Werkkostenregeling Veel gestelde vragen voor Werkgever

Als een mobiliteitsbureau een loopbaanscan bij mijn werknemer afneemt, is dit dan een arbovoorziening waarvoor een nihilwaardering geldt?

Nee, een loopbaanscan is geen arbovoorziening. Er geldt geen nihilwaardering voor zo'n scan. Maar mogelijk is de loopbaanscan wel onbelast (zie ook: Cursussen, vakliteratuur en dergelijke en Studiekosten).

Als er aan het eind van het jaar nog vrije ruimte over is, kan ik dat dan gebruiken voor onbelaste bonussen? En mag dat met terugwerkende kracht?

Als het gebruikelijk is de bonussen onder de eindheffing te laten vallen, kunt u het restant van de vrije ruimte gebruiken voor onbelaste bonussen. U moet de bonussen dan ook toetsen aan de gebruikelijkheidstoets.

Afgezien van een paar uitzonderingen, kiest u zelf welke vergoedingen en verstrekkingen u als eindheffingsloon onderbrengt in uw vrije ruimte. Voor het onderbrengen van deze vergoedingen en verstrekkingen hoeft uw werknemer niet eerst zelf kosten te maken. Als u gebruikmaakt van de werkkostenregeling, toetsen wij niet of er een relatie is tussen uw vergoeding en kosten die uw werknemer maakt.

U kunt de bonussen niet met terugwerkende kracht (in vorige aangiftetijdvakken) onderbrengen in uw vrije ruimte. Binnen de werkkostenregeling bepaalt u uiterlijk op het moment van vergoeden of verstrekken of u de vergoeding of verstrekking in de vrije ruimte onderbrengt door deze als eindheffingsloon in uw administratie op te nemen. Hebt u eenmaal een keuze gemaakt, dan is die keuze definitief.

Als ik mijn werknemer een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering verstrek of vergoed, is dat dan belast loon?

Ja, dat is belast loon.

Als u uw werknemer een aansprakelijkheidsverzekering voor bestuurders verstrekt, is dit een aanspraak die tot het loon behoort. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte. De waarde van de aansprak is het bedrag dat u per loontijdvak voor uw werknemer stort bij de verzekeringsmaatschappij of het fonds. Als de verzekering wordt uitgekeerd, is de uitkering onbelast.

Als uw werknemer zelf de bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering heeft gesloten, is de vergoeding van de premie loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte. Als de verzekering wordt uitgekeerd, is de uitkering onbelast.

Begin 2011 waren we nog niet klaar voor de werkkostenregeling. Nu wel. Kunnen we de werkkostenregeling met terugwerkende kracht per 1 januari 2011 laten ingaan?

Nee, dat kan niet. De keuze voor een regeling geldt voor het hele kalenderjaar. U kunt dus pas per 1 januari 2012 gebruikmaken van de werkkostenregeling.

Als u in 2012 gebruikmaakt van de werkkostenregeling, betekent dat niet automatisch dat u dat in 2013 ook moet doen. U kunt in 2013 weer kiezen voor de oude regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen. Welke keuze u maakt, blijkt uit uw administratie. U hoeft uw keuze niet bij ons te melden.

Vanaf 2014 geldt de werkkostenregeling voor alle werkgevers.

De kosten van tijdelijk verblijf zijn vrijgesteld. Maar wat is tijdelijk verblijf?

Van tijdelijk verblijf is bijvoorbeeld sprake bij verblijf van ambulante werknemers tijdens een dienstreis (zie ook: Tijdelijk verblijf). Ook als het redelijk is dat uw werknemer (nog) niet bij de plaats van zijn werk gaat wonen, is er sprake van tijdelijk verblijf. Dit is bijvoorbeeld het geval bij tijdelijke projecten of zolang de werknemer in de wettelijke proeftijd zit.

Geldt de vrije ruimte van 1,5% (2013) per kalenderjaar of (gebroken) boekjaar?

De vrije ruimte - 1,5% van het totale fiscale loon van uw werknemers - geldt per kalenderjaar.

