Twee vliegen in één klap?

Procesgericht werken èn kwaliteitsvol archiveren bij de stad

Turnhout

Stadsarchief Turnhout kort

• Turnhout: kleinste centrumstad• Onderdeel van TRAM41, stedelijke musea• Collectie: statisch archief, verzamelingen,

wet. bibliotheek, Kring Taxandria, Museumraad

• Ondersteunen documentbeheer: sinds 2009

Documentbeheer 2009

• Geen procedures, ad hoc• Geen DMS• “Toevallige” overdrachten• Statisch archief tot ca. 1950• “Vergeten” archieven: zolder stadhuis,

stadsmagazijnen, stadskantoor, kelder muziekacademie

• Ook OCMW

Documentbeheer 2010

• Rondgang stadsdiensten• Presentatie diensthoofdenoverleg• Selecteren “vergeten” archieven• Registreren van vernietigingen• Vernietigen via gespecialiseerde firma• Opstellen selectielijst (MS Excel):

– 650 soorten dossiers– 80 dossiers stedelijk onderwijs– 14 dossiers stedelijke vzw’s– Brandweer (48 dossiers), Stadsregio, Sociaal Huis

(lopend)– VVBAD classificatie

Selectielijst• Vooraf: kalender bezoeken per dienst• Vooraf: ontwerp van selectielijst doorsturen• Basismateriaal: selectielijsten Rijksarchief, VVBAD,

productengids• Interviews diensthoofd, dossierbehandelaars• Bezoek archiefruimtes• Aandacht voor

– dossiers die bij alle diensten voorkomen– digitale dossiers, databanken– taken die “persoonsgebonden” zijn– motivering bewaartermijn

• Goedkeuring door diensthoofd

2011: selectielijst communiceren en toepassen- Voorstelling Managementteam (MT)- Via intranet, doorzoekbaar, filterbaar op dienst- Procedure overdracht- Procedure vernietiging- Kalender “trash days” (vanaf november 2011)- Lopend:

- Goedkeuring door MT- Vorming contactpersonen documentbeheer- Linken met project “procesgericht werken”

Project “procesgericht werken”

• Adviseur Kwaliteitszorg en OO• Methode en software: Sensus• Projectteam: 5 medewerkers• Beschrijven processen dmv interviews• Vastleggen boomstructuur (3 niveaus), op basis

van GEMMA (Gemeentelijk Model Architectuur)• Link met productencatalogus• Leuke presentatie op intranet• Koppelen aan proceseigenaars, formulieren,

applicaties

Via procesbeschrijving naar informatiebeheersplan?

• Sterktes:– Principes GEMMA: beter afgestemd op

digitaal werken– Documentenstroom in kaart– Niet dienstgebonden– Procesverantwoordelijke (functie)

• Zwaktes:– Boomstructuur– Arbeidsintensief, wijzigingen bijhouden– Veel informatie gevraagd

Boomstructuur als ordeningsplan

• 1. Stad Turnhout– 1.3. Ondersteunende processen

- 1.3.3. Beheer en onderhoud van de werkomgeving- 1.3.3.9. Organiseren van een uitgaande bruikleen van

erfgoed- Invoerdocumenten, uitvoerdocumenten

• 3. Publieke taken– 3.15. Beheren van erfgoed van lokaal belang

• 3.15.04. Beheren van museumobjecten– 3.15.04.** Organiseren van uitgaande bruiklenen

- Archief documenten

Boomstructuur als ordeningsplan

• 1. Stad Turnhout– 1.2. Beleidsuitvoerende processen

• 1.2.7. Subsidies, toelagen, premies– 1.2.7.2. Toekennen van een onderwijscheque

• 3. Publieke Taken– 3.13. Beschermen en bevorderen van het

maatschappelijk welzijn• 3.13.05. Medeorganisatie van een aanbod van

goederen en diensten aan sociale tarieven en het behandelen van aanvragen van deze tarieven

– 3.13.05.02 Behandelen van aanvragen van gemeentelijke premies

Informatie per proces• Klanten en doelgroepen• Partners• Doorlooptijd• Frequentie per maand• Risico’s• Verbeterpunten• Aard meting klanttevredenheid• Klanttevredenheid (goed – matig – slecht)• Regelgeving• Middelen• Opbergruimte in m2• Kostprijs• Prioritair proces (ja/nee)• Ordening, bewaartermijn, bestemming?

Koppeling selectielijst - procesbeschrijving

• Verschillende classificaties in selectielijst:– VVBAD classificatie– Processen beschreven in Sensus (link via

URL Sensus)• Link van procesbeschrijving > selectielijst• Bestaande selectielijst verfijnen op basis

van procesbeschrijvingen:– Volledigheid– Toelichting bij reeksen– Gebruikte applicaties

Bijkomende mogelijkheden

• Proceseigenaars als contactpersonen documentbeheer

• Eenvormige bewaartermijnen op basis van soort dossier

• Invoer- en uitvoerdocumenten van processen > linken met reeks/soort dossier in selectielijst

Conclusie

• Basis van selectielijst: reeksen/soorten dossiers

• Verschillende zoek- en klasseermogelijkheden

• Actief optreden: “trash days”, vorming• Selectielijst integreren in dagdagelijkse

werkinstrumenten• Herkenbaar, eenvoudig en overzichtelijk