Uitdagingen in de GGZEen inventariserend onderzoek onder 2� GGZ instellingen naar de beleidsontwikkelingenen de daarbij behorende uitdagingen in de GGZ, uitgevoerd door ConQuaestor.

/20�

InleidingDe Geestelijke Gezondheidszorg (GGZ) heeft op dit moment te maken met ingrijpende wetswijzigingen. ConQuaestor volgt deze ontwikkelingen nauwlettend en wil zich verdiepen in deze materie. Daarom zijn we een onderzoek gestart naar de beleidsontwikkelingen binnen de GGZ. In dit onderzoek worden de beleidsontwikkelingen binnen de GGZ in kaart gebracht. Er is vooral aandacht voor de veranderingen gericht op het financiële en administratieve regiem en de uitvoering daarvan. Het beleid van de laatste 10 jaar wordt onderzocht om vast te kunnen stellen wat voor uitdagingen de GGZ instellingen voor met name de komende twee jaar kunnen verwachten.

Het onderzoek is gebaseerd op de volgende vraagstelling:

In welke mate worden de uitdagingen, door hoofdverantwoordelijken van de financiële en administratieve processen binnen GGZ instellingen, herkend en erkend en hoe wordt door de GGZ instellingen ingespeeld op deze ontwikkelingen?

Onderdeel van de vraagstelling zijn de volgende subvragen: 1. Welke uitdagingen op het gebied van GGZ beleid komen tot uiting in literatuur? 2. Welke uitdagingen op het gebied van GGZ beleid zijn op dit moment het meest van

belang voor GGZ instellingen? 3. Worden de uitdagingen door GGZ instellingen herkend en erkend? 4. Hoe ver zijn de verschillende GGZ instellingen in de aanpak van deze uitdagingen?

MethodeOm de onderzoeksvragen te kunnen beantwoorden is gebruik gemaakt van de onderstaande onderzoeksmethoden:

1. literatuurstudie; hierin zijn de ontwikkelingen en uitdagingen binnen de GGZ inzichtelijk gemaakt (onderzoeksvraag 1en 2).

2. benchmark; hierbij zijn de resultaten van de instellingen op de uitdagingen vanuit de literatuurstudie vergeleken met een optimaal functionerende fictieve instelling aan de hand van een vragenlijst (onderzoeksvraag 3 en 4).

Voor de creatie van de fictieve instelling is gebruik gemaakt van twee modellen, de Deming-Cirkel1 en het INK-model. De Deming-Cirkel is een weergave van een continue kwaliteitsverbetering en geeft inzicht in de mate van verandering. Deze cyclus bestaat uit vier fasen, Plan-Do-Check-Act. Elke fase wordt ondersteund door het INK-model. Het INK-model heeft als doel het stimuleren van het management om de organisatie op kwaliteit te laten leiden.2

1 Deming WE. (1982) Quality, Productivity and Competitive Position, Cambridge Massachusetts: MIT Press2 Bosman, J. Kamermans, M. Schijff, M. (2001) AO en kwaliteit: een integrale aanpak, Deventer: Kluwer

InleidingDe Geestelijke Gezondheidszorg (GGZ) heeft op dit moment te maken met ingrijpende wetswijzigingen. ConQuaestor volgt deze ontwikkelingen nauwlettend en wil zich verdiepen in deze materie. Daarom zijn we een onderzoek gestart naar de beleidsontwikkelingen binnen de GGZ. In dit onderzoek worden de beleidsontwikkelingen binnen de GGZ in kaart gebracht. Er is vooral aandacht voor de veranderingen gericht op het financiële en administratieve regiem en de uitvoering daarvan. Het beleid van de laatste 10 jaar wordt onderzocht om vast te kunnen stellen wat voor uitdagingen de GGZ instellingen voor met name de komende twee jaar kunnen verwachten.

Het onderzoek is gebaseerd op de volgende vraagstelling:

In welke mate worden de uitdagingen, door hoofdverantwoordelijken van de financiële en administratieve processen binnen GGZ instellingen, herkend en erkend en hoe wordt door de GGZ instellingen ingespeeld op deze ontwikkelingen?

Onderdeel van de vraagstelling zijn de volgende subvragen: 1. Welke uitdagingen op het gebied van GGZ beleid komen tot uiting in literatuur? 2. Welke uitdagingen op het gebied van GGZ beleid zijn op dit moment het meest van

belang voor GGZ instellingen? 3. Worden de uitdagingen door GGZ instellingen herkend en erkend? 4. Hoe ver zijn de verschillende GGZ instellingen in de aanpak van deze uitdagingen?

MethodeOm de onderzoeksvragen te kunnen beantwoorden is gebruik gemaakt van de onderstaande onderzoeksmethoden:

1. literatuurstudie; hierin zijn de ontwikkelingen en uitdagingen binnen de GGZ inzichtelijk gemaakt (onderzoeksvraag 1en 2).

2. benchmark; hierbij zijn de resultaten van de instellingen op de uitdagingen vanuit de literatuurstudie vergeleken met een optimaal functionerende fictieve instelling aan de hand van een vragenlijst (onderzoeksvraag 3 en 4).

