HUISSTIJL-Drukwerk

de theorie achter de huisstijlontwikkeling

VMGTheorie

xx

{ 2 }

De drie elementen design, communica-tie en gedrag moeten evenveel aan-dacht krijgen bij het ontwerpen van een nieuwe huisstijl.

Volgens professor C.B.M. Van Riel, in het boek “Identiteit en imago”, ligt het aandeel van de factor gedrag in de iden-titeit van een onderneming rond 90%. Design en communicatie maken dan maar de resterende 10% uit.

Vertalen naar BeeldVoor ons als ontwerpers is het dus van belang de identiteit van de onderneming te vertalen in beeld. In de opmaak kun je zeggen dat een huisstijl de visuele identiteit van een organisatie is.

Huisstijl-elementen - naam- logo- kleur- typografie (lettertypen gebruik)- vormentaal (vlakken/opmaak) - fotografiestijl

Veel elementen samenAl deze elementen worden consistent (dus elke keer weer gelijk) gebruikt in presentaties of op briefpapier, visite-kaartjes, offertes, facturen, enveloppen, de website, e-mails, bedrijfskleding etc.

Public RelationsBij grote ondernemingen bewaakt doorgaans de communicatie-afdeling (PR) de huisstijl. Dit kan uiteenlopen van het aanreiken van hulpmiddelen om consistent naar buiten te treden (zoals powerpoint-templates en digitale logo-bibliotheken) tot een meer politionele rol waarbij toegezien wordt op naleving van interne richtlijnen.

De huisstijl van een organisatie of bedrijf is de bewust gekozen wijze van presentatie naar buiten toe.

Dat gaat verder dan een mooi plaatje.De huisstijl laat zien hoe het bedrijf of organisatie

communiceerd en wat het gedrag van de organisatie en haar medewerkers is.

Huistijlvertalen van gedrag naar beeld

{ 3 }

Briefpapier is papier bestemd voor het schrijven, typen of afdrukken van brieven.

In ons vakgebied wordt de term briefpapier vooral gebruikt voor voorbedrukt papier waarvan een organi-satie of bedrijf gebruikmaakt voor de correspondentie.

Een belangrijke huisstijldrager van een bedrijf.

Ook worden de offertes of zelfs de facturen afgedrukt op dit briefpapier.

De basisDat het ontwerp van een briefpapier heel goed gedaan moet worden ligt dus voor de hand. Het briefpapier is vaak de basis waaruit de rest van de huisstijl wordt opgebouwd!

StramienDoor jou als ontwerper wordt een stra-mien opgemaakt. Dit stramien bevat de posities van een aantal vaste briefonder-delen, zoals logo of beeldmerk, datum, geadresseerde, onderwerp, kenmerk en aanhef.Maak je drukwerk op in Adobe Indesign (eventueel in Adobe Illustrator).

VerplichtEen aantal zaken zijn bij de wet ver-plicht! Van jou als adviseur wordt ver-wacht dat jij de klant daar over inlicht.

• Het KvK-nummer Deze verplichting geldt niet voor een vereniging of stichting zon-der onderneming, Vereniging van Eigenaren, overheidsinstelling of kerkgenootschap.

• De Handelsnaam• De statuaire naam

Zoals deze gedeponeerd is bij de KvK.

• De statutaire zetel (bv. NV, BV)

Voor facturen moet ook het BTW-num-mer vermeld staan.Staat één of meer van deze zaken er niet op dan riskeert jou klant een fixe boete! (Die zal dit graag op jou gaan verhalen)

StandaardenIn europa wordt over het algemeen ge-bruik gemaakt van het A4 formaat voor een briefpapier. Handig om dit formaat aan te houden omdat de formaten voor enveloppen hier op zijn aangepast even als de printers die op de kantoren staan.

OntwerpenJij als ontwerper mag wel zelf bepalen hoe dit er uit ziet. Maar houd de vol-gende zaken goed in de gaten.

• Logo bovenin is makkelijker voor het geval je in een stapel moet zoeken naar het document.

• De plaats van het kader van de enve-lop. Er moet genoeg ruimte zijn om het verzendadres op de juiste plaats te kunnen inprinten.

• Zorg er voor dat het ontwerp goed past bij de doelgroep van de klant

SjabloonAl die vaste onderdelen die elke keer weer ingeprint gaan worden door de klant noemen we opmaakkenmerken. Dit alles kan dan consistent worden toegepast door het gebruik van een sjabloon.