Hoe bereken ik mijn vrije ruimte en hoe toets ik de vergoedingen en verstrekkingen hieraan?

Voor het bepalen van uw vrije ruimte en het toetsen van uw vergoedingen en verstrekkingen aan die vrije ruimte kunt u kiezen uit 3 methoden:

methode 1 U schat uw vrije ruimte op basis van het voorafgaande kalenderjaar, u toetst gedurende het lopende jaar en u herrekent na afloop van het jaar.

methode 2 U schat uw vrije ruimte op basis van het voorafgaande kalenderjaar, u toetst per aangiftetijdvak van het lopende jaar en u herrekent na afloop van het jaar.

methode 3 U berekent uw vrije ruimte per aangiftetijdvak van het lopende kalenderjaar en u toetst ook per aangiftetijdvak van het lopende jaar.

Kijk voor een uitgebreide toelichting bij: Hoe werkt de vrije ruimte?

Een startende ondernemer moet methode 3 gebruiken, omdat hij in het voorafgaande kalenderjaar geen fiscaal loon heeft.

Hoe ga ik om met verstrekkingen waarvan ik de factuur nog niet heb voor afloop van de aangiftetermijn? Ik organiseerde eind 2010 een eindejaarsfeest en kreeg de factuur in februari 2011.

Om binnen de werkkostenregeling loon in natura te waarderen, hebt u inderdaad het bedrag inclusief btw van de inkoopfactuur nodig. Maar u moet ook op tijd aangifte loonheffingen doen. Daarom baseert u de aangifte op de offerte of op een redelijke schatting. Nadat u de factuur hebt ontvangen, corrigeert u zo nodig de eerdere aangifte.

Bij u gaat het om loon in natura dat u hebt verstrekt in 2010. U moet de regels toepassen die toen golden. U gebruikt dus de oude regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen, want de werkkostenregeling is pas vanaf 2011 ingevoerd.

Hoe kan ik mijn werknemer een ov-kaart ter beschikking stellen, terwijl de kaart op naam van de werknemer staat?

Dat de kaart op naam van uw werknemer staat, speelt geen rol. Het gaat erom dat de kaart uw eigendom blijft. Dit betekent dat uw werknemer de kaart bij u inlevert bij ingrijpende veranderingen in zijn reisomstandigheden. Bijvoorbeeld:

Uw werknemer krijgt een auto van de zaak en gebruikt deze auto voor zijn zakelijke reizen.

U of uw werknemer verhuist, waardoor uw werknemer het abonnement of de kaart niet meer voor zakelijke reizen gebruikt.

De dienstbetrekking met uw werknemer eindigt.

Hoe moet ik de gebruikelijkheidstoets uitvoeren?

De gebruikelijkheidstoets is voor bijzondere situaties. Maar als u twijfelt, gaat u als volgt te werk:

1. U beoordeelt iedere vergoeding of verstrekking op (on)gebruikelijkheid. 2. U beoordeelt in de loop van het kalenderjaar het totaal van alle

vergoedingen en verstrekkingen. Als dit totaal meer dan 30% ongebruikelijk is, is het bedrag boven de 30%-grens loon van de werknemer. Dat kan dus ook al bij de 1e vergoeding of verstrekking het geval zijn.

Ik betaal een ongevallenverzekering voor mijn werknemer. Is dit belast?

Dat hangt van de situatie af. Er zijn 2 mogelijkheden:

De werknemer heeft zelf een ongevallenverzekering afgesloten. De vergoeding van de premie is loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.

U hebt voor uw werknemer een ongevallenverzekering afgesloten. U betaalt de premie en uw werknemer kan aanspraak maken op de uitkering bij een ongeval. De premie die u betaalt, is vrijgesteld. Een eventuele uitkering is belast. De uitkering is loon uit vroegere dienstbetrekking. U kunt deze uitkering dus niet als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.

Ik heb mijn ambulante werknemer zonder vaste werkplek een laptop ter beschikking gesteld. Geldt hiervoor een nihilwaardering?

