UiTforum XL – 21 september – CC De Werf Aalst

Wie zijn we

• Zuidwest is de culturele verbinding van de 13 steden en gemeenten in Zuid-West-Vlaanderen

• Juridisch statuut: projectvereniging

• Wat: IGS voor afstemming aanbod (Collegagroepen Podium & Bibs) & vrijetijdscommunicatie (UiTin zuidwest) + erfgoed zuidwest

• Financieel: € 0,3 per inwoner per jaar vanuit de gemeenten + €0,3 vanuit de Vlaamse Gemeenschap (decreet lokaal cultuurbeleid).

• Personeel: 0,75 (coördinator) + 0,5 (communicator) + 1 (UiTPAS sinds januari 17) + 1 (digicoach @ work) = 3,25 VTE + 2 VTE (Erfgoed zuidwest)

• ad-hoc aangevuld met jobstudenten, tijdelijke projectmedewerkers,…

Onze regio

Aantal Aantal

ANZEGEM 14.544 MENEN 33.070

AVELGEM 10.047 SPIERE-HELKIJN 2.140

DEERLIJK 11.716 WAREGEM 37.865

HARELBEKE 27.673 WERVIK 18.664

KORTRIJK 75.668 WEVELGEM 31.444

KUURNE 13.216 ZWEVEGEM 24.527

LENDELEDE 5.768 Totaal 306.342

UiTPAS vanaf 2012/13…

• INITIËREN IDEE UiTPASOverleg Cultuur/zuidwest en o.a. RESOC, Welzijnsconsortium, Leiedal, Lokaal Netwerk Surplus, Netwerk tegen Armoede, A’kzie, culturele en vrijetijds-organisatoren, cubeco’s,… in de regio.

• RESOC-STREEKPACTUiTPAS als deel van hefboomproject ‘Cultuur, sport- en toerisme als bouwstenen voor streekontwikkeling’

• UiTPAS in CULTUURNOTA Overleg Cultuur voor de periode 2014-2019

• 15 november : ONDERZOEK in opdracht van de minister (CultuurNet) om aan te geven wie als proeftraject UiTpas, in navolging van Aalst kan fungeren.

- Telefoonronde naar alle Schepenen voor Cultuurbeleid (aftoetsten draagvlak)- Online bevraging van alle cubeco’s, andere ambtenaren, potentiële aanbieders… - Becijfering van verschillende concrete scenario’s (alle gemeenten tegelijk, de 3 grootsten eerst,…)

Vanaf 2013/14…

• KERSTCADEAU: beslissing van Joke Schauvliege voor start UiTrol in regio Kortrijk, Gent, Oostende en Turnhout (en omgeving)

• ‘UiTPAS daar kan je mee bUiTenkomen’ info(start)moment donderdag 27/2/14 - CC Het Spoor HarelbekeDoel: enthousiasmeren, creëren van draagvlak / Voor wie: breed uitgenodigd: aanbieders vrije tijd, welzijnssector, lokale beleidsmakers, OCMW’s, medewerkers steden en gemeenten,… 180 aanwezigen die we de werking van UiTPAS lieten beleven (punten sparen, inruilen voor interventies, voor koffie en gebak, achterafdrink)Agenda: 1. Kennismaking met de UiTPAS en de effecten ervan

2. Gebruikers, toeleiders, beleidsmakers,… aan het woord (filmpje)3. Antwoorden op veel gestelde vragen (panel)4. UiTID als opportuniteit voor andere gemeentelijke dienstverlening5. Hoe verder de UiTPAS ontwikkelen: stappenplan & tijdslijn (budgettering)

Startmoment is sleutelmoment

ONZE REGIO

ONZE REGIO

Vanaf 2014…

• April 2014: vraag aan de colleges om lokale stuurgroep op te richten en trekker aan te duidenmet de bedoeling de lokale denkoefening te maken

raming personeelsinzet & budgetteringoplijsten mogelijke partners, locale aanbieders,… oplijsten van diensten en organisaties waar de pas verkrijgbaar isoplijsting van infrastructuur (zuilen, lezers, GSM’s,...)inventarisatie van lokale promotiekanalen en uittekenen campagne ter bekendmaking van de paszoeken naar voordelen

Bedoeling te komen tot lokale draaiboeken voor implementatie / Start na beslissingen RvB zuidwest én go CBS’en in de regio

UiTPAS implementatie

WERKGROEPIT

InhoudUiTPAS-software instellen, installeren en beheren

hardware: bestellen, installeren, beheren

customiseren processen

WERKGROEPCOMMUNICATIE

Inhoudacquisitie/ontwikkelings-en retentie strategie

communicatie-middelen bepalen

uittekenen & bewaken marketingmix, o.a. voordelenmix, doelgroepenbeleid,....

