail.tiscalinet.be – smtp.yahoo.be– mail-out.pandora.be

Deze instellingen verkrijg je ook bij de aanvraag van je e-mail (of raadpleeg deze op internet op de website van de helpdesk van je provider)(neem bovenstaande adressen niet voor waarheid aan, controleer ze….)

• Bij sommige providers moet je nog een IP-adres ingeven (gelukkig verdwijnt dit stilaan)

Werkwijze e-mailinstellingen – zie verder

Pagina 2 / 2 – Nadelen Outlook Express

Voordelen van outlook express en outlook• Ongelimiteerd, je kan er duizenden mails in bewaren of

honderden contactpersonen• bvb. in mijn outlook ontving ik in outlook in het jaar

2002 , 4000 mails, ik verzond er zo’n 3500, ik heb zo’n 500 contactpersonen, samen vertegenwoordigde dit zo’n 635 MB (Eén CD-Rom(als backup schrijf ik deze maandelijks weg naar een CD-ROM)

• Bij bekende providers kunt u ook uw mails lezen éénder waar ter wereld via “webmail”(op uw werk, bibliotheek, New-York enz…), doch, dan enkel de recentste mails, beperkt tot de limiet van de provider(hoe meer limietruimte hoe meer mails)

Backup van outlook express en outlook

• In de praktijk doet niemand dit…..

• wat u vroeg of laat zal betreuren…• immers, vroeg of laat crashed je harde

schijf, of je koopt een nieuwe computer en je vergeet de bestanden van je oude computer over te zetten….

Pagina 1 / 2 – Backup Outlook

• De reden dat we geen backup maken is ook uit onwetendheid

• Bill Gates houd ons heel dom op dit vlak en heeft dit ook enorm ingewikkeld gemaakt.

Pagina 2 / 2 – Backup Outlook

Waar wordt de data van Outlook express opgeslagen en welke bestanden moeten we

backuppen?Dat is in de bestanden:• postvak in.dbx• folders.dbx• postvak uit.dbx• verzonden items.dbx• pop3uidl.dbx• offline.dbx

Pagina 1 / 2 – Waar bevinden zich bestanden Outlook Express

• Standaard bevinden deze dbx-bestanden zich in de volgende map

• C:\windows\profiles\XXXX\application data\microsoft\outlook (of zoek via de verkenner naar “ *.dbx “ op uw c-station

• We kunnen deze map echter wijzigen en ervoor zorgen dat deze dbx-bestanden terechtkomen bij onze andere data die we elke maand backuppen (word-documenten, foto’s, exceldocumenten enz.)

Pagina 2 / 2 – Waar bevinden zich bestanden Outlook Express

Werkwijze wijzigen map ( of waar wilt u opslaan) dbx-bestanden

Outlook express (versie 6)• Open outlook express• Kies “extra” in het menu• Selecteer “opties”• Selecteer het tabblad “onderhoud”• Klik op de knop “archiefmap”• wijzig de map naar bvb. c:\data\outlook express

OF bvb. c:\mijn documenten\te backuppen\outlook express

Outlook expresscontactpersonen

• Deze worden bewaard in het bestand usersMPS.wab en aangestuurd met het programma wab.exe (wab = afkorting van Windows-Adres-Boek)

• Meestal bevindt dit usersMPS.wab-bestand zich in de map:C:\windows\application data\microsoft\outlook express of zoek in de verkenner naar het bestand “ *.WAB “ in uw c-station.Zorg ervoor dat je dit eveneens maandelijks veilig stelt d.m.v. een backup

(de auteur heeft nergens gevonden dat je de map waar dit bestand wordt opgeslagen kan wijzigen)

• Het gratis “Outlook express”

• heeft dus ook nadelen

• Nestelt zich in vele bestanden

• Het is redelijk beperkt tegenover zijn grote broer Outlook versie (98)(2000)(2002 of XP) (dat NIET gratis is maar meegeleverd wordt met de andere office-producten zoals WORD, EXCEL, ACCESS enz.)

