Leren archiveren

Verenigingsarchief zkt. archivaris

20 februari 2016

Dendermonde 20 februari 2016 Programma

Vanaf 9u Onthaal

9u - 9.30 u Verwelkoming

9u30 9u40 Kennismakingsronde

9u40 10u40 Wat is archief?

Waarom archief bewaren?

Hoe archief bewaren in vijf stappen: inleiding

10u40 11u Pauze

11u 12u Hoe archief bewaren in vijf stappen?

Stap 1: archief in kaart brengen

Stap 2: ordenen en beschrijven

12u Vragenrondje

12u15 Rondleiding

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Even kennismaken

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

3 vragen

1. Wat is archief?

2. Waarom archief bewaren?

3. Hoe archief bewaren?

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Wat is archief?

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Archief is

Geheel van archiefstukken ongeacht vorm ontvangen of opgemaakt door een persoon, groep personen of organisatie vanuit zijn activiteiten en taken

M.a.w. = geheugen van de vereniging

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Oefening: herken je archiefstuk

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Website?

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Foto Willemsfondsontmoetingsdag?

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Facebookpagina?

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Persknipsels?

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Flyer Davidsfonds?

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Conclusie

Weerspiegelt eigen werking

Divers van aard:

papieren n digitale documenten

affiches

fotos

films

Trofeen

etc.

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Waarom archief bewaren?

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Levensloop archief

Dynamische fase

Statische fase

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Dynamische fase

Juridische waarde

Bewijskracht (bijv. boekhouding)

Administratieve waarde

Informatief nut (bijv. ledenlijsten)

Verantwoording

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Statische fase

Geen administratief nut -> vernietigen?

Historische / wetenschappelijke waarde

Bewijswaarde (geheugen)

Promotie-instrument

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Wall of history roeiclub Brugge

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Hoe archief bewaren?

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Stappenplan

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

1. Je archief in kaart brengen

2. Ordenen en beschrijven

3. Selecteren

4. Bewaren

5. Valoriseren

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Stap 1: Breng je archief in kaart

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Breng je archief in kaart

Oorzaak: vaak verspreid onder bestuursleden

Gevolgen: versnipperd en uiteindelijk verloren!

archief als persoonlijk bezit

Acties: - Stel n verantwoordelijke aan

- Maak een plan voor de toekomst

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Breng je archief in kaart

1. Lanceer een oproep binnen de club

2. Ga op zoek naar jullie verleden

3. Noteer basisgegevens in een overzicht

Trek hieruit je conclusies!

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Voorbeeld

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Nr. Fysieke locatie of type drager

Inhoud Omvang Datering Fysieke staat

1. Zwarte kast op zolder in lokaal vereniging

Subsidiedossiers 9 ringmappen 1960-1990

Mappen zijn scheefgezakt

2. Harde schijf van de secretaris

Verslagen van vergaderingen bestuur

50 MB 1998-heden

Sommige documenten zijn van Word 1997

3. Bij de voorzitter thuis

Boekhouding 3 archiefdozen 1978-1990

Goede staat

Breng het archief fysiek samen op n plaats

Berg alles op in dozen (behoud orde!)

Geef elke doos een doorlopend nummer

Noteer per doos enkele kenmerken

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Aan de slag

Voorbeeld

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Doosnummer Inhoud Datering Omvang

1. Subsidiedossiers 1930-1960 5 mappen

2. Briefwisseling 1950-2000 5 mappen

3. Oprichtingsakte (1) Jaarverslagen (2)

1921 (1) 1980-1990 (2)

1 stuk (1) 2 mappen (2)

4. Verslagen van vergaderingen Raad van Bestuur

1980-2000 1 doos

5. Programmas van activiteiten

1990-2000 3 mappen

Tips

Documenten worden vaak in reeksen of dossiers aangemaakt

Trek deze nooit zomaar uit elkaar!

Bewaar opschriften op verpakkingen

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Stap 2: Ordenen en beschrijven

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Waarom?

Time is money

Gemakkelijk documenten terugvinden

Overzicht en structuur (context)

Volledige en unieke dossiers

Toegang tot meest recente informatie

Versiebeheer (dubbels vermijden)

Back-up

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Hoe?

Individuele documenten

Dossiers en series

Gegroepeerd in reeksen

Onderbrengen in klassement

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Individuele documenten Wat is functie en doel?

2 opties:

Dossier - Alle documenten die ontstaan uit zaak (vergaderdossier)

- Welk criterium: zaakdossier, verzameldossier en onderwerpdossier

- Hoe documenten in dossier rangschikken

- Welke volgorde aan reeks dossiers (alfabetisch of chronologisch)

Serie - Groep van documenten die op elkaar lijken (functie of vorm)

- Beperkt aantal documenten (bv. vergaderverslagen)

- Alfabetisch of chronologisch

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Klassement

Volgens onderwerp

Volgens functie

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Volgens onderwerp

= Alle documenten onderbrengen in rubrieken

Per onderwerp in n map

Onderwerp afleiden uit inhoud

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

VTB-VAB afdeling Antwerpen

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

1. Cultuur 1.1. Dansen 1.2. Film 1.3. Fotografie 1.4. Geschiedenis 1.5. Kunst en archeologie 1.6. Muziek 1.7. Opera 1.8. Religie 1.9. Toneel en theater 2. Jeugd 3. Sport 4. Toerisme

Opmerkingen

Praktisch maar subjectief (synoniemen)

Document heeft meer dan n onderwerp

Op meerdere plaatsen = moeilijk te vinden!

