Visie & Beheerplan Dorpshuis Lierderholthuis

1 juli 2014

beheerplan

doel

visie

Visie & Beheer(opgesteld 1 juli 2014)

De inhoud is verdeeld in vijf hoofdstukken:

0. Visie en Doel

1. Volop Gebruik

2. Sluitende exploitatie

3. Verstandig beheer

4. Preventief Onderhoud

In dit document staan de Visie en de uitgangspunten van het Beheer van het dorpshuis van Lierderholthuis beschreven.

Tezamen met het gebruiksregelement en de

gebruiksovereenkomst voor vaste gebruikers biedt dit de

verenigingen van Lierderholthuis, inwoners en

betrokkenen de informatie over beheer en gebruik van het

dorpshuis.

Het gebruiksregelement en de gebruiksovereenkomst staat op

www. Lierderholthuis.com onder MFA.

Ons dorpshuis is laagdrempelig, toegankelijk en uitnodigend

Doel: het dorpshuis in

Lierderholthuis is het

middelpunt voor dorps-

activiteiten en biedt onderdak

voor het verenigingsleven, de

vrijetijdsbesteding en

basisschoolactiviteiten. Het is

een centrale ontmoetingsplaats

en huisvest dienstverlening aan

inwoners van Lierderholthuis en

omstreken.

Visie: het dorpshuis in Lierderholthuis is een ontmoetingsplek voor en door inwoners van

Lierderholthuis.

Iedereen is welkom in het dorpshuis in Lierderholthuis

Het dorpshuis staat open voor:

• alle verenigingen, organisaties, clubs en groepen uit Lierderholthuis

• activiteiten van de basisschool Lierderholthuis

• familiefeesten, verjaardagen en vergaderingen

• activiteiten van dienstverlenende instellingen gericht op de bevolking

van Lierderholthuis en buitengebied (WMO)

• voorlichtings- en informatiebijeenkomsten

• cursussen en educatieve activiteiten

• overige activiteiten in overleg met SDL

• verenigingen van buiten Lierderholthuis die ruimtes willen huren

• over commerciële en particuliere activiteiten wordt overlegt met SDL

Stichting Dorpshuis Lierderholthuis (SDL) houdt koers naar het doel op basis van onderstaande

kaders

Volop gebruik

makkelijk reserveren,

aantrekkelijke tarieven,

laagdrempelig

Sluitende exploitatie

afspraken met pachter

café en contracten met

gebruikers

Verstandig beheer

gelinkt aan PB en goede

samenwerking met

gebruikers, de familie

Leer en vrijwilligers

Preventief onderhoud

slim onderhouden en

gebruik maken van skills

in de gemeenschap

Volop gebruik

makkelijk reserveren,

aantrekkelijke tarieven,

laagdrempelig

Sluitende exploitatie

afspraken met pachter

café en contracten met

gebruikers

Verstandig beheer

gelinkt aan PB en goede

samenwerking met

gebruikers en

vrijwilligers

Preventief onderhoud

slim onderhouden en

gebruik maken van skills

in de gemeenschap

Vaste gebruikers hebben een streepje voor in het dorpshuis

• De vaste gebruikers in Lierderholthuis in 2014 zijn: Volleybal vereniging, Tennis, Muziekvereniging, Basisschool Sint Nicolaas, Jeugdsoos, Toneelvereniging

• In 2014 betalen zij voor gebruik van de Kerkehoek. En niet additioneel voor MFA. In oktober evaluatie van het gebruik en aanloop naar de tarieven MFA. Tarief van plaatselijke vereniging geldt voor de vaste gebruikers.

• Vaste gebruikers die een plaatselijke vereniging zijn, hebben de mogelijkheid om 1 activiteit per jaar te houden in het dorpshuis met de doelstelling om de verenigingskas te spekken. De insteek is dan dat de vereniging zelf vrijwilligers in de bediening zet in het dorpshuis en de drank & hapjes van de pachter van het café betrekt. De inkomsten van de activiteit zijn voor de vereniging.

• Vaste gebruikers reserveren ruimtes zonder tussenkomst van SDL of de Familie Leer. En geven in de reservering aan of ze gebruik willen maken van koffie/thee.

Vaste gebruikers committeren zich aan gebruik van de ruimtes.

