1

Veenman Magazine #2Van collectie naar connectie

2

234578

101113141819

Data, het is tegenwoordig overal en altijd en we ontvangen er steeds meer van. Data wordt echter pas relevant zodra het omgezet is in informatie. Veel organisaties hebben moeite om uit de grote hoeveelheid data informatie te filteren en dan ook nog eens op het juiste moment.

Als bedrijf wil je voortdurend inzicht hebben in de resultaten. Verloopt de productie nog ideaal? Blijven we binnen budget? Klopt de personeelsinzet nog wel? Zulke vragen leven er.Om hier antwoorden op te geven vertrouwen bedrijven steeds meer op goede informatie. Informatie die sturing geeft. Een bedrijf dat succesvol de grote hoeveelheid data weet om te zetten in gebruiksvriendelijke informatie en op basis daarvan actie onderneemt, kan een enorm concurrentievoordeel bereiken. Kortom, hebt u informatie in de hand én weet u wat u daarmee moet doen, dan bent u de markt de baas!

Veenman kan hiermee helpen. Wij helpen uw organisatie om de weg te bewandelen van “een collectie van informatie” naar “informatie met een connectie”.

IntroductieIk ben verbonden dus ik ben (artikel)Hoe vindbaar is uw data? (infographic)Weg met pleisterplakgedrag! (artikel)Digitaal facturen verwerken (infographic)De Connected Financial van 2020 (artikel)Zo word je een Connected Financial (artikel)Hogeschool Rotterdam over DocBase (businesscase)Financial, pak deze processen aan (artikel)Amnesty factureert digitaal (businesscase) Purchase-to-pay automatiseren (artikel)Colofon

Introductie

Inhoudsopgave

3

De filosofische uitspraak “Ik denk, dus ik ben” kunnen we inmiddels wel vervangen door “Ik ben verbonden, dus ik ben”. Wie niet in verbinding staat met vrienden, familie, collega’s en klanten bestaat niet. Misschien overdreven, maar de komende jaren zal het leggen en onderhouden van verbindingen nóg meer impact krijgen. Niet alleen privé, maar zeker ook op het gebied van zakendoen.

Connecties maken draait om twee belangrijke aspecten: communicatie en het verzamelen van real-time gegevens, altijd en overal: wie is waar mee bezig en wat vertellen zij er over. Ook als bedrijf wil je voortdurend inzicht hebben in de resultaten, of de productie nog ideaal verloopt, blijven we binnen het budget, klopt de personeelsinzet nog, et cetera. Meer en meer vertrouwen bedrijven op goede informatie die sturing geeft. Een bedrijf dat succesvol de grote hoeveelheid data weet om te zetten in gebruiksvriendelijke informatie en op basis daarvan actie onderneemt kan een enorm concurrentievoordeel bereiken. Kortom, heb je informatie in de hand én weet je wat je daarmee moet doen, dan kan je de markt de baas worden! Dus ook voor een bedrijf geldt: ligatus sum, ergo sum!

Internet der dingenNiet alleen wijzelf en organisaties raken verbonden. Een apparaat zonder internetverbinding is bijna niet meer denkbaar. Dit internet of things is de grote aanjager van talloze connecties tussen verschillende devices. Op dit moment zijn er zo’n zes miljard gekoppelde apparaten. Denk hierbij aan de thermostaat thuis, het marketingautomationsysteem op kantoor of allerlei sensoren in de nieuwste generatie auto’s. Het internet of things zien we nu vooral veel terug als aanjager van procesoptimalisatie in fabrieken en op het gebied van gezondheid en welzijn (wearable technology). Deze trend zal de kantooromgeving niet voorbijgaan!

Ik ben verbonden, dus ik ben!The connected o�ceDe digitale transformatie zal een grote impact krijgen op bedrijfsprocessen en ondersteunende processen. Denk aan factuurdigitalisatie en real-time verwerking in de budgetten, direct inzicht op elke afdeling van het huidige budget. Onderweg zijn en niet kunnen printen? Ondenkbaar! Via een netwerk aan publieke printers wordt het mogelijk vanaf een mobiele telefoon, tablet of laptop overal en altijd direct te printen. Projectmanagers op locatie die via hun tablet niet bij de meest actuele documenten kunnen? Onacceptabel! Processen zullen verder gedigitaliseerd worden en informatie tussen afdelingen zal sneller en vaker uitgewisseld moeten worden. Kortom, ook afdelingen binnen organisaties moeten de connectie met elkaar aangaan en dit verankeren in hun DNA.

The connected professionalCentraal in al deze verbindingen staat natuurlijk de werknemer, de connected professional. Iedereen, ongeacht functie, zal de komende jaren moeten nadenken over welke rol hij/zij speelt in de veranderende wereld van informatieverwerking en communicatie. Van projectmanager tot finance medewerker, van algemeen directeur tot facilitymedewerker. Het samenbrengen van verschillende data en dit omzetten naar informatie en het omzetten van klantgegevens naar een klantrelatie zal in het DNA van iedere professional moeten komen. Met die informatie in de hand kan deze professional ook écht communiceren: met collega’s, zakenpartners en klanten. Alles dankzij verbindingen.

I am connected, so I am!

