Business Process Modeling Notation wordt door sommige bedrij-ven gebruikt om de bedrijfsprocessen te bespreken met de betrok-ken afdelingen, of om een informaticaproject voor te bereiden.

HET BEGIN: ‘START EVENT’Het bedrijfsproces dat u wil beschrijven wordt in ganggezet door een bepaalde gebeurtenis: het ‘start event’.In BPMN wordt het start event voorgesteld door eencirkel.

Voorbeelden:• Een klant plaatst een bestelling.• Een leverancier stuurt een factuur.• Het is de 15de van de maand.

HET EINDRESULTAAT: ‘END EVENT’Het bedrijfsproces creëert één of meerdere resultatendie men ‘end event’ noemt. Een end event wordt voor-gesteld door een vetgedrukte cirkel.

Voorbeelden: • De bestelde producten werden aan de klant geleverd.• De bestelde producten werden aan de klant geleverd en

gefactureerd.• De factuur van de leverancier werd betaald.• De maanbrieven (voor de achterstallige betalingen van

de klanten) werden verzonden.

36

Smart Business Strategies 0 9/2 0 05

e-Business aan het werk

BPMNeen standaardtaal om

processen te beschrijven

BPMNeen standaardtaal om

processen te beschrijvenVele bedrijven doen tegenwoordigaan ‘business process modeling’ - hetgrafisch voorstellen vanbedrijfsprocessen. Daarvoorbestaan veel conventies.Tegelijkertijd zijn er ook veelvarianten in omloop, en dat isverwarrend voor de mensen diemet die diagrammen werken. Omwat meer eenvormigheid tekrijgen, werd daarom eenstandaard gecreëerd: BusinessProcess Modeling Notation (BPMN).We stellen u deze techniek graagvoor.

■■■ CHRISTIANE VANDEPITTE

SB_NL_09_P007_42_Inleiding 29-07-2005 10:54 Pagina 36

37

Smart Business Strategies 0 9/2 0 05

e-Business aan het werk

EEN ACTIVITEIT: ‘ACTIVITY’Om het gewenste resultaat te bekomen wor-den ‘activiteiten’ uitgevoerd, door het perso-neel en door softwaretoepassingen. Een ‘acti-vity’ wordt voorgesteld door een rechthoekmet afgeronde hoeken.

Voorbeelden : • De kredietwaardigheid van een klant controleren.• De bestelde producten uit het magazijn halen.• De nodige onderdelen bij de leverancier bestellen.• Maanbrieven naar klanten verzenden.

Het BPD of Business Proces Diagram, de tekening die doorBPMN ontstaat, bevat zowel de manuele als de geautomati-seerde activiteiten.

EEN BESLISSING: ‘GATEWAY’Plots komt het proces op een punt vanaf waartwee of meer ‘wegen’ mogelijk zijn; een zoge-noemde ‘gateway’. Een gateway wordt voorge-steld door een ruit.

Een voorbeeld:Een bedrijf stuurt een bestelling per fax. Een bediende contro-leert of dit bedrijf al is opgenomen in het klantenbestand vanzijn firma. Er zijn twee mogelijkheden: ja of nee. Indien nee, danmoet het bedrijf eerst ingegeven worden in het klantenbestand,vóór de gebruiker de bestelling kan ingeven.

DE VOLGORDE VAN DE ACTIVITEITEN:‘SEQUENCE FLOW’In BPMN wordt de ‘sequence flow’ weergegeven door een vol-le pijl.

Alternative

Alternative 2

Alternative 1

Default

A B C

�

Een voorbeeld

DE DEELNEMERS AAN HET PROCES:‘POOL’ EN ‘LANE’Met de bovenstaande elementen, start event, end event, activi-ty, gateway en sequence flow, komt u al een heel eind. Maar somsis het ook nuttig om op een overzichtelijke manier aan te gevenwie een bepaalde activiteit uitvoert, wie er deelneemt aan hetproces, wie de ‘process participants’ zijn. Het kan hierbij gaan ommeerdere afdelingen binnen hetzelfde bedrijf, maar het kan ookgaan om een ander bedrijf (in de rol van klant of leverancier, bij-voorbeeld). In grote lijnen kan men zeggen dat een bedrijf voor-gesteld wordt door een ‘pool’, een afdeling door een ‘lane’. Eenpool is een rechthoek; een lane is een rechthoek binnen een pool.