Ja, maar alleen als uw werknemer de laptop voor 90% of meer zakelijk gebruikt en hij de laptop ook op de werkplek gebruikt. Anders is de factuurwaarde inclusief btw loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.

Deze nihilwaardering geldt niet alleen voor ambulante werknemers, maar onder de bovengenoemde voorwaarden voor al uw werknemers.

Ik maak gebruik van de werkkostenregeling. Mijn werknemer declareerde in januari 2011 kosten over december 2010 die niet gericht zijn vrijgesteld. Kan ik de vergoeding onderbrengen in mijn vrije ruimte?

Ja, dat kan. Want voor de loonbelasting geldt het kasstelsel: de vergoeding wordt beoordeeld aan de hand van de wetgeving die geldt op het moment waarop de vergoeding vorderbaar en inbaar is. Vergoedingen voor kosten die niet gericht zijn vrijgesteld, zijn loon van uw werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte. Dat geldt ook voor deze jaargrensoverschrijdende vergoeding: u brengt het loon in 2011 onder in uw vrije ruimte.

Ik vergoed mijn werknemer € 0,28 per kilometer voor zakelijke reizen die hij maakt met zijn eigen auto. Kan ik het bovenmatige deel als eindheffingsloon onderbrengen in mijn vrije ruimte?

Ja, dat kan. U mag uw werknemer voor zakelijke reizen die hij maakt met zijn eigen auto, maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden. Als u hem € 0,28 per kilometer vergoedt, is € 0,09 per kilometer loon van uw werknemer. Maar u mag dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.

Als u meer vergoedt dan € 0,19 per kilometer, dan kan het gebruikelijkheidscriterium een rol spelen (zie ook: Gebruikelijkheidstoets). Als de vergoeding ongebruikelijk is, kunt u het deel van de vergoeding boven de € 0,19 per kilometer niet in uw vrije ruimte onderbrengen.

Ik wil de kerstpakketten als eindheffingsloon onderbrengen in mijn vrije ruimte. Dat moet inclusief btw. Maar in het grootboek boeken wij exclusief btw. Hoe ga ik hiermee om?

Wij kunnen u hier geen richtlijnen voor geven. U bepaalt zelf hoe u uw administratie inricht.

Ik wil gebruikmaken van gerichte vrijstellingen. Moet ik de vergoedingen en verstrekkingen dan eerst als eindheffingsbestanddeel aanwijzen? En moet dat op individueel of collectief niveau?

Ja, u moet dan de vergoedingen en verstrekkingen eerst als eindheffingsbestanddeel aanwijzen. Wij zien dit in uw administratie doordat u een vergoeding of verstrekking als eindheffingsloon hebt opgenomen. Dat aanwijzen kan per individuele werknemer en op collectief niveau voor alle werknemers tegelijkertijd. Voordat u de eindheffing berekent, trekt u van het aangewezen eindheffingsloon af: de gerichte vrijstellingen en uw vrije ruimte (1,5% van het totale fiscale loon).

Ik wil mijn werknemer een cursus aanbieden ter voorbereiding op zijn pensioen. Geldt hiervoor een gerichte vrijstelling?

Dat hangt af van de feiten en omstandigheden. In de praktijk verschillen prepensioencursussen sterk qua omvang en inhoud. Als de cursus vergelijkbaar is met outplacement - voorbereiding op een nieuwe levensfase - geldt hiervoor een gerichte vrijstelling. Heeft de cursus een meer recreatief karakter, dan is er geen vrijstelling van toepassing. De vergoeding of verstrekking van zo'n cursus is loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.

Is een cursus stoppen met roken een arbovoorziening? Kan ik mijn werknemers zo'n cursus onbelast laten volgen?

Ja, uw werknemers kunnen onbelast een cursus stoppen met roken volgen. Hiervoor gelden de volgende 2 voorwaarden:

De cursus is een onderdeel van het arboplan van uw onderneming. De cursus wordt geheel of gedeeltelijk gegeven op de werkplek.

