Voortgangsrapportage 2010 Borging Triple A

2

Datum: 15 maart 2011 Van: Programmamanagement saMBO-ICT Aan: Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, p/a Directie BVE,

t.a.v. mevrouw T.B.M. van den Boom Betreft: Voortgangsrapportage Borging Triple A 2010 Verplichtingnummer: 61200-19252 Uw kenmerk: OND/ODB-10/90976 U

Voortgangsrapportage 2010 Borging Triple A

Dit is de eerste tussenrapportage van het programma Borging Triple A aan het Ministerie van OCW die conform de subsidiebeschikking (verplichtingnummer 61200-19252) is opgesteld. De rapportage betreft de periode vanaf de start van het programma tot maart 2011. De financiële paragraaf loopt tot 1 januari 2011. De rapportage beschrijft de stand van zaken van het programma en de daaronder vallende projecten volgens de volgende inhoudsopgave: 1.   Inleiding ......................................................................................................... 2  2.   Inhoudelijke projectactiviteiten 2010 .................................................................. 4  3.   Organisatie.................................................................................................... 11  4.   Planning en financiën...................................................................................... 11  5.   Prestatie indicatoren....................................................................................... 13  Bijlage 1 FO en PvE onderwijslogistiek (fase 2) Bijlage 2 Journalistieke versie A3 onderwijslogistiek (fase 2) Bijlage 3 Verslag marktconsultatie onderwijslogistiek (fase 2)

1. Inleiding

Het projectplan “Borging Triple A” is het referentiekader voor deze tussenrapportage. saMBO-ICT heeft haar activiteiten ten behoeve van het programma verdeeld over drie lijnen:

1. borging en onderhoud 2. onderwijscatalogus 3. invulling en ontwikkeling

Naast deze drie lijnen is in de uiteindelijke subsidiebeschikking de mogelijkheid geïdentificeerd om deze bestaande lijnen aan te passen op basis van opportuniteit. Borging en onderhoud Het doel van deze lijn is het borgen van datgene dat door Triple A is ontwikkeld. Dat wil zeggen dat instellingen gebruik (kunnen) maken van de ontwikkelde producten en dat men in staat wordt gesteld om het verder te ontwikkelen. Binnen deze hoofdlijn zijn in 2010

3

twee projecten ondergebracht, namelijk de ontwikkeling van een Triple A toets en het opzetten en onderhouden van een Triple A community. Beide projecten zijn in 2010 gestart en worden dientengevolge besproken in deze voortgangsrapportage. Daarnaast behelst de lijn Borging en onderhoud de structurele inzet van saMBO-ICT medewerkers ten behoeve van de borging en actualisering van het Triple A gedachtegoed. Onderwijscatalogus Projecten aangaande de onderwijscatalogus (implementatie onderzoek onderwijscatalogus en onderwijs en content) starten in 2011. De voortgang van deze projecten wordt gerapporteerd door middel van kwartaalrapportages. De eerste kwartaalrapportage zal in april 2011 beschikbaar zijn. Invulling en ontwikkeling De encyclopedie is een belangrijk fundament en er zullen stappen gezet moeten worden in de concretisering van de processen en een uitwerking naar de praktijk. Het gedachtegoed wordt omgezet in oplossingen. saMBO-ICT ondersteunt onderwijsinstellingen bij het concretiseren en expliciteren van hun vraag en doorloopt samen met de instellingen intensieve trajecten die leiden tot producten zoals een geactualiseerd FO, PvE of een advies aan instellingen. De resultaten worden tijdens en na de trajecten gedeeld met het hele veld. De volgende projecten worden in deze voortgangsrapportage toegelicht: Ontwikkeling FO en PvE logistiek (fase 2), Marktontwikkeling logistiek (fase 3) en Begeleiding. Opportuniteit Met enige regelmaat wordt de check gedaan of de in het projectplan geïdentificeerde activiteiten nog opportuun zijn. Hierbij is ruimte om eventuele andere niet in het vigerend plan opgenomen activiteiten mee te nemen. Vanuit dit perspectief is de invoering van centrale digitale examinering taal en rekenen in de afgelopen periode erg actueel geworden. Deze examineringsprocessen zijn in het Triple A procesmodel onderdeel van ‘Primair proces ondersteuning en portfolio’. De begeleidingsprocessen worden in het project Begeleiding verder uitgewerkt, maar omwille van de opportuniteit en de energie bij de instellingen is ervoor gekozen om het scenario van centraal digitaal examineren in een apart project met een vertegenwoordiging van experts uit te werken. De opgedane inzichten worden vervolgens weer ingebracht in het project Begeleiding. In paragraaf 2.6 wordt dit project nader toegelicht. De projecten zoals hierboven beschreven, worden behandeld in hoofdstuk 2 van deze voortgangsrapportage. Hoofdstuk 3 gaat in op de organisatie van het programma. Hoofdstuk 4 behandelt de planning en financiën en in hoofdstuk 5 wordt aandacht besteed aan prestatie indicatoren.