• Vaste gebruikers stellen eenmaal per jaar gezamenlijk een gebruiksschema op met hun vaste activiteiten en zijn ook gezamenlijk verantwoordelijk voor afstemming hiertussen.

• Vaste gebruikers en plaatselijke verenigingen committeren zich jaarlijks aan een bezetting van de ruimtes.

• De gebruiksinkomsten van de vaste gebruikers gelden als dekking van de vaste kosten van het dorpshuis.

• PB subsidieert vooralsnog de bestuursvergaderingen in MFA van plaatselijke verenigingen.

Uitgangspunten voor gebruik van de ruimtes

• Alle gebruikers ondertekenen een gebruiksovereenkomst

• Rechten en plichten staan in het gebruiksregelement

• Spelzaal en Soos zijn te gebruiken per uur en per dagdeel (4 uur)

• Hooiberg en BSO zijn per dagdeel te gebruiken, minimaal gebruik van 1 uur

• Zaalverhuur bij commerciële en particuliere feestjes regelen via de pachter van café

• Podium is op afspraak te gebruiken (Muziekvereniging) en niet commercieel

• We maken onderscheid tussen vaste en incidentele gebruiken

• En ook tussen verenigingen (plaatselijk en niet-plaatselijk) en commerciële

• Bij toernooien is het beperkt toegestaan drinken voor persoonlijk gebruik mee te

nemen

Er zijn drie arrangementen voor gebruik van het dorpshuis

1. Bestuursvergaderingen vaste gebruikersruimte gebruik inclusief toilet & garderobe dagdeel tarief, subsidie vanuit PB koffie & thee voor MFA-prijs, drankjes café prijs

2. Gebruik vereniging plaatselijk en niet-plaatselijkruimte gebruik inclusief toilet & garderobe tarief per uur of per dagdeel (prijs volgens tabel)koffie & thee & ranja voor MFA-prijs, drankjes café prijs

3. Maatwerk arrangementafspraken via de familie Leer van het café tarief per uur of dagdeelfactuur inclusief consumpties

Bij een vergadering voorziet het café in koffie en thee

De familie Leer voorziet desgevraagd mensen van koffie, thee of ranja. Geef dit aan in de reservering.

Bijvoorbeeld een kar met koffiekan + kopjes + melk + suiker + heet water + thee zakjes + ranja. De gebruikers schenken zelf koffie of thee naar behoefte. Na afloop van de bijeenkomst wordt de kar met de gebruikte kopjes in de keuken van het café gereden.

De prijs voor een kopje koffie/thee is 1 euro.

Mocht er in de bijeenkomst andere drankjes gewenst zijn dan is dat apart af te spreken met Sjaak Leer. Voor deze drankjes gelden de prijzen van het café.

Over koffie en thee overleg je met het café

Welk bedrag reken ik af voor ruimte en koffie/thee/ranja?

De gebruikers ontvangt maandelijks een verzamelfactuur van de ruimte en de genuttigde

koffie/thee voor het dorpshuistarief aan SDL. De familie Leer registreert de afgenomen

thee/koffie per gebruikersgroep per activiteit en stuurt een factuur naar SDL. Die

verrekend met de familie Leer eens per maand.

Hoe kom ik in het MFA gebouw als het café gesloten is?

De sleutel is beschikbaar bij SDL; Henk Meulman, Walter Liebregts

Hoe kom ik aan koffie/thee/ranja voor mijn bijeenkomst als het café dicht is?

Dit kan je vooraf aangeven bij Sjaak Leer en daar maak je een afspraak over.

Hoe reserveer ik een zaal met catering? Er zijn twee ‘ingangen’ om gebruik te maken van een

ruimte in het dorpshuis

Ik wil een ruimte huren?

SDL factureert ruimte aan de familie Leer

Ik meld me bij Sjaak Leer en maak een

afspraak met het café voor ruimte en catering

Ik meld me bij SDL en reserveer een ruimte

Ik maak afspraak voor de catering de familie

Leer

Ik ontvang 2 facturen:1 van SDL voor ruimte1 van Sjaak Leer voor

catering

Ik ontvang 1 factuur: voor de ruimte en de

catering

incidenteelstructureel

Vaste gebruikers reserveren zelf via www. Lierderholthuis.com

• SDL is de supervisor van Supersaas en beheert inloggegevens.

• De tijden van vaste wekelijks gebruikers Volleybal en Muziekvereniging in 2014 zijn nu

al geblokt in de kalender en kunnen niet gereserveerd worden.