Is een vergoeding die ik baseer op het Reisbesluit Binnenland en Buitenland, een gerichte vrijstelling?

Als de omstandigheden gelijk zijn gebleven en u voldoet aan de voorwaarden van het Reisbesluit, is zo'n vergoeding tot 2013 gericht vrijgesteld. Dit geldt alleen voor kosten van tijdelijk verblijf. Zie ook:

Huisvesting buiten de woonplaats Maaltijden

Kan ik mijn werknemer onbelast een vaste telefoon in zijn woning verstrekken of vergoeden?

Nee, dat kan niet. De waarde van de verstrekking van een vaste telefoon in de woning van uw werknemer of een vergoeding daarvoor is loon van de werknemer. Dat geldt ook voor internet. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.

Mag ik de vergoeding van de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw als eindheffingsloon onderbrengen in de vrije ruimte? Hoe zit het dan met de gebruikelijkheidstoets?

Ja, dat mag. De gebruikelijkheidstoets levert in dit geval geen probleem op, want het is gebruikelijk te voldoen aan de wettelijke verplichting de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw te vergoeden (zie ook: Gebruikelijkheidstoets).

Mijn bedrijf heeft verschillende vestigingen. Ik organiseer zelf de kinderopvang voor alle werknemers bij 1 van onze vestigingen. Is er dan voor een werknemer van een andere vestiging sprake van kinderopvang op de werkplek?

Nee, daarvan is geen sprake. Uw werknemer werkt op een andere plek dan waar u de kinderopvang organiseert. U telt bij het loon van uw werknemer de waarde van de kinderopvang verminderd met een eventuele werknemersbijdrage. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.

Mijn bv is onderdeel van een concern. Hoe moeten wij de werkkostenregeling toepassen?

U past de werkkostenregeling toe per individuele werkgever. Een groep vennootschappen (concern) of een samenhangende groep inhoudingsplichtigen kan niet als groep gebruikmaken van de werkkostenregeling.

Mijn werknemer gebruikt in zijn werkkamer thuis een computer en printer van het bedrijf. Ik heb net een inktcartridge vergoed. Zijn dit intermediaire kosten?

Ja, want het gaat om een cartridge voor een printer die eigendom is van uw bedrijf.

Maar de computer en printer (inclusief cartridge) zelf zijn loon van de werknemer. Dat geldt voor alle vergoedingen en verstrekkingen voor een werkruimte in de woning van uw werknemer, behalve voor bepaalde arbovoorzieningen. U rekent elk loontijdvak de waarde van het gebruik van de apparatuur inclusief de cartridge tot het loon van uw werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.

Mijn werknemer had een zakenlunch. Moet ik de rekening voor de loonheffingen splitsen in een deel van de werknemer en een deel van de klant?

Nee, dat hoeft niet als het aantoonbaar om een zakelijk etentje gaat. De volledige rekening voor de zakenlunch is onbelast.

Mijn werknemer heeft een verkeersovertreding gemaakt. Wat zijn de gevolgen als ik de geldboete vergoed of de boete niet verhaal?

Onder de werkkostenregeling zijn vergoedingen voor geldboetes en het voordeel van het niet-verhalen van een boete op uw werknemer loon voor uw werknemer. U kunt dit loon niet als eindheffingsloon in uw vrije ruimte onderbrengen. Het is verplicht werknemersloon.

Maar als het gaat om geldboetes van buitenlandse autoriteiten, mag u dit loon wél als eindheffingsloon in uw vrije ruimte onderbrengen.

Deze regels gelden voor transacties (afspraken met de officier van justitie) en voor geldboetes die een rechter geeft.

Mijn werknemer heeft in mijn opdracht arboschoenen gekocht en gedeclareerd. Hij heeft de aankoopbon ingeleverd en een verklaring terbeschikkingstelling getekend. Gaat het dan om een vergoeding van intermediaire kosten en een terbeschikkingstelling met een nihilwaardering?