Voor de creatie van de fictieve instelling is gebruik gemaakt van twee modellen, de Deming-Cirkel1 en het INK-model. De Deming-Cirkel is een weergave van een continue kwaliteitsverbetering en geeft inzicht in de mate van verandering. Deze cyclus bestaat uit vier fasen, Plan-Do-Check-Act. Elke fase wordt ondersteund door het INK-model. Het INK-model heeft als doel het stimuleren van het management om de organisatie op kwaliteit te laten leiden.2

1 Deming WE. (1982) Quality, Productivity and Competitive Position, Cambridge Massachusetts: MIT Press2 Bosman, J. Kamermans, M. Schijff, M. (2001) AO en kwaliteit: een integrale aanpak, Deventer: Kluwer

InleidingDe Geestelijke Gezondheidszorg (GGZ) heeft op dit moment te maken met ingrijpende wetswijzigingen. ConQuaestor volgt deze ontwikkelingen nauwlettend en wil zich verdiepen in deze materie. Daarom zijn we een onderzoek gestart naar de beleidsontwikkelingen binnen de GGZ. In dit onderzoek worden de beleidsontwikkelingen binnen de GGZ in kaart gebracht. Er is vooral aandacht voor de veranderingen gericht op het financiële en administratieve regiem en de uitvoering daarvan. Het beleid van de laatste 10 jaar wordt onderzocht om vast te kunnen stellen wat voor uitdagingen de GGZ instellingen voor met name de komende twee jaar kunnen verwachten.

Het onderzoek is gebaseerd op de volgende vraagstelling:

In welke mate worden de uitdagingen, door hoofdverantwoordelijken van de financiële en administratieve processen binnen GGZ instellingen, herkend en erkend en hoe wordt door de GGZ instellingen ingespeeld op deze ontwikkelingen?

Onderdeel van de vraagstelling zijn de volgende subvragen: 1. Welke uitdagingen op het gebied van GGZ beleid komen tot uiting in literatuur? 2. Welke uitdagingen op het gebied van GGZ beleid zijn op dit moment het meest van

belang voor GGZ instellingen? 3. Worden de uitdagingen door GGZ instellingen herkend en erkend? 4. Hoe ver zijn de verschillende GGZ instellingen in de aanpak van deze uitdagingen?

MethodeOm de onderzoeksvragen te kunnen beantwoorden is gebruik gemaakt van de onderstaande onderzoeksmethoden:

1. literatuurstudie; hierin zijn de ontwikkelingen en uitdagingen binnen de GGZ inzichtelijk gemaakt (onderzoeksvraag 1en 2).

2. benchmark; hierbij zijn de resultaten van de instellingen op de uitdagingen vanuit de literatuurstudie vergeleken met een optimaal functionerende fictieve instelling aan de hand van een vragenlijst (onderzoeksvraag 3 en 4).

Voor de creatie van de fictieve instelling is gebruik gemaakt van twee modellen, de Deming-Cirkel1 en het INK-model. De Deming-Cirkel is een weergave van een continue kwaliteitsverbetering en geeft inzicht in de mate van verandering. Deze cyclus bestaat uit vier fasen, Plan-Do-Check-Act. Elke fase wordt ondersteund door het INK-model. Het INK-model heeft als doel het stimuleren van het management om de organisatie op kwaliteit te laten leiden.2

1 Deming WE. (1982) Quality, Productivity and Competitive Position, Cambridge Massachusetts: MIT Press2 Bosman, J. Kamermans, M. Schijff, M. (2001) AO en kwaliteit: een integrale aanpak, Deventer: Kluwer

InleidingDe Geestelijke Gezondheidszorg (GGZ) heeft op dit moment te maken met ingrijpende wetswijzigingen. ConQuaestor volgt deze ontwikkelingen nauwlettend en wil zich verdiepen in deze materie. Daarom zijn we een onderzoek gestart naar de beleidsontwikkelingen binnen de GGZ. In dit onderzoek worden de beleidsontwikkelingen binnen de GGZ in kaart gebracht. Er is vooral aandacht voor de veranderingen gericht op het financiële en administratieve regiem en de uitvoering daarvan. Het beleid van de laatste 10 jaar wordt onderzocht om vast te kunnen stellen wat voor uitdagingen de GGZ instellingen voor met name de komende twee jaar kunnen verwachten.

Het onderzoek is gebaseerd op de volgende vraagstelling:

In welke mate worden de uitdagingen, door hoofdverantwoordelijken van de financiële en administratieve processen binnen GGZ instellingen, herkend en erkend en hoe wordt door de GGZ instellingen ingespeeld op deze ontwikkelingen?

Onderdeel van de vraagstelling zijn de volgende subvragen: 1. Welke uitdagingen op het gebied van GGZ beleid komen tot uiting in literatuur? 2. Welke uitdagingen op het gebied van GGZ beleid zijn op dit moment het meest van

belang voor GGZ instellingen? 3. Worden de uitdagingen door GGZ instellingen herkend en erkend? 4. Hoe ver zijn de verschillende GGZ instellingen in de aanpak van deze uitdagingen?

MethodeOm de onderzoeksvragen te kunnen beantwoorden is gebruik gemaakt van de onderstaande onderzoeksmethoden:

1. literatuurstudie; hierin zijn de ontwikkelingen en uitdagingen binnen de GGZ inzichtelijk gemaakt (onderzoeksvraag 1en 2).

2. benchmark; hierbij zijn de resultaten van de instellingen op de uitdagingen vanuit de literatuurstudie vergeleken met een optimaal functionerende fictieve instelling aan de hand van een vragenlijst (onderzoeksvraag 3 en 4).

