Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 -...

40
- Z13~a44 ministerie van verkeer en waterstaat directie algemene zaken en kabinet themadagen medewerkers

Transcript of Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 -...

Page 1: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

- Z13~a44 ministerie van verkeer en waterstaat directie algemene zaken en kabinet

themadagen

medewerkers

Page 2: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

Inkomende en uitgaande post

Onder postbehandeling wordt verstaan de werkzaamheid van een afdeling post­

en archiefzaken met de stukken vanaf ontvangst en het ontstaan tot de op­

berging in het archief. Eenvoudiger gezegd: Onder postbehandeling wordt

verstaan, de verzorging van stukken vanaf ontvangst of ontstaan tot de op­

berging in het archief. De postbehandeling maakt dus een onderdeel uit vat

de archiefverzorging en is de eerste fase in een doelmatige archiefverzor­

ging.

Het openen van de post is een taak, die in de praktijk aan de archiefver-

zorger wordt overgelaten.

Hieronder volgen enige werkzaamheden, die op deze taak gericht zijn:

a. Hij controleert of er verkeerd bezorgde brieven tussen de te openen post

zitten.

b. Hij opent de post machinaal danwel met de briefopener. Bij gebruik var

de briefopener, maakt hij de envelop aan drie kanten open, zodat ze ge­

heel opengevouwen kan worden.

c. Hij controleert of de inhoud volledig is; bijlagen of geleidestukken

ontbreken; ingesloten geld en/of postzegels aanwezig zijn.

d. Hij controleert of de naam en het adres van de afzender op de brief

voorkomen, zo niet dan vult hij de brief aan met deze gegevens of voegt

de enveloppe bij de brief.

e. Hij let op de datum van de brief.

f. Hij bewaart de enveloppe bij zaken, die aan termijnen zijn gebonden of

die in hoger beroep een rol spelen.

g. Indien brieven op zeer kleine papiertjes geschreven zijn, kan hij deze

op een groot vel papier plakken.

h. Brieven met de aanduiding "persoonlijk" of "in handen van" moet hij on­

geopend aan de geadresseerde ter hand stellen. Zij kernen eerst daarna in

de gewone behandeling.

i. Indien hij twijfelt of een bepaalde envelop dienstzaken bevat, verzoekt

hij de geadresseerde de envelop te openen. De brief wordt dan normaal in

behandeling genomen, indien hij over dienstzaken gaat.

j. Voor brieven, die geld of geldswaardige papieren bevatten dient hij in

overleg met de administratie een bepaalde methode te volgen van regi­

stratie en voorlopige bewaring.

Page 3: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

2 -

\foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor­

den gegeven, die door elk diensthoofd of eventueel door het hoofd van het

onderdeel post- en archiefzaken voor de eigen dienst worden vastgesteld.

Sorteren De post wordt daarna gesorteerd in te registreren en niet te registreren

stukken.

Stenpelen Als bewijs dat de post de archiefverzorger is gepasseerd, wordt elk stuk

voorzien van een "ingekcmen-stempel" met datumafdruk. Indien het stuk wordt

ingeschreven, wordt in het ingekomen-stempel vermeld:

a. het correspondentienunrmer;

b. het voorlopige klassif icatienutmer;

c. de routing.

Doel in- Het hoofddoel van de inschrijving is het scheppen van een vaste basis voor

schrijving de registratuur.

Chder registratuur wordt verstaan, het geheel der werkzaamheden dat nodig

is cm de archiefstukken dienstbaar te maken aan de behandelende administra­

tie.

Deze werkzaamheden omvatten:

a. De inschrijving , de eigenlijke registratie van de stukken.

b. De verblijfplaats-administratie van de stukken.

c. Het voorlopig of definitief opleggen (ordenen) van de stukken.

d. Het uitlenen van voorlopige of definitief opgelegde stukken.

e. Het vertrekken van informatie omtrent de stukken.

Waarom worden de stukken ingeschreven.

a. Bewijsargument - (de inschrijving is te beschouwen als het

proces-verbaal dat een bepaald stuk er is c.q. ge­

weest moet zijn. Dit geldt zowel voor de archiefver-

zorger als voor de behandelende ambtenaren.)

b. Otdeningsargument - Qn zo snel mogelijk over de gegevens, in de stukken

vervat, te kunnen beschikken, moet de inhoud daarvan

worden vastgelegd.

Page 4: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

Tijdstip in­

schrijving

Corresponden-

tienunmer

Soort stukken

Methoden van

inschrijving

c. Controle argunent

- 3 -

Dit dient zodanig te gebeuren dat door de in­

schrijving de weg wordt gewezen naar de stukken

zelf.

