ProjectplanTitelblad

Kerngegevens

- De titel van het project: Aquazeskamp de Louwert

- Inleverdatum van deze rapportage:

- De datum van uitvoering: 22 – 08 - 2013

- Opdrachtgever: Fontys Sporthogeschool

- Projectbegeleider: Hi5ambacht

- Projectleden:Namen Studentennummers Raymond ten Zijthoff 2162956Remon Hofstede 2159543

De contactgegevens van betrokkenen:

Hi5ambachtTel: 078-7370054 @: www.hi5ambacht.nl

Tinka Schouwburg (medewerker Stichting hi5ambacht)Tel: 0639149406 @: tinka@hi5ambacht.nl

Lotte Blok (medewerker Stichting hi5ambacht)Tell: 078-7370054 @ lotte@hi5ambacht.nl

Raymond ten ZijthoffTel: 0644201139 @ : r.tenzijthoff@student.fontys.nl

Remon HofstedeTel: 0629292950 @ : r.hofstede@student.fontys.nl

InleidingMet dit projectplan hopen wij de opdrachtgever voldoende informatie te geven om een exact beeld te kunnen oproepen van ons evenement. Wij hopen hiermee inzicht te geven in de activiteiten die nog verricht moeten worden om het eindresultaat te bereiken. Hierin bespreken wij onder meer de projectinhoud, projectmarketing en –communicatie en zullen wij de beheersaspecten verder uitwerken.

De opdrachtgever van ons project is Fontys Sporthogeschool. Onze contactpersonen daar zijn Peter van Brunschot & Bart Neutkens. Zij geven aan of ons project een GO of NO GO heeft.

De vraagstelling Fontys Sporthogeschool naar onze projectgroep was: ontwikkel een plan, waarin een exact beeld wordt gegeven van het evenement die wij verzorgen. Voer hem uit en laat bewijs last zien van de dag van het evenement. Dit te doen door een website in elkaar te zetten. Aan de hand van deze vraagstelling hebben wij dit rapport gemaakt. Hierin wordt de vormgeving van Aquazeskamp de Louwert duidelijk.

Om dit evenement te kunnen realiseren moeten wij natuurlijk met verschillende partners samenwerken. Zo zullen wij eerst in overeenstemming moeten komen met de plaatselijke organisatie hi5ambacht voor evenementen. Verder is er een goede communicatie nodig tussen leden van de projectgroep en hi5ambacht. Tot slot wordt het evenement mede mogelijk gemaakt door een aantal sponsoren in het bijzonder: zwembad de Louwert en hi5ambacht en achtergrondsponsor sporthal De Ridderhal. Dit rapport is een definitieve versie van ons projectplan.

Projectinhoud

Studenten van de Fontys Sporthogeschool gaan samenwerken met Hi5ambacht, die zich bevindt in Hendrik Ido Ambacht. Er wordt gewerkt aan een sportdag met waterspelen. Dit is bestemd voor kinderen van alle leeftijden. Dit evenement bestaat uit spellen op de kant en in het water zelf.

Korte beschrijving van de algemene uitgangspunten of het basisconcept.

De grootste prioriteit van dit evenement is de beleving van de deelnemers. Het gaat hier niet om de individuele prestatie, maar vooral om de gezelligheid en het samen bewegen. Voor de motivatie, valt er weldegelijk een prijs te verdienen.

Datum Donderdag 22 augustus 2013Tijd Donderdag middag tussen 13:30 uur en 16:30 uur (nog in overleg)Locatie Zwembad de Louwert (Hendrik Ido Ambacht)Spellen - Estafette

- Watervervuiling- Waterbasket- Oberrace- Waterbal- Bekertjes water doorgeven- Eindspel: Watergevecht

Programma : 13:00 uur einde inschrijving

: 13:30 uur uitleg en bekendmaking indeling Aquazeskamp

: 13:45 uur start Aquazeskamp

: 15:00 uur watergevecht

: 15:30 uur prijsuitreiking

De studenten hebben als doel dat het evenement veel bezoekers trekt en dat de beleving hoog is. Ook willen ze zo’n evenement neerzetten dat de mensen graag terugkomen en meer actief gaan meedoen met de evenementen van Hi5ambacht.

