2 Over de keuze en praktijk van Microsoft ERP oplossingen

Voorwoord

Microsoft Dynamics AX en Microsoft Dynamics NAV zijn beide veelgebruikte en

bekende ERP oplossingen. Bekend geworden als de zelfstandige producten Axapta en

Navision, voegde Microsoft beide softwarepakketten door een overname in 2002

onder een eigen naam toe aan haar portfolio van business software.

Door de enorme marketingkracht van Microsoft en het grote netwerk van in

toepassingen en branches gespecialiseerde partners, nam niet alleen het gebruik van

beide oplossingen daarna snel toe, maar ontstonden er ook steeds meer gerichte

toepassingen. Logisch dat bij de selectie van ERP software, veel organisaties de ERP

software van Microsoft opnemen in hun longlist of shortlist.

In dit boekje vertellen kennispartners van het ICT informatiecentrum u in diverse

artikelen over de belangrijkste eigenschappen van Microsoft Dynamics AX en

Microsoft Dynamics NAV. U leest over de verschillen, de specifieke eigenschappen die

het gebruik voor grote of juist kleine organisaties interessant maakt, de verschillen in

kosten en de beste keuze voor bedrijven die internationaal werken. Ook leest u hoe u

met AX en NAV in de praktijk werkt, tegen welke problemen u daarbij kunt aanlopen

en wat de oplossingen daarvoor zijn.

Kortom, een boekje dat u een goed beeld geeft van de ERP oplossingen van Microsoft

en dat u helpt bij uw ERP selectieproces, mocht u de aanschaf van Microsoft

Dynamics AX en Microsoft Dynamics NAV overwegen.

Wij wensen u daar veel succes bij.

ICT informatiecentrum

Microsoft Dynamics AX en NAV - © ICT informatiecentrum 3

Meer informatie Het ICT informatiecentrum biedt u meer informatiebronnen over de toepassing,

selectie en implementatie van ICT oplossingen. Op themagerichte websites vindt u

informatie en overzichten van beschikbare oplossingen, leveranciers, dienstverleners

rondom een specifiek ICT thema. Op algemene websites vindt u per thema alle

leveranciers, whitepapers, boeken, events, brochures en berichten.

Themagerichte websites

CRMsystemen.nl CRM en relatiebeheer, sales automation

ERPsystemen.nl Financiële boekhouding, CRM , enz.

DMSsystemen.nl Document management, ECM, (social) intranet

BIsystemen.nl Business intelligence, big data, self service BI

HRMsystemen.nl HRM software, e-HRM, ESS en MSS

WMSsystemen.nl Warehouse management, voorraadbeheer

TMSsystemen.nl Transport management

FinancialSystems.nl Financiële software, (online) boekhouden

BPMsystemen.nl Business process management

Overcloudcomputing.nl Cloud computing, online software

Supplychainmanagementsoftware.nl SCM, integraal ketenbeheer

Overdatacenters.nl Datacenters, dataopslag

Algemene websites

ICTinformatiecentrum.nl Overkoepelend

ICTleveranciers.nl Overzicht van leveranciers

ICTwhitepapers.nl Download van whitepapers, cases

ICTboekensite.nl Aanvraag van boeken en publicaties

ICTevents.nl Actueel overzicht van ICT evenementen

ICTbrochures.nl Download van brochures, folders, enz.

ICTberichten.nl ICT nieuws

4 Over de keuze en praktijk van Microsoft ERP oplossingen

Inhoud

Voorwoord 2

Meer informatie 3

The battle: wordt het Microsoft Dynamics AX of NAV? 5

De échte verschillen tussen Microsoft Dynamics AX en NAV 7

Internationale omgevingen: wordt het Microsoft Dynamics NAV of AX? 12

Wel of niet upgraden naar Microsoft Dynamics NAV 2016? 15

Vier oorzaken van trage Microsoft Dynamics NAV en AX software 19

Tien tips om meer te halen uit Microsoft Dynamics NAV 21

In 5 stappen je Microsoft Dynamics performance problemen oplossen 25

Integratiemogelijkheden Microsoft Dynamics NAV en SharePoint 29

Kennispartners 39

ICT informatiecentrum 41

Microsoft Dynamics AX en NAV - © ICT informatiecentrum 5

The battle: wordt het Microsoft Dynamics AX of NAV? DOOR: SUCCEEDIT | SUCCEEDIT.NL

Dynamics AX en NAV zijn de twee ERP oplossingen uit de stal van Microsoft. De

oplossingen staan bij veel bedrijven nog steeds bekend als Axapta en Navision hoewel

de naamswijziging al in 2005 is doorgevoerd. Zowel deze naamswijziging als de

positionering door Microsoft brengt nog steeds de nodige verwarring met zich mee.

Laten we deze verwarring eerst maar proberen weg te nemen. Eerst de naam,

Navision heet dus sinds 2005 Dynamics NAV en Axapta heet sinds 2005 Dynamics AX.

Dynamics is de algemene naam voor de business oplossingen van Microsoft. Binnen

deze groepsnaam worden binnen Europa drie bekende oplossingen gevoerd.

Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX en Dynamics CRM. Dynamics CRM is

de CRM (marketing & sales) oplossing van Microsoft en gaat de concurrentie aan met

oplossingen als SalesForce, SuperOffice, ZOHO en SugarCRM. Dynamics CRM kan

gemakkelijk gekoppeld worden aan Dynamics NAV en AX wanneer u niet al te veel

eisen stelt aan de koppeling. De integratie met Office en vooral Outlook is erg goed.

Voor kleine en grote organisaties

Dynamics NAV wordt gepositioneerd als het kleine broertje van Dynamics AX.

Microsoft zet Dynamics AX neer als de oplossing voor grotere bedrijven, met 250

medewerkers of meer en bedrijven die meer internationaal werken. Plat gezegd is de

marketingboodschap van Microsoft: “Dynamics NAV is voor kleinere bedrijven en trek

je uit de muur en Dynamics AX is de serieuze ERP oplossing voor grotere bedrijven.”

Deze positionering van Microsoft is alleen een commerciële om de beslissing voor

bedrijven makkelijk te maken. Naar onze mening is in werkelijkheid de keuze voor

Dynamics NAV of AX lastiger en vergt een goede onderbouwing.

In de aanschafprijs zit het verschil niet

Hoewel Microsoft de licentie typen en kosten regelmatig herziet, maakt het

momenteel qua prijsstelling niet zoveel uit of u kiest voor AX of NAV. Daarentegen

moet u ervan uitgaan dat de gemiddelde implementatietijd van AX ongeveer 25-50%

langer is dan die van NAV. Dit leidt automatisch tot hogere kosten voor consultancy.

6 Over de keuze en praktijk van Microsoft ERP oplossingen

Onderbouwde keuze voor NAV of AX

Zowel Microsoft Dynamics NAV als AX wordt aangeboden door zogenaamde

Dynamics Partners uit het Microsoft partnerkanaal. Voor beide oplossingen zijn

talloze door partners ontwikkelde modules op de markt die of branche- of functie-

specifiek zijn.

De afweging AX of NAV zou echter vooral bepaald moeten worden door de volgende

vragen (in volgorde van belang):

Waar wilt u naar toe met uw bedrijf ten aanzien van groei, nieuwe

producten en diensten?

Welke oplossing past het best bij uw huidige, maar vooral ook beoogde

bedrijfsprocessen?

o Segment waarin u actief bent en de specifieke functionaliteit die

dit vraagt, ten opzichte van beschikbare functionaliteit in NAV en

AX en geboden branche- en functiespecifieke modules.

Heeft de partner ervaring in uw marktsegment en heeft u een goede klik

(niet alleen met de sales manager maar het hele projectteam)?

o Goede referenties.

o Vooraf kennismaken met projectteam en CV’s opvragen.

In welke mate bent u internationaal actief? Heeft u meer dan 3

buitenlandse vestingen, laat u dan goed voorlichten over de voor- en

nadelen van beide oplossingen. AX heeft een betere standaard-

functionaliteit voor internationaal opererende bedrijven en zal u het leven

qua beheer en internationale implementaties gemakkelijker maken.

Microsoft Dynamics AX en NAV - © ICT informatiecentrum 7

De échte verschillen tussen Microsoft Dynamics AX en NAV DOOR: CEGEKA | EDAN.BE

Er is al heel wat inkt verspild aan vergelijkingen tussen de ERP systemen Microsoft

Dynamics AX en Microsoft Dynamics NAV. Sommige daarvan zijn zondermeer

gekleurd, andere erg theoretisch. Volgens Microsoft zelf voelt Dynamics NAV zich

beter thuis in kleinere bedrijven en tegenhanger Dynamics AX in (hele) grote

organisaties. Voor de brede middenmoot biedt Microsoft geen pasklaar antwoord.

Als implementator van zowel AX als NAV krijgen we dan ook vaak de vraag wat de

verschillen tussen beide ERP systemen zijn en welk pakket het best past.

Complete ERP systemen

Microsoft Dynamics AX en Microsoft Dynamics NAV zijn volwaardige en

evenwaardige ERP systemen. Beide systemen hebben hun specifieke kenmerken en

sterktes, waardoor het ene pakket beter geschikt is voor een bepaald type bedrijf dan

het andere. Dit artikel is dan ook niet gebaseerd op een waardeoordeel, maar op de

tientallen jaren ervaring met zowel Dynamics AX als NAV en hun voorgangers Axapta

en Navision in diverse bedrijven en industrieën.

Focus op de juiste indicatoren

De voorkeur voor het ene of andere ERP systeem is moeilijk te motiveren op basis van

cijfers alleen, zoals het aantal gebruikers in uw organisatie of het budget waarover u

beschikt. Het is waar dat Microsoft Dynamics AX projecten gemiddeld meer

gebruikers tellen dan NAV implementaties. Ook waar is dat een NAV implementatie-

traject korter is dan die van AX implementaties. Hierdoor zijn NAV projecten

doorgaans goedkoper. Wat zijn dan wel goede indicatoren? We zien er vooral twee:

diversiteit van types business processen binnen één bedrijf en multicountry

problematiek. In onderstaande alinea’s gaan we verder in op deze verschillen en de

gevolgen ervan op het vlak van doorlooptijd, methodologie en verandermanagement.

Diversiteit van typen business processen

In hoeverre is de sector waarin u actief bent van doorslaggevend belang voor uw

keuze? U loopt Microsoft Dynamics AX en NAV immers tegen het lijf in dezelfde

8 Over de keuze en praktijk van Microsoft ERP oplossingen

sectoren. Wil dat automatisch zeggen dat beide ERP oplossingen alle sectoren met

hetzelfde gemak aan kunnen? Toch niet. Van doorslaggevend belang is het aantal

types business processen binnen een bedrijf. Hoe meer typen doorgedreven

processen binnen één organisatie (zoals distributie, retail, productie) hoe groter de

kans dat AX een betere oplossing zal zijn dan NAV. Hier komt ook nog een belangrijk

verschil tussen beide ERP systemen aan de oppervlakte: het verschil tussen standaard

industriespecifieke oplossingen (Microsoft Dynamics AX) en industriespecifieke

partneroplossingen (Microsoft Dynamics NAV).

