Vrijwilligersbeleid Bibliotheek West Achterhoek in relatie ...€¦ · Bibliotheek aan...
25
Vrijwilligersbeleid Bibliotheek West Achterhoek in relatie tot ontwikkeling bibliotheekwerk
Transcript of Vrijwilligersbeleid Bibliotheek West Achterhoek in relatie ...€¦ · Bibliotheek aan...
Vrijwilligersbeleid Bibliotheek West Achterhoek in relatie tot
ontwikkeling bibliotheekwerk
2
Inhoud
1. INLEIDING ....................................................................................................................................... 3
1.1. LEESWIJZER .................................................................................................................................... 3 1.2. UITVOERINGSPROGRAMMA .............................................................................................................. 4
2. DE BIBLIOTHEKEN IN HET SOCIAAL DOMEIN ....................................................................... 5
2.1. DE PARTICIPATIELADDER ................................................................................................................. 6
3. TYPEN VRIJWILLIGERS (IN HET SOCIAAL DOMEIN) ............................................................ 7
4. POSITIE VAN HET VRIJWILLIGERSWERK IN DE ORGANISATIE ........................................ 8
4.1. DEFINIËRING VAN VRIJWILLIGERSWERK ........................................................................................... 9 4.2. PLAATS VAN DE VRIJWILLIGERS VOLGENS DE CAO .......................................................................... 9 4.3. PLAATS VAN DE VRIJWILLIGERS IN HET LICHT VAN ONTWIKKELINGEN .............................................. 10 4.4. PROFESSIONELE- VERSUS VRIJWILLIGERSORGANISATIE ................................................................ 10 4.5. ARBO-WET .................................................................................................................................... 11 4.6. VRIJWILLIGERSOVEREENKOMSTEN: SCHRIFTELIJKE BEVESTIGING ................................................. 12
5. TAKEN EN TAAKAFBAKENING ............................................................................................... 13
6. WERVING EN SELECTIE ............................................................................................................ 14
6.1. ‘WHAT’S IN IT FOR ME?” ................................................................................................................. 14 6.2 SELECTIECRITERIA ......................................................................................................................... 14 6.4 WERVINGSBELEID .......................................................................................................................... 15 6.5 PROCEDURE NA WERVING .............................................................................................................. 15
7. BEGELEIDING EN SCHOLING VRIJWILLIGERS ................................................................... 16
7.1 BEGELEIDING ................................................................................................................................. 16 7.2 DESKUNDIGHEIDSBEVORDERING .................................................................................................... 16
8. WAARDERINGSBELEID............................................................................................................. 16
8.1 WAARDERINGSREGELING ............................................................................................................... 16
9. VERTREK ...................................................................................................................................... 16
9.1 BEËINDIGING SAMENWERKING ........................................................................................................ 17
10. MATERIËLE VOORWAARDEN ................................................................................................. 17
11. UITVOERINGSPROGRAMMA ................................................................................................... 17
12. FINANCIËN ................................................................................................................................... 17
Bijlage 1: activiteiten vrijwilligers
Bijlage 2: functiebeschrijving vrijwillige gastheer/vrouw vestiging
3
1. Inleiding
De inzet van burgers als vrijwilliger in de Bibliotheek, is niet nieuw. Hoewel niet altijd even duidelijk is
waar het betaalde werk ophoudt en het onbetaalde werk begint, is de afbakening in bibliotheken
formeel geregeld in artikel 48 van de CAO voor Openbare Bibliotheken. Op basis van dit artikel kan
geconcludeerd dat vrijwilligers inzetbaar zijn in aanvulling op de professionele organisatie en onder
supervisie en met ondersteuning van de professionele organisatie. De VNG is van mening dat
vrijwilligers bij hun activiteiten professioneel ondersteund en begeleid worden. Dat is juist nodig om
de dienstverlening op het vereiste kwaliteitsniveau te kunnen leveren.
Feit is dat zich in het maatschappelijk speelveld van de bibliotheken in hoog tempo allerlei
ontwikkelingen en verschuivingen hebben voltrokken, waardoor het traditionele bibliotheekwerk in de
uitlening, in de huidige vorm, geleidelijk terrein verliest. Deze veranderingen maken het nodig dat
bibliotheken zich heroriënteren op hun publieke en maatschappelijke functie, en vooral ook op de
wijze waarop zij hieraan uitvoering geven, in betaalde en onbetaalde functies. Daarbij richten
betaalde krachten hun energie in toenemende mate op andere (nieuwe) dienstverlening op de
achtergrond, terwijl onbetaalde medewerkers in de bibliotheek steeds meer op de voorgrond treden.
Daarnaast krijgen bibliotheken te maken met de vraag van gemeenten om ruimte te bieden in de
Bibliotheek aan vrijwilligers in het kader van de participatiewet. Dit zorgt eveneens voor een
verschuiving in de taken en werkzaamheden van betaalde krachten, die zich voortaan ook dienen te
richten op de begeleiding van deze vrijwilligers. Om deze redenen is het noodzakelijk om voor onze
bibliotheek een actueel vrijwilligersbeleid te schrijven.
1.1. Leeswijzer
Dit vrijwilligersbeleid is gebaseerd op een soortgelijke notitie
van de Overijsselse bibliotheken. Het dient als handvat voor
de samenwerking tussen betaalde en onbetaalde krachten bij
het verwezenlijken van de ambities van bibliotheken.
Ook voor gemeenten, die voor de stevige opgave staan
samen met lokale partners invulling te geven aan de
uitvoering in het sociaal domein, biedt dit vrijwilligersbeleid
handvatten en kansen in de samenwerking met bibliotheken.
In hoofdstuk 2 wordt het vrijwilligersbeleid beschouwd vanuit
het perspectief van de ontwikkelingen in het sociaal domein
en de gemeentelijke doelen met betrekking tot het
bevorderen van zelfredzaamheid, maatschappelijke en
arbeidsparticipatie.
4
In hoofdstuk 3 volgt een vertaling naar drie typen vrijwilligers, het uitgangspunt voor deze
beleidsnotitie.
Vervolgens staan in de notitie alle uitgangspunten, uitwerkingen en instrumenten beschreven die het
vrijwilligersbeleid vormen.
1.2. Uitvoering van het beleid
Het aantrekken van meer vrijwilligers in de organisatie zal niet door alle medewerkers positief
ontvangen worden en dit zal hoe dan ook impact hebben op de wijze waarop het werk georganiseerd
wordt, de onderlinge verhoudingen en de cultuur in de organisatie. Het is daarom van belang dat
directie en management zorgen dat medewerkers deze veranderingen gaan zien in het licht van het
veranderde werkveld en deze begrijpelijk maken, zodat medewerkers open staan om hieraan mee te
werken.
