Natuurlijk, uw bedrijf werkt allang met e-mail, intranet en sociale media. Dus dan werkt u toch al digitaal? Deels. Het is tijd voor de volgende stap: de digitale werkplek. Zodat iedereen toegang heeft tot de kennis die hij of zij nú nodig heeft om effectief te kunnen zijn. En zodat u niet meer drie keer een meeting hoeft te verzetten omdat niet iedereen op kantoor is.

Uw eerste stappen naar een digitale werkplek

©2016 Avanade Inc. All rights reserved.2

InhoudWat is de digitale werkplek?Overal en altijd exact de informatie die u nodig heeft

De rol van interne communicatie verandert Van informatie zenden naar luisteren, en relevant zijn voor elke medewerker

4 snelle stappen naar een digitale werkplek Zo brengt u de digitale werkplek snel en gestructureerd dichterbij

Cultuurverandering voor de digitale werkplek Hoe zorgt u ervoor dat iedereen de digitale werkplek optimaal gebruikt

Dirk Zekveld is Digital Workplace Strategist bij Avanade Nederland en adviseert organisaties op het gebied van de digitale werkplek, samenwerken en het verbinden van strategische doelstellingen, technische oplossingen en gebruikersgroepen.

©2016 Avanade Inc. All rights reserved.3

Werkmail checken op je mobiel, bedrijfsnieuws lezen op social media of online zakelijke meetings bijwonen zijn volledig ingeburgerd. Uit wereldwijd onderzoek van Avanade blijkt dat veel bedrijven menen met intranet, e-mail en social media een digitale werkplek te hebben gerealiseerd. Maar een volledig digitale werkplek gaat veel verder en zorgt voor relevante informatie op het moment dat u die nodig hebt. Hierdoor kunt u de productiviteit en klanttevredenheid aanzienlijk verhogen.

De mailbox bepaaltVeel professionals kennen het gevoel van door de mailbox ploegen om te bepalen wat ze gaan doen. Zij laten er hun werkdag en taken door regeren en hebben daarnaast nog veel andere lijstjes van werk dat gedaan moet worden. Aan deze min of meer gestructureerde manier van werken zijn we inmiddels gewend. Maar zouden we niet graag efficiënter en productiever willen werken?

Werknemers en bedrijven hebben er baat bij als informatie niet meer opgeslagen ligt in mailboxen, maar in een intelligent systeem dat applicaties, informatie en samenwerking bij elkaar brengt in een intelligente context. Een systeem dat is toegespitst op de rol, locatie en taken van de individuele medewerker. Op deze manier wordt u vanzelf voorzien van informatie op het moment dat u daar naar op zoek bent, rekening houdend met de plek waar u zich bevindt en wat u aan het doen bent.

Een slim systeemHeeft u een afspraak op afstand van een uur rijden? Dan geeft uw digitale werkplek u real-time verkeersinformatie. Staat er een file van een half uur? Dan vertelt uw device u of u toch op tijd bij de afspraak kunt zijn of beter de afspraak kunt verzetten. Het systeem stelt voor wat voor u het beste is om te doen. Dat maakt uw werkvoorraad veel overzichtelijker, sneller en eenvoudiger af te handelen. En zo werkt u efficiënter en productiever.

Henkel ziet dat het werktDat een digitale werkplek leidt tot efficiënter en productiever werken, bewijst Henkel. Deze producent van wasmiddelen, schoonheidsproducten en kleefstoffen wilde de productiviteit en samenwerking binnen het hele bedrijf verbeteren. Hiervoor heeft Henkel eerst alle 47.000 werknemers uit 75 landen naar de Cloud gemigreerd. Zo heeft elke medewerker vanaf elk apparaat, op elk moment en vanaf iedere locatie toegang tot informatie. Deze benadering leidt tot betere communicatie en samenwerking, een hogere productiviteit, meer innovatie en betere beslissingen.

Philips verhoogt productiviteit met intelligent intranet Ook Philips zag mogelijkheden voor een productiviteitsslag en koos ervoor om een volledig gepersonaliseerd en intelligent intranet te ontwikkelen op basis van tags en topics. Dit intranet toont elke gebruiker alleen die informatie die hij of zij nodig heeft. Het systeem is de eerste stap in de ontwikkeling van Philips’ digitale werkplek.

