Incassomachtigen

Versie december 2015 1

Rabobank

voor bedrijven

Voor de zakelijke markt kennen we twee soorten machtigingen: de Euro-incassomachtiging en de Bedrijven

Euro-incassomachtiging. Deze machtigingen kunnen zowel op papier als digitaal (alleen in Nederland)

worden afgegeven. U kunt met beide soorten leveranciers in Nederland en andere Europese (SEPA-) landen

machtigen.

De Bedrijven Euro-incasso kunt u ook tegenkomen onder namen als Business-to-Business Direct Debit of

Zakelijke Europese incasso.

Een Bedrijven Euro-incassomachtiging wordt alleen tussen bedrijven onderling gebruikt, terwijl de Euro-

incassomachtiging ook door particuliere klanten kan worden afgegeven. Een ander verschil is dat de Bedrijven

Euro-incassomachtiging geen terugboekingsrecht kent terwijl de Euro-incassomachtiging een

terugboekingstermijn kent van 8 weken. Voor de Bedrijven Euro-incassomachtiging geldt daarom dat u vooraf

nadrukkelijk toestemming moet geven voor incasso-afschrijvingen. Dit doet u door de machtiging vooraf te

registreren bij uw bank. In deze handleiding vertellen wij hoe dat moet.

Tarieven zakelijk

Per 1 januari 2015

Versie december 2015 2

Rabobank

Hoe kunt u een machtiging registreren

1. Op basis van papieren invoer kunt u de machtiging via Rabo Internetbankieren registreren. Hiermee geeft u uw bank

expliciet toestemming om de incasso-opdracht te verwerken. Hierbij kunt u ook een maximumbedrag instellen tot

welke de incasso uitgevoerd mag worden.

2. U kunt online een digitale machtiging afgeven indien de incassant gebruik maakt van Digitaal Incassomachtigen.

Vraag de incassant of hij deze betaaloptie biedt.

Met Digitaal Incassomachtigen kunnen consumenten en bedrijven online een eenmalige of doorlopende machtiging

tot incasso afgeven via internetbankieren. Een handtekening op papier is dan niet meer nodig. Daarnaast wordt voor

de Bedrijven Euro-incasso de verplichte registratie automatisch opgenomen binnen internetbankieren.

3. Door de incassant kan een machtiging worden klaargezet in Rabo Internetbankieren. Dit gebeurt automatisch

wanneer hij een incasso-afschrijving instuurt, maar u de machtiging nog niet geregistreerd heeft. U hoeft dan alleen

nog maar te tekenen en eventueel een maximum bedrag in te stellen.

1: Op basis van papieren invoer.

Het afgeven van een machtiging voor de Bedrijven Euro-incasso verloopt bij een papieren machtiging in twee stappen: de

machtiging tekenen en de machtiging registreren. Hier ziet u hoe u in enkele stappen bij de Rabobank een machtiging kunt

registreren.

Stap 1: machtiging tekenen

U ontvangt van uw leverancier een machtigingsformulier. Door deze te tekenen, gaat u er mee akkoord dat u na de incasso

geen terugboekingsrecht heeft. Uw leverancier is verplicht u voorafgaand aan een afschrijving te informeren. Tot op de dag

van de afschrijving kunt u de incasso nog weigeren.

Stap 2: machtiging registeren

Bij de Rabobank registreert u in Rabobank Internetbankieren. Door online uw machtiging te registreren, is deze direct na de

juiste invoer actief. Zonder online registratie worden door de Rabobank geen Bedrijven Euro -incasso’s van uw rekening

afgeschreven. U beheert de registratie zonder tussenkomst van de bank, u kunt deze wijzigen of intrekken.

Let op:

U kunt een zakelijke machtiging bij de Rabobank uitsluitend registreren via zakelijke internetbank ieren op een zakelijke

rekening en uitsluitend met een zakelijke pas

Zorg dat uw incasso’s slagen Zorg voor voldoende saldo op uw rekening om incasso’s te laten slagen. De bank schrijft een Bedrijven Euro -incasso altijd

eerst af, ook al heeft u te weinig saldo. U heeft tot de werkdag ná de afschrijving tot 14:00 uur de tijd om uw sald o voldoende

aan te vullen. De incasso wordt dan direct definitief. Blijft uw saldo onvoldoende, dan wordt de incasso teruggeboekt.

Stap voor stap registeren via Rabo Internetbankieren (Professional)

Tarieven zakelijk

Per 1 januari 2015

Versie december 2015 3

Rabobank

1. Start uw Browser en ga naar www.rabobank.nl. Kies ’Inloggen’ en log vervolgens in met behulp van uw Rabo Scanner

en uw pas.