5
2. De bibliotheken in het sociaal domein
Als gevolg van de op stapel staande decentralisaties in het sociaal domein, zullen er de komende
jaren op lokaal niveau aanzienlijke verschuivingen gaan plaatsvinden in de rollen en taken van
gemeenten, instellingen, burgers en bedrijven in dit domein. Veel meer nog dan bij de invoering van
de Wet Maatschappelijke Ondersteuning in 2007, wordt bij deze kanteling de eerste
verantwoordelijkheid om voor zichzelf en voor elkaar te zorgen bij burgers gelegd. Van hen wordt
verwacht dat zij zelfredzaam zijn en actief participeren in de samenleving. Dat zij zich vrijwillig zullen
inzetten voor anderen in hun omgeving en/of actief worden in lokale netwerken.
Het versterken van de eigen kracht
van burgers en hun netwerken is
daarmee hoog op de agenda
komen te staan van gemeenten.
Evenals het realiseren van
voorzieningen en nieuw aanbod in
samenwerking met lokale
organisaties die hieraan effectief
kunnen bijdragen; burgerparticipatie
als onderdeel van maatschappelijk
verantwoord ondernemen.
De bibliotheek kan in dit verband
een aantrekkelijke gesprekspartner
en bondgenoot zijn, voor zowel
gemeenten als voor instellingen,
bedrijven en individuele burgers. De bibliotheek biedt de mogelijkheid om burgers op diverse niveaus
een actieve bijdrage te laten leveren aan de maatschappij, door als vrijwilliger actief te worden in het
bibliotheekwerk. Burgers kunnen met deze inzet bovendien bijdragen aan het ‘meedoen’ van
kwetsbare groepen aan de samenleving. De Bibliotheek kan met het bieden van vrijwilligerswerk ook
invulling geven aan haar eigen functie, om burgers te helpen zich te ontwikkelen en te helpen actief
aan de samenleving deel te kunnen nemen. Betrokkenheid van burgers is een aanleiding om het
werk anders vorm te geven.
Hiermee dragen bibliotheken bij aan het gemeentelijke doel om het aandeel van zelfredzame burgers
in bovenstaande piramide te vergroten en de mobiliteit op de participatieladder te bevorderen (zie
voor verdere toelichting op de participatieladder paragraaf 2.1.). Immers, als burgers goed mee
kunnen doen in de samenleving en daarnaast bereid zijn kwetsbare medeburgers te helpen om ook
mee te doen, zal dit gaandeweg ertoe bijdragen dat er minder beroep gedaan wordt op kostbare
individuele zorg (2e lijn). Bovendien zal ook de arbeidsproductiviteit omhoog gaan
6
2.1. De participatieladder
In 2008 besloot het toenmalige kabinet tot bundeling van de gemeentelijke budgetten voor re-
integratie, inburgering en volwasseneneducatie. De Wet participatiebudget, ingegaan op 1 januari
2009, stimuleert het maken van integrale beleidskeuzes en vergemakkelijkt het leveren van
maatwerk aan (groepen) kwetsbare burgers door gemeenten. Vanuit de wens het participatieniveau
van burgers, die een voorziening uit een participatiebudget ontvangen, te meten en de ontwikkeling
daarin zichtbaar te maken, werd in 2009 de participatieladder ontwikkeld. De participatieladder maakt
het daarnaast mogelijk inzicht te bieden in de effecten van het participatiebeleid en –instrumenten.
De participatieladder wordt in toenemende mate ook ingezet voor andere beleidsterreinen en kan de
verbinding leggen tussen het terrein van Werk & Inkomen en de WMO. 1 Voor verdere
bijzonderheden over de participatieladder wordt verwezen naar de website
http://www.participatieladder.nl.
In het werkveld van de bibliotheken ligt de focus niet primair op arbeidsparticipatie, maar wordt
uitgegaan van een bredere benadering van participatie, in de zin van ‘meedoen’ naar eigen
vermogen. Resultaten zijn daarbij belangrijk, maar van even groot belang is wat burgers zelf willen en
kunnen bijdragen. Het kan daarbij gaan om Wajongers, maar ook om burgers op de zesde trede. Het
hebben van betaald werk zegt immers niets over iemands sociale netwerk of over de behoefte aan
zorg of bijvoorbeeld taalondersteuning. In dat opzicht speelt het werkveld van de Bibliotheek zich af
op alle zes treden van de participatieladder.
De participatieladder biedt gemeenten en bibliotheken echter een goed handvat om tot afstemming
en afspraken te komen ten aanzien van het plaatsen van vrijwilligers door de gemeente bij de
bibliotheek. Het kan daarbij gaan om vrijwilligerswerk als tegenprestatie voor een uitkering, of het
bieden van plekken om werkervaring op te bouwen en/of arbeidsritme op te doen. Dit kan voor de
bibliotheek een aandachtspunt zijn bij het maken van de prestatie-afspraken met de gemeente. Dit
vraagt immers inzet van betaald personeel voor begeleiding.
De participatieladder biedt daarbij handvatten voor het formuleren van de gewenste resultaten, de
beweging van deze vrijwilligers op de participatieladder en de gerichte inzet van beschikbare
middelen. Tot slot kan de participatieladder bibliotheken en gemeenten helpen om tot een scherper
ondersteuningsaanbod te komen vanuit de Bibliotheek en wellicht ook tot arrangementen met
meerdere partijen, over verschillende beleidsterreinen heen.
1 ‘Meedoen gemeten’ VNG & BMC Stimulansz
7
3. Typen vrijwilligers (in het sociaal domein)
De achterliggende reden voor burgers om vrijwilligerswerk te gaan doen, is bij aanvang zeer
bepalend voor de mate van persoonlijke betrokkenheid en motivatie, om bepaalde taken te verrichten
en hiervan ook de persoonlijke meerwaarde te zien. We onderscheiden daarbij globaal drie typen
vrijwilligers:
De traditionele of ook wel ‘gebonden’ vrijwilliger: deze vrijwilliger is zeer gemotiveerd voor het
verrichten van vaste taken, doorgaans in de directe dienstverlening, veelal ook op vaste
tijden. Deze vrijwilliger bindt zich graag voor langere tijd aan de organisatie. In de praktijk
zien we een terugloop in dit type vrijwilliger.
De geleide vrijwilliger: dit is de vrijwilliger die binnen een gegeven kader, vrijwillig of min of
meer verplicht, vrijwilligerswerk verricht. Bijvoorbeeld als tegenprestatie voor een
bijstandsuitkering of anderszins door de overheid als ‘niet-actieven’ aangemerkte burgers.
Het kan ook om cliënten van een zorginstelling gaan, die als dagbesteding vrijwilligerswerk
verrichten. Met deze vrijwilliger zal de Bibliotheek in het kader van de ontwikkelingen in het
sociaal domein wellicht vaker te maken krijgen. In het algemeen zullen deze vrijwilligers,
wellicht alleen in eerste instantie, ondersteunende taken in de frontoffice uitvoeren.
