VERGUNNINGVERLENING WATERKERINGEN DECEMBER 2015€¦ · waterveiligheid bovenaan. 19 Op het...

EINDRAPPORTAGE PEERREVIEW VERGUNNINGVERLENING WATERKERINGENDECEMBER 2015

HAALBAARHEIDSSTUDIE

RAPPORT2016W-05

RAPPORT


2016W-05

Versie 1.2Datum 30-5-2016Geschreven door reviewers Peter van Langen, Laura Pranger, Patrick Dol, Evert Hazenoot,

Edith Kruger-Schipper, Derk Jan Sluiter, Franck de Haan, Gerard Verstoep en organisatoren Jojanneke Krabbe en Betsie Ekkelkamp

In opdracht van Peter van Langen, Evert Hazenoot en Derk Jan Sluiter

STOWA 2016-W-05 EINDRAPPORTAGE PEERREVIEW VERGUNNINGVERLENING WATERKERINGEN DECEMBER 2015

3

MANAGEMENTSAMENVATTING

1

Alsbeheerdervandewaterkeringwillenweop1januari2017voldoenaandeZorgplichtzoals

dezeopgenomenisinhetBestuursakkoordWateruit2013enopgenomenwordtinwijziging

vandeWaterwet.

DeZorgplichtverlangtvanonsdatwevoortdurendaantonendatdekeringopordeis,zodatde

waterveiligheid van Nederland gegarandeerd is. Naast het vastleggen en uitvoeren van de

werkprocessenvraagtditookomdoorlopendeverbeteringenviadePlanDoCheckAct-cyclus

(PDCA);hetiscontinulerenenverbeteren.

DewaterschappenRivierenland,DrentsOverijsselseDeltaenhetHoogheemraadschapHollands

NoorderkwartierwerkensamenineenonderlingZorgtaakakkoordomelkaartehelpenente

versterken. In 2016 is de samenwerking in unieverband ingezet, met als extra impuls de

ondersteuning van de Stichting Toegepast Onderzoek Waterbeheer (STOWA); meerdere

waterschappenbundelenhunkrachtenendelenactueleervaringenmetelkaar.

De Zorgplicht wordt opgenomen via een wijziging van de Waterwet per 1 januari 2017; de

Inspectie Leefomgeving en Transport voert het toezicht uit namens de minister van

InfrastructuurenMilieu.

De drie waterschappen hebben in november en december 2015 bij elkaar een peerreview

gehoudenmetalsdoel:lerenvanelkaar.Voordezereview,waarinweonshetterugkijkeneigen

willenmaken,zijnweuitgegaanvandevolgendeopzet:

• Deeerstepeerreviewmoeteenpositieveuitstralinghebbenomtelatenziendatterugkijken

leukkanzijneneenmeerwaardeheeft.

• Bekijkenwatdebesteenmeestlogischevormisvooreenpeerreviewenbepalenofhiervooreen

bruikbareinstructietemakenis.

• Kijken of de peerreview een middel is om het leren te faciliteren en zo ja, hoe een vervolg

gemaaktkanworden.

Wehebbengezochtnaareencombinatievaneenvoudeneengrootbereikalsinsteekvande

peerreview.Daaromzietdeopzeteralsvolgtuit:

• Behandel één onderwerp (in dit geval vergunningverlening) en doe dit in zijn context. Zo

ontstaat er focus en samenhang. Hiermee komt de hoofdrolspeler van dat proces (hier de

vergunningverlener)alshetwarehelemaaltotzijnrecht.

• Betrekerveelmensenbijdieeenrolspelenbijhetgekozenonderwerp,wantzijhebbenereen

werkrelatiemeeenkunnenelkaaralscollega(peer)dejuistevragenstellen.Hetgoedegesprek

komtdansnelopgang.Decollegialecontactenwordengelegdenkunnenlatervanpaskomen

eneventueelwordenuitgebreid.

• Maakhetjezelfmakkelijkengaopzoeknaarhetzogenaamdelaaghangendefruitenhaaldat

binnen.Hetgaatvooralomdeeerstewinstdietebehalenis,wanterisnogzoveelteontwikkelen

ophetterreinvandeZorgplicht.

1Peerreviewkanletterlijkwordenvertaaldals‘collegiaalterugkijken’.


4

Eind 2015 heeft ieder waterschap een dag georganiseerd waarop achttien gesprekken zijn

gevoerd tussen collega’s. De aftrap en afsluiting werden door leidinggevenden gedaan. Het

algemene beeld en de persoonlijke belevingen waren zonder uitzondering positief, met als

grootsteopbrengst:

• Eenopenhoudingenpositievesfeer.

• Kennisdelenisleukenleerzaam.

• Overalisgrotebetrokkenheidbijhetwerk.

Deopgehaaldeoogstindevormvan‘appels’isperwaterschapzichtbaargemaakt,zonderdeze

inhoudelijktebewerken.Zoheefthetenewaterschapeengoedeopleidingindeaanbiedingen

hetandereeengoedeverbindingtussenprojectenenhandhaving.Deopbrengstlevertvoorde

betrokkenen dus een veelheid aan verbetermogelijkheden die goed te gebruiken zijn in de

verbetertrajecten. De opbrengst van reviews is zo vooral een goede start van een

verbeteringsproceszoalsbedoeldindePDCA-cyclus.

Hetbelangrijkstepuntdatuitdedriesessiedagennaarvorenkwam,isdatiedereorganisatie

eengoedverbeterprocesmoethebbeningerichtwilhetdepositievezakenvandeanderkunnen

gebruiken.DePDCA-cycluswerktalsereenverantwoordelijkpersoonis,eenproceseigenaar.

Hijofzijbepaaltwelkeverbeteringenaandachtkrijgenentotveranderingenkunnenleidenin

de laatste fase, de Act-fase. Daar worden ze opnieuw gewogen, gevolgd door een besluit.

VoorafgaandaandeAct-fasekomtdebouwsteenCheck.Dezebouwsteen,alseenonderdeelvan

eengroterproces,kaneralsvolgtuitzien:

Ideeën van medewerkersen betrokkenen komen binnen op borden en in

emailboxen.

Verbeteringen worden opgehaald binnen audits

en peer reviews.

Medewerkers voeren inhoudelijke evaluaties uit en noteren de uitkomsten.

Ideeën, meldingen en klachten komen vanuit de omgeving op een centraal

punt bijeen.

Kleine verbeteringen worden twee maal per week

besproken en ingevoerd.

Iedereen doet mee en het wordt zichtbaar gemaakt voor alle

gebruikers/afnemers.

Op grote verbeteringen zijn altijd twee verbeterteams gelijktijdig ingezet met

eigen planning.



Er is een centraal verbeterproces ingericht met een proceseigenaar.

de proceseigenaar kiest:Welke verbeteringen,

door wie, en met welke prioriteit, uitgevoerd worden.

De proceseigenaar maakt het belangrijk.

FIGUUR 1: DE BOUWSTEEN ‘CHECK’ ALS ONDERDEEL VAN EEN GROTER PROCES


5

Uitfiguur1isaftelezendathet,naasthetcreërenvaneenveiligeomgeving,vanbelangisom

daadwerkelijkiemandbewusteigenaartemakenvaneenverbeterproces,metallelustenen

lastendiedatmetzichmeebrengt.

Dealgemeneconclusieisdateenpeerrevieweenlaagdrempeligenleukinstrumentismeteen

goedresultaatdatinrelatiefkortetijdtebereikenis.Opmerkelijkisdatdemeerwaardevan

deelnamevanuitdirectieenbestuurookzichtbaarisenextraopbrengstgenereert.

1Peerreviewkanletterlijkwordenvertaaldals‘collegiaalterugkijken’.


6

STOWA 2016-20 NOWCASTEN


INHOUD

1 MANAGEMENTSAMENVATTING 2

2 INHOUDSOPGAVE 4

3 INLEIDING 6

4 DOELEN PEERREVIEW 7

5 UITLEG WERKWIJZE PEERREVIEW 8

5.1 OPZET VAN HET PROCES 8

5.2 UITGANGSPUNT: WAARDERENDE GESPREKKEN 10

5.3 VERVOLG PEERREVIEW 10

6 ERVARINGEN REVIEWERS 12

7 OPGEHAALDE ‘APPELS’ 13

7.1 WATERSCHAP DRENTS OVERIJSSELSE DELTA 13

7.2 HOOGHEEMRAADSCHAP HOLLANDS NOORDERKWARTIER 16

7.3 WATERSCHAP RIVIERENLAND 19

8 WELKE ‘APPELS’ WORDEN MEEGENOMEN NAAR EIGEN DE ORGANISATIE 24

8.1 WATERSCHAP DRENTS OVERIJSSELSE DELTA 25

8.2 HOOGHEEMRAADSCHAP HOLLANDS NOORDERKWARTIER 25

8.3 WATERSCHAP RIVIERENLAND 26

9 EVALUATIE 27

9.1 DOELEN GEHAALD? 27

9.2 PUNTEN UIT DE EVALUATIES VAN DE PEERREVIEW ZELF EN TIPS VOOR HET VERVOLG 28

9.3 DANKWOORD AAN ALLE DEELNEMERS 29

BIJLAGE 1 INTRODUCTIE, UITNODIGING EN VRAGENLIJST EN DAGPROGRAMMA’S VAN DE REVIEWDAGEN

BIJLAGE 2 LIJST MET NAMEN, FUNCTIES EN FOTO’S

BIJLAGE 3 BOEKJE WAARDEREND AUDITEN

BIJLAGE 4 DRIE LIJSTEN MET POSITIEVE ZAKEN, INGEVULD DOOR DE GEREVIEWDE PERSONEN

BIJLAGE 5 DOCUMENTEN DIE VERSPREID MOGEN WORDEN:

• TOETSKADER BELEIDSREGELS

• WERKPROCES MUTATIES LEGGER WATEREN

• RISICOANALYSE WSRL


7

INLEIDING

1

Vanaf1januari2017moetenwijalsbeheerdervandewaterkeringvoldoenaandeZorgplicht.

