Project Risicobeheersing “Zicht op de Toekomst”

april 2015 - januari 2016

proces & methodiek conclusies & aanbevelingen

Toezicht: Erwin Broerse

Leiding: Dorina Willemse

Begeleiding en advies: Anke Boomsma

Fotografie: Tonny van de Borgt, André Joosse en Anke Boomsma

Kernwoorden:

Serieus en scherp Veilig en direct Diepgaand en spiegelend Concreet en resultaatgericht …en een vleugje humor

Den Haag, februari 2016

Tel: +31 6 22204705 e-mail: ankebo@planet.nl www.ankeboomsma.nl

1. Aanleiding van het project “zicht op de toekomst”

Per eind april 2015 is de aansturing van Risicobeheersing binnen de afdeling Risico- en Crisisbeheersing gewijzigd. De teams Industrie Transport Ruimte (ITR) en Wonen Werken Recreatie (WWR) zijn onder de leiding van Dorina Willemse gebracht. Dit was sinds 2013 de tweede interne verschuiving en het was daarom heel belangrijk dat de teams in de loop van 2015 in rustiger vaarwater terecht zouden komen. De teams moesten duurzaam en toekomstbestendig worden opgebouwd.

Voor de doorontwikkeling van de teams binnen Risicobeheersing is een project opgezet dat in vier fasen is uitgewerkt. Belangrijke basis voor het welslagen van het project was dat de betrokkenheid van de medewerkers optimaal is geborgd, dat er resultaatgericht is gewerkt en dat samenwerking plaats heeft gevonden waar nodig. Daarbij is als belangrijk speerpunt de koers en de visie op de toekomst vastgelegd in het beleidsplan Risicobeheersing,

De koers is ontwikkeld door verleden, heden en toekomst te verbinden, de medewerkers intensief te betrekken, het veld te verkennen en gezamenlijk het beeld en de strategie te bepalen.

In dit document wordt teruggeblikt op de vier fasen van het project en worden per fase de resultaten weergegeven. Er wordt stilgestaan bij de afronding van het project op 11 januari 2016 met het nieuwjaarsontbijt voor alle medewerkers van Risicobeheersing in de brandweerkazerne te Borssele. Tenslotte zijn er een aantal conclusies en aanbevelingen geformuleerd.

Afdeling Risico- en Crisisbeheersing

Erwin Broerse

Crisisbeheersing

Erwin Broerse

Risicobeheersing

Dorina Willemse

Team ITR

Dorina Willemse

Team WWR

3 Coördinatoren

Programma's

Malu van der Weele

Overzicht van de vier fasen: Fase 1: april – juni 2015: verkenning, onderzoek, analyse Fase 2: juni – juli 2015: uitwerking analyse en planning fase 3 en 4 Fase 3: augustus – oktober 2015: verkenning toekomst en gevolgen voor de teams Fase 4: november – december 2015: uitwerking en implementatie strategie 2016 – 2019 Elke fase heeft de gehele PDCA-cyclus doorlopen.

2. Fase 1: verkennen, onderzoeken en analyseren

In mei 2015 hebben er diepte-interviews plaatsgevonden met 15 medewerkers van ITR en WWR. Het doel was zicht te krijgen op de toenmalige situatie van het team ITR en het team WWR door middel van een SWOT-analyse en een beeld te krijgen van de verwachtingen van de medewerkers ten aanzien van de leiding en de toekomst van Risicobeheersing. Om zo objectief mogelijk informatie te verkrijgen heeft begeleider Anke Boomsma de interviews gehouden aan de hand van een gestructureerde vragenlijst.

Vervolgens heeft zij de interviews geanalyseerd aan de hand van het linker organisatiemodel.

Visie: wat willen we? Instrumenten: wat hebben we? Kennis en Kunde: wat weten en kunnen we? Cultuur: wie zijn we? Leiderschap: hoe sturen we?

Het is van belang geweest om alle elementen van de driehoek goed onder de aandacht te brengen. Op alle fronten is actie ingezet.

Deze analyse is de basis geweest voor fase 2. Tevens is ter voorbereiding van fase 2 aan elke medewerker gevraagd een vragenlijst van de Kolb leerstijlentest in te vullen met als doel te bezien welke voorkeursstijlen in de verschillende (sub)-teams aanwezig zijn en op welke wijze men elkaar het beste kan aanvullen.

Markten

Groepen

Allianties

Individuen

Burgers

Gebruikers

Maatschappij Samenleving

Visie

Cultuur

Kennis en Kunde Instrumenten

Leiderschap

Eind juni 2015 hebben afzonderlijke werksessies plaatsgevonden met ITR en de 3 sub-teams binnen WWR (Walcheren/Schouwen-Duiveland, Bevelanden/Tholen en Zeeuws-Vlaanderen). Daarvoor waren alle medewerkers uitgenodigd. De opkomst was goed.

