The Hitchhikers Guideto Tweetups Alles wat je moet weten voor je eerste keer. WAARSCHUWING: Dit is een levens veranderende ervaring. Samengesteld voor Tweetups in Europa door @akanel. Aangepast naar Nederlands door @ JustBe74.

Ben je geselecteerd om een Tweetup bij te wonen welke georganiseerd wordt door een ruimtevaart of wetenschappelijk organisatie, zoals ESA, DRL, CNES, ASI, OEWF, CERN, ISU, etc.? Geen angst Hier is alles wat je moet weten om aan dit levens veranderend event deel te nemen. Deze gids bevat een gedetailleerde omschrijving zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Alsook een collectie van tips die door SpaceTweeps met ervaring bij elkaar gesprokkeld zijn. Ze zullen je voor, tijdens en na het event helpen om deze unieke ervaring te maximaliseren. Ready? Lets get started!

Wat is een Tweetup? Een Tweetup (ook wel als social omschreven) is een van de manieren waarop ruimte, wetenshap en technologie instituten en organisaties hun fans en volgers achter de schermen neemt van hun activiteiten. Het is een unieke gelegenheid om enthousiaste mensen, zoals u en mij, een inzicht te geven in het wat, waarom en wie van ruimtevaart, wetenschap en technologie. Geselecteerd worden om een Tweetup bij te wonen is effectief een privilege en eer. Het wilt zeggen dat een vooraanstaande organisatie je vertrouwd en toegang verleent tot mensen en plaatsen die normaal enkel bereikbaar zijn voor astronauten en wetenschappers. Dit privilege is persoonlijk aan u verleend. Om meerdere redenen, gaande van veiligheid tot logistieke aspecten, zijn de deelnemers zorgvuldig geselecteerd en beperkt in aantal. Check daarom alvorens verder te lezen, dat je de uitnodigingsmail beantwoord hebt voor de deadline. Lees de mail aandachtig, ze omvat namelijk alle informatie die je nodig zal hebben. Indien je onvoorzien niet kan deelnamen, laat dit dan zo snel mogelijke weten aan de organisatie. Hierdoor kan iemand anders deelnemen aan het event welk jij eigenlijk ook niet wilt missen. De uitnodiging is strikt persoonlijk en kan dus niet doorgegeven worden aan iemand anders. Daarnaast kan je ook geen andere mensen meenemen. Het spreekt voor zich dat iedereen die aankomt zonder op de lijst te staan geen toegang zal krijgen, om welke reden dan ook. Breng de organisatie dus niet in de vervelende positie om dit te moeten doen.

Wat gebeurd er nu tijdens een Tweetup? De agenda van de dag hangt natuurlijk af van het doel van elke weetup. Maar meestal omvat ze de volgende twee zaken: (a) speeches door wetenschapper, engineers en/of astronauten; (b) en een of meerdere bezoeken in en aan ruimtevaart of labo faciliteiten.

Beide zijn exclusief opgezet voor ons. Vragen stellen staat niet allen vrij, het is zelfs aanbevolen. Daarnaast kan je fotos of videos maken naar hartenlust, misschien zelfs een livestream opzetten. (indien hier niet voldoende bandbreedte voor is delen ze dit mee). V.I.P. sprekers, zoals astronauten en wetenschappers, zijn dikwijls ook beschikbaar voor interviews, handtekeningen of fotos (fancy a selfie?). Op een bepaald punt in de dag is het tijd voor de groepsfoto zorg dat je deze alvast niet mist! Het schema van de dag is meestal lang, intensief en vol met spannende onderwerpen en bezoeken. Spanning verzekerd! Its always a blast! Wees bereid om versteld staan, uit je sokken geblazen te worden en behoorlijk vermoeid te zijn aan het einde. Vergeet niet, Tweetups zijn openbare evenementen, dus mogelijk wordt je gefotografeerd of opgenomen op elk moment van de dag. Smile!