In een notendop houdt de Zorgplicht in dat we als waterkeringbeheerder moeten kunnen

aantonenenbewijzendatwealseengoedrentmeester(=goedbeheerder)vooronzekeringen

zorgenendatwedewaterveiligheidgaranderen.Hetvastleggenvandewerkprocessenrondom

hetbeheerenonderhoudvanonzekeringenisdaareenonderdeelvan.OokvraagtdeZorgplicht

datwedePlanDoCheckAct-cyclusinonzewerkprocessenverweven,oftewelcontinulerenen

verbeteren.DeInspectieLeefomgevingenTransportisnamenshetRijkdetoezichthouderopde

Zorgplicht en zal mettertijd gaan toetsen of de beheerders aan de eisen van de Zorgplicht

voldoen.

De waterschappen Rivierenland en Drents Overijsselse Delta en het Hoogheemraadschap

HollandsNoorderkwartierwerkensameninhet(her)inrichtenvanhunorganisatiesvolgensde

doelen van de Zorgplicht. Om dit te benadrukken hebben we samen een Zorgtaakakkoord

gesloten. Als onderdeel hiervan hebben we in november en december 2015 een peerreview

georganiseerdomvanelkaartelerenenonszelfteverbeteren.

Bij een peerreview is focus van belang. Daarom hebben we gekozen voor een specifiek

onderwerp: vergunningverlening van waterkeringen. We hebben dit onderwerp benaderd

vanuitverschillendebelangenomhetgoedtotzijnrechttelatenkomen.Vertegenwoordigers

vanallebelanghebbendenhebbenwegevraagdomvanuithunperspectiefnaarhetprocesvan

vergunningverleningvanwaterkeringentekijken.Dezegroepbestonduit:

• Vergunningverleners

• Handhavers

• Gebiedsbeheerders

• Specialisten

• Informatievoorziening-ofgegevensbeheerders

• Bestuurderoflidvandedirectie

• Ingelanden

Wehebbenhengevraagdwatzevindenvanhetprocesvanvergunningverlening.Erzijnook

gesprekkengevoerdtussencollega’s.Deinsteekwaspositieflerend,meteensfeerzoalsgeschetst

indevolgendequote.

“Een peerreview is een collegiaal interview. Je gaat als collega’s, vaak van verschillende

organisaties,bijelkaarzittenomoverbepaaldeonderwerpentepraten.Dit is (bijnaaltijd)

leuk;hetis(bijnaaltijd)leukommensenuithetzelfdevakgebiedtespreken.Vaakbenjeerg

benieuwd hoe het bij de ander gaat, hoor je twintig dezelfde dingen, maar toch ook twee

dingendienetietsandersofbetergaan.Meestalkomjeergeïnspireerdenvolenergievandaan.”


8

Depeerreviewwillenweinzettenomopeengestructureerdemanierteleren.Hetplanisom

binnenWaterkeringeniederhalfjaareenpeerreviewteorganiseren.Indecember2015heeftde

eersteplaatsgevonden,waarvandithetverslagis.

Inditverslaggevenweaanhoedepeerreviewisgeorganiseerd,hoedezeisverlopenenwatde

opbrengst is. Hoofdstuk 5 gaat over de organisatie van de peerreview. Hoofdstuk 6, 7 en 8

bevattenhetinhoudelijkedeel,metdegesprekverslagen.Hoofdstuk6begintmetdepersoonlijke

ervaringen. Vervolgens geeft hoofdstuk 7 een opsomming van alle positieve punten die de

organisatieszagenbijhuncollega’s.Hoofdstuk8omschrijfthoedepositievepuntenindeeigen

organisaties kunnen worden gebruikt. Tot slot wordt in hoofdstuk 9 de peerreview zelf

geëvalueerd.


9

DOELEN PEERREVIEW

4

Hetdoelvandepeerreviewis:lerenvanelkaar.Hierbijzijnweuitgegaanvandevolgendeopzet:

• Deeerstepeerreviewmoeteenpositieveuitstralinghebbenomtelatenziendatterugkijken

leukkanzijneneenmeerwaardeheeft.

• Bekijkenwatdebesteenmeestlogischevormisvooreenpeerreviewenbepalenofhiervooreen

bruikbareinstructietemakenis.

• Kijken of de peerreview een middel is om het leren te faciliteren en zo ja, hoe een vervolg

gemaaktkanworden.

Wehebbengezochtnaareencombinatievaneenvoudeneengrootbereikalsinsteekvande

peerreview.Daaromzietdeopzeteralsvolgtuit:

• Behandel één onderwerp (in dit geval vergunningverlening) en doe dit in zijn context. Zo

ontstaat er focus en samenhang. Hiermee komt de hoofdrolspeler van dat proces (hier de

vergunningverlener)alshetwarehelemaaltotzijnrecht.

• Betrekerveelmensenbijdieeenrolspelenbijhetgekozenonderwerp,wantzijhebbenereen

werkrelatiemeeenkunnenelkaaralscollega(peer)dejuistevragenstellen.Hetgoedegesprek

komtdansnelopgang.Decollegialecontactenwordengelegdenkunnenlatervanpaskomen

eneventueelwordenuitgebreid.

• Maakhetjezelfmakkelijkengaopzoeknaarhetzogenaamdelaaghangendefruitenhaaldat

binnen.Hetgaatvooralomdeeerstewinstdietebehalenis,wanterisnogzoveelteontwikkelen

ophetterreinvandeZorgplicht.

Defiguurmetdeboomsymboliseertdeoogstvanappelsopiederelaag.Vanonderafgezienkost

hetdeminsteinspanningomdedagelijkseaanpassingentezienentoetepassenindeeigen

bedrijfsvoering. Kleinschalige verbeteringen kunnen ingepast worden en direct rendement

opleveren.Eenvolgende,hogerelaagvraagtomveranderingendieeenextrainspanningvande

organisatievragen.Dehoogste laagvraagthetmeesteenlevertpasoptermijndegewenste

voordelen;dielaatstezijnmogelijkgroterdanbijhetlaaghangendefruit.Voordeoogstdiewe

ophalenindezereviewbevindenweonsindeonderstelaag.

FIGUUR 2: SCHEMATISCHE WEERGAVE VAN MOGELIJKHEDEN OM TE VERANDEREN

Ontwikkelen

Vernieuwen

Verbeteren

Dagelijkse aanpassingen


10

UITLEG WERKWIJZE PEERREVIEW

5

5.1 OPZET VAN HET PROCES In december 2015 hebben het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier en de

waterschappenRivierenlandenDrentsOverijsselseDeltaeenpeerreviewgeorganiseerd.Voor

deleesbaarheidsprekenweinderestvanhetverslagvan‘dewaterschappen’(inplaatsvantwee

waterschappenenéénhoogheemraadschap).

Het opdrachtgeverschap van de peerreview lag in handen van vertegenwoordigers van de

waterschappen;hetwaterschapDrentsOverijsselseDeltaheeftdeorganisatieopzichgenomen.

Er waren drie reviewdagen, bij iedere organisatie één. Hiervoor is een groep reviewers

samengesteldmetdriedeelnemersperwaterschap,intotaalnegenpersonen.Zijbezochtende

anderewaterschappenennamendaarinteamstweegesprekkenaf.

De groep te reviewen personen bestond uit twaalf deelnemers per waterschap, in totaal

zesendertigpersonen,verdeeldoverdrieteams.Elkteamvoerdeperdagzesgesprekken,steeds

mettweeteinterviewenpersonenpergesprek).Degroepbestonduitvertegenwoordigersvan

allebelanghebbendeninhetprocesvanvergunningverlening:

• Vergunningverleners

• Handhavers

• Gebiedsbeheerders

• Specialisten

• Informatievoorziening-ofgegevensbeheerders

• Bestuurderoflidvandedirectie

• Ingelanden

Alle te reviewen personen hebben eerst een vragenlijst gekregen, opgesteld tijdens een

startbijeenkomstvandereviewers.Diehebbendeantwoordendoorgenomen ineentweede

bijeenkomst, waarna de reviewers de antwoorden hebben gebruikt als leidraad voor de

gesprekken. De onderwerpen op de vragenlijst kwamen overeen met die uit de Zorgplicht.