2. Klik op ‘Betalen en Sparen’.

Klik links in het menu op ‘Euro-incasso overzicht op Nieuwe machtiging.

3. Neem de gegevens van de machtiging nauwkeurig over in het scherm. Het is belangrijk dat u het Incassant ID en het

‘Kenmerk Machtiging’ correct invult. Let op: een Nederlandse Incassant ID heeft 19 posities en heeft de volgende

opbouw: NL00ZZZ0123456789 (het betreft hier een fictief voorbeeld).

4. Bepaal of u een maximum bedrag wilt instellen. U kunt dit altijd later wijzingen.

5. Wanneer u kiest voor de optie ‘Toon meer incassantgegevens (optioneel)’ dan verschijnen de volgende aanvullende

invulmogelijkheden:

Tarieven zakelijk

Per 1 januari 2015

Versie december 2015 4

Rabobank

6. Controleer de gegevens en druk op ‘Ga verder’. Daarna verschijnt een scherm waarin u gevraagd wordt om met

behulp van de Rabo Scanner deze registratie te ondertekenen. Bevestig eventueel aan uw leverancier (uw incassant)

dat u uw machtiging heeft geregistreerd.

Tarieven zakelijk

Per 1 januari 2015

Versie december 2015 5

Rabobank

Verklaring van de velden:

Van rekening Kies het rekeningnummer waarvan de incassant mag incasseren. Let op: dit mag alleen een zakelijke rekening zijn.

Incassantnaam Vul hier de naam van de incassant in, zoals op de bedrijven SEPA-machtiging staat.

Incassant ID: Geef het incassant ID op zoals op het SEPA-machtigingsformulier staat.

De volgende termen worden in het buitenland ook gebruikt voor Incassant ID

Engels Creditor Identifier

Duits Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers

Gläubiger-Identifikationsnummer

Gläubiger-ID

Vlaams Schuldeiseridentificatienummer

Frans Identification du créancier of ICS

Bij een incassoafschrijving controleert de bank of het ID van de incassant gelijk is aan het door u opgegeven Incassant ID.

Uitzondering hierop zijn de posities 5,6 en 7 van het Incassant ID. Deze mogen door de incassant naar eigen inzicht worden

ingevuld. De inhoud van deze posities wordt niet gebruikt om de machtiging uniek te identificeren.

Meer incassantgegevens Vink dit vakje aan om adres, postcode, plaats en land toe te voegen.

Deze extra gegevens dienen alleen voor uw eigen administratie. De Rabobank controleert deze gegevens niet.

Kenmerk machtiging Het ‘Kenmerk Machtiging’ kunt u vinden op het bedrijven SEPA machtingsformulier. U moet dit exact overnemen zoals dit op

het machtigingsformulier is aangegeven. Dus ook met hoofdletters, spaties en overige tekens. Het ‘Kenn merk Machtiging’

mag niet gelijk zijn aan het incassant ID.

De volgende termen worden in het buitenland ook gebruikt voor ‘Kenmerk Machtiging’.

Engels Mandate reference

Duits Mandatsreferenz

Vlaams Mandaatreferentie

Frans Référence du mandat

Type Geef aan of het een eenmalige of terugkerende (doorlopende) machtiging betreft.

Invoerdatum Dit is standaard de huidige datum. Deze datum kunt u niet wijzigen

Tarieven zakelijk

Per 1 januari 2015

Versie december 2015 6

Rabobank

Maximum bedrag per incasso: Geef het bedrag op dat maximaal per Euro-incasso transactie geïncasseerd mag worden. Wanneer u kiest voor ‘Ongelimiteerd’

is er geen maximum bedrag.

Voor de rekening kan een limiet voor de 2e handtekening zijn ingesteld. In dat geval geldt:

1. Een machtiging met een bedrag onder de ingestelde limiet kan door alle gebruikers met ‘Betaalfunctional iteit’

opgegeven worden.

2. Een machtiging met een bedrag boven de ingestelde limiet of ‘Ongelimiteerd’ kan alleen opgegeven worden door:

i. Een gebruiker met rol ‘Eigenaar’

ii. Gebruikers met rol ‘Beheerder’ of ‘Functionaris’ en functie ‘Zetten van een tweede handt ekening’

Wanneer er geen limiet voor de 2e handtekening is ingesteld, kunnen alle gebruikers met de ‘Betaalfunctionaliteit’ een

bedrag opgeven of kiezen voor ‘Ongelimiteerd’

Notitie: Hier kunt u een notitie opgeven. Deze notitie ziet u terug bij het raadplegen van de machtiging en geldt alleen voor uw eigen

administratie.