Met HOTMAIL ook in outlook-express• Indien je enkel met webmail werkt met “hotmail” kan je je mails ook

in outlook express laten terechtkomen• Hoe?• Klik in menubalk op “extra” en klik vervolgens op “accounts”• Kies het tabblad “E-mail” en klik op “toevoegen”• Kies wederom “E-mail”. Vul vervolgens de gegevens van uw hotmail

in en kies voor HTTP als server voor inkomende e-mail (pop)• Hotmail is de provider. Vul tenslotte uw wachtwoord in en u kunt alle

e-mail berichten binnenhalen.

Advies: Gebruik dus je hotmail thuis via outlook (onbeperkte opslag en backup), en op verplaatsing via webmail.

Outlook Express (versie 6)Contactpersonen importeren uit

Word of excel

• Bedoeling : Eventuele adressen die je elders zou hebben opgeslagen, automatisch invoeren in outlook express, zodat je niet opnieuw al deze adressen moet intypen

• Hoe?• Vereiste : Uw namen, adressen, e-amailadressen en telefoonnummers moeten netjes in

kolommen staan en kolomkoppen (veldnamen) bevatten• Het meest courante dat je kan importeren zijn wab-bestanden of csv-bestanden• Hebt u een word-bestand, kopieer dan de tabel of kolommen met namen en adressen naar excel• Sla het excel-bestand (of hetgeen je van word naar excel hebt gekopieerd) op als een CSV-

bestand (zie in menu – bestand – opslaan als…) ( Vergewis je ervan, alvorens op te slaan dat je kolomkoppen hebt, en probeer dezelfde kolomkoppen te geven als de outlook express gebruikt voor zijn contactpersonenbvb. NAAM, VOORNAAM, POSTCODE, GEMEENTE, TELEFOON THUIS

• Open Outlook Express en en kies in het menu – bestand – importeren

pagina 1 / 2 - contactpersonen importeren

• kies – ofwel “adresboek” = wab-bestand• kies – ofwel “ander adres-boek” (hierbij heb je meerdere mogelijkheden

maar het meest courante is het csv-bestand• Kies uit de lijst “met door komma’s gescheiden waarden (dat is het csv-

bestand)• klik “importeren”• kies “bladeren” en zoek op uw hard disk het csv-bestand• klik “openen”• klik “volgende”• “vink aan” – de velden die je wil importeren• als de kolomkop (uit excel) (of de veldnaam) niet overeen stemt met de

veldnamen uit outlook express vraagt de wizard wat je precies bedoelt (bvb. Is in excel een kolom “postcode” dan vraagt excel, is het “postcode thuis” of “postcode werk”. Ga logisch tewerk, want als je veel kolommen of velden hebt dien je veel vragen te beantwoorden.

• klik tenslotte op “OK” en “voltooien”

pagina 2 / 2 - contactpersonen importeren

Outlook express (versie 6)

Exporteren van contactpersonen

• Doel: bvb. om adresetiketjes aan te maken in “Word” of al uw contactpersonen een brief te sturen (opgemaakt in “Word”)

• Werkwijze : zie outlook versie (98)(2000)(2002)

Outlook versie (98)(2000)(2002 of XP)( grote broer van outlook express )

Voordelen• Nestelt zich slecht in één bestand, nl. met de extentie

“PST” ( bvb. outlook.pst) of (Ludo Huybrechts.pst)• Mails, contactpersonen, afspraken, herinneringen, en

ontzettend vele mogelijkheden, alles in één overzichtelijk geheel.