4

2. Inhoudelijke projectactiviteiten 2010

De inhoudelijke projectactiviteiten 2010 vallen uiteen in een zevental door saMBO-ICT opgezette projecten, uitgevoerd danwel gestart in 2010. Per project worden de voortgang en de resultaten uiteen gezet.

2.1 Ontwikkeling FO en PvE logistiek (fase 2)

In februari 2010 kwamen ROC De Leijgraaf, ROC Leiden, ROC Eindhoven, ROC Mondriaan, Wellantcollege en ROC Aventus bijeen voor het verkennen van een gemeenschappelijke basis rondom de flexibilisering van het onderwijs en de doorvertaling ervan naar de planning en organisatie van het onderwijs. De instellingen zagen de meerwaarde van samenwerking in het realiseren van oplossingen voor onderwijslogistiek. De inhoudelijke basis van deze samenwerking werd gevormd door de onderdelen ‘Onderwijslogistiek, roosteren en beheren middelen’ en de ‘Onderwijscatalogus’ uit de Triple A Encyclopedie. Aanpak Het door de onderwijsinstellingen uitgevoerde werk is verricht tijdens zes werksessies, begeleid onder leiding van saMBO-ICT. Tijdens de werksessies werd gebruik gemaakt van een door saMBO-ICT ingerichte en beschikbaar gestelde wiki. De wiki bood naast een plek om te werken een inhoudelijke basis in de vorm van de oorspronkelijke delen ‘Onderwijslogistiek, roosteren en beheren middelen’ en de ‘Onderwijscatalogus’ van de encyclopedie. Resultaten Het werk van de instellingen heeft een aantal eindproducten opgeleverd. In de eerste plaats documentatie in de vorm van het functioneel ontwerp (FO) en het programma van eisen (PvE). De inhoud hiervan is tevens terug te vinden in de openbare wiki. Daarnaast is er een verkenning in de markt georganiseerd zodat ook de kennis en ervaring van marktpartijen kon worden meegenomen. De uitkomsten van de marktverkenning zijn verwerkt in het FO en PvE en apart gedocumenteerd in een verslag. Om de inhoud van het FO en PvE snel te kunnen overzien en aantrekkelijk te presenteren aan het veld, is er een schematische weergave gemaakt in de vorm van een A3 plaat. Alle eindproducten zijn publiekelijk te benaderen vanaf de saMBO-ICT website. Budget en voortgang Het project is afgerond en uitgevoerd in de periode tussen februari en september 2010. Het FO en PvE zijn conform planning opgeleverd. De begeleiding om te komen tot deze resultaten is bekostigd met subsidie. Dientengevolge zijn de resultaten publiek toegankelijk gemaakt. De door de onderwijsinstellingen geleverde inspanningen zijn door de instellingen zelf bekostigd. Het project vindt zijn vervolg in fase 3 zoals beschreven in paragraaf 2.3. Meer gedetailleerde informatie over de planning en financiën is opgenomen in hoofdstuk 4.

5

2.2 Marktontwikkeling logistiek (fase 3)

Onderwijslogistiek fase 3 vormt het vervolg op fase 2. Het vervolg is erop gericht vast te stellen of en zo ja in welke mate de op de markt beschikbare ICT-oplossingen het FO (of gedeeltes daarvan) afdekken. Hiervoor richten combinaties van een instelling en een marktpartij pilots in om systemen van de marktpartij te testen. Acht combinaties hebben zich ingeschreven voor het uitvoeren van een pilot:

1. Albeda College - Educator 2. ROC Aventus - Paralax 3. ROC Eindhoven - Advitrae 4. De Eindhovense School - Advitrae 5. ROC De Leijgraaf - Edictis en Paralax 6. ROC Mondriaan - Advitrae 7. Wellantcollege - Paralax en Trajectplanner De inschrijving van de combinatie ROC Leiden en Untis is nog niet bevestigd.

Aanpak Tot 1 februari 2011 hebben instellingen en marktpartijen de mogelijkheid gekregen zich in te schrijven voor de pilots. saMBO-ICT heeft met diverse communicatie-uitingen getracht een zo groot mogelijk bereik te bewerkstelligen. Daarnaast heeft saMBO-ICT inspanningen geleverd om combinaties van marktpartijen en instellingen te vormen met daarbij aandacht voor de inhoudelijke spreiding over alle elementen uit het encyclopediedeel Onderwijslogistiek, roosteren en beheren middelen. In samenwerking met de onderwijsinstellingen is een protocol opgesteld om eenheid van uitvoering, uitwisselbaarheid en vergelijkbaarheid van gegevens te borgen. Het protocol bestaat uit spelregels en een beoordelingskader. Het beoordelingskader wordt door de onderwijsinstellingen digitaal ingevuld middels een wiki. Om de kennisdeling tijdens het traject te bevorderen en te faciliteren, organiseert saMBO-ICT een aantal bijeenkomsten voor de deelnemende instellingen en/of marktpartijen. Op 1 december 2010 vonden een kennismakingsbijeenkomst voor nieuwe deelnemers en de eerste van drie kennissessies plaats. In maart en april 2011 vinden nog eens twee kennisdelingssessies plaats. Ervaringen over en uitdagingen met de pilots vormen de agenda voor de kennisdelingssessies. Resultaten Het resultaat van dit project wordt gevormd door een onafhankelijk getoetst en geactualiseerd FO Onderwijslogistiek. Het FO wordt zowel in gedrukte als digitale vorm opgeleverd en middels de Triple A Community voor het veld beschikbaar gesteld. Daarnaast is het beoordelingskader als een separaat in te zetten instrument bij de beoordeling van logistieke ICT-systemen beschikbaar.