Veel bedrijven of organisaties werken met MS Word. Jij als creatief moet dus ook hiervoor een sjabloon kunnen ma-ken. Op de volgende pagina leer je hoe je dit doet.

Inprinten noemen we het printen op voorgedrukt huisstijldrukwerk.

Briefpapierbelangrijke huisstijldrager

297 x 210

279 x 216

A4

US Letter

{ 4 }

TIPMaak png-bestanden vanuit Indesign en Illustrator. Dan krijg je een goede

kwaliteit en zijn de bestanden toch niet te zwaar. Zo blijft je Word document

ook lekker licht.

Beslaat het ontwerp zowel de bovenkant als onderkant van je briefpapier, maak

hier dan 2 aparte afbeeldingen van. Heb je maar op 1 plek van het brief-

papier je ontwerp staan (bovenzijde of onderzijde) dan maak je uiteraard maar

1 afbeelding.

STAP 1Open een nieuw bestand in Word. Sla dit bestand op als Word sjabloon.

STAP 2Kies Invoegen > Koptekst en klik op > Koptekst bewerken

STAP 3Kies Invoegen > Afbeeldingen > Selec-teer het betreffende png-bestand voor in de Koptekst en klik op > Invoegen. De afbeelding staat nu in de koptekst van het Word document.

STAP 4Selecteer de afbeelding en selecteer dan onder Opmaak > Tekstterugloop > Achter tekst

STAP 5Nu kun je de afbeelding verplaatsen en ook de juiste grootte geven. De boven-zijde van je briefpapier sjabloon is nu klaar.

STAP 6Nu ga je de onderzijde maken. Kies Invoegen > Voettekst > Voettekst bewer-ken

STAP 7Kies onder Invoegen > Afbeeldingen en selecteer het betreffende png-bestand voor in de voettekst. Kies het juiste bestand uit en klik op Invoegen. De afbeelding staat nu in de Voettekst van het Word document.

STAP 8Selecteer onder Opmaak > Tekstterug-loop > Achter tekst. Nu kun je de af-beelding verplaatsen en ook op de juiste grootte maken.

STAP 9Klik tenslotte op Hulpmiddelen voor kop- en voetteksten en klik daar op Kop-tekst en voettekst sluiten. Het briefpapier staat nu op de achtergrond en kan niet meer aangepast worden. Sla het bestand tenslotte op.

Het Sjabloon kun je nu gebruikenWanneer je nu een document wilt maken met je briefpapier achtergrond, dan open je het sjabloon in Word en zet je er jouw tekst in. Je slaat het op en klaar is je Word document. Het sjabloon zelf zal ongewijzigd blijven en kun je zo telkens opnieuw gebruiken.

Aflopend briefpapierAls je klant een sjabloon wil hebben vanwaaruit je ook de huisstijl elementen print houd er dan rekening mee dat bij het uitprinten van een Word document in principe aan alle zijden een witrand staat! Bij de meeste officeprinters is dit het geval. Overleg dit dus met je klant.

Zorg dus voor een aangepast ontwerp dat zoveel mogelijk rekening houd met de afloop. de meeste printers hebben een rand van ongeveer 4 mm. Dus als je zelf een rand van 5 mm in je ontwerp meeneemt moet het goed komen.

Wil een klant persé toch aflopend druk-werk zul je toch moeten kiezen voor het voordrukken van het briefpapier.

Ieder die werkt met voorbedrukt briefpapier zal dit ook moeten gaan gebruiken. De tekst/brief zal op dit papier moeten worden afgedrukt zonder dat de tekst

door de gedrukte elementen zal gaan lopen.

Dit kun je oplossen vor jou klanten door een sjabloon te maken in MS Word.

Ook als jou klant er voor kiest helemaal niet meer vóór te drukken. Dit kan handig zijn als de organisatie er

voor kiest veel via de digitale weg de post te verzenden. Dan moet jij als opmaker een sjabloon aanleveren in

een pakket waar jou klant mee werkt.

SjablonenBriefpapier in Microsoft Word

{ 5 }

Meishi (名刺) is het Japanse equivalent van een visitekaartje.

Zoals meer handelingen in Japan, is ook het uitwisselen van meishi

geritualiseerd.

VisitekaartjeDe eerste indruk...

