santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys...

45
Projectplan Santarun Brandevoort 1 Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool

Transcript of santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys...

Page 1: santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool. Projectplan Santarun Brandevoort. Inhoudsopgave

Projectplan Santarun Brandevoort

1Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool

Page 2: santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool. Projectplan Santarun Brandevoort. Inhoudsopgave

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave Blz. 2, 3

Inleiding Blz. 4

Projectinhoud Blz. 5 t/m 8- Algemene uitgangspunten Blz. 5- Sfeerschets Blz. 6,7- Productiemethode Blz. 7- Tijdspad projectresultaat Blz. 8

Beschrijving marketingplan Blz. 9 t/m 12- De vijf p’s Blz. 9 t/m 12

Beschrijving fondsenwervingsplan Blz. 13

Beschrijving communicatieplan Blz. 14 t/m 17- Globale projectbeschrijving Blz. 14- Doel- en reikwijdte van het project Blz. 14- Concrete projectresultaten Blz. 14- Afspraken over communicatieverantwoordelijkheden Blz. 14- Algemeen communicatiedoel Blz. 15- Inventarisatie van de doelgroepen Blz. 15, 16- Communicatiemiddelen Blz. 16- Planning communicatieactiviteiten Blz. 17

Beheersaspecten Blz. 18 t/m 19Kwaliteit Blz. 18

- Punten vanuit het projectvoorstel Blz. 18- Uitgewerkte kwaliteitspunten Blz. 18, 19

Organisatie Blz. 20- Externe deskundige Blz. 20- Overlegstructuur Blz. 20- Organigram Blz. 21- Vrijwilligersplan Blz. 22

Faciliteiten Blz. 23- Juridisch plan Blz. 23- Locatie plan Blz. 23, 24- Facilitair plan Blz. 24

Tijd Blz. 25, 26- Tijdsplanning Blz. 25, 26

Informatie Blz. 27

Geld Blz. 28- Verantwoording opbrengsten Blz. 29

2Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool

Page 3: santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool. Projectplan Santarun Brandevoort. Inhoudsopgave

- Gemaakte afspraken Blz. 29- Berekening opbrengsten Blz. 29- Kwalitatieve/kwantitatieve opbrengsten Blz. 29

Risicoanalyse Blz. 30 t/m 32- Risicofactoren Blz. 30- Financieel risico Blz. 30- Commercieel risico Blz. 31- Juridisch risico Blz. 31- Organisatorisch risico Blz. 31- Praktisch risico Blz. 31- Technisch risico Blz. 32

3Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool

Page 4: santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool. Projectplan Santarun Brandevoort. Inhoudsopgave

InleidingMet dit projectplan hopen wij de opdrachtgever voldoende informatie te geven om een exact beeld te kunnen oproepen van ons evenement. Wij hopen hiermee inzicht te geven in de activiteiten die nog verricht moeten worden om het eindresultaat te bereiken. Hierin bespreken wij onder meer de projectinhoud, projectmarketing en –communicatie en zullen wij de beheersaspecten verder uitwerken.

De opdrachtgever van ons project is Stichting Marathon Eindhoven. Onze contactpersonen daar zijn Edgar de Veer (directeur Stichting Marathon Eindhoven), Els Vogels en Rico Snijker. Hier kunnen wij altijd terecht voor inhoudelijke vragen over ons project. Voor de vragen wat betreft criteria van het product kunnen wij altijd terecht bij de docenten van de minor Sport- en Bewegingsstimulering.

De vraagstelling van de stichting naar onze projectgroep was: ontwikkel een plan, waarin een exact beeld wordt gegeven van het eindejaarsevenement waarbij geld in wordt gezameld voor de Helmondse voedselbank “Super sociaal”. Zorg ervoor dat op de dag van het evenement het sociale, samen hardlopen centraal staat en laat hiermee zien dat de stichting marathon Eindhoven hun aanbod wil verbreden en zij niet alleen evenementen aan willen bieden die prestatiegericht zijn. Aan de hand van deze vraagstelling hebben wij dit rapport gemaakt. Hierin wordt de vormgeving van de Santa run duidelijk en geven wij verder inzicht in de activiteiten die nog verricht moeten worden.

Om dit evenement te kunnen realiseren moeten wij natuurlijk met verschillende partners samenwerken. Zo zullen wij eerst een vergunning moeten krijgen van de gemeente Helmond. Verder is er een goede communicatie nodig tussen Fontys Sporthogeschool en Stichting Marathon Eindhoven. Wijkcentrum ’t Brantpunt wil ook graag samenwerken met ons. Dit centrum willen wij graag op de dag van de Santa Run gebruiken als centraal punt van de organisatie. Tot slot wordt het evenement mede mogelijk gemaakt door een aantal sponsoren, maar dit wordt voornamelijk geregeld door Stichting Marathon Eindhoven.

4Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool

Page 5: santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool. Projectplan Santarun Brandevoort. Inhoudsopgave

Projectinhoud

Fontys Sporthogeschool gaat samen met Stichting Marathon Eindhoven in december 2013 De Santa Run van Brandevoort organiseren. Dit is een sociaal hardloopevenement, dat mensen letterlijk en figuurlijk in beweging brengt. Alle deelnemers dienen verkleed als Kerstman of Kerstvrouw (of in een andere creatieve kerstoutfit) aan de start te verschijnen. Dit loopevenement bevat een tweetal afstanden. De 1400 meter en 5200 meter. De kortere afstand is met name voor de jongere deelnemers bestemd.

Korte beschrijving van de algemene uitgangspunten of het basisconcept.

De grootste prioriteit van dit evenement is de beleving van de deelnemers. Het gaat hier niet om de individuele prestatie, maar vooral om de gezelligheid en het samen bewegen. Daarnaast willen we de Santa Run deelnemers en toeschouwers oproepen om een donatie te doen voor de Helmondse Voedselbank ‘Super Sociaal’. Dit kan in de vorm van een financiële bijdrage, maar ook door (houdbare) voedingsmiddelen te doneren op de dag van de Santa Run. Zo willen wij ervoor zorgen dat iedereen de kerst goed kan doorkomen, ook voor de mensen die het financieel wat minder hebben. Hiermee proberen wij de kerstgedachte bij iedereen in ere te houden.

Datum Vrijdagavond 21 december 2013Tijd Vrijdagavond tussen 18:30 – 22:00 uurLocatie Wijk Brandevoort (Helmond) Start/Finish De plaetsen Afstanden 1400 meter Kids Santa Run

5200 meter Santa RunRoute De Plaetse, statenlaan, laan door de veste, Rinckstraat, Koolstraat,

Herenlaan, Laan door de Veste, Vaartsestraat, statenlaan, De Plaetse.Programma : 19.00 uur Start Kids Santa Run (6 t/m 13 jaar)

: 19.30 uur Start Santa Run

: 20.15 uur Prijsuitreiking

: 20.30 uur Optreden gospelformatie

5Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool

Page 6: santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool. Projectplan Santarun Brandevoort. Inhoudsopgave

Parcoursplaatje Santa Run Brandevoort

Stichting Marathon Eindhoven heeft als doel dat zij zich met dit evenement meer laten zien dan alleen in de organisatie van de marathon. Zij willen hiermee een nieuwe doelgroep aanboren, dat zij de communicatie met hun deelnemers verlengen en dat zij hun sponsoren op termijn meer zichtbaarheid kunnen bieden gedurende het jaar. Om deze voorgaande reden willen zij er ook voor zorgen dat het een jaarlijks terugkerend evenement gaat worden.

