VAPH

31.03.09

Vlaams Agentschap voor Personen met

Handicap

Financieel management

Interne (financiële) controle31.03.09

Dora WeckhuysenDiensthoofd Boekhouding – VAPH

Dora.weckhuysen@vaph.be

VAPH

VAPH - Algemeen• IVA met RP • Raadgevend Comité Voorheen: VOI cat. B met Raad van Bestuur

• 332 personeelsleden (neuzen), waarvan 11 FTE op de boekhouding

• Budget 2009 = € 1,126 mia waarvan Dotatie = € 1,101 mia • Begroting 2008 = € 1,100 mia • Uitgavenrealisaties = € 1,088 mia

VAPH

Situering Boekhoudomgeving:• Ongeveer 122.000 derden (Db/Cr) 93.313 personen met een handicap

waarvan minstens 14.640 actief gebruikt 2.120 Instellingen 6.472 Leveranciers en DI’s 20.233 Diverse derden• +/- 170.000 verrichtingen op jaarbasis (excl. aanzuiveringstransfers, centralisatie- en

‘verbintenis’boekingen…)

VAPH - organisatie

• Centraal bestuur in Brussel o.l.v. Laurent BURSENS, Administrateur-

generaal

Dany De WULF, Algemeen Directeur

Directie + 5 afdelingen

• Eén afdeling (I.D.B) heeft bijkomend 5 provinciaal gelegen diensten (PA’s) + extra antennepunt in Brussel

……

….. ==================================================================================

HRM Begroting …

Organisatie &

Beleid

Zorg

Ondersteuning Doelgroepen - beleid (O.D.B.)

Inschrijv. & Doelgroepen –

beheer (I.D.B.)

MOD

PA 1

PA 3

PA 2

PA 4

PA 5

Directie

BKH

ICT

PERS

ECO

Res.

sector

Amb. sector

In Provincie

Centraal bestuur

Interne (financiële) controle

• Een zaak van alle leden van het VAPH

• Het organiseren van interne controle is een zaak van de tophiërarchie

Administrateur-generaal en Algemeen directeur

• Speerpunt van managementfunctie Afdelingshoofden, Midden- & lager kader

Interne (financiële) controle VAPH

• Delegatiebesluit van 10 oktober 2003 cf. artikel 23 mbt interne controle

• Intern delegatiebesluit waarbij de AG delegatie geeft aan de centrale en provinciale afdelingshoofden

• Binnen de afdelingen: financiële protocollen ikv de

handtekeningbevoegdheid: Op administratief vlak Op financieel vlak

Financieel wettelijk kader VAPH

In afwachting van invoege treding Comptabiliteitsdecreet:

• Wet van 16 maart 1954 (cf. artikel 35 oprichtingsdecreet VAPH)

• BVR 21 mei 1997 – Boekhoudbesluit• Begrotingsbesluit 19 januari 2001

- Ikv opmaak Begroting- Ikv controles Inspectie van Financiën (IVF)

• Wet mbt openbare aanbestedingen 24/12/1993

Accent I

• Budgethouderssysteem: naast hoofdbudgethouders (meestal afdelingshoofden) worden hulpbudgethouders aangeduid:

geënt op de organisatiestructuur raming in P & Q (prijzen en kwantiteiten)

• Centrale Begrotingscoördinator Begrotingsopmaak

• Centraal georganiseerde BKH-dienst Begrotingsuitvoering (begrotingsrealisaties !) Begrotingsboekhouding + Bedrijfs-Economische BKH

Accent II

• Het aanduiden van (moderne) ordonnateurs via interne delegatieregeling

vaak ook budgethouder vaak geënt op de organisatiestructuur

• Het aanduiden van een (moderne) rekenplichtige

interne delegatieregeling, ev. afzonderlijk AG-besluit

binnen financiële dienst

• Functiescheiding

Accent II (vervolg)

• Moderne ordonnateurGeeft opdracht tot betaling aan de boekhouding,

conform de vigerende regelgeving en binnen de geraamde budgetten

• Moderne rekenplichtige binnen financiële dienst

Aangesteld door/toegevoegd aan de AG: voor maken van de rekeningen Jaarrekening

(Balansen, Resultatenrekening, Inventaris, …) Beheer van de financiële rekeningen Financiële handtekeningsbevoegdheid

Accent III

• Dubbele handtekeningsbevoegdheid

twee luiken:Luik A: groep directie

AG (5 vervangers)

Luik B: groep financiële dienst Diensthoofd BKH (3 vervangers)