• Slechts één bestand maandelijks te backuppen• Je bepaalt zelf de map waarin je het pst-bestand wil

opslaan• gemakkelijk in gebruik

Outlook versie (98)(2000)(2002 of XP)

Nadelen• Je moet ook even in de configuratie één en

ander instellen• o.a. inkomende en uitgaande post

(pop…. smtp…. instellingen) (die je verkreeg bij de aanvraag van je e-mail)Werkwijze e-mailinstellingen – zie verder

• Het is duur (hoort bij het office-pakket)(Word, Excel, Access…)

Account toevoegen of Outlook Express configureren

• Kies in menubalk “Extra” en kies “Accounts”

• Klik op het tabblad “E-mail”

• Klik op toevoegen

Configuratie Outlook versie (98)(2000)(2002 of XP)

of

Outlook Express (versie 5 of 6

Pagina 1/5

Vul hier iets totaal onbelangrijks, doch zinvol in, bvb. “instellingen mail Ludo”

Pagina 2/5

Vul hier uw e-mail adres in

Pagina 3/5

Een voorbeeld van pop3 en SMTP instellingen. Deze verschillen bij elke provider. Zie de juiste instellingen op de website van uw provider in de rubriek “help”

bvb. bij telenet is het tegenwoordig

- in.telenet.be

- uit.telenet.be

Pagina 4/5

- De accountnaam hebt u verkregen van de provider.

-De dag van vandaag is de accountnaam gelijk aan het e-mail adres. (verwar deze zaken echter niet….)

Het paswoord is ook verkregen via de provider. Bent u dit verloren kunt u via de website van uw provider, het paswoord heraanvragen of hernieuwen…

Klik op “volgende” en “voltooien”

Pagina 5/5

PST-bestand kiezen

of

toevoegen (of van plaats wijzigen)

voor

Outlook (versie98)(2000)(2002 of officeXP)

PST-bestand kiezen of toevoegen voor

Outlook (versie98)(2000)(2002 of officeXP)

• Ga naar START

• Kies “instellingen” vervolgens”configuratiescherm”

• Selecteerhetpictogram “e-mail” of “post”

• Klik op de knop “toevoegen”

PST-bestand toevoegen – pag. 1/4

Nota : Outlook (98, 2000, 2002) gebruikt slechts 1 bestand voor alles (agenda, mails, afspraken)

•Kies “Persoonlijke Mappen”

• Klik nadien op “OK”


• Kies de map waarin u het pst-bestand gaat bewaren :bvb. C:\mijn documenten\bvb. C:\data\maandelijks te backuppenmap\

• Vul de naam in van het pst-bestand bvb. Uw Naam Voornaam .pst

• Klik op “Openen”


• Vul een naam in van de postbus bvb. “Uw naam”

• U kunt desgewenst een paswoord instellen (klik danop “wachtwoord wijzigen”

• klik op “OK”

• Open nu outlook en uw postbus verschijnt (met daarin een map voor uw agenda, mails, afspraken enz…) (alles in één pst-bestand)


Contactpersonen exporteren naar WORDom bvb. etiketten af te drukken

• Werkwijze: • Selecteer de map Contactpersonen in de mappenlijst van Outlook.• Kies uit de menubalk “BESTAND”, en kies “Importeren en exporteren”.• Selecteer uit de verkregen lijst “NAAR EEN BESTAND EXPORTEREN” en KLIK op

“VOLGENDE”.• Selecteer uit de verkregen lijst “MICROSOFT ACCESS” en KLIK op volgende.• Bij “te exporteren map” selecteert u “CONTACTPERSONEN” en KLIK op

“VOLGENDE”.• Bij “geëxporteerd bestand opslaan als” typt u een mapnaam + een bestandsnaam.

Bvb. “c:\mijn documenten\etiketten.mdb” en KLIK op “VOLGENDE”.

• U komt in het window “de volgende acties worden uitgevoerd”. In de verkregen lijst verschijnt “Exporteer contactpersonen uit de map…” en dit item is aangevinkt.

• KLIK op “VOLTOOIEN” en het exporteren naar “etiketten.MDB” begint. Dit kan 1 minuut duren.

