We bieden advies, begeleiding en ICT-oplossingen · 2016-04-21 · Alleen met visie, beleid en...

8

Transcript of We bieden advies, begeleiding en ICT-oplossingen · 2016-04-21 · Alleen met visie, beleid en...

Page 1: We bieden advies, begeleiding en ICT-oplossingen · 2016-04-21 · Alleen met visie, beleid en goede implementatie met passende ICT krijgt u grip op de informatie die binnen uw organi-
Page 2: We bieden advies, begeleiding en ICT-oplossingen · 2016-04-21 · Alleen met visie, beleid en goede implementatie met passende ICT krijgt u grip op de informatie die binnen uw organi-
Page 3: We bieden advies, begeleiding en ICT-oplossingen · 2016-04-21 · Alleen met visie, beleid en goede implementatie met passende ICT krijgt u grip op de informatie die binnen uw organi-

Advisering, begeleiding en ICT-oplossingen voor archivering en informatiebeheer door Data Matters

• Wiegebruiktvandaagdeinformatievanuworganisatie–enwieindetoekomst?

• Kuntuallesterugvindenindedatavanuworganisatie–enhaaltueruitwaterinzit?

• Hoeduurzaamisdeopslagvanuwinformatie–enkunnenuwgebruikerserlaternogwelbij?

Niemandwildewaardevolleinformatievanzijneigenorganisatiezienverdampeninonbereikbarearchieven,ofkwijtrakenineendigitaaldoolhof.Waardevolleinfor-matievraagtomzorgvuldigebehandeling.Alleenmetvisie,beleidengoedeimplementatiemetpassendeICTkrijgtugripopdeinformatiediebinnenuworgani-satievanbelangis.Wiltuindetoekomsttoegangblijvenhoudentotdedigitaleinformatievanvandaag?Verduurzaamuwarchiefeninformatiebeheermetbehulpvanadvies,begeleidingenICT-oplossingenvanDataMatters.Samenmakenwedeinformatievoor-zieningvanuworganisatietoekomstbestendig.

Duurzame archivering en informatiebeheer betekent:

• Uwinformatieveiliginbeheerenopordevolgensactuelewet-enregelgeving

• Altijdeenvoudigtoegangtotuwinformatie,ookalssystemenenapplicatiesveranderen

• Optimaalgebruikvanuwhardwareensoftwarevoorarchivering/informatiebeheer

• Kostenbesparendoordata-opslagenbackupslimteorganiseren

Data Matters: al 15 jaar expert in duurzame archivering en duurzaam informatiebeheer DataMattersisexpertophetgebiedvanduurzamearchiveringeninformatiebeheer.BinnenDataMatterscombinerenweonzekennisvanprocessen,document-creatie,archiveringentechnologiemeteenstevigeportiepraktijkervaring.Vooronzeklantenzettenwerobuusteentoekomstbestendigearchiveringeninfor-matiebeheerop.Wantonzemissieisominformatie-processenzointerichtendatdeessentiëledatavanorganisatiesaltijdbeschikbaarentoegankelijkzijn.Altijd:datisovervijfjaar,overvijftigjaar,ofnoglanger.Wijkunnennietvoorspellenhoedataovervijftigjaarwordtvastgelegd,ofhoededatavannuoverdanwordtgeraadpleegd.Maarwekunnenuwdatawelzóorgani-serendatuerzekervankanzijndatdieindetoekomstookvindbaarentoegankelijkblijft.

Data Matters biedt begeleiding vanaf de start

We bieden advies, begeleiding en ICT-oplossingen op maat, bijvoorbeeld in de vorm van:

• Whiteboardsessies:eenkrachtiginstrumentwaarmeeusnelinzichtkrijgtinhoedesituatieinuworganisatieiswatbetreftarchiveringofinformatie-beheer,enwaaruactieopmoetondernemen.

• Advieswerkopmaatoverdigitalisering,preserve-ringsstrategieën,metadataschema’s,implementatievane-depotsenandereonderwerpendieuworgani-satieraken.

• Leertrajecte-depot:eentweejarigtrajectwaarinuzoweldeICT-kantalsdeorganisatorischeaspectenvandeinvoeringvaneene-depotleertkennenenbeheersen.