Sfeerschets

Omdat de Santa Run een kerst gerelateerd evenement is, zal de wijk Brandevoort ook helemaal worden aangekleed in de vorm van kerstbomen en kerstverlichting. De week voor de Santa Run vindt er de jaarlijkse Dickens night plaats. Dit is een sfeermarkt waarbij diverse producten worden aangeboden. Alles is dan helemaal aangekleed in de kerstsfeer. Deze aankleding van de wijk Brandevoort blijft tot na de Santa Run.

Ook zullen de deelnemers zich aanpassen aan de kerstsfeer. Het is niet zoals bij andere loopevenementen dat de deelnemers in een kort broekje en een shirtje aan de start staan. Bij dit evenement is het verplicht om deel te nemen als Kerstman of Kerstvrouw. Zo is de aankleding van het evenement helemaal compleet en zal er een gezellige sfeer worden gecreëerd.

6Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool

Page 7: santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool. Projectplan Santarun Brandevoort. Inhoudsopgave

De beleving van de deelnemers staat voorop bij dit evenement. We willen het competitieve element uit de weg gaan en plaats maken voor de gezamenlijke en gezellige sfeer. Hiernaast hopen wij dat de bezoekers zich in gaan leven in de deelnemers en het thema, dat ook zij een hoge beleving hebben bij dit evenement. Door het betrekken van de voedselbank hopen wij ook dat deze mensen zich een beeld kunnen vormen van mensen die minder bedeeld zijn.

Het publiek dat naar dit evenement komt kijken kunnen zich langs heel het parcours verplaatsen. Zo kunnen zij met volle enthousiasme familie, vrienden of kennissen aanmoedigen die deelnemen aan de Santa Run. Iedereen is daarom van harte welkom op vrijdag 21 december vanaf half zeven. Aansluitend aan het evenement zal er een soort van feestavond plaatsvinden dat voor iedereen toegankelijk is. Deze avond zal ingevuld worden door een optreden van een gospelformatie.

Productiemethode

Wijkcentrum ’t Brantpunt’ zal op de dag van de Santa Run de thuisbases zijn voor de organisatie. Vanuit hier wordt alles gecoördineerd en aangestuurd. Als mensen vragen hebben met betrekking tot de Santa Run, dan kunnen zij hier terecht.

Het parcours wordt aan het begin van de avond uitgezet door enkele vrijwilligers van Stichting Marathon Eindhoven. Zij zorgen tevens ook voor de bewaking van het parcours tijdens het evenement. Bij het uitstippelen van het parcours is rekening gehouden met toegankelijkheid van de bezoekers. Zo hebben we ervoor gezorgd dat er sowieso één parkeergarage in de buurt van het parcours bereikbaar is. Hier kunnen de mensen die van buitenaf komen zijn of haar auto kwijt. We gaan er vanuit dat de meeste mensen uit de buurt komen en dus op de fiets of te voet arriveren.

Voor de Openbare basisschool Brandevoort zal een groot podium komen voor de optredens die deze avond plaats zullen vinden. Dit podium zal ook opgebouwd worden door de aanwezige vrijwilligers. De inrichting hiervan laten wij over aan de desbetreffende artiest. Dit werkt wel zo makkelijk voor hun.

Omdat wij het wijkcentrum aangesteld hebben als centraal punt, zullen zij een aandeel hebben in de consumptiemogelijkheden voor zowel de deelnemers als de toeschouwers. Zij zullen daarom zelf de nodige kraampjes opzetten, zodat hier gebruik van kan worden gemaakt. Wanneer zij daarbij nog hulp nodig hebben zullen wij hun daarbij assisteren.

Tijdspad productieresultaat

7Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool

Page 8: santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool. Projectplan Santarun Brandevoort. Inhoudsopgave

Er zijn een aantal momenten, waarop cruciale beslissingen genomen worden over een project, namelijk na elke projectfase (je zou kunnen zeggen dat wij deze momenten ook onder kunnen verdelen in onze beroepsproducten). Dit is niet alleen het moment om de stand van zaken van het project op te nemen, maar ook om opnieuw te kijken naar de fases die nog moeten komen en zo kun je dan eventueel sommige planningen aanpassen/ bijstellen.

Wij zijn nu bezig met het schrijven van ons projectplan. Wij hopen hiermee inzicht te geven in een aantal factoren. Hierin wordt o.a. een tijdpad uitgezet, een budget opgesteld (gegeven), een team/ leden geformeerd, het doel van het evenement wordt concreet beschreven en de hulpmiddelen rondom het project zijn grotendeels bepaald.

8Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool

Page 9: santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool. Projectplan Santarun Brandevoort. Inhoudsopgave

Beschrijving Marketingplan

Wij hebben gekozen om een marketingplan te beschrijven niet omdat ons standaardprincipe winst maken is maar dat we iets nieuws op de markt brengen in de stad Helmond. Daarvoor hebben wij hieronder de 5 p’s beschrijven naar aanleiding van een nieuw project in Helmond.

Product:

Het product van onze hoofddoelgroep is het sociaal hardloop evenement de Santa run. Waarbij een voedselinname plaatsvindt voor de voedselbank van Helmond. Tevens worden de sponsoren beter in beeld gebracht en zal de samenwerking met externe instanties worden versterkt en verbeterd. Verder willen wij met dit evenement de band met de deelnemers verbeteren zodat de mensen een beter inzicht krijgen in de organisatie van het marathonbureau waardoor de andere evenementen ook meer interesse krijgen. Ook wordt door dit evenement de tijd tussen de standaard activiteiten van het marathon bureau verkort waardoor er meer contact ontstaat tussen deelnemers, medewerkers en externe instanties. Dit is positief voor iedereen omdat zo het contact ‘’vers’’ blijft en de afspraken minder zakelijk maar persoonlijker worden.

Het product van onze subdoelgroepen zijn de 1400 meter loop voor kinderen en de 5200 meter loop voor volwassenen waarbij ze allemaal lopen in een kerst pak. Bij deze loop zullen zowel de kinderen als de volwassenen een parcours afleggen binnen de veste van Brandevoort wat volledig in het thema van kerst zal plaatsvinden. Verder gaat het er niet om wie er de snelste tijd neerzet maar gewoon puur voor de gezelligheid en om de ultieme kerstsfeer te beleven met eventueel je buren, andere inwoners, deelnemers van het hardloop evenement. Het hardloop evenement valt onder de term ‘’super-sociaal’’ en daarom zal er tijdens het evenement voedsel worden ingezameld voor de voedselbank van Helmond om zo de mensen die het met kerst wat minder hebben toch ook die warme sfeer van kerst te laten voelen. Zowel deelnemers als toeschouwers kunnen hun steentje bijdrage aan de oplevering van voedsel voor de voedselbank, dit kun je dan weer weerleggen op het thema ‘’super sociaal’’.

Sponsoren zullen tijdens dit evenement een bijdrage leveren aan de organisatie van de Santa Run. Dit zullen 2 grote sponsoren zijn die een bijdrage leveren van € 1000,- en 6 kleinere sponsoren die een bijdrage leveren van €500,-. De sponsoren worden in de aanloop van het project en op de dag zelf goed in beeld gebracht en zullen ook promotiemateriaal plaatsen en/of de dag zelf aanwezig zijn. Dus in het algemeen worden ze goed in beeld gebracht zodat hun bijdrage niet voor niets is geweest.

9Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool

Page 10: santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool. Projectplan Santarun Brandevoort. Inhoudsopgave

Prijs:

We hebben een globale opzet van de kosten en baten gemaakt dit resulteerde in het volgende schema:

Kosten BatenTenten, geluid, dj, optreden, gebruik van het brandpunt

€2000,00 Inkomsten inschrijf gelden

(600 x €6,00 -/- 6% BTW) €3396,00

Parcours, afzettingen, materialen, muziekpunten

€1300,00 Verkoop Santa pakken

(400 x €1,48) (= netto marge) €592,00

Inschrijfmodule, startnummers

€350,00 Inkomsten horeca €0

Herinnering (700 x €0,90) €630,00

Sponsoring €5.000(6 x sponsor €500)(2 x sponsor €1.000)

Verzorging vrijwilligers

€400,00

Productie sponsordoeken, flyers, posters

€1600,00

Verguning, leges, etc.

€350,00

Kosten marathonbureau

€1700,00

Onvoorzien €500,00Totaal €8830,00  Totaal €8988,00

Zoals hierboven beschreven komt ongeveer de helft van de baten uit inschrijfgelden/ verkoop Santa pakken en de helft uit sponsoring. We hebben de groep sponsoring opgedeeld in 2 hoofdsponsors en 6 kleine sponsoren.

De kosten zijn verdeeld over verschillende posten. Deze posten zijn nodig om een goed en leuk draaiend evenement te organiseren. Stichting marathon maakt geen winst, wat resulteert in een nagenoeg gelijk bedrag onder aan de streep bij zowel de kosten als de baten.

Tijdens het evenement zullen er 2 lopen plaatsvinden, dit zijn de 1400 meter (1 ronde) voor de kinderen en de 5200 meter (4 ronde) voor volwassene. Voor beide groepen, zowel de kinderen als de volwassene, bedragen de kosten €6,- inschrijfgeld. De inschrijfkosten gelden deels voor de dekking van de baten.

10Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool

Page 11: santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool. Projectplan Santarun Brandevoort. Inhoudsopgave

Plaats:Het evenement wordt gehouden in de wijk brandevoort gelegen in Helmond. Het gedeelte in brandevoort waar het evenement gehouden wordt heet ‘de veste’. Gelegen in dit gedeelte is het cafe ’t brandpunt, tevens zal dit het centrale punt zijn tijdens het evenement. Hier kunnen de deelnemers terecht voor startnummers en informatie.

De rede waarom marathon Eindhoven heeft gekozen voor brandevoort gelegen in Helmond is als volgt. Marathon Eindhoven is oorspronkelijk ontstaan uit een samenwerking tussen atletiekverenigingen uit Eindhoven en Helmond, maar deze historische band is maar bij weinig mensen bekend, daarom heeft het onze voorkeur om de ‘Santa Run’ in Helmond te organiseren. Gelet op de sfeer en de tijd van het jaar, past de wijk Brandevoort (de Veste) als perfect decor bij de Santa Run. Verder is er de week voor de marathon een ander evenement in brandevoort genaamd dickens night. Door dit evenement is heel brandevoort gehuld in kerstversiering en kerstsfeer, wat natuurlijk perfect aansluit bij onze ‘santa run’.

Een andere rede voor het organiseren van de Santa run in Helmond is het zeer geringe aantal hardloop evenementen dat per jaar plaats vind in Helmond. Per jaar zijn dit er helemaal geen tot een paar kleine, wat dus betekend dat de Santa run iets vernieuwde zal brengen in Helmond. Dit maken de kansen op succes natuurlijk des te groter.

Verder is het belangrijk dat brandevoort goed te bereiken is. Je kunt er gemakkelijk komen met de auto, wat de distributie rondom het evenement gemakkelijk maakt. Ook ligt er midden in ‘de veste’ een treinstation, dit maakt de bereikbaarheid voor zowel deelnemers als toeschouwer nog beter.

Promotie:

Voor de Santa run zal er een Facebook pagina worden opgezet om zo reclame te maken voor het project wat in Brandevoort wordt gehouden. Denk aan de deadline wanneer de Facebook pagina in de lucht gaat. Verder zullen er flyers en posters worden gemaakt om deze uit te delen en op te hangen in Brandevoort en in de omliggende omgeving (Eindhoven, Nuenen, Asten, Bakel, Geldrop).

Verder zal er op de webpagina van het marathon bureau en de Facebook pagina ook nog een aantal advertenties worden geplaatst met verduidelijking van het evenement op 21 december 2013.

De sponsoren zullen ook hun steentje bijdrage met het evenement te promoten tijdens beurzen of direct naar de klanten toe zodat ook dit weer verder wordt verspreid onder de mensen.

11Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool

Page 12: santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool. Projectplan Santarun Brandevoort. Inhoudsopgave

Personeel:Het gebruik van personeel wat wij hebben gaat veelal via vrijwilligers. Via stichting marathon is er een groot bestand aan vrijwilligers wat te benaderen is. De kosten die hiervoor staan is alleen het verzorgen van deze vrijwilligers, dit is een groot voordeel want dit scheelt in de kostenpost.

Deze vrijwilligers melden zich, zoals het woord al zegt, vrijwillig aan. Dit wil zeggen dat de mensen enthousiast zijn om mee te helpen, en graag hun steentje bij willen dragen. De vrijwilligers wordt meegegeven een vriendelijk en behulpzame uitstraling te uiten naar zowel de deelnemers als de toeschouwer, maar meestal is dit niet eens nodig en gaat het vanzelf.

Verder bestaat het personeel nog uit mensen die in vaste dienst zijn van het marathon bureau. Het gaat hierbij om de directeur en een tweetal andere werknemers. Aan deze mensen zitten uiteraard wel kosten verbonden maar deze staan netjes opgenomen in de begroting. Ook hebben we nog het verplicht personeel, dit wil zeggen de hulpdiensten en de beveiliging wanneer nodig. Uiteraard zit aan dit personeel ook kosten verbonden maar ook dit is opgenomen in de begroting.

Als laatste is er nog het personeel van ’t café het brandpunt, ons centrale punt gedurende de santa run. Omdat de marathon geen winst hoeft te maken op het café is er de afspraak dat ’t brandpunt alle winst mag houden. Dit houdt wel in dat de personeelskosten die daar bij komen kijken voor hun rekening valt. Wat voor ons betekend dat wij ons hier geen zorgen over hoeven te maken.

12Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool

Page 13: santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool. Projectplan Santarun Brandevoort. Inhoudsopgave

Beschrijving Fondsenwerving plan:

Zoals het er nu uitziet gaan we gedurende het evenement van 2013 niet gebruik maken van subsidies of fondsen. Om hier dus verder op in te gaan heeft geen toegevoegde waarde. Wat wel opgenomen is in onze begroting zijn sponsoren.

We willen uit de sponsoring een bedrag van €5000,- halen. Om dit te realiseren hebben we het geheel verdeeld in 8 sponsoren. Dit betekend 2 grote sponsoren van €1000,- en 6 kleinere sponsoren van €500. We willen deze sponsoren zoveel mogelijk uit het vaste sponsor bestand van de marathon Eindhoven halen, om deze sponsoren gedurende het jaar meer in beeld te brengen.

De tegenprestatie die onze sponsoren ontvangen als dank voor hun bijdrage is duidelijk in beeld gebracht worden gedurende ons evenement en de gebeurtenissen daaromheen. Dit resulteert zich in zichtbaarheid gedurende het evenement(spandoek), advertentie op de site en advertentie is onze folders.

13Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool

Page 14: santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool. Projectplan Santarun Brandevoort. Inhoudsopgave

Beschrijving communicatieplan:

a. Globale projectomschrijving:

Het organiseren van een loopevenement in de stad Helmond. Waarbij het thema ‘’super sociaal’’ centraal staat dit in verband met de kerstsfeer. Het is de bedoeling dat alle deelnemers verkleed komen in kerstsfeer hierbij kun je denken aan een kerstmanpak. Verder zal er op die dag een inzameling zijn voor de voedselbank van Helmond om ook de mensen die het wat minder hebben tijdens de feestdagen toch een warm gevoel te geven.

b. Doel en reikwijdte van het project:

De doelstelling van dit eindejaar evenement is mensen bij elkaar brengen rond de kerstperiode met behulp van een Santa run, waarbij geld ingezameld wordt voor de Helmondse voedselbank “Super sociaal”. Bij een Santa run is het de bedoeling dat de lopers verkleed zijn als Kerstmannen en vrouwen. De reikwijdte van dit evenement is de omgeving van Helmond dit resulteert in de plaatsen Eindhoven, Nuenen, Asten, Geldrop. Verder kunnen er mensen van buiten deze reikwijdte ook gewoon deelnemen aan het evenement de Santa Run.2e doel is dat we hier een jaarlijks terugkomend project van willen maken.

c. Concrete projectresultaten:

De Santa Run heeft niets te maken met een creatievraag, omdat de vorm van het evenement al is bepaald. Het is namelijk kerst gerelateerd en zal daar dus ook helemaal op aangepast worden. Zo zal de kerstgedachte in eren worden gehouden en zal het parcours mooi versierd zijn met kerstverlichting. We verwachten dat de deelnemers vooral plezier zullen beleven. Dit geldt voor zowel de oudere als de jongere deelnemers en de toeschouwers natuurlijk. Wij hopen dat de volwassen die betrokken zijn bij dit project zich mee bewust worden van ‘Super Sociaal’.

We willen ervoor zorgen dat het een jaarlijks terugkerend evenement gaat worden. Dit met name om de kerstgedachte ieder jaar weer naar voren te halen. Het samen zijn staat dan centraal, zoals dat bij kerst ook is. Daarom betrekken we ook voedselbank ‘Super Sociaal’ bij dit evenement om er voor te zorgen dat mensen die het wat minder breed hebben ook een gezellige kerst hebben. We willen er daarom voor zorgen dat mensen jaarlijks uitkijken naar dit evenement zodat we jaarlijks succes hebben.

d. Afspraken over de communicatieverantwoordelijkheden:

Eindverantwoordelijke voor de communicatie van het project zijn Tom en Mike. Het communicatie plan wordt dus ook opgesteld door Tom en Mike. Iedereen binnen de organisatie houdt zich aan dit plan en voert dit dus ook uit. Op deze manier is er structuur en duidelijk binnen de organisatie, wat zorgt voor een fijne en efficiënte werksfeer. Het coördineren en bewaken van dit plan zal ook door Mike en Tom gebeuren, ze zullen erop toezien dat alles volgens afspraken verloopt.

e. Algemeen communicatiedoel:

Ons algemeen communicatiedoel naar buiten toe is dat het een evenement wordt wat gecombineerd wordt met ‘’leuk’’ en het thema ‘’super-sociaal’’. Het is aan het einde van het jaar voor het marathon bureau het perfecte evenement om zich te profileren naar de deelnemers en de toeschouwers. Het is een leuk evenement om zo contacten te wisselen met verschillende instanties, deelnemers en toeschouwers om zo het einde van het jaar goed en gezellig af te sluiten. Het thema wat er aan gekoppeld is dat aan het einde van het jaar een groot deel van de mensen het moeilijk hebben, vandaar dat we voedsel inzamelen voor de voedselbank om zo toch de mensen een fijne afsluiting te kunnen geven vanwege het einde van het jaar.

14Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool

Page 15: santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool. Projectplan Santarun Brandevoort. Inhoudsopgave

Het grootste doel van het evenement is om een koppeling te leggen tussen ‘’leuk’’ en ‘’super-sociaal’’.

f. Inventarisatie van de doelgroepen met bijbehorend doel en boodschap:

Communicatiedoelgroep Communicatiedoelstelling

Communicatieboodschap

Productdoelgroepen

- Deelnemers

- Bewoners Brandevoort

Deelnemerswerven

Santa run op 21-12-2013

Komt allen op de 21e van december meedoen aan de het eindejaarevenement de Santa Run!

Bewoners informeren over het evenement wat komen gaat zodat ze op de hoogte zijn.

Fondsenwervingdoelgroepen

- Samenwerkingspartners Samenwerking tussen marathonbureau en ‘t Brandpunt

Samenwerking tussen marathonbureau en ‘t Brandpunt een eindejaar run te organiseren op 21-12-2013

Overige partijen

- Vergunningverleners.

- Projectgroep

- Marathonbureau Eindhoven

Vergunning Santa run Brandevoort 21 December 2013

Facebookpagina

Promotiemateriaal

Aanvraag van vergunning waarbij wij een go ontvangen om het eindejaar evenement Santa run in brandevoort uit te voeren.

Het maken van een facebook

Het maken van posters, flyers en eventueel spandoeken als promotiemateriaal voor het eindejaarevenement.

15Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool

Page 16: santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool. Projectplan Santarun Brandevoort. Inhoudsopgave

g. Kiezen van de in te zetten communicatiemiddelen, gewenste stijl/toon, frequentie, afzender en feedbackmogelijkheden:

Communicatiematrix:

- Voor communicatiedoelgroepen, communicatiedoelstellingen en communicatie boodschappen zie punt F hierboven.

- De communicatiemiddel waar wij gebruik van maken binnen onze projectgroep zijn de volgende:- reclame bijv: internet, advertenties, posters/flyers.- PR en dan voornamelijk mond tot oor reclame.- Direct marketing door middel van directe mail naar deelnemers.

- De stijl en toon die wij binnen onze communicatie gebruiken zijn het benaderen van de mensen op een vriendelijke manier maar het tegelijkertijd ook zakelijk te houden. Op deze manier proberen wij ervoor te zorgen dat de communicatie op een open manier wordt gehouden maar dat wij toch ook serieus genomen worden tijdens de ontwikkeling van het project.

- Frequentie en timing:Wij proberen alles tijdig te regelen zodat we gedurende de ontwikkeling van het project niet voor verassingen komen te staan. Dit betekent dat we in januari al beginnen met de vergunning aanvraag dan 5 maanden van tevoren beginnen we met de advertenties te verspreiden van het evenement de Santa run. In de rest van de tijd van het project vullen we deze informatie aan waar nodig met bijvoorbeeld inschrijfmogelijkheden en dit bouwen we op richting uitvoering van het project.

- Afzender:Alles wordt verstuurd vanuit het projectbureau Marathon Eindhoven. Zij zijn de initiatiefnemers en moederorganisatie achter de Santa run.