Microsoft biedt met Microsoft Dynamics AX standaard industriespecifieke

oplossingen aan in een aantal sectoren, zoals consumer goods, process

manufacturing en discrete manufacturing. Zo is er Microsoft Dynamics AX for Food,

bijvoorbeeld, een ERP oplossing voor de voedingsindustrie. Deze biedt niet enkel

standaard een oplossing voor het productieproces in voedingsbedrijven, maar ook

voor andere cruciale en complexe processen, zoals warehouse management,

transport, demand planning en retail. Al deze typen processen zijn standaard

beschikbaar in Microsoft Dynamics AX for Food, die voor 100% het Microsoft stempel

draagt. Dat wil zeggen dat de oplossing volledig wordt ontwikkeld en ondersteund

door Microsoft. Ze mag enkel geïmplementeerd worden door een selecte club

Dynamics AX partners met bewezen business process knowhow en de nodige

certificaties.

Wil dat zeggen dat u bij elke AX partner net dezelfde Foodoplossing zal aantreffen?

Nee. Vaak hebben AX partners speciale functies en tools in hun portfolio voor niches

waarin ze gespecialiseerd zijn. Zo bieden we bij Edan extra functionaliteit en ‘best-

practice’ templates aan voor bedrijven in vleesverwerking, koekjes- en

chocoladeproducenten, groente- en fruitverwerkende bedrijven, enz. Die extra’s zal u

dan ook niet (of niet in deze vorm) bij andere partners terugvinden.

Voor Microsoft Dynamics NAV biedt Microsoft niet die standaard industriespecifieke

versies aan. Industriespecifieke oplossingen op basis van Microsoft Dynamics NAV

worden ontwikkeld en aangeboden door gespecialiseerde partners. Er zijn voor NAV

dan ook veel industriespecifieke add-ons beschikbaar, die inspelen op de behoeften

van evenzoveel niches. Om even verder te gaan op het voorbeeld van daarnet: er zijn

op de markt diverse NAV oplossingen voor de voedingsindustrie verkrijgbaar. De basis

van deze oplossingen is Microsoft Dynamics NAV, de industriespecifieke laag is

Microsoft Dynamics AX en NAV - © ICT informatiecentrum 9

partnerspecifiek. Hoe meer types processen moeten worden geautomatiseerd

(bijvoorbeeld productie of distributie in combinatie met retail), hoe meer lagen en

dus add-ons er aan de standaard NAV laag zijn toegevoegd.

Dergelijke NAV oplossingen zijn niet 100% een Microsoft product. Ze combineren een

beproefde Microsoft basis met industriespecifieke ontwikkelingen van een

gespecialiseerde partner. Voor nieuwe versies of onderhoud werkt u dan steeds

samen met de partner, die ook instaat voor de verdere ontwikkeling en de roadmap.

Conclusie: Microsoft Dynamics AX is standaard beter thuis in bedrijven met diverse

typen business processen. Voor bedrijven met een minder complexe procesvoering,

kan Microsoft Dynamics NAV in combinatie met een partner add-on een uitstekende

oplossing bieden.

Multicountry problematiek

U zal zowel Microsoft Dynamics AX als Microsoft Dynamics NAV aantreffen in

internationale omgevingen. Technisch kan dat perfect, al heeft het voor Microsoft

Dynamics NAV meer voeten in de aarde dan voor Microsoft Dynamics AX.

Microsoft Dynamics NAV is technisch minder onderbouwd om ‘out-of-the-box’ een

geïntegreerde supply chain te ondersteunen. Als Microsoft Dynamics NAV in diverse

landen wordt uitgerold, moet het systeem de interacties tussen de verschillende

entiteiten correct kunnen afhandelen. Hiervoor is een intercompany module

beschikbaar. Ook zijn er add-ons beschikbaar om dergelijke scenario’s goed op te

vangen. Technisch is dat sluitend, veel internationale bedrijven zijn dan ook tevreden

NAV klanten. Toch geven wij er de voorkeur aan om in complexe internationale

omgevingen, met veel onderlinge transacties, Microsoft Dynamics AX in te schakelen.

Microsoft Dynamics AX is standaard namelijk uitstekend uitgerust om in meerdere

landen te worden uitgerold, vanuit een centrale setup. In tegenstelling tot NAV,

hoeven er bij internationale AX rollouts geen add-ons aan te pas te komen. Dat

scheelt veel in budget, doorlooptijd en onderhoud.

Methodologie, verandermanagement, doorlooptijd

Microsoft Dynamics AX is bij uitstek het ERP systeem voor (internationale)

omgevingen met een complexe bedrijfsvoering. Microsoft Dynamics NAV is uitermate

geschikt voor bedrijven met minder complexe processen en één of een beperkt aantal

(nationale) sites. Dit heeft een aantal gevolgen op het vlak van doorlooptijd,

methodologie en verandermanagement. Het gaat dan niet om intrinsieke verschillen

10 Over de keuze en praktijk van Microsoft ERP oplossingen

tussen beide systemen, maar wel om het logische gevolg van de omgeving waarin ze

het beste thuishoren.

Gezien de grotere complexiteit van de bedrijfsprocessen in AX projecten, hebben die

meestal iets meer voeten in de aarde. De doorlooptijd is langer, de hardware-

vereisten zijn strenger. Een internationale of multisite rollout vereist dat verschillende

departementen of landen met elkaar moeten afstemmen. Dit vergt tijd. Een AX

implementatie vraagt daarom om een zeer gestructureerde methodologie, die met

discipline wordt toegepast. Complexe AX projecten vergen dan ook meer

inspanningen van de gebruikers op het vlak van opleiding en van het management op

het vlak van verandermanagement. NAV trajecten kunnen doorgaans sneller worden

uitgerold, aan de hand van een lichtere methodologie. We zien ook dat de nood aan

initiatieven op het vlak van verandermanagement een pak kleiner is bij NAV

projecten. Maar vergist u zich niet: als u Microsoft Dynamics NAV gaat uitrollen in een

omgeving waar eigenlijk Dynamics AX thuishoort, of omgekeerd, is het best mogelijk

dat het traject langer gaat duren of duurder uitvalt. Het inzetten van Microsoft

Dynamics NAV in internationale omgevingen met een sterk geïntegreerde supply

chain (en dus add-ons) is daar een goed voorbeeld van.

Kijk verder dan vandaag

Kijk bij de keuze tussen Microsoft Dynamics NAV en Microsoft Dynamics AX niet enkel

naar de situatie in uw organisatie vandaag. Stem uw keuze ook af op uw strategie op

lange termijn. Staat er de komende jaren geografische uitbreiding op het programma,

waardoor u nieuwe (buitenlandse) sites snel in de ERP infrastructuur moet kunnen

schuiven? Gaat u uw productlijnen zodanig diversifiëren dat uw procesflow

complexer wordt? Bedenk dan dat het systeem dat op dit moment de beste keuze is

voor uw organisatie, dat misschien al sneller dan u vermoedt, dan niet meer zal zijn.

Goed om te wetenen is dat u, als u op termijn tóch de overgang van Microsoft

Dynamics NAV naar AX wil maken, of omgekeerd, u de licentiekosten in veel gevallen

kan recupereren. De kosten die u heeft gemaakt, worden dan afgetrokken van de

licentieprijs die u betaalt voor de transfer naar het andere ERP systeem. Kiezen voor

één van deze Microsoft oplossingen brengt dus een zekere flexibiliteit met zich mee.

Maak de keuze niet (alleen) zelf!

Als u een ERP systeem gaat kiezen, wilt u echt niet over één nacht ijs gaan. Het is een

belangrijke investering die een cruciale impact heeft op uw bedrijfsvoering en uw

Microsoft Dynamics AX en NAV - © ICT informatiecentrum 11

medewerkers. Het spreekt voor zich dat u meteen raak wilt schieten en niet een paar

maanden onderweg in het traject, wilt constateren dat u het verkeerde ERP systeem

heeft gekozen.

Als u twijfelt tussen Microsoft Dynamics AX en Microsoft Dynamics NAV geven we u

graag het volgend advies mee: vertrouw niet alleen op uzelf en uw werknemers. Roep

ook het advies in van partijen die door en door vertrouwd zijn met beide systemen en

er geen belang bij hebben de ene of de andere oplossing naar voren te schuiven.

Vraag naar referenties met een gelijkwaardige activiteit en structuur en praat met

deze mensen. Neem zeker geen beslissing op basis van een demo van beide

systemen, want zoals u weet is in een demonstratie meestal alles mogelijk. U zal er

ook nooit goed in kunnen onderscheiden wat standaard aanwezig is en wat achter de

schermen met maatwerk is opgelost.

12 Over de keuze en praktijk van Microsoft ERP oplossingen

Internationale omgevingen: wordt het Microsoft Dynamics NAV of AX? DOOR: SUCCEEDIT | SUCCEEDIT.NL

Dynamics NAV of AX: welk Microsoft Dynamics ERP product is strategisch de beste

keuze voor uw internationale organisatie? Het kiezen van de juiste Dynamics ERP

software voor uw internationale organisatie lijkt wellicht eenvoudig, maar is in

werkelijkheid veel complexer. Hoewel Microsoft de producten Microsoft Dynamics AX

(Axapta) en NAV (Navision) vrij helder positioneert, blijkt het niet zo eenvoudig te zijn

wanneer u iets dieper de materie induikt. Waarom niet? Simpelweg omdat elke

organisatie uniek is en beide producten geschikt kunnen zijn voor internationale

implementaties.

Met de ervaring die wij hebben opgedaan door het uitvoeren van honderden

projecten, is een 17‑punten‑analysemodel ontwikkeld. Met dit model zijn wij in staat

om voor bedrijven te bepalen welk product het beste bij hen past, zonder een

uitgebreide en tijdrovende analyse van de product- en functionele kenmerken.

Eerst wordt bekeken welk product op de lange termijn aansluit op de bedrijfsstrategie

en daarna of het product ook functioneel aansluit. Nu is dit meestal onderdeel van

het project in plaats van dat deze analyse plaatsvindt voordat het product wordt

geïmplementeerd.