Accent IV Functiescheiding processen:

door verschillende dossierbeheerders in interface, vanuit gedecentraliseerde cellen

• Beheer van het administratief dossier: Aanvraag/Beslissing/Beheer

• Beheer van het pré-boekingsproces: Voorbereiding boekingsopdracht

(betaling/terugvordering)

• Beheer van het boekhoudproces: Boeking, verwerking, bankprocessen, invordering

Accent V Ondersteuning via Informatica-

systemen: Automatische sturing en controles binnen interface:

– Linken met andere databanken – Invoerschermen met achterliggende – BKH-coördinaten

Controles binnen boekhoudpakket:– Linken tussen BKH-coördinaten

– Begrotingslimieten, …

Elektronische goedkeuring

VAPH

Case ikv Betalingsverkeer

• Via interfaces

• Via boekhoudsysteem (PIA)

Aanmaak boekingsopdrachten

Boekhoudkundige verwerking …

P1+P2: Aanmaak + Voorlopige goedkeuring van de boekingsopdrachten

P3: Definitieve goedkeuring van de boekingsopdrachten

Ordonnantielijst +

Individuele boekingsopdrachten

+ boekingsbestand

P3: Controle van de boekingsopdrachten

Betalingsbevel Aan de BKH

P1: Aanmaak nieuwe derde + wijziging bestaande derde (bankrekening,…)

Boekhoudkundige Verwerking Boekingsopdrachten

Dubbele handtekening !

Ordonnantielijst +

Individuele boekingsopdrachten

+ boekingsbestand

Betalingsbevel aan de BKH

Boekhoudkundige verwerking

Budgettaire Boekhouding

Bedrijfseconomische

Boekhouding

Elektronische

betaling via ISABEL

BANK

Div. controles (input,…) Integratie in ‘Batch’ Aanmaak betaalbestand

Budgettoets

Procesverloop (I)Functiescheiding processen: door verschillende

dossierbeheerders in interface – gedecentr. cel

• Beheer van het administratief dossier: (gekend in interface met Rijksregisternr. = RRnr)

Aanvraag/Beslissing/Beheer • Beheer van het pré-betaalproces:

– Aanmaak/bijsturing (nieuwe) derden met PIA-nr/RR (coördinaten waaronder bankrek.nr)

– Automatische aanmaak van vastlegging vr “positieve” beslissing (IMB)

– Voorbereiding boekingsopdracht (betaling/terugvordering)

registratie/invoer (P1) controle en voorlopige goedkeuring (P2) ordonnering betaalopdracht naar BKH

Procesverloop (II)

Functiescheiding processen: • Controle ‘batch’ boekingsbestanden, ev.

bijsturing, inboeking door financieel assistent (FA 1) in boekhoudpakket PIA,

• Verificatie, verwerking ‘in betalingstelling’ door FA 2 in boekhoudpakket,

• Ophaling in ISABEL, elektronisch betaalsysteem

• dubbele handtekening bankbetaalbestanden, (ontdubbeling manueel versus elektronisch betaalsysteem ikv vlotte praktische afhandeling en sluitende controle)

• Verwerking bankbestanden na de uitvoering (FA3)

Automatische controles (I)

Ondersteuning via Informatica-systemen met automatische controles binnen interface

• Linken met KSZ (RRnrs) / KBO• Gestructureerde invoerschermen gekoppeld aan

administratiefdossier met controles op berekeningen, refertebedragen, zorgvragen, gestructureerde bankmededeling…

• Juiste (!) actiekeuze met achterliggende BKH-coördinaten…• Elektronische goedkeuring (paswoordenbeheer)

binnen boekhoudpakket (PIA)

Automatische controles (II)

Controles binnen boekhoudpakket: al dan niet automatisch

Afdekkingen voor verkeerde Actiekeuzes door gebruiker interface (met effecten voor BKH-coördinaten: BKH-rekeningen, KS, Prestatiejaar, Begrotingsjaar, Boekjaar, derdencode/-betaler,…)

Globaliteitscontroles, verschillenanalyses, rapporten van niet uitvoering, inconsistentiecontroles …

Budgettoets - Begrotingslimieten Elektronische goedkeuring (paswoordenbeheer) Opvolging vastleggingen/verbintenissen in ‘Orde’rekeningen

VAPH

Beheersingsmaatregelen (D.4)

Voor Registratieproces “Subsidies“

Inschatting volgens raamwerk COSO-model voor

risicoanalyse(Noot: De IC-fiches voor diverse thema’s kunnen elkaar vanzelfsprekend doorkruisen)