Sfeerschets

Omdat de waterspelen de Louwert in de vakantie plaatsvindt, zullen er veel kinderen aanwezig zijn in het zwembad. Hierdoor kunnen ook veel kinderen meedoen onder het mom van hoe meer zielen, hoe meer vreugd. Er zullen verschillende spellen zijn, waarbij het competitieve aspect naar voren komt. Je strijd voor plezier, maar ook voor een prijsje waar je kans op maakt. Zo worden de kinderen extra gemotiveerd. Aan het eind wordt er een watergevecht gehouden, waardoor de sfeer heel leuk wordt.

De beleving van de deelnemers staat voorop bij dit evenement. We willen samen gezellig spelletjes kunnen doen met een groepje vrienden die je zelf mag samenstellen.

Het publiek dat naar dit evenement komt kijken kan zich zelf door het zwembad verplaatsen. Het zwembad is open voor iedereen. Zo kunnen zij met volle enthousiasme familie, vrienden of kennissen aanmoedigen die deelnemen aan de aquazeskamp de Louwert. Iedereen is daarom van harte welkom op donderdag 22 augustus. Productiemethode

Zwembad de Louwert en de faciliteit van Hi5ambacht zal op de dag van de aquazeskamp de thuisbasis zijn voor de organisatie. Vanuit hier wordt alles gecoördineerd en aangestuurd. Als mensen vragen hebben met betrekking tot het evenement kunnen ze bij Hi5ambacht terecht.

De spellen worden aan het begin van de dag of een dag van tevoren klaargezet door enkele vrijwilligers van Hi5ambacht en studenten van de Fontys Sporthogeschool. Zij zorgen tevens ook voor een aantal spellen tijdens het evenement. Er is voor gezorgd dat iedereen het zwembad in kan komen en zich nog op deze dag kan inschrijven, waardoor kinderen die nog niet weten van het evenement, maar wel in het zwembad zijn, gewoon mee kunnen doen, mits ze in het bezit zijn van een geldig zwemdiploma. Wel zullen ze zelf een entreekaartje moeten komen om in het zwembad te komen.

Het zwembad is mede door Hi5ambacht gratis tot onze beschikking gesteld, waardoor wij geen budget nodig hebben voor dit evenement.

Omdat wij gebruik mogen maken van de hulp van Hi5ambacht, is er een tegenprestatie neergezet dat Raymond ten Zijthoff 4 lessen breakdance zal verzorgen voor deze organisatie. Tevens gaan alle verdiensten naar het zwembad de Louwert en eventueel naar Hi5ambacht.

Beschrijving Marketingplan

Product:

Het product van onze hoofddoelgroep is het evenement (aquazeskamp de Louwert) in het zwembad de Louwert. De sponsoren worden in beeld gebracht en zij helpen ons het evenement te promoten. Verder willen wij met dit evenement de band met de deelnemers verbeteren zodat de mensen een beter inzicht krijgen in de organisatie hi5ambacht en hun evenementen, waardoor de andere evenementen ook meer interesse krijgen. Wij zorgen ervoor dat we tijdens de dag makkelijk bereikbaar zijn, zodat mensen vrijblijvend vragen kunnen stellen over het evenement en eventuele informatie over Hi5ambacht.

Het promoten zal door middel van posters en folders worden bewerkstelligt. Ook mogen we een bericht plaatsen op de website van onze hoofdsponsor. Dit betalen we niet met geld maar zal worden bewerkstelligt door veel en hard werk.

Aangezien we gratis gebruik mogen maken van het zwembad de Louwert en de materialen kunnen lenen van Hi5ambacht en sporthal de Ridderhal, zijn er bij dit evenement niet veel kosten aan gebonden. De enige kosten zal uitgaan naar het kleine materiaal zoals plastic bekertjes. Mocht er niet genoeg materiaal zijn, dan kunnen we deze lenen bij bekenden. Dit is ook de reden dat we geen schema over de kosten en baten naar voren laten komen in dit projectplan.

