Tips & Tricks

InleidingRicoh helpt u graag beter en makkelijker te werken en leven. Daarom

vindt u in deze waaier praktische tips, die u inspireren om uw informatie

effectiever te organiseren en te creëren. Ontdek hoe u veilig, kosten

besparend, duurzaam, efficiënt en mobiel kunt werken, zodat u kunt

focussen op wat ertoe doet en het verschil kunt maken.

Inhoud

1 Veilig werken

2 Kostenbesparend werken

3 Duurzaam werken

4 Efficiënt werken

5 Mobiel werken

Veilig werkenInformatie is strikt persoonlijk en vraagt meer dan ooit om een adequate

beveiliging. Uw klanten en medewerkers rekenen erop dat hun gegevens

in vertrouwde handen zijn. En dat alleen bevoegden toegang hebben

tot die informatie. Ook de omgeving waar de informatie wordt geborgd,

moet beveiligd zijn. De juiste informatie bij de juiste persoon, zodat u

zich met minder risico’s kunt focussen op wat ertoe doet en het verschil

kunt maken. 1

Documenten beveiligen?• Geef te printen documenten pas vrij na

gebruikers identificatie via een pas of pincode,

zodat documenten niet onbeheerd op de

printer blijven liggen.

• Voeg een digitale handtekening (PDF

signature) toe aan documenten, zodat

deze niet meer gewijzigd kunnen worden.

• Zorg ervoor dat uitgeprinte documenten

niet gekopieerd kunnen worden, zodat

de inhoud veilig blijft.

• Laat bij het scannen van documenten

automatisch nummering of datum

en/of tijdstempels toevoegen.

Veilig werken

Printer beveiligen?• Zorg voor automatische gegevenscodering van

alle printers, zodat wachtwoorden of adres

boeken van de printer onbegrijpelijk worden.

• Zorg voor gegevensversleuteling en veilige

gegevensvernietiging, zodat de gegevens die

achtergebleven zijn op de printer verwijderd

worden.

• Schoon uw harde schijf regelmatig op.

• Retourneer uw machines aan Ricoh,

dan wissen wij alle gegevens.

Veilig werken

Netwerk beveiligen?• Voorkom onbevoegde toegang tot de MFP’s.

• Registreer uw IPadressen en gebruik IPfiltering.

• Beveilig toegang tot het netwerk met

cliëntfilters.

• Voorzie iedere printer en MFP van

een firewall.

• Maak adequaat backups op een

beveiligde server.

Veilig werken

Manier van werken beveiligen?• Richt een consistent informatiebeveiligings

beleid in.

• Maak alle gebruikers bewust van uw

beveiligingsbeleid.

• Monitor alle afdrukactiviteiten.

• Automatiseer uw documentstromen.

• Laat documenten automatisch een

vastgestelde veilige route volgen.

Veilig werken

Kostenbesparend werkenMeer werk verzetten met minder mensen in minder tijd. Dat kan door het

digitaliseren en centraliseren van informatie. Uw gegevens kunt u voortaan

direct delen. En doordat uw informatie centraal beschikbaar is, kunt u sneller

schakelen. Alle informatie is beschikbaar voor de juiste persoon, op de juiste

plaats, op het juiste moment en in de juiste vorm, zodat u zich met minder

kosten en meer tijd kunt focussen op wat ertoe doet en het verschil

kunt maken. 2

Printkosten besparen?• Stel de printerdriver standaard in op zwartwit.

• Routeer grotere printopdrachten naar de

meest geschikte printer.

• Maak gebruikers bewust van hun gedrag.

Opslagruimte en daarmee kosten besparen?• Digitaliseer uw archief en laat toners

automatisch leveren, zodat u geen

voorraad hoeft bij te houden.

Kostenbesparend werken

Papier besparen?• Print dubbelzijdig.

• Print meerdere pagina’s op één vel.

• Print beveiligd.

• Maak eerst een afdrukvoorbeeld.

• Maak gebruikers bewust van hun gedrag.

• Print uw logo en adresgegevens digitaal

mee en bespaar op briefpapier.

Tijd besparen?• Zet veel gebruikte instellingen vast

onder 1 knop op uw printer!

• Digitaliseer uw werkprocessen, zodat

dubbel werk en handmatige handelingen

worden vermeden.

Kostenbesparend werken

Inzicht in kosten?• Laat de gebruiker inloggen met behulp

van een pasje of pincode.

• Monitor het afdrukgedrag.