Het gaat in eerste instantie om een intermediaire vergoeding, want uw werknemer heeft de arboschoenen in uw opdracht en voor uw rekening gekocht en de schoenen gaan tot het vermogen van uw bedrijf horen. Intermediaire vergoedingen zijn geen loon en vallen niet onder de werkkostenregeling. Als u daarna deze schoenen ter beschikking stelt, is er sprake van loon in natura met een nihilwaardering. Voorwaarde is dat uw werknemer de schoenen ook op zijn werkplek gebruikt.

Als uw werknemer zelf kosten maakt voor arbovoorzieningen en u deze kosten vergoedt, is deze vergoeding loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.

Mijn werknemer heeft thuis een bedrijfsruimte waarin hij werkt. Kan ik hem hiervoor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen geven?

Dat hangt af van de aard van de verstrekking en de zelfstandigheid van de werkruimte:

arbovoorzieningen die voortvloeien uit de arbovoorschriften die passen binnen uw arbeidsomstandighedenbeleid Ongeacht de zelfstandigheid van de werkruimte zijn verstrekkingen van deze arbovoorzieningen onbelast. De werkruimte thuis moet dan wel aan bepaalde eisen voldoen (zie ook: Arbeidsomstandighedenbesluit). Een vergoeding voor deze arbovoorzieningen is loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.

alle andere vergoedingen en verstrekkingen Bij alle niet-arbovoorzieningen speelt de zelfstandigheid van de werkruimte een rol:

o werkruimte in de huur- of koopwoning van uw werknemer Onder de werkkostenregeling is een werkruimte in de huur- of koopwoning van uw werknemer geen werkplek. Hierbij gelden bijvoorbeeld vakantiewoningen, woonwagens met een vaste standplaats en woonschepen met een vaste ligplaats ook als woning. Vergoedingen en verstrekkingen voor een werkruimte in de woning van uw werknemer zijn loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.

o werkruimte in een zelfstandig gedeelte van de huur- of koopwoning van uw werknemer Vergoedingen en verstrekkingen voor een werkruimte in een zelfstandig gedeelte van de woning, zijn onbelast. Hierbij gelden bijvoorbeeld vakantiewoningen, woonwagens met een vaste standplaats en woonschepen met een vaste ligplaats ook als woning. Een 'zelfstandig gedeelte' houdt in dat de werkruimte bijvoorbeeld verhuurd zou kunnen worden, omdat deze ruimte een eigen opgang en eigen sanitair heeft. Ook kunnen extra kosten voor de werkruimte wijzen op zelfstandigheid van de ruimte. Wij beoordelen de zelfstandigheid van een werkruimte per geval. U kunt uw situatie door ons laten beoordelen.

Mijn werknemer krijgt een vaste kostenvergoeding. De Belastingdienst heeft deze vergoeding in 2009 goedgekeurd. Moet ik nu voor 2011 of 2012 weer een kostenonderzoek doen?

Nee, dat hoeft niet als de omstandigheden waarop u de vergoeding hebt gebaseerd, onveranderd zijn.

Als u gebruikmaakt van de werkkostenregeling, mag u onder voorwaarden een vaste kostenvergoeding geven voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten. Voor het doen van onderzoek naar de werkelijke kosten - 1 van de voorwaarden - geldt dat u dit onderzoek vooraf moet doen. Deze voorwaarde geldt alleen voor nieuwe vaste kostenvergoedingen.

Vaste kostenvergoedingen voor andere kosten dan gerichte vrijstellingen of intermediaire kosten zijn loon. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.

Mijn werknemer maakt geen zakelijke kosten. Kan ik hem dan toch een kostenvergoeding geven die ik als eindheffingsloon onderbreng in de vrije ruimte?

Ja, dat kan. Voor het onderbrengen van vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte, hoeft uw werknemer niet zelf zakelijke kosten te maken.

Omdat mijn werknemer voor zijn werk naar het buitenland ging, parkeerde hij de auto bij Schiphol. Hoe ga ik om met een vergoeding van de parkeerkosten?