Waar zullen we zijn? Er is altijd een vaste plek waar we allemaal verzamelen in het begin van het evenement. Deze fungeert als onze uitvalsbasis. Deze locatie wordt meestal aangeduid als de "Twent" in SpaceTweeps jargon, want in de vroege dagen van Tweetups, was het eigenlijk een grote tent opgezet voor de specifieke gebeurtenis. De Twent heeft genoeg ruimte zodat we allemaal kunnen zitten en, zeer belangrijk, ook een Wi-Fi verbinding. Daarnaast ook genoeg stopcontacten om al je toestellen in leven te houden. Meestal wordt er ook wat drank en lichte snacks gratis aangeboden in de Twent. De Twent is waar de presentaties en gesprekken plaatsvinden door de uitgenodigde sprekers, en van waar we vertrekken naar de geleide bezoeken en rondleidingen. Als we op een rondleiding gaan, meestal te voet, is er geen Wi-Fi en zijn er geen stopcontacten, tot we terug zijn in de Twent. Je niet-waardevolle persoonlijke spullen kan je achterlaten in de Twent, maar altijd op onze eigen risico.

Wat wordt er van ons verwacht? De organisatoren bieden ons deze unieke kans om allerlei informatie over hun activiteiten te leren kennen en allerlei fantastische faciliteiten te bezien. In ruil daarvoor worden we verwacht om dit te delen! Het zou zonde zijn dit voor onszelf te houden. Deel de vreugde en opwinding, verspreidt het naar iedereen die je kent, laat hen weten welke geweldige dingen die je gezien en geleerd hebt. Ieder van ons heeft natuurlijk zijn favoriete manier om het te delen. Sommigen willen alles direct tweeten of posten op Facebook, Google+ en gelijkaardige platformen. Anderen willen foto's en albums uploaden met gedetailleerde uitleg op Flickr, Instagram, enz. Weer andere geven de voorkeur om het allemaal op te nemen, en daarna blog posts, artikels of zelfs boeken te schrijven. Anderen uiten zich beter door te praten in plaats van te schrijven: ze maken presentaties in hun lokale gemeenschappen of belangengroepen, geven les aan kinderen op scholen, of geven interviews voor tv of radio. Dus, ongeacht wat uw medium bij uitstek is, vertel het verder! Je kan je enthousiasme al delen van het moment dat je geselecteerd bent. Vertel je vrienden, familie en volgers waar je naartoe gaat en waarom. Ontsteek hun nieuwsgierigheid zodat ze staan te popelen om meer van u horen als je terug bent. Het is nuttig om wat onderzoek over het onderwerp van het evenement te doen voor de Tweetup. Uiteraard niet verplicht, maar het zal u toelaten om vollediger te genieten van de ervaring, om beter te begrijpen wat er gaande is, om de juiste vragen te stellen en om het straks beter uit te leggen aan iedereen. Belangrijke tip: De organisatoren prefereren het, als we gebruik maken van het evenement hashtag (bijvoorbeeld #CERNtweetup, #MarsTweetup, #LucaTweetup) in al onze online communicatie. Dit helpt hen onze activiteiten te volgen en de resultaten van hun inspanningen te meten. Laten we ze helpen.

