Syllabus Verslaggeving - expertacademy.be · Syllabus Verslaggeving Harald Van Beeck . Van onze...

T R A I N I N G

Syllabus

Verslaggeving Harald Van Beeck

www.expertacademy.be


Van onze verslaggever ter plaatse… Jij bent aangesteld als verslaggever van de vergadering. Je vindt het niet de leukste opdracht uit je takenpakket, maar je wil het toch tot een goed einde brengen. Een goed verslag is een nuttig instrument voor de vlotte werking van de organisatie waarvoor jij actief bent:

Het kan dienen als geheugensteun.

Het geeft informatie aan wie de vergadering niet kon bijwonen.

Het geeft duidelijk aan wat er is afgesproken en het kan geraadpleegd

worden voor opvolging.

Een werkgroep kan verder werken op wat er in het verslag staat.

Het bevat de “bewijzen” waaraan later kan gerefereerd worden.

Het kan gearchiveerd worden.

…


Vergaderen Het doel van de vergadering bepaalt grotendeels hoe je verslag eruit gaat zien. We kunnen in grote lijnen drie vormen onderscheiden:

1. informatie uitwisselen: Tijdens de vergadering wordt informatie gegeven en

worden vragen van de aanwezigen beantwoord. In je verslag staan de

verschillende vragen vermeld met daaronder telkens het gegeven antwoord.

Je neemt de vraag- en antwoorddialoog over in je verslag. Vb: Een school

organiseert een informatieavond voor ouders; een onderneming licht zijn

medewerkers in over een nieuw project; het gemeentebestuur informeert de

inwoners over op til staande wijzigingen in de verkeerssituatie van hun stad;

…

2. probleem oplossen: In deze vergadering vinden we 3 hoofdbestanddelen

informatief: De voorzitter licht het probleem toe en schetst de situatie.

discussie: De aanwezigen doen voorstellen en geven argumenten. Voor-

en nadelen worden besproken.

afrondingsfase: Conclusies worden genomen, besluiten gevormd en

afspraken gemaakt.

3. besluitvorming: Dit is gewoonlijk de laatste in een reeks van vergaderingen

over hetzelfde thema. Het kan dezelfde structuur bevatten als de vergadering

in punt 2. Het informatieve gedeelte blijft weg. Er is een korte discussiefase en

het accent ligt op de afrondingsfase waarin het uiteindelijke besluit wordt

bepaald.


De ideale notulist (m/v)

is best geen volslagen buitenstaander.

wordt best betrokken bij het opstellen van de agenda en de opmaak van de

uitnodiging voor de vergadering.

maakt een goede voorbereiding.

heeft een exemplaar van het vorige verslag bij zich en liefst ook van de

andere verslagen van vergaderingen over hetzelfde onderwerp.

weet hoeveel en welke mensen aanwezig zullen zijn en wie zich

verontschuldigd heeft.

zorgt voor voldoende zitplaatsen, schrijfmateriaal, documentatie, …

kijkt na of technische apparatuur naar behoren functioneert.

gaat zitten op een plaats met een goed zicht op elke deelnemer aan de

vergadering, liefst naast de voorzitter.

informeert zich over de te bespreken onderwerpen.

weet wanneer (en of) er koffie, thee en water geserveerd wordt.

…


Welk type verslag wordt er verwacht?

uitgebreid

Zoals het woord het zelf zegt, bevat dit verslag zowat alles wat er besproken is. Vaak gebeurt dit door op letterlijke wijze weer te geven wat de verschillende deelnemers hebben aangebracht. Deze vorm van verslaggeving is erg tijdrovend en komt niet zo vaak voor. Hij is vooral handig in bijvoorbeeld conflictsituaties waar het belangrijk is om haast woordelijk te vermelden wat beide partijen gezegd hebben. Ook bij bijeenkomsten als een parlementsvergadering is deze vorm van verslag aangewezen. Hieronder vind je een voorbeeld van zo’n uitgebreid verslag.

Notulen van de vergadering van projectgroep `Administratieve Organisatie in kaart’, gehouden op 24

juni 1999 te Delft

Aanwezig: de heren Abels (vz.), Alberts, Brandenburg (verslag), De Wit

Afwezig: mevrouw Van Kruining (m.k.), de heer Roozendaal (m.k.)

1 OPENING

De voorzitter opent de vergadering om 9.30 uur en heet alle aanwezigen welkom.

2 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN 16 JUNI 1999

De notulen van de vergadering van 16 juni jl. worden goedgekeurd onder wijziging van:

- pag. 1, regel 10, `de commissie houdt zich niet bezig met de administratie van de afdeling Catering’, moet

worden: `de commissie houdt zich voorlopig niet bezig met…’

- pag. 3, regel 7: `Roozendaal informeert….’, moet worden: `Van Woeren informeert…’

3 INGEKOMEN STUKKEN

Ingekomen is:

- een uitnodiging voor de vergadering van de stuurgroep `De administratieve organisatie’ op 30 juni a.s., om

9.30 uur;

- een verslag van de bijeenkomst van de commissie `De RO rookvrij’ op 28 mei jl.