Digitaal werkenHet klinkt misschien nog eng om uw werk mede te laten bepalen door een intelligent systeem. Maar niemand kon 15 jaar geleden bevroeden dat we onze privézaken met de hele wereld zouden delen op internet en social media. En zo ervaren we nu, met name in de privésfeer, de voordelen van de ondersteuning van een intelligent systeem. We vinden het bijvoorbeeld heel normaal dat Facebook relevante tips geeft voor evenementen op basis van ons profiel, activiteiten en vriendenkring.

Zo kan technologie u ook de tools geven om beter te presteren en gelukkiger te zijn in uw werk. Als uw werkaanbod wordt gebaseerd op hoe, waar en wanneer mensen het beste hun werk realiseren, worden productiviteit en klanttevredenheid naar een hoger niveau getild. Dat is een digitale werkplek.

De digitale werkplek: zo werkt u contextgericht

THE RESULTSAvanade helped Henkel move to cloud faster and with less risk

– supporting their digital transformation vision.

Managedcultural change

Reinventedproductivity

Reducedoperational costs

99% Enabled cloudplatform to support

digital workplaceof Henkel’s existing

applications fit with Office 365

47,000 Office 365

employees moved to

SITUATION

SITUATION

As a first step in adopting a digital workplace, Henkel - a global manufacturer with

operations in 75 countries, decided to switch from an aging IT environment to Microsoft Office 365, and to do so quickly, effectively,

and with low risk.

SOLUTIONHenkel engaged Avanade to support the

company through every step of the process, from devising the business case to

confirming application compatibility, training staff, and providing managed services.

BUSINESS CHALLENGE Henkel needed to empower its employees

so they could easily share information on any device, anywhere, at any time. As a company

with a digial transformation vision, they faced a challenge of continuously growing, increasing productivity and innovation on worldwide scale.

Avanade has the know-how, the Microsoft expertise, and the innovative spirit we needed to successfully undertake a project

of this magnitude and to deliver a solution with higher benefits and more security than we previously had.

- Markus Petrak, Corporate Director Integrated Business Solutions, New Technologies/Office 365,

Henkel AG & Co. KGaA

with office 365

reinventsPRODUCTIVITY

reinventsPRODUCTIVITY

©2016 Avanade Inc. All rights reserved.4

Via intranet informeert en ondersteunt Communicatie alle medewerkers in hun werk. Dat lukt steeds beter, want net als internet heeft intranet een behoorlijke ontwikkeling doorgemaakt, van een statisch informatiemiddel naar een dynamisch en interactief kanaal. De digitale werkplek is daarin de volgende stap. En daarmee ontstaat ook een nieuwe rol voor de afdeling Communicatie.

Van intranet naar digitale werkplek Het intranet, vaak gebouwd door de IT-afdeling en beheerd door Communicatie, verschuift van een intern communicatiekanaal naar een informatietype binnen de digitale werkplek. Een goed voorbeeld hiervan is het nieuwe intranet van Philips. Zij lieten een volledig gepersonaliseerd en intelligent intranet ontwikkelen op basis van tags en topics dat rekening houdt met de context van de gebruiker en de productiviteit aanzienlijk verhoogt. Het nieuwe intranet vormt hiermee de basis van Philips’ digitale werkplek.

Van redacteur naar regisseur Door de verschuiving van intranet als een van de interne communicatiekanalen naar een onderdeel van de digitale werkplek, is Communicatie geen eigenaar meer en niet langer eindverantwoordelijk voor de gebruikerservaring van intranet. De digitale werkplek heeft een veel breder blikveld en is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de business, IT, HR en Communicatie.

De toevoeging en omvang van sociale functies als Yammer heeft de rol van Communicatie verder veranderd. Het intranet is inmiddels van iedereen. Voor Communicatie valt er minder te zenden en het redigeren van socialmediaposts werkt vaak averechts. De rol van communicatie is daarmee veranderd van push naar pull, en de medewerkers op de afdeling zijn niet langer redacteur, maar vervullen steeds vaker de rol van regisseur. Dit vraagt om een andere mindset die meer is gebaseerd op vertrouwen, faciliteren en vooral luisteren. Dit laatste wordt minstens zo belangrijk als zenden. Luisteren naar wat er leeft in de organisatie en hier beleid en activiteiten op afstemmen.