Hoe u met de vergoeding omgaat, hangt ervan af of uw werknemer zijn eigen auto gebruikte of een auto van de zaak:

Uw werknemer rijdt in zijn eigen auto. U mag uw werknemer maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden. Vergoedingen en verstrekkingen die boven dit bedrag uitkomen, zijn loon van de werknemer. Als u dus met uw werknemer al een vergoeding van € 0,19 per kilometer hebt afgesproken en u ook de parkeerkosten bij Schiphol vergoedt, zijn die parkeerkosten loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.

Uw werknemer rijdt in een auto van de zaak. Als u met uw werknemer hebt afgesproken dat de parkeerkosten van de auto van de zaak voor uw rekening komen, is uw vergoeding van de parkeerkosten een intermediaire vergoeding. Intermediaire vergoedingen zijn geen loon en vallen niet onder de werkkostenregeling.

Onze directeur-grootaandeelhouder (dga) staat op de loonlijst van onze werkmaatschappij. Kunnen wij de hele vrije ruimte voor hem benutten? En welke rol speelt de gebruikelijkheidstoets?

Ja, dat kan: u mag de hele vrije ruimte benutten voor 1 werknemer, dus ook voor uw dga. Een voorwaarde hierbij is dat de vergoedingen en verstrekkingen die u voor uw dga als eindheffingsloon onderbrengt in uw vrije ruimte, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is (zie ook: Gebruikelijkheidstoets).

Vergoedingen en verstrekkingen die u als eindheffingsloon in uw vrije ruimte onderbrengt, hebben geen gevolgen voor de gebruikelijkloonregeling (zie ook: Aandeelhouders met een aanmerkelijk belang). Ze tellen niet mee bij het loon dat u moet toetsen aan het gebruikelijk loon.

Volgens de cao kon ik mijn internationale chauffeurs een onbelaste vergoeding geven voor nachtwerk, ongeacht of zij extra kosten hebben gemaakt. Is dit onder de werkkostenregeling ook mogelijk?

Ja, dat is nog steeds mogelijk.

Per 1 januari 2012 hebben wij het convenant uit 1993 opgezegd met de werkgeversorganisaties in het beroepsgoederenvervoer: Transport en Logistiek Nederland (TLN) en Koninklijk Nederlands Vervoer (KNV). In 2011 geldt dit convenant nog. Als u gebruikmaakt van de werkkostenregeling, kunt u in 2011 de verblijfskostenvergoedingen behandelen als een gerichte vrijstelling.

Wij overleggen met TLN en KNV over nieuwe afspraken vanaf 2012.

Wat houdt de gebruikelijkheidstoets in en bij wie ligt de bewijslast?

De gebruikelijkheidstoets houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die u in uw administratie opneemt als eindheffingsloon, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Maar door de ruime marge van 30% komt het alleen in uitzonderingsgevallen tot een toets.

Bij deze toets spelen onder meer de volgende factoren een rol: de waarde en de aard van de verstrekkingen, de hoogte van de vergoedingen en de kring van ontvangers.

Wij moeten aantonen dat de vergoedingen en verstrekkingen ongebruikelijk zijn. U kunt dan toelichten waarom de vergoedingen en verstrekkingen toch gebruikelijk zijn.

Wat is het verschil tussen ter beschikking stellen en verstrekken?

Als u uw werknemer iets ter beschikking stelt, blijft u de eigenaar. Bij een verstrekking wordt de werknemer eigenaar.

We gaan een Sinterklaasfeest organiseren voor de kinderen van onze werknemers. Kan dat onbelast?

Verstrekkingen en vergoedingen die u familieleden van de werknemer geeft, zijn in het algemeen loon van de werknemer. Maar bij een Sinterklaasfeest hangt het af van de situatie of u dit onbelast kunt verstrekken. Er zijn 2 mogelijkheden:

U organiseert het feest op de werkplek, bijvoorbeeld in de kantine. Het feest is een niet ongebruikelijke voorziening op de werkplek. Hiervoor geldt een nihilwaardering. Als u de kinderen of werknemers een cadeautje meegeeft voor thuis, is dat loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.

U organiseert het feest extern. De waarde van het feest en van eventuele cadeaus is loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.