Dennis C. Kabbedijk is online marketeer bij Veenman B.V.

ARTIKEL

4

meer dan

dubbel opgeslagennooit meer

geraadpleegdnooit meer

teruggevonden

Orde scheppen in de chaos? Vinden wat je zoekt?

Hoe vindbaar is uw data? Win 400 uur werktijd per jaar

Handig digitale data vindenmet Veenman & Indica

200%

45% 80%

400

7%

200%

Informatieneemt met

per jaar toe en komt steeds sneller

Dus moeten we: sneller handelen en sneller reageren

Documenten

Verlies Waarvan bijna

zoeken naar documenten

uur per jaar 75%

in papieren informatie of oude datafiles

80%Resultaat: bijnaongestructureerdedata bij bedrijven D

ATA

ARTIKELINFOGRAPHIC

5

Ik werk in Nederland, maar ik woon in Duitsland en mijn kinderen gaan daar ook naar school. Een opmerkelijke school die onlangs de ‘Deutscher Schulpreis 2016’ in de wacht heeft weten te slepen dankzij een eigenzinnige aanpak. Deze school kijkt heel anders naar het schoolsysteem: de leerlingen en hun behoeftes zijn de leidraad. Met deze focus op de individuele behoefte van de leerlingen en het lerarenteam dat hen hierin ondersteunt, boekt de school opmerkelijke resultaten. En dat heeft de hoofdprijs opgeleverd. Wat als we het in de zakenwereld net zo zouden aanpakken?

De aanpak van de school gaat uit van de individuele behoeften en capaciteiten en niet van een grootst gemene deler die voor alle kinderen gelijk is. Ondanks talloze claims dat ‘de klant centraal staat’, zie ik in mijn zakelijke praktijk dat er maar al te vaak van die grootst gemene deler wordt uitgegaan. Er moet een product verkocht worden en dus wordt er vanuit een productperspectief toenadering gezocht tot een klant. Maar misschien sluit dit product onvoldoende aan op de gewenste functionaliteit. Of er blijkt een dieper liggend vraagstuk te zijn dat niet gezien wordt omdat er alleen vanuit de vaste specificaties van één product gekeken wordt. Ik houd me bij Veenman onder andere bezig met documentmanagementvraagstukken en op dat gebied speelt het belang van afstemming op de klantbehoefte in hoge mate. Wij nemen dan ook graag de werkelijke behoefte van de klant en zijn situatie als uitgangspunt en bekijken vanuit

dit gegeven welke oplossingsrichting het beste past. Anders worden er zeker geen prijzen gewonnen!

VastgeroestIn de digitaliseringsslag die bij veel bedrijven gaande is, past uiteraard ook het gestructureerd omgaan met de documentenstroom. Ik zie dat vooral mkb-bedrijven vaak vast zitten in een oud patroon: we doen het altijd al zo en waarom zou je dat veranderen? Maar ook: ’ik weet dat ik iets moet veranderen als ik toekomstvast wil worden, maar nu heb ik andere prioriteiten’. Noodzakelijk maar niet urgent, is dan een vaak gehoorde uitspraak. Als je deze verschijnselen koppelt aan de reputatie van documentmanagementoplossingen - groot, duur, enorme stap om daarop over te gaan – dan kom je als leverancier met een productgeoriënteerde aanpak natuurlijk niet ver.

Die weerstand is begrijpelijk. Ook onze school in Duitsland heeft daarmee te maken. Ouders zijn huiverig en vragen zich af of hun kind wel het juiste onderwijs krijgt. Ook over de resultaten van die andere aanpak is er twijfel. Maar ik zie belangrijke voordelen. Mijn kinderen zijn geen ‘natives’. Voor rekenen is dat geen probleem maar voor Duits wel. Dankzij de aanpak van de school krijgen zij extra aandacht in de lessen Duits. Zij krijgen bovendien veel meer vrijheid om te doen wat zij zelf interessant vinden, wat hen voorbereid op een wereld waarin het hebben van kennis en kunde steeds belangrijker is geworden. Deze doelstelling bereikt een school niet door

artikelinfographic

Weg met pleisterplakgedrag!

6

alleen maar informatie te zenden en nooit te vragen waaraan behoefte is, of leerlingen zodanig te begeleiden dat zij dit zelf ontdekken.

Pleisters plakkenZo kijken we ook bij Veenman naar klanten! Wat zij willen, wat zij nodig hebben als het gaat om grip te krijgen op informatie- en documentstromen, moet de leidraad zijn. Dat roepen we niet alleen, maar we doen het ook! We zien dat veel mkb-bedrijven last hebben van ‘pleisterplakgedrag’. Zij pakken symptomen aan door er een ‘pakketje’ tegenaan te gooien, maar de oorzaak wordt niet opgelost. Als we de klant echt verder willen helpen, moeten we samen op een andere manier naar de processen kijken. We stellen ons op als een ‘observerende onderwijzer’: we gaan na waar precies behoefte aan is én spelen daar vervolgens op in. Als we dat doen zien we in wezen twee categorieën bedrijven. De eerste categorie ervaart een probleem met de documentenstroom, weet niet waar het aan ligt en heeft behoefte aan duidelijk advies. De tweede categorie heeft dat probleem ook, heeft een idee waar het aan ligt en wil daar meteen een pleister voor. Gooi er maar een pakketje tegenaan, dan kunnen we tenminste verder. Voor deze categorie is het belangrijk om verder te kijken. Is dat ‘pakketje’ werkelijk de oplossing? En hoe zit het met aansluiting op beleid en visie van de organisatie en de inpassing in de ICT-infrastructuur? Is de organisatie zich wel bewust van de impact die de bedrijfscultuur en -structuur

hebben op de acceptatie? Wordt er voldaan aan de wet- en regelgeving? En is de oplossing wel flexibel schaalbaar? Anders blijf je pleisters plakken!