Van boodschap naar context De rol van Communicatie is niet alleen voorgoed veranderd, maar ook naar een hoger plan getild. Draaide interne communicatie altijd al om de connectie tussen informatie en medewerkers, de digitale werkplek voegt daar een nieuwe dimensie aan toe: context. Voortaan gaat het niet meer primair om de boodschap, maar kijken we op hoger niveau naar relevante informatie en functies voor medewerkers op basis van hun werkzaamheden. Het wegvallen van traditionele communicatietaken biedt ruimte om deze nieuwe dimensie in te vullen.

De verbinding tussen informatie, medewerkers en de context waarin mensen werken, vormt de nieuwe uitdaging voor communicatieprofessionals. Een uitdaging die nieuw is, maar nog altijd aansluit bij de oorspronkelijke rol van de afdeling Communicatie: het informeren en ondersteunen van medewerkers om hun werk zo goed mogelijk te doen en prettig samen te werken.

Interne communicatie in de digitale werkplek:van redactie naar regie

©2016 Avanade Inc. All rights reserved.5

80 procent van de bedrijven denkt dat een digitale werkplek voordelig is voor hun organisatie, maar het vlot vaak niet met de realisatie. Nederlandse bedrijven denken nog 2 tot 5 jaar nodig te hebben om te komen tot een digitale werkplek die is afgestemd op de rol, plaats en taak van de medewerker. Toch valt de transformatie naar een digitale werkplek mee als u de juiste route kiest.

De meeste bedrijven zijn prima uitgerust om de switch naar een digitale werkplek te maken, als ze weten welke verandering ze moeten doorvoeren. Bedrijven denken bij hun digital business eerder aan de klant, bijvoorbeeld digital marketing en customer service. Dat is ook essentieel om succesvol te blijven. Maar om de digitale initiatieven aan de klant te ondersteunen, heeft uw bedrijf zelf ook een digitale werkplek nodig.

Dit is een van de uitdagingen waar bedrijven sinds de opkomst van e-commerce mee worstelen. Veel bedrijven hebben mooie digitale klantgerichte diensten gecreëerd, maar zijn er niet in geslaagd om een digitale back-end te creëren om de transactie te voltooien en de toegang van medewerkers te ondersteunen.

Om de transformatie naar een digitale werkplek soepel te laten verlopen, heb ik vier tips op een rij gezet:

1. Stel een business case op Start met het definiëren van een business case. Welk (business) probleem kan met een digitale werkplek worden opgelost en hoe meten we de impact? Bepaal in de business case ook een mission statement zoals: Onze sales teams een betere ervaring bieden om de productiviteit te verhogen. In het ideale geval richt een digitale werkplek zich op de werkstromen die een specifieke gebruiker, taak en bedrijfsresultaat ondersteunen.

2. Bepaal wie betrokken moeten zijn en stel iemand aan die verantwoordelijk is voor de realisatie Zorg dat een MT-lid die de volledige business overview heeft de case ondersteunt en de voortgang bewaakt. Leg deze verantwoordelijkheid niet bij een heel team neer. Dit voorkomt dat beslissingen niet uitgevoerd worden en nooit van de grond komen. Betrek HR, finance, IT, marketing, sales en operations voor input en stel iemand aan die zorgt dat business en technology met elkaar in lijn blijven.

3. Bepaal en rangschik de belangrijkste pijnpunten Wat zijn de belangrijkste pijnpunten en hoe zijn deze gerangschikt? Bepaal een deadline wanneer de pijnpunten bekend moeten zijn en focus op de quick wins.

4. Stel een roadmap op Knip het project op in kleinere delen en zorg dat de gebruikers weten wat er aan komt. Wees agile! Het is prima om op basis van feedback uit de organisatie veranderingen aan te brengen in het oorspronkelijke plan.

