17 december 2012 1

Met dank aan:

Provinciale Archiefinspectie Zuid-Holland

Regiobijeenkomst 29 november 2012

Archiefinspectie Dordrecht

17 december 2012 2

Voorstellen

Gemeentelijke Archiefinspectie Regio

Robin Lassche

E: r.lassche@dordrecht.nl

T: 06 519 8 3344

17 december 2012 3

Verantwoord Vervangen

17 december 2012 4

Vervanging

Bewust vernietigen van documenten

Een kopie/reproductie in de plaats stellen van het origineel

17 december 2012 5

Begripsverwarring

Volgens de Van Dale

Substitutie = iets in de plaats stellen van

Vervanging = iets in de plaats stellen van

17 december 2012 6

Vormen van vervanging

- Van papier naar papier

- Van papier naar, digitale drager

- Van digitaal naar papier

- Van microfilm naar digitaal

- Van video naar DVD

enz.

17 december 2012 7

Wat is vervangen?

Informatie met behoud van context en functionaliteitongeschonden door de tijd brengen

- met behulp van de daarvoor - op dat moment -meest geschikte methoden en technieken

- met waarborgen omtrent integriteit, betrouwbaarheid en authenticiteit.

17 december 2012 8

Wijziging in 2013

- Machtiging verdwijnt uit de Archiefwet

- Eisen voor vervanging opgenomen in Archiefregeling

17 december 2012 9

Wettelijke grondslagvervanging

Artikel 7 van de Archiefwet 1995

De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reprodukties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen.

17 december 2012 10

Basiscriteria

- Na honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang

- Voldaan wordt aan (eisen van) goede, geordende en toegankelijke staat

Voldoen aan:

- Artikel 3 van de Archiefwet 1995

- Artikelen 2, 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995

- Archiefregeling 2010

17 december 2012 11

AB - Artikel 2

1. Bij […] besluiten omtrent de vervanging van archiefbescheiden door reprodukties en […..] wordt rekening gehouden met:

a. de taak van het desbetreffende overheidsorgaan;

b. de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;

c. de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; en

d. het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

17 december 2012 12

AB - Artikel 6

1. De zorgdrager besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reprodukties slechts indien de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.

2. De zorgdrager maakt zowel bij een aanvraag om een machtiging als bedoeld in artikel 7 van de wet, als bij de bekendmaking van een besluit als bedoeld in het eerste lid melding van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d.

17 december 2012 13

AB - Artikel 8

De zorgdrager maakt van de vernietiging, vervanging of vervreemding een verklaring op, die ten minste een specificatie van de vernietigde, vervangen of

vervreemde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging, vervanging of vervreemding is geschied.

Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten, indien zij niet waren vernietigd, vervangen of vervreemd.

17 december 2012 14

Archiefregeling

De nieuwe informatiedragers, bijvoorbeeld microfilms en optische schijven, moeten voldoen aan de eisen die worden gesteld in de Archiefregeling, die vanaf 1 april 2010 van kracht is.

17 december 2012 15

Stappenplan verantwoord

vervangen

Zorgdrager:

- Opstellen Handboek Vervanging

Zorgdrager / Extern instituut:

- Uitvoeren proefdigitalisering

- Beperkte kwaliteitsproef om technische instellingen te testen

- Resultaten te matchen aan de eisen

Extern instituut:

- Kwaliteitscontrole resultaten proefdigitalisering

17 december 2012 16

Stappenplan

Zorgdrager overleg met de archiefinspectie

- Overleg over nadere invulling technische en procedurele eisen t.b.v. kwaliteitsborging.

- Afspraken over toetsingsmomenten, etc.

Zorgdrager

- Verkrijgen positief advies gemeentearchivaris en nemen besluit vervanging

17 december 2012 17

Stappenplan

Archiefinspectie: beoordelen Handboek Vervanging

Archiefinspectie adviseert positief tot vervanging - na goedkeuring handboek

Zorgdrager: bekendmaking besluit tot vervanging d.m.v. publicatie

17 december 2012 18

Uitzonderingen

- Documenten die vanwege hun uitwendige vorm van belang zijn voorhet cultureel erfgoed

- Documenten met een symbolische waarde voor het cultureel erfgoed

- Documenten waarvan de authenciteit of integriteit niet vast staat

- Documenten die op grond van een wettelijke bepaling in de oorspronkelijke vorm bewaard dienen te worden

17 december 2012 19

Wat doen we met

originele documenten?

Originele documenten moetenvernietigd worden, anders kan er geensprake zijn van vervanging.