6

Budget en voortgang Het project is gestart in september 2010. Het is de intentie om in juli 2011 tot afronding te komen; afhankelijk van de voortgang van de pilots is uitloop gedurende de zomermaanden mogelijk. De onderwijsinstellingen hebben de mogelijkheid tot 1 juni 2011 de resultaten van de pilots aan saMBO-ICT beschikbaar te stellen. Op basis van deze resultaten levert saMBO-ICT een vernieuwd FO Onderwijslogistiek op. De begeleiding om te komen tot dit resultaat is bekostigd met subsidie. De door onderwijsinstellingen en marktpartijen geleverde inspanning ten behoeve van het uitvoeren van de pilots zijn voor eigen rekening en worden niet bekostigd met subsidie. Meer gedetailleerde informatie over de planning en financiën is opgenomen in hoofdstuk 4.

2.3 VO betrokkenheid

Onderdeel van het programma is het uitvoeren van een verkenning naar de toepasbaarheid van het gedachtegoed binnen de Voortgezet Onderwijs (VO) sector. Dergelijk gedachtegoed is van toegevoegde waarde voor de VO-sector omdat:

• er een gemeenschappelijke basis voor procesbeschrijvingen beschikbaar komt die samenwerking tussen VO-instellingen, en samenwerking tussen VO- en MBO-instellingen faciliteert.

• er een referentiekader ontstaat die gebruikt kan worden voor verdere uitwerking van flexibilisering van het onderwijs en/of optimalisatie van de bedrijfsvoering binnen een instelling

• kennisuitwisseling tussen verschillende participerende instellingen (zowel VO als MBO) plaatsvindt. Daarbij kan gebruik worden gemaakt van een aantal inzichten welke in de afgelopen periode binnen de MBO-instellingen is ontstaan met betrekking tot de toepassing van het gedachtegoed

• er een basis ontstaat voor gezamenlijke trajecten voor de realisatie (aanbestedingen) van systeemoplossingen.

Vier VO-instellingen, Stichting Limburgs Voorgezet Onderwijs (LVO), Stichting Onderwijs Midden-Limburg (SOML), Ons Middelbaar Onderwijs (OMO) en Clusius College hebben toegezegd deel te nemen aan de verkenning. Met twee andere instellingen wordt nog overleg gevoerd.

2.4 Begeleiding

Het project Begeleiding is gericht op het primaire proces bij onderwijsinstellingen. In dit project moet de gewenste actualisering en verdieping worden vormgegeven van het oorspronkelijke FO in de Triple A encyclopedie, evenals de verbreding naar het VO. Er is tevens de wens geuit om gebruik te maken van de tijdens het project Ontwikkeling FO en PvE logistiek ontwikkelde scenario’s. Aanpak Er is gestart met het schrijven van het projectplan. De hoofdlijn van het projectplan is op 6 januari in de stuurgroep besproken. De begroting en planning zijn naderhand aangescherpt en moeten nog definitief worden vastgesteld. Er is een projectteam gevormd, bestaande uit een vijftal Kennisnet-medewerkers en er is gestart met het maken

7

van afspraken met de MBO-instellingen die gaan participeren in dit project, namelijk ROC Midden Nederland, Wellantcollege en Albeda College. Voor de eerste VO bijeenkomst is besloten een tweedaagse conferentie te beleggen. Doel daarvan is om al in die sessie meer beeld te krijgen van in hoeverre het beschikbare materiaal toepasbaar is in het VO. De primaire verantwoordelijkheid van de sessie en de invulling daarvan liggen bij het programmamanagement. Het projectteam zal op basis van de invulling ondersteunen en meedraaien. De daadwerkelijke datum van de VO sessie is een belangrijke afhankelijkheid voor de rest van de planning. Als deze sessie is gepland, kan worden bepaald wanneer andere sessies kunnen plaatsvinden. Daarnaast kan pas worden gestart met VO activiteiten als de VO sessie is geweest en bekend is welke instellingen uit het VO gaan participeren. Resultaten

• Functioneel Ontwerp. Een aangescherpt/verdiept FO ‘Primair proces ondersteuning en portfolio’ in de vorm van een bijdrage in de wiki en een publicatie. Deze publicatie moet geschikt zijn om op te nemen in heruitgave van de Triple A encyclopedie

• Programma van Eisen. Een PvE voor de organisatie van de primair proces ondersteuning. Het PvE voor de organisatie zoals opgesteld tijdens het project Ontwikkeling FO en PvE logistiek geldt hier als referentie;

• Verrijkte scenario’s. De voor Logistiek gebruikte scenario’s moeten worden “verrijkt” met de kennis die wordt opgedaan bij de uitvoering van het project Begeleiding. Uitgangspunt zijn de huidige 4 scenario’s.