• Tot hier het outlook gebeuren.

pagina 1/3 contactpersonen exporteren

• Open “WORD”• Kies in de menubalk bij “EXTRA” het item “AFDRUK SAMENVOEGEN”• KLIK bij “hoofddocument” op “MAKEN” en kies “ADRESETIKETTEN”.• KLIK bij “Gegevensbestand” op “OPHALEN” en kies “GEGEVENSBESTAND

KOPPELEN”.• KIES in de verkregen “verkenner” het daarstraks opgeslagen bestand “C:\mijn

documenten\etiketten.mdb”.• WORD stelt u voor om “contactpersonen” te nemen als geselecteerde dBase, waarbij

u akkoord gaat door op “OK” te klikken.• WORD ontdekt dat u nog geen “etiketformaat” hebt ingesteld en vraagt u “Het

hoofddocument in te stellen”, waarbij u akkoord gaat door op de voorgestelde knop te klikken.

• U kiest in de verkregen lijst het juiste etiket. Komt uw etiketformaat niet in de lijst voor KLIKT u op “NIEUW” en maakt u uw eigen etiketformaat aan. (Ik veronderstel dat u hiermee geen problemen hebt)

• Na SELECTIE van het juiste etiketformaat moet u de VELDEN uitzetten die op het etiket moeten voorkomen. Meestal is dit zoals in het navermelde voorbeeld, dat u verkregen hebt door telkens op de knop “SAMENVOEGVELD INVOEGEN” hebt gedrukt en een veld hebt geselecteerd.

../..


• Als de velden zijn uitgezet zoals in het voorbeeld drukt u op de knop “OK”.• Nu zie je de veldnamen op je werkblad staan. Om de werkelijke

contactpersonen te zien DRUK je op de knop “<<REC>>.

• OPTIONEEL (verder verfijnen) (niet verplicht)• U kan nog selecties maken. Bvb. enkel etiketten van de contactpersonen

die in “Antwerpen” wonen.• KLIK op “Queryopties”• KLIK op “VELD” en selecteer “werkadresplaats” (is een voorbeeld)• In het vak “Vergelijken met” vult u in als vb. “Antwerpen” en KLIK op “OK”.• KLIK op “SAMENVOEGEN”• KLIK nogmaals op “SAMENVOEGEN”.• KLIK op “AFDRUKVOORBEELD” en druk als test slechts de eerste pagina

af.

«Achternaam» «Voornaam»«Huisadresstraat»«Huisadrespostcode» «Huisadresplaats»


Tips en trucs

Outlookversie (98)(2000)(2002 of 2002XP)

Uitzicht of beeld van uw outlookscherm:Uw keuze:

• Ofwel kiest u :Outlook werkbalk (met grote pictogrammen) of mappenlijstSommigen verkiezen te werken met de Outlook werkbalk en haar grote pictogrammen. Anderen (waaronder ondergetekende) verkiezen enkel te werken met de mappenlijst. De meeste gebruikers die outlook niet goed beheersen gebruiken beiden. Hiervan is het nadeel dat je veel minder “praktische” zaken op je scherm ziet.Ik verkies dus enkel de mappenlijst en verwijder de Outlook werkbalk.

• Ofwel kiest u :Outlook werkbalk (met pictogrammen aan linkerzijde) verwijderenWe gebruiken dus enkel de “MAPPENLIJST” = handiger, dit heeft ongeveer hetzelfde gebruik als de “verkenner”.WERKWIJZE:Kies in menubalk “BEELD”vink OUTLOOK-BALK uit en zorg dat de mappenlijst aangevinkt isResultaat: een groter werkvlak

U kunt bij “postvak in & uit” kolommen verbreden en versmallen, zelfs sorteren op naam, datum enz.

de pijltjes is de plaats waar u kunt verbreden of versmallen, breng uw muiscursor hierheen

Klik op de grijze balk bij bvb.

-van

-onderwerp

-ontvangen datum

en de kolom sorteert zich alfabetisch of op datum

Berichten versturen via (postvak in)

Zorg dat je in de mappenlijst “POSTVAK IN” hebt geselecteerd.