Een visitekaartje, ook wel naamkaartje genoemd, is kaartje waarop belangrijke contactgegevens staan.

Een visitekaartje is meestal de eerste indruk die je afgeeft. Het moet een goede afspiegeling geven

van het bedrijf, de activiteiten van- en de eigenaar van het kaartje.

Vanwege deze eerste indruk wordt het woord “visitekaartje” ook wel als term gebruikt voor goederen of handelingen die als belangrijke indruk aan iemand anders kan zijn.

Een visitekaartje kan worden ontwor-pen door jou als grafisch ontwerper en vervolgens gedrukt worden bij een druk-kerij, maar er zijn ook websites waarbij men tegen betaling een aantal visite-kaartjes kan bestellen in een standaard lay-out. Op enkele grote stations in Nederland hebben visitekaartjesautoma-ten gestaan.

Sommige klanten laten hun visitekaartje beschermen door een laagje plastic (lamineren).

Andere ideeënOok was het een tijd hip om je visite-kaartje als cd-rom uit te delen, met daar-op bijvoorbeeld een bedrijfspresentatie. Deze cd-rom was in het formaat van een cd-single en er zijn zelfs rechthoekige exemplaren gemaakt die nauwelijks gro-ter waren dan een normaal visitekaartje. Deze media konden 50 - 100 Mb aan data bevatten.

Er bestaan speciale doosjes om visi-tekaartjes in te bewaren. Mensen die veel visitekaartjes krijgen van relaties bewaren deze soms in mappen die plas-tic bladzijden met vakjes bevatten in de maat van visitekaartjes.

Op het kaartje staat meestal vermeld:

• Naam• Functie• Bedrijfsnaam• Telefoonnummer(s)• evt Doorkiesnummer• evt. Faxnummer• Adresgegevens van het bedrijf

waarvoor hij of zij werkt• Het logo van het bedrijf• E-mailadres• Adres van de website• KvK nummer

Visitekaartjes worden zowel enkelzijdig als dubbelzijdig bedrukt en soms ook eenmaal gevouwen. De gebruikte papier-soort is meestal 250 t/m 300 g/m2.

Standaard formaten:

Nederland, Duitsland, Frankrijk, Italië, Spanje, Verenigd Koninkrijk 85 × 55 mm

ISO 7810 ID-1, creditcard-formaat 85,60 × 53,98 mm

ISO 216, A8 74 × 52 mm

Hongarije, Tsjechië 90 × 50 mm

Canada, Verenigde Staten 89 × 51 mm

Australië, Nieuw-Zeeland 90 × 55 mm

Japan (yongō) 91 × 55 mm

China 90 × 54 mm

{ 6 }

With Compliments CardZonder Begeleidend Schrijven

Volgens afspraak, ter kennisneming, gaarne retour, op verzoek van... Zomaar enkele voorbeelden van de

welbekende with compliments card.

Veel bedrijven of organisaties maken gebruik van het gemak van een ‘with compliment card’ ofwel de

‘zonder begeleidend schrijven kaart’. Zo hoef je geen speciale brief te

maken bij alles wat je verstuurd. Heel handig, zeker als je vaak proefdrukken,

voorbeelden of monsters moet aanleveren.

In het Nederlands wordt de With com-pliment card ook wel de ‘Met vriende-lijke groet kaart’ genoemd maar beter ‘Zonder Begeleidend Schrijven’. Deze kaarten kunnen voor elk bedrijf naar eigen wens worden vormgegeven en ook de tekst mag naar wens worden ingevuldt.

Deze kaart wordt volledig in de huisstijl opgemaakt incl. logo en adresgegevens.

InhoudOp deze kaart staat van wie de corres-pondentie afkomstig is en met welk doel of vanwege welke afspraak het word verstuurd. De tekst verschildt erg met het doel enof de werkzaamheden van het bedrijf.

formaatEen gangbaar formaat is een derde van een A4: 210 x 99 mm

{ 7 }

Een vast onderdeel van de huisstijl drukwerk is toch wel de envelop! We leven natuurlijk in een digitale we-reld maar toch eist het bedrijfsleven toch nog dat veel

officiele documenten toch geprint en verstuurd moet worden. Dus is een nette envelop in style een must!

Die zelfde envelop maakt een flinke reis van de afzen-der naar de ontvanger! Wat PostNL daarmee moet

doen is heel erg van belang voor ons ontwerp!