Budget en voortgang Met de betrokkenheid van de Kennisnet-organisatie wordt er gewerkt aan een verdere verspreiding van het Triple A gedachtegoed. Bij de opstart van dit project eind 2010 is door de saMBO-ICT programmaorganisatie tijd geïnvesteerd in het overdragen van de Triple A aanpak aan de Kennisnet-organisatie. Kennisoverdracht en voorbereiding (door middel van het opstellen het projectplan) is voldoende ver gevorderd om per 1 maart te starten met de uitvoerende werkzaamheden. In 2010 zijn nog geen werkzaamheden ten laste van het budget gebracht.

2.5 Triple A toets

Het ontwikkelen van een Triple A toets valt binnen de lijn Borging en onderhoud van het Triple A gedachtegoed. Het doel van de activiteiten binnen deze programmalijn is het borgen van datgene dat is ontwikkeld. Dat wil zeggen dat instellingen gebruik (kunnen) maken van de ontwikkelde producten en dat men in staat wordt gesteld om het verder te ontwikkelen. De afgelopen jaren hebben MBO instellingen het Triple A procesmodel ontwikkeld. Het model en de encyclopedie beschrijven de onderwijsondersteunende processen binnen een MBO-instelling (bedrijfsvoering) en geven richting aan de inzet van ICT hierbij. De Triple A toets moet instellingen en leveranciers helpen om ICT-systemen langs de Triple A meetlat te leggen. Op die manier kunnen instellingen bepalen of een bepaald systeem geheel,

8

gedeeltelijk of in het geheel niet voldoet aan de eisen. Aanpak In de maanden januari en februari 2011 wordt een vooronderzoek uitgevoerd teneinde vast te stellen of er draagvlak is bij instellingen en leveranciers voor de ontwikkeling van een Triple A toets en welke verwachtingen er leven met betrekking tot de meerwaarde van een dergelijke toets. Het vooronderzoek bestaat uit interviews met vertegenwoordigers van ROC’s en applicatieleveranciers. In de interviews staan de volgende vragen centraal:

• Wat is de visie met betrekking tot applicatiearchitectuur en hoe ziet men de rol van Triple A daarin?

• Wat zou men verwachten van een Triple A toets? Hoe kan een dergelijke toets helpen?

• Welke suggesties zijn er over de aanpak om tot concrete toetsproducten te komen?

Het vooronderzoek wordt afgesloten met een rapportage van de interviews en een advies over het vervolg. Indien besloten wordt tot vervolgactiviteiten zal als eerste een projectplan worden vervaardigd. Resultaten Met de Triple A toets wordt een instrument geleverd dat de praktische toepassing van het Triple A procesmodel en de encyclopedie mogelijk maakt. De toets draagt daarom ook bij aan de verdere verspreiding van het Triple A gedachtegoed. Overigens wordt nadrukkelijk niet gekozen voor het ontwikkelen van een echt keurmerk, gezien de juridische consequenties daarvan.

2.6 Procesbeschrijving digitaal examineren Taal en Rekenen

De invoering van centrale digitale examinering voor taal en rekenen is een erg actueel onderwerp in het MBO-veld. Aangezien het digitale examinering betreft is saMBO-ICT betrokken bij de voorbereidingen en door het College voor Examens (CvE) gevraagd om mee te denken over de ontwikkeling van een nieuw te ontwikkelen of aan te schaffen computer examensysteem (CES) en de implementatie van centraal digitaal examineren Taal en Rekenen in het MBO. Omwille van de opportuniteit, de energie bij de instellingen en de aansluiting bij het project Begeleiding is ervoor gekozen om het scenario van centraal digitaal examineren versneld in een apart project met een vertegenwoordiging van experts uit de instellingen uit te werken. Procesbeschrijving Om input te geven op de ontwikkeling en implementatie van het CES en de onderwijsinstellingen voor te bereiden op deze implementatie in 2013 heeft saMBO-ICT samen met een afvaardiging van de instellingen een procesbeschrijving centraal digitaal