E-mail verzenden: wat vul je in in het vak “AAN”

1ste manier – vooral voor extern gebruik (privé firma’s, kennissen…)typ het volledige e-mail adres in de adresbalk (het vak achter de knop “AAN”)Bvb. [email protected] u meer begunstigden wilt invoeren, deze achter elkaar typen,

doch telkens gescheiden door een punt komma. (;)Bvb. [email protected];[email protected]

2de manier – u wil een naam selecteren uit uw persoonlijke “contactpersonen” waarvan u de schrijfwijze niet goed kent• Klik op de knop “AAN”• Begin de eerste letters te typen van de naam die u wilt invoegen• Selecteer de naam en klik op de knop “Aan” (of “CC” indien u iemand een kopie wilt sturen)• Klik op “OK”

mailto:[email protected]

Vak “CC” of Vak “BCC”

1. Vak CC : Betekent “Carbon-Copy”

In dit vak vul je de e-mail adressen van de geadresseerden die u een kopie wilt sturen van de originele e-mail. (vergelijk het met het carbonpapier)

2. Vak BCC : betekent “ Blank-Carbon-Copy)DOEL : Als je hier al uw geadresseerden invult, en de mail eigenlijk naar uzelf stuurt, kunnen AL de ontvangers NIET zien aan wie u deze mail hebt gestuurd. M.a.w. uw kennissen of vrienden kunnen NIET zien wie al uw vrienden of kennissen zijn. WERKWIJZE om dit adresvak te verkrijgen:- Kies in het menu “Beeld”- selecteer “Veld BCC”

Handtekening of coördinaten meegeven met uw e-mail

Met handtekening bedoelen we hier geen handschrift van onze familienaam maar een vaste tekst (je coördinaten) die je bijvoegt bij uw e-mail.

Bvb. Ludo Huybrechtsdeskundige informaticakantoor : Hofstraat 17, B - 2000 AntwerpenTel (03)220.84.26GSM 075-46.73.09 [email protected]

Werkwijze :1ste manier: nieuwe tekst of handtekening aanmaken• Kies in menubalk EXTRA• Kies OPTIE • Selecteer het tabblad “emailindeling”• Kies knop “handtekeningkiezer”• Kies knop “nieuw”• Voer een naam in (bvb. handtekening voor werk, handtekening voor mijn kennissen)• Klik op de knop “volgende”• Typ de tekst die u zal meesturen met uw e-mails• Klik op knop “voltooien”

Vervolg – handtekening of coördinaten meegeven

2de manierselecteer een standaardhandtekening (die u reeds eerder aanmaakte):Ga naar de optie-instellingen van de 1ste manier en selecteer bij handtekening de standaardhandtekening die telkens moet worden meegestuurd.

3de manierhandtekening wijzigen tijdens aanmaak van een berichtBegin een nieuw bericht aan te maken. De standaardtekst of handtekening verschijnt. “Delete” deze handtekening.Kies bovenaan in het menu “INVOEGEN”Kies “handtekening” en u verkrijgt een lijst van alle handtekening die u in de 1ste manier van dit onderwerp hebt aangemaakt.

Opvolgen wanneer of op welk tijdstip iemand uw berichten leest of opent

DOEL : het is voor u de bevestiging dat uw mail daadwerkelijk is aangekomen.WERKWIJZE:• Kies het icoon “nieuw e-mailbericht”• KLIK op de KNOP “OPTIES” in de werkbalk.• VINK aan “laten weten wanneer dit bericht is gelezen”.• Sluiten.• Uw bericht verder opstellen en verzenden

Nota : De ontvanger krijgt echter nog een berichtje of hij akkoord is dat u een ontvangstmelding verkrijgt.

Automatisch kleuren verkrijgen bij binnenkomende of verzonden e-mails.

