Veiligheidsregio Drenthe 8-maandsrapportage

Crisisplan

Het beschrijven van de flexibele en wendbare crisisorganisatie

bij een voor ons onbekende crises, komt tot een concept.

Er is veel input opgehaald en nu wordt gewerkt aan de

daadwerkelijke tekst. Daarbij is het bestaande handboek

crisisorganisatie de basis.

Crisistrainingen

In het kader van omgaan met onzekerheden is voor de

multidisciplinaire training en oefening een contract afgesloten

met Nijhof Teamadvies. Zij verzorgen trainingen en oefeningen

in “voorwaarts denken”. Daarbij is omgaan met onzekerheden

en toch besluiten moeten nemen een belangrijk item. Deze

trainingen worden de komende vier jaar gegeven aan alle

crisisfunctionarissen, van het motorkapoverleg tot en met het

bestuurlijk crisisteam. Dit heeft als doel een zo goed mogelijk op

elkaar aangesloten crisisaanpak te organiseren.

Verbinding met meldkamer Noord-Nederland (MKNN)

Daarnaast heeft de VRD/crisisbeheersing het voortouw genomen

om de multidisciplinaire veiligheidsbeelden en trendanalyse

verder door te ontwikkelen. De ontwikkelingen op de MKNN

met betrekking tot het actuele beeld, waarmee hulpverlenende

diensten in de operatie werkzaam zijn, sluiten aan bij de wens

om informatie meer proactief in te zetten. Door multidisciplinair

informatie te verzamelen en te analyseren en daaraan door

de juiste experts duiding te laten geven, wordt vroegtijdige

preparatie structureel onderdeel van crisisbeheersing. Met

deze ontwikkeling wordt voortgebouwd op hetgeen VINN

al heeft gebracht en kan in de toekomst in 3 Noord ook

worden aangesloten bij de landelijke ontwikkelingen zoals het

knooppunt coördinatie regio’s-Rijk (KCR2). Voor deze regionale

doorontwikkeling wordt een projectleider geworven.

Opleiden, trainen en oefenen

De medewerkers van team crisisbeheersing dragen nog steeds

bij aan de aanpak van COVID-19. Gelukkig is er ook weer

capaciteit voor het reguliere werk. Dit heeft geleid tot

opleidingen en oefeningen zowel in de MOTO als in de OTO

omgeving van bevolkingszorg.

Veel oefeningen en trainingen hebben digitaal plaatsgevonden.

Deze nieuwe manier van werken bracht een andere

dimensie met zich mee, is positief ontvangen en biedt kansen

voor de toekomst.

Crisisbeheersing

Crisisorganisatie COVID-19

De afgelopen maanden is de bezetting van de crisisorganisatie

aangepast op de omstandigheden van COVID-19, eveneens

afgestemd met het land. Dit betekent dat alle stafsecties per

direct kunnen worden opgeschaald. Met name de stafsecties

juridisch en evenementen zijn alle maanden operationeel

geweest.

Voor de stafsectie evenementen geldt dat hieruit een mooi

platform van kennis en kunde is ontstaan waarin alle 12

gemeenten zijn vertegenwoordigd. Ervaring leert dat bij

vergunningverlening die bij meerdere gemeenten gevolgen kan

hebben een regio brede advisering van het bestuur een mooie

stap is naar uniformiteit voor de Drentse inwoners.

Informatieveiligheid

Op het gebied van informatieveiligheid bereidt de VRD

zich enerzijds voor op het informatievraagstuk van de

eigen organisatie. Anderzijds kan de veiligheidsregio een

ondersteunende rol vervullen bij een crisis in de regio op dit

gebied. In de tweedaagse van het bestuur van de VRD in het

najaar van 2021 komt het onderwerp ook aan bod.

Informatieveiligheid is een onderwerp dat samen met de GGD

wordt opgepakt. Door de benoeming van de chief information

security officer (CISO) heeft informatieveiligheid een eigen

positie gekregen binnen de organisaties GGD en VRD.

De roadmap cyberveiligheid is de verantwoordelijkheid van de

CISO, hiermee is er continue aandacht voor informatieveiligheid.

Deze roadmap is in ontwikkeling en zal eind van het jaar

beschikbaar zijn. Ook de inrichting van processen en applicaties

om informatieveiligheid, privacyvraagstukken en kwetsbaarheden

te kunnen vastleggen en monitoren is een onderdeel van de

roadmap. Ondertussen wordt inhoudelijk gewerkt aan een

steeds veiligere (en bewust veiligere) omgeving. Zo is een scan

uitgevoerd op de nieuwe digitale werkomgeving en de Microsoft

365 omgeving. Daarnaast is een externe beoordeling gedaan van

enkele kritische GGD-processen, die ook raakvlakken hebben met

de VRD, op informatieveiligheid.