9

examineren gemaakt. Aanvullend hierop zijn de consequenties hiervan op/voor de andere processen binnen de instellingen in kaart gebracht. Aanpak Voor het maken van de procesbeschrijving is uitgegaan van de regelgeving die op dit moment bekend is, dan wel verwacht wordt. Daarbij is expliciet de informatie van het CvE als uitgangspunt gebruikt. In zeer korte tijd heeft saMBO-ICT, samen met een vertegenwoordiging van een aantal instellingen, de processen beschreven die de instellingen moeten organiseren om centraal examineren mogelijk te maken. Dat is gedaan op basis van de “procesarchitectuur examinering” (opgesteld in het project Examenprofiel van de MBO Raad) en de uitgangspunten van het CvE. Vervolgens zijn drie uitvoeringsscenario’s opgesteld om in beeld te brengen wat de impact van de invoering van centraal digitaal examineren is op de onderwijsinstellingen. Twee scenario’s gaan uit van een uitvoering binnen de onderwijsinstelling, een derde scenario neemt een uitbesteding als uitgangspunt. Naar aanleiding van de uitkomsten van het beschrijven van de processen en scenario’s en het analyseren van de inzichten en consequenties heeft saMBO-ICT een aantal serieuze gespreksonderwerpen bij de MBO Raad en het College voor Examens geagendeerd. Het is de intentie van saMBO-ICT deze gespreksonderwerpen te adresseren en (indien mogelijk) deze punten gezamenlijk met de daarvoor verantwoordelijken op te pakken. Resultaten De inzichten en opbrengsten zijn samengebracht in een rapportage: “Centraal digitaal examineren taal en rekenen - De impact op de onderwijsinstellingen”. Het rapport is met een begeleidend schrijven aan de MBO Raad aangeboden. Het rapport is openbaar en via de website van saMBO-ICT te downloaden. Daarnaast zijn, tijdens het maken van de procesbeschrijving, waardevolle inzichten ontstaan die meegenomen worden in het project Begeleiding en in de heruitgave van de encyclopedie. Het scenario centraal digitaal examineren is voor de onderwijsinstellingen nieuw en maakt op dit moment nog geen onderdeel uit van de Triple A Encyclopedie. In het project Begeleiding zal dit scenario samen met een verdere uitwerking van andere begeleidings- en examineringsprocessen worden meegenomen en in de Encyclopedie worden geïntegreerd. Budget en voortgang Het project is gestart in december 2010 en begin februari 2011 afgerond met het aanbieden van de rapportage aan de MBO Raad en publicatie op de website. De begeleiding om te komen tot dit resultaat is bekostigd met subsidie. De onderwijsinstellingen hebben geen vergoeding ontvangen voor personele inzet en/of reiskosten. Meer gedetailleerde informatie over de planning en financiën is opgenomen in hoofdstuk 4.

10

2.7 Community rondom Triple A gedachtegoed

In de zomer van 2010 heeft een afvaardiging van onderwijsinstellingen, Kennisnet, het NOiV en saMBO-ICT een verkenning gedaan over het oprichten van een community rondom het Triple A gedachtegoed. Deze verkenning leverde een aantal uitgangspunten op die de basis vormen voor de oprichting van de community:

1. de community zal worden gevormd onder de vleugels van saMBO-ICT 2. saMBO-ICT heeft als taak de onderwijsinstellingen met elkaar te verbinden en

kennisdeling te stimuleren en concrete samenwerking te faciliteren 3. er is een actieve basis van onderwijsinstellingen die bereid is in de community te

investeren 4. saMBO-ICT zal na lancering tijd investeren om het draagvlak voor het

gedachtegoed, de community en de doorontwikkeling te vergroten Aanpak De community krijgt een plaats in de saMBO-ICT online omgeving. De community kan hierdoor efficient gebruik maken van de faciliteiten van de online omgeving en het bereik ervan in het veld. Vanuit het programma Borging Triple A zijn wensen geformuleerd ten aanzien van de functionaliteiten van de community. Het Triple A gedachtegoed wordt geborgd op de saMBO-ICT website middels koppelingen naar de wiki, het publiceren van de onderdelen van de Triple A Encyclopedie en overige door Triple A opgeleverde documentatie. Daarnaast wordt er ruimte gegeven aan interactie tussen bezoekers van de website in de vorm van een discussieplatform, de mogelijkheid om te reageren op content en ledenprofielen. De projecten vallende onder het programma Borging Triple A krijgen de beschikking over samenwerkomgevingen. Deze omgevingen hebben als doel het faciliteren van de samenwerking tussen instellingen binnen projecten. De resultaten van de projecten worden gedeeld met het veld middels de saMBO-ICT website. Resultaten Het resultaat van dit project is een actieve community die een plek biedt voor het Triple A gedachtegoed, waarbinnen interactie plaatsvindt met en tussen onderwijsinstellingen, marktpartijen en andere belanghebbenden en waarbinnen projecten gefaciliteerd worden in het verder ontwikkelen van het bestaande gedachtegoed. Budget en voortgang Het project is gestart in het vierde kwartaal van 2010 en wordt afgerond in 2012. Vanuit de subsidie die is toegekend aan de projecten binnen het programma Borging Triple A wordt een bijdrage geleverd aan de totstandkoming van de community. De projecten zijn in hoge mate gebaat bij de ontwikkeling van de community voor het creëren en delen van hun resultaten met het veld. De subsidie wordt aangewend voor het behartigen van belangen vanuit de projecten tijdens de bouw van de online omgeving en het daadwerkelijk bouwen van door de projecten benodigde functionaliteiten. Het project verloopt binnen planning en budget.

11

3. Organisatie

Ten behoeve van de organisatie van het programma is door saMBO-ICT programma- en procesmanagement ingericht. Programmamanagement draagt zorg voor de doorvertaling van de activiteiten uit het projectplan Borging Triple A naar concrete projecten. Programmamanagement is tevens verantwoordelijk voor het bereiken van de vastgestelde resultaten binnen de afgesproken kaders. Procesmanagement draagt zorg voor de consistentie in aanpak van de diverse projecten en vervult een belangrijke rol bij de overdracht van de Triple A aanpak aan nieuwe deelnemers aan het programma. Aangezien programma- en procesmanagement een integraal onderdeel vormen van de verschillende projectactiviteiten is binnen ieder projectbudget een reservering gemaakt voor de invulling van het programma- en procesmanagement. De programmamanager legt verantwoording af aan een stuurgroep. In deze stuurgroep zijn de VO-raad, Kennisnet en saMBO-ICT vertegenwoordigd. Ten behoeve van de afstemming met het veld wordt een referentiegroep ingericht. In deze referentiegroep zullen vertegenwoordigers van het MBO en VO worden opgenomen. Gestreefd wordt naar deelname op bestuursniveau, schoolmanagement en informatiemanagement.

4. Planning en financiën

In deze voortgangsrapportage is de financiële verantwoording opgenomen voor de periode tot en met 31 december 2010. De basis voor deze rapportage wordt gevormd door de begroting zoals opgenomen in het projectplan ‘Borging Triple A’. In Tabel 1 is per begrotingsregel de realisatie tot het budget zoals opgenomen in de begroting 2010 weergegeven.

12

Tabel 1: financieel overzicht 2010

4.1 Toelichting

In deze paragraaf wordt per begrotingsregel een korte toelichting gegeven. Structureel onderhoud en borging Conform het gestelde budget in het projectplan is de structurele inzet van (eigen) personeel en het opzetten van de community ten laste gebracht van deze post. De onderuitputting laat zich verklaren doordat saMBO-ICT in het eerste halfjaar nog in de opstartfase verkeerde. Verwacht wordt dat in de jaren 2011 en 2012 deze onderuitputting wordt gecompenseerd. Implementatieonderzoek onderwijscatalogus Deze activiteit wordt uitgevoerd in de eerste helft van 2011. Ontwikkeling FO en PvE logistiek Deze activiteit is in het tweede en derde kwartaal van 2010 conform de in het projectplan ‘Borging Triple A’ opgenomen planning uitgevoerd. Deze activiteiten hebben geleid tot de volgende resultaten, die tevens als bijlage zijn opgenomen:

1. Aangepast FO (zowel in de vorm van een rapport als een wiki) 2. Programma van Eisen voor organisatie (zowel in de vorm van een rapport als een

wiki) 3. Journalistieke versie in de vorm van een A3 overzichtsplaat

De overschrijding van het budget is het gevolg van het feit dat de kosten voor de werksessies rechtsreeks ten laste van het projectbudget zijn gebracht. Voor de overige projecten is dit niet het geval; hierbij is gekozen voor een ‘verrekening’ van de organisatie- en projectmanagementkosten met de activiteiten van Hoofdlijn 1: Borging en Onderhoud.

13

Marktontwikkeling logistiek Deze activiteiten worden conform budget en planning uitgevoerd. Ontwikkeling begeleiding De voorbereidingen voor de uitwerking van dit project zijn in het vierder kwartaal 2010 gestart. De onderuitputting wordt verklaard door het feit dat daadwerkelijke uitvoering niet in 2010 is gestart. Verwacht wordt dat deze onderuitputting in 2011 wordt gecompenseerd. Voortgang VO-betrokkenheid In 2010 zijn er geen inhoudelijke activiteiten met betrekking tot het organiseren van de VO-betrokkenheid ondernomen. De activiteiten zijn gepland voor het eerste half jaar van 2011. Het 2010-budget zal worden doorschoven naar 2011

4.2 Conclusie

Geconcludeerd kan worden de dat activiteiten zoals in het projectplan opgenomen (nagenoeg) zijn uitgevoerd. Op het beschikbare budget voor de periode 2010 is sprake van een geringe onderuitputting. Deze situatie wordt verklaard door het feit dat enkele activiteiten in 2011 worden afgerond.

5. Prestatie indicatoren

De prestatie indicatoren geven gedurende de looptijd van het programma Borging Triple A inzicht in de mate waarin de beoogde effecten worden bereikt. In overleg met het Ministerie van OCW is gekozen voor een viertal invalshoeken:

• Klanttevredenheid: de mate waarin instellingen uit VO en MBO tevreden zijn met aanpak en resultaten binnen het programma

• Verspreiding van het gedachtegoed: nieuwe en meer “aanhangers” van het Triple A gedachtegoed is een belangrijk beoogd effect van het programma

• Van wens naar oplossing: komen de marktpartijen met (systeem)oplossingen op basis van het Triple A gedachtegoed?

• Doen wat beloofd wordt: goede uitvoering van het programma Per invalshoek zullen onderstaand de prestatie indicatoren worden benoemd en wordt de stand van zaken weergegeven.

