Verandermanagement. Een integrale aanpak

Click here to load reader

  • date post

    19-Jan-2016
  • Category

    Documents

  • view

    51
  • download

    2

Embed Size (px)

description

Verandermanagement. Een integrale aanpak. Hoofdstuk 7. Implementatie veranderingen. IST-situatie Interne organisatie. SOLL-situatie Kritische succesfactoren (KSF). Strategie en vaststellen doelstellingen. Marketing Afnemers & markten. Organisatiestructuur Organisatiecultuur. - PowerPoint PPT Presentation

Transcript of Verandermanagement. Een integrale aanpak

  • Verandermanagement. Een integrale aanpakHoofdstuk 7.Implementatie veranderingen

    Verandermanagement Hoofdstuk 7 Implementatie veranderingen

  • Implementatie veranderingen

    Verandermanagement Hoofdstuk 7 Implementatie veranderingen

  • UitvoeringsorganisatieIn dit hoofdstuk leggen we het accent op een tweetal wijzen waarop veranderingen gemplementeerd kunnen worden in een organisatie, namelijk:

    Projectmanagement

    Procesmanagement

    Bij geplande veranderingen is projectmanagement bij voorkeur de geschikte uitvoeringsmethodiek. Ontwikkelingsgerichte veranderingen vinden bij voorkeur plaats door vormen van procesmanagement.

    Verandermanagement Hoofdstuk 7 Implementatie veranderingen

  • ProjectmanagementProjectmanagement is het cordineren van het geheel van activiteiten, uit te voeren door meerdere specialistische groepen in een tijdelijk samenwerkingsverband, dat gericht is op een duidelijk gespecificeerd resultaat dat binnen een begrensde tijd en met begrensde middelen bereikt dient te worden.

    Projecten kenmerken zich door vier aspecten: er is een groep mensen;er is een doel;er is altijd een beperkte hoeveelheid tijd en geld;er is meer of minder onzekerheid of het allemaal wel gaat lukken.

    Verandermanagement Hoofdstuk 7 Implementatie veranderingen

  • Zes fasen van een project

    Verandermanagement Hoofdstuk 7 Implementatie veranderingen

  • InitiatiefaseDoel van deze fase is te onderzoeken of het veranderproject haalbaar is. Verder wordt er gekeken wie het veranderproject zou kunnen uitvoeren, welke partij(en) betrokken zouden moeten zijn en of er voldoende draagvlak is voor het veranderproject.

    De vragen die beantwoord moeten worden in de initiatiefase zijn:wat is de aanleiding voor dit veranderproject?is het veranderproject haalbaar?wie zijn eventuele actoren in dit veranderprojectwat zijn de doelen van het veranderproject?waar liggen de grenzen van het veranderproject (wat hoort er niet meer bij het project)?

    Verandermanagement Hoofdstuk 7 Implementatie veranderingen

  • DefinitiefaseNadat het projectplan is goedgekeurd, komt het project in de tweede fase: de definitiefase. In deze fase wordt begonnen met het zo goed en compleet mogelijk inventariseren van de eisen die aan het projectresultaat worden gesteld. Het gaat erom de verwachtingen en ideen van alle betrokken partijen boven water te krijgen:

    ideen, suggesties;waarden, verlangens.

    Verandermanagement Hoofdstuk 7 Implementatie veranderingen

  • Ontwerp- en voorbereidingsfaseIn de ontwerpfase wordt er ontwerpen gemaakt van de gewenste situatie van (delen van) de organisatie waarmee men denkt het projectdoel te kunnen realiseren.

    In de voorbereidingsfase wordt alles geregeld dat nodig is voor de realisatie van het project. De voorbereidingsfase is klaar als het uitvoeren zo kan starten. Alles moet duidelijk zijn voor de uitvoerende partijen. In sommige, vooral wat kleinere projecten, is een formele voorbereidingsfase wellicht overbodig. Het gaat erom dat duidelijk is wat er moet gebeuren in de realisatiefase, door wie en op welk moment.

    Verandermanagement Hoofdstuk 7 Implementatie veranderingen

  • RealisatiefaseIn de realisatiefase wordt het project zichtbaar. In deze fase vindt het bouwen van het projectresultaat plaats. Het is de fase dat een project zichtbaar wordt voor alle betrokkenen. Voor buitenstaanders lijkt het alsof het veranderproject nu pas gestart is. Het is de doe fase. In deze fase is het van belang om de vaart er goed in te houden.

    Betrokkenen moeten bedenken dat het vrijwel nooit helemaal zal lukken om het projectresultaat te verkrijgen, dat exact voldoet aan het oorspronkelijke doel.

    Doelen vast, plan en uitvoering flexibel!

    Verandermanagement Hoofdstuk 7 Implementatie veranderingen

  • NazorgfaseIn de nazorgfase wordt alles geregeld om het projectresultaat daadwerkelijk te doen landen. Voorbeelden van activiteiten in de nazorg:doelgerichte evaluaties uitvoeren;zonodig bijstellen van onderdelen van het resultaat;procedures schrijven;instructie en training voor betrokkenen;onderhoud van het resultaat;schrijven van het projectverslag;communicatie van resultaten;een feestje om het bereikte resultaat te vieren;opheffen van het projectteam.

    Verandermanagement Hoofdstuk 7 Implementatie veranderingen

  • ProjectorganisatieDe veranderopdracht wordt geformuleerd door de opdrachtgever c.q. het topmanagement. De veranderopdracht vormt het uitgangspunt voor het bepalen van de meest geigende organisatiestructuur; de verdeling in organisatorische eenheden en de aansturingslijnen daartussen.