11

Schematischzietderevieweralsvolgtuit:

Dereviewdagenbegonnenmeteenplenairestartbijeenkomst,gevolgddoordegesprekken(zie

figuur4).Indeplenaireafsluitinggavendereviewerseeninhoudelijketerugkoppelingaande

hele groep en ze gaven aan welke onderdelen als oogst, opgehaalde appels, meegenomen

werden.Ookdepeerreviewzelfwerdgeëvalueerddoordegroepvanreviewers.

Deintroductie,uitnodiging,vragenlijstendagprogramma’svandereviewdagenzijntevinden

inbijlage1.

Vooriedereendieelkaarnogeenswilopzoeken:delijstmetnamen,functiesenfoto’sstaatin

bijlage2.

FIGUUR 3: ORGANISATIE VAN DE GESPREKKEN

FIGUUR 4: OPZET GESPREKKEN TIJDENS DE REVIEWDAGEN

Doornemen instructiePeer review versie 2

Vaststellen onderwerpvoor komende review

Commentaarronde op concept-rapport

Commentaarronde opconcept-rapport

Bijstellen Instructie Peer review naar

versie 3

Vaststellen exactedatums voor

bijeenkomsten

Afstemmen met leidinggevenden per organisatie

Opstellen indrapport

Opstellen eindrapport

Bespreken eindrapport,evaluatie proces,

voorstel tot wijziging instructie Peer review

Uitnodiging/ programma

naar reviewers

Deelnemers en interviewers bepalen

Verslaglegging Peerreview en leerpunten voor review-methode

Presentatie eindrapport

Startbijeenkomst met reviewers en

organisatie

Opstellen vragenlijst

Reviewers lezen deantwoorden en maken aanvullende vragen

Peer review op locatie



VERKLARING KLEUREN: BLAUWE ACHTERGROND – ROL VOOR OPDRACHTGEVER

GROENE BLOKKEN – ROL VOOR ORGANISATORGRIJZE BLOKKEN – DE UIT TE VOEREN REVIEWS

Start

Einde

Reviewer AReviewer B

Reviewer AReviewer A

Reviewer BReviewer B

Specialist CSpecialist C

Vergunningsverlener CVergunningsverlener C

Handhaver CHandhaver C

Eerste ronde

Vert. ingeland CVert. ingeland C

Gebiedsbeheerder CGebiedsbeheerder C

Gegevensbeheerder CGegevensbeheerder C

Tweede ronde

Alle deelnemers en reviewers

Terugkoppelen bevindingen en benoemen opgehaalde

appels

Alle reviewers

Evaluatie van de peer

review

Alle deelnemers en reviewers

Plenaire start bijeenkomst


12

5.2 UITGANGSPUNT: WAARDERENDE GESPREKKEN Deinsteekvandegesprekkenwaspositiefennietaandehandvaneennorm.Dezemethode

wordt‘waarderendauditen’genoemdenstaatgoedbeschreveninhetboekjemetdezelfde

titel,geschrevendoorAnnetvandeWeteringenanderen.Ditboekjeistevindeninbijlage3.

Wanneererwelnaareennormtoewordtgeïnterviewd,krijgendegesprekkenvaakeensfeer

vanfoutenwillenzoeken.Erwordtdangekekennaardezakendienognietgoedgaan.Onze

insteekwasanders:wijzijnjuistopzoekgegaannaardezakendieheelerggoedgaan.Die

kunnendanwordenovergenomendoorheteigenwaterschap.Dereviewershebbendaarom

een rapport voor het eigen waterschap geschreven, en geen oordeel over de andere

waterschappen.

Onsadviesisomditvoltehouden.Eenechtlerendesfeeropgroteschaalkrijgjedoorde

peerreviews een open, lerend en positief karakter te geven. Dit gedachtegoed wordt

geïllustreerddooreenvraagdiewekregen:

“Ikvinddepositievebenaderingwelmooi,maarzijnwenieteffectieveralsweonsfocussen

opwaternietgoedgaat?Wellichtkunnenwedanmeeroppakken.”

Onsantwoord:“Er isnatuurlijknietsmismetproblemenoppakken,maarhet is juisteen

mooiemanieromeerstbijdeanderewaterschappentekijkenhoezijditprobleemoppakken.

Ditkannatuurlijkzelfstandig,maarookdoordeeltenemenaandeeerstvolgendepeerreview.

Bijdepositieveinsteekwordendusdezelfdeonderwerpenbehandeldalsbijeentraditionele

insteek,alleendemanierwaaropverschilt.Deverantwoordelijkheidomteverbeterenenom

deeigenverbetermogelijkheden tezienblijftgewoonbijdeeigenafdelingen liggenener

wordtgeleerdvandepositievepuntenvandeanderen.”

5.3 VERVOLG PEERREVIEW Dewensisdaterperiodiekeenpeerreviewwordtgeorganiseerd.Hetcontinuekarakterzorgt

ervoor dat de meerwaarde steeds groter wordt. Als mensen weten wanneer er weer een

peerreviewkomtenhoezediekunneninzetten,zullenzediegebruikenomveranderingen

ingangtezetten.

Indekomendepeerreviewskanéénonderwerpnogdieperwordenuitgelicht(hogere‘appels’

plukken)ofkanerjuistbrederwordengekeken,bijvoorbeelddoorandereafdelingenerbijte

betrekken.Erkanwordengekozenvooreenlichtevormofjuisteenveeluitgebreiderevorm.

Andere waterschappen kunnen erbij betrokken worden en er kan bijvoorbeeld een

cloudomgevingwordengecreëerdmetalleinformatie.

Samenvattend:wijhopendatdezeeerstereviewalsspringplankwordtgebruikt,wanterzijn

genoegvervolgmogelijkheden.

Voorafgaand aan de peerreview hebben de opdrachtgevers het document ‘Instructie

peerreview’opgesteld,datzenadepeerreviewhebbenaangevuld,samenmetdeorganisatoren.

Het is de bedoeling dat dit document levend wordt gehouden; het is op te vragen bij de

organisatoren.


13

ERVARINGEN REVIEWERS

6

WATERSCHAP DRENTS OVERIJSSELSE DELTA PersoonlijkeervaringennadegesprekkenbijHoogheemraadschapHollandsNoorderkwartier:

• “Positievesfeer.”

• “Kennisdelenisleukenleerzaam.”

• “Veelbetrokkenheidvoorhetgeheel.”

• Het proces van vergunningverlening en handhaving wordt meer kwalitatief benaderd dan

kwantitatief(resultaten).

PersoonlijkeervaringennadegesprekkenbijWaterschapRivierenland:

• “Openenenthousiast.”

• “Prettigegesprekken,tijdtekort.”

• Het proces van vergunningverlening en handhaving wordt meer kwalitatief benaderd dan

kwantitatief(resultaten).

HOOGHEEMRAADSCHAP HOLLANDS NOORDERKWARTIER Persoonlijkeervaringvaneenvandereviewers:

“Iksluitmijaanbijdeervaringendiealinhetverslagstaan.Degesprekkenhebikalszeer

prettigervaren.Hetvoeldevoormijnietechtalseenreview,maarmeeralskennisdelingen

uitwisselenvanervaringentussendewaterschappen.Devraag‘hoedoenjulliedatdan?’kwam

vaakvoorbij.Wezijnaltijdmetenthousiasmeontvangen.BijRivierenlandkregenwezelfseen

rondleidingopdeafdelingomeenbeeldtekrijgenvanhetwerkproces.Almetaleengeslaagde

eerstereviewronde!”

WATERSCHAP RIVIERENLAND Persoonlijkeervaringenvandereviewers:

• “Prettigesfeerwaarindegesprekkenplaatsvinden.Leukomzovanelkaartelerenentehoren

hoeeenanderwaterschapwerkt;laagdrempelig.”

• “Kennisdelenisleukenleerzaam!”


14

OPGEHAALDE ‘APPELS’

7

Indithoofdstuknoemenwedepuntenopdiedereviewersalspositiefhebbenervarenbijde

waterschappen.Ditkunnenpraktischezakenzijn,maarookpuntenalshoudingengedrag.

We hebben hier geen onderscheid gemaakt tussen de verschillende waterschappen.

De positieve punten van Waterschap Rivierenland zijn dus een combinatie van de inbreng

vanHoogheemraadschapHollandsNoorderkwartierenWaterschapDrentsOverijsselseDelta.

De‘appels’zijngepluktdoorverschillendemensenendaaromverschiltsomsdeschrijfstijlper

appel.Omdezelfderedenkunnenappelsookgeheelofgedeeltelijkdubbelzijnopgenomen.

We hebben de appels genummerd omdat later op bepaalde punten wordt teruggekomen.