Tarieven zakelijk

Per 1 januari 2015

Versie december 2015 7

Rabobank

2: Op basis van een digitale machtiging

(Bedrijven) Incassomachtiging (Digitaal)

U kunt ook een digitale Incassomachtiging afgeven. Dit kan dan een digitale Bedrijven Euro-incassomachtiging zijn, genaamd

of een digitale Euro-incassomachtiging, genaamd

Tarieven zakelijk

Per 1 januari 2015

Versie december 2015 8

Rabobank

Met Digitaal Incassomachtigen kunt u online geldige (Bedrijven) Incassomachtigingen afgeven. U doet dit via de website van

de incassant. U wordt vandaaruit doorgeleid naar uw eigen veilige internetbankierenomgeving. Zodra u de machtiging heeft

ondertekend en eventueel een maximum bedrag heeft opgegeven, kan de incassant direct van uw rekening incasseren.

Tarieven zakelijk

Per 1 januari 2015

Versie december 2015 9

Rabobank

Stap voor stap registreren van een Incassomachtiging (Digitaal)

Ondertekenen van een digitale incassomachtiging doet u met uw Rabo scanner.

U kiest vervolgens het IBAN-rekeningnummer waarvan de incasso mag worden afgeschreven:

Tarieven zakelijk

Per 1 januari 2015

Versie december 2015 10

Rabobank

Let op: een Bedrijven Incassomachtiging (Digitaal) mag alleen op een zakelijke rekening worden afgegeven. een “gewone”

Incassomachtiging (Digitaal) kan wel op een particulier rekening worden afgegeven.

U past, indien gewenst het Maximum bedrag aan en kiest voor Machtigen.

Tarieven zakelijk

Per 1 januari 2015

Versie december 2015 11

Rabobank

In het volgende scherm kunt u uw e-mailadres invullen. Als er bij ons een e-mailadres bekend is staat deze al ingevuld. U kunt

dit e-mailadres hier altijd wijzigen. U ontvangt dan alleen de bevestiging op dit e-mailadres. Als u het e-mailadres definitief

wilt wijzigingen neemt u contact op met uw bank.

Tarieven zakelijk

Per 1 januari 2015

Versie december 2015 12

Rabobank

Zodra het hele proces juist is doorlopen ontvangt u van ons de bevestigings e -mail.

Tarieven zakelijk

Per 1 januari 2015

Versie december 2015 13

Rabobank

3: Op basis van een aangeboden machtiging

Ondertekenen van een nog niet (juist) geregistreerde machtiging in Rabo Internetbankieren.

Het kan voorkomen dat uw leverancier al wil incasseren, terwijl u de machtiging daarvoor nog niet (juist) geregistreerd heeft .

U krijgt de machtiging dan ter registratie aangeboden in Rabo Internetbankieren. Wanneer u inlogt in Internetbankieren kr ijgt

u dan de melding dat er nog te tekenen machtigingen zijn. U ziet deze onder de menuoptie ‘Euro -incasso overzicht – Te

beoordelen machtigingen’. Het gaat hierbij om Bedrijven Euro-incassomachtigingen.

In dit overzicht kunnen ook digitale machtigingen staan die door andere gebruiker in de overeenkomst zijn

afgegeven/ondertekend, maar die u nog moet goedkeuren (2e handtekening). De (Bedrijven) Incassomachtigingen (Digitaal)

blijven 7 kalenderdagen staan om een 2e handtekening te zetten. Als er geen 2e handtekening wordt gezet vervalt de

machtiging.

Voor Bedrijven Incassomachtigingen en voor Incassomachtigingen komt dit voor wanneer:

- Het bedrag van de digitale machtiging ongelimiteerd is en er geldt een limiet op die rekening voor het zetten van

een tweede handtekening;.

- Het bedrag van de machtiging hoger is dan de ingestelde handtekeninglimiet op die rekening

Tarieven zakelijk

Per 1 januari 2015

Versie december 2015 14

Rabobank

Stap voor stap goedkeuren/weigeren aangeboden machtiging

1. Klik op bij de machtiging die u wilt beoordelen. U krijgt dan het volgende scherm te zien

Tarieven zakelijk

Per 1 januari 2015

Versie december 2015 15

Rabobank

2. Bepaal of en zoja, welk maximum bedrag u wilt instellen. Let op: u kunt dat later altijd nog wijzigingen.

3. Controleer of u deze machtiging inderdaad wilt registreren. Wilt u dat niet dan kiest u voor de keuze ‘Weigeren’. Wilt

u de machtiging wel registreren, klik op ‘Goedkeuren’ en onderteken vervolgens in het volgende scherm met behulp

van de Rabo Scanner.

