U vraagt, wij scannen

Grootschalig digitaliseren van archivalia op

verzoek van de klant

VGI Studiemiddag 12 sep 2008

Marc Holtman Stadsarchief Amsterdam

Alle inhoud is geïndexeerd door zoekmachines zoals Google

Zijn we nu klaar?

De aanleiding

Sinds 2004 zijn alle inventarissen van het SAA online via website beschikbaar

Het zoeksysteem werd al meteen na lancering intensief gebruikt

Online inventarissen

Voor inzage in de stukken moet nog steeds een bezoek worden gebracht aan de studiezaal

“Waar zit de knop om de plaatjes te bekijken”?

De Archiefbank

Inventarissen zijn vanuit het oogpunt van de gebruiker beperkt

De meest gestelde vraag van onze gebruikers was dan ook

“Waar zijn de plaatjes?”

En zij er 25.000 geregistreerde Archiefbank gebruikers

Oftewel, de Archiefbank:

In 2006 hebben we besloten om die knop te ontwikkelen

Op dit moment bevat de Archiefbank meer dan 5.000.000 scans

De eerste versie is in juli 2007 gelanceerd

De Archiefbank

Een systeem voor het raadplegen en downloaden van archivalia via het web

“Waar zijn de plaatjes?”

Als we alle aanvragen voor digitalisering kunnen verwerken dan kunnen we concluderen dat er geen achterstand is in digitalisering en dat de doelstelling dat de gebruiker stukken digitaal kan raadplegen is gehaald

Waar dus mee te beginnen?

Het SAA beheert 32 kilometer archief

Alle openbare inventarisnummers kunnen voor digitalisering worden aangevraagd

Uit een onderzoek naar aanvragen van originelen op studiezaal blijkt: er zijn geen publieksfavorieten

U vraagt

Digitaliseren op verzoek van de klant

In de Archiefbank stelt de gebruiker daarom de prioriteiten in digitalisering

Hoeveel tijd kost het om 32 km archief te digitaliseren?

1 meter archief = 7.000 scans

Bij een productie van 10.000 scans per week

is na 431 jaar elk stuk gedigitaliseerd

Dit kan alleen maar worden gerealiseerd wanneer aan twee voorwaarden wordt voldaan:

De levertijd moet zo kort als mogelijk zijn

U vraagt

Korte levertijd

1. Een gestroomlijnd, efficiënt georganiseerd werkproces voor grootschalige digitalisering

2. Een snelle, gebruikersvriendelijke webapplicatie

We hebben daarom een nieuw werkproces ontwikkeld, met

De gebruiker zal dus vaak een groot aantal scans nodig hebben

Archiefonderzoek loopt al snel in de tientallen, tot honderden documenten

Dit betekent dat de productiekosten zo laag als mogelijk moeten blijven

De prijs moet in het verlengde liggen van de prijs van een eenvoudige kopie op studiezaal

U vraagt

Lage kosten

Grootschaligheid en kwaliteit afgestemd op het gebruiksdoel als uitgangspunten

Voorbeeld aanvragen

He, betalen voor scans?

Het probleem met raadplegen van scans van archivalia is dat een kwaliteit “minder dan leesbaar” geen nut heeft

Het SAA stelt levering van een reproductie via het web gelijk aan levering van een kopie op studiezaal

En méér dan leesbaar ook niet

Maar wat vindt het publiek hiervan?

Bijvoorbeeld Aad en Jan?

Toch heeft digitalisering natuurlijk wel een conserveringsfunctie: de originelen hoeven het depot in principe niet meer te verlaten

En NIET als a substituut voor de originelen

De scans gemaakt in dit reproductieproces zijn gemaakt voor raadplegen door de gebruiker

Wij scannen

Voor archiefonderzoek via het web

Conservering van de originelen blijft de belangrijkste zorg

De documenten die in dit proces worden gedigitaliseerd zijn

Wij scannen

Een breed spectrum aan documenttypen

Klein en groot formaat (tot formaat krant)Klein en groot formaat (tot formaat krant)

