Verenigingsarchief zkt. archivaris 20 februari...
Transcript of Verenigingsarchief zkt. archivaris 20 februari...
Dendermonde – 20 februari 2016 Programma
• Vanaf 9u Onthaal
• 9u - 9.30 u Verwelkoming
• 9u30 – 9u40 Kennismakingsronde
• 9u40 – 10u40 Wat is archief?
Waarom archief bewaren?
Hoe archief bewaren in vijf stappen: inleiding
• 10u40 – 11u Pauze
• 11u – 12u Hoe archief bewaren in vijf stappen?
Stap 1: archief in kaart brengen
Stap 2: ordenen en beschrijven
• 12u Vragenrondje
• 12u15 Rondleiding
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
3 vragen
1. Wat is archief?
2. Waarom archief bewaren?
3. Hoe archief bewaren?
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
Archief is…
• “Geheel van archiefstukken ongeacht vorm ontvangen of opgemaakt door een persoon, groep personen of organisatie vanuit zijn activiteiten en taken”
• M.a.w. = geheugen van de vereniging
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
Conclusie
• Weerspiegelt eigen werking
• Divers van aard:
papieren én digitale documenten
affiches
foto’s
films
Trofeeën
etc.
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
Levensloop archief
Dynamische fase
Statische fase
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
Dynamische fase
Juridische waarde
Bewijskracht (bijv. boekhouding)
Administratieve waarde
Informatief nut (bijv. ledenlijsten)
Verantwoording
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
Statische fase
• Geen administratief nut -> vernietigen?
Historische / wetenschappelijke waarde
Bewijswaarde (geheugen)
Promotie-instrument
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
1. Je archief in kaart brengen
2. Ordenen en beschrijven
3. Selecteren
4. Bewaren
5. Valoriseren
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
Breng je archief in kaart
• Oorzaak: vaak verspreid onder bestuursleden
• Gevolgen: – versnipperd en uiteindelijk… verloren!
– archief als “persoonlijk bezit”
• Acties: - Stel één verantwoordelijke aan
- Maak een “plan voor de toekomst”
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
Breng je archief in kaart
1. Lanceer een oproep binnen de club
2. Ga op zoek naar jullie verleden
3. Noteer basisgegevens in een overzicht
Trek hieruit je conclusies!
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
Voorbeeld
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
Nr. Fysieke locatie of type drager
Inhoud Omvang Datering Fysieke staat
1. Zwarte kast op zolder in lokaal vereniging
Subsidiedossiers 9 ringmappen 1960-1990
Mappen zijn scheefgezakt
2. Harde schijf van de secretaris
Verslagen van vergaderingen bestuur
50 MB 1998-heden
Sommige documenten zijn van Word 1997
3. Bij de voorzitter thuis
Boekhouding 3 archiefdozen 1978-1990
Goede staat
Breng het archief fysiek samen op één plaats
Berg alles op in dozen (behoud orde!)
Geef elke doos een doorlopend nummer
Noteer per doos enkele kenmerken
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
Aan de slag
Voorbeeld
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
Doosnummer Inhoud Datering Omvang
1. Subsidiedossiers 1930-1960 5 mappen
2. Briefwisseling 1950-2000 5 mappen
3. Oprichtingsakte (1) Jaarverslagen (2)
1921 (1) 1980-1990 (2)
1 stuk (1) 2 mappen (2)
4. Verslagen van vergaderingen Raad van Bestuur
1980-2000 1 doos
5. Programma’s van activiteiten
1990-2000 3 mappen
Tips
• Documenten worden vaak in reeksen of dossiers aangemaakt
Trek deze nooit zomaar uit elkaar!
• Bewaar opschriften op verpakkingen
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
Waarom?
• Time is money
• Gemakkelijk documenten terugvinden
• Overzicht en structuur (context)
• Volledige en unieke dossiers
• Toegang tot meest recente informatie
• Versiebeheer (dubbels vermijden)
• Back-up
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
Hoe?
Individuele documenten
Dossiers en series
Gegroepeerd in reeksen
Onderbrengen in klassement
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
Individuele documenten Wat is functie en doel?
2 opties:
Dossier - Alle documenten die ontstaan uit zaak (vergaderdossier)
- Welk criterium: zaakdossier, verzameldossier en onderwerpdossier
- Hoe documenten in dossier rangschikken
- Welke volgorde aan reeks dossiers (alfabetisch of chronologisch)
Serie - Groep van documenten die op elkaar lijken (functie of vorm)
- Beperkt aantal documenten (bv. vergaderverslagen)
- Alfabetisch of chronologisch
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
Volgens onderwerp
= Alle documenten onderbrengen in rubrieken
• Per onderwerp in één map
• Onderwerp afleiden uit inhoud
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
VTB-VAB afdeling Antwerpen
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
1. Cultuur 1.1. Dansen 1.2. Film 1.3. Fotografie 1.4. Geschiedenis 1.5. Kunst en archeologie 1.6. Muziek 1.7. Opera 1.8. Religie 1.9. Toneel en theater 2. Jeugd 3. Sport 4. Toerisme
Opmerkingen
• Praktisch maar… subjectief (synoniemen)
• Document heeft meer dan één onderwerp
• Op meerdere plaatsen = moeilijk te vinden!