Indeling van je vereniging volgens onderwerp

Context ontbreekt

Goed voor bibliotheek, niet voor archief

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Ordening volgens functie

= Weergave van functioneren vereniging

Hirarchisch overzicht van functies, taken en activiteiten (intern en extern)

Logisch en tijdloos

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

VTB-VAB afdeling Antwerpen 1. Organisatie 1.1. Briefwisseling 1.2. Jaarverslagen 1.3. Bestuur 1.3.1. Medewerkersvergadering 1.4. Financieel beheer en logistiek 2. Activiteiten 2.1. Algemeen 2.2. Uitstappen 2.3. Sport 2.4. Voordrachten 2.5. Festiviteiten 2.5.1. Jubilea 2.5.2. Huldevieringen 2.6. Tentoonstellingen 2.7. Communicatie 2.7.1. Publicaties 2.7.1.1. Nieuwsbrieven 2.7.2. Pers 3. Activiteiten van contacten 4. Documentatie en onderwerpmappen

Opmerkingen

Je moet goed je organisatie kennen

Archiefdocument komt voort uit taken = functioneel klassement sluit aan bij werking

Objectief en stabiel

Minder taken dan onderwerpen

Voordeel: context aanwezig

Nadeel: zoeken via onderwerp

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Tips voor goed klassement

Van algemeen naar bijzonder

Op basis van taken en activiteiten

Niet klakkeloos gebruiken => aanpassen voor je eigen organisatie!

Geef alle documenten een plaats

Vermijd overlap tussen afdelingen

Geen rubrieken varia of diversen

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Klassement Mappenstructuur

1. Organisatie 1.1. Oprichting 1.2. Briefwisseling 1.3. Jaarverslagen 1.4. Bestuur 1.5. Financieel beheer en logistiek 1.6. Ledenbeheer 2. Activiteiten 2.1. Basiswerking 2.2. Projecten 2.3. Communicatie 3. Documentatie en onderwerpsmappen

=

Hoe?

Alle documenten van n zaak of project

Mappen (reeksen dossiers en series)

Functionele mappenstructuur

bladeren

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Mappenstructuur

Tips papieren archief

Gebruik rubriekcodes

Beperk tot diepte van 5 mappen

Herhaal mapnaam niet in bestandsnaam

Plaats geen losse bestanden in hoofdmap

Kies voor een betekenisvolle bestandsnaam

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Tips naamgeving

Maximum 256 karakters (pad)

Gebruik enkel a-z en 0-9

Werk met underscore (_) i.p.v. spaties

Gebruik niet : , ? . / % ^ () &

Vermijd afkortingen

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Bestandsnamen Vaste ingredinten: Type document: brief, verslag, uitnodiging, lijst, contract,

affiche, etc. Onderwerp: zeer summier, naam activiteit (foto van) Auteur (eventueel): initialen Datum: gebruik YYYYMMDD-notatie (sorteren) Versie: ontwerp, definitief, aangepast Extensie: niet wijzigen!

Voorbeelden: 20140312_Brief_verhuurlokaal_v1_0.docx 20150809_verslag.pdf

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Versiebeheer

Geef dezelfde naam aan documenten

Gebruik geen punten maar underscores en een nummer (meest recent):

verslag_v0_9.docx

verslag_v1_2.docx

Of gebruik vaste afkortingen: ONTW, DEF, HERZ

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Voorbeeld

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

20150809_verslag.pdf

E-mails

Gebruik een offline e-mailclient (bv. Outlook)

Haal e-mails uit webclients (Gmail, Hotmail) offline

Ideaal: In het digitaal klassement

Alternatief: Bouw mappenstructuur in e-mailclient => exporteer berichten als msg of eml naar de digitale mappenstructuur

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Tweede verbeterde versie

van de folder

voor het eetfestijn.png

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Oefeningen

Folder_v0_2.png

in map 6_4_Eetfestijnen

bv. \Jaarmarkt_20090201

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Oplossing

Jdb.doc

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Oefeningen

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Speech van Jo De Bel voor een jubileum?

Toespraak_Jodebel.doc

in map 6_5_Jubilea

\20130102_Huldiging_Roger_Verhaegen

Oplossing

Bestandsformaten Bewaartermijn document is langer dan de

levensduur van een bestandsformaat

(bv. leesbaarheid oudere versies Word)

Ideaal: sla op in OpenDocument-formaat of pdf/a

Zoniet: gebruik courante formaten en sla ze om de 4 5 jaar op in de recentste versie (bv. doc > docx)

Vermijd compressie en paswoorden

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Voorbeelden

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Tekstbestanden: pdf/a, odt, txt, xml

Rekenbladen: pdf/a, ods, xml

Presentaties: pdf/a, odp, tiff

E-mail: eml, msg, txt, xml

Afbeeldingen: tiff, jpeg2000

Geluid: wav, flac | Video: mxf, mjpeg2000

Websites: html, xml | Databanken: xml

Juist of fout?

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Ons archief moet volledig geordend worden op onderwerp.

Mijn digitaal archief bewaar ik als versleutelde zip-file.

Documenten die ik niet kan plaatsen in het klassement, klasseer ik in de map algemeen.

Ik moet al mijn documenten opslaan als pdf om te archiveren.

Maak je archief vindbaar

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Meld je archief bij Archiefbank www.archiefbank.be

Vragen ?

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris