VMSW-Jaarplan 2013

1 ALGEMEEN

Het VMSW-Jaarplan 2013 focust op een aantal procesverbeteringen die de VMSW in de loop van 2013

wil doorvoeren, initiatieven die ze wil nemen of projecten die ze wil opstarten.

Hierbij wordt, net zoals vorig jaar, gefocust op deze procesverbeteringen, initiatieven of projecten

‘die het verschil moeten maken’.

Onderstaande tabel geeft de diverse procesverbeteringen, initiatieven of projecten uit het Jaarplan

2013 weer; hierbij kunnen een vijftal groepen onderscheiden worden:

1) deze die het gevolg zijn van nieuwe regelgeving, sectoraal of algemeen geldend,

2) deze die er uitdrukkelijk op gericht zijn de beleidsdoelstellingen Wonen mee te helpen

realiseren

3) deze die focussen op de ondersteuning van de diverse sociale woonactoren

4) deze die betrekking hebben op de interne VMSW-werking of haar patrimoniumbeheer

5) deze plannen die generiek verplicht moeten opgenomen worden in een jaarplan.

VMSW Jaarplan 2013

Aanleiding

of

doelstelling

Jaarplan-

fiche Voorwerp

Doelstel-

lingen-

cascade

Sponsor

Nie

uw

e

regelg

evin

g JP13-1 FS3 – communicatie en uitrol 1.5.1 en 1.5.2.1 P&P-K. Herregodts

JP13-2 Nieuw UP proces en- besluit 1.1.1.1 P&P-K. Herregodts

JP13-3 Implementatie nieuw leningenbesluit 2.1.1.1 FIN-F. De Broeck

JP13-4 Implemenatie SEPA 1.5.2.2, 4.1.1.1

en 2.1.1.2

FIN-F. De Broeck

Bele

ids-

doel-

stellin

gen

uit

voere

n JP13-5 Design & build uitrollen 1.3.1.2 PRR-K. Spitaels

JP13-6 Renovatieplanning ERP 2020 1.7.1.1 PRR-K. Spitaels

JP13-7 Onderhandelen van SWBC’s met steden-gemeenten 1.1.1.1 P&P-K. Herregodts

JP13-8 Het Rollend Grondfonds (RGF) beheren 1.4.2.1 P&P-K. Herregodts

Acto

ren

onders

teunen

JP13-9 Actualisering ABC-Bouw 1.7.1.1 PRR-K. Spitaels

JP13-10 Ondersteuning nieuwe raden van bestuur van SHM’s 1.7.1 en 3.3.1.1 P&P-K. Herregodts

JP13-11 Begeleiding en ondersteuing SHM’s in financiële

moeilijkheden

1.7.1.2 P&P-K. Herregodts

JP13-12 Ondersteuning SVK’s 1.7.2.1 ON-P. De Vooght

JP13-13 Ondersteuning Wonen-Welzijn 1.8.1.1 P&P-K. Herregodts

JP13-14 Erfgoedwaardeonderzoek ism IVA Onroerend Erfgoed 1.8.1.1 PRR-K. Spitaels

Inte

rne w

erk

ing e

n

patr

imoniu

m

JP13-15 Onderling beter afstemmen van functie en optreden van

ingenieurs en architecten

1.2.1.1 en 1.4.1 PRR-K. Spitaels

JP13-16 Betalingsprocessen stroomlijnen 1.5.1 FIN-F. De Broeck

JP13-17 Afdeling ON uitbouwen volgens concept dienstencentrum 3.1.1.1, 3.1.2.1,

3.1.3.1, 3.2.1.1

en 3.2.2.1

ON-P. De Vooght

JP13-18 VMSW-Patrimoniumbeheer 1.4.3.1 ON-P. De Vooght

JP13-19 Koloniën 40: herinrichting, energie en duurzaamheid 3.1.3.1 ON-P. De Vooght

Verplicht JP13-a Diversiteitsplan 2013 3.1.1.1 ON-P. De Vooght

JP13-b Preventieplan 2013 3.2.5.1 AD-H. Lyben

2 MEER IN HET BIJZONDER

Belangrijk om aan te stippen is dat meerdere componenten ook reeds (deels) terug te vinden waren in

het Jaarplan 2012. Dit is niet abnormaal omdat een aantal procesverbeteringen (b.v. en in het

bijzonder in het kader van de nieuwe organisatiestructuur) over meerdere jaren lopen, niet in het

minst omdat er ook een belangrijk en alomvattend informaticaproject (Prisma) aan gekoppeld is. Ook

andere projecten lopen over meerdere jaren (bvb. ERP-2020). Het feit dat het een ‘meerjarenproject’

is wordt aangegeven door het gebruik van het symbool .

Daarnaast werd op een vorige raadszitting ook afgesproken dat we de resultaten van de

Tevredenheidenquete 2012 mee zouden nemen in ons Jaarplan 2013.

Naast de globaal zeer goede beoordeling van de VMSW werking werden bij deze enquete ook een aantal

pijnpunten gedetecteerd. De drie belangrijkste remedieerbare1 waren:

1. de coördinatie van bouw- en infrastructuurwerken: hier gaat het niet enkel om het nog steeds niet

(volledig) opgelost zijn van het oud zeer dat er te velde woningen worden gebouwd zonder

infrastructuur of omgekeerd, maar ook op het intern afstemmen van de werkwijze en de planning

tussen ingenieurs en architecten; na zes jaar VMSW raakt het geduld van onze klanten terecht

stilaan op.