4 MEDEDELINGEN

De voorzitter deelt mee dat zich drie vrijwilligers hebben aangemeld voor het verzorgen van de

voorlichtingsavond aan administrateurs op 30 juni a.s.

5 VOORTZETTING VAN HET SCHRIFTELIJK VASTLEGGEN VAN DE ADMINSTRATIEVE PROCEDURES

Ter discussie staat de vraag of het schriftelijk vastleggen van alle administratieve procedures moet worden

voortgezet. In de praktijk zijn namelijk twee problemen naar voren gekomen:

- het vastleggen is veel tijdrovender dan in februari ’99 is ingeschat (ca. 14 uur per procedure);

- de nieuwe administrateurs maken tijdens hun inwerkperiode nauwelijks gebruik van de beschrijvingen die er

tot nu toe zijn gemaakt, terwijl dit één van de doelen van vastlegging was.

Alberts stelt dat het te vroeg is om het experiment te stoppen. Het vastleggen van de procedures zal sneller gaan

wanneer de administrateurs er meer ervaring in hebben gekregen. Daarnaast meldt hij dat het vastleggen niet

alleen bedoeld is als hulpmiddel voor het inwerken van nieuwe administrateurs, maar ook uniformiteit moet

opleveren in de procedures die op de verschillende afdelingen worden gevolgd. Dit doel kan niet worden bereikt

als het experiment niet wordt voortgezet.

De voorzitter sluit zich hierbij aan.

Brandenburg betwijfelt of het realistisch is om uniformiteit in alle procedures na te streven. Hij vreest dat de

verschillende afdelingen niet bereid zijn hun administratieve procedures te wijzigen, uitsluitend omdat ze niet

uniform zijn aan die van andere afdelingen. Het lijkt hem bovendien problematisch vast te stellen welke afdeling

zich moet aanpassen en welke afdeling als standaard gaat fungeren.


Alberts weerlegt dit. Hij meldt dat hij nu al heeft ervaren dat de beschrijving soms aan het licht brengt dat

procedures nodeloos omslachtig zijn. Hij stelt dat elke afdeling bereid zal zijn ingewikkelde procedures te

vereenvoudigen, wanneer blijkt dat op andere afdelingen eenvoudiger procedures voldoen.

De Wit ziet hierbij toch complicaties. Hij vermoedt dat het lang niet altijd duidelijk is welke procedure de

voorkeur heeft. Daarom stelt hij voor een deskundige van buitenaf in te schakelen die in twijfelgevallen een

uitspraak doet.

Alberts stemt in met dit voorstel. Hij stelt voor om in navolging van de bibliotheekbeheerseenheid voor de

gehele operatie heao-studenten in te schakelen die in de laatste fase van hun studie zitten. Deze kunnen onder

begeleiding van een docent assisteren bij het in kaart brengen van de processen en tevens adviseren over de

keuzes die moeten worden gemaakt. Dit heeft als bijkomend voordeel dat de administrateurs niet zoveel tijd

hoeven te investeren in het schriftelijk vastleggen. Hij biedt aan om contact op te nemen met de Hogeschool voor

Economische Studies in Delft om de mogelijkheid te bespreken.

Alle vergaderleden sluiten zich aan bij dit voorstel.

BESLUIT:

Het schriftelijk vastleggen van de administratieve procedures wordt voortgezet. Om de administrateurs te

ontlasten zullen er heao-afstudeerders worden aangetrokken die ervaring hebben in bedrijfsadministratieve

processen.

AFSPRAKEN:

Alberts benadert de HES te Delft met het verzoek om ca. tien studenten te leveren met bedrijfseconomie als

afstudeerrichting die in projectvorm willen afstuderen.

De voorzitter licht alle administrateurs in zodra de HES te Delft positief heeft gereageerd en nodigt hen in dat

geval uit voor de eerstvolgende vergadering.

6 W.V.T.T.K.

-

7 RONDVRAAG

De Wit informeert naar de voortgang van het informatiseringsproject. Hierover blijkt geen nieuwe informatie

bekend te zijn.

8 SLUITING

De voorzitter sluit de vergadering om 10.30 uur. De volgende vergadering zal plaatsvinden op maandag 7 augustus

a.s., om 9.00 uur, in de blauwe vergaderzaal.

(bron: M.van der Molen-Willebrands, Fontys Lerarenopleiding Sittard, oktober 2000)

beknopt

Een beknopt verslag laat details en citaten achterwege. Vaak worden enkel de belangrijkste argumenten van een discussie vermeld en vooral de uitkomst en de aandachtspunten. Verder bouwend op het voorbeeld van het uitgebreide verslag, zie je hier een voorbeeld van een beknopte versie (fragment): 5 VOORTZETTING VAN HET SCHRIFTELIJK VASTLEGGEN VAN DE ADMINSTRATIEVE PROCEDURES

Ter discussie staat de vraag of het schriftelijk vastleggen van alle administratieve procedures moet worden

voortgezet. In de praktijk zijn namelijk twee problemen naar voren gekomen:

- het vastleggen is veel tijdrovender dan in februari ’99 is ingeschat (ca. 14 uur per procedure);

- de nieuwe administrateurs maken tijdens hun inwerkperiode nauwelijks gebruik van de beschrijvingen die er

tot nu toe zijn gemaakt, terwijl dit één van de doelen van vastlegging was.