Voor de creatie van de fictieve instelling is gebruik gemaakt van twee modellen, de Deming-Cirkel1 en het INK-model. De Deming-Cirkel is een weergave van een continue kwaliteitsverbetering en geeft inzicht in de mate van verandering. Deze cyclus bestaat uit vier fasen, Plan-Do-Check-Act. Elke fase wordt ondersteund door het INK-model. Het INK-model heeft als doel het stimuleren van het management om de organisatie op kwaliteit te laten leiden.2

1 Deming WE. (1982) Quality, Productivity and Competitive Position, Cambridge Massachusetts: MIT Press2 Bosman, J. Kamermans, M. Schijff, M. (2001) AO en kwaliteit: een integrale aanpak, Deventer: Kluwer

/202

De elementen van het INK-model zijn als volgt toegepast in 4 fasen van de Deming-Cirkel:.

Figuur 1. De Deming-Cirkel en de overeenkomstige elementen uit het INK-model

medewerkers

klanten en leveranciers

Bestuur en finan-ciers

management van

middelen

management van

medewerkers

strategie en beleid

verbeterenen

vernieuwen

Plan

Do

Check

Act

maatschappij

management van

processen

Na uitvoering van het literatuuronderzoek zijn de uitdagingen voor de vragenlijst (t.b.v. de benchmark) verder geoperationaliseerd. Hierbij is per onderwerp gebruik gemaakt van de onderstaande hulpmiddelen.

1. Financiering; aan de hand van de kaderregelingen AO/IC AWBZ3 en DBC’s GGZ4, is de productieregistratie en facturering opgedeeld in de vier fasen van de beleidscyclus. De vragenlijst is aangevuld met vragen die voortkomen uit het INK-model.

2. ICT; onderzocht is de mogelijkheid over te stappen op het Elektronisch Patiënten Dossier. Hierbij is gebruik gemaakt van de handleiding digitaliseren papieren patiënten dossiers5. Deze richtlijn is opgedeeld in de vier fasen van de beleidscyclus en aangevuld met vragen die voortkomen uit het INK-model.

3. Kwaliteit; de uitdaging op het gebied van kwaliteit, de zogenaamde HKZ-certificering, is alleen geïnventariseerd. Hiervoor is geen vragenlijst opgesteld.

3 College Tarieven Gezondheidszorg (19-12-2005) “Introductie kaderregeling AO/IC, Gevolgen WTG ExPres, Overheveling sectorfondsen, Verlenging overgangsregeling kapitaallasten extramurale zorg, Tarieflijst AWBZ-instellingen 2005, Afkeuring Beleidsregel onderhandelingsmodule EZ” in: http://www.ggzbeleid.nl/pdfctg/circ_211204b.pdf 16.3.2006 4 DBC GGZ (7-06-2005) “Concept kaderregeling DBC GGZ; Administratieve Organisatie en Interne Controle inzake DBC-registratie en facturering” in: http://www.dbcggz.nl/cms/data/attachments/186/bestand/nr.%205%20concept%20kaderregeling%20aoic%20dbc%20ggz.PDF , 15.3.2006 5 Nationaal ICT Instituut in de zorg “Elektronisch Patiënten Dossier, Algemene Informatie” (last update: 24-03-2006) in: http://www.nictiz.nl/kr_nictiz/default.asp?datoom=3759, 24.3.2006

2

/20�

ConQuaestor heeft voor dit onderzoek 46 GGZ instellingen benaderd, 23 instellingen hebben hun medewerking verleend. Bij deze instellingen zijn interviews afgenomen. Gebaseerd op de vragenlijst zijn scores toegekend aan de GGZ instellingen. Scores zijn bepaald aan de hand van de behaalde activiteiten per fase van de beleidscyclus. De behaalde punten zijn omgezet in percentages waardoor de resultaten de mate van uitdaging aangeven. Een maximum score (100%) geeft aan dat alle activiteiten voor de desbetreffende uitdaging zijn doorlopen, een score van 20% geeft echter aan dat de mate van uitdaging nog erg groot is.

Resultaten De belangrijkste ontwikkelingen en de daarbij behorende uitdagingen, die naar voren komen uit de literatuur zijn:

1. Financiering en de daarbij behorende bekostigingssystemen; binnen de GGZ heeft een verschuiving plaats gevonden voor de zorg tót één jaar van de AWBZ naar de Zorgverzekeringswet6. De langdurige GGZ zorg wordt nog wel gefinancierd door middel van de AWBZ7. Daarnaast neemt de Wet Maatschappelijke Ondersteuningenkele onderdelen van de AWBZ over. Deze maatregel heeft tot gevolg dat de financiering geregeld wordt vanuit de gemeenten8. Tenslotte wordt een deel van de financiering voor GGZ instellingen met forensische psychiatrie overgenomen door het ministerie van justitie. Deze vier vormen hebben elk hun eigen systeem voor bekostiging dat vraagt om een andere aanpak binnen GGZ instellingen.

2. Elektronisch Patiënten Dossier (EPD); in de gehele zorg worden steeds meer maatregelen genomen op het gebied van ICT. Zo ook voor de patiënten dossiers9.