De geïnteresseerde, of ook wel geboeide, vrijwilliger: deze vrijwilliger zal zich niet voor
langere tijd willen binden aan de Bibliotheek of een andere organisatie. Het gaat om burgers
in verschillende levensfasen en dat heeft grote invloed op hun keuzes: actieve senioren, die
van hun verworven vrijheid genieten, jonge mensen die werkervaring willen opdoen of uit
interesse naast hun studie of werk kortdurende klussen uitvoeren, geslaagde midlifers die
zich naast hun werk nuttig willen maken voor meer kwetsbare medeburgers. Zij voeren
concrete klussen uit, passend bij de persoonlijke belangstelling en/of kennis.
In het licht van de rol van de Bibliotheek in het sociaal domein is het voor de Bibliotheek goed om
rekening te houden met alle drie voornoemde typen vrijwilligers en de organisatie hierop in te richten.
Bij de eerste en laatste groep gaat het om reguliere vrijwilligers van de Bibliotheek (niet via de
gemeente). Vooral de geïnteresseerde vrijwilligers zijn voor de Bibliotheek van steeds groter
belang, omdat deze de verbinding kunnen maken naar nieuwe groepen in de samenleving. Ook zijn
zij eventueel in beeld voor de coaching van geleide vrijwilligers. Bij deze vrijwilligers dient echter ook
rekening te worden gehouden dat ze doorgaans maar een beperkte tijd inzetbaar zijn. Dat vraagt een
andere vorm van organiseren en begeleiden.
Bij de middelste groep gaat het om vrijwilligers in het kader van de participatiewet. Het gaat hier
om de participatie in de zin van bijvoorbeeld het bieden van een tegenprestatie voor een uitkering, in
de vorm van vrijwilligerswerk of het bieden van plekken om werkervaring of arbeidsritme op te doen.
Wanneer een bibliotheek met deze “geleide” vrijwilligers gaat werken, is het van belang met de
gemeente heldere afspraken te maken over de voorwaarden voor de plaatsing, de begeleiding door
de bibliotheek, de gewenste resultaten en het monitoren hiervan.
8
4. Positie van het vrijwilligerswerk in de organisatie
Vrijwilligers zijn geen personeelsleden met een arbeidsovereenkomst. Zo zijn er voor vrijwilligers
geen wettelijke regelingen, die er voor beroepskrachten wel zijn. Vrijwilligers moeten het hebben van
hun inzet en motivatie, niet van een goede betaling of een prima rechtspositie. Juist omdat de
materiële beloning ontbreekt, is een goede samenwerking in combinatie met prettige
‘arbeidsvoorwaarden’ voor vrijwilligers van beslissend belang.
Het werken met vrijwilligers in de bibliotheken vraagt om het
scheppen van duidelijkheid over de verschillen tussen
vrijwilligers en beroepskrachten in positie, verantwoordelijkheid,
deskundigheid en motivatie.
Bibliotheken zullen steeds vaker te maken krijgen met
vrijwilligers, die via de gemeente binnenkomen in het kader van
de participatie.
Terugkomend op de CAO dient te worden opgemerkt dat artikel
48 gebaseerd is op het traditionele bibliotheekwerk. In het licht
van voornoemde heroriëntatie, en de richting waarin de
beroepsgroep zich ontwikkelt, biedt het artikel geen actueel referentiekader, voor een afbakening
tussen betaalde en onbetaalde taken. Hier is wel aandacht voor bij de actualisering van de CAO.
De urgentie om nieuwe werkwijzen en andersoortig aanbod te ontwikkelen is ook groter geworden
door de gemeentelijke bezuinigingen op culturele en maatschappelijke voorzieningen. De noodzaak
voor bibliotheken, gemeenten en andere organisaties, om lokaal samen te werken en zaken anders
te gaan organiseren is evenredig toegenomen.
Het bibliotheekwerk is mede daardoor in een nieuwe fase terecht gekomen. Het zwaartepunt
verschuift geleidelijk van de uitleenfunctie naar de educatieve functie en de ontmoetingsfunctie.
Het is daarbij in toenemende mate mogelijk en wenselijk ook een beroep te doen op de kracht en
actieve betrokkenheid van burgers in de samenleving, die tevens de verbinding kunnen leggen met
andere groepen en (sociale) netwerken. Als gastvrouw/heer, zeker bij de invulling van de
ontmoetingsfunctie, kunnen burgers een prominente rol gaan spelen. Betaalde krachten schuiven
door naar (deels nieuwe) functies, waarvoor bepaalde beroepsgerelateerde kwalificaties nodig zijn.
Zij krijgen in veel gevallen steeds meer een voorwaardenscheppende, ondersteunende en
coördinerende rol naar vrijwilligers.
In de wijze waarop de samenwerking tussen betaalde en onbetaalde medewerkers de komende
jaren vorm zal krijgen, liggen aldus nieuwe uitdagingen en kansen voor de bibliotheek. Het vraagt om
een enorme omslag in de cultuur van werken en de wijze van organiseren van het bibliotheekwerk.
Vrijwilligerswerk kan voor de bibliotheek een heel nuttige opbrengst opleveren en van grote betekenis
zijn voor de vrijwilliger zelf. Hierbij hoort de waarborg voor goede voorwaarden waaronder het werk
verricht kan worden, de waardering voor de prestaties en ondersteuning in het werk.
9
De ‘professionele’ organisatie wordt vooral ingericht op het borgen van de inzet van mensen, kwaliteit
en kennis. De betaalde
krachten zorgen voor de randvoorwaarden voor de onbetaalde krachten, voor ondersteuning en
coaching en rapportage over de activiteiten. Ook het bevorderen van een goede teamgeest is een
aandachtsveld voor de betaalde krachten. Als vanuit deze overwegingen wordt gewerkt met
vrijwilligers dan zal in de bibliotheekformatie ook ruimte moeten worden gemaakt voor de
noodzakelijke (gewenste) coördinatie en coaching van vrijwilligers door een betaalde kracht.
Ook dient lokaal nagedacht te worden over de wijze waarop de inzet van vrijwilligers geïntegreerd
wordt in de beleidsplannen en formatieplannen. De natuurlijke uitstroom die de komende jaren in de
bibliotheek gaat plaatsvinden, biedt handvatten om deze in het licht van genoemde ontwikkelingen
anders in te vullen en nieuwe kennis en competenties binnen te halen. Een groot deel van de
verantwoordelijkheden zal ook in de toekomst in de ‘professionele’ organisatie ingebed moeten zijn.
Her en der wordt in het land echter ook geëxperimenteerd met nieuwe vormen van samenwerking
tussen betaalde en onbetaalde medewerkers. Bijvoorbeeld door burgerinitiatieven in het kader van
bibliotheekwerk of anderszins vrijwillig gedreven activiteiten te stimuleren en ondersteunen. In die
gevallen (buurtbibliotheken, burgerbibliotheken) ligt dat natuurlijk anders en dienen andersoortige
afspraken gemaakt te worden.