De volgende argumenten voor voortzetting worden aangevoerd:

- wanneer de administrateurs ervaring hebben in het vastleggen, zal dit minder tijdrovend worden;

- het streven naar uniformiteit in de verschillende administratieve procedures kan doorgang vinden.

Daarbij worden de volgende bedenkingen naar voren gebracht:

- zijn de afdelingen wel bereid hun procedures aan te passen op verzoek van een andere afdeling?

- hoe wordt bepaald welke procedure als standaard gaat fungeren?

Als oplossing wordt voorgesteld:

- het aantrekken van externe deskundigen, die de administrateurs assisteren en advies uitbrengen aan de

diverse afdelingen.

Besluit

Het schriftelijk vastleggen van de administratieve procedures wordt voortgezet. Om de administrateurs te

ontlasten zullen er heao-afstudeerders worden aangetrokken die ervaring hebben in bedrijfsadministratieve

processen.

Afspraken

Alberts benadert de HES te Delft met het verzoek om ca. tien studenten te leveren met bedrijfseconomie als

afstudeerrichting die onder begeleiding van een docent het project willen uitvoeren.

De voorzitter licht alle administrateurs in zodra de HES te Delft positief heeft gereageerd en nodigt hen in dat geval

uit voor de eerstvolgende vergadering.


besluitenlijst

Dit is de meest beknopte versie van een verslag. Het bevat enkel de besluiten van een vergadering en niet de discussies die gevoerd werden om tot die besluiten te komen. Deze vorm wordt het vaakst gebruikt in vergadergroepen die regelmatig met elkaar overleggen. Hij moet altijd de volgende elementen bevatten:

de datum van de vergadering

wat de te ondernemen actie precies inhoudt

wie de actie zal uitvoeren

tegen wanneer de actie uitgevoerd moet zijn

De kracht van deze vorm van verslag is dat hij kort en overzichtelijk is. Vaak wordt een besluitenlijst ook nog toegevoegd aan een beknopt verslag. Zo’n verslag kan er erg schematisch uitzien:


Luisteren Leer gericht te luisteren naar de structuur van de spreker. Zo kun je de essentiële onderdelen makkelijk scheiden van de minder belangrijke. Let hierbij op het gebruik van signaal- of verbindingswoorden:

opsommende: ten eerste, ten tweede, verder, bovendien, ook, vervolgens;

tegenstellende: maar, echter, niettemin, daarentegen, toch, van de andere

kant;

vergelijkende: evenals, evenzeer, eveneens, op dezelfde wijze;

verklarende: daarom, daar, omdat, aangezien, namelijk, want, immers;

oorzakelijke: daardoor, waardoor, doordat, zodat, als gevolg van, zodoende,

te danken/wijten aan;

concluderende/samenvattende: dus, daarom, hieruit volgt, kortom,

samengevat, dan ook, al met al, op grond van het voorgaande.


Handige tips

Kies een plaats van waaruit je iedere spreker kan zien, liefst naast de

voorzitter.

Als je geen laptop gebruikt, is een A4-notitieblok handig om aantekeningen

te maken.

Maak op voorhand een lijst met aanwezigen. Je hoeft dan enkel hun naam

aan te vinken of ze te vermelden als afwezig/verontschuldigd. Achter hun

naam zet je de afkorting die je daarna in je verslag gaat gebruiken om naar

hen te verwijzen. Vb: Conny DESMET (CD), Eric ALBRECHT (EA), Elodie

ADAMS (EAD), François DUHART (FD), …

Maak op voorhand een document aan met daarin de agendapunten. Als je

met papier werkt, kan je één A4-blad voorzien per agendapunt.

Je kan werken met een 3-kolommenblad zoals dit voorbeeld:


Beland je in een pro- en contradiscussie, dan kan je je blad in twee

kolommen opdelen waarin je de argumenten voor en tegen afzonderlijk

van elkaar noteert.

Ontwikkel je eigen stenografie. Kies afkortingen, symbolen, verwijswoorden,

… die duidelijk zijn voor jou en die je achteraf zonder moeite kan omzetten

naar volle tekst.

Vraag om verduidelijking als je niet helemaal zeker bent van wat je precies

moet noteren. Vraag gerust aan de voorzitter of hij wil parafraseren wat er in

het verslag moet komen.

Vraag de spreker of uw samenvatting van zijn woorden de correcte is.

Als een deskundige wordt uitgenodigd, kan je hem/haar vragen een

samenvatting van zijn uiteenzetting te bezorgen.

Gebruik in je verslag liefst geen telegramstijl. Doe je dit toch, zorg dan voor

duidelijkheid in de constructie. Zorg ook voor een duidelijke lay-out.

Maak het verslag zo snel mogelijk na de vergadering af. Dan zit alle

informatie nog fris in je geheugen en is het gekribbel op je aantekeningenblad

nog makkelijk leesbaar.