Hoe moeten we handelen? Het organiseren van een Tweetup is een complexe, moeilijke en kostbare aangelegenheid. Een heleboel verschillende factoren moeten samenwerken om hiervan een geslaagde dag te maken. De organisatoren doen een grote inspanning om de planning op te maken en ze aan te houden. Daarnaast besteden ze aardig wat geld om ons te voorzien van deze geweldige ervaring. Het minste wat we kunnen doen is om dienovereenkomstig te handelen. Hier is hoe: Het is heel belangrijk dat we vriendelijk, respectvol en coperatief zijn; dat we de instructies van de organisatoren opvolgen; en dat we op tijd zijn voor elke afspraak. Houdt in gedachten dat je niet alleen bent; er zijn 50-100 deelnemers in elke Tweetup. We moeten altijd onthouden dat we genodigden zijn, dat we zijn geselecteerd uit honderden kandidaten, elk gretiger dan de andere. Neem deze kans nooit voor lief, ongeacht hoeveel Tweetups je kan hebben bijgewoond. In sommige gevallen tijdens de Tweetup bezoeken we misschien gebieden die, om verschillende redenen, misschien speciaal gedrag vereisen van onze kant (bijvoorbeeld stil zijn, af te zien van het fotograferen, enz.). Beschouw in gedachten dat je niet in een pretpark bent, ook al voelt het misschien zo aan; maar eerder in een aantal van 's werelds meest geavanceerde technologie faciliteiten. Neem zeker de tijd om je collega-deelnemers te leren kennen; er zullen mensen van over de hele wereld zijn die dezelfde passie en opwinding delen als ons. Voel je vooral niet gentimideerd. We zijn er allemaal, want we zijn gelijk! Sommige blijvende vriendschappen zijn ontstaan bij Tweetups. Je hebt ook de kans om de aanwezige organistoren te leren kennen. Schroom je ook niet om je waardering te laten blijken, maar dat spreekt wellicht voor zich.

Respecteer de verschillende meningen die je kan horen tijdens de Tweetup, of ze nu afkomstig zijn van andere deelnemers of de sprekers zelf. Tracht niemand te beledigen door je vragen en/of antwoorden zorgvuldig te stellen. Luister zorgvuldig naar wat de sprekers te zeggen hebben. Het zal een zeldzame kans zijn om elk van hun te horen spreken over hun passie. Het is altijd leuk als je een beetje onderzoek hebt gedaan over de sprekers en hun onderwerpen en een aantal vragen op voorhand hebt voorbereid. Voorbereid of niet, stel zeker elke vraag die in je opkomt! Dit zal de discussie meer inhoud geven, de spreker zal zich ook meer gewaardeerd voelen. Vergeet niet, er zijn geen domme vragen! Last but not least, have fun! Lots of fun! Laat je verrassen en wegblazen, voel je weer vrij als een kind. En geloof me, je zal je zo voelen!

Is er iets wat je kan doen alvorens je naar de Tweetup gaat? Ja natuurlijk! Je verbinden met de SpaceTweeps community. Wij zijn een grote gemeenschap van ruimte, wetenschap, en technologie liefhebbers uit alle hoeken van deze rotsachtige planeet, die onze passie delen via sociale media. Hoe noemen we onszelf? #SpaceTweeps natuurlijk. (www.spacetweepsociety.org). Zodra de deelnemers worden aangekondigd organiseren veteraan en rookie SpaceTweeps zichzelf en plannen ze activiteiten rond de Tweetup. Houdt bij het boeken van uw reis plannen, in gedachten dat SpaceTweeps meestal ook voor en na de Tweetup bij elkaar komen. Dat kan een diner zijn of gewoon een bezoek aan een caf. Maar ook een bezoek aan diverse andere (wetenschappelijke of niet) locaties in de stad waar de Tweetup zal plaatsvinden. Ze delen ook hotelkamers of appartementen, en ze carpoolen. Voor Europese Tweetups is Facebook de plaats waar deze planning meestal plaats vindt. Een speciale Facebook-groep wordt aangemaakt voor de Tweetup en alle bevestigde aanwezigen worden uitgenodigd om lid te worden. Dit forum wordt gebruikt voor het uitwisselen van tips en informatie over reizen, accommodatie, voor en na evenementen en achtergrondinformatie over onderwerp van het evenement. Tegen de tijd dat de Tweetup dag aanbreekt kennen we elkaar al wat beter, ook al was het virtueel. Een ander belangrijk ding wordt er ook georganiseerd: Het Dankjewel Project! Het samenstellen van een evenement als een Tweetup is geen gemakkelijke job. Hoe eenvoudiger het uitziet, hoe