Voorbeelden : • Wie plaatst de bestelling ? de klant• Wie stuurt de factuur ? de leverancier • Wie stuurt het aanslagbiljet ? de FOD Economie• Wie selecteert een leverancier ? de dienst Aankopen

ModifyOrder

Send Order Receive OrderResponce

Receive Order Send OrderResponce

Send CancelReceiveCancel

Response

Send OrderConfirmation

Receive OrderConfirmation

Send CancelResponse

ReceiveCancel

Orderd

Bu

yer

Sup

plie

r

Confirm Orderdd

CancelnResponsep

Cancel

OrderConfirmation

CancelOrderO d

NextStep?

Order Responsee

ModifyOrder

De gateway in een bredere context .

Nam

eN

ame

Nam

e

Credit CardAuthorization

Pack Goods ShipGoods

AuthorizePaymet

Fin

anci

alIn

stit

uti

on

Sup

plie

r Dis

trib

uti

on

Sale

s

+

+

Process Order

SB_NL_09_P007_42_Inleiding 29-07-2005 10:54 Pagina 37

SAMENHANG IN HET DIAGRAM:EEN ‘GROUP’Soms horen bepaalde objecten in een diagram bij elkaar; danwordt er een ‘group’ van gemaakt. Een ‘group’ wordt voorgestelddoor een rechthoek met afgeronde hoeken, net zoals een activi-ty, maar nu niet met een volle lijn maar met een streepjeslijn.

UITLEG BIJ HET DIAGRAM:EEN ‘ANNOTATION’Het komt regelmatig voor dat de opeenvolging van stappen ophet diagram niet voldoende is om het bedrijfsproces duidelijk temaken aan de lezer; in dat geval voegt de maker van het dia-gram een tekst toe, een ‘annotation’. Een ‘annotation’ wordt aan-geduid door een vierkante haak.

WERKEN MET NIVEAUS:EEN ‘SUBPROCESS’

Dikwijls is een bedrijfsproces te complexom op één blad getekend te worden; danwerkt men met meerdere diagrammen opmeerdere bladen, en met een ‘subprocess’.Het eerste diagram van de reeks stelt danhet volledige proces (1) voor, maar niet in

detail, en in plaats van een activity verschijnt een ‘subprocess’.Door het symbool ‘+’ weet de lezer dat dit ‘subprocess’ elders indetail (2) uitgewerkt wordt.

HET VERVOLGIs dit nu alles ? Nog lang niet. We hadden het nog niet over de ‘message flow’, de pijl die aangeeft dat er een bericht gestuurdwordt, noch over de ‘association’, die twee objecten in het busi-ness-processdiagram met elkaar verbindt. En ook niet over het ‘data object’ dat de gebruikte (ontvangen, verzonden) gegevensaangeeft.

38

Smart Business Strategies 0 9/2 0 05

e-Business aan het werk

�

Tot zover de theorie. We vroegen een reactie aan

Monique Snoeck, docent Beleidsinformatica aan de Ka-

tholieke Universiteit Leuven. Business Process Modeling

is één van haar werkgebieden. Professor Snoeck: "Er was

inderdaad behoefte aan een standaard voor de grafische

voorstelling van bedrijfsprocessen.Ik ben blij dat die er nu

is. Bovendien lijken de symbolen van BPMN erg op die

van de 'activity diagrams' van UML; de (vele) gebruikers

van UML zullen dus zonder veel moeite kunnen over-

schakelen.

De notatie is erg rijk; de taal omvat veel symbolen. Ener-

zijds is dat een voordeel, want je kan veel informatie in

een Business Process Diagram plaatsen,anderzijds is het

ook een nadeel.Het gevaar bestaat dat verschillende ge-

bruikers de symbolen niet exact op dezelfde manier inter-

preteren, wat tot misverstanden leidt.