• Gebruik van de ruimte is inclusief de toestellen en apparaten: • Podium• Vergaderzaal Hooiberg hoog• Vergaderzaal Hooiberg laag• BSO ruimte• Soos• Hal• Spelzaal

Volop gebruik

makkelijk reserveren,

aantrekkelijke tarieven,

laagdrempelig

Sluitende exploitatie

afspraken met pachter

café en contracten met

gebruikers

Verstandig beheer

gelinkt aan PB en goede

samenwerking met

gebruikers en

vrijwilligers

Preventief onderhoud

slim onderhouden en

gebruik maken van skills

in de gemeenschap

Bij de ingebruikname van de MFA hanteert SDL de volgende financiële uitgangspunten

Het gebouw is gebouwd en ingericht, zodat alle ruimten voor meerdere doeleinden inzetbaar

zijn, hetgeen de multifunctionaliteit en gebruiksmogelijkheden vergroot.

SDL is verantwoordelijk voor de bouw en inrichting van het gebouw, en draagt zorg voor (laten)

schoonmaken, verwarming en klimaatbeheersing, EHBO en AED voorzieningen (via Plaatselijk

Belang Lierderholthuis).

De exploitatie dient kostendekkend te zijn, met een betaalbare gebruikersvergoeding voor haar

gebruikers.

Uitgangspunt is een gezonde exploitatie, waarbij afschrijvingslasten worden genomen en

tevens gereserveerd wordt voor toekomstige kosten zoals groot onderhoud.

Bij de tarieven van de MFA hanteert SDL de volgende uitgangspunten

SDL is BTW plichtig, op de bouwkosten van ongeveer € 1.350.000, heeft dit een BTW

voordeel van ongeveer € 280.000 opgeleverd;

In de gebruikersvergoeding heeft SDL 6% BTW voor sportactiviteiten en 21% voor

overige activiteiten verrekend.

De tarieven worden bepaald op basis van de begrote exploitatiekosten en het

verwachte gebruik en worden vastgesteld door haar bestuur. Tevens zijn de tarieven

gestaafd aan de tarieven die gelden binnen andere accommodaties binnen de

Gemeente Raalte.

De tarieven worden met ingang van 1 januari 2015 aan haar vaste gebruikers

doorberekend, voor het hele jaar 2014 worden de oude jaartarieven nog gehanteerd

We gaan uit van een realistische financiële exploitatie

De tarieven voor zaalgebruik zijn gebaseerd op de tarieven van de Kerkehoek

Bedragen zijn in euro’s Plaatselijke vereniging Niet-plaatselijke vereniging Commercieel & particulier

uur dagdeel uur dagdeel uur dagdeel

Spelzaal 22,50 67,5 28,50 85,50 40 120

BSO 12,5 37,5 18,75 56,25 29 86

Soos 15 45 22,5 67,5 34 103

Podium 12,5 37,5 18,75 56,25 29 86

Hooiberg 10 30 15 45 23 69

Korting bij ≥ 26 keer gebruik per jaar 15%Korting bij ≥ 15 - < 25 keer gebruik per jaar 10%

Bovenstaande tarieven gaan in per 1 juli 2014Een dagdeel is 4 uur.De tarieven zijn inclusief BTW.

Volop gebruik

makkelijk reserveren,

aantrekkelijke tarieven,

laagdrempelig

Sluitende exploitatie

afspraken met pachter

café en contracten met

gebruikers

Verstandig beheer

gelinkt aan PB en goede

samenwerking met

gebruikers, de familie

Leer en vrijwilligers

Preventief onderhoud

slim onderhouden en

gebruik maken van skills

in de gemeenschap

Stichting Dorpshuis Lierderholthuis is verantwoordelijk voor het dorpshuis

PBlid

PBlid

PBvoorzitter

PBlid

PBPenning meester

PBsecretaris

SDLMea

SDLntb

SDLWalter

Taken & Verantwoordelijkhedenafstemming met pachter café, tarieven bepalen,

financiële cijfers, exploitatie, versturen van facturen, coördinatie van

vrijwilligers, programmering

SDL heeft het juridisch eigendom van het dorpshuis en is financieel onafhankelijk van PB. SDL heeft een eigen balans en een eigen begroting. Het bestuur bestaat uit twee bestuursleden van PB aangevuld met een bestuurslid van buiten PB.