- Feedbackmogelijkheden:Op de site van de Santa run zal een emailadres komen te staan waarnaar zowel deelnemers als toeschouwers een vraag kunnen sturen mocht er iets niet duidelijk zijn. Gedurende dit evenement zullen er genoeg mensen van de organisatie aanwezig zijn om de mensen feedback te kunnen geven. Het emailadres voor eventuele informatie is: i [email protected]

- Tegenprestatie:Tijdens mondeling gesprek vragen aan Edgar

16Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool

Page 17: santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool. Projectplan Santarun Brandevoort. Inhoudsopgave

h. Planning van de communicatieactiviteiten:

Soort communicatie Tijdsplanning- Deelnemers werven

- Bewoners informeren overSanta run 21- 12- 2013

- Samenwerking tussenmarathonbureau en cafe’t brandpunt regelen

- Aanvraag vergunning voorde Santa run in brandevoortop 21 december 2013

- Het maken van de facebook-pagina

- Promotiemateriaal regelen voor de Santa run

- Vrijwilligers werven enInformeren

- Informeren en regelensamenwerkingvoedselbank

- 21 oktober 2013

- 1 november 2013

- Februari 2013

- Januari 2013

- 1 oktober 2013 lancering 21 oktober 2013

- Regelen vanaf februari 2013

- Vanaf 1 oktober 2012

- Vanaf verkrijgen vergunning

17Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool

Page 18: santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool. Projectplan Santarun Brandevoort. Inhoudsopgave

Beheersaspecten (koftig)

Kwaliteit

Smart doelstelling: het organiseren van een loop evenement in Helmond voor alle leeftijden met als doel het jaar gezamenlijk af te sluiten met de deelnemers en de inwoners op speelse wijze en om dit een jaarlijks, terugkomend evenement te maken.

Punten vanuit het projectvoorstel

Hoe waarborgen we de kwaliteit: - Een realistische deadline creëren, waarin het mogelijk is om het evenement te

bewerkstelligen (strakke tijdsplanning).- Contact zoeken en onderhouden met locale faciliteiten en verenigingen.- Het contact tussen de projectleden zal via diverse middelen onderhouden worden.- Diverse communicatiemiddelen gebruiken, om inwoners en deelnemers in te

lichten.- Elke week bij elkaar komen voor een vergadering over hoe het verloopt en

waarmee we achterlopen of bijlopen. - Tijdsplanning en activiteiten waarborgen door middel van het balkenschema

Uitwerking gestelde kwaliteitspunten

- Het evenement gaat plaatsvinden op vrijdag 21 december 2013 te Helmond. We hebben geruime tijd om alles goed voor te bereiden en te plannen. Door de ruime tijdsplanning verwachten we geen problemen met de deadline van het evenement.

- Er is contact gezocht met het wijk/ontmoettingscentrum van Brandevoort. We hebben overleg gehad met de eigenaar van “ ’t brandpunt ”. Tijdens het overleg hebben we onze samenwerking besproken over wat wij hun en zij ons kunnen bieden. Ze waren erg positief over het doel van het evenement en gaven aan dat ze graag mee wilden werken met het evenement. Ook willen we contact opnemen met de beheerder van de locale sportfaciliteiten, met betrekking tot het gebruik van de kleedruimtes. Deze ruimte zou plaats bieden aan de lopers, zodat zij zich hier in een overdekte ruimte kunnen omkleden, douchen en verzorgen. Daarnaast moet er tijdig contact worden gezocht met de gemeente van Helmond voor de aanvraag van de vergunning.

- Het communiceren zal tussen de projectleden via de mail en telefonisch gerealiseerd worden. Deze bestaat uit een gezamenlijk mailadres, waar wij de mail kunnen ontvangen van verschillende samenwerkingsorganisaties. Bovendien kunnen we hier makkelijk informatie en documenten delen met de projectleden. Via de telefoon hebben we contact door middel van individuele- en een groepswhatsapp. Daarnaast bestaat telefonisch contact ook uit het bellen van de projectleden.

- Om de kwaliteit te waarborgen ten opzichte van het aantal deelnemers en vrijwilligers, hebben we gebruik gemaakt van verschillende communicatiemogelijkheden. We hebben gebruik gemaakt van folders, posters, advertenties en een website.

- Elke werkdag komen we als projectgroep bij elkaar om aan het evenement te werken. We kunnen dan gezamenlijk overleggen en bij vragen kunnen we gemakkelijk bij elkaar informeren. We hadden gepland om elke week een vergadering te houden met stichting marathon Eindhoven. Uit praktijk is gebleken dat een wekelijkse bijeenkomst overbodig is. In plaats daarvan hebben we besloten, om één keer in de twee weken een bijeenkomst te laten plaatsvinden om elkaar op de hoogte te houden

18Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool

Page 19: santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool. Projectplan Santarun Brandevoort. Inhoudsopgave

van de vorderingen en om het verdere verloop te bespreken. Naarmate het evenement dichterbij komt, zullen er meer vergaderingen plaatsvinden.

19Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool

Page 20: santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool. Projectplan Santarun Brandevoort. Inhoudsopgave

Organisatie

- De opdrachtgever van dit evenment is projectbureau marathon Eindhoven. Dit bureau verzorgt diverse loopevenementen in de regio Eindhoven. De contactpersoon van dit bureau is Edgar de Veer. Hij is tevens de directeur van deze stichting. Samen met Els Vogels en stagiair Rico Snijkers organiseren zij vanuit deze stichting het evenement in Helmond. Dit in samenwerking met onze projectgroep vanuit de minor op Fontys Sporthogeschool.

- De projectleider vanuit de minor “marathon van Eindhoven” is Liselotte Mulders. Dit is een docent aan de Fontys Sporthogeschool. Ze coördineert en motiveert onze projectgroep tijdens het uitwerken van dit evenement. Voor vragen en problemen kunnen we bij hem terecht.

- De projectmedewerkers van dit jaar zijn wij als projectgroep. Wij zijn studenten aan de Fontys Sporthogeschool en volgen de minor sport en bewegingsstimulering. Wij zijn de projectgroep van de marathon van Eindhoven. Het organigram van dit evenement staat op de volgende pagina weergegeven.

Externe deskundigen

Er zijn diverse externe deskundigen bij ons evenement betrokken. Zij verzorgen colleges en geven aanvullende informatie voor het organiseren van een evenement. Dit zijn docenten die werkzaam zijn op Fontys Sporthogeschool.

Overleg structuur

Type overleg

Doel Voorzitter

Deelnemers Frequentie/timing

Programma bureau-overleg

-Voortgang-Ondersteuning Deelprogramma’s-Actiepunten doorwerken.

Dit ver-schilt per overleg

-Projectbureau marathon Eindhoven (Edgar de Veer, Els Vogels en Rico Snijkers) -Projectleiders - Projectgroep minor marathon eindhoven

Eén keer in de twee weken, elke woensdag.

20Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool

Page 21: santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool. Projectplan Santarun Brandevoort. Inhoudsopgave

Organigram

21Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool

Page 22: santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool. Projectplan Santarun Brandevoort. Inhoudsopgave

Vrijwilligersplan

Voor ons project hebben wij vrijwilligers om het evenement tot een goed einde te laten verlopen. Op verschillende plekken kunnen wij vrijwilligers neerzetten. Deze posten zijn: parcours, eet- en drink voorzieningen, begeleiden van lopers, uitdelen van startnummers en kerstmanpakken, start en finish en een voedselinleverpunt. Op elke post zijn verschillende taken uit te voeren. Deze zullen wij hieronder kort beschrijven.

Parcours:De vrijwilligers op deze post moeten ervoor zorgen dat de toeschouwers niet op het parcours in de weg lopen. Ook moeten zij voor hinderlijke paaltjes staan en zorgen dat deelnemers hier niet door worden gehinderd door het tijdig waarschuwen hiervan.Als laatste zullen zij de infrastructuur door Brandevoort heen leiden. Hiervoor zijn er ongeveer 30 vrijwilligers nodig. Zij zullen vanaf 18:30 uur aanwezig moeten zijn om het parcours af te zetten en ze zullen pas klaar zijn als de laatste deelnemer is gefinisht en het parcours weer opgeruimd is.