2. enigszins daarmee samenhangend kwam uit de bevraging ook naar boven hoe groot het belang is

van de ambtenaren die ter plekke de contacten met de klanten verzorgen, opnieuw voornamelijk

de ingenieurs en architecten. Dit is niet echt een pijnpunt, maar eerder een vaststelling. Maar het

niet steeds op één lijn zitten van opeenvolgende aanspreekpunten blijkt door nogal wat klanten als

negatief te worden ervaren. Ook daarop wordt ingezet.

3. alhoewel de VMSW qua informatieverstrekking heel hoog scoort, worden de informatiesessies

minder goed ontvangen. Daaraan zal aandacht besteed worden door duidelijk te maken wat men

kan verwachten en tot wie we ons willen richten. Onze sprekers moeten voor een boeiende sessie

zorgen.

Jaarplanfiche 15 focust uitdrukkelijk op voornoemde punten 1 en 2 terwijl de aandacht voor goede,

boeiende, doelen doelgroepgerichte infosessies wordt meegenomen in diverse jaarplanfiches.

Herkenninsteken voor de koppeling aan de tevredenheidenquete is het symbool .

De maatregelen, projecten of initiatieven uit het VMSW-Jaarplan 2013 worden ook telkens gekaderd

binnen de doelstellingencascade van de VMSW; de referentie naar de overeenstemmende positie in de

doelstellingencascade wordt daarom in elke jaarplanfiche uitdrukkelijk opgenomen.

Over de uitvoering van het Jaarplan wordt, zoals reeds eerder afgesproken, gerapporteerd via het

Kwartaalrapport uit de managementrapportering.

Eventuele nieuwe initiatieven die in de loop van 2013 worden opgestart zullen uiteraard steeds aan

bod komen via de rubriek ‘het noteren waard’ in het Maandrapport van de managementrapportering.

Zo nodig kent deze melding een vervolg via een Verslag aan de raad van bestuur.

1 de VMSW ontsnapt uiteraard ook niet aan het algemene verwijt aan administraties (maar ook aan grote privébedrijven) van bureaucratie, gebrek

aan flexibiliteit en creativiteit.

3 DE DETAILFICHES

Op de hiernavolgende pagina’s worden de klassieke projectfiches gepresenteerd.

Hierop wordt, achtereenvolgens en na nummering en algemene omschrijving, ingegaan op:

- wie is verantwoordelijk en wie treedt op als sponsor?

- waarover gaat deze fiche?

- wat is de doelstelling van deze procesverbetering, dit initiatief of dit project?

- welke timing wordt vooropgesteld?

- met welke randvoorwaarden dient rekening gehouden te worden?

- welke kost is hieraan verbonden: personeel, informatica, communicatie en/of externe

opdracht?

- de positie in de Doelstellingencascade van de VMSW via de koppeling aan SD, OD en

(sub)prestatie.

VMSW-Jaarplan 2013

JAARPLANFICHE 1 FS3 – Infoverstrekking aan begunstigden, aanpassing interne en externe

procedures

WIE Verantwoordelijke

Sponsor

P&P – Ludwig Lemmens & Annisa Albdiouni

P&P – Kurt Herregodts

WAT Uitvoering geven aan het (lang verwachte) Besluit van de Vlaamse Regering houdende de

financiering van verrichtingen in het kader van sociale woonprojecten en de daaraan verbonden

werkingskosten (FS3).

sociale woonactoren informeren

werking & procedures (intern & extern) aanpassenen

producten aanpassen

DOEL Alles zo organiseren dat initiatiefnemers gestimuleerd worden verder te werken aan de

doelstellingen van het gronden pandenbeleid

TIMING Einde 2012

Eerste trimester 2013

Goedkeuring en publicatie Besluitverwacht tegen einde 2012

Verlening marktconforme kredieten SHM’s naar een “initiële” looptijd

van 30 jaar opdat ze in aanmerking blijven komen voor GSC(lopend)

Implementatie van FS3-leningen

Opzetten SAP om link FS3-lening en tegemoetkoming te koppelen

Informatie verstrekken aan alle mogelijke initiatiefnemers in

verband met nieuwe subsidiëring van sociale woonprojecten

Implementatie v/d nieuwe initiatiefnemers in SAP, eventuele

aanpassing leningenreglementering en procedures bij betalingen

MITS Medewerking Wonen Vlaanderen voor informatiesessies

KOST Personeel

Informatica

Communicatie

Externe opdracht

Intern ingrijpend voor werkwijzen binnen P&P en FIN – wel sterke

werklastverhoging (cfr. verslag 2.7 op raad van bestuur van 7 december

2012), geen bijkomend personeel

Aanpassingen Prisma en SAP

Infosessies organiseren (gedifferentieerd doelpubliek!)

Opdrachten aan CapGemini voor SAP en Cronos voor Prisma (reeds deels

uitgevoerd in 2012, verdere aapassingen voorzien in Informaticaplan

2013)

VMSW-PRESTATIELINK Alle hoofd- en subprestaties van O.D. 1.5

VMSW-Jaarplan 2013

JAARPLANFICHE 2 Implementatie van en communicatie omtrent nieuw UP proces en -besluit

( interne en externe actoren)


Sponsor

P&P – Ludwig Lemmens


WAT Overleg omtrent, implementatie van en communicatie over een nieuw IP-UP-besluit