Volgens mij maakt dit wel duidelijk dat wanneer je als leverancier alleen maar uitgaat van specifiek product, je de klant niet werkelijk van dienst bent. In kaart brengen van de werkelijke behoeften en daarop het advies baseren, daar gaat het om. En ik heb gemerkt dat zo’n advies ertoe leidt dat bij de klant ‘de motortjes gaan draaien’. Dan kunnen we een digitaliseringstraject verdelen in hapklare brokken en gaandeweg een toekomstvaste oplossing en een goede relatie bouwen.

VertrouwenMaar het zijn langdurige trajecten die ook investeringen vragen in kennis. Daar komt bij dat het niet altijd meevalt om directe financiële voordelen - besparingen uitgedrukt in euro’s - aan te tonen. Daarom is een vertrouwensrelatie tussen leverancier en klant erg belangrijk! Er moet vertrouwen zijn dat de leverancier ook écht kan helpen en meer kan dan alleen symptomen bestrijden. Centraal blijft staan dat je als leverancier niet alleen moet weten waar de klant nu mee zit, maar ook zijn business kent en naar de toekomst kunt kijken. Zo’n aanpak levert voor beide de hoofdprijs op!

Anne-Mechteld Ulkeman is Sales Consultant Integrated Document Management bij Veenman B.V.

INFOGRAPHICARTIKEL

7

Facturen verwerken Kostenpost of verdienmodel?

De gemiddelde verwerkingstijd van een inkomende factuur

Betalingen niet geautomatiseerd?Dan zijn de kosten bijna

DAGENONDER MEER DOOR

WAT HET U OPLEVERT?

Gaat u ook digitaal? veenman.nl

fouten bij invoeren facturen

5% 46% 70%van alle organisatiesis 1 uur per week kwijt aan correcties

van alle organisatiesvoert factuurregels handmatig aan

10X€0,40 €3,50

Wel geautomatiseerd?

van alle organisatiesziet financiële voordelen

signaleert operationele voordelen67%

65%

Snellere goedkeuring

van betalingen

Verwerking centraal op één locatie

Geen kosten en toeslagen vanwege

te late betaling

HOGER

En dat 24/7 op elk device

INFOGRAPHICARTIKEL

8

Volgens het onderzoek ‘Death by Digital’ door Accenture zien financiële afdelingen er in de toekomst compleet anders uit. In 2020 is een financiële afdeling door technologie drie tot vier keer sneller, 40 procent goedkoper en is 80 procent van de huidige financiële taken verspreid door de hele organisatie.

Een paar flinke statements, maar wat houdt het nou concreet in, dat ‘Death by Digital’? En wat betekent het voor jou als financial? We hebben een paar trends uit het onderzoek gepakt en lichten ze toe in dit artikel.

Drie trends uit het ‘Death by Digital’-rapportAccenture voorspelt een paar trends waar de financial de komende jaren mee te maken krijgt:

1. Predictive analyticsIn 2020 gaat het bij finance veel meer over predictive analytics. Een analysetechniek waarbij data uit het verleden wordt gebruikt om te voorspellen wat er in de toekomst gaat gebeuren.Zo wordt predictive analytics onder andere gebruikt voor het voorspellen van markttrends en het voorspellen van veranderingen in vraag en aanbod. Accenture schrijft dat de financiële afdeling door predictive analytics beter in staat is om te voorspellen of een investering zichzelf ook terugverdient.

De Connected Financial van 20202. Robotic accountingVolgens Accenture zijn de traditionele boekhoud- en transactieprocessen in 2020 volledig geautomatiseerd. Ze noemen dit ook wel ‘robotic accounting’, een vorm van boekhouding waar vrijwel geen mensen meer aan te pas komen. Deze ontwikkeling is al jaren gaande. Kijk maar naar het automatiseren van inkoop- en administratieve processen. Accenture schrijft dat deze trend in 2020 volledig doorkomt en dat elke handmatige stap in het boekhoudproces verdwijnt.

3. De CFO als innovatorAccenture noemt de veranderende rol van de CFO. De CFO is in 2020 meer dan een kostenleider. Hij is een strategische leider die een centrale rol speelt bij innovatie.Accenture voorspelt dat de CFO en het financiële team vaker geraadpleegd worden bij belangrijke investeringen voor innovaties. Data en een daarachter liggend rationeel besluitvormingsproces maakt van de financiële functie een belangrijke sparringpartner.