Lees je verslag na op taalfouten.

Laat je verslag nalezen door de voorzitter en vraag om zijn/haar goedkeuring.

Zorg voor een snelle verspreiding.


Inhoud Je kan kiezen voor een chronologische of een thematische aanpak.

chronologisch:

thematisch:

In de hoofding plaats je volgende informatie:

welke vergadering: omschrijf kort het thema de datum de plaats het begin- en einduur de aanwezigen (en eventueel afwezigen)

Daarna behandel je de verschillende agendapunten. Dat zijn de rubrieken van je tekst. Komen er gaandeweg nog punten bij, dan bewaar je die tot het einde van je verslag. Niet elke interventie van elke deelnemer moet opgenomen worden in je tekst. Het sleutelbegrip is hier relevantie. Toets op elk moment of het argument relevant is voor het behandelde onderwerp. Herhalingen en voorbeelden kan je dus al bij voorbaat uit je tekst schrappen. Vermeld de belangrijke argumenten en verwoord ze op neutrale wijze. Gebruik daarbij neutrale woorden. Vermijd dus wendingen als deze:

FC beweert van niets op de hoogte te zijn. Neutraler is: FC meldt ons hier niet van op de hoogte te zijn.

Je kan gebruik maken van deze wendingen: FC vermeldt…, EA is van mening dat…, Als je niet houdt van formules als JJ zegt dat… of …merkt Mevrouw X op, dan kan je kiezen om de uitspraak te formuleren en de spreker met zijn/haar afkorting tussen haakjes te vermelden:

Het niet tijdig klaar zijn van het drukwerk kan de verdere planning in de war sturen (JJ). De uitspraak is geen letterlijk citaat, maar een parafrase in jouw eigen woorden. Daarom zijn dus geen aanhalingstekens nodig. Als de conclusie van een discussie je niet helemaal duidelijk is, vraag je gewoon of de voorzitter ze even duidelijk wil herformuleren voor het verslag. Let op met opmerkingen van “vertrouwelijke aard”. Vaak meldt de spreker zelf wel of hij/zij al dan niet wil dat ze in het verslag worden opgenomen. Afhankelijk van de gekozen vorm voeg je een besluitenlijst toe (zie voorbeeld).


Actieplan In een ideale wereld heb of maak je voldoende tijd vrij om deze verschillende stappen te doorlopen om een zo efficiënt mogelijk verslag te maken:

1. Lees –liefst zo snel mogelijk na de vergadering- je aantekeningen door en vul

ze eventueel aan. Je kan bijkomende informatie vragen door deelnemers nog

even te contacteren. Orden je aantekeningen.

2. Beoordeel de genoteerde gegevens op relevantie en selecteer de informatie

eruit die je wil verwerken in je verslag.

3. Beslis over de opmaak van je verslag. Kies je voor een thematische of een

chronologische aanpak?

4. Formuleer je tekst. Zet spreektaal om naar schrijftaal. Schrijf alles in de

tegenwoordige tijd. Gebruik de indirecte rede als je argumenten wil toewijzen

aan bepaalde sprekers.

5. Lees je tekst na! Controleer hem op inhoud. Zijn alle nodige gegevens

aanwezig? Is hij logisch opgesteld? Heb je lezergericht geschreven? Wees

ook aandachtig voor taalfouten. Een tikfout wordt je snel vergeven. Een dt-

fout daarentegen… Kijk tenslotte ook de vormgeving na. Is die overzichtelijk

genoeg?


Tijdbesparende maatregelen Om het zowel voor jezelf als voor de lezer aangenamer te maken, is het belangrijk dat je taalgebruik en schrijfstijl zo leesbaar mogelijk zijn. Je hoeft daarom geen roman te maken van je verslag, maar je kan er wel voor zorgen dat je heldere taal gebruikt, zonder daarom in al te grote familiariteit of formaliteit te hervallen. Vermijd vanzelfsprekendheden:

De voorzitter stelt voor het volgende agendapunt te behandelen. De voorzitter stelt voor een kleine ronde te houden zodat een ieder zijn zegje

te doen en dat we daarna over het voorstel beslissen. De vergadering is nog druk in discussie als de klok van elf uur slaat en de

voorzitter een einde maakt aan de discussie. Na afronding van punt 3 besluit men over te gaan tot behandeling van punt 4.

Al deze zinnen hoeven niet geherfomuleerd te worden. Ze kunnen gewoon uit je verslag weggelaten worden. In elke vergadering wordt wel een tour de table gehouden om de mening van elke deelnemer te kennen. Dat hoef je niet expliciet meer te vermelden.

Wees zo objectief mogelijk:

Neem niet het taalgebruik van de spreker over, maar gebruik je eigen woorden. Vermijd negatieve formuleringen en probeer positieve wendingen te gebruiken. Zo kan je bijvoorbeeld eerder vermelden wat iemand belooft te zullen doen, dan wat hij/zij heeft nagelaten te doen. Wees ook op je hoede voor suggestieve opmerkingen:

Na enige aarzeling wijst Karel erop dat ... Met grote moeite gaat Ine akkoord met de afspraak ... Geërgerd reageert Linda op de vraag van ... Voor de zoveelste keer vraagt de voorzitter aan de groep ...