DOEL Komen tot een flexibel Ip-Up, gericht op de beleidslijnen zonder de praktische noden en contraintes uit

het oog te verliezen

TIMING Einde 2012

Data in 2013

Eerste conceptuele vergaderingen met Kabinet Wonen, WoVla en VMSW

Volledig afhankelijk van de politieke voortgang en beslissingen in dit

dossier. In de opvolging van dit Jaarplanintem zullen, zodra mogelijk,

streefdata voorgesteld worden. Politieke bedoeling is een inwerkingtreding

in 2013 met het oog op het programma 2014

MITS Medewerking Wonen-Vlaanderen en kabinet Wonen

Tijdige politieke beslissingen

KOST Personeel

Informatica

Communicatie

Externe opdracht

Normale taak

0, 20 VTE

Woonforum 2013 (hopelijk haalbaar), Provinciale trefmomenten n.a.v.

aantreden van nieuwe raden van bestuur SHM’s, ad-hoc infosessies

Eventuele aanpassingen aan Prisma i.f.v. bepalingen Besluit

VMSW-PRESTATIELINK 1.1.1.1

VMSW-Jaarplan 2013

JAARPLANFICHE 3 Implementeren gevolgen nieuw Leningenbesluit: processen, organisatie,

informatica, communicatie + aanpassing Intern Leningenreglement


Sponsor

FIN5-6-7 – Bert Simoens

FIN – Fabienne De Broeck

WAT Integratie gevolgen ‘harmonisatie sociale leningen’ in (al dan niet aan te passen) VMSW-

organisatiestructuur, inclusief communicatie dienaangaande en informatica-aanpassingen

Overleg actoren: terugkoppeling en implementatieoverleg nieuw geharmoniseerd

leningenbesluit, inclusief operationele en informaticagevolgen

Voorbereiding (inclusief actorenoverleg) en goedkeuring door de raad van bestuur van een

nieuw Intern Leningenreglement ifv harmonisatie sociale leningen en operationele gevolgen

DOEL Aanbieden van een nieuw product sociale leningen, identiek aan dit aangeboden door het VWF, op

basis van een nieuw geharmoniseerd leningenbesluit en een daarbij aansluitend nieuw Intern

Leningenreglement, dat is overlegd met alle actoren, en dit functioneel ondersteund door een

aangepaste infromaticaomgeving, organisatiestructuur en werkmethoden

TIMING Einde 2012

Doorheen 2013

Geharmoniseerd leningenbesluit in ontwerp

Aanpassing informatica en interne reglementering en processen en

overleg met andere actoren (VWF en leningverstrekkende SHM’s)

MITS Tijdige beslissing Vlaamse regering

KOST Personeel

Informatica

Communicatie

Externe opdracht

Normale taak personeel: B. Simoens, R. Van Daele, R. Verstappen, P.

Savaete, J. Vandenput

Mogelijk SOPRA RFE nieuw kredietproduct + Evolan Originator (bedrag

onbekend afhankelijk van gekozen opties, wellicht grote kost) –

personeelsinzet: J. Pollez en vervanger

Informatiecampagne: aangepast aan nieuw besluit: raming 250.000 euro

SOPRA of andere (zie Informaticaplan 2013)


VMSW-Jaarplan 2013

JAARPLANFICHE 4 SEPA – Single Euro Payments Area – de eengemaakte Europese betaalruimte


Sponsor

FIN02 – Inge Bouckhout

FIN - Fabienne De Broeck

WAT Aanpassen betalingsverrichtingen aan SEPA

DOEL Het doel van SEPA is een Europese betaalmarkt te creëren waarbij de betaalverschillen tussen de

lidstaten verdwijnen en allebetalingen binnen Europa ‘binnenlandse betalingen’ worden

TIMING Einde 2012

Eind december 2013

Overschrijvingen die manueel ingevoerd worden in Isabel 6 worden nu

reeds als SEPA-betalingen ingevoerd

SEPA-overschrijvingen uit SAP en Sopra; SDD Core (domiciliëring)

uit Sopra

Integratie van het mandatensysteem voor SDD Core voor

hypothecaire ontleners

MITS Welke randvoorwaarde(-n), intern en/of extern

KOST Personeel

Informatica

.

Communicatie

Externe opdracht

B. Simoens, R. Van Daele, R. Verstappen (SDD Core en

mandatensysteem, omzetting rekeningnummers in Sopra naar

SEPA)

F. De Prest, S. Dönmez (omzetting rekeningnummers in SAP naar

SEPA)

I. Bouckhout (omzetting rekeningnummers in SAP naar SEPA voor

FIN02)

Projectmanagement voor aanpassingen in SAP (Frederik De Prest) en

Sopra (Johny Polez)

Nihil

Opdrachten aan CapGemini en Sopra voorzien in Informaticaplan 2013

VMSW-PRESTATIELINK 1.5.2.2 en 4.1.1 (SAP) en 2.1.1.2 (Sopra)

VMSW-Jaarplan 2013

JAARPLANFICHE 5 Uitrol van Design and Build-Procedure


Sponsor

PRR - Koen Spitaels

PRR - Koen Spitaels

WAT Opzetten van een procedure waarbij gronden worden ingevuld met sociale woningen door een team

dat ontwerp, vergunningen en bouw coördineert. Oorspronkelijk opzet was kleine percelen ikv grond

en panden te laten invullen maar dat is uitgebreid naar grotere gronddelen van SHM’s om sneller het

sociaal objectief te kunnen invullen

DOEL Sneller sociaal objectief kunnen invullen zodat de doelstellingen van het GPB-decreet kunnen worden

gehaald

TIMING 2012

1.1.2013

1.2-1.3.2013

1.4.2013

1.7.2013

Momenteel is de procedure uitgeschreven en juridisch (extern)

geadviseerd. Het herwerkt ontwerp wordt eind november ter advies

voorgelegd aan VVH, VLEM, VCB, Bouwunie en Individuele SHM’s. Aan

de SHM’s wordt ook gevraagd eigen gronden voor te stellen

Infobrieven aan nieuwe gem/OCMW-besturen en bevraging naar gronden

Ontvangen en verwerken adviezen, selectie van de aangeboden gronden

die in aanmerking komen

Lancering van de oproep en jurering van de kandidaten

Toewijzingen ; bijkomende werven kunnen binnen de procedure 3 jaar

lang besteld worden.