DOEL :Stel je hebt reeds een 100-tal mails in je POSTVAK IN. Stel dat je de mails van je beste vriendin in het oog wil laten springen. Wel, telkens er bvb. een bericht van je vriendin binnenkomt zal dit automatisch “jou vooraf.gekozen” kleur aannemen

Werkwijze:• Zorg dat je links op “POSTVAK IN” staat.• Kies Knop INDELEN op je werkbalk• Kies “Kleuren gebruiken”• Selecteer onderaan in de lijst de persoon (of dienst) die je steeds van een kleur wil voorzien i.p.v. van de standaardkleur zwart.• Pas dit apart toe voor het selectievakje “van” of “verzonden aan”. Meestal kies je “van”.• Kies een kleur en KLIK op de KNOP “KLEURGEBRUIK TOEPASSEN”.

Een e-mail adres toevoegen aan uw“contactpersonen”

Doel: Wanneer je een e-mail adres ontvangt van een afzender die je ooit nog wel eens zou willen mailen, dan kan je deze als een contactpersoon beschouwen en eenvoudig toevoegen aan de lijst van uw contactpersonen.

Werkwijze:

Als je e-mails ontvangt en deze opent, en je klikt op de naam van de verzender (of van wie je de e-mail hebt ontvangen), vervolgens de rechtermuistoets, dan krijg je de mogelijkheid om toe te voegen aan “contactpersonen”. Vul in het verkregen scherm de eventuele ontbrekende gegevens in, en sla dit scherm “contactpersonen” op.

Ander “briefpapier” kiezen voor uw e-mail berichten

Met briefpapier bedoelen we hier het verfraaien van de lay-out van de e-mails die je verzendt en die je wat kleur meegeeft. (of zelfs voorafopgemaakte teksten)

HOE kies je ander briefpapier?• Klik links op de verkenner op “postvak in”• Kies in de menubalk “EXTRA”, vervolgens onderaan “OPTIES”• Kies het tabblad “E-MAILINDELING”• Selecteer in het vak “BERICHTINDELING” “HTML” • Klik in het vak hieronder op het icoon “BRIEFPAPIERKIEZER” • Selecteer in de lijst van “briefpapier” uw geliefd briefpapier, en klik tot slot op “OK”.• Bij uw volgende “nieuw bericht aanmaken” verschijnt uw briefpapier.

Zoeken

Je kan niet alleen zoeken op de “onderwerpen” of “data” van de mails die je hebt binnengekregen of verzonden, doch ook op de inhoud van de berichten.Stel, zo’n 3 maanden geleden heb je eens een bericht verstuurd aan iemand, je weet niet meer juist aan wie, je weet enkel dat het ging over fiskobel.

WERKWIJZE:• maak uw keuze “postvak in” of “verzonden items”• Klik op het pictogram “Zoeken” van de werkbalk• Vul in het invulveld “fiskobel” in.• VINK “de gehele berichttekst doorzoeken” aan• Al de berichten die je ooit hebt ontvangen waar het trefwoord “fiskobel” in voorkomt verschijnen• KLIK na het zoeken het pictogram “Zoeken” in de werkbalk terug uit.

Agenda BeherenZorg ervoor dat je links in de mappenlijst “AGENDA” hebt geselecteerd.

Een afspraak creëren of iets noteren dat je niet mag vergeten

1ste manier (direct op de plaats)• Kies de juiste datum en kies de lijn (het uur) waarop je iets wil noteren.• Typ gewoon wat je op dat uur moet doen. Bvb. “schoonmoeder telefoneren”• Klik vervolgens met de linkermuis op een willekeurige andere lijn.• Nu wordt jou afspraak of opdracht blauw omlijnt.• De tijdsduur of werktijd van je afspraak wordt automatisch ingesteld op een ½ uur, afhankelijk van je instellingen. (je kan ook tijdsbalken instellen van 5 minuten of van kwartieren)• Wil je de tijdsduur van je ingevoerde afspraak vergroten dan ga je met de muis op de blauwe kader van je afspraak staan EN, door met de linkermuistoets te klikken en naar beneden te slepen kan je de tijdsduur of werktijd verlengen.• Wil je nog meer instellingen wijzigen van je zojuist ingevoerde afspraak dan kan je hieraan sleutelen door op de blauwe rand dubbel te klikken.• Je komt dan in het optievenster zoals in de 2de manier besproken.