Plaats:Het evenement wordt gehouden in Hendrik Ido Ambacht. De faciliteit waar het evenement wordt gehouden wordt het zwembad “de Louwert”. Hier zullen wij de gehele dag aanwezig zijn voor informatie, inschrijving en verloop van het evenement. De reden waarom de studenten van de Fontys Sporthogeschool hebben gekozen voor deze plaats en deze vestiging is, omdat dit voor één van de studenten een bekende plek is en al kennis gemaakt had met Hi5ambacht. Deze organisatie bestaat pas net en is bezig met een opmars. Door dit evenement te bewerkstelligen, kunnen wij ervoor zorgen dat er meer bekendheid komt in Hendrik Ido Ambacht voor deze organiatie, zodat zij meer evenement uit kunnen gaan voeren in de toekomst.

Een andere reden is dat het zwembad gratis gebruikt mag worden en deze heel bekend is bij de inwoners van Hendrik Ido Ambacht en omstreken. Hierdoor is het altijd druk in het zwembad, dat voor veel animo voor het evenement kan zorgen.

Daarbij is het goed bereikbaar met de auto, fiets en openbaar vervoer en heb je genoeg plek om je voertuig gratis te parkeren.

Promotie:

Aquazeskamp de Louwert zal worden gepromoot door een berichtje op de site van de Hi5ambacht om zo reclame te maken voor het evenement.Daarnaast proberen wij er ook voor te zorgen dat er posters worden opgehangen om extra aandacht te vestigen op het desbetreffende evenement. Tevens hopen we door deze promtie op mond op mond reclame tussen de mensen van Hendrik Ido Ambacht en omstreken.

Personeel:Het gebruik van personeel wat wij hebben gaat veelal via vrijwilligers. Dit omdat wij geen budget hebben om het evenement uit te voeren. De vrijwilligers zullen bestaan uit leden van organisatie Hi5ambacht, studenten van Fontys Sporthogeschool (projectleiders), badmeesters van zwembad de Louwert (voor de veiligheid) en bekenden van de projectleiders.

Deze vrijwilligers melden zich, zoals het woord al zegt, vrijwillig aan. Dit wil zeggen dat de mensen enthousiast zijn om mee te helpen, en graag hun steentje bij willen dragen. De vrijwilligers wordt meegegeven een vriendelijk en behulpzame uitstraling te uiten naar zowel de deelnemers als de toeschouwers, maar meestal is dit niet eens nodig en gaat dit vanzelf.

Beschrijving Fondsenwerving plan:

Zoals het er nu uitziet gaan we gedurende het evenement van 2013 niet gebruik maken van subsidies of fondsen. Om hier dus verder op in te gaan heeft geen toegevoegde waarde.

De tegenprestatie die onze sponsoren ontvangen als dank voor hun bijdrage is duidelijk in beeld gebracht onder het kopje ‘productie methode’ .

Beschrijving communicatieplan:

a. Globale projectomschrijving:

Het organiseren van een evenement in het dorp Hendrik Ido Ambacht. Waarbij het thema ‘samen spelen’ centraal staat dit in verband met de zomersfeer. Het is de bedoeling dat alle deelnemers waterproof gekleed zijn. Denk hierbij aan een zwembroek of badpak. Ook zal dit als 2de doel bekendheid voor Hi5ambacht hebben.

b. Doel en reikwijdte van het project:

De doelstelling van dit evenement is mensen en kinderen in de zomer bij elkaar brengen en samen veel met elkaar spelen voor een hoge beleving. Hierbij ook een 2de doel die voor meer bekendheid van Hi5ambacht zorgt.De reikwijdte van dit evenement is de omgeving van Hendrik Ido Ambacht. Hierbij moet u denken aan de plaatsen Hendrik Ido Ambacht, Zwijndrecht en eventueel Ridderkerk.Verder kunnen er mensen van buiten deze reikwijdte ook gewoon deelnemen aan het evenement.

c. Concrete projectresultaten:

We verwachten dat de deelnemers vooral plezier zullen beleven. Dit geldt voor zowel de oudere als de jongere deelnemers en de toeschouwers natuurlijk. Wij hopen dat de volwassenen die betrokken zijn bij dit project zich meer bewust worden van ‘Samen beleven’.