Denummerszijnwillekeuriggekozen.Allepositievezakendiedetereviewenpersonenhebben

genoemdbijhetinvullenvandevragenlijstenstaaninbijlage4.Tijdensdegesprekken,zijneen

aantaldocumentenbenoemd,diemogenwordenverspreid.Dezestaaninbijlage5:

• Toetskaderbeleidsregels

• Werkprocesmutatiesleggerwateren

• RisicoanalyseWSRL

7.1 WATERSCHAP DRENTS OVERIJSSELSE DELTA OverzichtvandepuntendiedereviewersalsoverwegendpositiefhebbenervarenbijWaterschap

DrentsOverijsselseDelta:

1 Erisaandachtomaanwezigekennistebenutten.

2 Eriszekergrotebetrokkenheidbijhetbeheervandekering.BijWaterkeringenwerkenveel

toegewijdemensen;ditwordtgezienalseenkracht.

3 DevergunningwordtaanhetbeginvanhetprocesinGeowebvastgelegdendewerkzaamheden

wordenbenoemd.

4 Deworkflowvanvergunningenisgoedafleesbaarindeboxvanhetdocumentatiesysteem.

5 DeafdelingVergunningeniskleinenopgedeeldindewerkgebiedenNoordenZuid.Delijntjes

metandereafdelingenzijnkort.

6 DebeleidsregelszijnomgewerktnaareenExcel-lijstmetcontrolevragen.Dezelijstgeefthouvast

voorallebetrokkenenenverbindtderegelsmetdemotivatievandeafwijking.Eenvoudige

(risicoloze)vergunningenlijkenviastandaardregelsafgehandeldtekunnenworden.

7 Eriseenwekelijksdriehoeksoverlegmetvergunningverlening,specialistenengebiedsbeheer.

Hetwekelijkseinterneoverlegheefteengrotemeerwaardevooralledeelnemers.

Erwordtgewerktvanuitdegebiedskennis.Debijappel6genoemdeExcel-vragenlijstwordt

doorlopeneningevuld.ErisookeenExcel-lijstvoordeprocedure.Debeschikbareverduidelijking

opdeaanvraagwerktpositief.


15

PLUSPUNTEN • Interneinformatieverzoekenbijspecialisten,adviseursenbeheerderswordenverminderden

georganiseerd.

• Kennisdeling.

AANDACHTSPUNT Hetbepalenvandesamenstellingvanoverlegpartners,wantspecialismeengebiedzijnper

vergunninganders.

8 Vergunningverlening wordt vroeg betrokken bij projecten en ontwikkelingen binnen de

organisatie. De lijntjes zijn kort en per afdeling is bekend wie de contactpersoon is voor

informatie-inwinning.

PLUSPUNTEN • De gevolgen van projecten en ontwikkelingen, zoals dijkversterkingen, voor de

vergunningverleningzijnduidelijkenkunnenwordenmeegenomenindeafwegingenhet

besluitopdevergunningsaanvraag.

• Erisééncontactpersoonbijvragen,waardoormindertijdverlorengaataanzoekenbinnen

deorganisatie.

AANDACHTSPUNTEN• BijeengroteorganisatiealsHHNKisditlastigtebewerkstelligenenmoethierblijvendaandacht

aanwordenbesteed.

• Grotediversiteitvanprojectenenwisselendeaanspreekpuntenenprojectleiders.

9 Defocusopalléénwaterkeringenbijhetbetrokkenteamlevertveelmeerwaardeop.

10 Hetbestuurgaatintoenemendemateverbindingaanmetdeomgevingvolgenshetprincipe‘ja,

mits’.OokVergunninggaatsteedsmeerdezekantop.Specialistenhellenmomenteelnogmeer

naar‘nee,tenzij’.

11 EriseenintensievesamenwerkingmetdebetrokkenpartijenopbasisvaneenBestuursakkoord.

OnduidelijkisofditoverlegbekendisbijdeInspectieLeefomgevingenTransport(ILT)enaan

dekantdienuhettoezichtuitoefent.Hetverdientaandachtomditnaderteonderzoeken.

12 OmdedoorlooptijdteverkorteniseeneigenfrontofficeingesteldvoordeafdelingVergunningen.

Ditheeftveelvoordeelopgeleverd.DeadministratieveverwerkingbijafdelingDIVduurdevrij

lang,zowelaandevoorkantalsaandeachterkant;vergunningenkregenlagereprioriteitdan

bestuurstukken.Hetwerkprocesisdoorgelichtenzakenzijnandersingericht.

AANDACHTSPUNTEN • Voorheenhadeencoördinatordetaakomtechecken,maardathadgeentoegevoegdewaarde.

• Allevergunningenwordengetekenddoorhetafdelingshoofd,maarditkanbeperktwordentot

derisicovergunningen.

• Digitaalversturenbetekenteenflinkeversnelling.

• Hetadviesvandeinternespecialistduurdevrijlang;isverkort,maarkannogwatsneller.


16

13 Het streven is om binnen veertien dagen een intern advies te hebben. Er is verschil in

urgentiebesef,watmaaktdaterdiscussieisoveronderdelenwaardesamenwerkingvangroot

belang is. Het maandagochtendoverleg lijkt de plaats bij uitstek waar proces en inhoud

samenkomenenwaarverschillenvaninzichtopgelostkunnenworden.

14 Processen zijn gecertificeerd en worden jaarlijks door het externe auditbureau KIWA

gecontroleerd,naastdeinterneauditsdoordeeigenmedewerkers.Verbeteractieswordenaan

hetafdelingshoofdgegevenomhiervervolgactiesopuittevoeren.Hetafdelingshoofdbewaakt

ookdevoortgangvandevervolgactie.

15 Devergunningverlenergaatmetdegebiedsbeheerderhetveldinomfeelingtekrijgenmethet

gebiedenmetdevraagstukken.

TotslotnogenkelezakendieWaterschapDrentsOverijsselseDeltadeanderenwilmeegeven:

• Digitaaltoesturen,ditmoetindestukken(vandagelijksbestuur)verwerktzijn.

• Zaakgerichtwerken,allenummersbijelkaar;dossierscompleetbijelkaarhouden.

• Simpelevergunningenmandaterenaanvergunningverlener;parafencultuurslopen.

• Benoemvaakmooievoorbeelden,bijvoorbeeldsnelverleendevergunningen.

• Voereencollegialecheckuitoprisicovergunningen.

• Doordenkenvanhetsysteemvia‘lean’leverttijdop.

• Organiserenvanhetwerkaandevoorkantleverttijdop.

• Weesaltijdbereidomteleren,bijvoorbeelddoormeetewerkenaaneenpeerreview.

7.2 HOOGHEEMRAADSCHAP HOLLANDS NOORDERKWARTIER OverzichtvandepuntendiedereviewersalspositiefhebbenervarenbijHoogheemraadschap

HollandsNoorderkwartier:

1 Eriseenpositievesfeerervaren.

2 Erisopgemerktdatkennisdelenalsleukenleerzaamwordtervaren.

3 Eriseengrotebetrokkenheidvoorhetgeheelwaargenomen.

4 Er wordt georganiseerd gewerkt. Er zitten terugkoppelingen in het proces. Het kost

waarschijnlijknietveelenergieomdezewerkwijzeoppapiertekrijgen.

5 Ervieleenduidelijkefilosofieop:

• Klantgerichtenomgevingsgericht.

• Lean(erwordtveelaandevoorkantgeïnvesteerd;wanneerhetprojectdeorganisatieingaat,

ishetduidelijkenhelder).

6 Verdervielop:

• Vertrekkenvanuitéénbasis.

• Echtheid,ookomdatmeerderedisciplineshetzelfdevertelden.

• Doordrongenheidindeorganisatie.

• BouwstenenuitdeDeltavisie.

7 Omgevingsgerichtheid is beter aanwezig in de beleidsstukken dan bij Waterschap Drents

OverijsselseDelta.

8 Bijhetinrichtenvandeprocessenmoetjedebenchmarkmeenemen.Dezegesprekkenhelpen

daarbij.


17

9 Eriseenrisicoanalyse.Dezeisgekoppeldaanuren.

10 EriseenstroomschemavoorvergunningenenerwordtgewerktmetGeoweb.

11 Hetprocesvanaanvraagtotplanvanaanpak:

• Allemedewerkershebbenveelopleidinggehad,onderandereoverdebeoordelingvan‘watis

ernstigenwatniet?’.Opbasisvandecomplexiteitvandevergunningaanvraagwordtbepaald

wieergeraadpleegdmoetenworden.

• Erwordtveelenergiebesteedaandevoorkantomdeaanvraaghelderenvolledigtekrijgen.

EriseentoolinAccessvoorgegevensinhetvoortraject.

12 Eenvoudige vergunningen worden behandeld en afgehandeld volgens strakke procedures.

Deingewikkeldeenbijzonderevergunningenkrijgenmaatwerk:erisruimtevoor(gemotiveerd)

afwijkenvanregulierbeleidenookvoorafwijkingt.o.v.KPI-gerichtdenken.

13 Deprocedurelooptgoed;vergunningenwordennetjesoptijdverleend.Datkomtmededoordat

zeinhetvoortrajecttijdinvesteren.