MITS Voldoende medewerking van SHM’s en gemeenten om gronden te bebouwen

Respons van bouwondernemingen en fabricanten

Onderzocht moet worden of werftoezicht aan toezichters GPB kan worden toevertrouwd. Zoniet is

bijkomende procedure voor aanstelling werfopvolgers nodig.

KOST Personeel

Informatica

Communicatie

Externe opdracht

Huidig personeel + werftoezichters extern

Geen bijkomende soft- of hardware

Publiciteit in bouwwereld noodzakelijk

Externe werfopvolging (al dan niet in uitbreiding van GPB-opvolgers)


VMSW-Jaarplan 2013

JAARPLANFICHE 6 Renovatieplanning ERP-2020


Sponsor

PRR - Bernard Wallijn

PRR - Koen Spitaels

WAT Ondersteunen van de opmaak van een planning, op SHM-niveau, voor de energetische upgrade van

het woningpatrimonium

DOEL Vermindering CO2 uitstoot met 20%; daarom hebben, tegen 2020, alle sociale huurwoningen

energiezuinige verwarming, dubbele beglazing en dakisolatie

TIMING 31.12.2013 Tegen einde van het jaar zijn alle planningen van SHM op beter peil

gebracht

MITS Medewerking van alle SHM’s

Positieve ondersteuning vanuit het Beleid

KOST Personeel

Informatica

Communicatie

Externe opdracht

opdracht voor de bestaande cel PRR, geen extra mankracht

eventueel hulp bij opmaak rekenbladen

nihil

nihil


VMSW-Jaarplan 2013

JAARPLANFICHE 7 Onderhandelen van Ontwerp-Sociaal Woonbeleidsconvenanten (SWBC’s) met

steden/gemeenten


Sponsor

P&P – Myriam Aelbrecht


WAT 25 steden/gemeenten hadden op datum van de eerste voortgangtoets > 9% sociaal huuraanbod. Deze

gemeenten/steden kunnen een SWBC afsluiten met de Vlaamse regering om een toezegging over de

financiering van een bijkomend sociaal huuraanbod te verkrijgen.VMSW is decretaal belast met de

voorbereidende onderhandelingen met de steden/gemeenten

DOEL Afsluiten van SWBC tussen de Vlaamse regering en de stad/gemeente voor de periode 2013-2015, dit

na overleg door VMSW met betrokken stad/gemeente om een toename van het sociaal huuraanbod te

verwezelijken

TIMING nog vast te leggen Start afhankelijk van voorafgaande beleidsbeslissingen ivm procedure en

inhoud van een SWBC. In de opvolging van dit Jaarplanintem zullen,

zodra mogelijk, streefdata voorgesteld worden

MITS Aanvragen van steden/gemeenten & aansluitende projectaanmeldingen voor UP

Ondertekening van SWBC door minister

Samenwerking actoren

KOST Personeel

Informatica

Communicatie

Externe opdracht

[A2A = 0,10 VTE] + [A1 = 0,40 VTE] + [B2 = 0,20 VTE]

nihil

gerichte briefwisseling naar de betrokken steden/gemeenten

nihil


VMSW-Jaarplan 2013

JAARPLANFICHE 8 Het Rollend Grondfonds (RGF) beheren


Sponsor

P&P – Marc Bernaert, Bert Landuyt en An Pelsmaekers

P&P - Kurt Herregodts

WAT Het RGF is een intern financieringsfonds in beheer van de VMSW. Gedurende een periode van vier jaar

wordt een leningsmachtiging verstrekt aan het RGF (via de VMSW). Het betreft een globaal bedrag van

50 miljoen euro. De VMSW leent en lost dit bedrag af met een 100% gewestwaarborg; het Vlaams

Gewest vergoedt de rente (rentesubsidie).

DOEL Het RGF heeft als doelstelling grondbeleidsmaatregelen te nemen in de 50 % duurste gemeenten van

Vlaanderen, die noodzakelijk worden geacht om een hoogwaardige woonkwaliteit te behouden of te

bevorderen. Er bestaat een specifieke regeling voor gronden:

1. gelegen in het Vlabinvest-gebied en te kaderen binnen de Vlabinvestdoelstellingen

2. bestemd voor grootschalige projecten met een gemengde bestemming in de andere geselecteerde

gemeenten

TIMING Einde 2012

1.1. – 1.4.2013

Opstart van het RGF, aanschrijving van betrokken gemeenten,

procedureafspraken met raad van bestuur VMSW, eerste

verwervingen

Opmaak en validering van een verwervings- en

ontwikkelingsstrategie met de bedoeling dat tegen eind 2013

circa 30 miljoen euro aan leningsmachtigingen voor

grondverwervingen zouden worden vastgelegd

MITS … er voldoende haalbare voorstellen tot verwerving bij de VMSW worden ingediend

KOST Personeel

Informatica

Communicatie

Externe opdracht

1 A1 in dienst vanaf 15/07/2012 tot eind 2020 (tijdelijk kader

GPB)

Kost integratie in Prisma (opvolgingssysteem projecten +

fonds)