4.1. Definiëring van vrijwilligerswerk
De klassieke definitie van vrijwilligerswerk is als volgt:
“Vrijwilligerswerk is het verrichten van onbetaald en onverplicht werk, voor anderen of voor de
samenleving, in het algemeen belang of in een specifiek maatschappelijk belang, zonder dat degene
die het verricht daarvan voor zijn of haar levensonderhoud afhankelijk is, dat zonder winstoogmerk
verricht wordt, dat niet ten koste gaat van banen of in de plaats komt van een betaalde baan”
Sinds een jaar of tien wordt vaker het begrip vrijwillige inzet gebruikt. Hiermee wordt het strikte
vrijwilligerswerk bedoeld met aanverwante vormen. Aanverwante vormen zijn bijvoorbeeld de
maatschappelijke stage en sociale activering. Mensen zetten zich om meerdere redenen ‘om niet’ in
voor anderen of de samenleving. Daarnaast krijgen sommigen iets betaald voor hun inzet en zijn
bijvoorbeeld burgerinitiatieven ongeorganiseerd. Vrijwillige inzet in de brede zin is het geven van tijd.
4.2. Plaats van de vrijwilligers volgens de CAO
De Bibliotheek is gebonden aan de CAO en wat hierin staat over de verhouding tussen betaalde en
onbetaalde medewerkers. De CAO staat verdringing van gereguleerde betaalde banen door
vrijwilligers niet toe.
De afbakening van het vrijwilligerswerk is in artikel 48 van de CAO als volgt geregeld:
In een organisatie die valt onder de werkingssfeer van deze CAO zullen geen
werkzaamheden die onderdeel uitmaken van de in de Salarisregeling van de CAO
Openbare Bibliotheken gereguleerde functies, welke thans door een werknemer met een
arbeidsovereenkomst worden uitgevoerd, aan vrijwilligers worden overgedragen
10
In organisaties die vallen onder de werkingssfeer van deze CAO en waar thans
werkzaamheden die behoren tot de reguliere functies uit de CAO worden uitgevoerd door
vrijwilligers, zal de werkgever periodiek met de ondernemingsraad overleggen over de
actuele stand van zaken en de wijze waarop kan worden bevorderd dat bedoelde
werkzaamheden worden uitgevoerd door werknemers die op arbeidsovereenkomst
werkzaam zijn.
Organisaties die vallen onder de werkingssfeer van deze CAO bevorderen dat gemengde
administratieve/ bibliotheektechnische functies, slechts zullen worden vervuld door betaalde,
professionele krachten.
Op basis hiervan kan worden geconcludeerd dat vrijwilligers inzetbaar zijn op additionele taken, in
niet CAO gerelateerde functies. Daarnaast neemt de VOB een heroriëntatie op de ontwikkeling van
de beroepsgroep mee in de CAObesprekingen.
Bibliotheek West Achterhoek kan voortborduren op de ervaringen die met gastvrouwen zijn
opgedaan: zij zijn goed ingevoerd in het werken met de catalogus en de website, maar werken niet in
het geautomatiseerde bibliotheeksysteem. Inhoudelijke vragen verwijzen zij door naar een
bibliotheekmedewerker c.q. klantenservice.
4.3. Plaats van de vrijwilligers in het licht van ontwikkelingen
Zoals eerder in deze notitie al werd opgemerkt, ontwikkelt het bibliotheekwerk zich in een richting, waarbij oude taken vervallen en nieuwe taken ontstaan, voor zowel betaalde als onbetaalde medewerkers. Onder andere de zelfbediening en de groeiende digitale dienstverlening hebben het werk in de directe dienstverlening al sterk veranderd. In de toekomst zal het zwaartepunt geleidelijk verder verschuiven van de uitleenfunctie naar de educatieve functie en de ontmoetingsfunctie. De vrijwilligers worden steeds belangrijker in de ontmoetingsfunctie, bijvoorbeeld als gastvrouw/heer ter ondersteuning van culturele, maatschappelijke activiteiten. De ‘nieuwe’ vrijwilliger heeft andere competenties, wensen en verwachtingen dan de traditionele vrijwilliger. Deze vrijwilliger is in staat om zelfstandig te functioneren en werkt soms buiten de muren van de Bibliotheek, zoals bij Voorlezen aan Huis, is flexibel en wil zich vaak slechts voor een korte tijd en/of voor een specifieke activiteit aan de Bibliotheek verbinden.
Er is bij deze ontwikkelingen geen sprake van verdringing van betaalde banen door onbetaalde
medewerkers. De functies van betaalde medewerkers schuiven op in de organisatie. Zij verrichten,
zoals eerder aangegeven, steeds vaker taken in de aansturing en begeleiding - als coördinator of
initiator - of in programma’s waarvoor specifieke beroepsgerelateerde kennis en vaardigheden nodig
zijn, bijvoorbeeld als leesconsulent of mediacoach. Het is van belang daarbij goed aan te geven om
welke kwalificaties het hierbij gaat en om de taakverdeling en verantwoordelijkheden tussen betaalde
en onbetaalde krachten duidelijk te maken.
4.4. Professionele- versus vrijwilligersorganisatie
Bibliotheek West Achterhoek transformeert van een organisatie die bestaat uit beroepskrachten naar
een organisatie waarin vrijwilligers een steeds belangrijker bijdrage leveren.
In de traditionele bibliotheek ligt in het primaire proces het accent op de uitlening. Door de
verschuiving richting educatie en ontmoetingsfunctie vindt ook een verschuiving plaats voor de
betaalde krachten en evenzo in de taken die vrijwilligers kunnen vervullen.
Organisatie met uitsluitend beroepskrachten. Hiervan is in onze bibliotheek geen sprake.
Vrijwilligers maken in allerlei functies deel uit van of zijn gelieerd aan onze organisatie. Denk
11
aan de werkervaringsplaatsen in ’t Brewinc, de vrijwilligers van Boek aan Huis en de
bestuursleden van de Vrienden van Hengelo.
Organisatie met ondersteuning van vrijwilligers. Traditioneel lag de
verantwoordelijkheid voor het primaire proces volledig bij beroepskrachten, die daarbij
ondersteund konden worden door vrijwilligers. Financiële motieven spelen in deze vorm een
belangrijke rol bij het inzetten van vrijwilligers; door op onderdelen met vrijwilligers te werken,
wordt tijd vrijgemaakt voor beroepskrachten om andere taken uit te voeren. Vooral de
traditionele vrijwilligers voelen zich in deze organisatie thuis. Ook voor de geleide vrijwilliger
zal dit over het algemeen de beste organisatievorm zijn. Temeer daar taken over het
algemeen onder de directe verantwoordelijkheid van de betaalde kracht uitgevoerd worden
en doorgaans geen specifieke kennis of deskundigheid vereisen.