Per (sub)-team is een terugkoppeling gegeven van de Kolb leerstijlentest op schrift. Men herkende zich daar goed in. En men herkende ook elkaar. Alle stijlen zijn aanwezig! Nuttig voor de samenwerking.

Toelichting: Elk leerproces is een cyclisch proces in vier fasen die idealiter in dezelfde volgorde worden doorlopen, maar niet altijd vanuit hetzelfde beginpunt. Mensen hebben voorkeuren voor bepaalde fasen uit de cyclus: zij beginnen bij voorkeur in één bepaalde fase of besteden daar de meeste tijd aan. Er is geen goede of foute stijl. Ook kunnen combinaties van stijlen de voorkeur hebben (zoals de denker en de doener). Medewerkers met verschillende leerstijlen kunnen een flinke toegevoegde waarde hebben in een team.

In die werksessies zijn volgens de Delphimethode de uitkomsten van fase 1 per onderdeel van de organisatiedriehoek systematisch doorgesproken, becommentarieerd en aangevuld. Zo zijn de medewerkers aan de voorzijde van de daadwerkelijke uitwerking meegenomen in het proces. De analyse is goed becommentarieerd en aangescherpt. Er is geconstateerd dat de medewerkers zeer betrokken zijn met de inhoud, dat zij openhartig en ambitieus zijn in een context van bezuinigingen en weinig interne synergie binnen de VRZ. Men is gemotiveerd door het werk zelf, men verwacht meer inzet van de leiding en aandacht vanuit de organisatie. De werkdruk werd op dat moment als hoog ervaren, vooral de WWR.

Resultaat fase 1: iedereen heeft in een veilige en serieuze context kunnen spuien, stoom kunnen afblazen, ideeën kunnen opperen, verwachtingen kunnen noemen. Uit de gesprekken en werksessies is de rode draad gehaald.

Team ITR

Sub-team WWR Zeeuws-Vlaanderen

Sub-team WWR Walcheren/Schouwen-Duiveland

Sub-team WWR Bevelanden/Tholen

3. Fase 2: schets en ontwerp van fase 3 en 4

De uitkomsten van fase 1 zijn vastgelegd in twee presentaties die als input dienden voor twee werksessies in juli 2015 met een kleinere groep. Op 7 juli vond de werksessie met WWR plaats en op 15 juli de werksessie met ITR.

De uitkomsten van fase 1 leidden namelijk tot de conclusie dat de wegen van WWR en die van ITR richting Toekomst weliswaar parallel, maar niet geheel gezamenlijk op liepen. In deze werksessies is goed stilgestaan bij de acties die noodzakelijk waren in fase 3 en 4. Dit heeft geleid tot vijf sporen voor WWR en drie sporen voor ITR, waarbij ook dwarsverbanden zijn gelegd. De uitkomsten van deze werksessies zijn vastgelegd in twee presentaties, die voor alle medewerkers beschikbaar zijn in Via Desk. Daarnaast zijn afspraken gemaakt over de input en totstandkoming van het beleidsplan Risicobeheersing 2016 – 2019.

Op bovenstaande kaart is in fase 1 de stad Waarheid verkend, in fase 2 is men op weg naar het Onderzoeksbureau. In fase 3 en 4 gaat het team op weg naar Rapportage….

De tijd van denken was voorbij. In fase 3 moest worden overgegaan tot actie. Actiehouders per spoor zijn benoemd. Dat was niet makkelijk in verband met de bestaande workload. Maar toch noodzakelijk om de vicieuze cirkel te doorbreken.

Resultaat fase 2: medewerkers weten waar zij aan toe zijn en hoe het traject na de zomer verloopt.

4. Fase 3: veldverkenning toekomst 2016 - 2019

In fase 3 is er van augustus tot oktober 2015 keihard gewerkt aan het uitwerken van de sporen. Er was enthousiasme en inspiratie. Onderweg vereiste dit wel de nodige coördinatie om samenhang en overzicht te houden.

De acht sporen waren:

WWR:

1. Externe communicatie 2. Veldverkenning met gemeenten 3. Interne ontwikkeling: instrumenten, kennis en kunde 4. Plan voor brandonderzoek, brandveilig leven en nodeloze uitrukken 5. Leiderschap

ITR:

1. Leiderschap en communicatie 2. Beleid en veldverkenning toekomst 3. Interne ontwikkeling: instrumenten, kennis en kunde

Een belangrijke samenbindende activiteit was het opstellen van het beleidsplan Risicobeheersing 2016 – 2019, waarin alle sporen samen zijn gekomen. Als ondersteunend spoor voor de algehele ontwikkeling van Risicobeheersing richting Toekomst is door 2 medewerkers ITR en WWR die de fotografie goed beheersen beeldmateriaal ontwikkeld dat is opgenomen in het beleidsplan. Deze foto’s kunnen in de toekomst ook worden geëxposeerd bij bijeenkomsten met externe stakeholders. Een beeld zegt meer dan duizend woorden!