Hierna volgen nog een aantal tips en oefeningen die je kunnen helpen om je taal minder zwaar te maken.


Register Bekijk welke relatie je hebt met de lezers van je verslag. De toon van een tekst aan je teamleden verschilt van de toon die je gebruikt voor klanten, de tegenpartij in een conflict, het directiecomité, enz. Welke toon je kiest, kan je zelf beslissen. Zorg er wel voor dat je hem consequent aanhoudt. Spring voorzichtig om met synoniemen. Ze vertonen vaak een verschil in moeilijkheidsgraad, gevoelswaarde, en register.

formeel neutraal informeel vulgair

dame vrouw vrouwtje wijf voertuig wagen auto karretje

zich hoeden voor oppassen voor uit je doppen kijken grootvader opa grootpapa oudje

mond snater bakkes

Kies synoniemen voor deze woorden: rijden

notuleren gemeente

behoeftig rijk rustig vreten zingen


Oefening

Maak minder formeel

Een tweede nefaste factor van de verdwijning van het regenwoud zijn de

geïmporteerde gewassen die de oorspronkelijke begroeiing verdringen.

Personeelsleden die recent aangeworven werden, bezitten nog niet de nodige

kennis met betrekking tot de telecommunicatiesector.

De organisatie spitst zich toe op de invoering van de lokale taal in het educatief

systeem.

Maak formeler

In Scandinavië denken ze allemaal dat het aanzien van een predikant gedaald is

omdat er nu ook meer vrouwen predikant zijn. Er is daar zo te zien dus meer

emancipatie in de Kerk. Maar dat vinden ze daar dus niet allemaal even goed.

Er moet ook een tweede dokter kijken of alles wel goed verlopen is. En dan moet

ook nog een politiedokter alles controleren. Maar niemand kan een dokter

dwingen, want euthanasie mag niet.

We komen uw installatie volgende week doen. Dinsdag. In de voormiddag. En we

hebben ook iemand nodig die daar moet zijn om ons binnen te laten.


Welkom in de 21ste eeuw!

Er wordt verwacht dat je verslag neutraal is en dat het zeker niet bol staat van de

veronderstellingen en van jouw eigen mening. Dat hoeft echter niet te betekenen dat je je tekst

moet opstellen in een soort van ambtenarentaal die erg zwaarwichtig klinkt en alvast niet

bevorderlijk is voor een vlotte leesbaarheid.

Heel wat woorden en wendingen zijn intussen zo oubollig geworden en in onbruik geraakt. Je

vervangt ze best door een modernere maar daarom niet minder neutrale variant.

Oefening

Maak volgende zinnen hedendaagser

Tot onze spijt kunnen we u niet meer inlichtingen geven aangaande nieuwe fietspaden.

Onze vergadering zal om 20u aanvangen.

Alvorens u binnentreedt, bent u gehouden de grond te kussen.

Behoudens de punten 7 en 14 lijkt het verslag mij in orde.

Het rapport bevat twaalf bijlagen benevens twee bijlagen.

Daar er niemand kwam opdagen, werd de vergadering afgelast.

Destijds stonden er hier nog geen huizen.

Dienaangaande kunnen wij u onze volledige medewerking garanderen.

Hij kuste haar voeten, doch zij wees hem trots de achterdeur.

Dat lag geenszins in onze bedoeling.

Heden zijn de rentevoeten met een half punt gedaald.

Gelieve het door u gevraagde rapport in bijlage te vinden.

Ik laat u hierbij de gevraagde informatie geworden.

Ofschoon iedereen het pand verlaten had, bleef ze vastberaden zitten.

Wij zijn te allen tijde bereid u logistieke steun te verlenen.

Teneinde onze doelstellingen te kunnen realiseren, zullen we onze planning moeten

herzien.

Dientengevolge mogen we niet voorbarig ingrijpen.

In dit schrijven krijgt u alle nodige informatie nopens uw bouwaanvraag.


Geef concrete informatie Vermijd vage aanduidingen zoals zo snel mogelijk, nogal wat, zelden, zo nu en dan, soms, af en toe, regelmatig, heel wat, diverse, een groot deel, aanzienlijk, doorgaans, gewoonlijk, … Als je specifieke informatie kan geven, maak dan zoveel mogelijk concreet. bv. Ik verzoek u uw commentaar op de brief op korte termijn te bezorgen. Veel concreter wordt dit: Ik verzoek u uw commentaar op de brief voor 4 juni te bezorgen. bv. De kosten stegen aanzienlijk. Veel concreter wordt dit: De kosten stegen tot 15 000 euro per maand. Vermijd vage voorzetseluitdrukkingen als met betrekking tot en het populaire naar…toe1. Vervang ze door enkelvoudige voorzetsels.

1 Leestip:Paulien Cornelisse, Taal is zeg maar echt mijn ding, uitgeverij Contact, Amsterdam/Antwerpen, 2010


Verwijzigingen

Weet de lezer waaraan ik refereer?