Hoe pakken we dit aan? De traditionele benadering voor het kiezen van een product

is gebaseerd op een diepgaand onderzoek naar de functionele aansluiting en een

analyse van de leveranciers. Dit neemt veel te veel tijd en middelen in beslag en ik

heb ontdekt dat het geen garantie is voor de juiste keuze, omdat ERP processen nu

eenmaal complex zijn. In plaats daarvan hebben wij ervoor gekozen om ons vooral te

richten op hoe NAV en AX aansluiten op de bedrijfsstrategie aangaande het beheren

en bedienen van de dochterondernemingen of filialen.

Microsoft Dynamics AX en NAV - © ICT informatiecentrum 13

17-punten-analyse Partner Power International

Bedrijven moeten zes belangrijke gebieden onderzoeken:

Strategie

Wat is de bedrijfsstrategie? Wat is de geografische dekking en wat zijn hun

groeiplannen? Hoe concurreren ze? Wat zijn hun wereldwijde processen?

Welke processen zijn lokaal en moeten dit ook blijven?

Functionaliteit

Wij controleren dit op moduleniveau, maar we gaan niet verder dan de

standaard functionaliteit. Er wordt enkel onderzocht waar de producten het

meest tekortschieten t.o.v. de belangrijkste eisen van dat deel van het

bedrijf waar specifieke eisen zijn te verwachten. Een onderzoek naar de

behoefte aan gedeelde of geïntegreerde operationele data is hier ook

onderdeel van.

Organisatiestructuur

Hoe (de)centraal is de bedrijfsstructuur? Gaan ze richting een ander model?

Bieden het management, de werknemers, de structuur, de processen en

het gedrag in de organisatie voldoende draagvlak om de toekomstige visie

te ondersteunen?

Performance

Wat is de omvang van de data? Het aantal gebruikers op elke vestiging?

Hoe zal de omvang van de data ontwikkelen in 5 tot 10 jaar?

Geografie

Welke landen liggen binnen het bereik, nu en in de toekomst? Is hun taal

beschikbaar in het product en wat is de beschikbaarheid van lokale partners

om te ondersteunen?

Investering

Wat is de verwachte grootte van de investering? Hoe lang zal het duren om

dit te bereiken? Deze analyse kan worden uitgebreid met een echte

businesscase‑evaluatie, maar meestal wordt dit als een interne taak

opgepakt. Het wordt dus niet opgeleverd vanuit de 17‑punten‑analyse.

Om het duidelijker te maken analyseren we de volgende 17 punten:

14 Over de keuze en praktijk van Microsoft ERP oplossingen

Betrokkenheid van het management

Is dat het? Bijna. Om een succesvolle productselectie te garanderen, heeft u nog één

ingrediënt nodig: betrokkenheid van het management! Het selecteren van de juiste

oplossing vereist een diepgaand begrip van de huidige bedrijfsstrategie, de eisen van

het corporate management, de verwachte ontwikkelingen van de lokale markt, het

gedrag in de organisatie en het gewenste scenario voor de toekomst van het bedrijf.

Het is in ieder geval een managementtaak en meestal vereist het betrokkenheid van

het management.

Microsoft Dynamics AX en NAV - © ICT informatiecentrum 15

Wel of niet upgraden naar Microsoft Dynamics NAV 2016? DOOR: AXIANS | AXIANS.NL

Er zijn bedrijven die al jaren met dezelfde versie van het ERP systeem werken. Dan is

de kans groot dat het systeem niet meer voldoet aan de allerlaatste stand der

techniek. Een systeem dat bovendien niet is meegegroeid met de ontwikkelingen in

uw markt. Bedrijven met een verouderd systeem lopen grote risico’s en missen veel

kansen om efficiënter en effectiever te werken. Als moderniseren al mogelijk is, kost

dat veel tijd en geld. Voorkom dus dat uw ERP systeem verouderd raakt en migreer

op tijd naar de laatste versie van uw ERP systeem.

Verouderde ERP software

Bedrijven met een verouderd ERP systeem vinden het blijkbaar niet nodig om te

migreren naar een nieuwe versie. Als er aanpassingen nodig zijn, wordt vaak

maatwerk gemaakt. En als het systeem iets niet kan ondersteunen, wordt Excel

ingezet of een andere work-around bedacht. Mogelijk zijn deze bedrijven

onvoldoende op de hoogte van de risico’s van een verouderd ERP systeem. Dat zijn

risico’s op financieel, organisatorisch en op technisch vlak. Vaak sluit het ERP systeem

ook niet meer optimaal aan op de bedrijfsprocessen, die door nieuwe ontwikkelingen

ongetwijfeld zijn gewijzigd. Wat zijn die risico’s dan precies? En welke kansen missen

deze bedrijven? In dit artikel leest u de antwoorden.

Hoeveel risico loopt u?

Om te beoordelen welke risico’s u loopt met uw verouderde ERP systeem, dient u

drie vragen te beantwoorden:

Wat is de kwaliteit van de software?

Wat is de kwaliteit van de data?

Hoe goed is de kennis van de gebruikers?

Het antwoord op alle vragen moet zijn: zeer goed. Zo niet, dan loopt u grote risico’s.

Verlies van bedrijfsgegevens

Met een verouderd ERP systeem loopt u het risico dat de ERP leverancier vroeg

of laat geen ondersteuning meer biedt. De kans stijgt daardoor dat er op een

16 Over de keuze en praktijk van Microsoft ERP oplossingen

gegeven moment een calamiteit plaatsvindt, bijvoorbeeld een gecrashte database.

U bent dan helemaal op uzelf aangewezen. Indien u niet over een recente

back-up beschikt, kunnen veel essentiële bedrijfsgegevens simpelweg verloren gaan.

Omdat er geen onderhoudscontract meer bestaat, moet u bovendien zelf opdraaien

voor de herstelkosten van de database. Dat is een klus waarmee de ERP leverancier al

snel zo’n drie dagen bezig is. Bovendien kunt u in die tijd uw ERP systeem niet

gebruiken. En als er geen passende hardware meer verkrijgbaar is, bent u zelfs

gedwongen om direct een volledige herimplementatie te starten. De impact daarvan

op uw bedrijf is vele malen groter dan u denkt. Een ander probleem doet zich voor als

u nieuwe desktops of laptops wilt aanschaffen. Die zijn immers alleen maar

verkrijgbaar met de laatste Windows versies (Windows 8). Uw verouderde ERP

software kan daar echter niet mee omgaan, zodat u noodgedwongen uw oude

computers met oude software moet blijven gebruiken. De vraag is hoe lang u dit kunt

volhouden.

Onnodige (terugkerende) kosten

Een verouderd ERP systeem kost u hoe dan ook extra geld. Vroeg of laat bent u

immers gedwongen om aanpassingen in de software te maken. Denk alleen al aan

veranderingen in wet- en regelgeving, zoals een BTW wijziging of veranderingen in de

boekhoudregels. Of neem veranderingen in de communicatie met banken,

leveranciers en klanten (EDI). Met een verouderd ERP systeem bent u dan

gedwongen om uw maatwerk weer aan te passen. Dat zijn terugkerende kosten, die

in feite overbodig zijn. U betaalt immers ook al elk jaar een vast bedrag aan

onderhoudskosten. De ERP leverancier gebruikt dat geld om noodzakelijke

aanpassingen als gevolg van wet- en regelgeving of veranderde communicatie-

protocollen op te nemen in de nieuwe versie waarop u recht heeft. Ook worden

hiermee nieuwe functionaliteiten ontwikkeld of wordt het systeem gebruiksvriende-

lijker gemaakt. Als u er echter voor kiest om niet te migreren naar een nieuwe versie,

ziet u niets van deze ontwikkelingen terug. Ofwel, de onderhoudskosten die u betaalt

komen vooral ten goede aan andere klanten van de ERP leverancier, maar zelf heeft u

geen profijt van de nieuwe versie die voor u beschikbaar is.

De voordelen van Microsoft Dynamics NAV 2016

Naast bovengenoemde risico’s en kosten van een verouderd ERP systeem, mist u ook

een groot aantal kansen omdat u niet beschikt over de laatste stand der techniek.

ERP leveranciers investeren onder meer in het verbeteren van de gebruiksvriendelijk-

Microsoft Dynamics AX en NAV - © ICT informatiecentrum 17

heid, een aspect dat gebruikers erg belangrijk vinden. Neem Microsoft Dynamics

NAV. Het gebruiksgemak is sterk verbeterd met de introductie van de ‘Role Tailored

Client’ (RTC). RTC houdt simpelweg in dat elke ERP gebruiker op zijn eigen ERP

omgeving inlogt en daardoor alleen de informatie en prestatie-indicatoren ziet die

voor hem van belang zijn. Gebruikers van een verouderde Microsoft Dynamics NAV

versie werken nog met de ‘Classic Client’, wat betekent dat iedereen in dezelfde

omgeving met alle beschikbare informatie werkt. Het is vaak lastig om daarin goed je

eigen weg te vinden. NAV 2016 biedt ook de mogelijkheid om met één druk op de

knop tabellen, grafieken en diagrammen te presenteren. Daarnaast profiteren

gebruikers van de verbeterde snelheid van het ERP systeem. Vanaf versie 2013 maakt

Microsoft Dynamics NAV gebruik van de 64-bitsversie in plaats van de 32-bitsversie.

Dat de versie 2016 op SQL 2012 draait voor aansturing van de databases levert niet

alleen meer snelheid op, maar maakt het ook makkelijker om back-ups te maken. Tot

slot staat Microsoft Dynamics NAV bekend om de gebruiksvriendelijke en intuïtieve

‘look en feel’, die sterke overeenkomsten heeft met het voor iedereen bekende

Microsoft Office of Office 365.

Inloggen vanaf elke locatie via elk device

Het is niet verrassend dat met 'Het Nieuwe Werken' het aantal flexwerkers,

parttimers en tijdelijke krachten toeneemt. Daarnaast groeit het belang van after-

sales activiteiten, met als gevolg dat steeds meer medewerkers onderweg zijn.

Daarmee neemt de behoefte aan mobiel werken toe. Verouderde ERP-systemen zijn

niet of nauwelijks ingericht voor dit Nieuwe Werken. Gevolg is dat de meeste

applicaties op een andere plek dan kantoor niet toegankelijk zijn en informatie

meerdere keren moet worden ingevoerd waardoor bedrijfsprocessen inefficiënt

verlopen met een verhoogde kans op fouten. Vaak is ook de beveiliging van het ICT

systeem niet afgestemd op de nieuwe manier van werken. De nieuwste versie van

bijvoorbeeld Microsoft Dynamics NAV maakt het mogelijk om via een beveiligde

internetverbinding en een webcliënt toegang te krijgen tot het ERP systeem,

waardoor gebruikers vanaf elke willekeurige locatie met een pc, laptop, tablet,

smartphone of andere mobiele devices in het systeem kunnen werken.