De transformatie naar een digitale werkplek is natuurlijk een reis waarvan het eindpunt niet van vandaag op morgen bereikt wordt. Blijf tijdens het traject focussen op het mission statement en zorg ervoor dat alle betrokkenen van management tot IT ernaar handelen. Ik zie vaak mensen aan grote projecten werken en vervolgens vergeten waarom het project in de eerste plaats groen licht kreeg. Dit kan zomaar tot mislukking leiden. Als het managementteam niet betrokken blijft en de noodzaak niet uitdraagt, wordt het ook niet door de organisatie gedragen.

De case: Police MutualPolice Mutual is een goed voorbeeld van een succesvolle transformatie naar de digitale werkplek. Deze Britse non-profit financiële dienstverlener voor politiepersoneel opereert in een steeds moeilijker markt. Politiemedewerkers blijven namelijk niet meer hun gehele carrière bij één werkgever, en zij kunnen ook kiezen voor andere financiële aanbieders. De organisatie had geen eenduidig beeld van haar leden en de producten die zij hen als aanvullende diensten kon aanbieden. Daarnaast leunden medewerkers sterk op ongestructureerd samenwerken via e-mail. Omdat ze bovendien op verschillende locaties verspreid over het land werken, nam het organiseren van meetings veel tijd in beslag.

Om te kunnen blijven concurreren, had de organisatie behoefte aan modernisering van de operationele processen en de werkplek, en maakte dit onderdeel van de strategie. De business case werd een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de CIO en CMO. Zij werkten nauw samen met vertegenwoordigers vanuit marketing, klantenservice, operations en sales. Om de samenwerking te verbeteren, was de implementatie van Skype for Business een voor de hand liggende eerste stap. Medewerkers hebben nu overal toegang tot hun virtuele kantoor en kunnen via video conferencing flexibeler, sneller en effectiever samenwerken. Waar eerder twee weken gewacht moest worden voor iedereen bij elkaar kon zijn, kan een meeting nu nog op dezelfde dag plaatsvinden.

Case Henkel: begin kleinEen transformatie naar een digitale werkplek kan klein beginnen. Het automatiseren van een aantal handmatige processen met een eenvoudige applicatie kan al een eerste stap zijn. Van daaruit kan een relatief klein project uitgroeien tot een wereldwijde transformatie van de werkplek, zoals fabrikant Henkel vorig jaar succesvol realiseerde.

Henkel werkte met een verouderde infrastructuur en migreerde naar een Cloud-werkomgeving. Hiermee kregen alle 47.000 medewerkers in 75 landen toegang tot informatie op elk device, overal en op elk moment. Een digitale werkplek op basis van deze visie verhoogt de productiviteit, stimuleert innovatie en maakt betere beslissingen mogelijk, wat ook bij Henkel gebeurde.

4 tips om snel tot een digitale werkplek te komen

©2016 Avanade Inc. All rights reserved.6

Als organisaties zich laten meeslepen door de ‘hype’ van een digitale werkplek, is de kans groot dat er verkeerde beslissingen genomen worden. De digitale transformatie komt dan niet goed van de grond of mislukt zelfs volledig Het is veel effectiever om uit te gaan van het probleem waar technologie een oplossing voor kan bieden. Maar de belangrijkste elementen voor een geslaagde implementatie van een digitale werkplek zijn cultuur en gedrag.

Digitaal leiderschap is de drijvende krachtDe betrokkenheid van het management is bepalend voor het slagen van een digitale transitie. Dit digitaal leiderschap levert vaak een spiegel op voor het management: zijn wij als leiding echt de drijvende kracht achter de transitie naar een digitale werkplek? Dat bewustzijn is de eerste stap. Daarna volgt de uitdaging wat u hier aan doet. Als management hoeft u echt niet alle technische kennis te hebben, maar u moet wel een zichtbaar voorbeeld zijn voor de organisatie. Bijvoorbeeld door zelf actief gebruik te maken van de tools die een digitale werkplek biedt.