Vervolg : agenda beheren

• 2de manier (via icoon “NIEUWE AFSPRAAK”• Klik op de werkbalk links bovenaan op het icoon “NIEUWE

AFSPRAAK”• Een venster “NAAMLOOS – AFSPRAAK” verschijnt.• Dit venster wijst zich min of meer uit.• PAS OP: Als je afspraak niet echt een vergadering is, dan is het

beter de optie “tijd weergeven als” op “VRIJ” te zetten. (standaard wordt dit steeds op BEZET ingevuld) Immers, later zullen we leren dat anderen in je agenda kunnen komen kijken (niet alles bekijken natuurlijk) om te zien of je al dan niet vrij bent om automatisch een vergadering te kunnen plannen. Als jou “schoonmoeder bellen” als BEZET staat gemarkeerd dat kan men u op dat uur niet uitnodigen om naar een bepaalde vergadering te komen.

• DUS LET OP: banale notities steeds als “VRIJ” weergeven. (Is een zeer veel voorkomende fout omdat steeds automatisch “BEZET” wordt ingevuld)

Vervolg : Agenda beheren

Terugkeerpatroon (bvb. verjaardagen, wekelijkse vergaderingen, weerkerende herinneringsopdrachten)

• Zorg dat je in de verkenner van outlook op “Agenda” staat.• Kies links bovenaan op je werkbalk het icoon “NIEUWE AFSPRAAK”• Vul het onderwerp in evenals begin en eindtijd en andere opties…• Bvb. - “verjaardag Marleen Schoutens – geboren 12/4/1962. • - “Commissievergadering “invoer glijdende werktijden”• Klik op het icoon “TERUGKEERPATROON”• De opties die je in het nieuw verkregen venster kan instellen wijzen zich min of meer uit.

LET OP: verjaardagen en verlofdagen kan je beter op een andere manier invullen.

• Hoe?• Ga in het middenvak (waar de afspraken terechtkomen) van je agenda bovenaan op de datum staan (grijs

gedeelte) We noemen dit het “COMMENTAARVAK”• Dubbelklik op deze datum.• Ga nu te werk zoals hierboven in nr. 1 of nr. 2 (terugkeerpatroon) beschreven.• Resultaat: verjaardagen en verlofdagen komen bovenaan in het COMMENTAARVAK.• (Moest je dit niet doen dan zou een verjaardag of een verlofdag als een afspraak op een tijdsbalk gezet

worden, en zelfs bij een slechte instelling een hele dag kunnen duren, zodat je heel de dag bezet lijkt en niemand je kan bereiken) (zie optie automatisch vergaderingen plannen)

Contactpersonen beherenZorg dat je links in de mappenlijst contactpersonen hebt geselecteerd

Nieuwe contactpersonen toevoegen1ste manier:

• zorg dat je in de mappenlijst op “contactpersonen” staat geselecteerd• Klik op het icoon “nieuwe contactpersoon”• Vul de velden in• Opslaan en sluiten

2de manier (bij ontvangst van een bericht)

• De persoon van wie u het bericht ontvangt is geen collega van stad Antwerpen en u wenst deze toe te voegen

• Ga in het bericht op de naam van de afzender staan en dubbelklik hierop• Klik met de rechtermuis en kies “TOEVOEGEN AAN CONTACTPERSONEN”. U kan ook

toevoegen aan persoonlijk adresboek doch hier heb je minder mogelijkheden.• Reeds een aantal velden werden voor u ingevuld. U kunt andere velden aanvullen of wijzigen.

Categorieen beheren

• Wil u vlug een lijst bekomen van uw verlofdagen, enkel van de verjaardagen-items of andere evenementen, VOEG dan voortaan bij het invoeren van een nieuwe afspraak in uw agenda een CATEGORIE toe.

• Als u geen categorie toevoegt en je zou je agenda in lijstvorm willen weergegeven zien (via knop indelen) dan krijg je een tabel waarin AL uw afspraken of items in één geheel te zien zijn. Dat is niet handig. Vroeg of laat heb je de behoefte om al je afspraken te sorteren.