Naar gemeenten & SHM’s

Eventueel, deel uitmakend van aanpassingen Prisma


VMSW-Jaarplan 2013

JAARPLANFICHE 9 Actualisering ABC-Bouw


Sponsor

PRR – Bernard Wallyn, Paul Claus, Chantal Buyl, Eric Ruell

PRR – Koen Spitaels

WAT Actualisatie ABC-Bouw

DOEL De richtlijnen en bestekken moeten aangepast worden aan reglementeringen die in beweging zijn (b.v.

toegankelijkheid, isolatienormen , wetgeving overheidsopdrachten …) en aan nieuwe inzichten,

produkten en produktnormen

TIMING Data in 2013 A: afhankelijk van evolutie regelgeving; indien in 2013 geen stappen in

wetgeving overheidsopdrachten gezet worden, wordt gestart met

actualisatie op andere vlakken.

B: dringend te finaliseren in de loop van 2013

C: wordt aangepakt na finalisatie B met integratie van infrastructuur en

woningbouw

MITS Tijdige aanpassing van de Federale wetgeving inzake overheidsopdrachten

KOST Personeel

.

Informatica

Communicatie

Externe opdracht

Probleem met afwezigheid “trekker” Chantal Buyl en andere bijkomende

werkdruk. Moet worden opgelost begin 2013

Aanpassing website

Publiciteit en infosessies

Verzorgen drukwerk (Communicatieplan 2013)

VMSW-PRESTATIELINK 1.7.1.1.

VMSW-Jaarplan 2013

JAARPLANFICHE 10 Ondersteuning nieuwe raden van bestuur van SHM’s


Sponsor

P&P – Gerd De Keyser


WAT Organisatie van provinciale ‘roadshows’ (samen met WoVla) en opmaak van een handleiding “sociale

huisvesting in een notedop” gericht op de lokale verantwoordelijken (gemeente en OCMW) en op de

nieuwe raden van bestuur van de SHM’s, die in het voorjaar 2013 (tgv de

gemeenteraadsverkiezingen) zullen samengesteld worden

DOEL Noodzakelijke kennisopbouw bij de lokale beleidsverantwoordelijken van de SHM-bestuurders

TIMING 31.12.2012

30.4.2013

22.3.2013

Overleg met VVH-VLEM + WoVla

maart-april : handleiding “sociale huisvesting in een notedop” klaar +

roadshow met WoVla

Sessie op Woonforum 2013

MITS Extern: positieve respons op het overleg met VVH-VLEM + WoVla

Intern: samenwerking met andere afdelingen inzake opmaak handleiding “sociale huisvesting in

een notedop”

KOST Personeel

.

Informatica

Communicatie

Externe opdracht

Opmaak handleiding : alle keyfuncties P&P + insteek andere afdelingen

Roadshows + Woonforum 2013: keyfuncties P&P

Standaardondersteuning inzake de organisatie van de roadshow +

vormgeving en druk handleiding

Druk handleiding (opgenomen in VMSW-Communicatieplan 2013)

VMSW-PRESTATIELINK 1.7 en 3.3.1.1

VMSW-Jaarplan 2013

JAARPLANFICHE 11 Begeleiding en ondersteuning SHM’s in financiële moeilijkheden


Sponsor

P&P – Marijn Van Laere, Ronald Koopman en Gerd De Keyser


WAT Periodiek overleg (meerdere malen per jaar) tussen SHM en VMSW over de vorderingen in hun ‘Plan

van Aanpak’ of ‘Saneringsplan’ en/of over hun financiële toestand

DOEL Financiële situatie van de SHM’s verbeteren

TIMING Einde 2012

2013 en verder

Opstarten overlegvergaderingen nieuwe stijl.

Formele opstart met 8 SHM’s begin 2013

Ernaar streven dat tegen eind 2015 alle actuele negatieve saldi RC zijn

weggewerkt

MITS Positieve medewerking SHM’s

Ondersteuning, zo nodig, via toezichthouder

KOST Personeel

Informatica

Communicatie

Externe opdracht

inzet, over het jaar heen van 2 VTE’s, verdeeld over 4 personen

nihil

nihil

nihil


VMSW-Jaarplan 2013

JAARPLANFICHE 12

Ondersteuning SVK's : verdere integratie in de werking van de VMSW

WIE

Verantwoordelijke

Sponsor

ON6 - Andree Brouwers

ON - Piet De Vooght

WAT De decretaal bepaalde ondersteuningsopdracht t.a.v. sociale verhuurkantoren op hetzelfde niveau

brengen als de door het VOB geleverde dienstverlening, en zo mogelijk verder uitbouwen

DOEL Door integratie in de ruimere werking van de VMSW (samenwerking met Informatica, Juridische zaken,

Kennisbeheer, …) de ondersteuningsopdracht verder uitbouwen

TIMING Einde 2012

22.3.2013

april-mei 2013

30.8.2013

opdracht is sinds 1 juli toegewezen aan VMSW

beperkt behoud van expertise (slechts 1 overstap)

aanwerving en inwerking andere krachten nog volop bezig

daarnaast 5 provinciale overlegvergaderingen gehouden, 1 Vlaams

overleg en 2 vormingsmomenten

grote tijdsinvestering in uitwerking promotiecampagne waarbij, i.s.m.