Utopie of dystopie?Accenture noemt ‘Death by digital’ het beste wat een organisatie kan overkomen, maar hoe je het ook wendt of keert: er zullen door digitalisering banen verloren gaan. De naam van het onderzoek, Death by Digital, zegt eigenlijk al alles.

Een onderzoek van de Oxford Universiteit en Deloitte naar robotisering bevestigt het beeld van banenverlies. Uit dat onderzoek blijkt dat 35 procent van alle banen over twintig jaar niet meer bestaat omdat ze overgenomen zijn door ‘robots’; computergestuurde algoritmes die verwerkt zijn in automatiseringssoftware zoals bijvoorbeeld boekhoudpakketten.In de toptwintig van dat onderzoek staan een paar financiële functies: de administratief medewerker (elfde plek), de financiële accountmanager (vierde plek) en de financieel medewerker (achtste plek). Wordt het tijd om als financial een andere baan te zoeken?Het simpele antwoord daarop is nee. ‘Death by digital’ betekent namelijk ook dat je veel nieuwe kansen krijgt als financial.

Word een connected financialAls financial krijg je de kans om jezelf te ontwikkelen als ‘Connected financial’. Wat dat betekent? Dat je systemen met elkaar connected zijn, dat je processen met elkaar connected zijn, dat de afdelingen met elkaar connected zijn en vooral jijzelf connected bent.

De Connected Financial hoeft niet bang te zijn voor ‘Death by Digital’, maar zou het eigenlijk moeten zien als een tijdperk om kansen te grijpen en technologie te gebruiken om te excelleren. In het volgende blog leren we je welke stappen je kunt nemen om een Connected Financial te worden.

artikel

9

artikel advertentie

Printing-as-a-ServiceStel je voor dat je overal kan printen?

Met innoprint kan dat! De nieuwste innovatieve dienst van het rasechte Rotterdamse, bijna 100 jaar oude Veenman. Met innoprint kun je bestanden uploaden naar de cloud, om het vervolgens bij bedrijven of winkels in de buurt te printen, na identificatie. Je betaalt met een tegoed op je account, dat je kunt uploaden via IDEAL of PayPal. Bruna is de eerste klant die gaat starten, en we bouwen hard aan het verbreden van het netwerk!

Ook printpartner worden? Nog even snel wat printen? www.innoprint.nl

innoprint powered by Veenman

10

In ons vorige blog schreven over hoe de wereld er voor financiële afdelingen er in 2020 compleet anders uitziet. ‘Death by Digital’ noemt Accenture dit. Deze keer leren we je hoe je een Connected Financial kunt worden.

Zo word je een Connected Financial (volgens Accenture)Dit is wat Accenture zegt over hoe je jezelf het best kunt voorbereiden om klaar te zijn voor Finance 2020, het jaar waar alles drastisch anders zal zijn voor de financiële afdelingen.

1. Definieer een waardepropositieWaar staat je bedrijf voor? In de waardepropositie bepaal je hoe de financiële afdeling in 2020 waarde zal toevoegen in de organisatie.

2. Schets een toekomstvisieHoe ziet de financiële afdeling eruit als deze niet alleen maar transacties verwerkt? In een toekomstvisie omschrijf je wat de rol van de financiële afdeling in 2020 zal zijn en wat digitalisering daarin zal betekenen.

3. Bepaal de kerncompetentiesWelke competenties zijn essentieel voor het toevoegen van waarde in de business? En welke mogen weg? Hier omschrijf je welke nieuwe competenties er zijn en hoe die bij gaan dragen aan het bereiken van je toekomstvisie.

4. Creëer geïntegreerde dienstenHoe kunnen afdelingen samenwerken om betere klantervaringen te genereren? De CFO zou hier een centrale rol in moeten spelen. Hij zou samen met de leiders van de afdelingen moeten kijken hoe de afdelingen samen kunnen werken om meer waarde te creëren voor de klant, en inzichtverschaffen in de kosten die daarbij komen kijken.

5. De juiste mensen op de juiste plekGeen enkele actie heeft effect als de juiste werknemers niet op de juiste plek zitten. De financiële afdeling moet goed weten wat de nieuwe ontwikkelingen zijn en ook nieuwe talenten aannemen die deze ‘nieuwe’ beroepen (denk aan financiële data-wetenschappers) kunnen beoefenen.

Als laatste sluit Accenture af met de melding dat de financiële afdeling voordelen zal brengen op het gebied van concurrentie. In de kern zal de financiële afdeling altijd nog staan voor het beschermen van integriteit van het bedrijf en het verminderen van kosten waar dat kan. Dat zal ook nooit veranderen. Wat wel anders wordt is dat de financiële afdeling in 2020 een actieve partner zal zijn in het creëren van waarde voor de organisatie.

Aanvullende tipsAccenture geeft een goede handelswijze aan. Toch zijn er nog een paar aanvullende tips te bedenken die ik iedere financial zou aanraden. Een paar daarvan hieronder:

Zo word je een Connected Financial

1. Volg een opleiding Er bestaan nu al veel plekken waar je als financial opleidingen kunt volgen die je klaarstomen voor de toekomst. Opalexvangroningen.nl zijn bijvoorbeeld al diverse opleidingen en trainingen te vinden die wat toekomstbestendiger zijn, bijvoorbeeld op het gebied van Big Data.