Organisatie met ondersteuning door beroepskrachten
De veranderingen die plaatsvinden in het bibliotheekwerk zorgen er voor dat in het primaire
proces meer verantwoordelijkheden komen te liggen bij vrijwilligers. In het model wordt dan
naar links opgeschoven; de beroepskracht is juist ondersteunend aan de vrijwilligers. Hier
gaat het, naast financiële motieven ook om andere motieven. Het uitgangspunt is dat
vrijwilligers een geheel eigen, zelfstandige bijdrage aan de uitvoering van het
bibliotheekwerk kunnen leveren en dat zij hun werk zo veel mogelijk autonoom kunnen
uitvoeren. Er wordt gebruik gemaakt van de kennis en kunde die vrijwilligers met zich mee
brengen. De VoorleesExpress valt bijvoorbeeld binnen deze kolom. Deze vorm van
vrijwilligerswerk past vooral heel goed bij de geïnteresseerde vrijwilliger, maar op onderdelen
zullen wellicht ook de traditionele en een enkele geleide vrijwilliger ingezet kunnen worden.
Vrijwilligers kunnen andere vrijwilligers begeleiden, bijv. een geïnteresseerde vrijwilliger kan
een geleide vrijwilliger coachen. Als dit gebeurt, dan is er nog weer een andere rol voor de
betaalde kracht weggelegd, die is eigenlijk aanspreekpunt voor de geïnteresseerde
vrijwilliger, en minder voor de geleide.
Organisatie met uitsluitend vrijwilligers. Deze organisatie draait volledig op de kennis en
kunde van vrijwilligers. Dit is bijvoorbeeld het geval bij bepaalde burgerinitiatieven, waarmee
bibliotheken momenteel experimenteren en andere activiteiten waarin de bibliotheek vooral
een faciliterende rol speelt. Burgerinitiatieven zijn immers zelfstandig, maar dragen wel bij
aan het primaire proces van de ontmoetingsruimte en wellicht van de werkplaats. Dit is bij
uitstek de organisatievorm voor geïnteresseerde vrijwilligers.
Vrijwilligers in multifunctionele accommodaties. Tot slot nog aandacht voor de samenwerking in multifunctionele accommodaties (MFA). Bij de organisatie van activiteiten in de MFA kunnen de ‘grenzen’ tussen organisaties soms vervagen. Dit speelt in Doesburg een rol. Dan is het noodzakelijk naar vrijwilligers duidelijk te communiceren onder wiens verantwoordelijkheid uitvoering wordt geven aan de betreffende activiteit en hierover goede afspraken te maken met partners. Of binnen het MFA te zoeken naar een overkoepelende/gemeenschappelijke organisatie(vorm), waarin alle vrijwillige inzet ondergebracht, aangestuurd en ondersteund kan worden. Zeker nu vrijwilligers veel meer op basis van interessegebieden actief worden en zich dus niet voor langere tijd verbinden aan één van de organisaties in de MFA.
4.5. Arbo-wet
Vrijwilligers vallen onder de Arbo-wet.
12
4.6. Vrijwilligersovereenkomsten: schriftelijke bevestiging
De Bibliotheek sluit een overeenkomst met de vrijwilliger uit de categorie traditionele (gebonden) en geïnteresseerde ( geboeide) vrijwilligers, en met de organisatie die de geleide vrijwilliger levert, waarin de gemaakte afspraken zijn vastgelegd. De vrijwilligersovereenkomst maakt onderdeel uit van de notitie Werving, selectie en aanstelling van medewerkers, vrijwilligers en gedetacheerden 2015-2018. De stageovereenkomst voor geleide vrijwilligers wordt opgesteld door de organisatie die de geleide vrijwilliger levert.
13
5. Taken en taakafbakening
Om problemen en onduidelijkheden bij het werken met vrijwilligers te voorkomen, zeker nu hier zo
veel in verandert, is het nodig helder aan te geven aan welke resultaatgebieden vrijwilligers een
bijdrage kunnen leveren. Vervolgens is het nodig
goede afspraken te maken over de uitvoering
door betaalde en onbetaalde krachten. Als de
gewenste resultaten niet helder zijn en een
duidelijke afbakening van taken ontbreekt, dan
kunnen leidinggevenden geen eisen stellen en
zijn verantwoordelijkheden moeilijk toe te wijzen.
Met een overzichtelijke taakafbakening op basis
van gewenste resultaten, kan de leidinggevende
medewerkers en vrijwilligers gerichter aansturen
en weten vrijwilligers beter wat van ze wordt
verwacht.
Vrijwilligers kunnen in onze bibliotheek op verschillende niveaus diverse uitvoerende en
ondersteunende taken verrichten. Een overzicht van mogelijke activiteiten van vrijwilligers vormt
bijlage 1.
14
6. Werving en selectie
6.1. ‘What’s in it for me?”
Potentiële vrijwilligers voor de bibliotheken zijn niet direct onder één noemer te vangen. Het zullen
mensen zijn in verschillende fasen van hun (beroeps)leven en met verschillende motivatie en
behoeften om zich als vrijwilliger in te zetten.
Bij de nieuwe generatie vrijwilligers zal wellicht vaker sprake zijn van meer gelijkwaardige,
onbetaalde, samenwerkingspartners. Dit vraagt een andere benadering door beroepskrachten. Het
vereist ook andere vormen van beloning en waardering, en van ‘regels’ over rechten en plichten.
Vrijwilligers worden sowieso anders beloond dan betaalde medewerkers. Zij ervaren dat zelf ook zo.
Zij maken op een andere manier de balans op, of hun vrijwillige bijdrage aan de Bibliotheek hen
voldoende oplevert.
Weten wat de vrijwilliger zoekt is derhalve van groot belang voor het binnenhalen en vasthouden van
vrijwilligers. Dat geldt ook bij de zogenaamde ‘geleide’ vrijwilliger, die niet uit eigen beweging
vrijwilligerswerk komt verrichten. Ook dan is aansluiting bij de persoonlijke ontwikkeling en/of
behoeften van de vrijwilliger een belangrijke voorwaarde voor een positieve samenwerking. Het is
van belang goed in beeld te brengen wat wij te bieden hebben. Gedacht kan worden aan:
• erkenning en waardering
• het gevoel maatschappelijk een bijdrage te leveren
• de wens werkervaring op te doen
• nieuwe vaardigheden aanleren, talenten ontwikkelen
• behoefte hebben aan persoonlijke ontwikkeling
• de kans op betaald werk vergroten
• iets voor anderen willen betekenen
• behoefte aan sociale contacten (met gelijkgestemden)
• uitbreiding netwerk
• een hobby tot nut maken of gewoon iets leuks willen doen
• als aantekening op een CV
• een onkosten/reiskostenvergoeding
6.2 Selectiecriteria
Bibliotheek West Achterhoek acht de werving van vrijwilligers belangrijk. De werving- en
selectieprocedure van vrijwilligers onderdeel uit van de separate notitie Werving, selectie en
aanstelling van medewerkers, vrijwilligers en gedetacheerden 2015-2018.
Bij het opstellen van iedere vrijwilligersvacature zullen de functie-eisen en competenties worden
geformuleerd, waarbij zo veel mogelijk wordt aangesloten bij de in de organisatie gebruikte
functiematrix en competenties.