Controle doelstellingen

raamwerk COSO model

Volledigheid Correctheid Tijdigheid Efficiëntie Effectiviteit Rechtmatigheid Autorisatie

Regelgevend kader VAPH(Oprichtingsdecreet, decreten en uitvoeringsbesluiten,

programmatiebesluiten, AG-besluiten, …)

Strategische en Operationele doelstellingen(Organisatiedoelstellingen) ikv

“Integratie en participatie van de PmH in de samenleving bevorderen”

Beheerovereenkomst Ondernemingsplan

Begroting (€ 1,127 mia in 2009)

Volledigheid

Regelgeving / Oprichtingsdecreet

Organisatiedoelstellingen

Acties inventariseren en vertalen in Tussenkomsten, Toelagen, Subsidiëringen,

…Gekoppeld aan te leveren Zorg, Hulpmiddelen,

te leveren Prestaties met resultaatverbintenis, …

Volledigheid (vervolg)

Actor toewijzing(eigenaar proces/

materie)

Alle items ?Ieder item begroot ?In betaalinterface

voorzien ?Uitbetaalkader -

regime ?Dossier volledig ?

Correctheid

• Aan wie betalen?• Bedrag gekend ?

• Vermijden van dubbele betalingen !

• Juiste bedrag ?• Juiste

bankrekening ?• Juiste BKH-

coördinaten? (Rekening, Journaal, Budgetrekening, Kostensoort, …)

• Diverse controlepunten !

Tijdigheid

• Volgens tijdsschema,

• Vervaldag,

• Boekhoudperiode

Opgelegd in • decreet, • uitvoeringsbesluit

,• AG-besluit, • omzendbrieven, • interne richtlijnen

Efficiëntie(werking proces)

• Minimale input qua personeel en werkingsmiddelen

• Maximale output• Evaluatie van de processen• Regelmatige bijsturing van de

processen• versus werkdruk

• Realisatie organisatiedoelstellingen ?

• Controle • Evaluatie

Effectiviteit(werking proces)

Opgelet: Effectiviteit

Controledoelstellingen in werkingsproces !

Een zaak van interne (financiële) controle: bestede middelen in relatie tot organisatie-doelstellingen (dus geen privé-bestedingen ! )

Organisatie-doelstellingen

Een zaak van de algemene interne controle ikv het beleidseffecten-rapport, monitoring …

Rechtmatigheid

• Gerechtigde ?

• Aan wie kan kwijtend, rechtsgeldig betaald worden ?

• Wettelijkheid ?• Wettelijk bedrag ?• Vervallen ?

• Beslag ?• Overdracht

schuldvordering ?• Subrogatie ?• Schuldbemiddeling ?

Autorisatie

• Wie is bevoegd om dossier te beheren?• Wie mag VAPH verbinden ?• Wie mag opdracht tot betaling geven?• Kredietoverschrijding ?• Functiescheiding !

COSO raamwerk

Probabiliteit of de waarschijnlijkheid dat bepaalde risico’s zich voordoen

Functie van: Veelheid /aantal verrichtingen/ incidenties Aantal betrokkenen Risico al dan niet gekend bij gebruiker Complexiteit van regelgeving, materie, dossier

Slechte communicatie

Impact op organisatie

Functie van: grootte van bedragen aantal verrichtingen

Impact bepalend voor te nemen beheersmaatregelen

COSO raamwerk

Actor: tenminste te bewaken door … Kolom toegevoegd ikv het ‘proces’

eigenaarschap, te nemen acties door…

In bijlage: In afzonderlijke paper werd vanuit het VAPH een

visie geschreven over een mogelijke invulling (met cascade /niveaus)

Voorbeeld/toepassing voor het VAPH, over alle thema/titels beheersmaatregelen heen

(Tot de lagere niveaus nog te verbijzonderen in specifieke ramen)

Beheersmaatregelen

Opvangen door:• Formeel kader (regelgeving, omzendbrieven, AG-besluit,

…)

• Procedures• Werkschema’s / flowcharts werkflow• Checklists, zelfcontrole, …• Inventarisatie beloftes, verbintenissen…• Ondersteunende

Informatica-systemen/interfaces (KSZ / KBO)

Interne (financiële) controle

• Leiding• Interne controller• Externe auditor

RevisorRekenhof IAVA

IVA Accounting

VAPH

Bedankt voor uw aandacht !