2. Lees vakliteratuurEr bestaan diverse vormen van vakliteratuur. Denk aan fysieke magazines zoals CFO magazine of Financieel Management, maar deze magazines hebben vaak ook een website. Op financieel-management.nl zijn bijvoorbeeld regelmatig columns te lezen over de toekomst van het vakgebied.

3. Bezoek eventsEr worden met regelmaat evenementen georganiseerd over het thema finance & IT. Bekende evenementen zijn Financial Systems en het Factuurcongres. Op evenementen wordt er vaak stilgestaan bij diverse thema’s die de financiële afdeling aangaan, zoals bijvoorbeeld robotisering, automatisering, enzovoorts.

4. Omarm technologieMisschien nog wel de belangrijkste: omarm technologie. Technologie is je vriend, niet je vijand. ‘Death by digital’, waar Accenture het over heeft in hun onderzoek, is niet echt van toepassing voor jou als je ervoor kiest om technologie te omarmen. Je zal snel zien dat het jouw baan als financial eerder leuker en makkelijker maakt dan dat het je minder plezier geeft.

Daarnaast zijn er nu al processen die je als financial aan kunt pakken om te automatiseren zodat je klaar bent voor de toekomst. Welke processen dat zijn lees je in het volgende blog.

artikel

11

Met grote tevredenheid zetten organisaties met tussen de 10 en 2.500 gebruikers al jarenlang DocBase in - in diverse branches én voor specifieke toepassingen. Denk aan gemeentelijke instellingen, zorginstellingen, advocatuur, automotive, transport, recreatie en onderwijs.

Hogeschool Rotterdam is een toonaangevend kennisinstituut in en voor de regio Rotterdam. Ruim 30.000 studenten en zo’n 3.000 medewerkers werken er dagelijks aan hun carrière. De kwaliteit van het onderwijs en de e�ciëntie van de instelling wordt in toenemende mate mogelijk gemaakt door interne automatisering.

Snel en soepelHogeschool Rotterdam koos DocBase als documentmanagementoplossing, inclusief de digitale registratie en verwerking van de binnenkomende post. Dit beëindigde de verdere groei van het fysieke archief voor deze documenten, één van de doelstellingen van het project. Database-administrator Samir Bouielaoui vertelt: “DocBase bleek niet alleen snel te implementeren, maar leidde ook tot een soepele acceptatie en gewenning bij de gebruikers.”

Businesscase DocBaseBewezen technologie en krachtige referenties

Helemaal zelfOmdat DocBase direct stabiel werkte en weinig aandacht vanuit het beheerteam vergde, zijn ook andere processen toegevoegd aan de DocBase-omgeving, zoals de personeels- en studentendossiers. Servicemanager Marcelle Zeddeman: “Binnenkort start het traject voor organisatiebreed contextueel documentbeheer, waarbij we gebruik maken van de geïntegreerde zaakfunctionaliteit en het recordmanagement binnen DocBase. Zo’n gefaseerde groei en uitrol is eenvoudig. Na een kort leertraject verzorgen we de (her)inrichting en uitbreiding van de DocBase-omgeving helemaal zelf.”

Segmentatie en autorisatie DocBase draait bij de hogeschool in het interne netwerk en is verdeeld over de web-, applicatie- en databaseserver. Inmiddels is er ruim 5GB aan metadata en 300GB aan documenten opgeslagen, direct doorzoekbaar en opvraagbaar. Een veelheid aan gebruikers en de gevoeligheid van de opgeslagen documenten stelt hoge eisen aan goede autorisatie en snelle, gerichte zoekmogelijkheden. Op beide terreinen blinkt DocBase uit. Samir Bouielaoui: “Uitstekende segmentatie van verantwoordelijkheden en autorisaties zijn eenvoudig in te stellen en te onderhouden.”

BUSINESSCASEARTIKEL

12

BUSINESSCASE

Postbus 13023000 BH RotterdamLinatebaan 1013045 AH Rotterdam

T 010 284 6123 F 010 284 6177www.veenman.nlinfo@veenman.nl

DocBase biedt u• Postregistratie

Het vastleggen en verwerken van inkomende en uitgaande poststukken gebeurt op één centrale plaats, inclusief notificatie aan de geadresseerden na registratie van het document.

• Contractbeheer DocBase biedt u met digitaal contractbeheer het juiste overzicht op het juiste moment door alle relevante informatie snel, eenvoudig, volledig én (geautoriseerd) beschikbaar te stellen voor iedereen die ermee werkt, inclusief notificatie vóór het aflopen van een contracttermijn.

• Factuurbeheer Met DocBase is het heel eenvoudig om papieren facturen te digitaliseren, de gegevens van de factuur te herkennen en die gegevens vervolgens te koppelen aan het juiste proces of het juiste dossier.

• Personeelsdossiers Wilt u alle relevante en bij elkaar horende documenten van uw personeel digitaal beschikbaar hebben en voldoen aan alle wet- en regelgeving met betrekking tot vertrouwelijkheid, termijnbewaking en transparantie voor de medewerker? DocBase ondersteunt u bij het beheren van deze gevoelige informatie en biedt u op elk gewenst moment bevoegd inzicht in de status van het dossier en de voor u en de medewerker belangrijke gegevens.