Wij hebben een bedrijfskantine met een externe cateraar. In de kantine eten werknemers van verschillende bedrijven. De cateraar kan het totale aantal maaltijden niet splitsen naar de verschillende werkgevers. Hoe kan ik dit het handigst aanpakken?

U hoeft onder de werkkostenregeling niet het aantal maaltijden per werknemer bij te houden. U administreert alleen het totale aantal maaltijden van alle werknemers samen. Wel moet u per werknemer de eigen bijdrage bijhouden. U moet dus samen met uw cateraar en de andere werkgevers een systeem ontwikkelen dat inzicht geeft in:

het totale aantal maaltijden per werkgever de eigen bijdragen van de individuele werknemers per werkgever

Voor een maaltijd (ontbijt, lunch of diner) in een bedrijfskantine geldt een normbedrag van € 2,90. U mag de volgende praktische aanpak gebruiken:

U wijst het totale aantal verstrekte maaltijden aan als eindheffingsloon: in uw administratie neemt u de verstrekking op als eindheffingsloon.

U stelt de eigen bijdragen van uw werknemers op maximaal € 2,90 per maaltijd. U mag een hogere eigen bijdrage vragen, maar voor de berekening houdt u maximaal € 2,90 per maaltijd aan.

Het eindheffingsloon is dan: het aantal maaltijden x € 2,90 - het totaal van de eigen bijdragen (per bijdrage maximaal € 2,90).

De volgende methoden om het eindheffingsloon te berekenen, zijn niet toegestaan:

alle maaltijden x € 2,90 minus het totaal van alle eigen bijdragen de betalingen en verstrekkingen van u aan de cateraar

Wij hebben een bedrijfskantine met een externe cateraar. Wat zijn de fiscale gevolgen als mijn werknemer een lunch koopt van € 1,90?

Belastingtechnisch gezien, verstrekt u een maaltijd. Voor een maaltijd (ontbijt, lunch of diner) in een bedrijfskantine geldt een normbedrag van € 2,90. U telt bij het loon van uw werknemer het normbedrag min de eigen bijdrage van de werknemer (€ 2,90 - € 1,90 = € 1). Maar u kunt de maaltijd - het normbedrag min de eigen bijdrage van de werknemer - ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.

Wij hebben voor ons personeel een studiedag georganiseerd, met lunch, diner en een ontspannend avondje teambuilding. Hoe ga ik om met de kosten?

Afhankelijk van de invulling van het programma en de tijdsbesteding, moet u de kosten splitsen in:

activiteiten met vooral een zakelijk karakter Voor deze activiteiten zijn 2 gerichte vrijstellingen van toepassing:

o cursussen, congressen, seminars, vakliteratuur en dergelijke o tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking

activiteiten met vooral een consumptief karakter Bij deze activiteiten is er sprake van een personeelsfeest. Het deel van de factuur (inclusief btw) voor deze activiteiten is loon van uw werknemers. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.

Wij hebben in concernverband een personeelsfeest georganiseerd. Moeten we de kosten bij het moederbedrijf of bij de werkmaatschappijen onderbrengen?

U moet de werkkostenregeling toepassen per individuele werkgever. U brengt de kosten dus bij de individuele werkgevers onder, naar rato van het aantal deelnemende werknemers. Ook de vrije ruimte geldt per individuele werkgever.

De factuurwaarde inclusief btw van bijvoorbeeld personeelsfeesten en personeelsreizen, of een vergoeding daarvoor, is loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.

Werkgevers kunnen met ons praktische afspraken maken over de vaststelling van het loon per werkgever.

berekening houdt u maximaal € 2,90 per maaltijd aan. Het eindheffingsloon is dan: het aantal maaltijden x € 2,90 - het totaal

van de eigen bijdragen (per bijdrage maximaal € 2,90).

De volgende methoden om het eindheffingsloon te berekenen, zijn niet toegestaan:

alle maaltijden x € 2,90 minus het totaal van alle eigen bijdragen de betalingen en verstrekkingen van u aan de cateraar