3. Verkrijgen van een Harmonisatie Kwaliteitskeurmerk Zorg (HKZ) certificering; dit kwaliteitskeurmerk geeft inzicht in de kwaliteit van een zorginstelling. HKZ certificering wordt op de lange termijn een vereiste vanuit de zorgkantoren en zorgverzekeraars. Daarnaast verwacht GGZ Nederland (de brancheorganisatie van de GGZ) dat GGZ instellingen HKZ gecertificeerd worden. De HKZ-certificering is niet specifiek voor de GGZ en is daarom in mindere mate meegenomen in het onderzoek10.

4. Verschillende polissen binnen de Zorgverzekeringswet; cliënten van de GGZ met een restitutiepolis of een polis bij een verzekeraar waar de instelling geen contract mee heeft krijgen de rekening thuis gestuurd. Dit heeft in de reguliere zorg al gezorgd voor veel problemen, vraag is hoe de GGZ dit zal ondervangen.

6 GGZ Beleid “Regeerakkoord Balkenende II, Zorg” (last update: 16-02-2006) in: http://www.ggzbeleid.nl/regeerakkoord_balk2.html, 8.03.2006 7 GGZ Beleid “Wegwijs in indicatiestelling en registratie in de GGZ en verslavingszorg” (last update 8-03-2006) in: http://www.ggzbeleid.nl/pdfindicatie/ggzn_wegwijs_indicatie_0502.doc, 8.3.2006 8 NIZW (september 2005) “De Wet op de Maatschappelijke Ondersteuning” (last update: 28-10-2005) in: http://www.nizw.nl/Docs/Sociaal%20Beleid/WelzijnendeWMO/WMO%20info.doc 9 Sponselee R, Hutschemaekers G, Sleegers P (2006) “De toepassing van IT in de GGZ, ontwikkelingen trends en controversen” in: Maandblad Geestelijke volksgezondheid 06, 01, pp. 33. 10 HKZ Stichting Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de zorgsector “Certificatie geestelijke gezondheidszorg” in: http://www.hkz.nl/content/view/320/ 15.03.2006

3

/20�

Alle instellingen die meegewerkt hebben aan het onderzoek gaven aan zich te herkennen inde uitdagingen die uit de literatuur naar voren kwamen. Zij erkenden dat deze uitdagingenook binnen hun instelling spelen, de mate van uitdaging is de basis geweest voor hetonderzoek. De belangrijkste resultaten worden hieronder samengevat.

FinancieringDe resultaten voor de financiering zijn opgedeeld in de vier fasen van de Deming-Cirkel.In de Plan-fase zijn de meeste resultaten (82%) behaald. De belangrijkste resultaten zijn:

Mate van invoering DBC's

4

0

35

61

0 20 40 60 80 100

passief

matig

redelijk volgend

pro-actief

Veertien instellingen (61%) zijn zeer actief bezig met het invoeren van de DBC’s, de overigeinstellingen zijn wel bezig met de invoering maar nog niet pro-actief. Dit betekent dat ze geenkoploper organisatie zijn op het gebied van DBC’s, maar wel maatregelen treffen om met deDBC’s te kunnen werken.

Mate van invoering AWBZ bekostigingsvorm

13

26

57

4

0 20 40 60 80 100

passief

matig

redelijk volgend

pro-actief

Reeks1

Voor de mate van invoering van de AWBZ bekostigingsvorm is slechts 4 van de instellingenpro actief bezig, dertien instellingen (57%) hebben een redelijk volgende houding tenopzichte van de AWBZ bekostigingssystematiek. De instellingen volgen de ontwikkelingen ophet gebied van financiering vanuit de AWBZ, maar geven vaak niet de voorkeur aan eenkoploper te willen zijn omdat de kans groot is dat de GGZ geen financiering meer krijgt uit deAWBZ.

Van zeventig procent van de instellingen (16 instellingen)begrijpen de medewerkers waarom de veranderingen moetenplaatsvinden maar steunen de vorm waarin dat op dit momentgebeurt niet

4

/20�

Alle instellingen hebben een plan van aanpak opgesteld om de veranderingen in de vormenvan bekostigingssystematiek te gaan invoeren.Voor de invoering van de nieuwe vormen van bekostiging hoort het plan van aanpakminimaal te bevatten:- protocollen ten behoeve van de standaardisering van de kaderregelingen- communicatieplan- strategiecycli voor de kaderregelingen AO/IC AWBZ en DBC’s in de GGZ

In de onderstaande tabel is in percentages weergegeven hoeveel instellingen genoemdeonderdelen hebben opgenomen in het plan van aanpak.

Onderdelen opgenomen in plan van aanpak

61

57

74

74

0 20 40 60 80 100

strategiecyclus kaderregeling AO/ICDBC’s GGZ?

strategiecyclus kaderregeling AO/ICAWBZ

communicatieplan

protocollen t.b.v. standaardisering

Vervolgens is nagegaan of instellingen een handboek hebben waarin voor de nieuwe vormenvan bekostiging is opgenomen wie beheert, registreert en/of controleert.

handboek beschrijving wie beheert, registreert en/ofcontroleert

87

13

0 20 40 60 80 100

aanw ezig

niet aanw ezig

Uit bovenstaande tabel blijkt dat twintig instelling (87%) onderscheidt hebben gemaakt tussende persoon die gegevens beheert, registreert en/of controleert. Drie instellingen hebben ditniet gedaan.

In de Do-fase zijn redelijke resultaten behaald. Gemiddeld genomen is 74% van deactiviteiten doorlopen. In de Do-fase zijn dit de belangrijkste resultaten, instellingen zijn bezigmet of hebben net de procesbeschrijvingen afgerond. De meeste instellingen hebben debeschrijvingen in een digitaal procesmodel vastgelegd.