Brandweerzorg

Taakdifferentiatie

In de begroting 2021 is op bladzijde 7 melding gemaakt van

de taakdifferentiatie, deze heeft op korte termijn nog geen

gevolgen voor onze regio. Zolang het kabinet demissionair is

wordt er over dit thema geen besluit genomen, ondanks dat

het één van de meest ingrijpende brandweerthema’s voor de

komende jaren is.

Verandering brandweerzorg

De verandering is gericht op het inrichten en organiseren van

een toekomstbestendig systeem voor brandweerzorg. Vanwege

de COVID-crisis is het veranderproces op een lager tempo

gestart dan vooraf was gepland. De eerste stap is namelijk het

gesprek met alle brandweermedewerkers. Het is belangrijk om

dit fysiek te laten plaatsvinden, omdat we een proces op basis

van geleidelijkheid en vertrouwen voor ogen hebben.

Inmiddels zijn er vooruitlopend hierop, gesprekken gevoerd

over de invoering van de basisprincipes brandbestrijding. Daarin

wordt het beeld bevestigd dat brandweerposten bereid zijn om

mee te gaan in organisatieontwikkelingen. Bij deze ontwikkeling

is er behoefte aan ruimte voor maatwerk en tempoverschil

per post. De basisprincipes brandweer zijn onderdeel van

de brandweerdoctrine en is erop gericht het werk veiliger te

maken. De wijze waarop brandweermensen optreden bij brand

verandert door de basisprincipes. Als gevolg daarvan veranderen

materieel, opleidingen, procedures en routines.

Vakbekwaamheid

In overeenstemming met landelijke richtlijnen vanuit Brandweer

Nederland is er de afgelopen maanden steeds wat meer ruimte

gekomen voor het oefenen van de brandweer. De meeste posten

kozen er echter voor om tot aan de zomervakantieperiode

te blijven oefenen op de manier die de afgelopen periode is

ontstaan. Na de zomervakantieperiode verwachten we weer

“normaal” te gaan oefenen volgens een oefenplanning.

Ook gaan we op zoek naar een goede balans tussen digitaal en

fysiek oefenen.

Aanbesteding tankautospuiten

Het team techniek en logistiek is bezig met de afronding van

een grote aanbesteding van 16 tankautospuiten. Dit betreft een

aanbesteding voor een periode van vier jaar met de optie van

twee keer twee jaar verlenging.

De GHOR ondersteunt nog volop de aanpak van de COVID

crisis. Met een structurele rol in informatievoorziening, de

coördinatie van de beschikbaarheid van capaciteit in de niet

acute zorg en het ondersteunen van ad hoc situaties die om

directe inzet van verschillende organisaties vragen.

Naast deze werkzaamheden zijn de vakbekwaamheids-

activiteiten digitaal doorgegaan. De GHOR heeft actief

meegetraind in de in juni georganiseerde digitale CoPI-week

GHOR

Omgevingswet

De VRD en GGD (GHOR) zijn processen en werkwijzen in

het kader van de Omgevingswet in aan het richten en gaan

aansluiting op een digitaal stelsel voor de omgevingswet.

Hiervoor waren geen kosten begroot, maar deze kosten worden

dit jaar incidenteel opgevangen. Uitzetting van de begroting voor

de komende jaren is afhankelijk van de structurele kosten die

hierop betrekking hebben. Bij de volgende begroting komen we

hierop terug.

en heeft ook meegewerkt aan de organisatie en ondersteuning

om deze week tot een succes te maken. Wat opviel was dat alle

deelnemers gewend zijn geraakt aan het digitaal oefenen en dat

de oefeningen goede leermomenten hebben opgeleverd.

Maandelijks zijn intervisie bijeenkomsten met de officieren

van dienst geneeskundig (OvD-G) en met de backoffice GHOR

gehouden. Voor de ACGZ is naast de digitale overleggen één

fysieke intervisiebijeenkomst georganiseerd.

Programma DOOR

Het programma DOOR (DoorOntwikkeling ORganisatie) is begin 2021 gestart en pakt in samenhang vraagstukken omtrent samenwerken, inzetten op talent, waarderen, digitaal (samen)werken en fysiek (samen)werken en huisvesting op.

Werkgroep samenwerken

De werkgroep heeft een inventarisatie gedaan van belangrijkste

knel- en koesterpunten in de manier van werken en

samenwerken van de VRD. Middels de digitale serie ‘DOOR

Zomergasten’ zijn medewerkers geïnformeerd en geïnspireerd

over trends, effecten van COVID, digitalisering en de toekomst

(van Veiligheidsregio’s, organisaties en kantoor). Er is een

overzicht gemaakt van huidige gebruiken c.q. bedrijfskundige

aspecten in de manier van (samen)werken van de VRD.