Zoals het er nu naar uit ziet, zullen onderdelen van de functie bibliotheekmedewerker in de toekomst
door vrijwilligers kunnen worden uitgevoerd. Voor de functie van Vrijwillige gastheer/gastvrouw
vestiging
zijn daarom in bijlage 2 de functiematrix en competenties geformuleerd. De functie van Vrijwillige
gastheer/gastvrouw vestiging kan in de functiematrix worden opgenomen.
Door het opstellen van een taakprofiel en een profielschets en door gebruik te maken van algemene
en specifieke aspecten van houding, kennis en vaardigheden kan er gericht worden geworven.
15
Belangrijk aandachtspunt is de vraag voor welke functie/taken de vrijwilliger geworven wordt, dit is
bepalend voor het type vrijwilliger.
Het voeren van een selectiegesprek heeft als doel te beoordelen of de vrijwilliger past bij onze
bibliotheek en/of het werk in de bibliotheek past bij de vrijwilliger. In feite wijkt de selectie van een
vrijwilliger niet af van die van een betaalde medewerker als het gaat om het opstellen van
gespreksonderwerpen, het informeren en het volgen van een procedure. Dezelfde zorgvuldigheid
t.o.v. de sollicitant en van de organisatie is vereist. In beginsel geldt geen leeftijdsgrens en het is aan
de leidinggevende om te beoordelen of wensen en verwachtingen bij elkaar aansluiten.
6.4 Wervingsbeleid
Geleide vrijwilligers worden niet geworven, maar komen via de
gemeente naar de Bibliotheek toe.
Er zijn verschillende manieren om andere vrijwilligers te werven. Het
wervingsbeleid is beschreven in de separate notitie Werving, selectie en
aanstelling van medewerkers, vrijwilligers en gedetacheerden 2015-
2018.
Van belang is dat mensen benaderd worden op hun kennis, ervaring en
passie. De meeste vrijwilligers worden geworven uit het informele circuit;
mensen worden gevraagd en vragen elkaar.
Daarnaast kan geworven worden tijdens publieksactiviteiten, via de website van de Bibliotheek of via
de vrijwilligersvacaturebank. In de communicatie moet rekening gehouden worden met verschillende
doelgroepen, zodat daar goed bij aangesloten wordt. Bijvoorbeeld wanneer het om jongeren gaat is
het handig communicatiekanalen te kiezen die bij jongeren populair zijn.
6.5 Procedure na werving
De vrijwilliger doorloopt een introductie-/inwerkperiode. Bij aanvang van deze periode moet voor de
beroepskracht duidelijk zijn wat de individuele doelen van de vrijwilliger zijn, zodat daar goed bij
aangesloten kan worden. Een kennismaking met de bibliotheek, met de werkzaamheden en met de andere medewerkers is hiervan een onderdeel.
Elke vrijwilliger begint met een proefperiode. Deze wordt afgesloten met een evaluatiegesprek.
16
7. Begeleiding en scholing vrijwilligers
7.1 Begeleiding
De vrijwilliger valt organisatorisch onder een teamleider of door de teamleider benoemde coördinator
die zorgt voor begeleiding. Na een inwerkperiode kan de vrijwilliger daar terecht met vragen. Ook met
vrijwilligers wordt een voortgangsgesprek gepland. moeten vrijwilligers een duidelijke plek krijgen in
de communicatie- en overlegstructuur.
7.2 Deskundigheidsbevordering
De vrijwilligers worden gestimuleerd om deel te nemen aan bijeenkomsten, bijvoorbeeld over een
bepaald thema, die gehouden worden om recente ontwikkelingen in het werk te bespreken.
De voortgangsgesprekken kunnen leiden tot een algemeen bijscholingsplan of deskundigheidsplan
voor de vrijwilligers als onderdeel van de organisatie.
8. Waarderingsbeleid
8.1 Waarderingsregeling
Traditionele en geboeide vrijwilligers ontvangen mogelijk een vergoeding voor hun activiteiten. Dit
wordt uitgewerkt in de notitie Werving, selectie en aanstelling van medewerkers, vrijwilligers en
gedetacheerden 2015-2018.
Voor elke medewerker geldt dat belangstelling en waardering voor de persoon en het werk als een
vorm van beloning wordt ervaren. Voor vrijwilligers speelt dat in nog belangrijker mate, omdat er
buiten de voldoening die het werk geeft geen materiële beloning, in de vorm van een salaris, wordt
ontvangen.
De positie van vrijwilligers en betaalde krachten is gelijkgesteld voor wat betreft attenties.
9. Vertrek
Het is van groot belang om aandacht te besteden aan
vrijwilligers die afscheid nemen. Vrijwilligers waarvan op
een goede manier afscheid wordt genomen,
worden goede ambassadeurs voor de organisatie
17
9.1 Beëindiging samenwerking
Vrijwilligers ontvangen altijd een vrijwilligersovereenkomst voor bepaalde tijd. Met de vrijwilliger
worden afspraken gemaakt over de termijn van opzeggen, zodat de bibliotheek in staat is een
nieuwe vrijwilliger te werven en in te werken. Daarbij wordt rekening gehouden met de individuele
redenen van de vrijwilliger
Ook de bibliotheek heeft de mogelijkheid de samenwerking te beëindigen. Het structureel niet
nakomen van de afspraken in de samenwerkingsovereenkomst zal altijd leiden tot beëindiging van
de overeenkomst.
Bij de beëindiging van een overeenkomst wordt een exitgesprek gevoerd met de vrijwilliger.
10. Materiële voorwaarden
De Bibliotheek heeft via de gemeente een WA- en Ongevallenverzekering afgesloten voor de vrijwillige medewerkers. Reiskostenvergoeding: de vrijwilliger ontvangt een reiskostenvergoeding op basis van de kilometervergoeding volgens cao over alle gereden kilometers.
11. Uitvoeringsprogramma
Normaliter zou dit vrijwilligersbeleid eerst worden vastgesteld, en daarna gefaseerd ingevoerd worden. In de praktijk worden we ingehaald door de actualiteit, bijvoorbeeld de ontwikkelingen in Steenderen. Juist daarom is het van belang in het teamleidersoverleg een aantal zaken te bespreken:
Welke organisatorische gevolgen heeft dit? Hoe creëren we draagvlak bij de medewerkers voor deze ontwikkeling?
Wat wordt onze bijdrage aan de ontwikkeling in het sociale domein? Hoe kunnen we partner zijn voor de uitvoering van de Participatiewet: Welke afspraken kunnen we maken met de gemeente?
Wie zijn andere partners in de gemeente? Wie zijn bondgenoten? Hoe kun je samen met de gemeente de lokale problemen oplossen?
Hoe evalueren we de invoering van dit beleid, zeker gezien de snelle ontwikkelingen.