Wonen-Vlaanderen, een extern bureau voor promotiecampagne werd

geselecteerd

Woonforum 2013: presentatie SVK-logo

Lanceren promotiecampagne voor SVK's

Nieuwe software voor administratie SVK's

MITS impact van nieuw erkennings- en subsidiebesluit

slagen als team (4 nieuwe collega's)

KOST Personeel

Informatica

Communicatie

Externe opdracht

Nihil; gedekt door beheersvergoeding SVK's

Projectwerking rond nieuwe administratiesoftware; kosten gedragen door /

gedeeld met sector

Promotiecampagne, betaald door kabinet Wonen

Campagne- en mediaopdrachten


VMSW-Jaarplan 2013

JAARPLANFICHE 13 Ondersteuning Wonen/Welzijn


Sponsor

P&P – Gerd De Keyser


WAT Systhematiek ivm kennisdeling op het gebied van Wonen-Welzijn uitwerken.

DOEL Een structurele kennisuitwisseling ivm wonen-welzijn mogelijk maken zodat actoren op het terrein

van elkaar kunnen leren en dat vernieuwende, grensverleggende projecten kunnen herhaald worden.

Kennisdoorstroming tussen terrein en beleid vlotter laten verlopen zodat de regelgeving niet

langer/minder achter de feiten (op het terrein) aan holt.

TIMING Einde 2012

2012

31.12.2013

Resultaten good practices actoren Wonen (kent vertraging tov jaarplan

2012 omdat contact werd opgenomen met Kenniscentrum Vlaamse

Steden. Die waren van oordeel dat methodiek moest bijgesleuteld

worden. Intussen zijn SHM’s bevraagd (via fiches) en de deadline

daarvoor was 15/9/12. Respons is na aandringen vrij goed.

Bevraging welzijnsactoren via DepWVG (VMSW niet direct bij betrokken)

Kennisdelingwebsite klaar

MITS Probleemoplossende samenwerking + website afhankelijk van de bevraging welzijnsactoren, waar

VMSW geen invloed op heeft

KOST Personeel

Informatica

.

Communicatie

Externe opdracht

inzet van 0,50 VTE, binnen huidig kader

Nog niet duidelijk: te overleggen met kabinet en interdepartementale

cel Wonen – Welzijn

Nog niet duidelijk: te overleggen met kabinet en interdepartementale

cel Wonen – Welzijn


VMSW-Jaarplan 2013

JAARPLANFICHE 14 Mee aansturen en monitoren v/h onderzoeksproject Erfgoedwaarde

patrimonium (ism. IVA Onroerend Erfgoed)


Sponsor

PRR2A - Paul Claus

PRR - Koen Spitaels

WAT Mee aansturen en monitoren via de werkgroep ‘erfgoedwaarde patrimonium’ van het

gezamenlijk gefinancierd onderzoeksproject met IVA Onroerend Erfgoed gericht op een

wetenschappelijk gefundeerde screening van het bestaande huurpatrimonium op mogelijke

erfgoedwaarde

Opmaken van een definitieve selectie van sociale huisvestingsprojecten/wijken waarvoor

specifieke erfgoedregels gelden en dit aan de hand van de criteria zeldzaamheid,

herkenbaarheid, authenticiteit, representativiteit, ensemblewaarde en contextwaarde; de

geselecteerde sociale woonwijken worden onderworpen aan een uitgebreid onderzoek

bestaande uit: plaatsbezoek, beschrijving esthetisch en fysisch voorkomen, bouwfysische

toestand, literatuuronderzoek

DOEL Het de SHM’s mogelijk maken hun renovatieplanning hierop probleemloos (of met minder problemen)

te laten aansluiten.

TIMING 16.12.2012

.

Eind augustus 2014

Eind augustus 2016

Voorzien einde van de snelscreening – Oplevering van een voorlopige

lijst

Oplevering definitieve selectie

Oplevering wetenschappelijk onderbouwd beheersplan

MITS Voortgang project is afhankelijk van correcte en tijdige uitvoering van de screening door IVA

Onroerend Erfgoed

KOST Personeel

Informatica

Communicatie

Externe opdracht

Paul Claus, Wouter Bosmans, Bert Landuyt (opvolging werkgroep)

Via kennisbeheer, Guy Desmaele (GIS-laag)

Later te bepalen

Overeenkomst VMSW – IVA Onroerend Erfgoed, te betalen in

kwartaalschijven, goed voor:

- 56.215,85 euro in 2012,

- 99.474,72 euro in 2013,

- 25.593,11 euro in 2014.

TOTAAL: 181.284 euro te indexeren


VMSW-Jaarplan 2013

JAARPLANFICHE 15 Onderling beter afstemmen van functie en optreden van ingenieurs en

architecten


Sponsor

PRR – Directeur (vervanger K. Herregodts)

PRR - Koen Spitaels

WAT Onderling beter afstemmen van functie en optreden van ingenieurs en architecten als eerste

aanspreekpunt inzake projectrealisatie voor de sociale huisvestingsmaatschappijen

DOEL Timing infrastructuur en woningbouw t.o.v. elkaar optimaliseren , procedures vereenvoudigen en

intern afstemmen van de werkwijze en planning van ingenieurs en architecten +

continuïteitsverzekering door goed gebruik van Prisma

TIMING Einde 2013 Procedures afgestemd na eerste jaar aparte opvolgingsmomenten over

projectingenieurs en sectorarchitecten met SHM’s en andere actoren

MITS Goede afstemming en communicatie met programmatie (en vice-versa)