De Inschrijving verschaft een kenmerk aan een

stuk. Zonder kenmerk heeft men geen "vat" op het

stuk bij verblijfplaatscontrole en de afrondings­

controle.

Ieder inkomend stuk wordt onmiddelijk na ontvangst en ieder uitgaand stuk

direct vóór de verzending ingeschreven. In de gevallen van grote spoed moet

een "spoed-inschrijving" mogelijk zijn.

Bij de inschrijving wordt ieder stuk van een kenteken voorzien. Het corres-

pondentienunner is dus het eigen registratienummer, dat elk stuk ontvangt,

met het doel het verkort aan te duiden.

We kunnen de stukken onderscheiden in:

a. Normale stukken, waarvan een ieder overtuigd is dat zij moeten worden

ingeschreven.

b. Boutine stukken, die een gestandaardiseerde behandeling ondergaan.

c. Stukken die voor de administratie van geen belang zijn o.a. folders, re­

clame's enz..

We kunnen de inschrijvingsmethoden onderscheiden in:

a. de zaaksgewijze inschrijving;

b. de inschrijving naar het onderwerp;

c. de chronologische inschrijving.

ad a. De zaaksgewijze inschrijving kan alleen worden toegepast voor zaken

waarvan de orde van afwikkeling tevoren vaststaat. Het voordeel van

deze Inschrijvingsmethode is, dat men de gehele procedure op de voet

kan volgen. Voor deze inschrijving worden van te voren bedrukte kaar­

ten gebruikt. Zij dienen tot ingang op het archief, nadat de daarop

betrekking hebbende zaken in het archief zijn geborgen. De kaarten

kunnen een onderdeel van de inventaris uitmaken.

KBASA

Art. 13 lid 4

KBASA

Art. 13 lid 1

en 2

KBASA

Art. 13 lid 1

Page 5: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

middelen

-4

ad b. De inschrijving naar het onderwerp wardt gebruikt waneer zich bij de

afdoening geen bijzondere problemen voordoen, doordat de wijze van

afdoening reeds tevoren vaststaat. Toepassing van deze methode van

inschrijving komt in de praktijk echter weinig meer voor. De in­

schrijving kan gebeuren in registers of op kaarten.

ad c. De chronologische inschrijving geschiedt vooral in kleinere admini­

straties, waar weinig stukken worden ingeschreven. Wanneer er weinig

stukken warden ingeschreven levert het opsporen van een inschrijving

geen grote moeilijkheden op. In het algemeen wordt de voorkeur gege­

ven aan één gecombineerd register, daar het zich beter leent voor het

verkrijgen van een overzicht van niet beantwoorde stukken.

Inschri jvjngsj- De stukken kunnen warden ingeschreven op losse lijsten, op kaarten, in los­

bladige registers, in vastbladige registers en op fiches.

Inschrijvings • Het doorschrijfsysteem

systemen

Het K.B. van 1823 schreef het gebruik van lijsten voor.

Het Inschrijvingsmiddel noemt men veelal de indicateur. In departementale

kringen spreekt men echter ook wal van agenda.

Soamige inschrijvingsregisters bestaan uit losse katerns, die later warden

ingebonden.

Vastbladige registers hebben het voordeel boven de voorlopig-losbladige,

dat zij netter blijven. Soms schrijft men de stukken in op kaarten.

Het doorschrijfsysteem heeft een grote mate van soepelheid, waardoor het

vrij gemakkelijk kan warden aangepast aan verschillende behoeften.

Deze wijze van inschrijven biedt de mogelijkheid om door middel van een

daarvoor te bestenmen fiche, controle uit te oefenen op de afdoening van

stukken.

Als niet van alle mogelijkheden, die dit systeem biedt, gebruik behoeft te

warden gemaakt, kan blijken dat bepaalde groepen van stukken eenvoudiger

kunnen warden ingeschreven, (bijvoorbeeld routine-stukken).

Page 6: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

- 5

De inschrijving moet in ieder geval zó geschieden, dat op aanvoudige wijze

ieder archief stuk kan worden gevonden, waarvan slechts bekend is of:

a. enig onderwerp, dat in het stuk is behandeld of

b. de afzender, zomede de datum en het nimmer door deze aan het stuk gege­

ven of

c. het nimmer, waaronder het stuk is ingeschreven.

KB ASA

Art. 13 lid 4

Het kan uitermate nuttig zijn twee of meer systemen naast elkaar te gebrui­

ken.

Inboeken d.m.v. en fotokopieerapparaat

De stukken worden met het fotokopieerapparaat verkleind tot fiches. Ver­

kleiningen tot het A 6-fiche gebeurt (vaak) in 2 bewerkingsfasen.