Vandaag gebruiken de bedrijven andere conventies in

hun diagrammen: ze gebruiken UML, of de conventies

van hun tool. Veel leveranciers hebben zich bereid ver-

klaard hun tool aan te passen aan BPMN, maar dit zal

waarschijnlijk niet in één stap gebeuren. Het aanpassen

van de grafische voorstelling zal nog wel lukken,maar de

concepten komen niet helemaal overeen.Sommige tools

bevatten concepten die in BPMN niet voorkomen,en om-

gekeerd, BPMN bevat concepten die in sommige tools

niet voorkomen. Een perfecte ondersteuning is dus nog

niet voor morgen."

Nog niet voor morgen ? We stelden de vraag aan IDS

Scheer, het consultancybedrijf dat de ARIS Toolset

creëerde. Als spin-off van een universiteit (Saarbrücken

in Duitsland) moeten zij zich toch interesseren voor een

wereldwijde standaard, of niet ? IDS Scheer: "Ons bedrijf

is lid van het BPMI. Natuurlijk ondersteunen wij BPMN, al

sinds ARIS release 6.23, die verleden jaar verscheen. We

creëerden een nieuw type model, het 'BPMN Diagram'.

Dit ondersteunt alle concepten en alle grafische ele-

menten van BPMN.We zijn vast van plan om ook de toe-

komstige versies van BPMN te ondersteunen."

KENNERS OVER BPMN

Text Annotation Allowsa Modeler to provideadditional Information

+

En dan nog hebben we niet alle onderdelen behandeld. Dit zijnenkel de belangrijkste elementen van BPMN. De taal is veel rij-ker dan dit. Voor de volledige, gedetailleerde definitie van detaal verwijzen we u naar de website: Business Process ModelingNotation (http://www.bpmn.org/). Sommige tools ondersteunenBPMN nu reeds, andere tools zijn dat van plan. Hier vindt u debijgewerkte lijst. En naar de site Business Process ManagementInitiative (http://www.bpmi.org/).Dank zij de nieuwe standaard kunnen bedrijfsmensen en pro-cesanalisten uit verschillende bedrijven, en zelfs uit verschillen-de continenten, nu vlot samenwerken. Vanaf nu kunnen ze zichverdiepen in de bedrijfsprocessen, zonder tijd te verliezen doorhet gebruik van twee of meerdere notaties.

Christiane Vandepitte (Christiane.Vandepitte@skynet.be)is zelfstandig consultant.

(1) samenvatting

(2) in detail

SB_NL_09_P007_42_Inleiding 29-07-2005 10:54 Pagina 38

1. VAN WAAR KOMT DIE NIEUWE STANDAARD? Een bedrijfsproces bestaat uit een opeenvolging van stappen.Een of

meerdere personen, eventueel in verschillende afdelingen, geven

werk en gegevens aan elkaar door, tot de opdracht vervuld is. Een

bedrijfsproces heeft een startpunt en een eindpunt.Soms wordt een

reeks handelingen herhaald, soms splitst de weg zich in twee ver-

schillende wegen. Hoe kan men dit best tekenen? Het Business Pro-

cess Management Initiative richtte een internationale werkgroep op

die zich over deze vraag boog. De deelnemers bestudeerden onder

andere de techniek ‘flowcharting’, een tekentechniek die program-

meurs al dertig jaar gebruiken om de werking van een programma

te illustreren.Ze keken ook naar UML,de Unified Modeling Language,

een moderne techniek om de werking van een objectgeoriënteerd

programma te illustreren.Ze keken naar een heleboel technieken,dis-

cussieerden twee jaar lang, en in mei 2004 werd BPMN geboren.

