Tussenstand Werkgroep Inkoop

Stuurgroep Opdrachtgeversforum 21 januari 2008M. Hermans, Rgd

2 

Agenda

• Werkgroep Inkoop: doelstelling, deelnemers, agenda,

werkwijze

• Uitkomsten Workshop Inkooporganisatievormen

• Ontwikkelingen rondom Inkoop bij de Rgd

Werkgroep InkoopDoelen, deelnemers, thema’s en aanpak

4 

Werkgroep Inkoop: Doelstelling

De Werkgroep Inkoop van het Opdrachtgeversforum heeft tot

doel kennis uit te wisselen over de inkooppraktijk verbonden aan

het primaire proces (bouwen en huisvesten) van de

deelnemende Opdrachtgeversorganisaties.

 

De Werkgroep richt zich binnen het brede domein van de inkoop

met name op onderwerpen als innovatieve contractvormen,

schaalvergroting en projectongebonden inkoop,

organisatieaspecten van de inkoop, leveranciersmanagement en

aanbestedingsprocedures.

5 

Werkgroep Inkoop - deelnemers

- Ministerie van Defensie DVD: John Wamsteker

- Prorail: Dino Gaya Walters

- Rijksgebouwendienst: Aarnout Muizer

(voorzitter),

Jan-Diderik Bolk,

Marleen Hermans

(secretaris)

- Rijkswaterstaat: Wim Holleman

- Staedion: Rick Janssen

- UMC Radboud: Lia Mur

- De Alliantie: ntb

6 

Professioneel Inkoopbeleid – thema’s

1. De inkooporganisatie

2. Inkoopbeleid en afwegingskader

3. Raamcontracten

4. Past Performance

5. Prestatiecontracten

6. Duurzame inkoop

7 

Werkwijze (nieuw voor 2008)

• Onderwerpgerichte bijeenkomsten voorbereid door

werkgroepleden

• Per themabijeenkomst ook ‘derden’ uitnodigen

• Deelnemers bepalen gezamenlijk gewenst resultaat

• Maandelijkse bijeenkomsten, afwisselend ‘algemeen’ en

‘themagericht’

• Eerstkomende bijeenkomsten:

• Past performance (vervolg)

• Prestatiecontracten (begin)

• Afwegingskaders (vervolg)

InkooporganisatiemodellenBij de deelnemers aan het OF

9 

Inkooporganisatiemodellen 1e beeld (1/3)

10 

Inkooporganisatiemodellen 1e beeld (2/3)

11 

Inkooporganisatiemodellen 1e beeld (3/3)

Ontwikkeling Inkoopstrategie Rijksgebouwendienst

13 

Wat is Inkoop?

“Alles waar een factuur tegenover staat”

14 

Denkwijze

- Inkoop kan goedkoper, beter, sneller

- En verdient continue verbetering om aan onze eigen missie

en visie te blijven beantwoorden.

- Als we ‘beste’ partner voor onze klant willen zijn dan, moeten

- we excellente & beheerste processen hebben

- we de beste producten inkopen

- we inkopen bij de beste leveranciers

15 

Hoe kopen we in bij de Rgd in 2006?

• Inkoop Rgd in 2006

• 14.000 opdrachten, € 850 mln,

• 6000 leveranciers

• gemiddeld € 138.000 per leverancier

• gemiddeld 2 opdrachten per leverancier

• Slechts 131 opdrachten, maar € 433 mln, boven EU-grens.

• De “rest” (99% aantal, 50% volume) er onder!

• Inkoopquote: 90% van Rgd-omzet is inkoop!

16 

Conclusies huidige inkoopfunctie

• We kopen zeer gefragmenteerd in: >> 10 opdrachten per

project;

• We kopen zeer kleinschalig in; gemiddelde opdracht <<

aanbestedingsgrens;

• We weten weinig over onze leveranciers;

• We weten weinig over de ‘prestatie’ van de inkoopfunctie

(successen, falen, doorlooptijd);

• We gebruiken onze ‘inkoopkracht’ níet (optimaal) naar onze

leveranciers

Toekomst inkoopfunctie

18 

Doelstellingen Rgd op het gebied van inkoop

Innovatie van de Inkoopfunctie door:

1. Inkoop op resultaat:

klantsucces, kwaliteit, duurzaamheid en laagste prijs

2. Opbouwen en verbeteren van leveranciersrelaties

3. Beter gebruiken van onze inkoopkracht

4. Hanteren en uitdragen van duidelijke normen en kaders

5. Maken van een inzichtelijke keuze t.a.v. inkoopvormen

6. Verbeteren van de inkoopprocessen

19 

Contractvormen: Slim Inkopen

Traditioneel

(losse opdrachten)

PPS

(Integreer diverse opdrachten)

Raamcontracten

(bundel homogene

opdrachten)

Afweging contractvormen

20 

Concept Beleidskader Contractvormen

Een

d

isci

plin

e

Ho

ofd

-aa

nn

emer

Bo

uw

- te

am

Des

ign

+

Bu

ild

Inve

ster

ing

+

on

der

ho

ud

DB

M

DB

FM

DB

FM

O

(fac

iliti

es)

20% in pakket+ 80% los

5. schilder-werk (alles

met steiger)

E. Middel-grote

projecten

A. Advies-projecten

C. KLIP

3. A&RI-diensten

D. Kleine projecten niet KLIP

80% in 1 pakket+ 20% los

4. periodiek

onder-houd

100% in 1 pakket

2. kleine advies-

diensten

Losse Opdrachten

G Complexen (klein, middelgroot, groot), 1. Renovaties

F. Grote projecten7. inhuur panden

incidenteel (5 opdr.) raam-contract

80% in 4 pakketten+ 20% los

B. Kleine beheer-

projecten

6. ver-vanging Instal-laties

21 

Waar moet je op letten

1. Scope

2. Klanten

3. Specificaties

4. Markt en leveranciers

5. Aanbestedingsprocedure

6. Contractbepalingen gericht op gewenst gedrag

7. Contractmanagement (extern)

8. Interne Compliance (allocatie over contracten,

taken/verantwoordelijkheden, administratie)

9. Competenties en capaciteit

22 

Ideeën rondom organisatie Inkoop

• Naar een centraal ‘Expertisecentrum Aanbesteden & Inkoop’

• Expertisecentrum = inkoopadviescentrum

• Taken o.m.:

• Ontwikkeling nieuwe contractvormen:

inkoopontwikkelteams

• Ontwikkeling afwegingskader

• Standaardisatie, kwaliteitborging

• Kennismanagement, opleidingen

• Participatie in aanbestedingen