Groeiende behoefte aan managementinformatie

Tot slot biedt een actuele versie van het ERP systeem de beste mogelijkheden om aan

de wensen en eisen van klanten te voldoen. Die nemen immers steeds meer toe,

bijvoorbeeld als het gaat om het tijdstip van leveren, traceerbaarheid van zendingen

18 Over de keuze en praktijk van Microsoft ERP oplossingen

en EDI. Daardoor groeit de behoefte aan slimme tools om alle bedrijfsgegevens om te

zetten in goede managementinformatie, die steeds harder nodig is om de juiste

(strategische) beslissingen te kunnen nemen. ERP leveranciers overleggen

voortdurend met hun klanten over de ondersteuning van dit soort wensen en eisen.

Het resultaat daarvan is zichtbaar in nieuwe functionaliteiten in nieuwe versies.

Samengevat

Bedrijven kunnen het zich niet veroorloven om stil te staan in hun ontwikkeling.

Stilstand betekent immers achteruitgang. Een migratie naar een nieuwe versie is vaak

ook het moment om opnieuw goed naar de inrichting van de software te kijken. Biedt

het systeem nog steeds optimale ondersteuning of zijn de bedrijfsprocessen in de

tussentijd veranderd? Wacht dus niet te lang met het migreren naar de nieuwste

versie van uw ERP software.

Microsoft Dynamics AX en NAV - © ICT informatiecentrum 19

Vier oorzaken van trage Microsoft Dynamics NAV en AX software DOOR: MPRISE | MPRISE.NL

Eén op de drie werknemers is ontevreden is over de snelheid van ICT systemen op het

werk. Elke IT manager krijgt dan ook wel eens te horen dat het systeem erg traag is

en dat hij daar iets aan moet doen. Zijn antwoord is dan vaak voorspelbaar: wat is er

traag en wanneer vind je het traag?

Traagheid is een subjectief begrip. Kijk maar eens naar je eigen PC of laptop, start die

niet veel langzamer op dan toen je hem net kreeg? Of lijkt dat maar zo? Traagheid is

ook een relatief begrip. Traagheid kan immers uitsluitend worden geconstateerd als

de huidige prestaties van het ICT systeem worden vergeleken met de prestaties van

dat systeem op een eerder tijdstip. Alleen dan kan er onderbouwd een uitspraak

gedaan worden over het al of niet trager worden van het ICT systeem. Het moet dus

om de feiten gaan en die kun je alleen weten door te meten!

Voer een nulmeting uit

Begin zo snel mogelijk, liefst als het ERP systeem net in gebruik is genomen, met een

nulmeting. Stel met een aantal gebruikers een top 3 vast van veel gebruikte schermen

of batches. Doe dit zowel met gebruikers van de financiële module van het pakket, als

met gebruikers van de modulen inkoop, verkoop, voorraadbeheer en productie. Meet

vervolgens met deze gebruikers de tijdsduur vanaf het opstarten van het scherm tot

het moment dat alle gegevens op het scherm worden getoond. Meet ook de tijd dat

het duurt om een transactie af te handelen, bijvoorbeeld de verwerking van een

verkooporder. Maak van alle meet resultaten een duidelijk verslag, waarbij ook

rekening moet worden gehouden met de omstandigheden waaronder de test is

uitgevoerd. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de dag in de week, het tijdstip, het aantal

gelijktijdige gebruikers in het systeem, de eventuele batchverwerking die op dat

moment werd uitgevoerd, etc. Bewaar het verslag met de meetresultaten en herhaal

de meting bijvoorbeeld één keer per half jaar. Bij een opmerking van een gebruiker

dat het systeem traag is haal je de resultaten van de vorige meting erbij, doe je

eventueel een nieuwe meting en vergelijk je de resultaten. Als blijkt dat het systeem

wel degelijk trager is, dan moet de oorzaak daarvan worden achterhaald.

20 Over de keuze en praktijk van Microsoft ERP oplossingen

Oorzaken van traagheid

Traagheid van het systeem kan verschillende oorzaken hebben. Ik noem er vier:

Capaciteit van de hardware

Dit is de meest eenvoudig op te sporen oorzaak. Er is te weinig intern

geheugen. Het extern geheugen is te traag toegankelijk. Er is te weinig

processor capaciteit.

Parameterinstelling van de SQL-Server

Ook dit is redelijk eenvoudig na te gaan.

Groei van data

Traagheid kan liggen aan de toenemende groei van data, waarbij wordt

nagelaten om overtollige data te archiveren. Los van het feit dat

rapportages daardoor in toenemende mate beslag leggen op de capaciteit

van de hardware, komt er daardoor ook een enorme druk te staan op de

dagelijkse back-up van het systeem. Overweeg daarom om data die

operationeel niet meer belangrijk is te archiveren naar een archief database

die niet elke dag meegenomen hoeft te worden in de backup. Zorg er dan

wel voor dat de archief database goed te benaderen blijft voor het

opvragen van historische informatie. Dat bent u ook door wettelijke

regelingen verplicht. Denk bijvoorbeeld hierbij aan de bewaarplicht van 7

jaar voor de fiscus.

Maatwerk

Traagheid dat veroorzaakt wordt door de aanwezigheid van maatwerk is

vaak lastig te achterhalen. Goed programmeren is een vak en zoals in veel

andere beroepen ook het geval is: er zijn meer mensen die het vak

uitoefenen dan vakmensen. Te vaak wordt vanuit budgettaire redenen of

gewoon vanuit een gebrek aan professionaliteit de binnenbocht gekozen.

Met als gevolg onnodige belasting van het systeem. Zorg er dus voor dat in

een opdrachtverstrekking voor maatwerk het performance aspect ook een

punt van aandacht is. Test de nieuwe functionaliteit dan ook, ten behoeve

van de acceptatie van het geleverde maatwerk, op een representatieve

database en vergeet dan de performance van het maatwerk niet te testen.

Microsoft Dynamics AX en NAV - © ICT informatiecentrum 21

Tien tips om meer te halen uit Microsoft Dynamics NAV DOOR: SUCCEEDIT | SUCCEEDIT.NL

Veel bedrijven halen lang niet het maximale uit hun Dynamics NAV omgeving. Zonde

toch? U heeft fors geïnvesteerd, medewerkers hebben veel energie gestoken in de

implementatie en de verwachtingen waren hooggespannen. Heeft u na afloop van de

implementatie nog eens teruggekeken naar de oorspronkelijke scope en doelstel-

lingen? Evalueert u jaarlijks welke verbeteringen nog doorgevoerd moeten worden?

Hoe kunt u zien of uw organisatie het maximale uit Dynamics NAV haalt en hoe stelt u

snel vast of er nog verbeteringen zijn te bereiken? Veel verbeteringen hebben niets te

maken met softwareaanpassingen, maar met verandering. Verandering van

werkwijze, het maximale proberen te halen uit uw Dynamics NAV omgeving en begrip

en adoptie van uw ERP oplossing. Tien signalen en tien tips:

Excel lijkt soms belangrijker dan Dynamics NAV

Dynamics NAV is een geïntegreerde oplossing. Wanneer medewerkers

onderdelen van hun proces buiten het systeem – in Excel of in andere lokale

software – opslaan, ontbreekt er een stuk proces in uw ERP‑oplossing.

Hierdoor loopt u het risico op haperingen in uw bedrijfsproces. Onthaper

uw proces.

Tip 1: Inventariseer alle Excel-lijstjes en rapportages die in omloop zijn.

Onderzoek het nut en de noodzaak van deze lijstjes en rapportages. Wordt

er nog handmatig informatie aan deze lijstjes en rapportages toegevoegd,

vraag u dan af waarom deze informatie niet uit Dynamics NAV komt.

Stamgegevensbeheer is rommelig

Op meerdere plekken binnen uw organisatie wordt dezelfde informatie

over klanten en/of artikelen vastgelegd door uw medewerkers. Dit betekent

extra werk, meer kans op fouten en inefficiëntie in uw proces. Voorkom

dubbele invoer door integratie of vereenvoudiging van uw applicatie-

landschap.

Tip 2: Inventariseer uw applicatielandschap, stel vast waar

integratiebehoefte bestaat om dubbele vastlegging van data te

minimaliseren.

22 Over de keuze en praktijk van Microsoft ERP oplossingen

Voorraad? Ja, er liggen er nog veel van, geloof ik

Dynamics NAV en AX blinken niet uit in voorraadbeheer. Heeft u in 1

oogopslag in beeld hoe het met uw voorraad staat? Verplaatsingen,

ontvangsten en uitslagen worden niet goed of niet tijdig verwerkt. Het

vraagt veel handmatige handelingen en correcties. Uit voorraadtellingen

blijken veel verschillen.

Tip 3: Dynamics NAV ondersteunt meerdere manieren van voorraadtelling.

Onderzoek of een aantal processen (inkomende goederen, verplaatsingen,

picks en uitslagen) middels scanning ondersteund kan worden.

Managementinformatie kost uw organisatie veel tijd

U weet dat uw organisatie enorm veel gegevens invoert en u vermoedt dat

het monitoren op processen, datakwaliteit en KPI’s zou moeten kunnen,

gezien de informatie die u in het systeem stopt. Maar het lukt u niet om

met 1 druk op de knop inzicht te krijgen in de operationele en financiële

KPI’s.

Tip 4: Middels relatief eenvoudige en betaalbare rapportagesoftware zoals

PowerPivot (gratis), JetReports, eXsion en BI4Dynamics, haalt u de middelen

in huis om goede dashboards en managementinformatie te genereren. Lees

meer in onze whitepaper over rapportagesoftware voor Dynamics NAV.

Dynamics NAV wordt gebruikt als tekstverwerker

Er is nog steeds sprake van eilandjesautomatisering, ook al maken de

meeste mensen gebruik van hetzelfde systeem. Het ontbreekt aan

voldoende kennis en integratie tussen processen, waardoor er veel e-mail

en papier wordt uitgewisseld of het systeem wordt als tekstverwerking-

systeem gebruikt waarin veel notities, instructies en dergelijke worden

vastgelegd. Bij goed geïntegreerde processen en goed gedefinieerde

workflows wordt het gebruik van papier, e-mail en notities minder

noodzakelijk. Hiermee bespaart uw organisatie tijd en geld.

Tip 5: Volg eens een product of project van a tot z binnen uw organisatie,

analyseer welke stappen in Dynamics NAV worden uitgevoerd en hoe de

communicatie tussen deze processtappen is georganiseerd. U zult zien dat

er overbodige stappen en informatie-uitwisselingen plaatsvinden.