2. VOOR WIE IS DEZE TECHNIEK BEDOELD? Zowel voor zakenlui als voor informatici. Met BPMN kan men om te

beginnen diagrammen op hoog niveau maken,voor overleg tussen

zakenmensen onderling of tussen zakenmensen en informatici. De

symbolen zijn zo sprekend dat ook zakenmensen een diagram kun-

nen begrijpen en erop kunnen reageren. Heeft men overeenstem-

ming bereikt, dan kunnen informatici desgewenst de diagrammen

verder uitwerken, tot op een niveau van detail dat voor software-

ontwikkeling nodig is. Maar dat hoeft niet. Ook als er niet gepro-

grammeerd wordt, is het nuttig bedrijfsprocessen te modelleren.

3. WELKE BEDRIJFSPROCESSEN KAN MENHIERMEE ILLUSTREREN? Alle bedrijfsprocessen. Processen in de productie en de administra-

tie. Manuele processen en geautomatiseerde. Bedrijfsinterne pro-

cessen,en processen waar een klant bij betrokken is,of een leveran-

cier,of een overheidsinstantie.Bestaande,te bespreken processen en

nieuwe, nog in te voeren processen.

4. WIE MAAKT DE DIAGRAMMEN?De ideeën komen van de deelnemers aan de workshops, de dia-

grammen zelf worden gemaakt door één persoon die vertrouwd is

met de modelleringstechniek en de tool. Soms draagt die de titel

‘procesanalist’.

5. HOE HEET ZO'N TEKENING?Een diagram gemaakt met deze techniek heet BPD, Business Process

Diagram.

6. WAT VINDT MEN OP EEN BUSINESS PROCESSDIAGRAM? De verschillende stappen van het proces en de opeenvolging ervan.

Het startpunt. Het eindpunt. De deelnemers aan het proces en de

uitwisseling van berichten tussen de processtappen. (Dit laatste as-

pect is van belang bij het ontwerpen van bedrijfsprocessen die

ondersteund worden door web services.)

7. WAT KOST DIT? Niets. BPMN wordt gratis ter beschikking gesteld.

8. WAAR VIND IK DE NODIGE INFORMATIE?De volledige,gedetailleerde definitie van de taal bevindt zich op de

website (http://www.bpmn.org/); aan boeken en cursussen wordt

gewerkt. Sommige consultancybedrijven bieden advies aan.

9. DE HUIDIGE VERSIE IS RELEASE 1.0;WAT KOMT ER DAARNA? Het is de bedoeling verder te werken aan de kant van de implemen-

tatie in verschillende programmeertalen,zodat de overgang van een

(gedetailleerd) procesmodel naar een uitvoerbaar programma zo

automatisch mogelijk kan gebeuren.Het is ook de bedoeling de taal

uit te breiden met symbolen die specifiek zijn voor bepaalde be-

drijfstakken: banken, verzekeringsmaatschappijen, productiebe-

drijven enzovoort.

10. IS ER EEN VERBAND MET UML? UML wordt gebruikt door ontwikkelaars om een softwaretoepassing

te ontwerpen.Ze bekijken de activiteit van het programma door een

objectgeoriënteerde bril - alle acties van het programma worden uit-

gedrukt in termen van objecten.BPMN daarentegen is bedoeld voor

zowel zakenlui als informatici. Ze bekijken de activiteit van het be-

drijf door een procesgeoriënteerde bril - alle acties van het personeel

en de softwaretoepassingen worden uitgedrukt in termen van pro-

cessen. UML en BPMN zijn compatibel. Er wordt gewerkt aan de do-

cumentatie van de mapping (de overgang) van BPMN naar UML. �

39

Smart Business Strategies 0 9/2 0 05

e-Business aan het werk

DE NIEUWE STANDAARDTAAL IN 10 VRAGEN

A Start Event

A Sequence Flow

A Gateway “Decision”

A Task

An End Event

Payment Method?

Credit Card

Check or Cash

IdentifyPayment Method

Process CreditCard

Accept Cashor Check

Prepare Package for

Customer

Een voorbeeld van een

eenvoudig bedrijfsproces .

SB_NL_09_P007_42_Inleiding 29-07-2005 10:54 Pagina 39