Timemanagementin6stappen

Time managementin 6 stappen

AngelCoaching

© AngelCoaching© AngelCoaching 22

Timemanagement

» Belangrijk om je tijd goed in te delen 1e generatie: lijstjes maken, de taken die je die

dag niet hebt afgekregen verschuiven naar morgen

2e generatie: planning en voorbereiding (kalenders, agenda’s, efficiëntie)

3e generatie: plannen o.b.v. prioriteiten, doelen op korte, middellange en lange termijn


Tijd voor de 4e generatie?

» Stel jezelf eens de volgende vragen: Van welke specifieke activiteit weet ik dat die

aanzienlijke, positieve resultaten in mijn persoonlijk leven oplevert als ik me er constant en zo optimaal mogelijk mee bezighoudt?

Idem, maar dan voor je werk/zakelijk leven Waarom doe je ze dan niet?


1e kwadrant

» In het 1e kwadrant zitten de bezigheden die belangrijk en urgent zijn. Oftewel, de deadlines, de dingen die NU moeten. Veel mensen, zeker in bepaalde sectoren, zitten hier continu in. Dan is het uitkijken geblazen, op den duur brandt je op.


2e kwadrant

» In het 2e kwadrant zitten de bezigheden die belangrijk maar niet urgent zijn. Hierin zitten zaken als relatiemanagement, planningen maken, acquisitie doen etc. Alles wat belangrijk is, maar wat er vaak als eerste bij inschiet. Punt is, dat dit 2e kwadrant eigenlijk het belangrijkste kwadrant is.


3e kwadrant

» In het 3e kwadrant zitten de bezigheden die urgent zijn, maar niet belangrijk. Of beter gezegd, die urgent lijken. Dit is het kwadrant waar je heel goed time management op los kunt laten. Het zijn de vergaderingen waar je eigenlijk niet bij hoeft te zijn, de telefoon die steeds gaat, de e-mail die elke minuut binnenkomt, twitter dat steeds gechecked moet worden....


4e kwadrant

» In het 4e kwadrant tenslotte gaat het om werkzaamheden die niet belangrijk en niet urgent zijn. De hele dag een beetje doelloos bezig zijn, er komt niks uit je handen, op internet rondhangen. Je kent het wel. Niks doen, terwijl je het gevoel hebt druk bezig te zijn. En aan het eind van de dag denk je: wat heb ik nou helemaal gedaan? Alsof je een zak chips hebt leeg gegeten, een onbevredigend gevoel.


Matrix-opdracht

» Neem aan de hand van de matrix je afgelopen week door.

» Als je al je activiteiten van de afgelopen week in de verschillende kwadranten onderbrengt, waar breng je dan het grootste deel van je tijd door?


Urgentie

» Hoe belangrijk is urgentie in jouw leven?

» Urgentie geeft ook prettige gevoelens: snel resultaat, instantvoldoening

» Velen zijn dan ook verslaafd aan het gevoel van urgentie

Time management

In 6 stappen


Stap 1: bepaal je missie

» Zet 3 of 4 dingen op een rijtje die je als prioriteit ziet in je leven

» Welke doelstellingen streef je op de lange termijn na?

» Wat zijn de belangrijkste relaties in je leven?» Welke bijdrage wil je leveren?» Welke gevoelens wil je in je leven ervaren?» Wat zou je deze week doen als je nog maar zes

maanden te leven had?


Stap 2: bepaal je rollen

» Wat zijn de rollen die je vervult? (partner, werknemer, moeder etc.)

» Er moet evenwicht zijn in hoeveel tijd je aan je verschillende rollen besteedt. Dat wil overigens niet zeggen dat alle rollen even veel tijd vragen.


Stap 3: Stel prioriteiten

» Wat is het belangrijkste dat ik deze week in iedere rol kan doen waarmee ik het meeste effect krijg?


Stap 4: Je agenda

» De crux is: niet je agenda tot prioriteit maken, maar je prioriteiten een plek in je agenda geven

» Maak specifieke afspraken met jezelf om aan je doelen te werken

» En neem die even serieus als de afspraken die je maakt met anderen

» Weekplanning: eerst kwadrant 2 plannen!


Stap 5: Vasthouden aan je prioriteiten

» Loop vantevoren je dag door: bepaal je positie, bekijk de dag in context van de week

» Stel prioriteiten: kwadrant I of II?» Gebruik een vorm van T-planning: oftewel een

vormgeving waarbij links de tijdgebonden activiteiten staan en rechts de activiteiten die je op elk moment van de dag uit kunt voeren


Stap 6: Evaluatie

» Neem aan het eind van de week even de tijd:

Welke doelen heb ik bereikt? Voor welke uitdagingen ben ik komen te

staan? Welke beslissingen heb ik genomen? Heb ik mijn prioriteiten vooropgesteld?


Timemanagement- tips


Stel niet uit

• Juist de kleine dingen die nog gedaan moeten worden leveren vaak stress op

• Reserveer wat tijd en handel ze achter elkaar af


Maak gebruik van je bioritme

» De meeste mensen hebben periodes waarin ze meer energie hebben dan op andere tijdstippen van de dag

» Energiepieken tussen 11.00 en 13.00 uur en tussen 15.00 en 17.00 uur

» Complexe problemen: ‘s ochtends» Vergaderen: ‘s middags


Ruim op

» Opruimen geeft tijdwinst» Laat post e.d. niet te lang liggen


Beperk de vergadertijd

» Zorg dat de reden van de vergadering duidelijk is» Moet je wel bij elke vergadering aanwezig zijn?» Spreek af hoeveel tijd er per agendapunt is» Kies een goede voorzitter» Maak heldere vervolgafspraken: wie doet wat» Plan een vergadering aan het eind van de middag

of vlak voor de lunch


Beperk het e-mail verkeer

» Verwerk alle binnengekomen e-mail in 24 uur

» Neem een paar vaste tijstippen op de dag waarop je je mail leest en behandelt

» Zorg dat je een goed spam filter hebt


Breng lucht in je agenda

» Plan niet te strak» Hou rekening met onverwachte gebeurtenissen

en tegevallers» zorg dat je tijd hebt om die onvoorziene zaken af

te handelen» Plan elke week een halve dag vrij, elke maand

een hele dag en elk kwartaal een week. Je hoeft die tijd niet koste wat het kost vrij te houden, het is een buffer


Delegeer

» Delegeer taken die je niet persé zelf hoeft uit te voeren

» En laat het dan ook echt los

Timemanagementin6stappen

Career

Transcript of Timemanagementin6stappen