WERKGROEPTOELEIDING

Inhoudwerking doelgroep mensen in armoede

retributiecommunicatietoeleidingsinitiatieven

samenwerking met partners

Inhoud• raming personeelsinzet & budget• oplijsten mogelijke partners + acquisitie partners• zoeken naar voordelen• oplijsten diensten en organisaties waar de pas verkrijgbaar is • ontwikkelen van toeleidingsacties• inventarisatie van lokale promotiekanalen en uittekenen campagne

ter bekendmaking van de pas• aandacht voor terugkoppelmomenten…

loka

le s

tuu

rgro

ep

en

Dagelijks bestuur

Anzegem Avelgem Deerlijk Harelbeke Kortrijk

Kuurne Lendelede MenenSpiere-Helkijn

Waregem

Wervik Wevelgem Zwevegem

Re

gio

nal

e w

erk

gro

ep

en

--

--

--

--

--

--

--

--

--

--

--

--

--

--

--

--

Regionale stuurgroep met trekkers lokale en regionale werkgroepen, vertegenwoordigers MIA, vertegenwoordiging verschillende deelsectoren vrije tijd,…

Voorstel Traject UiTPAS & Organisatiestructuur – versie 27/02/14 5/ 5

Beleidsniveau

Operationeel niveau

DE GEMEENTE

College voor Burgemeester en Schepenen

DE REGIO

(open) Raad van Bestuur Overleg Cultuur

GEMEENTELIJKE PROJECTGROEP

Trekker: gemeentelijk aan te duiden

(open) REGIONALE PROJECTGROEP

Trekker: Overleg Cultuur

A

a

n

b

i

e

d

e

r

s

D

i

e

n

s

t

I

C

T

T

o

e

l

e

i

d

e

r

s

C

o

m

m

u

n

i

c

a

t

i

e

O

n

t

h

a

a

l

b

a

l

i

e

s

M

i

a

&

a

n

d

e

r

e

e

G

O

V

L

e

i

e

d

a

l

U

i

T

c

o

m

W

e

l

z

i

j

n

s

c

o

n

M

i

a

C

u

l

t

u

u

r

N

e

t

C

u

l

t

u

u

r

N

e

t

A

n

d

e

r

e

n

A

d

h

o

c

Regionale projectmedewerker ter ondersteuning

StappenplanStart 27 februari Lokaal Regionaal

1. TrajectvoorbereidingMaart-April-Mei 14

Trekkers aanduiden & stuurgroep installeren voor strategie-ontwikkeling

Begeleiding lokale stuurgroepen

2. Engagementsverklaringjuni 2014

Terugkoppeling CBS in te ondertekenden contract

Aanleveren templates voor CBS beslissing, contract

3. Partners aansluitenPermanent proces

Lokale stuurgroep werft, sluit overeenkomsten af, vormt, retributiemodel,…

Begeleiding lokale stuurgroepen, aanleveren templates, organisatie vorming, infomomenten voor verenigingen,…

4. Voordelen zoekenDec 14, jan-feb 15

Welkomst- en omruilvoordelen Begeleiding lokale stuurgroepen

5. Communicatie UiTrollenApril 15

Lancering en permanente com,toeleidingsacties,doelgroepcommunicatie…

Regionale projectgroep, opzet regiocampagne, begeleiding lokale implementatie communicatie

6. Infrastructuur installerenMei-juni-juli 15

Inventarisatie (registratiepunten en punten voor sparen), bestellen, lokaal installeren en testen,…

Begeleiding in groepsaankoop, relatie met raamovereenkomsten,…

7. Lancering UiTPAS Samen aan de eindmeet – 1 september 15

… moeilijk gaat ook ...

