EGM architecten is een gerenommeerd architectenbureau bekend van o.a. het Erasmus Ziekenhuis, het Jeroen Bosch Ziekenhuis en de Milleniumtower. De afgelopen jaren kreeg EGM steeds meer de behoefte haar boekhoudkundige processen te automatiseren. Giscard van Tilburg van EGM

Architecten: “Het verwachtingspatroon is de laatste jaren veranderd. Of het nu maandafsluitingen betreft of financiële projectinformatie, financiële gegevens moeten tegenwoordig overal en altijd

direct opvraagbaar zijn. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een geschikt softwarepakket dat we aanvullend op ons interne ERP systeem Assistance konden gebruiken.”

Werkprocessen een stuk efficiënter

EGM koos uiteindelijk voor DDi Factuur. Van Tilburg: “Inkoopfacturen worden nu bij binnenkomst direct gescand en aan de juiste grootboekrekening gekoppeld. Vervolgens komen de facturen via interne budgetteringsroutes bij de bevoegde medewerkers terecht. Nadat er digitaal voor levering van producten en diensten is getekend en eventuele bestelbonnen, ontvangstpapieren en opdrachtbevestigingen aan het bestand zijn toegewezen, ontvangt de budgethouder een verzoek tot goedkeuring. Na akkoord volgt nog een laatste controle door de financiële administratie en vindt betaling plaats. Al met al zorgt DDi Factuur ervoor dat de werkbelasting fors is gedaald, minder fouten worden gemaakt en facturen altijd direct opvraagbaar zijn.”

M i n d e r h a n d e l i n g e n , m e e r g r i p .

Te s t i m o n i a l

EGM ARCHITECTEN

B e l 0 8 8 5 6 7 2 0 0 0 o f g a n a a r d d i . n l v o o r m e e r i n f o r m a t i e

“De software van DDi overtuigt door eenvoud, gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit.”

Koppeling met Assistance

Voor EGM was het belangrijk dat DDi Factuur goed aansloot op haar huidige systemen. Uiteindelijk heeft het bureau ervoor gekozen de koppeling tussen DDi en Assistance zelf te maken met gebruik van de standaard interfaces van beide systemen. Van Tilburg: “We beschikken over competente IT-medewerkers. Samen met de nodige informatie van DDi hebben zij de exportbestanden uit DDi Factuur geschikt gemaakt voor gebruik in Assistance. De huidige werkwijze levert ons een grote mate van flexibiliteit op. We kunnen nu zelf bepalen hoe we rapporten samenstellen en ook kunnen we goed inspelen op de interne informatiebehoefte.”

Horizontaal toezicht

De samenwerking met DDi heeft EGM ook organisatorisch veel opgeleverd. “De service van de financiële afdeling naar de rest van de organisatie is dankzij de brede functionaliteit van de software sterk verbeterd.” Maar de nieuwe werkwijze biedt nog meer. “DDi Factuur is een waterdicht systeem. Alleen bevoegde medewerkers kunnen de voor hen relevante informatie opvragen. In het kader van het horizontale toezicht, waarvoor we met de fiscus afspraken hebben over het realiseren van optimale financiële processen, is onlangs ons interne boekingssysteem doorgelicht. En net als wij is ook de belastingdienst zeer te spreken over onze betrouwbare en efficiënte boekingsprocessen en de functionaliteit van DDi Factuur.”

Te s t i m o n i a l