Verwijswoorden vervangen woorden die eerder in de tekst zijn voorgekomen en zorgen voor een vlottere leesbaarheid. Het moet duidelijk zijn waarnaar de woorden verwijzen. Dit kan soms wel eens fout lopen:

1. Het verwijswoord verwijst naar een begrip dat niet in de tekst genoemd wordt.

Misschien zijn ze verdwaald en kunnen ze het aan niemand vragen. Het hongerprobleem heeft een enorme omvang gekregen. Daartoe

zullen dan ook extra inspanningen moeten geleverd worden. 2. Het verwijswoord kan naar meer dan één woord verwijzen.

De directeur liet zijn adjunct weten dat hij zijn reputatie zou schaden als hij de brief niet zou beantwoorden.

3. De afstand tussen het verwijswoord en het woord waarnaar het verwijst is te groot.

In veel westerse landen houden de centrale bank en de overheid zich met vergelijkbare zaken bezig. Beide zijn ze verantwoordelijk voor een economisch gezonde maatschappij. Voor beide is het creëren van gunstige omstandigheden voor een groei van de werkgelegenheid een belangrijk doel. De eerste zorgt voor gunstige omstandigheden door een gelijkmatig prijspeil in stand te houden. De tweede streeft vaak naar verbetering van de koopkracht.

4. De verwijzing is grammaticaal verkeerd. Omdat dit nog niet bestaat in deze sector en er vraag naar is, zal

Unizo in september met een nieuwe opleiding beginnen, met name dat van call-taker.


Oefening

Te koop: modieuze jas voor heer, die gegarandeerd geen water doorlaat.

Volgens Watzlawick heeft communicatie een inhoudelijke kant, de feitelijke

boodschap. Daarnaast heeft het een relationele kant, die gevoelens uitdrukt.

Wij zijn van mening dat de mening van de andere leden moet worden gepeild

voordat de mening van de buitenstaanders wordt gevraagd.

Pulp Fiction van de Amerikaanse topregisseur Quentin Tarantino won terecht

de Gouden Palm. Het biedt twee en een half uur uitbundige cinema zoals je

zelden gezien zult hebben.

De huur van studentenkamers in Rotterdam is de laatste jaren zo gestegen

dat het voor de meeste mensen niet meer te betalen is.

Het oude echtpaar moet weg uit hun huis waarin het 20 jaar gewoond heeft.

Het is logisch dat het instituut zo snel mogelijk onder het decreet wil vallen.

Vanaf oktober start het instituut met een nieuwe opleiding, muziektherapie.

Aangezien het instituut voor deze opleiding geen financiële middelen vraagt,

zullen maar tien studenten toegang krijgen tot deze opleiding.


Parafrase, pleonasme en tautologie

Schrijf compact. Werk overbodige uitleg weg.

pleonasme

tautologie

ongeveer een tiental zoals bijvoorbeeld aanwezige bezoekers vermoedelijk… wellicht iets tot later uitstellen nogal… vrij een mogelijke kans of gelegenheid maar… echter kans op een eventuele fout daarom… dan ook ten slotte eindigen vandaar… dan ook vooraf waarschuwen zodra… onmiddellijk zich uitsluitend beperken tot vooraleer… eerst een evaluatie achteraf tot onze spijt… helaas plannen voor de toekomst nog eens … opnieuw nader toelichten want… immers nieuwe aanwinsten onder andere enzovoort bestaande problemen achterstallige schuld

Oefening

Hij drukte de wens uit een offerte te willen ontvangen.

Ik ben niet in staat u te kunnen helpen.

Ongeveer een tiental dagen geleden heb ik u die mail gestuurd.

De mogelijkheid bestaat nog steeds dat er een storing kan gebeuren.

De vermoedelijke oorzaak van het ongeval was wellicht drugsgebruik.

We zien ons genoodzaakt uw aanvraag te moeten weigeren.

Ze hebben dan wel de lotto gewonnen, maar ze hebben er echter niet het geluk

door gevonden.


Stopwoorden, uitgeholde woorden Vermijd woorden als aspect, factor, functie, aard, fenomeen, terugkoppelen, oppakken,… Voorbeeld: problemen van technische aard

technische problemen

het aspect van de brandveiligheid

de brandveiligheid

Het product heeft een vochtwerende functie.

Het product weert vocht.

Oefening

een voorbeeldfunctie vervullen

De bevoorradingssituatie in dat gebied is dramatisch.

het aspect van de diversiteit binnen de geïntegreerde politie

Dat voorstel is waanzin. Het is namelijk een feit dat een dergelijke aanpak

onze competitiviteit zou ruïneren.

Wat de literaire vertaler natuurlijk niet uit het oog mag verliezen is het feit dat

zijn vertaling uiteindelijk moet lezen als zeg maar een oorspronkelijk in fraai

Nederlands geschreven tekst.

Een vorm van discriminatie steekt de kop op binnen het bedrijf.