Microsoft Dynamics AX en NAV - © ICT informatiecentrum 23

U kunt de historie van partijen of artikelen niet meer terugvinden

In verband met wet- en regelgeving en voor de optimalisatie van interne

processen, is het volgen van batches, lots of individuele artikelen door het

proces heen (van herkomst tot eindbestemming), steeds belangrijker. Het

gaat dan niet alleen om voedsel, maar ook om onderdelen, machines en

artikelen die in partijen worden ingekocht. Dynamics NAV biedt goede

mogelijkheden voor het volgen van batches of individuele producten. Met

behulp van scanning en/of elektronische berichtuitwisseling wordt het

efficiënt en betrouwbaar vastleggen van dit soort informatie goed mogelijk

en het biedt u mogelijkheden om bijvoorbeeld serviceonderdelen of

samengestelde machinerie goed te volgen en de serviceprocessen erop af

te stemmen.

Tip 6: Dynamics NAV biedt goede mogelijkheden om uw serviceproces sterk

te verbeteren. Niet alleen door de inzet van de servicemodule, maar ook

door gebruik van scanning en elektronische berichtuitwisseling kan dit

proces gestroomlijnd worden.

Ontbreken van goede procedures voor beheer van stamgegevens

Als er geen goede procedures voor stamgegevensbeheer zijn, raken de

contact‑, leverancier‑ en artikelgegevens snel vervuild. Stamgegevens-

beheer lijkt in veel organisaties nog steeds een ondergeschoven kindje.

Wanneer bedrijven veel leveranciers, contacten en artikelen hebben, zijn

procedures voor stamgegevensbeheer onmisbaar en de smeerolie voor uw

ERP processen. Verstoringen door foutieve data in uw proces zijn kostbaar

en frustreren de efficiëntie van uw medewerkers.

Tip 7: Het monitoren van de kwaliteit van de stamgegevens in Dynamics

NAV is makkelijk op te zetten door een aantal rapportages te realiseren.

Hiermee heeft u steeds inzicht in de kwaliteit van de stamgegevens en kunt

u op gestructureerde wijze verbeteringen doorvoeren.

Intercompany transacties en consolidatie kosten uw organisatie veel tijd

Bij meerdere Dynamics NAV‑administraties lopen veel bedrijven tegen

beperkingen aan wat betreft financiële consolidatie. Hetzelfde geldt voor

het gebruik van transacties tussen de verschillende bedrijven. In de laatste

twee versies van Dynamics NAV (NAV2013 en NAV2015) zijn veel

verbeteringen doorgevoerd rond intercompany. De inrichting hiervan is

24 Over de keuze en praktijk van Microsoft ERP oplossingen

complex, maar de functionaliteit (in sommige gevallen met kleine

aanpassingen) is sterk verbeterd. Consolidatie is nog steeds niet standaard

in Dynamics NAV. Wel zijn er add-ons en methodieken uitgewerkt waarmee

vereenvoudiging kan worden bereikt.

Tip 8: Overweegt u een overgang naar Dynamics NAV2013 of NAV2015?

Inventariseer vooraf in hoeverre u gebruik kunt maken van intercompany‑

functionaliteit en laat u adviseren over een efficiënt proces voor

consolidatie.

Het bestelvoorstel is onbetrouwbaar en vraagt veel handmatige sturing

Het bestelvoorstel in Dynamics NAV wordt gestuurd op basis van een groot

aantal artikelparameters en reageert op verschillende datumvelden. De

complexiteit is groot en er zijn maar weinig consultants die de exacte

werking kennen. Laat u goed adviseren over de gevolgen van artikelpara-

meters op uw bestelvoorstel en het gebruik van datumvelden op inkoop- en

verkooporders. Door een goede analyse, consequente parametrisering en

heldere werkprocedures zal de kwaliteit van het bestelvoorstel met

sprongen vooruitgaan.

Tip 9: Werk verschillende scenario’s uit om de best mogelijke resultaten

voor uw organisatie te bepalen. Probeer diverse settings uit, het effect van

het gebruik van datumvelden en stel aan de hand daarvan de beste

werkwijze voor uw organisatie vast.

Uw medewerkers beschikken niet over een eigen dashboard

Wanneer u nog gebruikmaakt van de classic look (voor het laatst

beschikbaar in NAV2009) dan heeft u wellicht nog geen kennisgemaakt met

de mogelijkheden van gebruikerstegels, eigen KPI‑dashboards en op functie

gerichte startmenu’s (zogenaamde role tailored client). Deze aanpassingen

hebben de gebruikersvriendelijkheid verbeterd en geven de gebruikers een

handig startscherm waarin de eigen activiteiten in de zogenaamde tegels

zichtbaar zijn en ook de persoonlijke notities en taken (doorgezet door

collega’s) direct zichtbaar zijn.

Tip 10: Gaat u over van de classic look naar de role tailored client, zorg dan

voor een overgangsperiode waarin u gebruikers eerst enkele weken de

gelegenheid geeft te wennen, omdat de bediening wezenlijk anders is.

Microsoft Dynamics AX en NAV - © ICT informatiecentrum 25

In 5 stappen je Microsoft Dynamics performance problemen oplossen DOOR: MPRISE | MPRISE.NL

De meeste performance problemen slepen zich voort en aangedragen oplossingen

resulteren vaak in een matige verbetering. Het resultaat is dat eindgebruikers

ontevreden zijn en blijven, maar ook geen vertrouwen meer hebben in de ICT

afdeling. Want zeg nu zelf, al die slimme ICT-ers met hun mooie lease auto’s, hoge

uurtarieven en de beste apparatuur, kunnen die niet eens een systeem sneller

maken, zodat ik goed mijn werk kan doen?

Deze aanpak bestaat uit 5 stappen die achtereenvolgens moeten worden doorlopen.

Stap 1 - Kies met wie je het onderzoek wilt doen.

Een onderzoek naar een performance probleem is niet gemakkelijk, anders

waren er niet zoveel problemen. De meeste AX gebruikers vinden hun

systeem te traag in algemene zin. Vaak zijn hun bezwaren ook toegespitst

op bepaalde (batch) processen. Voor NAV geldt dit in mindere mate, omdat

het vaak kleinere en minder complexe omgevingen zijn. Maar ook daar zie

je steeds vaker de vraag naar een performance onderzoek. Kun je dit

onderzoek zelf doen? Meestal niet, gespecialiseerde kennis en tools heeft

de gemiddelde ICT afdeling niet, de complexiteit is groot en ook de ervaring

wordt gemist. Dus ga je iemand zoeken die je echt kan helpen. Het ligt het

meest voor de hand om dan je Microsoft partner te bellen. Je moet je dan

wel afvragen of je daar iets mee opschiet. Als je denkt dat zij het beste jouw

performance probleem kunnen oplossen, waarom hebben ze dan tijdens de

implementatie niet meteen alle best practices meegenomen? Waarom

achteraf repareren als je weet waar de problemen gaan optreden?

Hoe dan ook, zoek een deskundige partij met ervaring en een goede aanpak

die jou kan helpen. Bedenk in ieder geval dat als je gebruik maakt van een

add-on boven op AX of NAV het altijd verstandig is om je eigen Dynamics

partner in te schakelen. Maak altijd wel vooraf goede afspraken over de

verwachting, aanpak en de gewenste resultaten.

26 Over de keuze en praktijk van Microsoft ERP oplossingen

Stap 2 - Waar zit de grootste frustratie?

Je kent je eigen organisatie het beste. Start dus zelf al met goed doorvragen

naar de werkelijke performance problemen. Laat je gebruikers voorbeelden

geven, welk proces, welk tijdstip, welke selectie. Allemaal vragen die helpen

bij het helder krijgen van het probleem. Maak vervolgens een lijst met

gebruikers die geïnterviewd moeten worden door de specialisten. Bereidt

de gebruikers voor op het interview door ze te vertellen dat ze aan de hand

van bijvoorbeeld een logboek aan moeten kunnen tonen welke problemen

ze in de praktijk tegenkomen. Start dus niet gewoon een onderzoek, dat is

schieten met hagel, focus op de echte problemen en laat je niet wegsturen

met termen als ‘dat systeem is niet vooruit te branden’. Benoem man en

paard en kies de 5 grootste problemen om daarmee aan de slag te gaan. Los

liever één grote frustratie op waar veel hinder van ondervonden wordt, dan

minder belangrijke processen waar je relatief veel tijd mee kwijt bent. Deze

analyse van het probleem of de problemen is eigenlijk het belangrijkste.

Besteed hier voldoende tijd aan, want dat geeft aan waar je op moet

focussen en hoe meer tijd je zelf besteedt hoe minder de ingehuurde

consultant hoeft te doen.

Stap 3 - Welke aanpak kies ik voor de analyse?

Uit de interviews en verzamelde gegevens van gebruikers komt naar voren

of er een algemeen probleem is (het hele systeem is traag) of een aantal

heel specifieke problemen in bepaalde processen. Dat bepaalt de aanpak

die je moet kiezen. Bij een aantal heel specifieke problemen kies je voor de

directe focus op die processen. Je checkt de inrichting, het maatwerk en het

gebruik van dat specifieke proces. Dat doe je door met standaard aanwezige

tooling de processen te analyseren. Als uit de analyse komt dat eigenlijk het

hele systeem last heeft van traagheid, start dan een algemeen onderzoek

naar het hele systeem. Ook daarvoor is allerlei tooling aanwezig in

Windows, AX en NAV zelf maar ook bij de SQL Server database.

(Voorbeelden zijn Windows Performance Monitor, NAV Profiler, SQL Tuning

Advisor, PAL Tools, SQL profiler, Dynamicsperf.) Laat die tools in een paar

dagen of weken gegevens verzamelen van het systeem en analyseer die

data. Begin met een goede check van de hardware, dat is het meest

eenvoudig om te checken. Heb je bijvoorbeeld een Virtuele Server met RAID

5 zonder een high performance SAN? Dan weet je al dat daar veel winst te

Microsoft Dynamics AX en NAV - © ICT informatiecentrum 27

behalen valt. Pak dat soort problemen eerst aan en ga dan verder met de

software en database instellingen. Leg de verzamelde gegevens vast. Deze

zijn heel belangrijk voor het vervolg. Het is de nulmeting die je in het

verdere verloop van het traject gebruikt om de resultaten van aanpassingen

mee te kunnen vergelijken.

Stap 4 - Gebruik een goede rapportage.

De hoeveelheid gegevens die je met de NAV profiler of AX trace parcer of

andere tooling verzamelt is enorm. Zie uit deze informatie maar een goede

rapportage te maken die het management in staat stelt om de juiste

beslissingen te nemen. Gebruik daarom een rapportage die kort en bondig

is. Neem niet allerlei meetinformatie op die niet relevant is. Ons advies is

een rapportage met de volgende indeling na de 1e fase waarin je de

interviews gehouden hebt en de hardware configuratie gecheckt hebt:

Beschrijf de geïnventariseerde problemen.

Beschrijf en beoordeel wat er al aan eerdere analyses en adviezen is

uitgevoerd.