Let op: Ziet u meer registraties voor een machtiging van dezelfde incassant, dan kan het zijn dat u inderdaad meerdere machtigingen

heeft afgegeven aan één incassant. Maar vaak betekent dit dat u een registratie niet correct heeft opgevoerd. Als de incassant

vervolgens een incasso probeert af te schrijven, dan wordt bi j u automatisch een juiste, tweede registratie opgeladen. Als u

de meest recente registratie tekent, dan kan uw incassant incasseren.

Tarieven zakelijk

Per 1 januari 2015

Versie december 2015 16

Rabobank

4. Verzendt u de registratie uiterlijk de werkdag na de opvoerdatum vóór 11.00 uur, dan wordt de incasso nog

uitgevoerd (mits het saldo op uw rekening toereikend is). Anders geldt de registratie voor alle volgende incasso’s van

deze incassant met dit machtigingskenmerk.

Een machtiging die niet beoordeeld wordt, blijft 12 maanden staan in het overzicht.

Tarieven zakelijk

Per 1 januari 2015

Versie december 2015 17

Rabobank

Verklaring van de velden:

Van rekening Het rekeningnummer waarvan de incassant wil incasseren.

Incassant De NAW gegevens van de klant en het incassant ID. Het ‘incassant ID’ vindt u op het bedrijven SEPA machtingsformulier.

De volgende termen worden in het buitenland ook gebruikt voor Incassant ID

Engels Creditor Identifier

Duits Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers

Gläubiger-Identifikationsnummer

Gläubiger-ID

Vlaams Schuldeiseridentificatienummer

Frans Identification du créancier of ICS

Inzake Wanneer de incassant via een derde partij incasseert, ziet u bij Inzake de naam van de partij waarmee u zaken doet. Bij

Incassant staan dan de gegevens van de derde partij.

Machtiging Hier kunt u de gegevens van de machtiging terugvinden zoals machtingskenmerk, machtiging stype, omschrijving,

ordernummer, kenmerk bank en datum van ondertekening.

Machtigingskenmerk Iedere machtiging heeft een uniek kenmerk, bepaald

door de incassant.

Machtigingstype Eenmalig of doorlopend.

Omschrijving: Indien getoond, een omschrijving meegegeven door de

incassant.

Ordernummer:: Indien getoond, een ordernummer meegegeven door

de incassant.

Kenmerk bank: Een uniek nummer, bepaald door de bank.

Invoerdatum De invoerdatum is de datum waarop u de

Incassomachtiging heeft getekend/afgegeven aan de

incassant (Voor machtigingen die zijn afgegeven vóór

overgang op SEPA van 1-2-2014 ziet u de (fictieve)

datum 1-11-2009 staan).

Soort U ziet hier of het een Digitale Incassomachtiging is of een gewone incassomachtiging. Een (Bedrijven) Incassomachtiging

(Digitaal) heeft u afgegeven via de website van de incassant. Een (Bedrijven) Incassomachtiging heeft u op papier afgegeven.

Tarieven zakelijk

Per 1 januari 2015

Versie december 2015 18

Rabobank

Maximum bedrag per incasso:

Geef het bedrag op dat maximaal per Euro-incasso transactie geïncasseerd mag worden. Wanneer u kiest voor ‘Ongelimiteerd’

is er geen maximum bedrag. Wij tonen u het bedrag van de incasso waarop deze machtiging is gebaseerd.

Geeft u een lager maximum bedrag in, dan kan deze incasso niet uitgevoerd worden.

Voor de rekening kan een limiet voor de 2e handtekening zijn ingesteld. In dat geval geldt:

1. Een machtiging met een bedrag onder de ingestelde limiet kan door alle gebruikers met ‘Betaalfunctionaliteit’

akkoord gegeven worden.

2. Een machtiging met een bedrag boven de ingestelde limiet of ‘Ongelimiteerd’ kan alleen akkoord gegeven worden

door:

I. Een gebruiker met rol ‘Eigenaar’

II. Gebruikers met rol ‘Beheerder’ of ‘Functionaris’ en functie ‘Zetten van een tweede handtekening’

Wanneer er geen limiet voor de 2e handtekening is ingesteld, kunnen alle gebruikers met de ‘Betaalfunctionaliteit’ een

bedrag opgeven of kiezen voor ‘Ongelimiteerd’

Het te incasseren bedrag is al voor u ingevuld. U kunt dit niet wijzigen

Deze kan alleen akkoord gegeven worden door:

I. Een gebruiker met rol ‘Eigenaar’

II. Gebruikers met rol ‘Beheerder’ of ‘Functionaris’ en functie ‘Zetten van een tweede handtekening’

Tarieven zakelijk

Per 1 januari 2015

Versie december 2015 19

Rabobank

Wijzigen en raadplegen van een machtiging

Het is alleen mogelijk om een Bedrijven Euro-incassomachtiging te wijzigen binnen internetbankieren. Het wijzigen van een

Euro-incassomachtiging doet u via de incassant. Het wijzigen van een machtiging doet U via het scherm Incassanten en

machtigingen. In dit scherm vindt u de door u afgegeven Incassomachtigingen voor uw rekeningen. Alle gebruikers met

toegang tot betaalrekeningen en betaal-autorisatie kunnen dit overzicht bekijken. U kiest de rekening waarvan u de

machtiging wilt wijzigen. Mocht u één rekening hebben dan wordt alleen deze hier getoond. U kunt de Bedrijven

Incassomachtiging wijzigen door op te klikken.

U kunt de details van de Incassomachtiging raadplegen door op te klikken.

Sorteer op Hier kunt u de Incassomachtigingen selecteren op naam van de incassant en op datum van de laatste incasso.

Tarieven zakelijk

Per 1 januari 2015

Versie december 2015 20

Rabobank

Wijzigen

U kunt de Bedrijven Incassomachtiging wijzigen door op te klikken.

Tarieven zakelijk

Per 1 januari 2015

Versie december 2015 21

Rabobank

Raadplegen

Door op te klikken kunt u de betreffende machtiging raadplegen. Op het scherm vindt u de volgende informatie.

Incassant De gegevens van de incassant zoals de naam van de incassant, het incassant

ID en adresgegevens.

Incassant ID: Incassant ID is een unieke code voor iedere incassant in Europa.

Inzake Wanneer de incassant via een derde partij incasseert, ziet u bij Inzake de

naam van de partij waarmee u zaken doet. Bij Incassant staan dan de

gegevens van de derde partij.

Machtiging

Hier kunt u de gegevens van de machtiging terugvinden zoals

machtingskenmerk, machtigingstype, omschrijving, ordernummer, kenmerk

bank en datum van ondertekening.

: Iedere machtiging heeft een uniek kenmerk, bepaald

door de incassant.

: Eenmalig of doorlopend.

: Indien getoond, een omschrijving meegegeven door de

incassant.

: Indien getoond, een ordernummer meegegeven door de

incassant.

Tarieven zakelijk

Per 1 januari 2015

Versie december 2015 22

Rabobank

: Een uniek nummer, bepaald door de bank.

Invoerdatum: De invoerdatum is de datum waarop u de Incassomachtiging

heeft getekend/afgegeven aan de incassant (Voor machtigingen die zijn

afgegeven vóór overgang op SEPA van 1-2-2014 ziet u de (fictieve) datum 1-

11-2009 staan).

Soort U ziet hier of het een Digitale Incassomachtiging is of een gewone

incassomachtiging. Een Incassomachtiging (Digitaal) heeft u afgegeven via

de website van de incassant. Een Incassomachtiging heeft u op papier

afgegeven.

Maximum bedrag per incasso

Geef het bedrag op dat maximaal per Euro-incasso transactie geïncasseerd

mag worden. Wanneer u kiest voor ‘Ongelimiteerd’ is er geen maximum

bedrag. Wij tonen u het bedrag van de incasso waarop deze machtiging is

gebaseerd.

Geeft u een lager maximum bedrag in, dan kan deze incasso niet uitgevoerd

worden.

Laatste incasso Indien getoond, de datum en het bedrag van de meest recente incasso.

Indien niet getoond, is er nog geen incasso uitgevoerd of de uitvoerdatum

van de laatste incasso ligt vóór september 2014 (deze transacties worden

niet getoond).

Filteren U heeft hier ook de mogelijkheid om een filter in te stellen.

Tarieven zakelijk

Per 1 januari 2015

Versie december 2015 23

Rabobank

De volgende filters zijn mogelijk:

Type U kunt hier aangeven of u alleen doorlopende machtigingen wilt zien of

éénmalige machtigingen.

Soort U kunt hier aangeven of u alleen Bedrijven incassomachtigingen wilt zien of

gewone incasso-machtigingen

Digitaal U kunt hier aangeven of u alleen digitale machtigingen wilt zien of alleen

papieren machtigingen

Status U kunt hier aangeven of u een machtiging met een bepaalde status wilt

zien.