1

Vaardig vergaderen Vaardig vergaderen Vaardig vergaderen Vaardig vergaderen

Welkom !!!

Stichting Lodewijk de RaetGeert Vansieleghem

2

• vertel hoeveel keer per week/maand je gemiddeld vergadert

• vertel vanuit welke vereniging je komt en hoe lang je al geëngageerd bent

• vul aan: “Het leuke aan vergaderen is …”

Kennismaking

3

Als deelnemer• heb je meer inzicht in elementen die je

vergadering efficiënter kunnen maken• leer je je vergaderstijl beter kennen • oefen je vergadervaardigheden• denk je na over de rol van voorzitter in een

vergadering• keer je terug met concrete actiepunten

Vaardig vergaderen - doelstellingen

• individuele- en groepsreflectie• inbrengen van kader• ervaringsoefening

aanpak:

4

• Een goede vergadering is voor mij …

(vul de zin aan op een post-it)

Intro

5

• informatie bij de groep• probleem ingewikkeld• groep heeft er belang bij• belangrijke onderwerpen• tijd beschikbaar• aanvaarding groep belangrijk• leren van elkaar belangrijk

Wanneer vergadering inschakelen?

6

Vergadering als systeem

'in' 'door' 'uit' deelnemers met

verhoudingen de interactie

(het proces) de resultaten

(kwaliteit) en afgesproken

taakverdeling

tussen diverse elementen

tevredenheid (acceptatie)

werken samen aan opdracht

de (bege)leiding

E = K x A

vanuit bepaalde bevoegdheid

door voorzitter en leden

rond een materie

volgens procedures

7

Effectief vergaderen: basisbouwstenen

Het doel is duidelijk voor iedereen

Consensus over wat we willen bereiken

De meeting is noodzakelijk

Het soort vergadering is afgestemd op het doel ervan

We wijken niet van het doel af

Doelen

De juiste mensen zijn aanwezig

Iedereen gebruikt zijn expertise en ervaring

Iedereen is voorbereid

Iedereen kent zijn rol en neemt deze correct op

De voorzitter focust op het doel, de rollen, de procedure en de interactie

De secretaris noteert

Rollen

Er is een agenda We zijn het eens

over de organisatie van de vergadering

Duidelijke afspraken

Het beslissings-proces wordt aangepast aan het onderwerp

Er wordt een rapport en actieplan opgemaakt

De vergadertijd is gestructureerd

Procedures

Ik luister Ik draag actief

bij Ik ben bereid

mijn eigen mening in vraag te stellen

Er is een open communicatie met respect en vertrouwen

Interactie

8

• Neem één van je (lastige) vergaderingen voor ogen

• Oefening in duo Maak een diagnose aan de hand van de

basisbouwstenen Formuleer 3 verbetervoorstellen voor de

vergadering

• Draai de rollen om

Diagnose van een eigen vergadering

9

• de vergadering geen zin heeft• het doel van een vergadering niet duidelijk is• de vergadering onvoldoende goed voorbereid is • praktisch-organisatorische elementen niet in orde

zijn• je niet met de juiste mensen rond de tafel zit• er een gebrek aan vaardigheden is• er een gebrek aan dossierkennis is• persoonlijke belangen primeren, waardoor

onderhandelen aangewezen is• er geen, onjuist of onduidelijk leiderschap is• ...

Een vergadering kan mislukken als …

10

1. Groepsdoel aan de orde stellen2. Groepsdoel verduidelijken3. Vragen om door te werken4. Een gespreksvolgorde voorstellen5. Naar het onderwerp terug brengen6. Proberen tot besluitvorming komen7. Vragen naar heldere werkafspraken

Communicatieve functies (1)

11

8. Feiten en meningen inbrengen9. Uitwerken van de inbreng van

anderen10.Samenvatten van de gespreksfases11.Coördineren wat gezegd is12.Akkoord gaan met anderen13.Actief luisteren14.Vragen om anderen te laten

uitspreken

Communicatieve functies (2)

12

15. Aanmoedigen om mee te doen16. Vragen om op elkaar in te gaan17. Groepsgevoel formuleren18. Bemiddelen bij conflict of

spanning19. Waardering uitspreken20. Zorgen dat iedereen een taak

krijgt

Communicatieve functies (3)

13

13

Procedures(=Efficiëntie)

Mensen(=Rollen & Interactie)

Doel(=Effectiviteit)

Voorzitter

Rol en verantwoordelijkheid van de voorzitter

14

De 5 V’s van voorzitten en vergaderen

Verduidelijken

Wat bedoel je? Hoezo? Kun je een voorbeeld geven? …

Verbreden Hoe kunnen we dit nog bekijken? Zijn er nog andere invalshoeken? Met wat heeft dit nog te maken? Wat is de volgende stap? …

Verdiepen Waarom is dat zo? Wat is er concreet veranderd wanneer het probleem is

opgelost? …

Verbinden Hoe sluit wat je nu zegt aan bij wat [naam] vertelde? Welke standpunten sluiten bij elkaar aan? Hoe hebben we deze bijeenkomst ervaren? …

Verkorten Wat is de essentie van je idee? Wie kan dit samenvatten? Laat ons samenvatten, wie doet wat wanneer? …

15

• De goed werkende vergadergroep, opdracht: Je taak bestaat er in een rangschikking te

maken van 12 uitspraken betreffende de kenmerken van een goed werkende vergadergroep.

Dit is een groepstaak. Je kan je organiseren zoals je dat zelf wenst, maar je moet als groep tot een besluit komen.

Oefening

16

• Hoe heb je deze vorming ervaren?

Afronden

17

• titel vergadering• datum, plaats, uur• genodigden• per agendapunt

onderwerp (+ wie voorzit) bedoeling: informatie, gesprek, ... vragen suggestie over ‘hoe voorbereiden?’

• wervende stijl

Agenda, een voorstel

18

• Informeren informatie geven informatie krijgen informatie vragen informatie geven informatie uitwisselen beide

• Gesprek voeren gedachtewisseling mee praten probleemoplossing mee denken besluitvorming mee beslissen beslissingsuitvoering mee uitvoeren

Soorten agendapunten

19

Effectiviteit van een agenda

12

Zeven tips om de effectiviteit van een agenda te kelderen

1. Time tot op de minuut en veronderstel een tijdige start

2. Veronderstel dat iedereen weet wat het doel is van elk agendapunt

3. Bespreek de 1ste helft van het overleg wat je de 2de helft wil doen

4. Met het oog op efficiëntie voorzie je geen pauzes

5. Veronderstel dat niemand andere punten wil bespreken dan de punten van de agenda

6. Met het oog op flexibiliteit geef je de agenda niet op papier

7. Gebruik geen agenda, want de dingen verlopen toch nooit zoals gepland

20

Het diverse werk tussen twee overlegmomenten

verslag typen en verspreiden

bepaalde informatie verzamelen

een kwestie onderzoeken

voorbereidende nota’s opstellen

verslag brengen aan iemand

zoeken naar input van externe

overleg X+1

overleg X

…tussentijds overleg met subgroep