Werkgroep inzetten op talent

De hoofdopdracht van de werkgroep is het matchen van

werk en talent. Als basis zijn omarmde definities van werk,

toegevoegde waarde en talent vastgesteld.

Deze basis wordt ook benut door de werkgroep Samenwerken en

de werkgroep Waarderen.

Werkgroep Waarderen

De werkgroep Waarderen is gestart met een verkenning of een

nieuw waarderingsmodel kan worden ontwikkeld dat beter past

bij de VRD. Als vertrekpunt wordt gewerkt met rollen in plaats

van functies. In de verkenning van het vraagstuk zijn gesprekken

gevoerd met diverse externe experts.

Werkgroep huisvesting

De laatste maanden is een gezamenlijke werkgroep vanuit de

GGD en de VRD voorbereidingen aan het treffen voor terugkeer

naar kantoor zodra de coronamaatregelen dit toestaan. De

kantoren worden hiervoor anders ingericht zodat ontmoeten,

samenwerken en (hybride) vergaderen in combinatie met het

thuiswerken weer mogelijk wordt. GGD en VRD gaan meer van

elkaars kantoorfaciliteiten gebruik maken zodat de beschikbare

ruimtes optimaal worden gebruikt.

Informatisering & Automatisering

Meer doen met data

Binnen VRD is de “kernregistratie personeel” ingericht en

opgeleverd conform de landelijke opdracht van het IVF/

CBS. VRD is hiermee één van de alliantieregio’s die andere

regio’s ondersteunt met inrichting. Vanuit financiën en de

salarisverwerking is een project gestart rondom data

gestuurde interne controle. Dit project heeft de eerste

resultaten opgeleverd.

Beheer

De aanbesteding voor een nieuwe beheerpartij is uitgevoerd.

Dit heeft geleid tot een voorlopige gunning ten tijde van

schrijven van dit document. Daarmee is aan een belangrijke

voorwaarde voor overdracht van beheer naar de nieuwe partij

voor 1 december voldaan.

De ondersteuning van COVID voor zowel de VRD als GGD en

het faciliteren van veilig en snel digitaal thuiswerken, zorgen

voor een extra focus op kwaliteit en continuïteit. Daardoor zijn er

tijdelijk dubbele kosten voor beheerdiensten en beheer.

Samenwerken

De nieuwe werkwijze (meer thuis, of op andere locaties werken,

op andere manieren samenwerken) vraagt aanpassingen

op het gebied van de (digitale) faciliteiten die onze collega’s

tot hun beschikking hebben. Denk hierbij aan hybride

vergaderen, maar ook het reserveren van middelen en vergader/

samenwerkingsruimten.

Huisvesting Tynaarlo

In de gemeente Tynaarlo worden de komende jaren drie nieuwe brandweerposten gebouwd in Eelde, Vries en in Zuidlaren. Bij het

ontwerp van de posten stonden duurzaamheid en functionaliteit voorop. Het energieverbruik van de gebouwen wordt volledig

CO2-neutraal door toepassing van o.a. warmtepompen en een groot aantal zonnepanelen. De afgelopen tijd stond in het teken van

het voorbereiden van de aanbesteding voor de nieuwbouw van de post Eelde. Medio augustus is de bouwvergunning verleend voor

de bouw van de nieuwe brandweerpost in Eelde. Na de vakantieperiode zal de opdracht voor de bouw van de post Eelde worden

aanbesteed.

Langdurig verzuim

Er zijn diverse medewerkers uitgevallen door langdurig verzuim. Dat drukt met name op de afdeling bedrijfsvoering. Vanwege het

belang van diverse cruciale werkprocessen wordt een plan opgesteld om ervoor te zorgen dat deze processen wel door kunnen gaan.

Met de individuele medewerkers wordt goed contact onderhouden om hun welzijn te volgen. De ziektegevallen zijn niet direct een

gevolg van de COVID crisis.

Impact autonome ontwikkelingen

Duidelijk is dat er steeds meer ontwikkelingen op de VRD

afkomen waar ook een prijskaartje aan hangt. Op diverse

fronten lopen kosten op door deze autonome ontwikkelingen.

Uiteindelijk moet dit op een ordentelijke wijze zijn plek vinden

in de begroting van de VRD. Het is niet uit te sluiten dat dit een

uitzetting met zich meebrengt in de toekomst.

Het gaat daarbij om ontwikkelingen zoals:

• Het nieuwe zaaksysteem voor de VRD en GGD dat kan

aansluiten op de DSO (digitaal stelsel omgevingswet).

• Diverse aanscherpingen op het gebied van informatieveiligheid.

Financieel

Op basis van de resultaten t/m augustus is de verwachting dat we dit jaar minder kosten uitgeven waardoor het eindresultaat dit jaar

op voordeel € 250.000,- uit zal komen.