We willen ervoor zorgen dat er meer bekendheid komt voor Hi5ambacht en dat dit evenement nog een keer zal worden gebruikt. Dit met name om de zomergedachte ieder jaar weer naar voren te halen. Het samen zijn staat dan centraal. Daarom mag iedereen ook meedoen en mee kijken.

d. Afspraken over de communicatieverantwoordelijkheden:

Eindverantwoordelijke voor de communicatie van het project zijn Raymond ten Zijthoff en Remon Hofstede. We hebben tussen ons de taken verdeeld, dit betekend dat we weten welke taak ons te doen staat. Raymond is hierbij verantwoordelijk gesteld voor de start van de communicatie rondom het project.

Het communicatie plan wordt dus ook opgesteld door Raymond en Remon. Ons projectgroep bestaat maar uit 2 personen en het is dus makkelijk om met elkaar te overleggen en tot overeenstemming te komen. We houden ons aan het plan en mocht er iets anders voorkomen, dan kunnen we dit altijd bespreken. Op deze manier is er structuur en duidelijkheid binnen de organisatie, wat zorgt voor een fijne en efficiënte werksfeer. Het coördineren en bewaken van dit plan zal ook door Raymond en Remon gebeuren, wij zullen er allebij op toezien dat alles volgens afspraken verloopt.

e. Algemeen communicatiedoel:

Ons algemeen communicatiedoel naar buiten toe is dat het een evenement wordt wat gecombineerd wordt met ‘’leuk’’ en het thema ‘samen beleven’. Het is een leuk evenement om zo contacten te wisselen met verschillende instanties, deelnemers en toeschouwers om een leuke tijd te hebben in de zomer vakantie. Het grootste doel van het evenement is om een koppeling te leggen tussen ‘’leuk’’ en ‘samen beleven.

f. Inventarisatie van de doelgroepen met bijbehorend doel en boodschap:

Communicatiedoelgroep Communicatiedoelstelling

Communicatieboodschap

Productdoelgroepen

- Deelnemers

- Bewoners Hendrik Ido Ambacht en omstreken

Deelnemers werven

Aquazeskamp op 22-08-2013

Komt allen op de 22ste van augustus meedoen aan de Aquazeskamp de Louwert in zwembad de Louwert gelegen in Hendrik Ido Ambacht.

Bewoners informeren over het evenement wat komen gaat zodat ze op de hoogte zijn.

Fondsenwervingdoelgroepen

- Samenwerkingspartners Samenwerking tussen Hi5ambacht en zwembad de Louwert

Samenwerking tussen Hi5ambacht en zwembad de Louwert om een aquazeskamp te organiseren op 22-08-2013

Overige partijen

- Sporthal de Riddelhal

- Hi5ambacht

Materiaal uitlenen voor de aquazeskamp de Louwert op 22 augustus 2013

Promotiemateriaal

Aanvraag van materiaal lening waarbij wij een go ontvangen om dit te gebruiken voor het uitvoeren van de aquazeskamp.

Het maken van posters, flyers en eventueel spandoeken als promotiemateriaal voor het evenement.

g. Kiezen van de in te zetten communicatiemiddelen, gewenste stijl/toon, frequentie, afzender en feedbackmogelijkheden:

Communicatiematrix:- Voor communicatiedoelgroepen, communicatiedoelstellingen en communicatie

boodschappen zie punt F hierboven.

- De communicatiemiddelen waar wij gebruik van maken binnen onze projectgroep zijn de volgende:- reclame bijv: internet, advertenties, posters/flyers.- PR en dan voornamelijk mond op mond reclame.

- De stijl en toon die wij binnen onze communicatie gebruiken zijn het benaderen van de mensen op een vriendelijke en enthousiaste manier. Op deze manier proberen wij ervoor te zorgen dat de communicatie op een open manier wordt gehouden en dat ander mensen ook enthousiast over het evenement tijdens de ontwikkeling ervan.

- Frequentie en timing:Wij proberen alles tijdig te regelen zodat we gedurende de ontwikkeling van het project niet voor verassingen komen te staan. Dit betekent dat we in 15-07-2013 al een concept hebben klaarliggen en kunnen beginnen met promoten van het evenement. In de rest van de tijd van het project vullen we deze informatie aan

waar nodig met bijvoorbeeld inschrijfmogelijkheden en dit bouwen we op richting uitvoering van het project.

- Afzender:Alles wordt verstuurd vanuit Hi5ambacht. Zij zijn de initiatiefnemers en moederorganisatie achter de aquazeskamp.