• Projectdossiers DocBase zorgt ervoor dat alle documenten van een project gegroepeerd opgeslagen worden en overal te benaderen zijn. Tevens is het mogelijk om een tijdelijke systeemtoegang aan externe partijen te geven.

• Zaakgericht werken DocBase sluit aan bij de nieuwe manier van werken (zaakgericht werken) waarbij de klantcase centraal staat. Geautoriseerde medewerkers hebben altijd en overal direct toegang tot de meest actuele gegevens. De gewenste metadata uit het document wordt geëxtraheerd en automatisch samen met het document vastgelegd in een doorzoekbaar PDF/A-formaat in het zaaksysteem. Documenten worden automatisch herkend op type en zaak. Bij het aanmaken van documenten start het gehele proces automatisch.

• Digitale handtekening Als u zover bent dat veel processen en documentstromen digitaal verlopen, bent u met de Digitale Handtekening-module van DocBase in staat om documenten digitaal te ondertekenen. Op het moment dat een document digitaal en veilig is ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening, verandert de status van het document en kan de gebruiker/lezer direct zien wie er heeft getekend en wanneer.

• Records Management & Audit Trail Records Management ondersteunt u bij het beheren en gestructureerd opruimen van al uw statische documenten. Via eenvoudig op te stellen vernietigingslijsten worden alle betre�ende documenten automatisch verwijderd of vervangen door een vernietigingsverklaring. Alle uitgevoerde handelingen worden bijgehouden met Audit Trail.

“Als concernsysteem voor documentmanagement voldoet DocBase aan onze strenge eisen en biedt ons goede, stabiele en geïntegreerde ICT-oplossingen. Ook de gecontroleerde weg naar minder opslag van papier en het leegmaken van archiefkasten en archiefruimtes hebben we hiermee definitief en serieus ingeslagen, met voor iedereen alleen maar voordelen. En daar gaat het om.”

Servicemanager Hogeschool Rotterdam Marcelle Zeddeman

De laatste keer hadden we het over hoe je een connected financial in 2020 wordt. Eén van de adviezen was om alvast processen te automatiseren waarvan dat vrij eenvoudig gaat. In dit blog een paar financiële processen op een rijtje die je nu al kunt automatiseren met software.

1. Het factuurverwerkingsprocesIedere organisatie verwerkt facturen. De ene organisatie doet dat alleen een stuk e¤ciënter dan de andere.Er zijn nog steeds organisaties waar de administratieve afdeling eerder een postkantoor is in plaats van een goed geoliede machine. Deze afdelingen hebben te maken met enorme hoeveelheden inkomende documenten en het verwerken daarvan kost ze veel tijd. Automatisering levert in zulke gevallen al snel een paar voordelen op.

Denk aan:• Facturen matchen met een factuurrobot die de gegevens

van de factuur automatisch herkent waardoor het coderen vele malen sneller gaat.

• Facturen automatisch aanbieden aan de juiste persoon voor goedkeuring.

• Facturen eenvoudig terugvinden in het digitale archief.

2. De inkoopprocessenVeel organisaties kunnen hun inkoopprocessen nog professionaliseren. Vooral de operationele inkoopprocessen gebeuren nu vaak nog decentraal en zijn daardoor wat chaotisch. Met inkoopsoftware is dat probleem te verhelpen, bijvoorbeeld op de volgende manieren:

• Leveranciers van inkoopsoftware bieden vaak de mogelijkheid om de software te koppelen aan de webshop van een vooraf bepaalde leverancier. Daardoor kunnen medewerkers (de interne klant) kopen bij de webshop van de leverancier onder gunstige contractafspraken, bepaald door de inkoopafdeling.

• Spend-rapportages: door inkooporders te koppelen aan facturen is het vaak mogelijk om uitgebreide spend-rapportages te maken. Daarmee is te zien wat er per leverancier wordt gekocht.

• Vastleggen van de inkooporders zodat deze gematcht kunnen worden aan facturen. Hierdoor ontstaat er inzicht tussen order en ontvangst en zijn eventuele mismatches eenvoudig te spotten.

3. Het contractbeheerprocesVeel organisaties verwerken contracten nog op papier. Daardoor raken contracten kwijt, met als gevolg dat ze stilzwijgend verlengd worden. Een systeem voor contractbeheer lost dat bijvoorbeeld zo op:• Contracten zijn in één systeem te registreren op basis

Deze processen kan je nu al aanpakken als financial

van bijvoorbeeld contractomschrijving, contractsoort, contractmanager, leverancier, bedrag, start- en einddatum en een signaaldatum. Daardoor staan alle belangrijke gegevens van het contract in één systeem.

• Contracten raken niet meer kwijt omdat ze opgeslagen zijn in een digitaal archief.

• De contractbeheerder krijgt een melding als het contract bijna afloopt waardoor stilzwijgende verlenging wordt voorkomen.