Uitgangspunt:kleinwerksnelregelen(‘derisicolozevergunningen’).Daarmeekunjeeenderde

deelvanhetwerkheelsnelregelen;datgeeftjeeengoedenaambuitenenbelastjeorganisatie

minimaal.Danisereenderdedeelvanvergunningenwaarietsmeerrisico’saanzit.Doordeze

triagekunjejeenergiezettenopdeeenderdevanrisicovolleaanvragen.

Watisrisicovol?Staandaardeneuzendezelfdekantop?Ja,ziedebeleidsregels.Zeoverwegen

uitbreidingvandebeleidsregelsomditnogbetertekunneninvullen.

14 Het proces wordt gestaafd door interactie tussen vergunningverlener, gebiedsbeheerder en

specialist.

15 Eriseenstroomschemabeschikbaarombijdebeoordelingvandevergunningdenoodzakelijke

datavoorleggeraanpassingoptevragen.

16 De gebiedsbeheerders hebben een behapbaar gebied, waardoor ze alle taken naar behoren

kunnen uitvoeren. Er wordt bewust gewerkt volgens het zogenaamde 1-autoprincipe: één

gebiedsbeheerderpergebiedvoor‘alles’.

Er is een goede achtervang geregeld voor de gebiedsbeheerder. Er zijn mogelijkheden om

bepaaldeprojectenwegtezettenbijanderenenditverlooptindepraktijksoepel.Projectenen

complexevergunningenwordenbegeleiddoortoezichthouders.

17 Beleid is het handvat, ook voor het bestuur. Het gaat dan over de Keur, beleidsregels en de

handleidinghorizontaalgestuurdeboringen,relevantinverbandmetkwel.EndeleggersPWK,

RWKenzandigekust.Datishetinstrumentariumwaaraanwemoetenvoldoen.

Hoezitditnuinelkaar?

• DeKeur:conformhetUvW-model,eenbeetjeopmaatgesneden.

• Beleidsregels:modeltoegepast,opmaatgesneden.

Ditbeleidisredelijkstar.Vanuitbestuurendirectiekomtdeboodschapommaatschappelijk

meetedenken,inteleven,‘vannormnaareffect’.Daaromwiljesomsvanhetstarrebeleid

afwijken.Aanvergunningverleningdeklusomditingoedebanenteleiden.

Hetbestuurdraaitsomsdingenterug,hoeweldeambtelijkeorganisatieachterhetconceptbeleid

stond.Dekernvandatconceptwas‘vannormnaareffect’,klantgerichtheid.Alshetspannend

wordt,ziejedatbestuurderstochgraageenduidigekaderswillenhebbenomzichtekunnen

verdedigen.Binnenhetbestuurzijnookwelverschillendescholen(zoekderuimteop;maatwerk

versusheldere,strakkeregels).

Vanuit de ambtelijke organisatie hadden we graag gezien dat het nieuwe conceptbeleid


18

bestuurlijkwasvastgesteld.Danhebjeweereen(ruim)kaderwaarbinnenjejekuntbewegen.

Ditsteltwelhogereeisenaanmotivatie(bijafwijkingen).

WaterschapRivierenland:“Ruimhartigdenkenwordtdaarvanuithetbestuurgepropageerd,

maardeambtelijkeorganisatiekomtdaarmoeilijkinmee.Hierisdatnetandersom.Hetvergt

weleenbepaaldeorganisatie-inrichting:menseninhetveld,meerinzetgebiedsbeheerders.”

WaterschapDrentsOverijsselseDelta:“Hetlijktbijonsquacultuuromgekeerd.Hetbestuur

denktvrijerenvolgensdeingelanden.Deambtelijkeorganisatiewillievervolgensderegels.”

18 Er is doelgroepoverleg en afstemmingsoverleg met bijvoorbeeld nutsbedrijven. Zoals PWN

(convenant).Daarmeegaandingenmakkelijkerensneller.Inditconvenantstaatdedoelstelling

waterveiligheidbovenaan.

19 Ophetgebiedvancoördinatieisergekozenvooreenpragmatischeaanpak:éénpersoon,een

autoriteit,diedevergunningenverdeelt.Datwerkterggoed.Dezepersoonmaaktookdeeerste

risicoafweging.Hijofzijverdeeltdevergunningenoverdedrierisicocategorieën.Ditgaatniet

heelexpliciet.

20 Erwordtnognietheelstructureelvergaderd,maarerisweleencasusuurtje:eensperweekeen

casusomoverenweerkennisuittewisselenenuniformiteittebereiken.Daarwordtbewaakt

datergeenrechtsongelijkheidis.

21 De vergunningen worden gecontroleerd in een collegiale toets. Tijdens het proces sparren

collega’smetelkaar.Periodiekdoenzeachterafauditsdoorverleendevergunningenuithet

archieftetrekkenomdieteevalueren.Hetisnietzodatiederevergunningwordtnagelopen

dooreencollega.

22 Eriseenervarenteam,samenmeerdantwintigjaarervaring.Nieuwemensenwordenopgeleid

enmeegenomendooreensenior.

TotslotnogenkelezakendieHoogheemraadschapHollandsNoorderkwartierdeanderenwil

meegeven:

• Maakhetbinnenkrijgenvanaanvragenzoleanmogelijk;datscheeltgeld.

• Investeer in ervaren mensen en maak een goede mix met jonge mensen (continuïteit en

ervaring).

• Certificeernietomhetcertificeren.

• De tevredenheid van de omgeving staat of valt met de snelheid van vergunningverlening.

Investeerinhetmens-enomgevingsgerichte.

• Eensnelneeisookgoed.Hetgaateromsnelduidelijkheidteverschaffen.

• Aantoonbaarheidenherleidbaarheidkunnenbeter.

7.3 WATERSCHAP RIVIERENLAND Overzicht van de punten die de reviewers als positief hebben ervaren bij Waterschap

Rivierenland(WSRL):

1 VoorWaterschapRivierenland ishet lean ingerichtewerkproces rondvergunningverlening

een kroonjuweel. Voorheen liep het proces niet goed: het was te wisselend en er waren

werkachterstanden.Vanuitdeleanfilosofieishetprocesgoedingerichtenuitgelijnd.Overbodige

onderdelenzijnverdwenenennu isbijvergunningverleninghetprocesmooizichtbaar.De


19

mensenziendewerkvoorraad(dekast)voorzichendepiekenzijnweg,ookdepiekennade

vakantieperiode.Erwordtgewerktvanuitrisicosturingeneenjuistedoseringvandewerklast:

de ‘zwaarte’ vanvergunningenwordtaandevoorkantbepaald.Enhetmotto ‘aanrakenen

afmaken’wordttoegepast:jemaaktjewerkaf.Hetiseenvoorbeeldvoordegeheleorganisatie.

Deze filosofie wordt breed gedragen en spreidt zich uit over de organisatie. Ook vanuit de

bestuurlijkekantiserrustgekomen.Omhetchagrijnvoortezijn,isookdecommissieerbij

betrokkenaandevoorkantvanhetproces.Vergunningverleningenhandhavinghebbenzo

geengeheimenmeer.

2 Hetoudeverhaalwas:nee,tenzij.Ditisinmiddelsomgezetnaar:ja,mits.Welvanbelangisdat

deverantwoordelijkheidvooreengoedprocesinbelangrijkematebijdeaanvragerligt.Dat

moetookhelderwordengemaakt.

Alsvoorbeeldvoordiespanningtussenbeheerenomgevinggeldtmisschienwelhetvoorbeeld

vaneengrootkunstwerkvanstaalinBeuningen,van100x20meter.Deprimairereactiewas:

nietopdedijk.Vervolgensistochevengekeken:watdoetdatkunstwerknueigenlijkmetde

dijk;demeedenkstand.Endanblijkterveelmeertekunnen.Van‘nee,tenzij’naar‘ja,mits’.

Eenandervoorbeeld isdeaanlegvanondergrondsecontainers ineen regionalekade.Deze

kwestie isopgelostdoordeconstructieronddecontainerszwaarder tedimensioneren.Een

andervoorbeeldisdeoplossingmeteenopvijzelbarewoningomhetprofielvanvrijeruimte

ook op termijn ‘vrij’ te kunnen houden. Het gaat natuurlijk om de onderbouwing van de

afwijkingvanhetbeleid;datverhaalmoetverteldkunnenworden.

3 Demenseninhetvergunningverleningsproceszijnambassadeursvandeleanwerkmethode.

Handhavers zijn betrokken bij vergunningverlening (moet handhaafbaar zijn). Dit was een

langdurigproces,vanzo’nvijfjaar.Deleanfilosofiewordtnuookingezetopandereafdelingen.

Leanbetekentvooraldatdeverspillinguitprocessenwordtgehaald.Elkeactiemoetwaarde

toevoegen.Zoniet,danisdehandelingnietnoodzakelijk.