5

Negentien instellingen (83%) gaan controles op processen uit-voeren door interne controles in het primaire proces en de internecontrole functies.

/20�

Zoals onderstaande tabel weergeeft is de betrouwbaarheid van de essentiële verrichtingennog niet overal volledig.

Betrouwbaarheid registratie essentiële verrichtingen

61

17

0

22

0 20 40 60 80 10

< 94%

94-96

96-98%

> 98%

0

Slechts vijf instellingen (22%) registreren dat de essentiële verrichtingen eenbetrouwbaarheid geven van meer dan 98% is. De grootste groep, 61%, heeft eenbetrouwbaarheid die lager is dan 94%. Voor de overige instellingen valt hier dus nogverbetering te verwachten.

Tweeëntwintig instellingen (96%) maken structureel middelen vrij voor de kaderregelingen én in het algemeen voor administratieveprocessen in de instelling.

Voor het invoeren van de nieuwe bekostigingsvormen is het belangrijk dat medewerkersvolledig kunnen werken met deze nieuwe bekostigingsvormen. Om dit te kunnenbewerkstelligen is vaak bijscholing nodig.

Bijscholing medewerkers

0

13

87

0 20 40 60 80 100

Geen acties voor medew ekers

Medew erkers geïnformeerd

Medew erkers volledig bijgeschoold

Bij alle instellingen zijn de medewerkers geïnformeerd over de nieuwe vorm van bekostiging,in de meeste instellingen zijn medewerkers ook bijgeschoold.

Voor een efficiënte invoering van de nieuwe bekostigingsvormen is risicomanagement eenessentieel onderdeel. In het algemeen hebben instellingen de risico’s redelijk in kaartgebracht.

6

/20�

Risicomanagement ten behoeve van de nieuwe bekostigingsvormen

13

78

9

0 20 40 60 80 100

Worden geen risico's benoemd

Enkele risico's w orden benoemd

Alle risico's zijn in kaart gebracht

Voor het aan- en bijsturen van beleid binnen de GGZ instelling worden prestatie-indicatoren gebruikt.

Benoeming en sturing prestatie-indicatoren

57

17

22

4

0 20 40 60 80 10

Geen P-I

P-I benoemd, onvoldoende sturing

P-I benoemd, redelijke sturing

P-I benoemd, goede sturing

0

Slechts één instelling (4%) heeft prestatie-indicatoren benoemd en stuurt hier ook al goed op aan. Dertien instellingen (57%) hebben nog geen prestatie-indicatoren benoemd. Vier instellingen (17%) hebben deze prestatie-indicatoren wel benoemd maar sturen daar niet of nog niet op aan. Vijf instellingen hebben de prestatie-indicatoren benoemd en sturen hier redelijk op aan.

In de Check-fase neemt het percentage (67%) behaalde activiteiten verder af. Reden voor deze afname is dat in deze fase onder andere draagvlak onder medewerkers voor de verandering een belangrijke factor is. Om een indicatie te geven van het draagvlak onder medewerkers kunnen metingen worden uitgevoerd door middel van medewerkertevredenheid onderzoek, productiviteit en het verloop en betrokkenheid van medewerkers bij veranderingen.

Draagvlak onder medewerkers

9

22

4

61

0 20 40 60 80 10

Tevredenheidonderzoek

Productiviteit verbeterd

Verandering in verloop

Betrokkenheid medew erkers

0

7

/20�

Twee instellingen (9%) hebben de medewerkertevredenheid op het gebied van de nieuwevormen van bekostiging wel eens gemeten. De overige instellingen hebben dit onderzoekniet gedaan. Bij negen instellingen (39%) is de productiviteit gedaald en bij negen instellingenis de productiviteit gelijk gebleven. Bij de overige vijf instellingen (22%) is de productiviteitgestegen. In één instelling is het verloop minder geworden als gevolg van de veranderingen,bij de overige instellingen is dit gelijk gebleven.Over het algemeen geven de instellingen aan de medewerkers goed te betrekken bij deveranderingen die nu gaande zijn. Bij veertien instelling (61%) worden de medewerkers goeden bij zeven (30%) redelijk betrokken bij de veranderingen. Twee instellingen hebben hunmedewerkers niet betrokken bij de veranderingen.

Het is in deze fase eveneens van belang dat maatregelen worden genomen om risico’s tebeperken.

Beperken risico's

0

61

39

0 20 40 60 80 100

Niet of nauw elijks beperkt

Risico's redelijk beperkt

Risico's beperkt

Negen instellingen (39%) beperken de risico’s zoveel mogelijk. Ze hebben de administratieveorganisatie helder beschreven en voldoen aan de eisen om de risico’s te kunnen beperken.Veertien instellingen (61%) geven aan de risico’s zoveel mogelijk te beperken door het helderbeschrijven van de AO en voldoen aan enkele eisen van de AO.

Zestien instellingen (70%) geven aan dat een audit-trailuitgevoerd kan worden in hun instelling voor de AWBZkaderregeling. Nog iets meer instellingen (18%) geven aandat een audit-trail uitgevoerd kan worden voor de DBC kaderregeling.