Een serie van de kopieën doet dienst als chronologisch inschijfregister.

De andere exemplaren kunnen op dezelfde wijze gebruikt worden als bij het

fiche-doorschrijfsysteem.

Routing Voor een juiste distributie van de post moet de archiefverzorger beschikken

over goede kennis van de eigen organisatie, haar doelstellingen, taken,

procedures (volgorde waarin zaken worden afgewikkeld) e.d.

Hij dient over voldoende inzicht te beschikken in de materie waarover de

zaken bij zijn dienst handelen. De routing wordt aangegeven in het route­

stempel.

Retro-acta Retro-acta voorstukken voorafgaande aan b.v. een brief, die een beleids­

ambtenaar moet behandelen.

Man moet zoveel retro-acta overleggen als nodig zijn voor een juiste be­

slissing. De behandelende ambtenaar heeft behoefte aan de gegevens, die een

juiste behandeling van een brief mogelijk maken.

Interne post-l Men moet streven, dat de afd. Algemene Secretarie de centrale plaats wordt,

bezorging waar van ieder stuk bekend is, waar het zich bevindt.

Page 7: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

Tekenen van

de stukken

Verzenden van

stukken

- 6

De bezorging van een stuk tussen verschillende onderdelen van een departe­

ment moet zodanig worden geregistreerd, dat in de registratie te allen tij­

de kan worden gezien waar het stuk zich moet bevinden.

Voorschriften ter zake worden vastgesteld door het hoofd van ieder departe­

ment, de conmissie gehoord.

De behandelende ambtenaar heeft een ontwerp-brief opgesteld. Deze ontwerp-

brief (concept) moet eerst worden goedgekeurd door de bevoegde functiona-

ris(sen). Door deze goedkeuring krijgt het concept een andere "status", men

spreekt dan van een minuut. Een minuut is dus een goedgekeurd en vastge­

steld concept van een "geschrift".

Na het typen moeten de brieven worden ondertekend. Voor elke functionaris

wordt een vloeiboek gereed gemaakt, waarin de stukken worden gelegd die hij

moet ondertekenen.

De voorstukken en de bijlagen worden niet in het vloeiboek gelegd doch

apart bewaard, eventueel in een omslag.

Na de tekening van de post dient vó6r de verzending te worden aangetekend,

dat de brief is uitgegaan.

Bij de verzending kan het beste gebruik gemaakt worden van enveloppen met

venster (NEN 538). Eén van de voordelen van vensterenveloppen is, dat het

schrijven van naam en adres op de envelop niet nodig is. Hierdoor kunnen

mogelijke vergissingen worden voorkanen. De afmetingen en de indeling van

het briefpapier moet dan wel genormaliseerd zijn respectievelijk volgens

NEW 381 en NEW 1026.

Indien wel veel met dezelfde administraties wordt gecorrespondeerd kan men

de voor deze instanties bestemde stukken in de loop van de dag verzamelen

en ze daarna in één envelop verzenden, (verzamelenvelop)

Behalve de uitgaande brieven worden ook nog stukken om advies gezonden naar

andere instanties. Het is belangrijk, dat van ieder stuk en van iedere ver­

zameling van stukken precies kan worden aangegeven waar zij zich bevinden.

(Zie ook "verblijfplaats-administratie".)

Page 8: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

- 7 -

Cm dit te bereiken is het in het algemeen nodig, dat stukken die van be­

stemming veranderen eerst afd. Algemene Secretarie passeren. Deze stukken

dienen per geadresseerde instantie of onderdeel te worden verzameld en op

gezette tijden te worden verzonden.

De expeditiewerkzaamheden worden afgesloten met frankering van de envelop­

pen. De portokosten kunnen worden voldaan door:

a. het plakken van zegels;

b. het plaatsen van een stempel van de vereiste waarde door een frankeer­

machine op de envelop. Voor het gebruik van en frankeermachine is toe­

stemming van de PTT nodig.

Van die zijde wordt ook controle op het gebruik uitgeoefend.

c. een jaarlijkse verrekening volgens door de PTT vastgestelde normen. Deze

regeling geldt alleen voor het rijk.

De archiefverzorger zal zich steeds moeten afvragen of de gegevens waarover

hij beschikt wel of niet mogen worden verstrekt. Tevens dient een archief-

verzorger zich af te vragen of hij/zij de geschikte functionaris is om de

gegevens te verstrekken.