Dit wordt ook bevestigd door Gartner, die ‘lead by example’ benoemt als belangrijk onderdeel van een digitale-werkplek manifest. Zo zijn we bij mijn eigen werkgever Avanade met Yammer gaan werken. General manager Eric Hol ging online het gesprek aan via dit interne platform in plaats van via e-mail. Hij moedigde ook de andere MT-leden aan dit te doen. Yammer nam hiermee een enorme vlucht bij ons in de organisatie en heeft e-mail als informatiemedium zo goed als vervangen.

Zonder generatie Z geen digitale toekomstBij de introductie van nieuwe tools op de werkplek is er altijd een groep medewerkers die voorop loopt in het gebruik, maar uiteindelijk wilt u dat iedereen ze gaat gebruiken. Engagement is bepalend voor een geslaagde digitale werkplek. Dit bereiken vraagt focus, een goede gebruikservaring en ondersteuning bij de gevraagde gedragsverandering. Dat laatste wordt vaak over het hoofd gezien, maar is een belangrijke voorwaarde om de gewenste bedrijfsresultaten te realiseren. Het is niet realistisch om te verwachten dat iedereen de nieuwe tools direct adopteert en zijn gedrag erop aanpast. Dat kost tijd. Ook hier komt het aan op voorbeeldgedrag vanuit het management.

Voor het veranderen van gedrag en vergroten van de adoptie van digitale tools is het belangrijk om u af te vragen wat het digitale niveau van de medewerkers is. Kortom, hoe vloeiend spreken de medewerkers de digitale taal? Dit verschilt sterk per organisatie en per gebruikersgroep binnen een organisatie. Een technologiebedrijf met digital natives en een meer traditionele retailer zijn niet met elkaar te vergelijken. En ook voor generatie Y die opgroeide met internet en mobiele telefoons is de verandering veel minder groot. Generatie Z, geboren vanaf 1992, doet daar nog een flinke schep bovenop. Bedrijven die investeren in de generaties van de toekomst vergroten hun kans om overeind te blijven in de digitale wereld.

Maak persona’sEen goede manier om de functionele eisen en wensen van een digitale werkplek te bepalen is het gebruik van persona’s. Deze helpen u om de juiste keuzes te maken tijdens de ontwikkelfase, en daarna kunt u ze ook gebruiken bij het bepalen van de adoptiestrategie voor de gebruikersgroep die de persona vertegenwoordigt.

Vergeet de motivatie nietMotivatie om te veranderen is minstens zo belangrijk als het digitale niveau van de medewerkers. Volgens Daniel Pink, auteur en leider in gedragsverandering, wordt de wil om te veranderen gedreven door drie zaken: autonomie, meesterschap en doel. Zijn autonomie en de wil om ergens de beste in te zijn verankerd in de bedrijfscultuur, dan biedt de digitale werkplek alle mogelijkheden voor een soepele transitie. Een digitale werkplek ligt binnen handbereik als u het doel van de verandering op een duidelijke manier verwerkt in de bedrijfsstrategie.

Omarm hetZorg er dus voor dat u uw (digitale) cultuur en gedrag op orde heeft. Dan wordt de digitale werkplek een volledig andere werkomgeving. Een plek die wordt omarmd door uw medewerkers, van generatie X tot Z!

Is uw bedrijfscultuur al klaar voor een digitale werkplek?

Meer weten? Heeft u vragen of wilt u reageren?Stuur Dirk Zekveld een bericht via Twitter (@Zirk77).

Of neem contact op met Avanade:Info-nl@avanade.com+3136 547 5100

Over AvanadeAvanade levert innovatieve digitale en cloud diensten, zakelijke en op gebruikerservaring gebaseerde oplossingen voor zijn klanten, aangedreven door de kracht van mensen en het Microsoft ecosysteem. Avanade is in 2000 opgericht door Accenture LLP en Microsoft Corporation met Accenture LLP als grootste aandeelhouder. Meer informatie vindt u op www.avanade.nl.

©2016 Avanade Inc. All rights reserved. The Avanade name and logo are registered trademarks in the US and other countries. Other brand and product names are trademarks of their of their respective owners.

Nederland Almere T: +31 (0)36 547 5100 info-nl@avanade.com

EuropaLondon T: +44 (0)20 7025 1000 europe@avanade.com

AmerikaSeattle T: +1 206 239 5600 americas@avanade.com