Losse en vastbladige eenhedenLosse en vastbladige eenheden

KaartsystemenKaartsystemen

Oud en modern materiaalOud en modern materiaal

Laag en hoog contrast documentenLaag en hoog contrast documenten

Tekst, en tekst en beeldTekst, en tekst en beeld

Hybride vormenHybride vormen

Voor alle documenttypen geldt dezelfde kwaliteitsstandaard

Om de kosten zo laag als mogelijk te houden volgt de kwaliteitsstandaard uit het gebruiksdoel

De kwaliteitsstandaard luidt als volgt

Wij scannen

Met een kwaliteitsstandaard gebaseerd op het gebruiksdoel

Raadplegen van gedigitaliseerde archivalia via het scherm of in print

Informatie leesbaar in het origineel moet leesbaar zijn in de scan

Een punt op de i moet als zodanig herkenbaar zijnEen punt op de i moet als zodanig herkenbaar zijn

Reproductie papierstructuur en exacte kleurreproductie niet van hoogste belangReproductie papierstructuur en exacte kleurreproductie niet van hoogste belang

Prijsvergelijking (gemiddeld)

Foto : 2 – 4 Euro

Archivalia, Metamorfoze: 0,65 Euro

Archivalia, Archiefbank: 0,20 Euro

Om ook de opslagkosten zo laag als mogelijk te houden slaan we geen ongecomprimeerde bestanden op

Wij bewaren

Geen aparte, ongecomprimeerde scans

Kleurruimte RGB

Bittdiepte 8 bits per kanaal

Curve (“contrast”)zodanig dat de scans op zowel een beeldscherm als print leesbaar zijn

Opslagformaat JPEG

Compressie kwaliteit 10 (Photoshop)

Dit resulteert in een scan met:

Op de webserver worden afgeleiden gemaakt voor inzoomen en contrastfilter

voorbeeld

De scans worden opgeslagen in ons interne digitaal depot én op de webserver (alle images zijn online beschikbaar)

Wij bewaren

Geen aparte, ongecomprimeerde scans

Een relatief kleine bestandsgrootteEen relatief kleine bestandsgrootte

Uitstekende leesbaarheid op scherm en printUitstekende leesbaarheid op scherm en print

Genoeg flexibiliteitGenoeg flexibiliteit

Wij hebben een reproductieproces ontwikkeld waarin we ongeveer 10.000 scan per week op basis van klantaanvragen (plus aanvulling eigen selecties) kunnen verwerken

Bovendien hebben we in-huis een workflowsysteem ontwikkeld dat optimaal aansluit op de bestaande systemen en procedures

Maar ook grootschalige digitalisering op projectbasis volgt dit proces

Er zijn nauwelijks richtlijnen en best practices voor grootschalige digitalisering

Het reproductieproces

Ontwikkeling van het reproductieproces

Aanvragen voordigitalisering

Einde

Reproductieproces: overview

Selectiebestand

ToegangsnrInventarisnummer

Selecties SAA

Controle,uitleenregis en

aanmakenorders

Orderbestand

ToegangsnrInventarisnummer

VindplaatsOrdernummer

Niet gehonoreerd

ToegangngnrInventarisnummer

Reden

Orderbonnenmaken

Beoordelingoriginelen

voorbewerkingoriginelen

Logistiekevoorbereiding

Transport

Scanning

Originelenretour depot

Registratiebestandsn

Export EAD

Import enverwerking

Scanrapport

OrdernrAantal scans

Transport

Ordersannuleren

Einde

1

we

ek

1

we

ek

2

da

ge

n

Vo

or

be

re

id

in

gS

ca

nn

in

g

(e

xt

er

n)

Or

ig

in

el

en

r

et

ou

r,

u

pl

oa

d

im

ag

es

e

n

re

gi

st

ra

ti

e

Verwijderenorderbonnenen registratie

ordernrs

Originelen retour

Ordernr

Nietok

Nietok

Ok

Ok

Upload images

Archiefbank

Analoog

Beheer-systemen

Rapportage

Tekstbestand

Extern

Uitleenregisstukken retour

L e g e n d a

Orderbonnen

Totaaloverzicht

Einde

Bericht aanklant

Bericht aanklant

Einde

Bergen DVDsin depot

Identificatie op basis van orderbonnen

Uitgangspunten

Uitgaan van bestaande metadata

Het complete inventarisnummer wordt altijd gescand

Constante productie (10.000 scans, +/- 1,4 meter)

