Time Management

28
Project Professionalisatie Blok 1, Onderwerp 1: Time-Management Walter Flaat, 2 oktober 2006

description

Presentatie van Walter Flaat gegeven voor het Kennisnetwerk IIE, in het kader van Project Professionalisatie als inleiding op het vervolgonderwerp "Personal Management"

Transcript of Time Management

Page 1: Time Management

Project ProfessionalisatieBlok 1, Onderwerp 1: Time-Management

Walter Flaat, 2 oktober 2006

Page 2: Time Management

Inhoud deze maand

• Kick-off Project Professionalisatie

• Plan doelstellingen

• Maak tijd voor zelf-ontwikkeling

• Time-management

• Inventariseer patronen/gewoontes

• Plan tijd in op ritme

• Probeer goede gewoontes op te nemen

Page 3: Time Management

Professionalisatie

• Blok 1: Persoonlijke effectiviteit (3 onderwerpen)

• Blok 2: Visie (2 onderwerpen)

• Blok 3: Lifestyle (1 onderwerp)

• Blok 4: Marketing (3 onderwerpen)

• Blok 5: Leiderschap en adviseren (2 onderwerpen)

Bepaal voor jezelf wat je minimaal wilt bereiken!

Page 4: Time Management

Aanpak

Resultaat

Denk Research

Verwoord Maak Permanent

ProbeerDagelijks!

Minimaal Wekelijks!

Niet meedoen een keer? Geef het aan!

Page 5: Time Management

Time-Management

Page 6: Time Management

Generaties van persoonlijke planning

1e generatie: Reminders Todo

2e generatie: Plannen/Voorbereiden Agenda

3e generatie: Time-management Plan

4e generatie: Personal Management Systeem

PlannenPrioriterenBeheersen

Page 7: Time Management

Inventarisatie

• “Ik hou mijn agenda bij. Daarin staan al mijn afspraken met mensen”

• “Ik hou een to-do lijst bij met al mijn taken”

• “Ik weet tot op detail op momenten van de dag ik bepaalde dingen wel en niet moet doen om effectief te zijn”

• “Ik ben niet iemand die dingen vaak uitstelt”

Page 8: Time Management

Noodzaak van time-management?• Oplossen van tijdsproblemen!

• Typische problemen (toeval of niet?):

• Waarom verslaap je je?

• Waarom ben je te laat?

• Waarom blijven belangrijke dingen liggen?

• Waarom ben je niet op tijd klaar met taken?

• Waarom voel je je opgejaagd?

Page 9: Time Management

Noodzaak van time-management?• Oplossen van tijdsproblemen!

• Typische problemen (toeval of niet?):

• Waarom verslaap je je? Wekker zetten

• Waarom ben je te laat? Eerder vertrekken

• Waarom blijven belangrijke dingen liggen? Prioriteiten

• Waarom ben je niet op tijd klaar met taken? Verloren tijd

• Waarom voel je je opgejaagd? Drukte afbouwen

Mensen herkennen problemen, maar implementeren vaak geen oplossingen!

Page 10: Time Management

Doelen

Ken je patronen Hou rekening met je patronen

Verbeter je patronen

Page 11: Time Management

Opdracht 0

Wellicht ten overvloede:- Alle afspraken in je agenda- Alle acties/taken op een todolijst

Page 12: Time Management

Opdracht 1

Discipl

ine!

Hou minimaal 3 dagen elk kwartier bij wat je gedaan hebt en hoeveel energie je had.

Gebruik formulier (mail)

• Waar gaat je tijd naartoe? • Doe je de juiste dingen op het juiste moment• Prioriteer je goed?

Page 13: Time Management

Basispatronen

Ochtend vs AvondmensFluctuerende vs Stabiele Productiviteit

...

Page 14: Time Management

Goede TM gewoontes

• Plan en Review je dag• Denken voor doen• Organiseer

en natuurlijk• Plan tijd in voor zelfverbetering en herstel

Page 15: Time Management

Opdracht 2

Discipl

ine!

Analyseer je patronen en maak een standaard dagschema.Voor elke dag (min. 1 week): Plan je dag in aan de hand

van de taken die je moet doen en je dagschema.

Review je resultaten elke dag.Gebruik formulier (mail)

Page 16: Time Management

Prioriteren

Page 17: Time Management

80/20 (Pareto Principe)

20%

80%

20%

80%

Kla

nten

Gevraagde aandacht

20%

80%

20%

80%

Men

sen Invloed

Page 18: Time Management

80/20 (Pareto Principe)

20%

80%

20%

80%

Take

nBelang (N

ut * Urgentie)

Page 19: Time Management

80/20 (Pareto Principe)

20%

80%

20%

80%

Take

nBenodigde tijd

Dit zijn niet per definitie dezelfde als bij “belang”!

Page 20: Time Management

80/20 (Pareto Principe)

Prioriteren:Selecteer de Top-20% en begin daar

Page 21: Time Management

Covey quadrant

1: Belangrijk &

Urgent

2: Belangrijk & Niet Urgent

3: Onbelangrijk &

Urgent

4: Onbelangrijk &

Niet Urgent

Page 22: Time Management

De Crisismanager

1: Belangrijk &

Urgent

2: Belangrijk & Niet Urgent

3: Onbelangrijk &

Urgent

4: Onbelangrijk

& Niet Urgent

Page 23: Time Management

Kan niet prioriteren

1: Belangrijk &

Urgent

2: Belangrijk & Niet Urgent

3: Onbelangrijk &

Urgent

4: Onbelangrijk &

Niet Urgent

Page 24: Time Management

Kan geen nee zeggen

1: Belangrijk &

Urgent

2: Belangrijk & Niet Urgent

3: Onbelangrijk &

Urgent

4: Onbelangrijk &

Niet Urgent

Page 25: Time Management

Verantwoordelijk & Effectief

1: Belangrijk &

Urgent

2: Belangrijk & Niet Urgent

Page 26: Time Management

Onderzoek startpunten

• Uitleenboeken• Effectief Time-Management• 80/20 principe• Eat That Frog!

• Originele Time-Management boek (1910!): “How to Live on 24 Hours a Day”

• http://www.effective-time-management.com/ (gratis d/l)

• “Time Management for System Administrators” (O’Reilly)

• Sommige mensen denken goed na over systemen:• http://www.edwardtufte.com/bboard/q-and-a-fetch-msg?msg_id=00010v

Page 27: Time Management

Volgende maand:

Generatie 4:Persoonlijk management

Getting Things Done (D. Allen)en/of

7 habits of highly effective people (S. Covey)

Page 28: Time Management

Succes!!!