Tijdens fase 3 zijn twee werksessies gehouden met keyplayers van ITR en WWR gezamenlijk op 31 augustus respectievelijk 29 september 2015. Aanvankelijk was het de bedoeling om afzonderlijke sessies te houden, maar de praktijk wees uit dat gezamenlijke sessies productiever waren en dat de sporen van WWR en ITR veel raakvlakken hadden met elkaar. Zo ontstond als vanzelf de nodige samenhang. De sessies waren zeer nuttig om de stand van zaken door te nemen en verdere acties uit te zetten. De fase is afgerond met een rapport.

Resultaat fase 3: het beleidsplan in concept gereed, leiderschap is doorontwikkeld, enkele instrumenten zijn ontwikkeld, raakvlakken ITR en WWR zijn ontdekt.

Bovenstaande foto’s, de foto op de volgende pagina en die op de vorige twee pagina’s zijn gemaakt door Tonny van der Borgt en André Joosse en in het beleidsplan opgenomen. Ook op het voorblad staan drie foto’s van hen. Zij realiseren zich dat de tijd voor het fotoproject te kort was om een volledige overview van de risico’s in Zeeland te maken. Zo misten zij bijvoorbeeld het toeristenseizoen. Zij zijn van plan hiermee door te gaan in 2016.

4. Fase 4: uitwerking en implementatie richting 2016 en verder

Op 11 november 2015 is een laatste werksessie gehouden. Hierin is de stand van zaken met betrekking tot de prioritering na fase 2 doorgenomen en uitgewerkt in acties. In fase 4 is extra aandacht besteed aan de onderzijde van de driehoek: de instrumenten, kennis en kunde en de cultuur. Ook de samenwerking met de externe omgeving heeft de aandacht gekregen. Van deze werksessie is een uitgebreid verslag gemaakt.

Resultaat fase 4: het beleidsplan Risicobeheersing heeft draagvlak binnen VRZ en komt op de agenda van het Algemeen Bestuur, de activiteiten van het project worden geïmplementeerd in het A3 jaarplan 2016.

Alle elementen van de driehoek hebben aandacht gehad en houden dat! Belangrijk aandachtspunt: kennis en kunde blijven agenderen! De organisatie heeft de neiging zich te vooral focussen op beleid en instrumentarium.

Markten

Groepen

Allianties

Individuen

Burgers

Gebruikers

Maatschappij Samenleving

Visie

Cultuur

Kennis en Kunde Instrumenten

Leiderschap

5. Afronding van het project

Op maandag 11 januari 2016 heeft Dorina Willemse een nieuwjaarsontbijt georganiseerd in de brandweerkazerne in Borssele. De medewerkers kwamen daar in groten getale naar toe! Nog wel wat onwennig omdat zij voor het eerst allemaal bij elkaar zijn gekomen. Zij zijn zelf verbaasd over de grootte van de groep! Inderdaad: 35 medewerkers!

De sfeer was goed, ongedwongen en positief gestemd. Hier en daar viel een afwachtende houding te bespeuren. Maar dat was te verwachten.

Dorina Willemse presenteerde na haar nieuwjaarswens de hooflijnen van het beleidsplan aan de hand van onderstaande tekening. De kunst is dat dit in 2016 goed gaat gaat leven onder alle medewerkers.

Andere sfeerimpressies van het ontbijt:

Ook manager Risico- en Crisisbeheersing Erwin Broerse was aanwezig en hield een openhartige toespraak.

Tot slot werden groepsfoto’s gemaakt op de trap van de kazerne. Nog een hele kunst om iedereen er op te krijgen…

Het besluit om op de trap te poseren werd door de groep vrij eenvoudig genomen. Overleg over de opstelling duurde wel wat langer. Allemaal naar de camera kijken en ogen open! Iedereen een beetje inschuiven. Uiteindelijk kwam er natuurlijk toch nog iemand op het laatste moment opduiken achteraan…

Het ontbijt was heel goed verzorgd door Dorina Willemse en Marlie Wagenaar : meer dan voldoende voor een goed humeur in het nieuwe jaar; de doggy-bags werden meegenomen naar alle kazernes! Dat kwam wel op.

6. Conclusies en aanbevelingen

Het project heeft het beoogde doel bereikt.