- Feedbackmogelijkheden:Op de site van hi5ambacht kunt u altijd een vraag stellen over een evenement en eventueel zouden we een enquête uit kunnen delen onder de deelnemers. Gedurende dit evenement zullen er genoeg mensen van de organisatie aanwezig zijn om de mensen feedback te kunnen geven. Het emailadres voor eventuele informatie is: info@hi5ambacht.nl

- Tegenprestatie:als tegenprestatie voor de samenwerking met Hi5ambacht, zal Raymond ten Zijthoff 4 breakdance workshops geven voor deze organisatie.

h. Planning van de communicatieactiviteiten:

Soort communicatie Tijdsplanning- Deelnemers werven

- Bewoners informeren overAquazeskamp 22- 08- 2013

- Promotiemateriaal maken

- Vrijwilligers werven enInformeren

- Spelmateriaal regelen met sporthal

- Bespreken evenement en nieuwe afspraken maken met organisatie Hi5ambacht

- t/m 22 augustus

- In week 30

- In week 31

- Vanaf week 29

- In week 31

- In week 33 en 34

Beheersaspecten (koftig)

Kwaliteit

Smart doelstelling: het organiseren van een evenement voor kinderen met als doel samen gezellig bezig te zijn en bekendheid te creëren voor Hi5ambacht.

Punten vanuit het projectvoorstel

Hoe waarborgen we de kwaliteit: - Een realistische deadline creëren, waarin het mogelijk is om het evenement te

bewerkstelligen (afspraken maken).- Contact zoeken en onderhouden met locale faciliteiten en verenigingen.- Het contact tussen de projectleden zal via diverse middelen onderhouden worden.- Diverse communicatiemiddelen gebruiken, om inwoners en deelnemers in te

lichten.

Uitwerking gestelde kwaliteitspunten

- Het evenement gaat plaatsvinden op donderdag 22 augustus 2013 te Hendrik Ido Ambacht. Voor de locatie is een zwembad geregeld. Het evenement is lokaal en zal dus niet heel de wereld hoeven te bereiken. We houden het klein, maar het ziet er op de dag zelf wel groots uit. Zo kunnen we in deze tijd een realistisch evenement maken.

- Er is contact gezocht met het zwembad de Louwert gelegen in Hendrik Ido Ambacht. Hieruit is uitgekomen dat de organisatie waarmee we samenwerken (Hi5ambacht), deze faciliteit de gehele zomer gratis mag gebruiken. Ze waren erg positief over het evenement en het doel ervan en gaven aan graag mee te willen werken met het evenement. Ook willen we contact opnemen met de beheerder van de plaatselijke sportfaciliteit (sporthal de Riddelhal), met betrekking tot het gebruik van eventuele materialen. Dit zal ook via Hi5ambaht gaan. Hiermee kunnen wij dan de spellen verzorgen.

- Het communiceren zal tussen de projectleden via de mail en telefonisch gerealiseerd worden. Deze bestaat uit een individueel mailadres, waar wij de mail kunnen ontvangen van verschillende samenwerkingsorganisaties en naar elkaar doorsturen. Via de telefoon hebben we contact door middel van whatsapp. Daarnaast bestaat telefonisch contact ook uit het bellen van de projectleden.

- Om de kwaliteit te waarborgen ten opzichte van het aantal deelnemers en vrijwilligers, maken we gebruik van verschillende communicatiemogelijkheden. We maken gebruik van folders, posters, advertenties en een website.

Organisatie

- De opdrachtgever van dit evenment is Fontys Sporthogeschool. Deze school geeft verschillende opdrachten uit aan studenten om een evenement te organiseren. De contactpersoon van deze school is Peter van Brunschot. Hij geeft aan of het evenement door kan gaan of niet.

- In samenwerking met Hi5ambacht realiseren we dit evenement. Deze organisatie heeft al veel sociale contacten en kan ons helpen een goed evenement neer te zetten.

- De projectleider vanuit Hi5ambacht is Lotte Blok. Dit is een medewerkster van deze organisatie en is een vakleerkracht sport. Zij zorgt voor het contact tussen ons en het zwembad. Daarbij help zij ons met het uitwerken van het evenement. Voor eventuele vragen kunnen wij bij haar terecht.