GaeenskijkenbijScania:daarisgoedzichtbaarhoehetkanwerken.Dedirectieheeftbijde

startdirectdeangelvanboventalligheideruitgehaald.Tweevasteleanadviseurslichtende

processendoorenverbeterendie.

4 Vanuitdebestuurlijkekant(kijkenddoordebrilvandeklant,deingeland)gaatheteromte

voorkomendatjeeentoongebruiktdiealsvanzelfeennegatievereactiebijdeklantgeeft.De

balanstussenbeheerenomgevingisheelgevoelig.Goedecommunicatievraagtallereerstom

dejuistetoon:hoebrengjejeboodschap?Communiceeropbestuurlijkniveauopeentoondie

derelatienietvertroebelt.Diejuistetoonvindenisinhetbeginlastig.

Inhetcollege-akkoordisopgenomendatdeorganisatiedichterbijdeburgerwilkomen;het

waterschapheeftdeburgernodigvoorzijnkeringtaak.Ditlijktmisschieneencommerciële

benadering,maarhetisbelangrijkomdiecommunicatieconcreetvormtegeven.

5 Dekeerzijdebestaatooknogsteeds.Erzijnookaanvragendienietgehonoreerdworden.Er

komenbezwaarschriftenbinnentegeneenniet-verleendevergunning.Danblijktinnegenvan

detiengevallendaterterechtisafgewezen;hetgaaterhierbijomdatergezaghebbendnee

wordtgezegd.

Sommigeaanvragengaantechnischzover,dathetvoorbijgaataandeprimairefunctievande

dijk.Enbovendien:duurzaambeherenblijfteenbelangrijkafwegingscriterium.Eenvoorbeeld

isdeaanvraagvooreengroteglaswandindedijkomalleszichtbaartemaken.

6 Voorhetrivierengebiedgeldtdatdedreigingvanhoogwaterzonuendanoptreedtendathelpt

natuurlijk mee in de veiligheidsbeleving van de aanwonenden. Uit het belevingsonderzoek

komtnaarvorendatslechts15%vandebewonersdedijkversterkingonzinvindt.Uitdecijfers

blijkt dat van die groep 80% na 1995 (de laatste hoogwatersituatie) in het gebied is komen


20

wonen.Zijhebbendusdeevacuatiesnietmeegemaakt.85%vandebevraagdenvindtdusdat

wanneerWSRLhetzegt(sterkmerk!)zeeropkunnenvertrouwendatdijkversterkingnodigis.

7 Hetmooievandeontwikkelingenisdatdevergunningverlenersenhandhaverssteedsmeer

beseffen dat ze onderdeel zijn van een groter geheel. Daarmee wordt het belang van in

verbindingzijnmetbuitensteedszichtbaarder.

Demedewerkersontwikkelenzichookindebreedte.Waterkeringenenwatersysteemzijnvan

elkaarafhankelijk.Maarookdemensenindeomgevinghebbeninvloedopenbetekenisvoor

hetbeheervandewaterkeringen.

8 Deafstemmingtussenbestuurenambtelijkeorganisatieheefteenprotocol.Dithoudtkort

gezegdin:inzijncontactenmetdebuitenwereldneemtdebestuurderdekwestieeerstmee

naardeambtelijkeorganisatieenspreektzichnognietuitnaardeexterne.Pasalsdeeigen

organisatiehaarstandpuntheeftbepaald,treedtdebestuurdernaarbuitenmethetstandpunt.

Vanbelangisdatdeambtelijkeorganisatievanuitpolitiekofbestuurlijkgevoelweethoete

handeleningevoeligekwestiesendaardebestuurderophetjuistemomentbijbetrekt.Het

mandaatisruim,maarhoudtrekeningmetdegevoeligheidnaardeomgevingenbestuurlijke

betekenis.

9 AlsadviesaanhetnieuwebestuurvanWDODeltawilmenmeegevendathetinbelangrijke

mate gaat om ‘in verbinding zijn met de omgeving’. Werk met vaste contactpersonen

(relatiemanagers)voordegemeentenenprovincies.Ophetbestuurlijkevlakishetadvies:benut

contactenenrelatiesmetingelanden,gemeenten,etc.dieanderebestuurdershebben.Staarje

dusnietblindopdeeigenportefeuille.Draagalscollegehetspeerpuntuit.BijWSRLzijnna

verkiezingen bijvoorbeeld alle wethouders uitgenodigd in sessies. Investeer in bestuurlijke

contactenenhetonderhoudendaarvan.

Daarnaast is het van groot belang om burgers op dezelfde manier te behandelen als een

overheid.Enookjeeigenmensen.WSRLhandhaaftopzijneigenwerkzaamhedenenzijneigen

mensenendoetookaangiftealsditaandeordeis.

10 WSRLlijktmeertehalenuitdekentallen.Zezijnalbezigmethetzichtbaarmakenvande

gegevensperafdelingvoordeheleorganisatie,zodateenvoudigerdatakanwordenuitgewisseld.

11 Checkpoint,principetekeningen,telefoonpuntenrevisietekeningen

11AWerkenmeteencheckpoint

CONTEXT Bijbinnenkomstgaanvergunningsaanvragenofmeldingeneerst langseencheckpoint.Dit

bestaatuiteenseniorvergunningverlenerofbeleidsmedewerker,eenvergunningverleneren

eenadministratiefmedewerkermetdiversekennisgebieden.Hetcheckpointrouleertdagelijks

entoetstdeaanvraagopdevolgendezaken:

• Volledigheid van de aanvraag. Is deze incompleet? Stuur direct een verzoek om aanvullende

gegevensnaardeaanvrager.Deaanvraagwordtgeparkeerdtotdezegegevensbinnenzijnofwordt

buitenbehandelinggelatenalsdegegevensnietbinnendegesteldetermijnontvangenzijn.

• Moet er intern advies ingewonnen worden? Zo ja, dan wordt dit meteen uitgezet bij de

betreffendeafdeling(specialisten,juristen,beheerdersoftoezichthouders).

• Valtdeaanvraagbinnenhetbeleid?Zonee,isergemotiveerdaftewijken(overweging)?

• Watisdemoeilijkheidsgraad?Eenmeldingofmindercomplexeaanvraagkrijgtdekleurgeel

enwordtopgepaktdoorvergunningverleners.Eencomplexeaanvraagkrijgtdekleurblauwen

wordtopgepaktdoor seniorvergunningverleners.Complexeaanvragenwaarvoor specifieke

kennisnodigiskrijgenroodenwordendirectopiemandsnaamgezet.


21

Op deze manier wordt een vast aantal aanvragen per dag beoordeeld. Zodra de aanvraag

compleet is en voorzien van advies, wordt deze doorgezet naar de werkvoorraad, waaruit

vergunningverlenerseenaanvraagpakken.Inprincipeisdeenigeactiedannogdevergunning

ofmeldingschrijvenenversturen.

PLUSPUNTEN• Erissturingmogelijkopkwaliteitenkwantiteit.

• Deworkflowisconstantendewerkvoorraadbeterverdeeld.

• Eriseenvlotteafhandelingendeaanvragenwordenopdejuistewijzeinhetprocesgeplaatst.

• Erisruimtevoorkennisoverdrachtenlerenvanelkaarsspecialismen.

• Hetstimuleertopéénlijndenkenendoen.

• Interneinformatieverzoekenbijspecialisten,adviseursenbeheerderswordenverminderden

georganiseerd.

• Extern overleg met organisaties, bedrijven of particulieren wordt georganiseerd door hier

gerichtesturingaantegeven.

• Administratievetakenwordenzoveelmogelijkgescheidenvanhetvergunningenproces,wat

tijdwinstoplevert.

• Door de tijdwinst kan er aandacht worden geschonken aan andere projecten naast

vergunningverlening.

AANDACHTSPUNTEN• Erismindervariatieinwerkzaamhedenopeendag.

• De samenstelling van het checkpoint: er moeten besluitvaardige medewerkers in zitten en

diversespecialisatiesvertegenwoordigdzijn:waterkeringen,watersysteem,grondwater,etc.

• Dubbelebeoordelingaanvraag:eerstcheckpoint,danbehandelendvergunningverlener.

• Pastdezewerkwijzebinnendeorganisatieenindesamenwerkingmetandereafdelingen?

11BWerkenmetprincipetekeningen

CONTEXT Indevergunningwordteenprincipetekeningvanhetvergundewerkopgenomen.Opdeze

tekening is duidelijk te zien hoe het waterschap de verleende werken voor ogen heeft, het

‘praatplaatje’.Eenvoorbeeld:


22

PLUSPUNT Helderecommunicatienaarbuiten.

AANDACHTSPUNT Aanpassingtemplatevergunning.

11CWerkenmeteentelefoonpunt

CONTEXT • TelefoontjesvoorVergunningenkomenbinnenbijdefrontoffice.

• Algemenevragenwordendirectbeantwoorddooreenfrontofficemedewerker.

• Specialistischevragenoverbeleidofeenspecifiekevergunningwordendoorgeschakeldnaar

eenseniorvergunningverlenermetveelgebiedskennisofnaarhetcheckpointvandiedag.