In de laatste fase, de Act-fase, neemt het percentage behaalde resultaten (28%) aanzienlijkaf. Deze fase staat in het teken van het afgeven van de bestuursverklaring voor dekaderregelingen.

8

/20�

Afgegeven kaderregelingen AO/IC productieregistratie en facturatie

13

0

0 20 40 60 80 100

AWBZ

DBC's GGZ

Slechts drie instellingen (13%) hebben een bestuursverklaring afgegeven over de opzet, het bestaan en de voortdurend goede werking van de AO/IC AWBZ. Deze bestuursverklaring was echter nog niet volledig. Voor de DBC’s zijn nog door geen enkele instelling bestuursverklaringen afgegeven.

EPDDe resultaten van het EPD zijn ook opgedeeld in de vier fasen, Plan – Do – Act - Check. Voor het EPD zijn de resultaten meer wisselend. In de Plan-fase zijn gemiddeld genomen veel activiteiten doorlopen, 83% van de resultaten zijn bereikt.

Houding instelling t.o.v. EPD

0

22

30

48

0 20 40 60 80 10

Erg passief

Matig

Redelijk volgend

Pro-actief

0

Elf instellingen (48%) hebben het EPD volledig geïmplementeerd. Zeven instellingen (30%) zijn bezig met het ontwikkelen van een EPD. Viif instellingen (22%) hebben nog helemaal geen EPD, maar hebben wel plannen het EPD in te gaan voeren.

In de Plan-fase van de Deming-Cirkel is het bepalen van het doel van de interventie een essentieel onderdeel. Bij een efficiënt gebruik wordt het EPD zowel zorginhoudelijk als administratief gebruikt.

9

/20�0

Doel EPD

9

9

83

0 20 40 60 80 100

Zorginhoudelijk

Zorginhoudelijk zoekend naar administratief

Administratief

Negentien instellingen (83%) gebruiken of het gaan het EPD zorginhoudelijk en administratiefgebruiken. Twee instellingen (9%) gebruiken het EPD in ieder geval zorginhoudelijk en zijnnog op zoek naar een methode om het EPD ook administratief te kunnen gebruiken. Tweeinstellingen (9%) gebruiken het EPD enkel zorginhoudelijk.

De houding van de medewerkers van alle geïnterviewdeinstellingen ten opzichte van het EPD is positief.

Twintig instellingen (87%) hebben een plan van aanpak opgesteld. In het plan van aanpakhoren minimaal een strategiecyclus opgenomen te zijn, een communicatieplan en protocollenom het EPD te standaardiseren.

Onderdelen plan van aanpak EPD

70

70

74

0 20 40 60 80 100

Protocollen t.b.v. standaardisatie

Communicatieplan

Strategiecyclus

Zeventien instellingen (74%) hebben een strategiecyclus opgenomen in het plan van aanpak.Vier instellingen (17%) zijn bezig dit vast te leggen of hebben enkele onderdelen van destrategiecyclus vastgelegd. Twee instellingen (9%) hebben helemaal geen strategiecyclus.Zestien instellingen (70%) hebben een communicatieplan opgenomen in het plan van aanpaken net zoveel instellingen hebben protocollen opgesteld om het EPD te kunnenstandaardiseren.

Achttien instellingen (78%) zijn overgegaan tot acties omhet EPD daadwerkelijk te gaan implementeren

10

/20��

Achttien instellingen (78%) hebben alle activiteitendoorlopen in de voorbereidingsfase. Deze fase komt onder andere neer op het opstellen van selectiecriteria voor eenEPD, het maken van een begroting en het zoeken naar een leverancier.

Ook voor het beleid op het gebied van het EPD zijn prestatie-indicatoren belangrijk.

Prestatie-indicatoren EPD

36

22

22

22

0 20 40 60 80 100

Geen P-I

P-I benoemd, onvoldoende sturing

P-I benoemd, redelijke sturing

P-I benoemd, goede sturing

Vijf instellingen (22%) hebben prestatie-indicatoren benoemd en sturen hier goed op aan.Een zelfde percentage stuurt er redelijk op aan. Nog eens een zelfde percentage heeft deprestatie-indicatoren wel benoemd maar stuurt er te weinig op aan.Acht instellingen (36%) hebben helemaal geen prestatie-indicatoren benoemd.

In de Do-fase zijn gemiddeld genomen een stuk minder activiteiten doorlopen (61%).Voor deze vraag is het realiseren van de implementatie van het EPD belangrijk. Instellingenhebben onder andere ruimtes aangepast waar de apparatuur moet komen, procedures bijnieuwe medewerkers worden doorgevoerd, het systeem wordt geïnstalleerd en uiteindelijkewordt de kick-off georganiseerd.

Realisatie EPD

21

35

44

0 20 40 60 80 10

Geen activiteiten

Enkele activciteiten

Alle activiteiten

0

Tien instellingen (44%) hebben alle activiteiten doorlopen in de realisatiefase.Acht instellingen (35%) hebben enkele activiteiten doorlopen voor de realisatie van deimplementatie. Vijf instellingen (21%) hebben nog geen activiteiten ondernomen in deze fase.

In de Check-fase is het zelfde aantal activiteiten doorlopen als in de Do-fase (61%).Net als bij de bekostigingsvormen is ook bij het EPD het draagvlak onder de medewerkersnoodzakelijk. Hiervoor is gebruik gemaakt van het medewerkertevredenheid onderzoek.

11

/20�2

In deze fase is het verder het risicomanagement van belang.