- De projectmedewerkers van dit jaar zijn wij als studenten van de Fontys sporthogeschool. De projectgroep van aquazeskamp de Louwert in Hendrik Ido Ambacht bestaat uit 2 studenten. Dit zijn: Remon Hofstede & Raymond ten Zijthoff.

Het organigram van dit evenement staat op de volgende pagina weergegeven.

Taken te vervullen: - Communicatie - Inschrijving- Promotie- Faciliteiten- Veiligheid

Deze taken hebben wij zelf opgesteld en geven wij aan als belangrijkste punten van het realiseren van het evenement.

Overleg structuur

Type overleg

Doel Voorzitter

Deelnemers Frequentie/timing

Programma bureau-overleg

-Voortgang-Ondersteuning Deelprogramma’s-Actiepunten doorwerken.

Dit ver-schilt per overleg

-stichting hi5ambachtHendrik Ido Ambacht (Lotte Blok)-initiatief nemers Studenten van de Fontys Sporthogeschool (Raymond ten Zijthoff & Remon Hofstede)

Op afspraak.

Organigram

Vrijwilligersplan

Voor ons project hebben wij vrijwilligers om het evenement tot een goed einde te laten verlopen. Op verschillende plekken kunnen wij vrijwilligers neerzetten. Deze posten zijn onderverdeel in een aantal spellen. Deze zijn:

- Estafette- Watervervuiling- Waterbasket- Oberrace- Waterbal- Bekertjes water doorgeven- Eindspel: Watergevecht

Op elke post zijn verschillende taken uit te voeren. Deze zullen wij hieronder kort beschrijven.

De vrijwilliger krijgt bij elk spel die deze moet verzorgen een mediakaart met de speluitleg. Daarnaast krijgen zij een stopwatch om de tijd bij te houden. De punten die de teams verdienen worden opgeschreven op een score formulier. Aan het eind van het evenement worden deze ingeleverd bij de projectleiders en zij zullen de scores toedienen aan de teams. De vrijwilligers worden op de dag zelf nog even voorzien van informatie en wat er die dag van hun wordt verwacht.

De projectleiders helpen zelf mee met het regelen van een spel. Aan het eind van het evenement krijgen deze personen de score formulieren van alle spellen en moeten zij de punten toekennen aan de teams. Dit gebeurdt tijdens het watergevecht. Zij zullen ook zorgen voor de prijsuitreiking. Dit vind plaats na het watergevecht.

Faciliteiten

Juridisch planOm ons waterevenement te kunnen uitvoeren, hebben we verschillende goedkeuringen nodig. Daarbij moeten we denken aan de overeenkomst van Hi5ambacht en van zwembad de Louwert van Hendrik Ido Ambacht. Hiervoor nemen we contact op met personeel van Hi5ambacht. Wij leggen onze ideeën bij deze organisatie neer en vragen om hulp indien hij positief is over het project. Er komt hierbij geen contract aan te pas. Wanneer het project is goedgekeurd door deze organisatie, willen wij zorgen voor voldoende veiligheidsvoorzieningen tijdens het evenement. Hierbij kunt u denken aan EHBO en badmeesters. Dit gebeurt in overleg met het zwembad de Louwert. Aangezien het voor hun een gewone werkdag is, zullen zij ook alert zijn op de veiligheid.

LocatieplanHet zwembad

Het waterevenement wordt in een zwembad in Hendrik Ido Ambacht gehouden. Hier hebben wij als initiatiefnemers in overleg met Hi5ambacht voor gekozen. Dit, omdat deze faciliteit makkelijk kon worden geregeld en deze ook voor veel mogelijkheden biedt. Zo is deze faciliteit makkelijk te bereiken met de fiets, auto of het openbaar vervoer. Ook bevinden er hier zich voldoende gratis parkeermogelijkheden voor de auto als zowel voor de fiets. Kortom de locatie is makkelijk te bereiken. De tweede reden voor deze locatie is, dat deze faciliteit direct naast het kantoor van Hi5ambacht staat. Zo is er al veel contact ontstaan met het zwembad en als er iets te regelen valt, kun je dit direct doen.

Deze faciliteit bied veel mogelijkheden door de vele verschillende zwembaden, het bad en het grote terrein dat veelal uit een grasveld bestaat.