Customerrequest

SelectionsSAA

Order-numbers

Checkoriginals

Preparation

Scanning

Originals torepositry

Registrfilenames

ExportEAD

Import

Cancelorder

End

Notok

Ok

Uploadimages

Ordertickets

Workflow (simplified)

Customerrequest

SelectionsSAA

Order-numbers

Checkoriginals

Preparation

Scanning

Originals torepositry

Registrfilenames

ExportEAD

Import

Cancelorder

End

Notok

Ok

Uploadimages

Ordertickets

Workflow (simplified)

Betekenisloze bestandsnamen

Identificatie op basis van orderbonnen

Uitgangspunten

Uitgaan van bestaande metadata

Het complete inventarisnummer wordt altijd gescand

Constante productie (10.000 scans, +/- 1,4 meter)

Customerrequest

SelectionsSAA

Order-numbers

Checkoriginals

Preparation

Scanning

Originals torepositry

Registrfilenames

ExportEAD

Import

Cancelorder

End

Notok

Ok

Uploadimages

Ordertickets

Workflow (simplified)

Customerrequest

SelectionsSAA

Order-numbers

Checkoriginals

Preparation

Scanning

Originals torepositry

Registrfilenames

ExportEAD

Import

Cancelorder

End

Notok

Ok

Uploadimages

Ordertickets

Workflow (simplified)

Archiefbank aanvraag Beheersystemen

A03764000001

Order

Orderbon

Filename

A03764

A03764000001

Order number

Serial number

Scanning order

A03764000001

A03764000002

A03764000003

Range:A03764000001 – A03764999999

Archief 195

Invnr 836

Order

A03764

A03764000004

A03764000005

Scanrapport

A03764000001

A03764000002

A03764000003

A03764000004

A03764000005

12 digits

Barcode

registration

Na registratie komt de betekenis van het ordernummer te vervallen

We kunnen daarom spreken van betekenisloze bestandsnamen

Import

Intensieve samenwerking met digitaliseerder

Betekenisloze bestandsnamen

Identificatie op basis van orderbonnen

Uitgangspunten

Uitgaan van bestaande metadata

Het complete inventarisnummer wordt altijd gescand

Constante productie (10.000 scans, +/- 1,4 meter)

Geen kwetsbaar of op onconventionele wijze verpakt materiaal

Scanning is uitbesteed

Customerrequest

SelectionsSAA

Order-numbers

Checkoriginals

Preparation

Scanning

Originals torepositry

Registrfilenames

ExportEAD

Import

Cancelorder

End

Notok

Ok

Uploadimages

Ordertickets

Workflow (simplified)

Customerrequest

SelectionsSAA

Order-numbers

Checkoriginals

Preparation

Scanning

Originals torepositry

Registrfilenames

ExportEAD

Import

Cancelorder

End

Notok

Ok

Uploadimages

Ordertickets

Workflow (simplified)

Eenvoudige voorbewerking

Het reproductieproces is gestroomlijnd, efficiënt is georganiseerd, en geautomatiseerd waar mogelijk

De back- en frontofficesystemen gebruikersvriendelijk zijn en optimaal aansluiten op de behoeften van klant en medewerker

De kwaliteit van de scans, compressie en bestandsformaat zijn afgestemd op het gebruiksdoel

Conclusies

Grootschalig digitaliseren van archivalia voor lage kosten en met een korte levertijd is mogelijk wanneer:

En tenslotte…

De Archiefbank is genomineerd voor de Computable “ICT project van het jaar” Award

De andere kandidaten zijn grote commerciële giganten

Degene met de meeste stemmen wint

Help ons daarom om deze prijs te winnen en breng uw stem uit:

http://www2.computable.nl/computableawards/stem/