Benoeming van risico's aan het gebruik van een EPD

17

22

61

0 20 40 60 80 10

Geen risico'sbenoemd

Enkele risico'sbenoemd

Alle risico's benoemd

0

Veertien instellingen (61%) benoemen de risico’s van een EPD. Algemene opmerking bijdeze vraag is dat het grootste risico genoemd in de literatuur – de privacy – net zo groot, danwel iets kleiner is als gevolg van autorisatie op de systemen.

Vier instellingen (17%) hebben de medewerkerstevredenheidgemeten.

Elf instellingen (48%) geven aan de risico’s onder controle tehebben

In de laatste fase, de Act-fase, zijn net iets minder activiteiten doorlopen als in de tweevoorgaande fasen (58%). In deze fase vindt evaluatie plaats voor het bijsturen van deuitdaging.

Evaluatie van het EPD

44

17

39

0 20 40 60 80 10

Geen evaluatie

Enkele evaluaties

Gehele evaluatie

0

Negen instellingen (39%) hebben een evaluatie gehad over het EPD en op basis van dezeevaluatie nieuwe acties ondernomen om het EPD te verbeterenVier instellingen (17%) hebben enkele acties ondernomen, tien instellingen (44%) hebbennog helemaal geen acties ondernomen in deze fase

12

/20��

HKZ

Drie instellingen uit de benchmark zijn op dit momentgedeeltelijk HKZ gecertificeerd. De overige instellingen zijn bezig met de certificering. Bezig zijnkan hier in de breedstezin van het woord worden opgevat.

ConclusiesIn dit onderzoek zijn de beleidsontwikkelingen binnen de GGZ van de afgelopen tien jaar inkaart gebracht. Het onderzoek geeft inzicht in verschillende uitdagingen waar de GGZ nu enin de komende twee jaar voor komt te staan. De belangrijkste uitdagingen geconstateerd uitde literatuur zijn:

- Financiering en de daarbij horende bekostigingssystemen- Elektronisch Patiënten Dossier- HKZ-certificering- Financiering en de verschillende polissen van cliënten binnen de GGZ

Bij 23 instellingen is nagegaan of deze uitdagingen worden herkend en erkend.Alle instellingen herkennen en erkennen deze uitdagingen. De grootste uitdagingen voor ditmoment zijn de financiering en de daarbij behorende bekostigingssystemen en het EPD.De mate van uitdaging varieert per instelling en verschilt per fase. Over het algemeen is hetbeeld redelijk positief als het gaat om de aanpak en de resultaten van de verschillendeuitdagingen.

Voor de financiering zijn de instellingen in de Plan-fase al redelijk ver gevorderd. Gemiddeldgenomen moeten de instellingen nog enkele activiteiten doorlopen om een volledige score tebehalen in deze fase. In de Do-fase neemt het aantal behaalde activiteiten iets af. Hetspreekt voor zich dat minder activiteiten zijn doorlopen in de Check-fase. In deze laatste faseheeft geen van de instellingen uit het benchmark onderzoek meer dan 50% van de totalepunten gescoord. Het gaat in deze laatste fase om het afgeven van de bestuursverklaringvoor de kaderregeling AO/IC AWBZ en AO/IC DBC’s GGZ. Uit de resultaten van ditonderzoek blijkt voor de meeste instellingen - mits de activiteiten in de Plan- Do- en Check-fase volledig, dan wel zo goed als volledig, zijn doorlopen – dat het afgeven van dezebestuursverklaring geen problemen meer zal opleveren.

Voor het EPD is te zien dat veel instellingen bezig zijn met de realisatie van het EPD. Slechtsenkele instellingen komen niet verder dan de Plan-fase. Instellingen ondernemen veelactiviteiten en doen dit op een gestructureerde manier. Veel instellingen hebben uiteindelijkwel de eerste drie fasen goed doorlopen, maar moeten nog aandacht besteden aan deevaluatie die plaats hoort te vinden in de laatste fase.

13

/20��

De HKZ-certificering is eveneens een speerpunt bij veel instellingen. Van de geïnterviewde instellingen is nog geen enkele instelling volledig HKZ gecertificeerd. Als deze instellingen voor 01 januari 2008 volledig gecertificeerd willen zijn, zullen zij deze uitdaging meer op de voorgrond moeten laten treden.

Aanbevelingen voor GGZ instellingen Door middel van dit onderzoek is veel informatie verkregen over de uitdagingen en de mate van uitdagingen binnen de GGZ.

De instellingen zouden voor de financiering meer activiteiten in de Plan – Do- en Check-fase kunnen doorlopen. De belangrijkste activiteiten zijn het beschrijven van de processen. Vervolgens is het voor veel instellingen van belang de risico’s beter in kaart te brengen. Het is aan te bevelen de medewerkers meer te betrekken bij het proces en hun te motiveren zodat uiteindelijk de Raad van Bestuur een op waarheid beruste bestuursverklaring af kan geven.

Voor het EPD is het bij een aantal instellingen van belang op korte termijn daadwerkelijk over te gaan tot acties voor de implementatie van het EPD. De risico’s voor het EPD kunnen zo ook beter in kaart worden gebracht waardoor uiteindelijk een goed en blijvend functionerend EPD gerealiseerd zal worden. Voor alle instellingen geldt dat de evaluatie een essentieel onderdeel is voor het blijvend en optimaal functioneren van het EPD.