Facilitair plan

Hi5ambachtIn de voorgaande subkopjes heeft u kunnen lezen dat wij het kantoor van Hi5ambacht gebruiken als organisatorisch punt. Hieruit wordt alles geregeld en voor vragen kunt u hier ook terecht. Dit evenement kan voor meer aandacht voor Hi5ambacht zorgen.

Zwembad de LouwertIn de voorgaande subkopjes heeft u kunnen lezen dat het zwembad de Louwert een belangrijke factor is in onze evenement organisatie. Dit zwembad zal gewoon zoals altijd open zijn voor bezoekers. Ons evenement is een bijzaak bij dit zwembad en kan voor veel klanten zorgen die het zwembad bezoeken. Er is afgesproken dat wij deze locatie de gehele dag gratis kunnen gebruiken en dat wij zelf gebieden mogen afsluiten voor de spellen die wij die bewuste dag willen gaan uitvoeren. Dit geld niet alleen voor het grasveld, maar ook voor de ruimte die we nodig denken te hebben in het zwembad zelf.

Facilitaire voorzieningenIn het zwembad de Louwert zijn al sanitaire voorzieningen zoals toiletten al aanwezig. Aangezien de deelnemers gewoon als bezoekers worden beschouwd, kunnen deze mensen gewoon van deze sanitaire voorzieningen gebruik maken.

Materiaal wordt geregeld door Hi5Ambacht, sporthal de Ridderhal, zwembad de Louwert en eigen materiaal.

Tijd(Tijdsplanning voor traject)

Activiteiten Door Week 28

Week 29

Week 30

Week 31

week 32

Week 33

Week 34

Voorbereidingsfase

- afspraak maken met stichting hi5ambacht om in overeenstemming te komen voor een evenement

- spellen verzinnen en uitwerken

- projectplan maken en opsturen naar stichting hi5ambacht

- tijdsplanning van de spellen maken

- Maken van communicatie mogelijkheden naar het publiek toe.

- Vrijwilligers regelen

- Uitwerkingsfase

- Opening

- Functioneringsfase

- Afbouwfase

Raymond ten zijthoff

Remon Hofstede & Raymond ten Zijthoff

Raymond ten Zijthoff

Remon Hofstede

Remon Hofstede in overleg met Hi5ambacht

Remon Hofstede, Raymond ten Zijthoff

Remon Hofstede & Raymond ten Zijthoff in overleg met stichting hi5ambacht

*Projectgroep, stichting hi5ambacht& vrijwilligers

Projectgroe

p, stichting hi5ambacht & vrijwilligers

Informatie

- In de eerste vergadering hebben we de gang van zaken opgesteld en overlegd wat voor evenement we gingen uitvoeren en hoe we dat gingen bewerkstelligen. Dit overleg heeft plaatsgevonden tussen Lotte Blok (medewerker van Hi5ambacht) en initiatiefnemers Remon Hofstede & Raymond ten Zijthoff (studenten van Fontys Sporthogeschool).

- Om te zorgen dat de juiste informatie tijdig op de juiste plek is, maken we veel gebruik van diverse communicatiemogelijkheden. Denk hierbij aan mail- en telefooncontacten. Ook hebben we gekozen voor andere media, zoals posters, folders en internet, om informatie te verspreiden en onder ogen van zoveel mogelijk mensen te leggen.

- De studenten onderling hebben veel overleg tussen elkaar over het evenement en probeert om de zoveel tijd steeds weer een product neer te leggen bij Hi5ambacht, waardoor deze duidelijkheid krijgt over het evenement en on hierin kan begeleiden.

- Alle informatie die we nodig hebben voor het maken van de beroepsproducten krijgen wij aangeboden vanuit de Fontys Sporthogeschool. Door deskundigen wordt deze informatie in colleges naar ons overgebracht. Voor hulp en vragen kunnen we bij deze docenten van de Fontys Sporthogeschool terecht.

- De beroepsproducten moeten we bij Peter van Brunschot, de projectleider van het evenement, inleveren. De producten leveren we via de Fontys mail bij hem in.