Hoe kun je deze processen het beste aanpakken?Samen vormen bovenstaande processen het purchase-to-pay proces (het proces van inkoop tot en met betaling). Dit proces automatiseren betekent veel meer grip op de uitgaven, de financiële en inkooptaken verdelen over de gehele organisatie en een veel e¤ciëntere bedrijfsvoering.In een volgend blog gaan we nog dieper in op purchase-to-pay en wat de voordelen zijn als je dit proces automatiseert.

13

ARTIKELBUSINESSCASE

14

BUSINESSCASE

Postbus 13023000 BH RotterdamLinatebaan 1013045 AH Rotterdam

T 010 284 6123F 010 284 6177 www.veenman.nlinfo@veenman.nl

Amnesty International doet wereldwijd belangrijk werk voor

mensenrechten. Hierdoor ontvangt Amnesty alleen al in Nederland

5.000 facturen per jaar. Veenman hielp een enorme e�ciencywinst

te realiseren door alle inkomende facturen digitaal te verwerken.

Digitale verwerking van facturen: grote e�ciencywinst voor Amnesty

15

Passende oplossingAmnesty verwerkte deze facturen tot voor kort handmatig. De verwerking was arbeidsintensief, duurde te lang en het was niet altijd duidelijk waar een factuur zich in het proces bevond. Michael Salemink, manager ondersteuning van Amnesty International: “Dankzij digitalisering kan het tegenwoordig gelukkig anders. We wilden graag weten welke facturen binnen zijn en wat de status in het proces is, om meer e�ciency en meer beheersbaarheid in het verwerkingsproces te bereiken. Daarom gingen we op zoek naar een passende oplossing.”

Uitgebreide selectieAmnesty schreef een tiental leveranciers aan met een wensenlijst en de vraag: wat kunt u bieden tegen welke condities? Drie geselecteerde leveranciers gaven een demonstratie en een toelichting op de voorgestelde oplossing. Eén aanbieder bleef over: Veenman. Na een laatste referentiebezoek bij een klant van Veenman maakte Amnesty definitief de keuze. “Dat bezoek was erg positief”, vertelt Michael Salemink. “Veenman legde het contact en hield zich verder afzijdig. De klant vertelde vrijuit hoe de oplossing in de praktijk bevalt. Tot slot keken we nog naar de condities en de prijs en daar kwamen we prima uit.”

Meer grip met 20/20 XspendDe oplossing die Veenman aan Amnesty leverde is 20/20 Xspend, een cloudoplossing voor de verwerking van inkomende facturen die zorgt voor tijdwinst, kostenbesparing en meer grip op het proces. 20/20 Xspend is beschikbaar als clouddienst, voor een vast bedrag per maand per gebruiker. Om organisaties te helpen om dit proces verder te stroomlijnen biedt Veenman hiervoor aanvullende diensten aan. Zo begeleidde Veenman bij Amnesty na de technische realisatie van de

oplossing ook de organisatorische introductie, inclusief voorlichting en training.

Iedereen enthousiastMichael Salemink: “We hebben de applicatie intern ingeregeld en ons proces voor de inkomende facturen is nu bijna geheel gedigitaliseerd. De applicatie wijst zichzelf. Wat het werken ermee ook makkelijk maakt is dat de applicatie signalen geeft, bijvoorbeeld wanneer er facturen klaar staan voor de volgende stap in het proces. Het was voor onze medewerkers even wennen aan de nieuwe manier van werken. Nu is iedereen enthousiast. Het terugzoeken van facturen is veel gemakkelijker en de procesbewaking en e�ciency zijn verbeterd. Het gehele proces is voor de organisatie zo’n veertig procent sneller geworden. Doordat de facturen minder lang onderweg zijn, is ook de kwaliteit van het proces vooruit gegaan.”

Amnesty International is een onafhankelijke, wereldwijde beweging van zeven miljoen mensen in meer dan 150 landen. Amnesty International werkt voor mensenrechten. Die waarborgen vrijheid, gelijkheid en rechtvaardigheid. Amnesty doet onderzoek, voert actie en steunt verdedigers van mensenrechten wereldwijd. In Nederland telt de organisatie 255.000 leden.

BUSINESSCASEBUSINESSCASE

16

Grip én controleAmnesty heeft nu veel meer grip én controle op het proces om inkomende facturen te verwerken. De oplossing gaat vérder, door ook controles op de betaalbaarstelling te bieden. Deze voorziening controleert essentiële gegevens op het moment van betalen. Op rekeningnummer, het bedrag, wie akkoord heeft gegeven en of dat terecht gebeurd is. Daarnaast wordt ook nog automatisch gecheckt of de factuur al eerder is aangeboden voor betaling - dit vermindert het risico op dubbele betaling - en/of de factuur wordt herkend binnen de oplossing.

Contracten ook gedigitaliseerdAmnesty gebruikt 20/20 Xspend niet alleen voor de verwerking van inkomende facturen, maar ook voor het vastleggen van contracten met toeleveranciers. Voorheen bewaarde de organisatie de contracten ‘op papier’ en op meerdere plaatsen, waardoor het

overzicht ontbrak. Alle contracten worden nu gedigitaliseerd, centraal opgeslagen en gekoppeld aan een contracteigenaar. De contracteigenaar krijgt ook automatisch meldingen als deze in actie moet komen, bijvoorbeeld als een contract afloopt of als deze verlengd moeten worden. Verder is het mogelijk de oplossing te koppelen aan het financiële systeem om facturen ook automatisch te boeken.