KOST Personeel

Informatica

Communicatie

Externe opdracht

binnen huidige bezetting, geen bijkomend personeel

gebruik van Prisma

individueel per externe actor

geen

VMSW-PRESTATIELINK 1.2.1.1 en 1.4.1

VMSW-Jaarplan 2013

JAARPLANFICHE 16 Rationalisatie en stroomlijning van de betalingsprocessen


Sponsor

FIN 04 – Frederik De Prest

FIN - Fabienne De Broeck

WAT De VMSW voert heel wat betalingen uit voor zichzelf of voor sociale huisvestingsmaatschappijen; de

bedoeling is de processen en controles te stroomlijnen, zeker nu, te gevolge van FS3, bijvoorbeeld

ook SBR- of SSI-subsidies vanuit de VMSW zouden vertrekken. (Het gaat niet om de betalingen met

betrekking tot het hypothecaire proces)

DOEL Processen en procedures op gelijke leest schoeien

TIMING Einde 2012

Eerste en tweede

trimester2013

Nagaan welke controles nodig zijn

Onderscheiden van de verschillende (nieuwe) types betalingen

Welke vastleggingen bijhouden in welk systeem – hoe zorgen voor

communicatie tussen systemen

Uittekenen procedures

MITS Voor het definiëren van het volledige takenplaatje en de timing is eerst de publicatie van het FS3-

besluit nodig

KOST Personeel

Informatica

Communicatie

Externe opdracht

Afstemming tussen de werkwijzes van en tussen de afdelingen FIN-P&P-

PRR

Desgevallend kleinere aanpassingen aan Prisma, belangrijke in SAP

Nihil

Opdracht voor SAP aan CapGemini (cfr. Informaticaplan 2013)

VMSW-PRESTATIELINK 1.5.1

VMSW-Jaarplan 2013

JAARPLANFICHE 17 Afdeling Ondersteuning uitbouwen volgens concept dienstencentrum


Sponsor

ON – Piet De Vooght

ON – Piet De Vooght

WAT De wijze waarop de afdeling ON haar klanten ondersteunt wordt stelselmatig verder uitgewerkt

volgens de belangrijkste principes van een dienstencentrum, met duidelijkheid over het aanbod,

inspraak voor klanten, dienstverleningsafspraken, eventueel kostentoewijzing, …

DOEL Efficiëntie en effectiviteit van de dienstverlening verhogen

Hogere klantentevredenheid over de geleverde dienstverlening

TIMING 31.03.13

31.05.13

30.09.13

31.12.13

klantenfora voor vraaggestuurd dienstenaanbod voor ICT, Personeel

& HRM en Facilitair management zijn operationeel

dienstencatalogus met dienstverleningsafspraken (SLA's) over alle

te leveren dienstverlening, intern en extern, is klaar,

raadpleegbaar en bruikbaar

analyse of kostentoewijzing per klantengroep aangewezen is

performantiemeting op basis van SLA's is mogelijk

MITS Binnen de afdeling zijn enkele andere projecten lopende die mogelijks een impact op deze timing

kunnen hebben, zie o.m. de fiches JP13-18 (patrimoniumbeheer) en JP13-19 (herinrichting K40,

energie & duurzaamheid), de verdere uitbouw van de personeelsadministratiesoftware, het jaarplan

ICT, …

KOST Personeel

Informatica

Communicatie

Externe opdracht

binnen bestaande bezetting

beperkt; voorzien in jaarplan ICT

nihil

nihil

VMSW-PRESTATIELINK 3.1.1.1, 3.1.2.1, 3.1.3.1, 3.2.1.1 en 3.2.2.1

VMSW-Jaarplan 2013

JAARPLANFICHE 18 Het eigen VMSW-SW-Patrimoniumplan verdiepen en implementeren


Sponsor

ON4 – Dirk GOVAERT

ON - Piet DE VOOGHT

WAT Ontwikkeling en uitvoering van een VMSW Patrimoniumbeheersplan

DOEL Opvolging en coördinatie van het dagelijks beheer en de uitbating van het VMSW patrimonium

Uitbouw en coördinatie van een actualiseringplan teneinde het VMSW-patrimonium op het niveau van de geldende normering te brengen

Implementatie van de actualiseringplannen per site (opvolging en coördinatie)

TIMING 1.3.2013

1.7.2013

1.10.2013

Start van de werken aan Blok 6 (kleinste gebouw) Hoedhaar,

Lokeren

Voortontwerp renovatie van Hoogbouwplein klaar

Concept voor masterplan EGKS-wijk door ontwerpbureau klaar

Concept voor masterplan Kijkdorp Knokke-Heist door

ontwerpbureau klaar

Afstemming over de invulling van bouwgrond Hoedhaar (studio’s)

met stadsplan Lokeren klaar.

MITS Alle technische hindernissen kunnen voorzien worden

Projecten kunnen gekaderd worden binnen de geldende stedebouwkundige voorschriften

Aangepaste regelgeving collectieve energiebevoorrading

Vlotte medewerking van de beheerders (SHM’s)m.b.t. ontruiming en herhuisvesting van zittende

huurders

KOST Personeel

.

Informatica

.

Communicatie

Externe opdracht

Binnen actuele bezetting: 1 VTE ON4 + samenwerking met FIN04, PRR 4

& -5 + Sectorarchitect

Verder onderzoek naar eventuele aanpassingen in SAP om te komen tot

een volwaardige beheertool

Via eigen website en eventuele site beheerders (SHM’s)

Ontwerpbureau(s) (mogelijk verschillende ontwerpers per site)


VMSW-Jaarplan 2013

JAARPLANFICHE 19 Gebouwherinrichting met integratie van energie- en duurzaamheidsstrategie


Sponsor

ON4 – Dirk GOVAERT

ON - Piet DE VOOGHT

WAT Uitwerking en opstart integrale herinrichting Koloniën 40, met inbegrip van eerder vooropgestelde

doelen

het stelselmatig terugdringen van het energieverbruik volgens het principe ALARA - As Low As

Reasonably Achievable, zo laag als redelijkerwijze mogelijk is, rekening houdend met de

haalbare inspanningen en de noodzakelijke financiële investeringen.

integratie van duurzaamheidcriteria in bestekken en offertevragen op basis van de thema's die

door MVO Vlaanderen gehanteerd worden. Aandacht voor labels die duurzaamheid garanderen

bij de dagelijkse aankopen.

opvolging van het Vlaams Actieplan Duurzame Overheidsopdrachten en de Vlaamse Strategie

voor Duurzame Ontwikkeling ook toepassen in Patrimoniumbeheer.