12. Financiën Het implementeren van het nieuwe vrijwilligersbeleid en de nieuwe taken vanuit de participatiewet zullen tijd en kosten met zich mee gaan brengen. Als de bibliotheek meer ruimte gaat bieden aan vrijwilligers in het kader van de participatiewet, brengt dit in de uitvoering een uitbreiding van taken met zich mee, voor de begeleiding van deze vrijwilligers. Ook hieraan zijn kosten verbonden. In de begrotingen van bibliotheken zal met deze kosten rekening gehouden moeten worden. Het kan nodig zijn hierover in overleg te treden met de gemeente.
18
Belangrijkste kostenposten
maken nieuw personeelsplan voor de komende jaren op basis van de strategie en de inzet van vrijwilligers
kosten voor omscholing/bijscholing/coaching van betaald/huidig personeel
kosten voor vrijwilligers – goed gedrag verklaring, bijv. scholing/instructie en begeleiding vanuit de bibliotheek, kosten voor vergoeding en/of attenties.
______________________________________________________________________________
Geraadpleegde documenten:
o ‘Vrijwilligersorganisaties tussen professionals’, Joost van Rijckevorsel ihkv het Grote
Culturele Fusiecongres
o ‘Stappen naar vrijwilligersbeleid’, Arcon
o ‘Grenzen verleggen’, Vilans
o ‘Factsheet Sociale Atlas Overijssel 2011, De Flexibele Vrijwilligers, SVWO/Arcon,
(brongegevens CBS)
o ‘De Piramide, een kijk op de uitvoering in het Sociale Domein’, Radar, bureau voor
Sociale vraagstukken & Divosa o ‘Bondgenoten in de decentralisaties, invulling geven aan het transformatieproces en
de coalitieaanpak’, januari 2013, in opdracht van het transitiebureau Begeleiding in de WMO (ministerie Volksgezondheid, Welzijn en Sport en Vereniging van Nederlandse Gemeenten)
o ‘Participatieladder meedoen gemeten’, Eric Dorscheidt en Fedor Heida, een coproductie van VNG en BMC/Stimulansz
o www.departicipatieladder.nl
o ’De Bibliotheek; Schatkamer van kennis, educatie en ontmoeting’ Meerjarenbeleid
2013-2016 van het Overijssel Netwerk
o ‘Vrijwilligers in de bibliotheek’, Christine van Oyen, mei 2013
o CAO Openbare Bibliotheken 20..
o ‘Een branche in transitie’, arbeidsmarktanalyse Openbare Bibliotheken 2013, CAOP
in opdracht Stichting BibliotheekWerk
Bijlage 1
Activiteiten vrijwilligers bij Bibliotheek West Achterhoek
Aandachtsgebieden Omschrijving/werkzaamheden Vaste wekelijkse
terugkerende
activiteiten of projecten
Traditionele
/gebonden
vrijwilliger
Geleide
vrijwilliger
Geïnteresseerde
geboeide vrijwilliger
Activiteiten
Gastheer/gastvrouw bij beleefactiviteiten
Facilitaire ondersteuning: Ondersteuning bij uitvoering publieks- en
promotie activiteiten: koffieschenken, materialen helpen klaarzetten,
afwassen, prullenbakken leggen en opruimen
Ontwikkeling en uitvoering projecten, activiteiten en diensten
Ontwikkelen in samenwerking ism bibliotheek of met
bibliotheekmedewerker b.v. Klik&Tik
Voorlezen
Project √ √ √
Advisering adviseren op basis van kennis en ervaring
Adviseren over trends, ontwikkelingen en klantgedrag
Adviseren inzake landelijke, regionale en lokale ontwikkelingen
Adviseren inzake producten, diensten en activiteiten
Signaleren van ontwikkelingen en trends tbv beleidsontwikkeling
Project √
Algemeen
Etiketten plakken op boeken en tijdschriften
Beschadigde materialen plakken
Wassen babyboekjes
Vast √ √
Beleidsuitvoering
(geldt zowel voor het
algemeen beleid, interne
processen alsmede
productontwikkeling)
Organiseren en uitvoeren publiekactiviteiten
Verzorgen tussentijdse terugkoppeling
Signaleren mogelijke verbeteringen ten aanzien van het beleid
Project √ √ √
Bibliotheek
medewerker
Gastheer/gastvrouw algemeen
Verwerking teruggebrachte media (sorteren, terugplaatsen)
lijndienstbakken
Vast √ √
2
Aandachtsgebieden Omschrijving/werkzaamheden Vaste wekelijkse
terugkerende
activiteiten of projecten
Traditionele
/gebonden
vrijwilliger
Geleide
vrijwilliger
Geïnteresseerde
geboeide vrijwilliger
ondersteunen
/vervangen
Opzetten en uitvoeren van publieks- en promotieactiviteiten (zoals
boekverkoop, leeskringen)
Afhandeling vragen over lenen van materialen: hulp bij uitleenapparatuur
Bibliotheekwerkzaamheden in woonzorgcentra gastvrouw/gastheer
afhankelijk van de aard van de werkzaamheden, wel of niet in het
bibliotheeksysteem werken.
Bibliotheekwerkzaamheden in uitleencentra gastvrouw/gastheer idem
Zorgdragen voor uitgifte van media hulp bij uitleenapparatuur
Plaatsing van collectie: vermistenlijsten
Advies geven over ontwikkeling collectie
Computers aanzetten
Bibliotheek
verzorging en
uitleenbevordering
Verantwoordelijk voor een aantrekkelijke bibliotheek
Verantwoordelijk voor een nette uitstraling van zichzelf en de
publiekruimte
Bewaken sfeer, orde en veiligheid
Aantrekkelijk en op thema presenteren van de collectie
Opruimen van de media
Aanbevelingen doen ten aanzien van de winkelpresentatie
Voorstellen doen die leiden tot verbetering van het uitleen resultaat
Opruimwerkzaamheden in bedrijfsruimten bibliotheek (waaronder
prullenbakken legen, afwassen, bloemen water geven)
Dagelijks beheer van collectieorde en netheid kasten incl. schoonmaak
planken
Presentatie collectieonderdelen als ondersteuning van project/activiteit
voorgesorteerde materialen representatief op tafel plaatsen
Orde en netheid in de bibliotheek – stoelen aanschuiven, opruimen van
papier en rommel op de grond
Vast √ √
3
Aandachtsgebieden Omschrijving/werkzaamheden Vaste wekelijkse
terugkerende
activiteiten of projecten
Traditionele
/gebonden
vrijwilliger
Geleide
vrijwilliger
Geïnteresseerde
geboeide vrijwilliger
Communicatie en
presentatie
Communicatie naar klanten ondersteunen bij interne en externe
communicatie
Project √
Informatie en advies
en Klantbenadering
Verantwoordelijk voor de eerste vraagopvang
Geeft advies over het gebruik van de catalogus
Benaderen van klanten die rondlopen op pro-actieve wijze met het doel
om (latente) vragen te beantwoorden of uitleg te geven
Informeren en adviseren klanten over het brede aanbod van producten
en diensten binnen de bibliotheek
Bieden van ondersteuning en geven van instructie bij het gebruik van de
apparatuur en het bibliotheeksysteem
Zorgen voor een goede ontvangst van bezoek ten behoeve van een
prettig verblijf
Informatie verstrekken omtrent abonnementsvormen
Vast √ √
Mantelzorg
Bezorging materialen aan huis (dienst boek aan huis)
Bibliotheekmaatje (met persoon naar bibliotheek toe)
Vast √ √
Overige
werkzaamheden
interne processen
Ondersteunen en assisteren bij publieksactiviteiten
Organisatie, verwerking en archivering van administratieve gegevens
bundelen verslagen, grote mailing verzend klaarmaken
Kopieerwerk
Project √ √
Overige
werkzaamheden
bibliotheek werk
Invallen bij piekbelasting in de vestigingen, als gastheer/gastvrouw
Regelmatig alleen werkzaam in de vestigingen als gastheer/gastvrouw
Opruimen media
Ordelijk houden van de vestiging
Ondersteunen en assisteren bij publieksactiviteiten
Verrichten taken die direct verband houden met het inwerken en
begeleiden van ingeleende medewerkers/partijen
Vast
√ √
4
Aandachtsgebieden Omschrijving/werkzaamheden Vaste wekelijkse
terugkerende
activiteiten of projecten
Traditionele
/gebonden
vrijwilliger
Geleide
vrijwilliger
Geïnteresseerde
geboeide vrijwilliger
Verrichten voorkomende facilitaire werkzaamheden, zoals opruimen en het verwerken van de lijndienst en oplossen kleine technische problemen
Planning en
organisatie
publieksactiviteiten
Organiseren en uitvoeren publiekactiviteiten in samenwerking met
bibliotheekmedewerker, niet geheel zelfstandig
Verrichten van voorbereidende en uitvoerende taken m.b.t.