Kostenbesparend werken

Duurzaam werkenDe wereld verandert. Een flexibele, toekomstbestendige werkomgeving is

daarin onmisbaar. Ricoh creëert deze omgeving waarin iedereen altijd en

overal makkelijk mobiel en duurzaam (samen)werkt. Goed voor het milieu,

uw reputatie en onontkoombaar voor de toekomst. De juiste informatie op

de juiste manier, zodat u zich met minder zorgen en minder kosten kunt

focussen op wat ertoe doet en het verschil kunt maken. 3

Energie en CO2 uitstoot verminderen?• Stel uw printers energiezuinig in en laat ze

automatisch in slaapstand gaan op het

moment dat u dat wenst (bijvoorbeeld na

werktijd). Compenseer de resterende CO2

uitstoot met Carbon credits.

• Vergader online met video vergadermiddelen,

zodat u minder hoeft te reizen.

• Laat uw toners automatisch leveren,

waardoor ze in één keer vervoerd kunnen

worden (minder transport).

Duurzaam werken

Duurzaam werken?• Werk met duurzaam FSC papier en supplies,

die minimaal voldoen aan de duur zame

inkoopcriteria van Agentschap NL.

• Laat gebruikers een groene gebruikerstraining

volgen, zodat ze zich bewust zijn van hun

(duurzame) gedrag.

• Lever uw lege cartridges gratis in met

onze retourdoos, zodat grondstoffen

hergebruikt kunnen worden.

• Geef uw printers een tweede leven door

ze te laten reviseren.

• Krijg inzicht met behulp van groene

rapportages.

Duurzaam werken

Papierverbruik verminderen? • Print het document pas na het inloggen met

behulp van een pincode of pasje uit, zodat er

geen papieren op de printer blijven liggen.

• Bekijk eerst het afdrukvoorbeeld, zodat u

zeker weet dat u het document wilt printen.

• Print standaard dubbelzijdig.

Duurzaam werken

Efficiënt werkenMet een efficiënte inrichting van uw printomgeving, slimme scanoplossingen

en geavanceerde beheersoftware heeft u geen zorgen meer over het

afdrukbeheer. U hoeft er niet meer naar om te kijken. Met de juiste

printers op de juiste plaats, de juiste informatie automatisch in het

gewenste/vereiste formaat en een beveiligde en automatische routering

en opslag van documenten en data, hebben uw medewerkers meer tijd

voor andere taken. U bespaart tot maar liefst 30% tijd en kosten. 4

• Beheer uw printomgeving eenvoudig met

een centrale, online beheertool.

• Lever lege cartridges eenvoudig in met

onze gratis retourdoos.

• Laat toners automatisch leveren.

• Laat tellerstanden automatisch doorgeven.

• Meld uw servicevraag gemakkelijk online

via eService.

• Voorkom papierstoringen door het papier

in de verpakking te laten zitten en

op een droge plaats te bewaren.

Efficiënt werkenGeen omkijken naar het beheer en onderhoud van uw printomgeving?

• Scan documenten direct naar de juiste locatie

door de printer te koppelen aan interne

applicaties voor documentbeheer (bv factuur

rechtstreeks naar AFAS).

• Vind uw documenten meteen terug

door ze in een ‘tekst doorzoekbaar’

PDF formaat te scannen.

• Digitaliseer uw werkprocessen om

overbodige handmatige handelingen

te voorkomen.

Geen omkijken naar het vinden, opslaan en bewerken van uw documenten?

Efficiënt werken

Geen omkijken naar het delen en printen van uw documenten?• Zet veel gebruikte instellingen vast onder

1 knop op uw printer!

• Scan documenten in en verstuur ze vanaf

de printer direct naar email, map of archief.

• Print documenten vanaf uw mobiel of tablet.

Documenten extra waarde geven?• Print een document in kleur om het

meer attentiewaarde te geven.

• Maak een boekje van een document

met meer dan 5 pagina’s.

Efficiënt werken

Mobiel werkenAltijd en overal werken. Met uw laptop, smartphone of tablet. Thuis, op

het werk of onderweg. Waar u ook bent, u wilt graag de juiste informatie

bij de hand hebben. En deze informatie ook kunnen delen, printen of

bewerken. Ook wilt u informatie uitwisselen en even overleggen met

collega’s of klanten. Ook op afstand. De juiste informatie op het juiste

moment, op de juiste plaats, zodat u zich door meer flexibiliteit kunt

focussen op wat ertoe doet en het verschil kunt maken. 5

Altijd en overal samenwerken?• Vergader online met videovergadermiddelen,

alsof u bij de vergadering zit.

• Deel documenten gemakkelijk en veilig.

Altijd en overal informatie bij de hand?• Digitaliseer uw documenten.

• Gebruik clouddiensten voor het opslaan

en bewerken van documenten.

• Maak gebruik van print apps.

• Print vanaf uw mobiel of tablet.

• Haal uw printopdracht met followme

printing vanaf elke locatie op.

Mobiel werken

Wilt u meer informatie over deze tips?Bel met 073 645 26 00