DOEL efficiënter ruimtegebruik in een vorm van anders werken

reductie v/h energieverbruik met 50% t.o.v. referentiejaar 2008

reductie van de CO2-uitstoot in eigen gebouwen en de dagelijkse werking van de VMSW.

integratie van een energie- of milieu- of MVO- managementplan (bvb. ISO50001of ISO14001/

EMAS of ISO26000) op middellange tot lange termijn.

TIMING 30.6.2013

.

.

30.6.2013

.

Permanent

verdere uitbouw van een geïntegreerd FM plan, opgebouwd rond

duurzaamheid “As is” “To Be” (opname van deeltrajecten uit

Jaarplan 2012)

renovatieconcept eigen kantoorgebouw klaar op basis van FM plan “To

Be”

duurzaamheidstrategie V.O.: deelname aan de werkgroepen voor het

uitschrijven van productfiches voor duurzame overheidsopdrachten

MITS goedgekeurde VMSW-begroting

rekening houden met haalbaarheid, rendementen en terugverdientermijn

gebruik van raamovereenkomsten (bvb. door AFM)

KOST Personeel

Informatica

Communicatie

Externe opdracht

cel Logistiek & beheer gebouw, binnen bestaand kader

implementatie of uitbreiding van gebouwbeheersystemen (GBS)

intern via Woonnet, extern via VMSW-site

VITO – DALKIA – Aannemer(s) voor specifieke projecten –

Ontwep/studiebureau (voorzien in VMSW-begroting 2013 – afzonderlijke

dossiers steeds ter goedkeuring aan raad van bestuur)


VMSW-Jaarplan 2013

JAARPLANFICHE a Diversiteit op de werkvloer


Sponsor

ON 3 – Tanja Vervloessem + werkgroep diversiteit

ON - Piet DE VOOGHT

WAT Het gelijke kansen en diversiteitsplan moet geïntegreerd worden in de cyclus van de jaarlijkse

ondernemingsplannen en jaarrapporten.

DOEL Diversiteit in het personeelsbestand bevorderen en de thematiek onder de aandacht brengen bij het

personeel (sensibilisering).

TIMING Einde 2013 Minstens 2 stageplaatsen aanbieden aan personen uit de

doelgroepen

Anderstalige personeelsleden begeleiden door bv. een opleiding

Nederlands

Verbetering van de monitoring van personen met een

functiebeperking of chronische ziekte om hen een gepaste

ondersteuning te kunnen bieden

Het thema diversiteit in beeld brengen op de werkvloer

MITS

KOST Personeel

Informatica

Communicatie

Externe opdracht

Intern (ON3 + werkgroep diversiteit)

nihil

nihil

nihil


VMSW-Jaarplan 2013

JAARPLANFICHE b Globaal preventieplan 2010-2014 en Preventieplan 2013


Sponsor

AD – Bert Simoens

AD – Hubert Lyben

WAT Uitvoeren van verschillende maatregelen zoals voorzien in het globaal preventieplan en het

jaaractieplan 2013:

bepalen van een kader voor acties inzake psychosociaal welzijn, in samenwerking met externe

dienst

opmaak van een nieuw globaal preventieplan 2014-2018 in overleg met directie, vakbonden,

vertrouwenspersonen, vrijwilligers inzake EHBO en evacuatie, en via participatieve risicoanalyse

(personeelsbevraging, groepsgesprek, etc)

veiligheidsplan inzake chemische en gevaarlijke producten, ook na te leven door personeel van

externe firma’s (bv. kuisfirma’s)

verdere verfijning van aanpak brandrisico, met bijkomende analyse van de menselijke

risicofactoren (bv. omgang met apparaten)

optimalisering van de geautomatiseerde systemen die in werking treden bij evacuatie

DOEL Het optimaal verzekeren van de veiligheid en het welzijn van de VMSW-personeelsleden en van de

externe personeelsleden die regelmatig binnen de VMSW werkzaam zijn, zodat een klimaat

geschapen wordt waarbinnen elk personeelslid zich gesteund weet door de instelling en gemotiveerd

kan zijn om mee te werken aan de VMSW-doelstellingen.

TIMING 31/3/2013

30/6/2013

30/6/2013

15/9/2013

15/9/2013

Veiligheidsplan inzake gevaarlijke producten

Actieplan psychosociaal welzijn

Optimalisering geautomatiseerde systemen

Globaal preventieplan 2014-2018

Analyse risicofactoren brandveiligheid

MITS Medewerking van de hierboven vernoemde actoren

KOST Personeel

Informatica

Communicatie

Externe opdracht

nihil

nihil

nihil (louter intern)

nihil of beperkt (afhankelijk van tussenkomst IDEWE bij acties inzake

psychosociaal welzijn)


VMSW-Jaarplan 2013 - Vlaanderen

Documents

Transcript of VMSW-Jaarplan 2013 - Vlaanderen