harder het meestal was om het evenement zo te maken. SpaceTweeps voelen altijd de behoefte om de sprekers, de gastheren en de organisatoren te bedanken voor alle moeite die zij gedaan hebben voor ons. Wij willen onze dank uitdrukken door het aanbieden van een symbolisch geschenk aan de organisatoren als een souvenir van de Tweetup. Dit cadeau kan van alles zijn, van een herdenkingsposter met alle handtekeningen erop, mokken of andere speciale voorwerpen die te maken hebben met thema van het evenement. Elke groep kan beslissen om iets nieuws te doen of hun voorgangers te volgen. Beslissen wat het gaat worden, en het maken ervan, is de helft van het plezier! Wat moeten we inpakken? De juiste koffer is een van de belangrijkste manieren om je Tweetup genieten. Dit is wat je het meest nodig hebt: Door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs met foto. Geen identiteitsbewijs = geen toegang. Uw favoriet apparaat om te tweeten, bloggen en/of fotograferen (zoals telefoon, tablet, laptop, camera, statieven, etc.). Stroomkabels, opladers, reserve batterijen, extra geheugenkaarten. Alsook adapters indien uw eigen land gebruik maakt van verschillende sockets dan het land waar de Tweetup plaatsvindt. Geld (b.v. contant geld, kredietkaart, reischeques, etc.). Niet veel, maar ook weer niet te weinig. Denk aan eten en drinken, waar de organisatoren dit niet aanbieden, en voor vervoer van en naar de samenkomst plaats. En ook, om te winkelen: sommige Tweetup locaties hebben grote gift-shops! Comfortabele schoenen. Voorzie dat je behoorlijk wat zal wandelen en ook staan. Geschikte kleding voor elk type weer. Meestal is de beste keuze om je te kleden in lagen.

Rugzak, tas of een andere methode van het vervoer van uw spullen tijdens de Tweetup. Zipsloten voor je spullen veilig te houden. Zorg ervoor dat je koffers en al je spullen gelabeld zijn met je naam, voor het geval je het kwijt raakt. Voor handtekeningen: Permanent marker en iets om je handtekeningen op te verzamelen. Uw persoonlijke snack, als u speciale dieetwensen heeft. Uw medicijnen, als je een specifieke aandoening hebt. Tal van visitekaartjes, waar je Twitter account en andere sociale media identificatie opstaan. Je zal vast veel nieuwe mensen ontmoeten! en voor de HGTG fans onder onsje handdoek! ;-) En wat na de Tweetup? Blijf in contact met de SpaceTweeps community! Tweetups mogen dan eindigen, maar de herinneringen blijven voor altijd. Zo ook de vrienden die erbij zijn gekomen. Door in contact te blijven met de gemeenschap door middel van sociale media blijf je nieuwe en spannende dingen leren, en mogelijk begin je zelfs nieuwe projecten, of maak je de volgende stap in je carrire. Het zou niet de eerste keer zijn! Alle V.I.P. sprekers en gasten die we ontmoeten op Tweetups, zoals bijvoorbeeld astronauten en beroemde wetenschappers en ingenieurs, zijn hoffelijk, open en vriendelijk. Veel van hen zijn om actief met ons op sociale media na de Tweetup (zelfs wanneer ze in de ruimte zijn!). Een unieke kans die we best niet laten liggen. Aan de andere kant, wees hoffelijk, misbruik dit niet. Wanneer je engageert met een van hen, houd in gedachten dat hun schema's erg druk zijn, en ze hun best doen om verbinding te maken met ons, meestal tijdens hun werk. Dus, persoonlijke gunsten en priv verzoeken zijn niet zo'n goed idee. Ook, als je ze wilt uitnodigen voor

een evenement dat u misschien wil organiseren, de beste manier is om dat door middel van hun persbureaus te doen. Oh en een laatste ding! Blijf het woord verspreiden! Na uw eerste Tweetup, ben je nu de nieuwe ambassadeurs van de kennis die je hebt opgedaan. Blijf je passie delen!

Welcome to the party!