• Indeling van je vereniging ≠ volgens onderwerp
• Context ontbreekt
• Goed voor bibliotheek, niet voor archief
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
Ordening volgens functie
= Weergave van functioneren vereniging
• Hiërarchisch overzicht van functies, taken en activiteiten (intern en extern)
• Logisch en tijdloos
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
VTB-VAB afdeling Antwerpen 1. Organisatie 1.1. Briefwisseling 1.2. Jaarverslagen 1.3. Bestuur 1.3.1. Medewerkersvergadering 1.4. Financieel beheer en logistiek 2. Activiteiten 2.1. Algemeen 2.2. Uitstappen 2.3. Sport 2.4. Voordrachten 2.5. Festiviteiten 2.5.1. Jubilea 2.5.2. Huldevieringen 2.6. Tentoonstellingen 2.7. Communicatie 2.7.1. Publicaties 2.7.1.1. Nieuwsbrieven 2.7.2. Pers 3. Activiteiten van contacten 4. Documentatie en onderwerpmappen
Opmerkingen
• Je moet goed je organisatie kennen
• Archiefdocument komt voort uit taken = functioneel klassement sluit aan bij werking
• Objectief en stabiel
• Minder taken dan onderwerpen
• Voordeel: context aanwezig
• Nadeel: zoeken via onderwerp
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
Tips voor goed klassement
• Van algemeen naar bijzonder
• Op basis van taken en activiteiten
• Niet klakkeloos gebruiken => aanpassen voor je eigen organisatie!
• Geef alle documenten een plaats
• Vermijd overlap tussen afdelingen
• Geen rubrieken “varia” of “diversen”
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
Klassement Mappenstructuur
1. Organisatie 1.1. Oprichting 1.2. Briefwisseling 1.3. Jaarverslagen 1.4. Bestuur 1.5. Financieel beheer en logistiek 1.6. Ledenbeheer 2. Activiteiten 2.1. Basiswerking 2.2. Projecten 2.3. Communicatie 3. Documentatie en onderwerpsmappen
=
Hoe?
Alle documenten van één zaak of project
Mappen (reeksen dossiers en series)
Functionele mappenstructuur
“bladeren”
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
Mappenstructuur
• Tips papieren archief
• Gebruik rubriekcodes
• Beperk tot diepte van 5 mappen
• Herhaal mapnaam niet in bestandsnaam
• Plaats geen losse bestanden in hoofdmap
• Kies voor een betekenisvolle bestandsnaam
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
Tips naamgeving
• Maximum 256 karakters (pad)
• Gebruik enkel a-z en 0-9
• Werk met underscore (_) i.p.v. spaties
• Gebruik niet : , ? . / % ^ ¨ () &
• Vermijd afkortingen
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
Bestandsnamen • Vaste ingrediënten: Type document: brief, verslag, uitnodiging, lijst, contract,
affiche, etc. Onderwerp: zeer summier, naam activiteit (foto van…) Auteur (eventueel): initialen Datum: gebruik YYYYMMDD-notatie (sorteren) Versie: ontwerp, definitief, aangepast Extensie: niet wijzigen!
Voorbeelden: 20140312_Brief_verhuurlokaal_v1_0.docx 20150809_verslag.pdf
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
Versiebeheer
• Geef dezelfde naam aan documenten
• Gebruik geen punten maar underscores en een nummer (meest recent):
verslag_v0_9.docx
verslag_v1_2.docx
• Of gebruik vaste afkortingen: ONTW, DEF, HERZ
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
E-mails
• Gebruik een offline e-mailclient (bv. Outlook)
• Haal e-mails uit webclients (Gmail, Hotmail) offline
• Ideaal: In het digitaal klassement
• Alternatief: Bouw mappenstructuur in e-mailclient => exporteer berichten als msg of eml naar de digitale mappenstructuur
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
Tweede verbeterde versie
van de folder
voor het eetfestijn.png
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
Oefeningen
Folder_v0_2.png
in map 6_4_Eetfestijnen
bv. \Jaarmarkt_20090201
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
Oplossing
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
Speech van Jo De Bel voor een jubileum?
Toespraak_Jodebel.doc
in map 6_5_Jubilea
\20130102_Huldiging_Roger_Verhaegen
Oplossing
Bestandsformaten • Bewaartermijn document is langer dan de
levensduur van een bestandsformaat
(bv. leesbaarheid oudere versies Word)
• Ideaal: sla op in OpenDocument-formaat of pdf/a
• Zoniet: gebruik courante formaten en sla ze om de 4 à 5 jaar op in de recentste versie (bv. doc > docx)
• Vermijd compressie en paswoorden
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
Voorbeelden
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
• Tekstbestanden: pdf/a, odt, txt, xml
• Rekenbladen: pdf/a, ods, xml
• Presentaties: pdf/a, odp, tiff
• E-mail: eml, msg, txt, xml
• Afbeeldingen: tiff, jpeg2000
• Geluid: wav, flac | Video: mxf, mjpeg2000
• Websites: html, xml | Databanken: xml
Juist of fout?
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
• Ons archief moet volledig geordend worden op onderwerp.
• Mijn digitaal archief bewaar ik als versleutelde zip-file.
• Documenten die ik niet kan plaatsen in het klassement, klasseer ik in de map “algemeen”.
• Ik moet al mijn documenten opslaan als pdf om te archiveren.
Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris
Meld je archief bij Archiefbank www.archiefbank.be