Eet- en drink voorzieningen:We hebben vrijwilligers nodig die achter een eet- of drinktent gaan staan. Ze zullen eten en/of drinken serveren aan deelnemers, toeschouwers en betrokkenen. Hier zijn 16 vrijwilligers voor nodig. Deze zijn werkzaam vanaf 17:00 uur t/m 22:00 uur.

Begeleiden van lopers:Hierbij moet je als vrijwilliger rondlopen als inforunner tijdens het loopevenement. Dit houdt in dat je de vragen over het evenement en faciliteiten moet beantwoorden. Daarnaast begeleid je de deelnemers naar de omkleed- en doucheruimtes. Hiervoor zijn 10 vrijwilligers nodig. Deze beginnen om 17:00 uur en zijn afgelopen rond 22:00 uur. Uitdelen van startnummers en kerstmanpakken:Deze vrijwilligers nemen plaats in café ’t brandpunt. De deelnemers kunnen hier terecht als zij hun startnummer en kerstmanpakken op moeten halen. Hiervoor zijn 4 vrijwilligers nodig. Deze beginnen om 17:00 uur en zijn werkzaam t/m 20:00 uur.

Start en finish:Hieronder valt de levende startlijn. De vrijwilligers houden de deelnemers bij de start als het ware tegen. Als het startsein word gegeven sprinten deze vrijwilligers naar voren en verspreiden zich naar de zijkanten. Hier zijn ongeveer 8 vrijwilligers voor nodig en dit zullen ze twee keer op de avond doen. De eerste keer is om 19:00 uur bij de Kids Santa Run en de tweede keer zal de levende startlijn plaatsvinden om 19:30 uur bij de Santa Run.Verder valt hier het leuk maken van het finishen onder. De vrijwilligers zullen bijvoorbeeld een lint vasthouden en deze loslaten wanneer de eerste deelnemer finisht.

Voedselinleverpunt:De vrijwilligers die hier aanwezig zijn zullen voedsel in ontvangst nemen voor de voedselbank. Zij zullen dit geordend neerzetten en bewaken. Hier zijn ongeveer 3 vrijwilligers voor nodig en zal vanaf 18:00 t/m 22:00 uur plaatsvinden.

22Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool

Page 23: santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool. Projectplan Santarun Brandevoort. Inhoudsopgave

Faciliteiten

Juridisch planOm ons loopevenement te kunnen uitvoeren, hebben we verschillende vergunningen en goedkeuringen nodig. Daarbij moeten we denken aan de vergunning van de gemeente Helmond. Hiervoor nemen we contact op met de gemeente om een afspraak te maken met de wethouder. Wij leggen onze ideeën bij de wethouder neer en vragen om een opgesteld contract te ondertekenen indien hij positief is over het project. Anders moeten wij onze ideeën bijstellen en vragen daarna een nieuw overleg aan. Wanneer het project is goedgekeurd door de gemeente en een vergunning is verkregen, willen wij via de gemeente zorgen voor voldoende veiligheidsvoorzieningen tijdens het evenement. Hierbij kunt u denken aan EHBO, bewaking en 112-diensten. Tevens zullen de buurtbewoners rondom het parcours ingelicht moeten worden. Er bestaat een mogelijkheid dat het evenement tot laat gaat duren. Hier kunnen de buurtbewoners zich dan op voorbereiden. Daarnaast hebben we goedkeuring nodig van ontmoetingscentrum “ ’t Brandpunt”. Dit is gelegen op een gunstige locatie ten opzichte van het parcours. Wij willen graag met hun samenwerken in verband met eet-, drink- en sanitaire voorzieningen. Bovendien willen we deze locatie gebruiken voor het afhalen van startnummers en kerstmanpakken. Er moeten duidelijke afspraken gemaakt worden, voor een correcte samenwerking.

LocatieplanHet parcours.

Het loopevenement wordt in de wijk “Brandevoort” in Helmond gehouden. Hier heeft stichting marathon Eindhoven voor gekozen. Dit, omdat het een vrij nieuwe wijk is met veel sfeer en mooie nieuwbouw. Bovendien vindt in de week voor het evenement de

23Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool

Page 24: santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool. Projectplan Santarun Brandevoort. Inhoudsopgave

Dickensnight plaats. Op deze avond worden alle straten en huizen door de buurtbewoners met kerstversieringen versiert. Deze blijft tot het einde van het jaar hangen, dus de versiering zal met de Santa run de wijk nog mooi verlichten en opkleuren. De wijk is makkelijk te bereiken met het openbaar vervoer, daardoor zullen meer buitenstaanders gemakkelijk bij het evenement geraken. Daarnaast is er voldoende parkeergelegenheid onder de plaatselijke supermarkten. Hierdoor is het ook aantrekkelijk om met de auto te komen.Het parcours is 1400 meter lang en loopt door de vesting van Brandevoort. Door de kleine route blijf je in het centrum lopen, daardoor wordt het verkeer zo min mogelijk gehinderd. Ook blijft iedereen zo door de versierde straten lopen.

De start en finish bevindt zich op het binnenplein van Brandevoort. Het is centraal gelegen en het wijkcentrum ’t brandpunt ligt op 20 meter afstand. Ook is er bij de start en finish voldoende plaats om een geluidsinstallatie neer te zetten met dj om de sfeer er in te houden. Daarnaast is er ook voldoende ruimte voor eet en drink gelegenheden bij de binnenplaats.

Facilitair plan ’t BrandpuntIn de voorgaande sub kopjes heeft u kunnen lezen dat ’t Brandpunt een ontmoetingscentrum is van Brandevoort. Graag willen wij deze faciliteit gebruiken voor eet, drink, ophaalpunt en sanitaire voorzieningen. Wij hebben dit als volgt aangepakt. Wij hebben afgesproken met ’t Brandpunt dat de deelnemers en bezoekers gebruik kunnen maken van de sanitaire voorzieningen. Daarnaast zullen wij dit als ophaalpunt gebruiken. In ruil hiervoor mag ’t Brandpunt alle inkomsten zelf houden die ze die avond maken. Ook zal ’t Brandpunt meer op de kaart gezet worden door het aantal (onbekende) bezoekers die deze dag aanwezig zullen zijn.

Gemeente HelmondDe gemeente zal veel bezoekers trekken door dit evenement. Dit is goed voor de sfeer tussen de buurtbewoners zelf, maar ook wordt Brandevoort meer bekend in omstreken. Door hier een jaarlijks terugkomend evenement van te maken, worden Brandevoort en Helmond positief op de kaart gezet. Ook willen wij graag het evenement in Brandevoort doen, omdat dit voor ons een geheel nieuwe locatie is. Zo willen wij de samenwerking in de regio Eindhoven positief waarborgen.

Geluidsinstallatie De dj die wij hebben aangesteld, heeft zelf zijn eigen geluidsinstallatie. Deze zal hij op de dag zelf meebrengen. Wel helpen mee met het opbouwen hiervan. de dj mag dan voor eigen reclame zorgen tijdens het evenement. Deze dj zal op het plein komen te staan waar de start en finish plaatsvinden. Hierdoor ontstaat er een gezellige sfeer rondom deze plek.

Facilitaire voorzieningenDe dixies worden geregeld via een erkend bedrijf. Dit bedrijf is bekend bij stichting marathon Eindhoven en wordt vaker gevraagd voor het leveren van dixies tijdens loopevenementen. We bespreken de datum, de lengte van het parcours, het aantal deelnemers en het verwachte aantal toeschouwers zodat zij een inschatting kunnen maken van hoeveel dixies er geleverd moeten worden. Ook de afzethekken worden via stichting marathon Eindhoven geregeld. Ook dit bedrijf levert vaker afzethekken voor deze stichting. Daarbij wordt besproken wanneer het evenement plaatsvindt, hoe lang het parcours is, enzovoort. De samenwerking met dit bedrijf is zeer positief. De tentjes regelen we via een lokaal bedrijf die contacten heeft bij ontmoetingscentrum ’t Brandpunt. Dit bedrijf regelt altijd de tenten als er iets te beleven is in Brandevoort.

24Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool

Page 25: santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool. Projectplan Santarun Brandevoort. Inhoudsopgave

Tijd(Tijdsplanning voor traject)

Activiteiten Door Week 1

Week 2

Week 3

Week 4

week 5

Voorbereidingsfase- Verkrijgen van de

vergunning en de overeenkomst van café ’t brandpunt.

- Parcous vaststellen & afzetting regelen

- Vrijwilligers regelen.

- Maken van communicatie mogelijkheden naar het publiek toe.

- Besluitvorming projectplan

- Uitwerkingsfase

- Opening

- Functioneringsfase

- Afbouwfase

Remon & Raymond

Kjeld & Willem

Kjeld, Willem & Sanne

Tom & Mike

Bestuur & Edgar

Projectgroep minor

Edgar

*Projectgroep, Edgar & vrijwilligers

Projectgroep, Edgar & vrijwilligers

Activiteiten Door dag 1 dag 2 dag 3 dag 4 dag 5 Dag 6

25Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool

Page 26: santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool. Projectplan Santarun Brandevoort. Inhoudsopgave

uitwerkingsfase- Communicatie voor

bezoekers en deelnemers onderhouden

- Regelen kleedkamers en ophaalpunt startnummers ’t Brandpunt

- Afzethekken ophalen voor het parcours

- Eet- en drinktentjes neerzetten

- Bijeenkomst voorbereiden voor uitleg aan vrijwilligers

- Zorgen voor kerstmanpakken en het uitdelen hiervan.

- Startnummers uitdelen

- Geluidsinstallatie voor de dj plaatsen.

- Generators brengen en aansluiten naar benodigde locatie

- Tentje plaatsen voor inname voedsel

- Dixies plaatsen

Tom en Mike

Remon en Raymond

Willem en Kjeld

Remon en Raymond

Sanne

Remon en Raymond

Remon en Raymond

Tom en Mike

Tom en Mike

Sanne

Willem en Kjeld

Informatie

26Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool

Page 27: santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool. Projectplan Santarun Brandevoort. Inhoudsopgave

- In de eerste vergadering over de Santa run hebben we een contract opgesteld, waarmee wij afspraken hebben gemaakt om de samenwerking te waarborgen. Dit contract is getekend door stichting marathon Eindhoven de projectgroep.

- Om te zorgen dat de juiste informatie op de juiste plek is, maken we gebruik van diverse communicatiemogelijkheden. Denk hierbij aan mail- en telefooncontacten. Ook hebben we gekozen voor een gezamenlijke mailaccount, waarmee iedereen tegelijkertijd informatie van het project kan plaatsen, maar ook kan verkrijgen. Deze mail is opgesteld uit diverse mappen, waardoor de mail overzichtelijker wordt en je eenvoudig geplaatste documenten en mailtjes kunt openen. Binnen de projectgroep hebben we een groepsgesprek gemaakt door middel van “Whats app”, voor snelle communicatie, met betrekking tot het project.

- Eerst hadden we gepland om elke week een vergadering te hebben met stichting marathon Eindhoven. In de praktijk loopt dit anders dan gepland. Doordat het loopevenement pas over geruime tijd plaatsvindt is het niet noodzakelijk om elke week met het evenementenbureau bij elkaar te zitten. We hebben afgesproken om, één keer in de twee weken een vergadering te plannen. Dan stellen we hun op de hoogte van onze vorderingen en kunnen we extra informatie vragen.

- We maken afspraken over de tijd en de plaats van de vergadering. Ook zorgt de voorzitter ervoor dat de agenda 24 uur van te voren op ieders mail staat, zodat iedereen deze tijdig kan doornemen om de vergadering zo goed mogelijk te laten verlopen. Bovendien geven we aan wanneer we een actiepunt doorlopen hebben en deze uitgevoerd is, waardoor we ons kunnen richten op andere actiepunten van het project.

27Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool

Page 28: santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool. Projectplan Santarun Brandevoort. Inhoudsopgave

Geld

Raming projectkostenNaam van het project : Santa run Helmond projectnr. : -Naam project verantwoordelijke : Projectbureau marathon Eindhoven datum : Datum uitvoering : 13 december 2013 t.b.v : Voorbereidingsfase

Kosten omschrijvingsoort

Kosten Totaal Materiaal en derden Loonkosten

1000 Locatiekosten2000 Directe

Productiekosten(hardware)

3000 Directeproductiekosten(software)

4000 Ontwerp, advies enondersteuning

5000 Bijkomende kosten6000 Ondersteunende

deelprojecten7000 Promotie, publiciteit

en pr8000 Organisatiekosten

en onvoorzien8100 Kosten

Marathonbureau8200 Parcours,

afzettingen, materialen, muziekpunten

8300 Onvoorziene kosten

Raming projectkosten (exclusief btw)

Belasting (btw)

Raming projectkosten (inclusief btw)

9000 Inkomsten (dekkingsplan)

9100 Inschrijfgeld9200 Verkoop

Kerstmanpakken9300 Fondsen en

sponsoring

Verantwoording opbrengsten (dekkingsplan)

28Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool

2000

350

350

400

630-

1600

3500

1700

1300

500

-

-

-

-

-

-

-

8830(alles inc.)

8830

8988

3396592

5000

Page 29: santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool. Projectplan Santarun Brandevoort. Inhoudsopgave

9000 staat voor het onderwerp ‘opbrengsten’. Deze opbrengsten zijn weer onderverdeeld in een aantal sub-opbrengsten (9100, 9200 en 9300). Zoals hierboven beschreven, moeten de opbrengsten hoger zijn dan 8830 euro om de kosten volledig te dekken. De eerste opbrengstenbron zijn de deelnemers van het evenement. Door middel van inschrijfgeld komt er geld in het laadje. De deelnemerskosten bedragen zo’n 6 euro per persoon. Er kunnen maximaal 750 personen deelnemen aan deze loop. De verwachting is dat er minimaal 560 deelnemers zullen aanmelden voor dit evenement. Wij baseren dit op het feit dat dit een laagdrempelig evenement is en het voor de eerste keer wordt gehouden. Ook worden alle lopers van de marathon van Eindhoven geïnformeerd over dit evenement. Daarnaast kunnen de deelnemers ook een kerstmanpak aanschaffen die ze moeten dragen tijdens dit loopevenement. Dit pak kunnen ze tegelijk met hun startnummers ophalen. Omdat wij ervan uit gaan dat niet alle deelnemers zo’n pak thuis hebben liggen, is de mogelijkheid er om er één van de organisatie te kopen voor 6 euro. Als we ervan uitgaan dat er minimaal 100 deelnemers een kerstmanpak kopen, zal de opbrengt uitkomen op ongeveer 600 euro. Tot slot halen we de rest van deze opbrengsten uit fondsen en sponsering. We streven naar een minimaal bedrag van 5000 euro. Hierdoor kunnen we voor dit evenement de kosten volledig dekken. Doordat dit evenement ook rekening houdt met een goed doel, heeft de organisatie niet de intentie om winst te halen uit dit loopevenement. Hierdoor is het volledig dekken van de kosten voldoende.

Gemaakte afspraken

Voor het geluid en muziek bij de start en finish van het loopevenement, is er een dj geregeld. Wij zorgen voor de plaats en vergunning. Daarentegen zal hij zelf voor de apparatuur zorgen en zal dit samen met de organisatie worden opgebouwd. Hij voorziet het evenement van het begin tot het eind (vanaf 17:30 t/m 22:00 uur) van muziek en sfeer. Hiervoor krijgt hij vanuit de organisatie een vergoeding. Ook mag deze dj eigen reclame maken. Ook hebben we afspraken gemaakt met ontmoetingscentrum ’t brandpunt. Dit zal onze thuisbasis zijn tijdens het loopevenement. Wij gebruiken deze plek voor het uitdelen van startnummers en kerstmannenpakken. Ook zullen deelnemers zich hier kunnen omkleden. Daarentegen mag ’t brandpunt zelf de winst houden die zij maken tijdens dit evenement. Aan de afspraken en de verkregen vergunning van de gemeente zijn geen opbrengsten aan verbonden.

29Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool

Page 30: santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool. Projectplan Santarun Brandevoort. Inhoudsopgave

Risicoanalyse

Om het project te mogen uitvoeren moeten we rekening houden met de wetgeving, de vergunningen en regels. Zonder vergunning van de gemeente Helmond kunnen we de Santa Run niet uitvoeren. Donderag 17 januari 2013 heeft de stichting marathon Eindhoven een afspraak met de wethouder van Helmond. Dan legt de stichting hem het idee over de Santa run voor. Daarna zullen ze de mogelijkheden bespreken en een voorstel voor een vergunning opstellen.

Het risico van het niet verkrijgen van een vergunning valt onder juridische risico’s. De maatregelen die we hiervoor kunnen nemen zijn:

- Een andere locatie zoeken.- Het project aanpassen aan de eisen van de gemeente, daarbij kan gedacht

worden aan een andere datum, een ander parcours, enz.- We zouden ook in de gemeente van Helmond een handtekeningenactie kunnen

houden.

We hebben nog geen inzicht gehad in het veiligheids – en risicobeleid van de gemeente Helmond. Zoals hierboven staat vermeld heeft stichting marathon Eindhoven in januari een gesprek met de wethouder van Helmond. Daarbij zullen ook twee studenten van onze projectgroep aanwezig zijn. Zij zullen dan vragen hoe het veiligheids – en risicobeleid van Helmond in de wijk Brandevoort er uitzien. Na deze vergadering met de wethouder hebben we inzicht in het veiligheids – en risicobeleid van de gemeente en weten we welke consequenties dat gaat hebben voor het loopevenement.

De risicofactoren

- Financieel risico (onvoldoende dekking of noodzakelijke zekerheid over dekking niet op tijd);

- Commercieel risico (kaartverkoop/afzet blijft achter bij prognoses);- Juridisch risico (noodzakelijke vergunning wordt niet verstrekt of noodzakelijk

eigendom/ gebruikersrecht wordt niet verkregen)- Organisatorisch risico (bijvoorbeeld: partijen haken af);- Praktisch risico (bijvoorbeeld: slecht weer);- Technisch risico (bijvoorbeeld stroom valt uit);

Financieel risico

Risico 1: De kosten die we maken voor het project worden niet volledig gedekt door de inkomsten. Het evenement zorgt dus voor verlies.

Maatregelen: - Financiële steun regelen door middel van het regelen van fondsen en sponsoren. - Deel van de winst opvragen bij meewerkende faciliteiten. - Het inschrijfgeld van het loopevenement verhogen.- De deelnemers moeten van te voren aangeven of dat ze een kerstmanpak willen

via het loopevenement. Zo kan de organisatie het precieze aantal kerstmanpakken bestellen en zal er geen onnodig geld in de kerstmanpakken worden gestopt.

Commercieel risico

30Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool

Page 31: santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool. Projectplan Santarun Brandevoort. Inhoudsopgave

Risico 1: Er zijn minder aanmeldingen dan de prognose.

Maatregelen:- Het evenement meer promoten door middel van communicatiemiddelen, daarbij

kunnen we denken aan internet, kranten, folders, posters, enzovoort. - Het loopevenement voorstellen tijdens andere loopevenementen.- Het evenement aantrekkelijker maken. Denk daarbij aan makkelijke

toegankelijkheid met betrekking tot het openbaar vervoer.- De tijd van inschrijven maximaal verlengen.

Juridisch risico

Risico 1: We krijgen geen vergunning van de gemeente voor het loopevenement.

Maatregelen:- Een andere locatie zoeken.- Het project aanpassen aan de eisen van de gemeente, daarbij kan gedacht

worden aan een andere datum, een ander parcours, enzovoort.- We zouden ook in de gemeente van Helmond een handtekeningenactie kunnen

houden.

Organisatorisch risico

Risico 1: Samenwerkingspartners haken af, waardoor we faciliteiten missen.

Maatregelen:- Opzoek gaan naar andere faciliteiten, die in de buurt van het evenement liggen.- De faciliteiten meer tegemoet komen, hierbij kunnen we denken aan bijvoorbeeld

geen winst vragen aan de bedrijven en zorgen voor vrijwilligers die de werkzaamheden overnemen van betaalde werknemers.

Risico 2: De vrijwilligers haken kort voor het evenement af.

Maatregelen: - De taken met minder vrijwilligers uitvoeren dan gepland.- Mensen benaderen die vaker dit soort vrijwilligerswerk hebben gedaan.- Aandeel vragen aan de buurtbewoners, doormiddel van een enquête.

Praktisch risico

Risico 1: Tijdens het evenement slaat het weer om en wordt het slecht weer.

Maatregelen:- Poncho’s en paraplu’s uidelen waardoor de Santa run door kan blijven gaan.- Het evenement aflassen.- De deelnemers gratis koffie, thee en chocomel aanbieden.

Risico 2: Het parcours is door sneeuwachtig/vries weer niet meer goed zichtbaar en te glad om te betreden.

Maatregelen:- Voldoende zout strooien, waardoor het ijzige pad ontdooit.- Sneeuwschuivers de baan vrij laten maken.- Het evenement niet door laten gaan.

Technisch risico

Risico 1: Tijdens het evenement valt de stroom uit.

31Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool

Page 32: santarunhelmond.files.wordpress.com€¦  · Web view32. Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool. Projectplan Santarun Brandevoort. Inhoudsopgave

Maatregelen:- Een elektricien stand-by hebben staan tijdens het evenement. - De pacoursbewaking voorzien van zaklampen, waardoor het parcours verlicht kan

blijven tijdens stroomuitval. - Noodvoorziening inschakelen bij faciliteiten door middel van een generator.

Risico 2: Er zijn te weinig afzethekken en vrijwilligers om het parcours volledig af te kunnen zetten.

Maatregelen:- Toeschouwers vragen of dat ze de deelnemers de juiste kant op willen sturen. - Mensen van de organisatie die het parcours kennen mee laten rennen, zo kan

iedereen hun volgen. - Met andere materialen, bijvoorbeeld met lint het parcours aangeven en afzetten.

Het evenement is aantrekkelijker, wanneer het goed bereikbaar is. In Brandevoort zijn twee grote pakeerplaatsen aanwezig. Met de beheerders van deze parkeerplaatsen kunnen we afspraken maken over een eventuele latere sluitingstijd. Daarnaast kunnen we een afspraak maken voor goedkoper parkeren op de avond van het evenement.

32Projectplan Santa Run Fontys Sporthogeschool