SDL heeft tot doel het in stand houden en exploiteren van een dorpshuis in Lierderholthuis. SDL bestuur werkt nauw samen met PB over de besturing van het dorpshuis.

Beheer en onderhoud wordt vanuit SDL gecoördineerd

PB

PB

PB

PB

PB

PB

SDL

SDL

SDL

evenementenclub

BeheerderFamilie Leer

klussenclub

gebruikerscommissie

vrijwilligerspool

Vrijwilligers voeren een groot gedeelte van de praktische taken in en rondom het dorpshuis uit.

Werkgroepen zijn verbonden aan SDL via de kartrekker. Deze stemt in regelmatige vergaderingen af met SDL.

Vrijwilligers hebben een actieve rol bij het verstandig beheer van MFA

evenementenclub

klussenclub

gebruikerscommissie

vrijwilligerspool

Legt contacten met nieuwe gebruikers, stemt af over evenementen, zorgt voor reuring en neemt initiatief met als doel het MFA maximaal gevuld te krijgen. Kartrekker:

Voert kleine onderhoudsklusjes uit en een paar keer per jaar groot onderhoud. Contactpersoon en kartrekker: ntb

Stellen eenmaal per jaar het gebruiksschema op en evalueert eenmaal per jaar. Bestaat uit afvaardiging van vaste gebruikers.

Coördinator organiseert vrijwilligers voor incidentele (niet bouw-gerelateerde) klussen in het MFA:

SDL faciliteert gebruik van het gebouw en heeft finale beslissingsbevoegdheid

SDL vult de volgende praktische zaken in:

• Geeft sleutels uit aan gebruikers

• Aanspreekpunt voor klachten en vragen

• Stelt de digitale agenda voor reserveren van ruimtes beschikbaar

• Factureert gebruik van de ruimtes aan gebruikers

• Bepaalt bij twijfel of een activiteit kan plaatsvinden

• Maakt eenmalig prijsafspraken voor de koffie en thee

• Stelt “gebruiksovereenkomst” en “gebruiksregelement” op

• Organiseert vrijwilligers voor onderhoud en klussen

• Stelt een contactpersoon in het dorp beschikbaar (ntb)

De familie Leer is pachter van het café en vervult de rol van beheerder van het dorpshuis

De beheerder heeft de volgende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden:

• Voorzien van koffie & thee & ranja voor vast dorpshuistarief (1 euro per kopje) bij

bijeenkomsten in de MFA

• Registreert koffie/thee/ranja a 1 euro gebruik voor het dorpshuistarief

• Signaleert klein onderhoud aan het gebouw

• Lichten in dorpshuis aan en uit doen en check op afgesloten deur, verwarming aan en

uit doen en opent het gebouw op verzoek

• Reserveert ruimtes op verzoek van gebruikers (verenigingen en commercieel) in de

agenda en verzorgt eventuele catering.

• Overlegt met SDL bij twijfel gebruiksaanvragen en heeft het recht op gebruik te

eindigen in afstemming met SDL

• Stemt af met contactpersoon SDL bij schade, niet schoon en incidenten

De familie Leer is ook uitbater van Café D’Olde Wettering

• De familie Leer is momenteel ook pachter van het café en heeft een

pacht contract met SDL.

• Zij exploiteren het horeca gedeelte op commerciële basis en zijn zelf

verantwoordelijk voor zijn prijsbeleid en invulling van

ondernemerschap.

• Voor drinken buiten de dorpshuis arrangementen gelden de prijzen van

het café.

• Andere dranken dan koffie en thee (ook tijdens een activiteit in het

MFA) worden betrokken bij het café voor commerciële prijzen.

Volop gebruik

makkelijk reserveren,

aantrekkelijke tarieven,

laagdrempelig

Sluitende exploitatie

afspraken met pachter

café en contracten met

gebruikers

Verstandig beheer

gelinkt aan PB en goede

samenwerking met

gebruikers, de familie

Leer en vrijwilligers

Preventief onderhoud

slim onderhouden en

gebruik maken van skills

in de gemeenschap

Preventief Onderhoud

Door slim te onderhouden en gebruik maken van skills in de gemeenschap

hebben we nog jaren plezier van het dorpshuis.

We reserveren 2500 euro per jaar als voorziening voor groot onderhoud