Beschrijf de omgeving die je gaat analyseren.

Beoordeel of de omgeving voldoet aan de standaarden van Microsoft.

Beschrijf de manier hoe je fase 2 van het onderzoek gaat uitvoeren (plan

van aanpak).

Na deze fase moet commitment gekregen worden van het management

voor fase 2. Je gaat nu een traject met elkaar in van enkele dagen of weken

die bepalend zijn voor het oplossen van een groot probleem. In fase 2 ga je

meten en analyseren, specifiek op één of meerdere processen of meer

algemeen het hele systeem, soms zelfs beide. Daarna rapporteer je de

resultaten met een advies voor het doorvoeren van wijzigingen.

Beschrijf kort nog de probleemstelling.

Beschrijf welke tools je gebruikt hebt en wat die tools doen.

Beschrijf de resultaten uit de nulmeting.

Beschrijf de conclusie van de analyse van deze gegevens.

Geef een advies voor verbetering, heel concreet bijvoorbeeld wijzig voor

deze reeks tabellen de indexen.

28 Over de keuze en praktijk van Microsoft ERP oplossingen

Het is nu aan het management om knopen door te hakken, gaan wij de

adviezen uitvoeren? Uiteraard, je wilt resultaat behalen, het moet nu maar

eens afgelopen zijn met die performance problemen. Na aanpassing van de

configuratie of het maatwerk is het goed om weer dezelfde metingen uit te

voeren en te vergelijken met de nulmeting. Rapporteer vervolgens ook heel

duidelijk in percentages wat de verbetering is geweest. Dit brengt het

gevoel naar de achtergrond en de feiten boven water.

Stap 5 - Herhaal steeds kleine stappen.

Zoals eerder al aangegeven, ga niet meteen alle problemen onderzoeken,

focus op de meest belangrijke en selecteer ook die problemen die de

meeste impact hebben. Laat het management aangeven welk probleem het

belangrijkste is en verifieer dat met de eigen bevindingen uit de praktijk.

Heb je een belangrijk issue geselecteerd? Ga daar dan mee aan de slag, zorg

voor commitment van het management en organiseer alle resources die

nodig zijn om tot een goed en snel resultaat te komen. Kom je met

resultaat, dan krijg je ook vertrouwen voor het vervolg. Dat is belangrijk

want vaak zijn de performance problemen langdurig, is er al veel onderzoek

gedaan en veel geld uitgegeven. Na elke meting en analyse voer je de

noodzakelijke wijziging uit, dat kan het toevoegen van indexen zijn op de

tabellen, snellere schijven, SQL server parameters, maatwerk code, etc.

Voer in elk geval niet op drie fronten aanpassingen uit, dan weet je niet

welke aanpassing tot welk resultaat geleid heeft. Dus heb je het advies

gekregen om indexen toe te voegen? Doe dat dan eerst en meet het

resultaat. Pak vervolgens dan het volgende advies op en check weer of de

wijziging resultaat heeft gehad. Het resultaat van een wijziging is niet altijd

vooraf exact te geven, stop daarom niet als het eerste advies weinig

resultaat heeft maar ga door met het uitvoeren van alle relevante adviezen.

Ook belangrijk: zorg dat je onder gelijke omstandigheden meet. Neem dat

ook mee in je plan van aanpak en hou je ook daaraan.

Kortom, een performance onderzoek is een project op zich. Het is belangrijk met wie

je het onderzoek doet, beperk je tot de grootste problemen, zorg voor een duidelijke

aanpak en rapporteer hier ook kort maar helder over en neem niet teveel hooi op je

vork.

Microsoft Dynamics AX en NAV - © ICT informatiecentrum 29

Integratiemogelijkheden Microsoft Dynamics NAV en SharePoint DOOR: THYSIA | THYSIA.EU

Veel gebruikers van Microsoft Dynamics NAV (voorheen: Navision) geven aan hun

informatievoorziening te willen verbeteren. Na de invoering van het ERP pakket als

basis horen we vaak de volgende vragen: hoe kunnen we eenvoudiger samenwerken

en informatie delen met klanten en leveranciers, hoe kunnen we ongestructureerde

informatie beter beheren en hoe kunnen we onze medewerkers productiever laten

worden? SharePoint oplossingen kunnen hierbij een belangrijke bijdrage leveren. Op

het gebied van applicatie integratie noemen we onderstaand de argumenten.

Samenwerking bevorderen en informatie delen

Een belangrijke beweegreden om met het SharePoint platform te werken, is de

interne samenwerking te bevorderen en informatievoorziening te verbeteren.

Portalen bieden veel standaard functionaliteit voor afdelings- of projectwerken. In

essentie gaat het erom wat ermee bereikt kan worden. Het grootste voordeel is dat

men er tijd- en plaats onafhankelijk mee kan werken. Bovendien werkt dit ook op

verschillende soorten ‘devices’, zoals tablets. Dit kan niet standaard met Dynamics

NAV of andere bestaande backoffice applicaties.

Toegang tot verschillende applicaties

Een SharePoint portaal biedt de mogelijkheid om via één consistente gebruikers-

interface toegang te geven tot verschillende backoffice applicaties. Hierbij kan het

onderscheid worden gemaakt tussen ‘heavy users’ en ‘light users’. Een heavy user is

bijvoorbeeld iemand die in een financieel pakket de boekhouding doet en daarbij de

volledige functionaliteit nodig heeft. Dit type gebruiker werkt over het algemeen niet

via een portaal om gegevens in te zien of te bewerken. Een light user is iemand die af

en toe wat informatie nodig heeft uit dit financieel pakket om de juiste beslissing te

kunnen nemen of informatie te verschaffen. Voor dit type toepassing is een portaal

uitermate geschikt. Externe gebruikers zijn in principe altijd lichte gebruikers. Het is

functioneel en qua beveiliging niet wenselijk dat zij rechtstreeks in het ERP systeem

werken.

30 Over de keuze en praktijk van Microsoft ERP oplossingen

Samenvattend kun je dus tijd- en plaats onafhankelijk werken, waarbij lichte

gebruikers ook informatie aangereikt krijgen uit achterliggende applicaties. Daarnaast

biedt het SharePoint platform ook heel nadrukkelijk document management

functionaliteiten. Het is mogelijk om alle papieren documenten zoals dossiers,

contracten en facturen te digitaliseren met behulp van aparte digitaliseringsoftware.

De documenten komen automatisch op de juiste plek in SharePoint terecht. Op een

heel efficiënte manier kunnen mensen vervolgens gezamenlijk aan documenten

werken. In het algemeen worden. Portalen vaak gecombineerd met document

management functionaliteiten, zodat men op verschillende locaties, afdelingen of

projecten makkelijker toegang heeft tot informatie.

Deze combinatie van gestructureerde informatie (uit back office applicaties) en

ongestructureerde informatie (Word documenten, PDF’s, e-mails, etc.) kan

gerealiseerd worden middels een Enterprise Informatie Portaal.

Zoals uit bovenstaande blijkt, is een dergelijke oplossing niet alleen een Portal

vraagstuk maar gaat het ook om het integreren van achterliggende applicaties. Op dit

gebied heeft Thysia gemerkt dat er de nodige vragen leven in de praktijk. Wat zijn de

mogelijkheden om met SharePoint te koppelen naar Dynamics NAV? Welke

beperkingen zijn er? Hoe pak je een dergelijk project aan? In dit document worden

Microsoft Dynamics AX en NAV - © ICT informatiecentrum 31

praktijktips gegeven over de mogelijkheden en beperkingen van applicatie integratie

met SharePoint. Vervolgens wordt er uitleg gegeven over de aanpak en met welke

stappen dit te realiseren is.

Mogelijkheden/beperkingen van applicatie integratie met SharePoint

In algemene zin is SharePoint een informatieplatform. Bovendien is het volledig

gebaseerd op standaard Microsoft technologie en zijn de integratiemogelijkheden

zeer uitgebreid. Voor de gebruiker wordt deze integratie vaak getoond in een

WebPart, ofwel een web onderdeel, op SharePoint. Webonderdelen zorgen dat er

voor de gebruiker een eenvoudige en consistente gebruikersinterface ontstaat.

Hiermee kan dus ook informatie uit andere bronnen getoond worden. Als er

meerdere achterliggende systemen zijn, dan zien de web onderdelen er voor de

gebruiker er in basis hetzelfde uit en je beseft daardoor ook niet dat je informatie

bekijkt, die elders vandaan komt. De vraag is echter hoe je er voor kunt zorgen dat die

informatie uit een ander pakket getoond kan worden in het WebPart. En dat wordt

voor het overgrote deel bepaald door de mogelijkheden van de achterliggende

applicatie(s). Voordat we nader gaan inzoomen op die vraag, is er nog een belangrijk

vraagstuk dat we eerst dienen te adresseren. En dat heeft te maken met de algemene

strategie met betrekking tot het informatie management. Binnen veel organisaties

zien we dat er in het verleden vele applicaties aangeschaft zijn. Vrijwel elke

organisatie heeft meerdere pakketten in gebruik en dat is logisch omdat er geen

systemen zijn die in alle informatiebehoeften kunnen voorzien. Maar een deel is ook

ontstaan uit minder bewuste keuzes in het verleden of vanwege fusies. In dat geval

zien we vanuit informatie management vaak het beleid ontstaan dat er

geconsolideerd moet worden en dat er applicaties uit gefaseerd zullen worden.

SharePoint kan hier ook een rol in spelen. Vaak zien we dat er applicaties in gebruik

zijn, waarvan de functionaliteit eenvoudig geboden kan worden op basis van

SharePoint. Voorbeelden zijn kwaliteitshandboeken en het doen van

meldingen/aanvragen. Dit wil overigens niet zeggen dat het aan te raden is om allerlei

applicaties in SharePoint te gaan bouwen. Maar sluit de functionaliteit goed aan bij

(standaard) SharePoint, dan kan op deze wijze het aantal applicaties teruggebracht

worden. Met applicaties die gaan verdwijnen hoeft niet gekoppeld te worden.