5.1 Klanttevredenheid

De MBO- en VO-onderwijsinstellingen hebben baat bij de uitvoering van het Programma Borging Triple A. Zij fungeren als klankbord tijdens de uitvoering van het programma. Om deze rol te kunnen vervullen, verzamelen de onderwijsinstellingen zich in een referentiegroep. De referentiegroep wordt periodiek middels een kwartaalbijeenkomst geïnformeerd over de voortgang en de (tussen)resultaten van het programma. De leden van de referentiegroep wordt gevraagd om hierop reageren. Deze reacties worden gezien als de maatstaf van de klanttevredenheid. De reacties worden middels de

14

kwartaalrapportages teruggekoppeld aan het Ministerie van OCW. De referentiegroep is momenteel in oprichting. Op 28 september 2010 heeft een bestuurdersbijeenkomst, met een vertegenwoordiging uit het veld die vergelijkbaar is met de samenstelling van een referentiegroep, plaatsgevonden in het kader van de afronding van het project ‘Ontwikkeling FO en PvE logistiek’. Tijdens de bijeenkomst werd duidelijk dat er veel steun is voor de producten die tijdens het project zijn opgeleverd. Met name de totstandkoming van scenario’s als hulpmiddel voor de verdere concretisering van het flexibiliseren van het onderwijs, werd als belangrijk beschouwd. In de eerstvolgende kwartaalrapportage worden de eerste resultaten van de referentiegroep besproken.

5.2 Verspreiding van het gedachtegoed

Een belangrijk effect van het programma is de verspreiding van het Triple A gedachtegoed onder vertegenwoordigers van VO- en MBO-onderwijsinstellingen en marktpartijen. De verspreiding wordt gemeten aan de hand van de online saMBO-ICT community en het aantal nieuwe instellingen dat actief een inhoudelijke bijdrage levert aan de actualisering van het Triple A gedachtegoed. Participatie in de community Om de mate van (online) participatie van de doelgroep te bepalen worden de volgende aspecten gedurende het programma periodiek gemeten:

• Het aantal bezoekers op de website per maand • Het aantal mensen dat geïnformeerd wordt met de nieuwsbrief per editie • Het aantal mensen dat een profiel heeft in de community en de mate waarin het

aantal toeneemt Hierbij wordt zo goed mogelijk rekening gehouden met de verhoudingen tussen de participatie bij de initiatieven van saMBO-ICT en de initiatieven die specifiek volgen uit het programma “Borging Triple A”. Zoals te lezen in paragraaf 2.7 is de community in ontwikkeling. De cijfers zoals weergegeven in Tabel 2 zijn gebaseerd op de huidige saMBO-ICT website en gelden daarom als nulmeting en maken accurate effectmeting in de toekomst mogelijk. Zodra de community beschikbaar is, zullen aan de hand van de indeling en opbouw van de community de cijfers verder worden uitgesplitst.

15

Aantal bezoekers saMBO-ICT website, gemiddeld per maand in de periode sep. 2010 en

feb. 2011

1.854

Paginaweergaven saMBO-ICT website totaal, gemiddeld per maand in de periode sep.

2010 en feb. 2011

5.642

Paginaweergaven Triple A gerelateerde pagina’s op saMBO-ICT website, gemiddeld per

maand in de periode sep. 2010 en feb. 2011

690

Paginaweergaven Onderwijslogistiek gerelateerde pagina’s op saMBO-ICT website,

gemiddeld per maand in de periode sep. 2010 en feb. 2011

314

Aantal abonnees saMBO-ICT nieuwsbrief 750

Aantal profielen in de community -

Tabel 2: statistieken saMBO-ICT website

Uit Tabel 2 is af te lezen dat 12% van het totaal aantal paginaweergaven bestaat uit Triple A pagina’s. Van de Triple A pagina’s die bezocht worden, gaat 46% over de projecten gerelateerd aan onderwijslogistiek. Dat wil zeggen dat ongeveer de helft van de paginabezoeken aan Triple A gerelateerde pagina’s gaan naar het gedachtegoed en de andere helft naar actieve projecten die beogen het gedachtegoed uit te breiden en verder te ontwikkelen. Nieuwe instellingen Met nieuwe instellingen worden onderwijsinstellingen bedoeld die nog niet eerder een inhoudelijke bijdrage hebben geleverd. Deze bijdragen volgen uit actieve deelname aan projecten en werksessies die gericht zijn op het actualiseren en verder uitwerken van het Triple A gedachtegoed. Om te kunnen meten welke nieuwe instellingen zich hebben aangesloten bij projecten, wordt een overzicht gegeven van de onderwijsinstellingen die actief betrokken zijn (geweest) bij de totstandkoming van de door Triple A opgeleverde producten in de periode 2007 tot 2010:

• Albeda College • Amarantis Onderwijsgroep • Arcus College • Da Vinci College • Deltion College • Hoornbeeck College • Horizon College • ROC A12 • ROC Aventus • ROC Eindhoven • ROC Leiden • ROC Rivor • ROC Zadkine • Wellantcollege