• LeveringvanICT-infrastructuren,opslagenbeheerinclusieftechnischeenfunctionelesupport–ookindecloud.

De toekomst van uw data begint vandaag

Page 4: We bieden advies, begeleiding en ICT-oplossingen · 2016-04-21 · Alleen met visie, beleid en goede implementatie met passende ICT krijgt u grip op de informatie die binnen uw organi-

Bel Data Matters bijvoorbeeld voor…

• alsuwiltonderzoekenwelkarchiefbeheersysteemhetbestebijuworganisatiepast

• alsumeerwaardewilthalenuitdeinformatiebinnenuworganisatie

• alsuontevredenbentoverdemanierwaaropumomenteeluwinformatieheeftopgeslagen

• alsubedrijfskostenwiltbesparendoorslimmertearchiveren

• alsumeteenexpertvangedachtenwiltwisselenoverdataopslaanenbeherenindecloud

Koers houden in de digitalisering van uw organisatie Organisatiesgaansteedsvakeroveropvolledigdigitaalwerken.Datbetekentdatzowelalledocumentenalsallewerkprocessengedigitaliseerdmoetenworden.Datkaneenbehoorlijkeoperatiezijn,diejarenlangcontinueaandachtvraagt.DataMattersbiedtsupportbijallestap-peninditproces:vanafhetschrijvenvaneeninformatie-plantotaanevaluatievandeimplementatie.Webiedenbegeleidingenadviesbijverandermanagement,opzetvandigitaliserings-endatabeheerplannenenkeuzevanbenodigdesoftwareenhardware.Ookkuntu,ofuwmedewerkers,bijDataMatterstrainingenencursussenvolgenoverduurzaamtoegankelijkbeheren.

Veilig overstappen naar de cloud Steedsmeerorganisatiesslaanhuninformatieopindecloud.Wiltuonderzoekenofdecloudookvooruworganisatieeengoedeoplossingis?DataMattersadvi-seertuoverdevoor-ennadelenvandezemaniervanopslaan.Ookkunnenwedemigratievanuwdatanaardecloudbegeleidenenuitvoeren.Zoblijftuwinformatiegegarandeerdopeenveiligeplaatsbeschikbaarenindetoekomsttoegankelijk.BovendienlevertDataMattersuniekadviesopmaatoverhetrechtskadervancloud

computing,datbegintmetdenoodzakelijkeanalysevandeteverwerkenbedrijfsinformatie.Omwatvoorgegevensgaathet?Declassificatievandata(denkaanpersoonsgegevens,financiëlegegevens,bedrijfsgehei-menenmeer)ismedebepalendvoor(i)detoepasselijkewet-enregelgevingen(ii)decontractuelespelregels.

Effectief en efficiënt beheren dankzij een preserveringsstrategieMeteenpreserveringsstrategiekuntuhetbeheervanuwdigitaleinformatieeffectiefenefficiëntuitvoeren.Indestrategiebeschrijftuallemaatregelendieinumoettreffenzodatuwinformatieduurzaamtoegankelijkblijft.Zoals:hoewordthetopgeslagen,wieiswaarvoorverantwoordelijkenaanwelkeeisenmoetuvoldoenquabeveiliging,wetgeving,kwaliteitsnormen,etc.Maarook:welkeinformatiemoetvernietigdwordenenwanneer.ZowelbijhetopstellenvandepreserveringsstrategiealsbijdeuitvoeringervankanDataMattersuworganisatieinspirerenenbegeleiden.

Met een metadataschema meer grip op uw informatie Uwiltuwdigitaleinformatiekunnenbeheren,toegan-kelijkmakenenbeveiligentegenverliesofoneigenlijkgebruik.Metadatazijndaarvooronmisbaareneenmeta-dataschemaiseenbelangrijkinstrumentomdejuistekeuzestemaken.Inzo’nschemabeschrijftuwelkemetadatamoetwordenvastgelegd,doorwie,wanneereninwelkevorm.DataMattersadviseertubijdekeuzevoorhetmeestgeschikteschemavooruworganisatieenbijhetinterpreterenvandegeldendenormen.Enuiteraardkunnenweuactiefhelpenbijhetopstellenvanmetadataschema.

Beheer

Beveiliging

Archivering

Opslag

Migratie

Kwaliteit

Wetgeving

DATA

Page 5: We bieden advies, begeleiding en ICT-oplossingen · 2016-04-21 · Alleen met visie, beleid en goede implementatie met passende ICT krijgt u grip op de informatie die binnen uw organi-

De drie sterke punten van Data Matters

• Wezijnmultidisciplinair:wecombinerentechnolo-gischeexpertiseenarchiveringsdeskundigheidmetkennisoverjuridischeaspecten,beleidsvoeringenverandermanagement.Weverrijkenenverdiepenonzeexpertiseiederedagdankzijdeervaringendieweindepraktijkopdoen

• Wezijnpraktisch:wewetenuitdepraktijkwatwerkt,enwatnietwerkt.Duurzamearchiveringisaltijdmaatwerk.Duskomenwesomsmetanderebenaderingenofoplossingendienietdirectvoordehandliggen.

• Wezijnnieuwsgierig:vanuiteennieuwsgierige,onafhankelijkehoudingonderzoekenwesamenmetonzeklantendemogelijkhedenvoordebesteoplossing.Zoontwikkelenonzeklantensnelkennisenkunnenzeveelzelfoppakkenenuitvoeren.Datleidtnietalleentothetbesteresultaat–hethoudtonzetrajectenookbetaalbaar.

De mensen van Data MattersInonsteamvanexpertshebbenweallekennisenervaringgebundeldomdigitaliserings-enarchiverings-trajectenindevollebreedtetekunnenbegeleiden.Nieuwsgierignaardegezichtenachteronzenaam?Neemeenkijkjeoponzewebsite.

VoorICT-oplossingenwerkenwesamenmeteenaantalleveranciersvanbetrouwbareeninnovatievehardwareensoftware.Meerinformatiehierovervindtuookoponzewebsite.

Onze resultatenDataMatterswerktzowelvoordenon-profitsectoralsinhetbedrijfsleven.Binnendenon-profitsectorgeldendestrengste(ISO-)normenvoorarchivering.Daardoorzijnwegewenddelathoogteleggenvoordekwaliteitvanonsadviesenbegeleiding.Weadviserenaltijdopbasisvanhoogwaardigeenmeestactuelekennis.Onzeopdrachtgeversindezakelijkebrancheprofiterendaarookvan.Zozijnwijgoedepartnersvoorbedrijvenindefinanciëlesectorzoalseenbankofverzekeringsmaat-schappij,voorfarmaceuten,beveiligingsbedrijvenofeenadvocatencollectief.Onzeopdrachtgeversindenon-profitsectorzijnonderanderestreek-enstadsarchieven,gemeentes,provinciesenorganisatiesindezorg.

De toekomst van uw data begint vandaagWiltuindetoekomsttoegangblijvenhoudentotdedigitaleinformatievanvandaag?Wachtniettelangmethetnemenvanmaatregelen.Metadvies,begeleidingenICT-oplossingenvanDataMattersmaaktudeinforma-tievoorzieningvanuworganisatietoekomstbestendig.NeemcontactopmetDataMattersvooreenkosteloosadviesgesprekofmeerinformatieoveronsaanbod.

Duurzame toegankelijkheid gegarandeerd dankzij een e-depot Eene-depotiseendigitaalarchiefsysteemwaarinuwinformatie‘gebruiksklaar’wordtgemaaktvooropslagopdezeerlangetermijn.Hoeweleene-depotinprincipeeentechnischevoorzieningis,isonzeervaringdatdeimplemen-tatieervanookeenorganisatieveranderingmetzichmeebrengt.Wekunnenubijdezeveranderingbegeleidenviaadviseringopmaat,ofviaonsunieke,tweejarigeleertrajecte-depot.Hierinleertuzowelhetdigitalebewaardepotalsalleprocesmatigeaspectenvandeinvoeringvaneene-depotkennen.

e-depot

organisatie

beleid €€€€€

beheer

beschikbaar stellen opname

toegankelijk maken

lange termijn opslag

bewaarstrategie

aanbieders gebruikers

beschrijvende metadata

Page 6: We bieden advies, begeleiding en ICT-oplossingen · 2016-04-21 · Alleen met visie, beleid en goede implementatie met passende ICT krijgt u grip op de informatie die binnen uw organi-

6 keer de kracht van Data matters

5Voorbeelden

van dienstverleningdoor data matters

NIEUW

1. We zijn innovatief en creatief in de oplossingen die we ontwikkelen 2. We werken als partners samen met onze opdrachtgevers3. We bieden de beste technologieën en producten op het gebied van storage en back-up4. We stellen ons flexibel en praktisch op: de doelen van de opdrachtgever zijn leidend5. We bieden advies en support op basis van de strengste en meest actuele normen6. We leveren en zijn accountable: u kunt ons altijd aanspreken op onze afspraken

1. Opstellen van een preserveringsstrategie en metadataschema2. Digitaliseren van uw organisatie3. Ontwikkelen en implementeren van een e-depot4. Optimaliseren of vernieuwen van uw data-opslag5. Migreren van uw data naar de cloud

Nieuw in ons aanbod: de advieskaart

Zoekt u een sparringpartner om uw ideeën aan te toetsen? Of wilt u af en toe advies op vragen of kwesties op het gebied van digitalisering en archivering? Met de advieskaart van Data Matters koopt u vooraf een aantal uur advies in, die u kunt opnemen wanneer u dat nodig heeft. Daarmee heeft u altijd snel deskundigheid in huis.

Page 7: We bieden advies, begeleiding en ICT-oplossingen · 2016-04-21 · Alleen met visie, beleid en goede implementatie met passende ICT krijgt u grip op de informatie die binnen uw organi-

klanten aan het woord

In de dynamische wereld van het archiefbeheer is het een zoeken naar de juiste oplossingen, leren van eerdere ervaringen en uitproberen van nieuwe moge-lijkheden. In deze situatie houdt Data Matters de vinger aan de pols en kent het de state of the art, staat het niet tegenover je, maar naast je, denkt flexibel mee en wijst wegen die passen bij de specifieke situatie. Prof.dr.GeorgeHarinckDirecteur,HistorischDocumen-tatiecentrumVUenArchief-enDocumentatiecentrumKampen

Bij de keuze voor nieuwe archief-beheersoftware zochten we een leverancier die begrijpt dat in deze tijd van snelle verande- ringen oude modellen niet meer voldoen. We zochten een part-ner die open, flexibel, innovatief en leergierig is. Dat is Data Matters en ze heb-ben ons niet teleurgesteld.

TomKuipers-CoördinatorITendigitalisering,StreekarchiefMidden-Holland

Het oplossingsgericht mee-denken is één van de sterke punten van Data Matters, maar ook het specialisme en de ruime ervaring in archiveringsvraag-stukken is een onderdeel waarin de Provincie Noord-Brabant de adviezen van Data Matters graag in wil roepen. Het is een Hollands, eerlijk bedrijf waar goed mee te werken valt.

MarkvanUden-ICTbeheerder,ProvincieNoord-Brabant

In 2008 heeft Data Matters een Digitaal Bewaardepot (DBD) geleverd aan Stadsarchief Amsterdam. Dit DBD zal zowel gedigitaliseerde als digitaal geboren informatie kunnen innemen (ingest), opslaan en duurzaam bewaren. Na de leve-ring heeft Data Matters samen met Stadsarchief Amsterdam het archiefbeheerssysteem (ABS) scopeArchiv gekoppeld aan het DBD en is ook een ingestmodule ontwikkeld. De afgelopen jaren zijn er koppelingen gereali-seerd tussen het DBD en diverse DMS-oplossingen. De komende jaren zullen daar andere dos-siervormende oplossingen aan toegevoegd worden.

StadsarchiefAmsterdam

Page 8: We bieden advies, begeleiding en ICT-oplossingen · 2016-04-21 · Alleen met visie, beleid en goede implementatie met passende ICT krijgt u grip op de informatie die binnen uw organi-

DATA MATTERS

+31-20-6452393

[email protected] www.datamatters.nl