Het beleidsplan “Focus op Risico’s” 2016 – 2019 zit goed in elkaar. Het draagvlak bij de gemeenten en binnen de VRZ is terdege voorbereid. Belangrijk is dat het beleidsplan echt gaat leven binnen de teams van Risicobeheersing en dat er bewust en concreet uitvoering aan wordt gegeven.

Daarnaast is het van belang het beleidsplan op de agenda te houden binnen de VRZ en bij de gemeenten, want, zoals in het plan staat aangegeven, het is in deze strategie van belang dat de rol van de VRZ en het onderdeel brandweer verandert in het voorkomen van de incidenten en het vergroten van de bewustwording van de gevaren. De rol van Risicobeheersing wordt hierbij adviseur en regisseur en de burgers en het bedrijfsleven dienen nadrukkelijk hun eigen verantwoordelijkheid te nemen. Deze rol kan alleen waargemaakt worden met een intensieve samenwerking met de interne afdelingen binnen VRZ en met de externe veiligheidspartners. Overleg met de betrokken gemeenten (o.a. halfjaarlijks met de hoofden V&H), de RUD, de buurregio’s en België over deze onderwerpen vergt tijd, structuur en veel aandacht. De blik naar buiten!

Op het gebied van instrumentarium is een digitaal rapportagesysteem in ontwikkeling genomen dat enerzijds de efficiency en transparantie zal verhogen en anderzijds meer uniformiteit in werkwijze zal genereren. De implementatie van dit systeem is een belangrijk aandachtspunt voor de eerste maanden van 2016.

Op basis van het beleidsplan zal gericht worden geïnvesteerd in bijscholing van de medewerkers van Risicobeheersing zowel op het gebied van kennis als op het terrein van vaardigheden.

De medewerkers van team WWR worden geactiveerd vijf keer per jaar met elkaar mee te lopen, vooral ook in de andere gebieden. Het doel is om van elkaar te leren en werkprocessen waar nodig meer op elkaar af te stemmen. Het is van belang om hiervoor een structuur op te zetten, binnen een veilige context, zodat medewerkers open staan voor elkaar. Erwin Broerse stelt overigens terecht dat er flinke stappen zijn gezet: drie jaar terug waren er nog 13 gemeenten, nu zijn het al drie gebieden. En nu door ontwikkelen naar héél Zeeland!

Binnen het team ITR zal de bestaande collegiale intervisie worden voortgezet en ontwikkeld.

Voorts zullen alle medewerkers van WWR en ITR worden geactiveerd om de ambassadeursrol te vervullen. Medewerkers van Risicobeheersing kunnen trots zijn op de VRZ! Dit sluit aan bij de merkstrategie van de VRZ. Samen met Crisisbeheersing komt Risicobeheersing weer in de frontlinie van de VRZ. Dat vereist een wat

andere houding van de medewerkers. Tevens is de adviesrol een andere dan de controlerende en handhavende rol. Die drie rollen moeten zij ieder naast elkaar en met een juiste timing en tactiek vervullen.

Door de kanteling van regelgericht naar risicogericht werken kunnen er keuzes worden gemaakt in de werkvoorraad, waardoor persoonlijke werkplannen behapbaar worden en de hoge werkdruk afneemt. Daarnaast wordt er blijvend geïnvesteerd in gezelligheid en goede werksfeer, o.a. door een jaarlijks teamuitje.

Tot slot is continuïteit van leiderschap momenteel voor Risicobeheersing van groot belang. Er zijn zoveel wisselingen in de leiding geweest de afgelopen jaren, dat het groeiende vertrouwen niet beschaamd mag worden. Daarnaast verwachten de medewerkers meer van de synergie in de leiding van de gehele organisatie VRZ. Dorina Willemse en Erwin Broerse kunnen daarin een voortrekkersrol vervullen. Er wordt door hen geïnvesteerd in meer betrokkenheid van het hoger management.

Erwin Broerse en Dorina Willemse willen meer verantwoordelijkheden in de teams leggen. In de ontwikkel- en voortgangsgesprekken met alle medewerkers wordt dit onderwerp uitgewerkt. Dit is een ontwikkeling die past bij een cultuurverandering. Dat gaat stap voor stap en vereist voorbeeldgedrag!

De resultaten van het beleidsplan en het jaarplan zullen worden gemonitord door middel van kwantitatieve en kwalitatieve prestatie-indicatoren.

Het verdient aanbeveling om het beleidsplan en alle uit het project voortvloeiende activiteiten te evalueren, bij voorkeur jaarlijks, bijvoorbeeld rond 1 september. Daardoor kunnen nieuwe actiepunten worden opgenomen in het jaarplan van het daarop volgende jaar. Zo blijft de Plan Do Check Act cyclus gaande en blijft de blik op de toekomst scherp!