PLUSPUNTEN• Helderecommunicatienaarbuitenenminderdoorschakelen.

• HetclusterVergunningenisbereikbaarvoordefrontoffice.

• De overige vergunningverleners worden minder vaak gestoord en kunnen efficiënter

doorwerken.

AANDACHTSPUNT Goedeafsprakeneninformatievoorzieningrichtinghetklantcontactcentrum.

11DWerkenmetrevisietekeningen

CONTEXT Bij wijzigingen op de vergunning zorgen de gebiedsbeheerders en toezichthouders dat de

vergunninghoudernaafloopvandewerkzaamhedeneenrevisietekeningaanlevert.Zezetten

dezenagoedkeuringdoornaarGeodata.

PLUSPUNTEN• Geüpdatetegeo-informatie.

• Helderecommunicatienaarbuiten;aanspreekpunt.

• Decontroleopdenalevingvandevergunningvoorwaardenverbetert.

AANDACHTSPUNT Extrataakvoortoezichthoudersengebiedsbeheerders.

12 Er is een heldere gedragscode voor zowel puntcontact als duurzaam contact. Een van de

onderwerpendaarinis:behandeliedereengelijk.

13 Eriseengoedingerichtproces.Dithelptdemedewerkersomzichterichtenopdejuistedingen.

14 Erwordtregelmatigbuitendeeigenorganisatiegekekenomteverbeteren.

15 Eriseenstakeholdersanalyse.

16 Er is een frontoffice.Dezewordtbemenstdooreen seniorofbeleidsmedewerkermetgoede

gebiedskennis.


23

17 Eriseenveldbegeleider,diehetpraktischevoorwerkdoetbijdecomplexevergunningen.

18 Eriseengoedeverdelingvanhetwerkgebied(dijkspecialisten).

19 Eriseengoedesamenwerkingmetdijkopzichtersdieeerstelijnstoezichtdoen.

20 EriseenICT-stroomschema.

21 Erzijnhandigestroomschema’svoordegegevensverwerkingopgesteldalsuitkomstvaneen

lean proces. Dit heeft vooral goed gewerkt bij het wegwerken van achterstanden. Er is een

structureeloverlegenerzijnwerkafsprakenomdeleggeraanpassingenzogoedmogelijkte

verwerken.

22 Deafdelingzitvroegtijdigaantafelbijprojectenoverdeleveringvandejuistegegevensinde

juistevormbijdeuiteindelijkeopleveringvaneenproject.

23 Eens in de zes weken heeft elk rayon een driehoeksoverleg met vergunningverleners,

handhaversenBestuur&Organisatie(5à6personen)omvroegtijdigknelpuntentesignaleren

eneennetwerkoptebouwenvoorondermeerstartmeldingen.

24 Eriseengoedeensoepelesamenwerkingmetdijkopzichters,dieeerstelijnstoezichtdoen,en

metgebiedsgerichteveldbegeleiders,dieinputleverenbijcomplexevergunningen.

25 Er worden 6 à 7 keer per jaar luchtinspecties uitgevoerd op de waterkeringen. Dit levert

gemiddeld5tot6zakenperjaaropvoorwaterkeringen.


24

WELKE ‘APPELS’ WORDEN MEEGENOMEN NAAR EIGEN DE ORGANISATIE

8

Dedagvanhetinterviewbijhetbetreffendewaterschapwastelkensbijzonder;eenfeestvan

herkenningzodradeinterviewsgestartwaren.Inhetgesprekkwamtelkensdevraagaande

ordehoemenomgingmetverbeteringen.

De centrale vraag ging over de mogelijkheden om verbeteringen kenbaar te maken en hoe

verbeteringen structureel in de organisatie geborgd worden. Wil een gewenste verbetering

leiden tot een daadwerkelijke actie dan zal de organisatie hiervoor een proces met een

voorspelbaarverloopmoetenhebben.Daarnaastgeldtdaterzekerhedenmoetenzijnovereen

prudenteomgangmetvoorstellen. Doorhierineentransparantehoudingaantenemenen

duidelijke procedures voor te schrijven en te volgen, kan een belangrijke bijdrage gegeven

worden aan een succesvolle ontwikkeling. Ook voor de samenwerking in de vorm van het

zorgtaakkakkoordkwamuitdedriesessiedagennaarvorendatiedereorganisatieeengoed

verbeterproces moet hebben ingericht wil het de positieve zaken van de ander kunnen

gebruiken.DePDCA-cycluskanhierinhelpenomheteenenanderbeterzichtbaartemaken.

Hetfunctionerenvaneenproceseigenaarisbepalend.Hijofzijzieteroptoedatverbeteringen

aandachtkrijgenentotveranderingenkunnenleidenindevolgendeenafsluitendefase,de

Act-fase.Daarwordendeverbetervoorstellengewogen,gevolgddooreenbesluit.Voorafgaand

aandeAct-fasekomtdebouwsteenCheck.Dezebouwsteen,alseenonderdeelvaneengroter

proces,kaneralsvolgtuitzien:

Ideeën van medewerkersen betrokkenen komen binnen op borden en in

emailboxen.

Verbeteringen worden opgehaald binnen audits

en peer reviews.

Medewerkers voeren inhoudelijke evaluaties uit en noteren de uitkomsten.

Ideeën, meldingen en klachten komen vanuit de omgeving op een centraal

punt bijeen.

Kleine verbeteringen worden twee maal per week

besproken en ingevoerd.



Op grote verbeteringen zijn altijd twee verbeterteams gelijktijdig ingezet met

eigen planning.



Er is een centraal verbeterproces ingericht met een proceseigenaar.

de proceseigenaar kiest:Welke verbeteringen,

door wie, en met welke prioriteit, uitgevoerd worden.

De proceseigenaar maakt het belangrijk.

FIGUUR 1: DE BOUWSTEEN ‘CHECK’ ALS ONDERDEEL VAN EEN GROTER PROCES


25

Ditrapportisbedoeldalsoverzichtvandemeegenomen‘appels’,diedeorganisatieszelfkunnen

gebruiken. Ze kunnen ideeën van de ander oppakken en in hun eigen verbetercyclus laten

landen.

Dit hoofdstuk geeft een indicatie van de positieve punten waarvan we nu al weten dat ze

ingevoerdgaanwordenbijdewaterschappen.Hetoverzichtmoetnietalscompleetworden

beschouwd.Weproberenhetdoorlopendekaraktertestimulerendooraanhetbeginvande

komendereviewssteedstekijkenwatermetdeoogstisgedaan.

8.1 WATERSCHAP DRENTS OVERIJSSELSE DELTA OverzichtvandepositievepuntenuitdepeerreviewdieWaterschapDrentsOverijsselseDelta

(WDODelta)gaatinvoeren:

1 Vanuitbestuurlijkperspectiefstaanhetprocesenderelatiecentraal;nietdirectdeinhoud.

Communicatiemetdeomgevingspeeltdaarbijeenbelangrijkerol,zowelinvormalsinhoud.

Toelichting:vooreenvergunningverlenerishetvanbelangomzichterealiserendathetcontact

meteenaanvragervoorhemwellichtkort,incidenteelenniet-wederkerigvankarakteris,maar

vooreenbestuurderniet.Contacteninhetvergunningverleningsproceskunneneenonderdeel

zijnvaneenbrederenlangercontactwaarinderelatiewederkerigis–waareenaanvragernu

ietsvanhetwaterschapwil,wilhetwaterschapwellichtindetoekomstietsvandeaanvrager.

Eenstakeholdersanalysevoorhetthemawaterveiligheidkanhelpenominzichttekrijgenin

hetrelevantekrachtenveld.Ookheteerdergenoemdebelevingsonderzoekhelptomreactiesvan

ingelandentekunnenplaatsenenpassendecommunicatieinterichten.

2 Het punt hierboven stelt eisen aan de relatie tussen bestuur en ambtelijk apparaat. Een

bestuurderneemtwathijbuitenhoortmeenaarbinnen‘zondermeteeneenreactietegeven’

omhetverhaalvanbinnentehoren–hoorenwederhoor.Vooreenambtenaariseengoede

bestuurlijkeantennevereist:hoewelafhandelingvaneenvergunningbestbinnenhetmandaat

kanpassen,ishetsomszinnigomtocheenbestuurderaantelatenhaken.Beidekanalen(van

buitennaarbinnenenandersom)vallenmoeilijkineenprotocoltevangen.

3 Behandel iedereen gelijk: mede-overheden gelijk aan particulieren gelijk aan eigen

medewerkers!

4 Hetleantrajectiseenkroonjuweel.Hetbelangvaneengoedingerichtprocesisgrootenmaakt

datdefocuskomtteliggenopzakendieerechttoedoen.Daarisimmerstijdvoor.

5 Praktischeinvoeringvandeappels:

• HHNK11:hetprocesvanbinnenkomsttotplanvanaanpak,enopleidingvandemedewerkers,

onderandereoverdebeoordelingvaneenaanvraag.

• WRSL11d:overlegtussenvergunningverleners,handhaversenbeheerenonderhoud.