Vage voorzetseluitdrukkingen Voorzetseluitdrukkingen klinken gewichtiger, maar kunnen even goed vervangen worden door enkelvoudige voorzetsels. met betrekking tot over, voor ten aanzien van over, op, voor, aan, tegen,

… met behulp van met, door in verband met met, wegens, volgens ten behoeve van voor met het oog op om…te op het gebied van op, in, van, voor, over in het kader van bij, binnen, in, voor, om door middel van door, via, met naar…toe aan, voor, … onder invloed van door ten gevolge van door ten opzichte van over, tegenover, tegen ter gelegenheid van

bij, wegens

uit het oogpunt van

om te

van de kant van van

Oefening

De nieuwe wet is van toepassing ten aanzien van migranten.

Wij hebben te maken met prijsschommelingen op het gebied van grondstoffen.

De regering wil nieuwe banen scheppen door middel van bezuinigingen in de

sociale zekerheid.

We organiseren een nieuwe vergadering, speciaal ten behoeve van het

organiseren van de tentoonstelling.

Wilt u ons informatie toesturen met betrekking tot de nieuwe dienstregeling?

Ten aanzien van het verzoek van mevrouw Verbiest moeten we opmerken dat

dit volgende week vrijdag voor de raadkamer komt.


Modale werkwoorden en bijwoorden

“Zou u ons misschien kunnen laten weten wanneer u eventueel kunt komen?” Werkwoorden als kunnen, mogen, willen en moeten, en bijwoorden als wellicht, misschien, eventueel en waarschijnlijk geven de houding weer van de schrijver tegenover de boodschap. Je kan ze gebruiken om je boodschap genuanceerder te maken. Overdrijf echter niet. Als je te voorzichtig te werk gaat, voelt je lezer zich onvoldoende aangesproken. Vooral als je hem oproept om iets te doen, kan de juiste toon van belang zijn. vb. U zou eventueel kunnen proberen uw medewerkers af en toe een

complimentje te geven.

wordt: Geef uw medewerkers af en toe een complimentje.

Oefening

Ik wil u graag verzoeken nog voor dinsdag bij mij langs te willen komen.

Ik denk dat het nuttig zou kunnen zijn die maatregel nog even te willen

uitstellen.

De voorzitter beklemtoont dat eventuele besluiten een adviserend karakter

hebben. De voorstellen die geformuleerd zouden worden, kunnen evenwel

door de gemeenteraad gebruikt worden als basis om op verder te bouwen.


Omslachtige werkwoordelijke uitdrukkingen

“Het wordt tijd dat we onze plannen tot uitvoering brengen.” Vermijd omslachtige werkwoordelijke uitdrukkingen. Ze maken je tekst zwaarder, waardoor hij aan directheid inboet. Voorbeelden: aan een onderzoek onderwerpen

onderzoeken

in overweging nemen overwegen ten uitvoer brengen uitvoeren naar een eindpunt voeren beëindigen in beschouwing nemen beschouwen in rekening brengen verrekenen tot ontwikkeling brengen ontwikkelen stimulerend werken stimuleren adviserend optreden adviseren een lonend effect hebben lonen risicobeperkend werken het risico beperken vertragend werken vertragen bevorderend zijn bevorderen

Oefening

Het nieuwe beleid leidde tot een stijging van de basisprijzen.

De oeverloze discussies waren beslist niet bevorderlijk voor het bereiken van

een goede afloop van de bijeenkomst.

De beschadigde tunnel dient aan een grondig onderzoek onderworpen te

worden vooraleer met het plaatsen van de elektrische bedrading gestart kan

worden.

De algemene vergadering treedt adviserend op naar de raad van bestuur toe.

Als we alle mogelijke oorzaken in overweging moeten nemen, zou dat

vertragend kunnen werken op de besluitvorming.


DUIDELIJKE INFORMATIE: oefeningen

Maak volgende zinnen korter en directer

U kunt uw zaak bij de commissie nader komen toelichten. Voorwaarde is wel

dat uw verzoek voor 1 november binnen moet zijn.

Leerkrachten met een weinig expressieve manier van lesgeven vertonen in

bepaalde opzichten een onaangepaste vorm van gedrag.

De probleemanalyse is een essentiële factor in de besluitvorming van een

vergadering.

Ondanks het feit dat ze geïnterpelleerd werden, bleven een aantal

vraagstellingen in verband met de verantwoordelijkheid van de drie genoemde

politici onbeantwoord.

In situaties waarin zich gevoelens van medelijden ontwikkelen van de

verpleegster naar de patiënt toe, is een stuk afstandelijkheid op zijn plaats.

Onder dankzegging voor uw uitnodiging verblijven wij, met de meeste

hoogachting,

Mevrouw Verbiest hield een gedegen uiteenzetting in verband met feedback

die met het oog op het sensibiliseren van minder gemotiveerde medewerkers

toch wel enige relevantie bezat.

De situatie is zo dat onze toeleveranciers er moeite mee hebben zich aan de

met ons overeengekomen termijnen te houden.

We willen, dacht ik, ergens wel een stuk medemenselijkheid naar de

doelgroep toe brengen om die mensen in staat te stellen hun eigen inbreng te

hebben in het inspelen op en doorspelen van informatie.