Onderweg komt het poststuk een hele-hoop machines tegen, want het sorteren van de post gaat tegenwoordig geheel automatisch.

Scanners tasten de documenten af en het systeem print soms streepjescodes op de envelop of er wordt een stickertje geplaatst.

Vandaar dat het zo van belang is dat de verschillende onderdelen als verzend adres, afzenderadres, postzegels en logos op de juiste plek komt te staan!

AFSPRAKENOpmaak vd Envelop• Frankeerzone rechtsboven!• Logo links boven!• Afzend adres linksboven! (en binnen

de daarvoor bestemde zone)• Rechtsonderin vrij houden (wit)• Genoeg contrast tussen de envelop het

adres• Minimumafmeting brievenbuspost

140 x 90 mm• Maximumafmeting brievenbuspost

(380 x 265 x 32 mm)• De adreszijde van de envelop niet te

glimmend• Adres altijd zichtbaar

(zorg dat de inhoud en het adres ook bij verschuiven in de envelop nog steeds zichtbaar is).

• Geen nietjes, paperclips, metalen oog-jes of vouwhoekjes

• De envelop moet rechthoekig zijn.

Opmaak vd Adressering• Schreefloos lettertype • Geen cursief lettertype.• Voldoende spatiering.• Lettergrootte minimaal 7-puntsletter,• Lettergrootte maximaal 17-puntsletter.• Bij gebruik 7- tot 10-puntsletter:

adres in hoofdletters.• Het gehele adres in één lettergrootte.

Post NL heeft een eigen uitgave met alle regels waar jij als opmaker re-

kening mee moet houden omtrent de opmaak van poststukken

Envelop EA5

Envelop EA4

Enveloppenom te likken

{ 8 }

Neem je klant dan ook mee in jou proces!

Geef de klant de kans om te kiezen!

Bespreek dit oog in oog met de klant!

Wat we graag vergeten is het contact met je klant. Jij maakt wat moois en jij vind dat iedereen dat dan ook mooei moet vinden!

Visie vertalen naar beeldNu vergeten we dan daar graag bij hoe belangrijk die ontwerpen voor jou klant zijn! Jij vertaald zijn of haar ideeën in een logo en of huisstijl. De visie (mooi woord) die de klant heeft voor de on-derneming moet uitgelegd worden door dat logo of style! Aangezien de klant die visie hoogstwaarschijnlijk heefd bedacht is het contact met die klant reuze van belang!

creatiefDeze klant kwam bij jou voor een goed advies door een vakman. Er van uitgaan-de dat jij hier verstand van hebt! Dat jij

zo creatief bend dat jij die viesie kunt vertalen naar beeld. Dat wat jou klant zelf niet kan. Fijn dat vertrouwen, maar maak het dan ook waar.

SamenBetrek je klant in dit proces. Laat tussen-door je ontwerpen zien en vraag de klant om mee te denken. samen maken jullie er dan wat moois van.

Een goede tip is dan hierbij: Bespreek dit oog in oog met de klant!Je kunt dan zien hoe de klant reageerd en inspelen op zijn of haar behoeften. Via de digitale weg is dit heel moeilijk in te schatten.

CreatiefMaar hoe kun je nu die verwachting van de klant waarmaken? Die verwacting dat jij creatief bent..? Dat zul je vooral moeten doen door de presentatie!Een klant kan aan een printje immers niet zien hoeveel moeite jij daar voor gedaan hebt. Bij een tekening kan deze daar veel meer bij voorstellen! Dat is moeilijk, dat kan deze zelf niet!

Kortom, presenteer je ontwerpen op een creatieve, bijvoorkeur analoge manier. Daar snapt de klant gewoonweg meer van en presenteer vaker dan één keer.

Leuk dat je iets moois ontworpen hebt! Maar nu moet de klant dat ook nog vinden!

Heb je al eens nagedacht hoe je dat moet/kunt doen?

Er zijn diverse mogelijkheden: plemp je ideeen in een mailtje, krabbel je ontwerp op

een bierfiltje, maak een nette MockUp of presenteer je ontwerpen netjes op een paneel of velpapier zodat je

dit tijdens je presentatie netjes uit kunt leggen hoe en waarom je je ontwerp zo gemaakt hebt.

KlantpresentatieVerkopen van jouw ideeën of ontwerpen