“Het terugzoeken van facturen

is veel gemakkelijker en de

procesbewaking is voor de

organisatie zo’n veertig procent

sneller geworden.”

businesscase

17

Dienstverlening en maatwerk“De dienstverlening van Veenman is prettig en goed”, aldus een tevreden Michael Salemink. “Op de onvermijdelijke issues reageerde Veenman adequaat. Alles is snel en naar tevredenheid opgelost. Gebruikers met vragen zijn keurig door Veenman geholpen grip te krijgen op het proces, zelfs met uitleg ter plaatse!”

Het beheer van de 20/20 Xspend-applicatie blijft bij Veenman, maar Amnesty draagt wel bij aan de verdere ontwikkeling van het product. Er is al een aantal wensen en ideeën doorgegeven, voornamelijk om de bediening nog beter te laten aansluiten bij de werkwijze van Amnesty.

Daarnaast is ook maatwerk mogelijk. Zo wilde Amnesty een specifieke controle laten uitvoeren door 20/20 Xspend en diende daarvoor een verzoek in bij Veenman. Het einddoel: een zo volledig mogelijk geautomatiseerd proces waarbij de tussenkomst van mensen minimaal is.

“Gebruikers met vragen

zijn keurig door Veenman

geholpen grip te krijgen

op het proces, zelfs met

uitleg ter plaatse!”

BUSINESSCASE

18

In het vorige artikel schreven we over de processen die je nu al kunt automatiseren om klaar te zijn voor finance 2020, het jaartal dat organisatieadviesbureau Accenture gebruikt in hun onderzoek ‘Death by Digital’.

We schreven dat deze gezamenlijke processen ook wel het purchase-to-payproces worden genoemd. In dit blog omschrijven we wat de voordelen zijn van purchase-to-payautomatisering: e¤ciënter werken, ‘in control’ zijn en een betere besteding van de euro’s.

E�ciënter werkenPurchase-to-payautomatisering zorgt ervoor dat er e¤ciënter wordt gewerkt. Een goed voorbeeld daarvan is factuurherkenning tijdens het proces van digitale factuurverwerking.

De gegevens van een factuur worden gescand en omgezet naar data. Daardoor hoeft een administratief medewerker deze gegevens niet meer handmatig in te voeren. Dit bespaart veel tijd, zeker bij grote aantallen facturen!

Uiteraard zijn er meer voordelen:• Facturen zijn snel en eenvoudig terug te vinden in het

archief. De zoektijd wordt tot een minimum beperkt.• De inkoopaanvraag wordt automatisch naar de

juiste budgethouder gestuurd. Apart en tijdrovend e-mailverkeer wordt daarmee overbodig.

• Contracten worden overzichtelijk in het systeem

De voordelen van purchase-to-payautomatisering

beheerd en het systeem meldt tijdig de expiratiedatum. Ongewenst automatische contractverlenging wordt daarmee voorkomen.

In controlE¤ciënte purchase-to-payautomatisering is gebaseerd op systeemcontroles die je zelf noodzakelijk acht. Denk hierbij bijvoorbeeld aan controle van inkoopaanvragen, facturen, contracten, budgetten of declaraties. Deze controles definieer je vooraf in een zogenaamde workflow:

• In welke volgorde moet er worden gewerkt?• Wie geeft goedkeuring en tot welke bedragen?• Hoeveel budget is er nog beschikbaar?• Inkopen, ook via een webshop, op basis van specifieke

voorwaarden en prijsafspraken.• Et cetera.

Als financial heb je hiermee altijd grip op het proces, beheers je uitgaven en ben je verzekerd van een betrouwbare afhandeling van zaken. Dit alles aan de hand van zogenaamde “spendrapportages” die je inzicht verscha©en in alle belangrijke aan het inkoopproces gerelateerde informatie.

Nieuwsgierig naar een concrete oplossing?In een volgend blog gaan we in op 20/20 Xspend. Specifieke software die je in staat stelt om het purchase-to-pay proces, gebaseerd op door jou gewenste controles en inzichten, volledig te automatiseren.

ARTIKEL

19

Colofon

Veenman BVSmart Office RotterdamLinatebaan 1013045 AH RotterdamTelefoon 010 – 284 61 23

Website: www.veenman.nlBlogs: www.veenmanblog.nl

www.facebook.com/veenmanbv/www.linkedin.com/company/veenmanwww.twitter.com/VeenmanBVwww.instagram.com/veenmanbv/

De volgende bloggers van Veenman BV werkten mee aan dit magazine:Dennis C. Kabbedijk : Online marketingAnne-Mechteld Ulkeman : Salesconsultant IDMKillian Drewel : gastblogger 20/20 VisionDeze artikelen verschenen eerder op www.veenmanblog.nl

Wilt u direct meer weten over e-facturatieoplossingen met 20/20 Xspend?Neem dan contact op met Robert Wallet via robert.wallet@veenman.nl of +31657316903

Wilt u meer informatie over onze documentmanagement-oplossingen? Bel dan met +31102846177 en vraag naar één van onze consultants.

20 www.veenman.nl