    Een projectgroep kan geplaatst worden binnen de bestaande structuur van de organisatie, bijvoorbeeld direct onder het topmanagement of binnen een tijdelijke structuur; er wordt een stuurgroep gevormd waaraan de projectgroep rapporteert en verantwoording aflegt.

    Verandermanagement Hoofdstuk 7 Implementatie veranderingen

  • ProjectorganisatieProjectgroepBeheersen meerdere projectonderdelenInformatie-uitwisselingContact met opdrachtgever(s)

    WerkgroepUitvoering deeltakenProjectleden

    Verandermanagement Hoofdstuk 7 Implementatie veranderingen

  • Het beheersen van een project; GOKIT

    Project

    Verandermanagement Hoofdstuk 7 Implementatie veranderingen

  • De factor tijdDe tijdsfactor in een project uit zich in de deadlines van activiteiten en de begrote hoeveelheid tijd tegenover het noodzakelijke of werkelijk bestede aantal uren. Het beheersen van de factor tijd betekent:bepalen welke activiteiten in welke fase moeten plaatsvinden;inschatten hoe lang de activiteiten gaan duren;de volgorde bepalen waarin activiteiten moeten plaatsvinden;inzet van de noodzakelijke beschikbaarheid van mensen en middelen in de tijd uitzetten;activiteiten uitzetten in de tijd;de (belangrijkste) beslispunten en deadlines bepalen.

    Verandermanagement Hoofdstuk 7 Implementatie veranderingen

  • Proces van planning in twee stappenAnalyseren gegevensOpstellen netwerkplanningVaststellen kritieke padMaken Gantt chart/strokenplan

    Verandermanagement Hoofdstuk 7 Implementatie veranderingen

  • Gantt chart in MS-project

    Verandermanagement Hoofdstuk 7 Implementatie veranderingen

  • Kernelementen van het veranderplanDe kernelementen van het veranderplan zijn:

    De aanleiding voor verandering.De status, positionering van het veranderplan. De doelstellingen, de beoogde effecten.De relevante slaag- en faalfactoren. De mogelijke consequenties van de verandering voor de medewerkers. De fasering en de planning van het veranderproces, de kosten van de interventiemethoden en de projectinfrastructuur.De middelen die ter beschikking staan.

    Verandermanagement Hoofdstuk 7 Implementatie veranderingen

  • ProcesmanagementManagers en adviseurs kunnen geconfronteerd worden met complexe verandertrajecten en omstandigheden, die vragen om een aanpak die uitstijgt boven het klassieke projectmanagement.

    Bijvoorbeeld:in geval van crisis of stagnatie in een groot project;bij een omvangrijke reorganisatie;de totstandkoming van een publiek-private samenwerking;de vorming van een fusie of een strategische alliantie;het ontwerpen en inrichten van interbestuurlijke ketens.

    Verandermanagement Hoofdstuk 7 Implementatie veranderingen

  • ProcesmanagementProcesmanagement is gedurende een tiental jaren bekend als een manier om met grote complexe projecten en processen om te gaan. Het is de afgelopen jaren vaak als complement of concurrent van projectmanagement gepresenteerd.

    Procesmanagement is het begeleidenvan complexe, vaak interorganisatorische, veranderprocessen en het ondersteunen en faciliteren van vele partijen en hun belangen.

    Verandermanagement Hoofdstuk 7 Implementatie veranderingen

  • Werkwijze procesmanagementProcesmanagement kenmerkt zich door de volgende algemene werkwijze:

    het proces start met een analyse van de problematiek en mogelijke oplossingsrichtingen door alle betrokkenen. Men noemt dit scenarioanalyse;

    veranderingen worden geleidelijk gerealiseerd en de organisatieleden zijn betrokken bij alle fasen van veranderingen;

    Verandermanagement Hoofdstuk 7 Implementatie veranderingen

  • Werkwijze procesmanagement; vervolg

    in- en externe deskundigen bieden ondersteuning door het inbrengen van hun ervaring met veranderprocessen;

    werkwijzen en methoden zijn sterk afhankelijk van het procesverloop van de verandering;

    het aanreiken van overkoepelende en vernieuwende kaders en processturing door leidinggevenden en procesdeskundigen is vaak nodig om veranderingen te bewerkstelligen.

    Verandermanagement Hoofdstuk 7 Implementatie veranderingen

  • Kernactiviteiten van procesmanagement

    Verandermanagement Hoofdstuk 7 Implementatie veranderingen

  • OrinterenOrinteren gaat over het vinden van een antwoord op de kernvraag: Waarom is een procesaanpak nodig? Het zoeken van een antwoord vergt onderzoek. Onderzoek naar bijvoorbeeld de belangen van de verschillende partijen. De voorkeuren van partijen voor een bepaalde aanpak.

    Een belangrijke stap van de kernactiviteit orinteren is het vormen van een algemeen geaccepteerd, goed onderbouwd en gedocumenteerd besluit over het wel of niet starten van het vervolgproces.

    Verandermanagement Hoofdstuk 7 Implementatie veranderingen

  • VormgevenVormgeven gaat over het vinden van een antwoord op de kernvraag: Welke procesaanpak heeft de meeste kans op succes?

    Vormgeven vereist voortdurende aandacht voor maakbaarheid en haalbaarheid. Vormgeven bevat ook het ontwerpen van een nieuwe, haalbare en maakbare, setting (raamwerk, opzet, samenwerkingsverband) waarin een mogelij