tentoonstellingen
Vrijwilligers benaderen en coördinatie vrijwilligers
Assisteren bij klassenbezoeken, lezingen en cursussen
Project √ √ √
Promotie van de
bibliotheek
Zorgen voor een aantrekkelijke bibliotheek waar de klant graag komt en
verblijft
Brengt de bibliotheek onder de aandacht van doelgroepen in de
samenleving
Zorgt voor uitleg en promotie van de bibliotheek, de producten en
diensten en activiteiten aan individuele klanten
Project √ √ √
Roostering en
planning
Opstellen roosters vestigingen voor vrijwilligers
Opvang calamiteiten roostering
Eerste aanspreekpunt roosters
Benaderen invallers
Vast √
Signaleren van
ontwikkelingen en
trends
Signaleren ontwikkelingen, klantgedrag en trends
Informeren beleidsontwikkelaars, O&O en webredactie
Project √ √
Sorteren materialen De ingeleverde media controleren en sorteren zodat deze op efficiënte
wijze terug geplaatst kan worden in de vestiging.
Vast √ √
Voorlichting en
communicatie
Adviseren over externe en interne PR- en Communicatieaspecten
Adviseren over de ontwikkeling en toepassing van de huisstijl en
bewaken uitvoering
Project √
5
Aandachtsgebieden Omschrijving/werkzaamheden Vaste wekelijkse
terugkerende
activiteiten of projecten
Traditionele
/gebonden
vrijwilliger
Geleide
vrijwilliger
Geïnteresseerde
geboeide vrijwilliger
Webredactie
Stimuleren medewerkers ten behoeve van het aanleveren van relevante
en actuele lokale informatie
Vergaren, selecteren, produceren en bewerken digitale informatie
Verzorgen updates van de informatieve teksten op de website
Schrijven webteksten (kan soms) en redigeren aangeleverde teksten
Project √ √ √
Bijlage 2
Vrijwillige gastheer/gastvrouw vestiging
Doel/verantwoordelijkheidsgebieden
Is belast met de uitvoering van de dienstverlening op het gebied van leen- en publieksservice
Is verantwoordelijk voor klantbenadering en serviceverlening.
Draagt zorg voor een uitnodigende sfeer en het op orde houden van de bibliotheek.
Heeft een verkoopondersteunende functie.
Is verantwoordelijk voor de verdere uitvoering van het winkelconcept en de presentatie van de collectie (displayen)
De klanten met hun wensen en vragen zo snel en goed mogelijk te helpen en ze te attenderen op niet bekende diensten van de bibliotheek.
Voert het lokale beleid uit, ondersteunt en faciliteert activiteiten
Ondersteunen en faciliteren een openbaar activiteitenprogramma
Plaats in de organisatie:
Ontvangt leiding van de teamleider of de bibliotheekmedewerker
Externe contacten:
Onderhoudt contacten met bibliotheek bezoekende klanten en klantgroepen.
Interne contacten:
Neemt deel aan werkoverleg
Onderhoud zelfstandig contacten voortkomend uit de taakinhoud
Resultaatgebieden: 1. Bibliotheek verzorging en uitleenbevordering 2. Informatie en advies en Klantbenadering 3. Promotie van de bibliotheek 4. Planning en organisatie publiekactiviteiten
Functie-eisen (kennis en functie specifiek)
MBO werk- en denkniveau (door opleiding of ervaring verkregen)
2
Competentie (niveau)
Ondernemend: signaleren van kansen: (1)
staat open voor verandering, verbetering en vernieuwing
schat signalen goed in
speelt in op wensen van de klant
Samenwerken: Meewerken en informeren van anderen: (1)
toont belangstelling voor collega's en biedt op verzoek hulp aan
komt afspraken na
deelt informatie en ervaringen met anderen
geeft eigen mening en vraagt mening van collega's en houdt hier rekening mee
draagt bij aan gemeenschappelijk doel
Klantgericht: servicegericht zijn: (1)
stelt zich actief hulpvaardig en adviserend op voor klanten
onderneemt snel en adequaat concrete acties naar aanleiding van klantvragen
is gericht op het leveren van kwaliteit
toont integriteit en eerlijkheid in het contact en maakt heldere afspraken overservice, kwaliteit en levering
Resultaatgericht / bedrijfsmatig: Zich inzetten om gestelde doelen te realiseren (1)
maakt duidelijke afspraken over de te realiseren doelen en de eigen bijdrage daaraan
zet zich waarneembaar in om de gestelde doelen te realiseren
geeft tijdig aan wanneer er knelpunten in het werk optreden
is vasthoudend bij verstoringen en tegenslag
Lerend vermogen: Leren van eigen functioneren: (1)
Fouten durven maken
Leren van eigen fouten
Verwerken van ontvangen feedback
Kwetsbaar opstellen
Het handelen aanpassen op het geleerde
Flexibiliteit: Adequaat reageren op zich wijzigende omstandigheden: (1)
heeft inzicht in eigen aanpak
schakelt snel tussen verschillende werkzaamheden binnen eigen gebied
ziet in wanneer gedragsstijl niet aanslaat bij de ander
richt zich met het gedrag naar de lokale omstandigheden