26

8.2 HOOGHEEMRAADSCHAP HOLLANDS NOORDERKWARTIER

Overzicht van de positieve punten uit de peerreview die Hoogheemraadschap Hollands

Noorderkwartier(HHNK)gaatinvoeren:

1 Vergunningverleningaandevoorkantbijprojectenenontwikkeling(WDODelta).Ondanksdat

HHNK een grotere organisatie is met een grotere diversiteit aan projecten en wisselende

aanspreekpunten en projectleiders, wil Vergunningverlening zich inzetten om eerder

betrokkentewordenbijontwikkelingenbinnendeorganisatie.Ditwildeafdelingdoendoor

meermeetedenkenenmeercontactte leggenmetcollega’sopandereafdelingen.Ookhet

aanpassenvanhetwerkprocesvoorprojectplannenkanhierpositiefaanbijdragen.

2 Werkenmeteencheckpoint(Rivierenland),maardanindelightversie.Deinsteekisomvier

vergunningverleners binnenkomende aanvragen aan de voorkant te laten toetsen op

volledigheidvandeaanvraagomzodedoorlooptijdteverkorten.Daarnaastgaanzekijkenof

adviesvantaakafdelingen(zoalsadviseurswaterkeringen)noodzakelijkis,ofdatdekennisop

deeigenafdelingbeschikbaaris.

3 Telefoonpunt (Rivierenland). Momenteel wordt bekeken of HHNK kan werken met een

telefoonschema,zodaterperdagofweekeenvastaanspreekpuntisvoortelefonischevragen.

4 Revisietekeningen(Rivierenland).InoverlegmetBeheerenToezichtgaatHHNKkijkenwiede

taakopzichneemtomachterderevisietekeningenaantegaanendezedoortespelennaar

Geodata.

Degenoemdepuntenzijnplannenendaaromnognietconcreetuitgewerkt.Tussenfebruarien

mei 2016 organiseert HHNK een aantal werksessies om in het kader van de Zorgplicht het

procesvanvergunneninzichtelijktemakenenteverbeteren.HierbijzijnVergunningverlening,

P&OendesamenwerkendeafdelingenBeheer,ToezichtenAdviesWaterkeringenaanwezig.In

desessiesnemenzeookdebovenstaandepuntenmeeomdieconcreettemaken.

8.3 WATERSCHAP RIVIERENLAND

EenpositiefpuntuitdepeerreviewdatWaterschapRivierenlandgaatinvoeren:

HHNK,appel10:vergunningenenmeldingenzichtbaarmakeninGeodata.

AlsWaterschapRivierenlandovergaatopPowerbrowsergaanzebijdeintakevanvergunningen

enmeldingendelocatiemarkereninGeoweb.


27

EVALUATIE

9

9.1 DOELEN GEHAALD?

Een peerreview wordt gezien als een positieve, laagdrempelige methode om het leren en

verbeterenindeorganisatiesnogverdertestimuleren.Tijdensdeslotevaluatieisbeoordeeldof

dedoelenzijnbehaald. Indezeparagraafzettenwededoelennogmaalsopeenrijmeteen

algemenebeoordeling.Hierbijisgroenpositief,paarskannogbeterengrijsnietuitgevoerdof

nietgebeurd.

• Positieveeerstepeerrevieworganiseren:

- Contactenleggen.

Ja,erzijnveelnieuwecontactengelegd.Erhebbenpositievegesprekkenplaatsgevondenenmensenweten

elkaarnubetertevinden.

- ….jaarervaringbijelkaarbrengen.

437jaarervaringisbijelkaargebracht.

- Gesprekkenorganiseren.

Ja,deorganisatieverliepgoed.Bijiederwaterschapzijnwegoedontvangenenerwasveelbetrokkenheid:

mensenwarenaanwezig,facilitairwasallesprimaopordeeninsommigegevallengavendirectieen

leidinggevendeneenintroductie.

• Nadenkenovereenlogischevormvanpeerreviewsenhiereeninstructievoormaken.

Ja,erisnagedachtovereenlogischevormvanreviews:waarderende,positievegesprekkenlijkeneengoede

insteekvoordereviews.Deverantwoordelijkheidvoorhetveranderenenverbeterenblijftbinnendeeigen

organisaties;demedewerkersgaanalleenshoppennaargoedezaken.

Ja,eriseeninstructiegemaaktdiekanwordengebruiktbijdeorganisatievanallevormenvanvervolgreviews.

• Kijkenofdepeerrevieweengoedmiddelisomhetlerentefaciliterenenzoja,eenvervolg

initiëren.

Ditdoelishalfbehaald.

Eenzeerpositiefpuntisdatergesprekkenhebbenplaatsgevondenoververbetereninhetalgemeen:hoelaat

jeverbeteringenlandenindeorganisatie?

- WaterschapRivierenlandheeftzijnvormvanverbeterenuitgelegd.

- WaterschapDrentsOverijsselseDeltawilzijnverbeterproceseenimpulsgevenenherinrichten.

- HoogheemraadschapHollandsNoorderkwartier isnetgestartmet een teamdathetproces inkaart

brengtenkomtmetvoorstellenvoorverbeteringen.

Inhetalgemeengeldtdatmetdeappelsvandezerevieweenaantalveranderingenwordtdoorgevoerd,maar

datditwellichtnogkanverbeterenalsallewaterschappenhunverbeterproceshebben(her)ingericht.


28

9.2 PUNTEN UIT DE EVALUATIES VAN DE PEERREVIEW ZELF EN TIPS VOOR HET VERVOLG

Aanheteindvan iederereviewdaghebbenwedereviewzelfgeëvalueerd.Deonderstaande

puntenkwamendaarbijnaarvoren.

PUNTEN NA DE REVIEWDAG BIJ WATERSCHAP DRENTS OVERIJSSELSE DELTA:• Algemeen:positief.Goedepuntenopgehaald.Zinvol.

• Soepelegesprekken.

• Naastappelsvooreigengebruik,komenerwaarschijnlijkookgezamenlijkeleerpuntenuit.

• Ervoorwakendathetgesprekpositiefblijft.Mensenvoelenhettochsnelalsaudit.Geenoordeel

vormen,geendiscussieaangaan.

• DeZorgplichtnognadrukkelijkerinbeeldlatenkomen.Bijvoorbeelddooreenauditkadermet

eenvragenlijstgebaseerdopvragenvandeInspectieLeefomgevingenTransport(ILT).Ditaan

latensluitenbijdebenchmark(processenenKPI’s).

• In de volgende reviews meer diepgang zoeken: minder mensen, diepgaandere en langere

gesprekken.

• Hetisgeenaudit,maarkennelijkwordtditheelsnelzogevoeld.

PUNTEN NA DE REVIEWDAG BIJ HOOGHEEMRAADSCHAP HOLLANDS NOORDERKWARTIER:• Opnaareenvervolg,ookmetmeerderewaterschappen.

• Dedrangomappelsoptehalenwaszekeraanwezig.

• Laagdrempelig.

• Positievepunten,maarooknegatievepuntenzijnbenoemd.

• Vanuitdegeïnterviewden:

“Eenmooiemanieromvanelkaarteleren.Ergleuk.Goedomzakenuittewisselen.”

“IkverwachtstraksvandemensendiebijWRLenWDODeltadeinterviewshebbengehouden

datzeietsmooismeeterugnemen.”

• Hetzoumooizijnomsamenhetwerkprocesvergunningverleningteschrijven.

• De gesprekken verliepen heel goed en werden ook zeer gewaardeerd. De vragenlijst werd

mindergewaardeerd.Eenideeisombijdevolgenderevieweenartikelmetpositieveervaringen

vandegeïnterviewdentegebruiken.Ditartikelisalopgesteldentevindeninbijlage6.

PUNTEN NA DE REVIEWDAG BIJ WATERSCHAP RIVIERENLAND:• Deelnamevanbestuurdersendirectieledenheeftmeerwaarde.

• Eenuurisgenoegperinterview(excl.voorbereidingstijd).

• TerugleggenresultateninCommissieWaterkeringenvandeUnievanwaterschappen.

• Alledriedereviewszijngoedverlopen.

• Goedeoogst.

ALGEMEEN• Peerreviewsfinancieelevaluerenismogelijk.Bekijkperrondewatdevoorgaandeverbeteringen

hebbenopgeleverdendrukdituitinsigarendoossommen.Dezepeerreviewheeftongeveereen

derdemanjaargekost;ditiscirca30.000euro.


29

9.3 DANKWOORD AAN ALLE DEELNEMERS

Tot slot willen we iedereen bedanken die mee heeft gedaan aan deze eerste peerreview.

Wehebbenhetalszeerpositiefervarenenhopenjullieindetoekomstweertespreken!

VERGUNNINGVERLENING WATERKERINGEN DECEMBER 2015€¦ · waterveiligheid bovenaan. 19 Op het...

Documents

Transcript of VERGUNNINGVERLENING WATERKERINGEN DECEMBER 2015€¦ · waterveiligheid bovenaan. 19 Op het...