16

In 2010 zijn reeds een aantal nieuwe instellingen aangesloten bij de projecten onder het Programma Borging Triple A. Per project wordt een overzicht gegeven van nieuwe instellingen: Ontwikkeling FO en PvE logistiek (fase 2)

1. ROC De Leijgraaf 2. ROC Mondriaan

Marktontwikkeling logistiek (fase 3)

1. De Leijgraaf 2. ROC Mondriaan 3. De Eindhovense School

Begeleiding

1. ROC Midden Nederland In 2010 zijn ook de volgende VO-instellingen betrokken bij het programma

1. Stichting Limburgs Voortgezet Onderwijs 2. Stichting Onderwijs Midden-Limburg 3. Clusius College 4. Ons Middelbaar Onderwijs 5. Platform Praktijkonderwijs

5.3 Van wens naar oplossing

Het Triple A gedachtegoed bestaat (mede) uit een aantal functionele ontwerpen voor ICT-systemen die onderwijsvernieuwing en optimalisering van de bedrijfsvoering ondersteunen. Een ontwerp, ‘de wens’, is de eerste stap. Het is van het grootste belang dat deze ontwerpen door marktpartijen worden vertaald naar werkende (systeem)oplossingen. De mate waarin, gedurende de looptijd van het programma, er voor elk van de procesgebieden van de Triple A procesplaat (de “bollenplaat”) één of meer oplossingen beschikbaar komen, is een belangrijke prestatie indicator voor de realiseerbaarheid van het Triple A gedachtegoed. Marktpartijen hebben kennis kunnen nemen van de procesgebieden en de functionele ontwerpen en hebben aangegeven dat zij de uitgangspunten en ideeën onderschrijven en waar mogelijk zullen opnemen in de eigen ontwikkeltrajecten. saMBO-ICT houdt actief contact met de marktpartijen om de stap naar de daadwerkelijke (systeem)oplossingen te stimuleren. In 2010 zijn met name de twee projecten rondom onderwijslogistiek op systeemontwikkeling gericht geweest. Tijdens fase 2 (Ontwikkeling FO en PvE logistiek) organiseerde saMBO-ICT samen met de zes deelnemende instellingen een marktconsultatie om een beeld te krijgen van het aanbod in de markt van applicatieleveranciers. Een verslag van deze marktconsultatie in opgenomen in de bijlage. Ondertussen wordt in het project Marktontwikkeling logistiek (fase 3) gewerkt aan het

17

toetsen van het geactualiseerde FO onderwijslogistiek aan de door marktpartijen ontwikkelde systemen. Voor de applicatieleveranciers bieden deze pilots tevens de kans om de systemen te toetsen aan het FO en hun producten verder te ontwikkelen in lijn met het Triple A gedachtegoed. De systemen die getoetst worden, beslaan de systeemgebieden arrangeren, roosteren, onderwijscatalogus en middelencatalogus. Zeven combinaties nemen deel aan de pilots:

1. Albeda College - Educator 2. ROC Aventus - Paralax 3. ROC Eindhoven - Advitrae 4. De Eindhovense School - Advitrae 5. ROC De Leijgraaf - Edictis en Paralax 6. ROC Mondriaan - Advitrae 7. Wellantcollege - Paralax en Trajectplanner

Systeemoplossingen in 2011 In 2011 worden de onderwijslogistieke pilots voortgezet en een geactualiseerd FO Onderwijslogistiek opgeleverd. In de tweede helft van 2011 wordt tevens in het kader van het project Begeleiding een marktconsultatie georganiseerd. Het doel van deze marktconsultatie is het verkrijgen van een beeld van de oplossingen in de markt van applicatieleveranciers op het gebied van primaire procesondersteuning en portfolio.

5.4 Doen wat beloofd wordt

De mate waarin saMBO-ICT erin slaagt de beloofde resultaten zoals beschreven in het projectplan op tijd en binnen budget op te leveren is een belangrijke indicator voor de kwaliteit van de aansturing van het project. Met ‘doen wat beloofd wordt’ wordt dan ook gedoeld op het behalen van resultaten en het waarborgen van planning en budget. Ten tijde van het opstellen van deze rapportage ligt saMBO-ICT zowel inhoudelijk als financieel op koers. In hoofdstuk 4 ‘Planning en budget’ is een uitgebreid overzicht gegeven van de stand van zaken. Daarnaast speelt opportuniteit een belangrijke rol bij deze prestatie indicator. Bij de tussentijdse rapportages zal in overleg met de referentiegroep bepaald worden of de in het projectplan geïdentificeerde activiteiten nog opportuun zijn. Er is ruimte om andere niet in het vigerend plan opgenomen activiteiten mee te nemen in deze afweging. Het project Procesbeschrijving digitaal examineren taal en rekenen is hier een voorbeeld van.

Bijlage 1 FO en PvE Onderwijslogistiek (fase 2)

Bijlage 2 Journalistieke versie A3 Onderwijslogistiek (fase 2)

Bijlage 3 Verslag Marktconsultatie Onderwijslogistiek (fase 2)