Vervolgens stelt men zich de vraag welk applicatielandschap er overblijft en hoe men

daar mee wil integreren. In grote lijn zien we daarin 2 varianten:

Enterprise Service Bus (ESB)

32 Over de keuze en praktijk van Microsoft ERP oplossingen

Een ESB is een architecturele softwareconstructie waarmee de

communicatie tussen aanbieders van diensten (“service”) en afnemers

hiervan vereenvoudigd wordt. De ESB biedt hiertoe aan de kant van de

aanvrager een met de aanvrager afgesproken interface aan, dit kan

bijvoorbeeld een webservice zijn. Aan de kant van de aanbieder zal de ESB

via de interface die met de aanbieder is afgesproken communiceren. In het

plaatje van het EIM portaal komt er daarom een extra component tussen de

achterliggende applicatie en SharePoint. Deze ESB communiceert met

SharePoint dus altijd op dezelfde wijze, waarbij de integratie met

achterliggende systemen specifiek ingevuld kan worden. De ESB zorgt voor

de vertaalslag. Dit leidt tot standaardisatie en vereenvoudiging van de

koppelingen. Binnen het Microsoft portfolio wordt Microsoft Biztalk Server

ingezet voor de implementatie van een ESB architectuur

Specifieke Integraties

Uiteraard brengt het ontwerpen en implementeren van een ESB oplossing

ook tijd en kosten met zich mee. Deze zijn aanzienlijk en in de praktijk zien

we ook dat het beheren van een dergelijke oplossing specialistisch werk is.

ESB oplossingen zijn dan ook vooral geschikt voor grotere, complexe

omgevingen waarbij ook in de toekomst een grote diversiteit te verwachten

is aan applicaties en koppelingen. In de meeste gevallen zien we daarom

dat de vraag gaat over het realiseren van één of meerdere specifieke

integraties. In het vervolg van dit document gaan we hier nader op in.

Als we het hebben over specifieke integraties met SharePoint, dan is er goed nieuws.

SharePoint neemt wereldwijd een leidende positie in op het vakgebied Enterprise

Content Management (ECM) en de toepassing van het platform groeit sterk. Recente

cijfers van AIIM (leidend onafhankelijk kennisinstituut voor ECM) tonen aan dat het

aantal organisaties dat SharePoint gebruikt vorig jaar met 28% gestegen is. Dit

betekent dat het platform niet meer te negeren is voor bedrijven die software

ontwikkelen. Steeds meer software leveranciers bieden standaard mogelijkheden om

hun applicatie te integreren met SharePoint. Het verdient dan ook aanbeveling om in

een specifieke situatie eerst te onderzoeken of dit het geval is. Als de leverancier nu

nog niets heeft, kan het zijn dat men iets aan het ontwikkelen is. Microsoft timmert

op dit vlak ook zelf hard aan de weg. Zo zijn er vanuit Microsoft Dynamics NAV 2013

Microsoft Dynamics AX en NAV - © ICT informatiecentrum 33

standaardmogelijkheden voor integratie met SharePoint. Voor Microsoft Dynamics

CRM en AX was dat al eerder het geval.

Ook bij deze standaardintegraties is het echter zaak om vanuit functionele wensen en

eisen te blijven redeneren. Niet alle scenario’s worden ondersteund. In het algemeen

kunnen we stellen dat het belangrijk is om te onderzoeken of (en hoe) er ook

informatie naar het pakket weggeschreven kan worden. Het bieden van

leesmogelijkheden is immers relatief eenvoudig. Bijna elk pakket heeft tegenwoordig

wel een (relationele) database waar informatie uit te halen is. Maar kunnen er ook

transacties aangemaakt/gewijzigd worden vanuit SharePoint? En hoe wordt op dat

moment omgegaan met de ‘business logica’ (denk aan zaken als controles,

berekeningen en foutmeldingen). En hoe wordt omgegaan met gebruikersbeheer en

rechten? Denk hierbij ook aan scenario’s waarbij er externe gebruikers zijn. Verder is

een belangrijke vraag hoe ‘configureerbaar’ de oplossing is. Met andere woorden,

kun je door middel van inrichting de koppeling realiseren, of moet er (steeds

opnieuw) geprogrammeerd worden? In de situatie dat er geen standaard integratie is

of de mogelijkheden niet toereikend zijn, dan zijn er globaal de volgende

mogelijkheden om te integreren met SharePoint:

Connector

In aanvulling op wat de software leverancier te bieden heeft, zijn er ook

“derde partijen” die producten leveren op het gebied van applicatie

integratie. Een voorbeeld hiervan is IT IS AG (Duitsland) die een connector

levert voor de koppeling tussen Dynamics NAV en SharePoint. Hiermee

kunnen op generieke wijze integraties gerealiseerd worden. De business

logica wordt volledig aangesproken en de integratie is real-time en volledig

configureerbaar. De informatie wordt in SharePoint getoond in een Web

Part. Bij de selectie en beoordeling van dergelijke connectoren, gelden dus

in basis dezelfde vragen als genoemd onder de standaard integraties. En

uiteraard speelt altijd de vraag of de aanschaf van de oplossing zich

terugverdient in lagere kosten van implementatie en beheer van de

koppelingen.

Iframe

Als weinig/geen standaard mogelijkheden en connectoren voorhanden zijn,

dan is het nog steeds de vraag of er iets ontwikkeld moet worden. Ook dit

34 Over de keuze en praktijk van Microsoft ERP oplossingen

hangt af van de gewenste functionaliteit. Veel applicaties bieden inmiddels

de mogelijkheid om via het web benaderd te worden. Er kan dan vaak ook

via een zogenaamd Iframe informatie getoond of bewerkt worden. Dit is

een soort ‘zwevend venster’ voor de achterliggende applicatie. Voor de

gebruiker is dit een andere ervaring dan een web part, hij werkt

daadwerkelijk in een andere applicatie. Voor bepaalde toepassingen kan dit

echter een prima (tussentijdse) oplossing zijn. Vraag/aandachtspunt is wel

of er gewerkt kan worden met ‘single sign on’ ofwel éénmalig inloggen.

SharePoint ondersteunt dit standaard, maar de achterliggende applicatie

dient er uiteraard ook mee om te kunnen gaan.

Specifieke koppeling

Als derde mogelijkheid noemen we het ontwikkelen van een specifieke

koppeling. Dit kan vanuit SharePoint onder andere vanuit de Business

Connectivity Services. Met dit onderdeel van SharePoint (voorheen heette

het Business Data Catalogue) kunnen externe gegevens binnengehaald

worden, compleet met lees- en schrijfmogelijkheden. Een andere

mogelijkheid is om via een specifiek ontwikkeld WebPart de informatie op

te halen. Vaak wordt er hierbij gebruik gemaakt van het aanspreken van

zogenaamde web services. Dus als een systeemleverancier geen standaard

integratie heeft dan is het de vraag of men wel web services ondersteunt.

Dit is steeds vaker het geval, waardoor op dit gebied ook meer met

standaard technieken gewerkt kan worden. Eerder genoemde vragen over

gebruikersbeheer en business logica gelden uiteraard ook hier. Dynamics

NAV ondersteunt web services standaard vanaf de versie NAV 2009 R2.

Op basis van onze ruime ervaring met het integreren van Dynamics NAV en

SharePoint is een iFrame de minst voor de hand liggende optie. Er zijn immers betere

alternatieven voorhanden. Een specifieke koppeling is een goede optie voor

eenvoudige scenario’s. Bijvoorbeeld het tonen van klantengegevens. Voor een

complete portal oplossing waarbij ook data ingegeven moet worden is dit veelal een

dure en inflexibele optie. Vandaar dat Thysia in de praktijk in die gevallen adviseert

om een connector in te zetten en in het verleden het product IT IS Active heeft

geselecteerd. Het generieke en configureerbare aspect is reeds genoemd. Daarnaast

is de oplossing beschikbaar vanaf Dynamics NAV versie 3.7. Het grootste gedeelte van

de Dynamics gebruikers werkt immers niet op de allernieuwste versie. En dat zal ook

Microsoft Dynamics AX en NAV - © ICT informatiecentrum 35

nog een tijd zo blijven, omdat een upgrade vaak een kostbare migratie is vanwege

toegepast maatwerk in het ERP systeem.

In de communicatie laag kan standaard gewerkt worden met web services (uiteraard

vanaf NAV 2009 R2). De oplossing is veilig en schaalbaar naar grote aantallen

gebruikers/transacties. Voor de gebruikers van NAV 2013 en partners die hun ERP

oplossingen aan het upgraden zijn, is het een belangrijke vraag wat de mogelijkheden

en beperkingen zijn van de standaard SharePoint client in NAV 2013 ten opzichte van

IT IS Active. In de volgende paragraaf gaan we specifiek in op deze vergelijking.

SharePoint client in NAV 2013 en IT IS Active

In het algemeen adviseren wij altijd om standaard Microsoft oplossingen te gebruiken

waar mogelijk en alleen ‘add-ons’ in te zetten wanneer dat toegevoegde waarde

heeft. De vraag is dus wat de mogelijkheden zijn van de standaard SharePoint client in

NAV en waar de begrenzingen liggen. Hierna behandelen we de belangrijkste

aspecten. Om het overzichtelijk te houden, beperken we ons tot de hoofdlijnen.

Web Client, Web Pages

De SharePoint client biedt de mogelijkheid om een Dynamics NAV pagina te

publiceren als een web pagina. Dit gebeurt 1 op 1, dus alle velden en

functies die beschikbaar zijn in NAV zijn daarmee ook direct beschikbaar op

SharePoint. Het voordeel hiervan is dat dit generiek en snel werkt en dat de

business logica van NAV ook volledig gebruikt wordt. Een nadeel is dat de

schermen in NAV veelal rijk aan functionaliteit zijn en bedoeld voor de

zwaardere ERP gebruiker. Hierdoor zijn ze vaak minder geschikt voor de

lichtere gebruiker die via een portaal werkt. Het is mogelijk hier specifieke

pages voor te maken en die als web page te publiceren. Dat is echter

(dubbel) werk en het is ook geen configuratie. Verder is de web page niet

hetzelfde als een web part. De gebruikerservaring is prima, maar de

kanttekening is dat het is alsof je ‘door een venster’ naar NAV kijkt.

Overige SharePoint integratiepunten

De web page biedt de functionaliteit om NAV functionaliteit beschikbaar te

stellen. Bij portal oplossingen is het echter ook vaak gewenst om te

integreren met SharePoint lijsten of documenten bibliotheken. Of om in één

web part ook data of functionaliteit uit een andere applicatie te tonen.

36 Over de keuze en praktijk van Microsoft ERP oplossingen

Bijvoorbeeld een klantenlijst met een combinatie van gegevens uit NAV en

CRM. Deze mogelijkheden zijn niet standaard aanwezig in de nieuwe web

client. Ook directe support voor ‘touch’ is niet voorhanden, wat de

toepassing op tablets en mobile devices beperkt.

Gebruikers en rechten

Het gebruikersmodel en het rechten systeem berusten op de NAV client. Dit

betekent ook dat de gebruikers in een Active Directory omgeving

ondergebracht dienen te zijn. Forms Based Authentication (FBA) wordt

(nog) niet standaard ondersteund. Dit is geen bezwaar als het gaat om

interne gebruikers die ook via een portal werken. Het is echter een

belangrijke beperking als er vele rollen zijn en/of externe gebruikers. Verder

is het de vraag of de oplossing ‘by design’ geschikt is voor grote aantallen

gebruikers en hoe ‘cloud enablement’ het beste in de praktijk gebracht kan

worden.