Als de instelling voor 01 januari 2008 de HKZ-certificering in de gehele instelling gerealiseerd wil hebben, is het voor veel instellingen van belang nu acties te ondernemen.

Dit rapport bevat enkele aanbevelingen voor GGZ instellingen. Mocht uw GGZ instelling een of enkele verbeterpunten herkennen en wilt u dit graag procesmatig en efficiënt aanpakken, neemt u dan gerust contact op met ConQuaestor voor een oriënterend gesprek. ConQuaestor kan u helpen deze uitdagingen om te zetten in slechts jaarlijks terugkomende evaluaties.

14

/20��

Bijlage Vragenlijst Uitdaging 1, financiering Plan-fase1. Hoe ver is uw instelling ten aanzien van veranderingen zoals de DBC’s en functiegerichte

bekostiging?

2. Heeft u ingeschat welke betekenis de veranderingen in bekostiging hebben voor uw organisatie?

3. Is er een duidelijk plan van aanpak opgesteld ten behoeve van de implementatie van de nieuwe bekostiging en de daarbij behorende kaderregelingen?

4. Wat staat er in het Plan van Aanpak?

5. Is dit gevolgd door een actieplan?

6. Zijn er maatstaven bekend waarmee u kunt meten in hoeverre u de nieuwe bekostiging heeft ingericht?

7. Is er een duidelijk onderscheid gemaakt tussen wie de DBC/functiegerichte bekostiging beheert, registreert dan wel controleert?

Do-fase

8. Zijn de processen die de administratie rondom een cliënt moet doorlopen beschreven?

9. Zijn ten behoeve van de kaderregelingen proceseigenaren benoemd?

10. Zijn er voldoende instrumenten ontwikkeld om met de nieuwe bekostigingssystematiek te kunnen werken?

11. Zijn de processen zo beschreven dat ze efficiënt kunnen worden gebruikt?

12. Zijn de medewerkers bijgeschoold om met de nieuwe registratiemethoden ten behoeve van de bekostiging om te kunnen gaan?

13. Hoe betrouwbaar worden de essentiële verrichtingen ten behoeve van de DBC’s geregistreerd?

14. Welke risico’s ten aanzien van de financiering ziet u bij het gebruik van DBC’s?

15. Zijn er voor de kaderregelingen prestatie-indicatoren benoemd?

15

/20��

Check-fase

16. Is er voldoende draagvlak onder medewerkers om te werken met de instrumenten die nodig zijn voor de nieuwe bekostigingssystematiek?

17. Zijn de risico’s die er aan het werken met de nieuwe bekostigingssystematiek zitten uitgeschakeld dan wel worden ze zo veel mogelijk beperkt?

18. Kan een audit-trail uitgevoerd worden voor de AWBZ kaderregeling?

19. Kan een audit-trail uitgevoerd worden voor de DBC kaderregeling?

Act-fase

20. Vindt er rapportage over de opzet, het bestaan en de voortdurend goede werking van de AO/IC AWBZ plaats waardoor de Raad van Bestuur een bestuursverklaring kan afgeven?

21. Heeft er al rapportage over de opzet, het bestaan en de voortdurend goede werking van de AO/IC DBC GGZ plaats waardoor de Raad van Bestuur een bestuursverklaring kon afgeven?

22. Wat zijn uw verwachtingen voor de komende jaren ten aanzien van de ontwikkelingen op het gebied van de nieuwe bekostiging?

16

/20��

Uitdaging 2, Elektronisch Patiënten Dossier Plan-fase

1. Wat is de status van het Elektronische Patiënten Dossier?

2. Wat is het doel van het Elektronisch Patiënten Dossier?

3. Heeft u ingeschat welke betekenis het EPD heeft voor uw instelling?

4. Is er een duidelijk plan van aanpak opgesteld ten behoeve van de implementatie van het EPD?

5. Wat staat er in het Plan van Aanpak?

6. Is dit gevolgd door een actieplan?

7. Hoe is de beginfase van het invoeren van het EPD verlopen?

8. Hoe zijn de voorbereidingen verlopen?

9. Zijn er ten behoeve van het EPD prestatie-indicatoren benoemd?

Do-fase

10. Hoe is de realisatie van het EPD verlopen?

Check-fase

11. Is er voldoende draagvlak onder medewerkers om te werken met de instrumenten die nodig zijn voor het EPD?

12. Welke risico’s ziet u in het gebruik van een EPD?

13. Zijn de risico’s die er aan het werken met een EPD zitten uitgeschakeld dan wel worden ze zo veel mogelijk beperkt?

Act-fase

14. Heeft in uw instelling een evaluatie plaatsgevonden over het EPD?

17

/20��

Algemene vragen Ter controle, wat voor soort instelling is uw instelling precies?

Uw instelling is wel/niet HKZ gecertificeerd?

Zo, ja onderhoudt u de certificering?

Zo nee, de instelling is bezig met certificering/ de instelling is aan het overwegen om te beginnen met de certificering/ de instelling is hier voorlopig nog niet mee bezig

Indien nee en bezig met/in overweging: Wat is de beweegreden om nu maatregelen te (gaan) treffen met betrekking tot certificering? (zorgkantoor en aanbestedingsregelingen of vanuit organisatie zelf?)

18

/20��

/2020

/202�

/2022

0800 783 7833 | info@conquaestor.nl | www.conquaestor.nl