Geld

Omdat wij zonder budget werken, kunnen wij geen inzicht geven in inkomsten en uitgaven. Het enige waar kosten aan kunnen zitten zijn kleine materialen en eventueel de prijzen. Dit kunnen we pas goed laten zien als het evenement erop zit.

Risicoanalyse

We hebben nog geen inzicht gehad in het veiligheids – en risicobeleid van het zwembad de Louwert en Hi5ambacht. In de volgende kopjes leggen wij zelf uit wat wij verstaan onder risicoanalyse.

De risicofactoren

- Financieel risico (onvoldoende dekking of noodzakelijke zekerheid over dekking niet op tijd);

- Commercieel risico (deelnemers/afzet blijft achter bij prognoses);- Juridisch risico (noodzakelijke vergunning wordt niet verstrekt of noodzakelijk

eigendom/ gebruikersrecht wordt niet verkregen)- Organisatorisch risico (bijvoorbeeld: partijen haken af);- Praktisch risico (bijvoorbeeld: slecht weer);- Technisch risico (bijvoorbeeld stroom valt uit);

Financieel risico

Risico : Er moeten toch kosten gemaakt worden en deze worden niet gedekt.

Maatregelen: - Financiële steun regelen door middel van het regelen van fondsen en sponsoren. - Vragen of dit te regelen valt met het budget van Hi5ambacht- De kosten zo klein mogelijk maken en dat beetje zelf bijleggen.

Commercieel risico

Risico : Er zijn minder aanmeldingen dan verwacht.

Maatregelen:- De tijd van inschrijven maximaal verlengen. - Alle teams indelen en per ronde 1 of meerdere spellen leeg laten staan.- Het programma inkorten.

Juridisch risico

Risico : We krijgen geen GO van de school voor het evenement.

Maatregelen:- Alsnog het evenement uitvoeren en- Een andere datum zoeken.- Het project aanpassen aan de eisen van de school, daarbij kan gedacht worden

aan een andere datum, andere spelletjes, een andere doelgroep, enzovoort.

Organisatorisch risico

Risico : Samenwerkingspartners haken af, waardoor we faciliteiten missen.

Maatregelen:- Opzoek gaan naar andere faciliteiten, die in de buurt van het evenement liggen.

Denk hierbij aan bijvoorbeeld het baxpark waar veel grasvelden liggen, of aan de voetbalvelden van ASWH of IFC.

- De faciliteiten meer tegemoet komen, hierbij kunnen we denken aan bijvoorbeeld geen winst vragen aan de bedrijven en zorgen voor vrijwilligers die de werkzaamheden overnemen van betaalde werknemers.

Risico 2: De vrijwilligers haken kort voor het evenement af.

Maatregelen: - De taken met minder vrijwilligers uitvoeren dan gepland.- Mensen benaderen die vaker dit soort vrijwilligerswerk hebben gedaan.- Aandeel vragen aan de buurtbewoners, doormiddel van een enquête.- In het zwembad op de dag zelfs aan ouders/verzorgers en bezoekers vragen om

mee te helpen, om het evenement alsnog te laten slagen. - (Bij te weinig vrijwilligers) Het aantal spellen verminderen.

Praktisch risico

Risico : Tijdens het evenement slaat het weer om en wordt het slecht weer.

Maatregelen:- Spellen door laten gaan bij miezer, maar bij heel erg slecht weer, de spellen stop

zetten en verzamelen onder de grote koepel bij de ingang.- Wachten totdat het weer opklaart en dus het evenenement uitstellen.- (Bij aanhoudend slecht weer) Het evenement aflassen.

Risico : Het weer is erg goed, waardoor het erg druk is in en om het zwembad.

Maatregelen:- Alle spellen goed en duidelijk afzetten, waardoor er duidelijkheid wordt gecreeërd.- Kleinere stukken in het bad gebruiken.- Het programma inkorten.

Technisch risico

Risico 1: Tijdens het evenement valt de stroom uit, waardoor wij niet meer kunnen Omroepen door de intercom.

Maatregelen:- Met stem en een fluitje signalen afgeven van wanneer er wordt gewisseld.

Het evenement is aantrekkelijker, wanneer het goed bereikbaar is. Bij het zwembad de Louwert zijn twee grote pakeer plaatsen aanwezig. Deze zijn gratis en 24 uur 7 te bereiken.