Licenties

Dit artikel is niet bedoeld om alle licentieaspecten volledig te behandelen…

Echter is er met NAV 2013 een belangrijke verandering die impact heeft op

NAV licenties voor portals. Bij alle voorgaande versies van NAV was het

nodig om een externe connector te licenseren om externe gebruikers

toegang te bieden. De definitie van extern is ‘niet op de loonlijst’, dus geldt

ook voor uitzendkrachten, freelancers, etc.. Met de connector kon (per

database) een onbeperkt aantal externe gebruikers gelicenseerd worden

voor toegang tot informatie uit NAV. In NAV 2013 is deze connector niet

meer beschikbaar. In de plaats daarvan is er een externe gebruiker

beschikbaar. Deze is gratis, maar dat geldt alleen voor klanten. Leveranciers

en andere externe gebruikers moeten via een reguliere (concurrent) licentie

werken. Er is ook een beperktere gebruikerslicentie mogelijk, maar die geeft

slechts schrijfrechten op 4 tabellen. In scenario’s met veel gebruikers en/of

veel functionaliteit kunnen de licentiekosten van een portal scenario op

NAV 2013 dus sterk oplopen. IT IS Active wordt gelicenseerd per connectie.

De applicatie kan gelijktijdig gebruikt worden voor vele gebruikers, maar de

vuistregel is 10-25 concurrent users per connectie. Het aantal hangt af van

het aantal en type transacties. Dus hoe meer gebruikers/transacties er zijn,

hoe meer connecties en hoe duurder het wordt. Je kunt echter klein

Microsoft Dynamics AX en NAV - © ICT informatiecentrum 37

beginnen en opschalen. Bovendien kan exact worden bijgehouden hoeveel

(gelijktijdige) sessies er gebruikt worden via SharePoint.

Op basis van bovenstaande aspecten kunnen we concluderen dat de SharePoint client

in NAV 2013 een nieuwe mogelijkheid biedt om vanuit SharePoint eenvoudig toegang

te krijgen tot informatie en functionaliteit in NAV. De oplossing is vooral geschikt voor

interne gebruikers en relatief eenvoudige portal scenario’s. IT IS Active biedt

toegevoegde waarde voor additionele functionaliteiten, externe gebruikers en

schaalbaarheid. Uiteraard is bovenstaande informatie gebaseerd op de huidige stand

van zaken. De verwachting is dat Microsoft in toekomstige releases additionele

functionaliteit gaat bieden. Dat geldt echter ook voor leveranciers van connectoren,

zoals IT IS. Een nieuwe grote release van NAV zal nog enige tijd duren (want deze is

net uit), dus de mening van Thysia is dat de bovenstaande grote lijnen de komende

jaren blijven gelden. Tot nu toe hebben we een overzicht gegeven van de basiskeuzes

ter advertentie van de architectuur en de soorten integraties die er bestaan. In het

vervolg van dit document geven we enkele belangrijke tips om een dergelijk project

succesvol aan te pakken.

Aanpak van succesvol integreren met SharePoint

Groot denken, klein beginnen

Enerzijds moet je als organisatie goed bepalen waar je over 1,5 tot 2 jaar wil

staan. Anderzijds moet je klein en praktisch beginnen met projecten die snel

succesvol zijn. Op deze manier creëer je automatisch draagvlak binnen de

organisatie. Vanuit IT management bepaal je dus je strategie en plan voor

de toekomst, en maak je dit plan gereed voor kleinere stappen. Het is van

belang een gezonde mix te zoeken tussen het inzetten van een platform

voor de lange termijn, en anderzijds het realiseren van kleine projecten op

korte termijn en daarmee voortgang boeken. De vraag is natuurlijk: “wat is

een klein project?”. Integratie is meestal geen klein project. Zelfs met

gebruikmaking van een standaard koppeling of connector is het al snel een

paar weken werk om (meerdere functionaliteiten van) een achterliggend

systeem beschikbaar te stellen. Vooral als er ook informatie aangemaakt of

bewerkt moet worden. Maar klein beginnen kan ook betekenen dat er eerst

een Proof Of Concept gerealiseerd wordt met een werkend voorbeeld van

de beoogde integratie. Dit kan vaak op logische wijze gecombineerd worden

38 Over de keuze en praktijk van Microsoft ERP oplossingen

met een basis implementatie van standaard functionaliteit. Denk

bijvoorbeeld aan een teamsite voor een afdeling met daarop

documentenbeheer en een gezamenlijke kalender. Hierdoor raakt men ook

beter bekend met het SharePoint platform. SharePoint is immers geen ‘punt

oplossing’ maar een platform met uitgebreide mogelijkheden op vele

vlakken.

Draagvlak creëren

Het is dan ook verstandig om eerst draagvlak te creëren voor het platform.

IT Management kan op meerdere manieren draagvlak creëren. De inrichting

van een projectensite kan binnen enkele dagen gerealiseerd worden. Als

medewerkers merken dat deze andere manier van werken veel efficiënter

is, gaan ze zich ook afvragen of het platform ook voor andere doeleinden

ingezet kan worden. Op deze manier groeien de vraagstukken en creëer je

dus meer draagvlak.

Aansluiting op werkprocessen

Het werk en de passie van medewerkers ligt bij hun primaire taak

(bijvoorbeeld verkoop of technische dienst) en niet bij het werken met

complexe IT toepassingen. Hierdoor moet er vanaf het begin gekeken

worden naar hoe de werkwijze voor gebruikers zo eenvoudig mogelijk

gemaakt kan worden, wat ze nodig hebben en wat ze willen. Een portaal

kan hierin sterk ondersteunend zijn, maar moet zodanig gemaakt worden

dat het gebruik eenvoudig is.

Microsoft Dynamics AX en NAV - © ICT informatiecentrum 39

Kennispartners

De inhoud van dit boek is tot stand gekomen in samenwerking met diverse ICT

specialisten. Hieronder presenteren zij zich aan u. Heeft u een vraag aan hen of over

het thema van hun bijdrage, neemt u dan vrijblijvend contact met hen op. Zij helpen

u graag bij de verdere uitvoering van uw ICT project.

SucceedIT

SucceedIT richt zich op het verbeteren van het gebruik van Dynamics NAV bij

middelgrote bedrijven in handel en industrie. SucceedIT geeft onafhankelijk advies

over het optimaliseren van Microsoft Dynamics NAV (voorheen Navision) binnen uw

organisatie. Wij richten ons hierbij op het maximaal benutten van de mogelijkheden

van ICT om te komen tot een perfecte aansluiting op uw bedrijfsprocessen en

informatiebehoefte. Wij adviseren bedrijven behalve over een optimale inzet en

integratie van Microsoft Dynamics oplossingen ook over managementinformatie en

voorraadoptimalisatie.

Ariane 20 Kantoor 10 | 3824 MB Amersfoort

T +31 6 4284 5559 | martin@succeedit.nl | http://www.eazystock.com/nl/

Mprise

Mprise (sinds 1991) ondersteunt bedrijven in het gebruik van Microsoft Dynamics

NAV en Microsoft Dynamics AX software. Vele honderden bedrijven zijn en worden

door Mprise: opgeleid door middel van technische en functionele opleidingen.

Ondersteund tijdens ERP implementaties en optimalisatie trajecten. Geholpen door

maatwerk en interfaces met software van derden. Gefaciliteerd met het opzetten en

uitvoeren van het systeem-. applicatie-, en functionele beheer en door een

servicedesk.

Newtonstraat 2 | 3902 HP Veenendaal

T +31 31 8508 810 | info@mprise.nl | http://www.mprise.nl

40 Over de keuze en praktijk van Microsoft ERP oplossingen

Axians

Axians ontwikkelt en implementeert ERP-software gebaseerd op Microsoft Dynamics

NAV, met specialisaties in de AGF en productiebranche. Als specialist in het

begeleiden van NAV upgrade trajecten, zorgt Axians tevens dat u met een minimale

inspanning van uw organisatie upgrade naar de nieuwste NAV versie, met minder

maatwerk, zodat uw ERP-systeem optimaal integreert met uw andere IT oplossingen.

Hogeweg 41 | 5301 LJ Zaltbommel

T +31 88 9889 000 | info.nl@axians.com | https://www.axians.nl/business-

applications/

CEGEKA

Als Microsoft Gold Partner adviseren en ondersteunen we toekomstgerichte

ondernemingen bij de automatisering van hun bedrijfprocessen. Dit doen we aan de

hand van standaard Microsoft oplossingen en technologie. We leveren ERP- en CRM-

oplossingen die onze klanten in staat stellen hun strategische doelstellingen en

bedrijfsobjectieven te bereiken.

Rooigemlaan 532 | 9000 Gent, België

T +32 09 2362 020 | info@edan.be | http://www.edan.be

Thysia Information Management

Thysia Information Management is expert op het gebied van SharePoint en

informatiemanagement. De oplossingen van Thysia helpen organisaties eenvoudiger

samenwerken en informatie delen. Specialisaties zijn SharePoint portals en document

& workflow management oplossingen die naadloos geïntegreerd zijn met backoffice

systemen zoals Microsoft Dynamics NAV.

Haagsemarkt 1 | 4813 BA Breda

T +31 76 5218 846 | info@thysia.eu | http://www.thysia.eu

Microsoft Dynamics AX en NAV - © ICT informatiecentrum 41

ICT informatiecentrum

Dit boek is een uitgave van het ICT informatiecentrum. Met meer dan 200.000

gebruikers is het ICT informatiecentrum sinds 2001 het grootste zelfstandige en

onafhankelijke informatieplatform voor bedrijven en overheden in Nederland en

België over de selectie, implementatie en toepassing van ICT oplossingen.

Met de publicatie van gratis beschikbare online informatie, boeken, whitepapers,

informatiepakketten, nieuws, checklists en andere media beoogt het ICT

informatiecentrum een bijdrage te leveren aan goede beslissingsprocessen rondom

investeringen in hard- en software en de toepassing ervan in de praktijk.

Het ICT informatiecentrum is onafhankelijk in de samenstelling van publicaties. Deze

staan altijd onder eigen redactie en komen tot stand in samenwerking met

onafhankelijke ICT redacteuren en externe kennispartners. Indien kennispartners

verbonden zijn aan leveranciers van commerciële ICT producten of diensten, dan

wordt hiervan altijd melding gemaakt, zodat in alle gevallen duidelijk is vanuit welk

belang een publicatie tot stand is gekomen.

Kijk voor alle (gratis) kennis en informatie over bedrijfssoftware en andere ICT

thema’s op ICTinformatiecentrum.nl