• Ga voortaan als volgt te werk:• Selecteer in de mappenlijst uw agenda• Kies de knop “nieuwe afspraak” en u komt in het venster “naamloos afspraak”. • Vul het onderwerp in, het uur, al dan niet bezet enz…• Klik onderaan op de knop Categorieën• Kies een categorie uit de lijst en vink dit aan. (u kan er meerdere selecteren)• Indien u in deze lijst uw gading niet kan vinden gaan we zelf categorieën toevoegen.• Bvb. “stad antwerpen verlof” of “verjaardagen” of “mijn verlofdagen” enz…• Klik hiervoor op “hoofdlijst van categorieën”• Typ in het invulvak “nieuwe categorie” uw nieuwe categorie. Bvb. “mijn verlofdagen”• Kies de knop “toevoegen”• U kan de nieuwe toegevoegde categorie misschien direct aanvinken en vervolgens op de knop “OK” drukken.• U ziet de categorie op het formulier verschijnen.• Voortaan kan u hierop gaan sorteren.

Wizard REGELS• Met wizard regels kan u binnengekomen berichten automatisch:• verplaatsen naar een andere map• extra markeringen laten aanbrengen• extra verwittigingen aan u laten toekomen• bewerkingen laten uitvoeren of die berichten laten verwerken• het meest ondenkbare laten uitvoeren……• Met een wizard (spelenderwijze windows of programmahulp) kan u,

wat outlook automatisch moet uitvoeren, instellen.• Omdat er zoveel mogelijkheden zijn, beperk ik mij tot het voorbeeld

“geen berichten meer te ontvangen van APPLE-COMPUTERS” met als e-mail adres: [email protected]

Vervolg – wizard REGELS

WERKWIJZE:

• Kies in het menu van outlook “EXTRA”• Kies “WIZARD REGELS”• Selecteer “NIEUW”• In het vak “WAT VOOR TYPE WILT U MAKEN” kiest u “Berichten verwijderen”• KLIK op “VOLGENDE”• VINK AAN “Afkomstig van personen of distributielijst”• KLIK in het vak (daaronder) “Beschrijving van de regel…….” OP “PERSONEN OF

DISTRIBUTIELIJST” ( Nota : is er iets anders “standaard” aangevinkt, VINK DIT DAN UIT )

• Typ het e-mail adres of de naam van de persoon waarvan u geen post meer wenst te ontvangen EN KLIK op de knop “VAN”, vervolgens op de knop “OK”.

• KLIK “VOLGENDE”• VINK AAN “ Verwijder het bericht”• KLIK “VOLGENDE”• VINK AAN een item dat eventueel van toepassing is bij “eventuele uitzonderingen” .

Zo geen “uitzonderingen “NIETS” AANVINKEN.• KLIK op “VOLGENDE”• VUL een zinvolle herkenningsnaam IN voor deze wizardregel bij “Geef deze regel

een naam” Bvb. Verwijderen alle post van APPLE-Computers”.• KLIK op “VOLTOOIEN”• KLIK op “OK”

Extra map toevoegenin mappenlijst

bvb. contactpersonen “ping-pong-club”

Werkwijze:• Klik op “outlook vandaag” of “persoonlijke mappen”, in de

mappenlijst• Kies in het menu “bestand”• Selecteer “map” en kies “nieuwe map”• Vul een naam in (bvb. contactpersonen ping-pong-club)• Klik op het omgekeerde driehoekje bij “Map-bevat” en

kies “contactpersonen”• Onderaan, bij “selecteer waar u de map wilt opslaan”

bepaalt u waar de map moet terechtkomen. (is het een hoofdmap, of een sub-map….)

Webmail versus outlook & Tips en trucs Auteur: Ludo Huybrechts.

Documents

Transcript of Webmail versus outlook & Tips en trucs Auteur: Ludo Huybrechts.