• 11 van de 13 gemeenten tegelijk in één traject = evenveel snelheden = vooropgestelde projectplanning (stap 2 tot en met 6) verliep overal

• eID & UiTPAS: Kortrijk (Wervik en Avelgem)

• Budgettaire prognoses rond inzet van mensen en middelen

• Start met gemeentelijke aanbod (uitgezonderd Kortrijk), sommigen als de dood voor uitbreiding

• De solidaire kostendeling: 40-40-20

• Hillarische discussies op alle niveaus over de waarde van een punt in relatie met voordelen: geen regionale overeenstemming bereikt

• Afbakening van de doelgroep MiA’s: geen regionale overeenstemming bereikt

• De ervaring dat het beleidsdomein vrije tijd niet het belangrijkste issue is binnen de steden/gemeenten. Regionaal overleg schepenen werd overruled door regionaal overleg burgemeesters

• …

Zorg voor compatibiliteit regionaal/lokaal in de communicatieZuidwest faciliteert in templates

…to do’s

… vertalen in

boodschap richting gemeenten…UiTPAS is budgetneutraal

• Geen extra personeel nodigEnkel lokale werkgroep met trekker

• Geen extra werkingsbudget nodigBestaande budgetten volstaan, meer voorzien mag maar moet niet

• Alleen investeringskost voor hardware met meerkost voor wie kiest voor multichanneling (eID) + kostprijs voor kaartenTerugverdieneffect door inkomsten uit verkoop

Financiële inspanning zuidwest: ca. € 40.000 + 1 VTE (2017)

… vertalen in

Blijven hameren op wat UiTPAS kan betekenen…

• UiTPAS = veruitwendiging van een permanente marketing- & communicatiestrategie in de regio.

• UiTPAS maakt vrijetijdsparticipatie zichtbaar (meetbaar) in de regio en promoot de lokale (regionale) dynamiek en verbondenheid en draagt derhalve bij tot de culturele uitstraling van de regio.

• UITPAS invoeren is kans geven aan alle MIA’s in de regio om aan 20% te participeren in heel de regio.

… aandachtspunten

• Zorg voor transparantie in de organisatiestructuur

• Klare en eenvoudige communicatie is essentieel

• Voorzie in voldoende terugkoppeling naar CBS, communiceer met je aanbieders en baliemedewerkers (maandelijkse nieuwsbrief),…

• Respecteer lokale besturen in hun autonomie, laat ze zoveel als mogelijk zelf lokaal beslissen

• Zorg voor compatibiliteit regionaal/lokaal in de communicatie

• Communicatie richting doelgroep MiA’s is anders dan reguliere communicatie

• UiTPAS initiëren is zéér veel massagewerk, vergt maatwerk,…

• Organiseer voldoende vormingsmomenten voor medewerkers, infomomenten voor potentiële aanbieders en verenigingen,…

… aandachtspunten

• Hou de dynamiek gaande na de opstart

• UiTPAS = samenwerking tussen diensten (en mensen) onderling, is een opportuniteit om de interne werking te evalueren en zo nodig bij te sturen

• Faciliteer je partners in materiaal, templates voor communicatie,…

• Focus op het UiTPAStraject betekent mogelijks ook kiezen om andere dingen niet te doen

• Omring je met medestanders (mensen met goesting) die ‘gewicht’ in de schaal kunnen werpen

• Lanceringsmoment = feestelijk breed publieksmoment

• ….

Cijfermateriaal

Cijfermateriaal

TOTAAL Niet-MIA MIA’s Beleidsmakers Balies

ANZEGEM 1.200 785 415 3 23

AVELGEM 865 631 234 4 10

DEERLIJK 829 752 77 4 14

HARELBEKE 1.997 1.678 319 4 18

KORTRIJK 6.493 3.743 2.750 5 87

KUURNE 1.052 688 364 5 9

MENEN 1.917 512 1.405 6 14

WAREGEM 1.771 1.236 535 4 20

WERVIK 1.106 587 519 4 16

WEVELGEM 2.123 1.738 385 4 35

ZWEVEGEM 2.196 1.988 208 5 9

REGIO 21.549 14.338 7.211 48 255

Cijfermateriaal

• 316.256 gespaarde punten

• 5.152 UiTPASSERS hebben nog nooit een punt gespaard

• Zwembad ‘t Badhuis Menen kende 3.389 x kansentarief toe

• Opgenomen welkomstvoordelen: 29 museumbezoek, 3.299 zwembeurten, 546 korting ticket CC’s, 6.108 gadgets

• Harelbeke heeft met 2.577 het grootste aantal omruilers

298726298726298726316256

OMRUILVOORDELEN(UIT WELKE GEMEENTE KOMEN DE OMRUILERS?) Contact

marnix@zuidwest.besanne@zuidwest.be

www.uitinzuidwest.be