Dit voordeel ontstaat door:

• Incidentbestrijding: minder kosten oefenen in de 1e maanden van dit jaar. Daarnaast blijven ook het aantal inzetten dit jaar achter

bij het gemiddelde van de laatste jaren wat ook een positief effect op de kosten heeft. Samen leveren deze punten een voordeel op

van € 372.000,-.

• Investeringen: lagere kapitaalslasten omdat investeringen doorschuiven, voordeel € 198.000,-.

• Risicobeheersing: hogere kosten nieuwe zaaksysteem omgevingswet, nadeel € 50.000,-.

• ICT: hogere kosten i.v.m. informatieveiligheid, nadeel € 75.000,-.

• Organisatiekosten; lagere kosten i.v.m. Covid-19(thuiswerken ca.), voordeel € 70.000,-.

• Hogere personeelskosten in verband met uitvoering van de beleidsimpuls, nadeel € 138.000,-.

• Overige kosten: dit betreft de extra kosten Covid-19 die niet begroot zijn, nadeel € 161.000,-.

In de prognose zijn dus de bedragen meegenomen als gevolg van de ontwikkelingen op het gebied van informatieveiligheid en

zaaksysteem omgevingswet , zoals eerder in de tekst opgenomen. Voor beide geldt dat de structurele uitzetting nog in beeld gebracht

moet worden en hoe hiermee om te gaan in het licht van de begroting 2022. Deze beide posten gezamenlijk leiden tot een lager

verwacht resultaat dan aangegeven in de 4-maands rapportage (-/- € 100.000,-).

Financieel

Begroting Begroting 8 maanden

Resultaat 8 maanden

Eindejaars ver-wachting

Omschrijving 2021 2021 2021 2021Programma Calamiteiten en Crises        

Incidentbestrijding Lasten 4.646 3.097 357 372 Operationele informatievoorziening Lasten 153 102 -11 -15 Techniek en logistiek Lasten 1.607 1.071 117 20 Vakbekwaamheid Lasten 1.799 1.199 73 - Crisisbeheersing Lasten 229 152 18 - GHOR Lasten 1.297 865 - - Investeringen Lasten 3.284 2.189 111 198 Personeel Lasten 8.436 5.624 -28 -75

Saldo lasten Saldo 21.449 14.299 638 500 Incidentbestrijding Baten - - - - Techniek en logistiek Baten -30 -20 7 - Investeringen Baten -113 -75 11 - Vakbekwaamheid Baten -12 -8 2 - Personeel Baten -164 -109 1 -

Saldo baten Saldo -319 -212 20 -

Totaal programma Calamiteiten en Crisis 21.130 14.087 658 500 Programma Bewustwording      

Risicobeheersing Lasten 130 87 -13 -50

Personeel Lasten 3.068 2.045 -10 -28 Saldo lasten Saldo 3.198 2.132 -23 -78

Risicobeheersing Baten - - - -

Personeel Baten -60 -40 0 - Saldo baten Saldo -60 -40 0 -

Totaal programma Bewustwording 3.138 2.092 -23 -78 Programma Samenleving        

Jeugdbrandweer Lasten 48 32 23 29

Huisvesting Lasten 2.198 1.465 21 - Saldo lasten Saldo 2.246 1.497 44 29

Jeugdbrandweer Baten -6 -4 -4 - Huisvesting Baten -943 -629 -23 -

Saldo baten Saldo -949 -633 -26 -

Totaal programma Samenleving 1.297 864 18 29 Programma Organisatie -

ICT Lasten 804 536 -66 -75 Organisatiekosten Lasten 1.119 746 75 70 Investeringen Lasten 400 267 1 - Personeel Lasten 3.834 2.556 -13 -35

Saldo lasten Saldo 6.157 4.105 -2 -40

Organisatiekosten Baten -111 -74 1 - Investeringen Baten - - - - Personeel Baten -75 -50 0 -

Saldo baten Saldo -186 -124 2 -

Totaal programma Organisatie 5.972 3.981 0 -40 Dekkingsbronnen -

Gemeentelijke bijdrage Baten -26.766 -17.844 -0 -

Bdur Baten -5.102 -3.401 - - Saldo baten Saldo -31.868 -21.245 -0 -

Overige kosten Lasten 324 216 38 -161 Heffing vennootschapsbelasting Lasten - - - - Onvoorzien Lasten - - - -

Saldo lasten Saldo 324 216 38 -161

Totaal aan dekkingsbronnen -31.544 -21.030 38 -161

Resultaat voor bestemming -8 -5 692 250 Mutatie reserves Lasten 8 5 5 -

Resultaat na bestemming - -0 696 250

N.B. Deze rapportage is tot stand gekomen in de maand augustus, de financiële prognose is opgesteld op basis van de rapportage per peildatum 31 juli 2021. In augustus hebben zich geen onbenoemde gebeurtenissen voorgedaan.