ANNEX: Enkele taaloefeningen

‘T KOFSCHIP

Kies de juiste werkwoordsvorm Om in aanmerking te komen voor de premie beantwoord / beantwoordt /

beantwoort u de vragen op het formulier dat is bijgevoegd / bijgevoegt.

Omdat de lokalen op onze oude site te klein geworden zijn, verhuisd / verhuisdt /

verhuist onze firma begin januari naar een opgehoogd / opgehoogt terrein buiten

de stad. Als we verhuisd / verhuisdt / verhuist zijn, zal het oude pand vernieuwd /

vernieuwt en geverfd / geverft worden.

Als trouwe klant word / wordt u vriendelijk uitgenodigd / uitgenodigt op de

plechtige opening van onze nieuwe kantoren.

Onze firma betaald / betaalt facturen steeds binnen een termijn van 30 dagen.

Een evaluatierapport van je vooruitgang word / wordt je eerstdaags toegestuurd /

toegestuurt.

Omdat het contract afgelopen was, verwachte / verwachtte de manager geen

feedback meer te ontvangen.

Houd / Houdt / Hout deze e-mail goed bij. Morgen beantwoord / beantwoordt /

beantwoort je hem als eerste.

Ik heb alle gegevens per ongeluk gedelete / gedeleted / gedeletet. Nochtans had

ik elk document zorgvuldig gesaved / gesavet.

Maureen heeft de klant ge-emaild / ge-e-maild / ge-e-mailt.

Lolsmurf heeft de smurfen gisteren een explosief cadeau gesmurfd / gesmurft.

Henk download / downloadt / loadt down zoveel dat hij regelmatig op smallband

gezet word / wordt / wort. Hij heeft zijn site gisteren nog geüpdate / upgedatet /

geüpdatet / ge-update / geüpdated.

Na de installatie overhandigd / overhandigdt / overhandigt de installateur de

codes.

Het huis brande / brandde / brand volledig uit.


Tangconstructies Deze constructies zijn eigen aan het Nederlands. Ze zijn niet fout, maar ze maken je tekst nodeloos moeilijk. bv. Ze hebben ons, hoewel we het meerdere keren met aandrang hebben gevraagd, nog steeds geen bericht gestuurd.

Oefening

De tot nu toe zonder gevolg gebleven nota verdient een spoedbehandeling.

Heb je het bericht over die twee misdadigers die gisteren uit de gevangenis

van Leuven ontsnapt zijn gehoord?

Het filiaal, wanneer dat eenmaal geopend is, zal zich uitsluitend bezighouden

met verzekeringen.

De roddelpers schreef dat, nu prinses D. met rokkenjager B.C. gezien werd,

de minirok weer snel zou oprukken.

Ze is uit Poperinge, een rustig, landelijk dorp in de Westhoek, afkomstig.

De kleine boeren, die bij uitstek te maken hebben met het mestprobleem en

die financieel het kwetsbaarst zijn, protesteren met klem tegen het nieuwe

voorstel van de milieuminister.

De door uw firma in het vorige kwartaal eenzijdig doorgevoerde prijsverhoging

verontrust ons buitengewoon.


De correcte spelling van (nieuwe) leenwoorden accountmanager

all-inpakket

back-upbestand

businessclass

chief executive officer

deleten hij deletet deletete gedeletet

Dow-Jonesindex

download hij downloadt downloadde gedownload

electronic data processing

e-mail

e-mailen hij e-mailt e-mailde ge-e-maild

faxen hij faxt faxte gefaxt

feedback

gsm gsm's

humanresourcesafdeling

knowhow

lay-out

leasen hij leaset leasete/leasede geleaset/geleased

no-nonsensepolitiek

non-profit

online

plug-in

public relations officer

saven hij savet savede gesaved

sms sms'je

sms'en hij sms't sms'te ge-sms't

stand-by

technical sales assistant

updaten hij updatet updatet geüpdatet

upgrade hij upgradet upgradede geüpgraded

up-to-date

voicemail

TIP: Een volledige spellinggids vind je in het Groene Boekje.


<naam vergadergroep> Datum:

Presentielijst

Nr.

Naam:

Handtekening:

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20


Bibliografie

Coillie, Jan van, Klare taal. Efficiënt leren schrijven. Leuven, Davidsfonds/Literair, 2006

Permentier, Ludo, De Standaard Stijlboek. Roesselare, Roularta books, 2003 van Belle, Hilde en Reynders, Anne, Functioneel en strategisch schrijven,

Adviezen en oefeningen op tekstniveau. Leuven / Voorburg, Acco, 2004 Verrept, Stijn en Janssen,Theo, Tweeluik Schriftelijke communicatie, I

Strategisch corresponderen. Houten / Diegem, Bohn Stafleu Van Loghum, 1991

von Meyenfeldt, Fokkelien, Informatief Communiceren. Den Haag, Academic Service, 2007

Syllabus Verslaggeving - expertacademy.be · Syllabus Verslaggeving Harald Van Beeck . Van onze...

Documents

Transcript of Syllabus Verslaggeving - expertacademy.be · Syllabus Verslaggeving Harald Van Beeck . Van onze...