Enkele wettelijke voorschriften op het gebied van de geheimhouding staan

o.a. in het Wetboek van Strafrecht art. 272 en art. 463. Geheimhouding van

gegevens blijkt in de praktijk nooit absoluut te zijn. Er wordt onder­

scheidt gemaakt tussen: openbaar, niet-openbaar en geheim.

Openbaar

Openbaar zijn wetten, verordeningen en besluiten, gencmen in openbare ver­

gaderingen, alsmede de notulen, handelingen e.d. van deze vergaderingen.

Eeze openbaarheid houdt in, dat deze gegevens ter openbare kennis kunnen

worden gebracht. Aan het publiek kunnen afschriften of uittreksels ter be­

schikking worden gesteld. Openbaar zijn voorts stukken, die naar de bij de

archiefwet aangewezen archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Page 9: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

Voortgangs-

administratie

Niet-openbaar

Niet-operibaar zijn alle stukken, die nog niet zijn overgebracht naar een

archiefbewaarplaats in de zin van de archiefwet 1962.

Geheim

Het beveiligingsvoorschrift 11-1961 geeft de volgende rubriceringen:

a. Zeer geheim

b. Geheim

c. Vertrouwelijk of confidentieel

d. Dienstgeheim

De rubricering dient op de documenten op een duidelijk zichtbare wijze te

worden aangegeven. Bij verzending van gerubriceerde stukken wordt gebruik

gemaakt van een birmenenvelop met de rubricering en een buitenenvelop.

Een afd. Algemene Secretarie dient zo te worden ingericht dat:

en afdoenings-• a. men van ieder stuk precies weet waar het zich bevindt (verblijfplaats-

administratie). De verblijfplaatsadministratie dient om van ieder stuk

dat bij de beheerseeriheid is ingekomen en van iedere doorslag van een

brief die van de administratie is uitgegaan te kunnen aangeven waar zij

zich bevinden.

Cm dit te kunnen bereiken in het in principe noodzakelijk:

1. dat alle stukken wanneer zij van plaats veranderen via het onderdeel

post- en archiefzaken worden geleid;

2. dat de nieuwe plaats op de een of andere wijze wordt vastgelegd.

Het vastleggen van de nieuwe bestetmiing van een stuk kan het eenvoudigst

geschieden in het inschrijvingsmiddel.

b. men van de in behandeling zijnde zaken weet in welk stadium de behande­

ling verkeert (voortgangsadministratie).

De voortgangsadninistratie dient om van de in behandeling zijnde zaken

te weten in welk stadium van de behandeling zij zich bevinden. De voort­

gang kan ook betrekking hebben op de medebehandeling bij andere afdelin­

gen of fuctionarissen, op adviezen van anderen en op het typen, tekenen

en verzenden.

Beveiligings­

voorschrift

11-1961

KB ASA

Art. 13 lid 4

KB ASA

Art. 15

Page 10: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

- 9 -

c. eventueel mogelijke overschrijding van afdoeningstermijnen zó tijdig ge­

signaleerd wordt dat nog voldoende gelegenheid bestaat de stukken op

tijd af te werken (afdoeningscontrole).

De hoogste leiding van iederen besturende of beherende instantie draagt

zorg voor de tijdige afdoening van zaken.

Er zullen dus normen gesteld moeten worden voor de tijd die de verschil­

lende zaken nodig hebben voor een juiste afdoening, de zogenaamde norma­

lisatie van de maximum afdoeningstermijnen.

Bij de vaststelling van deze termijnen zal rekening moeten worden gehou­

den met de werkwijze van de instanties die advies moeten uitbrengen.

De tijdige afdoening van ingekomen stukken en de tijdige beantwoording

door derden van verzonden stukken kunnen via het inschrijvingssysteem

worden nagegaan.

Man zal een middel moeten creëren waarmee al deze zojuist genoemde admini­

stratie gesignaleert wordt. Het aangewezen middel tot dit doel is het re­

gister of de ficheverzameling, waarin de stukken zijn ingeschreven.

Er zijn ook een aantal werkzaamheden die zich wekelijks, maandelijks, per

kwartaal, per half jaar of jaarlijks herhalen. Voor het volgen van deze

werkzaamheden wordt de tetmijnkalender gebruikt.

In artikel 13 van het KB ASA worden de minimum eisen aangegeven waaraan de

inschrijving van de stukken bij de rijksadministratie zal moeten voldoen.

Wanneer slechts de naam van de afzender of de geadresseerde bekend is zal

het noodzakelijk zijn een naamklapper in te richten. Men kan dit doen met

behulp van het fiche-doorschrijf systeem of door middel van kaartjes. Als

hulpniddel kan hierbij gebruikt worden de ABO-regels. Wel dient beseft te

worden, dat de ABC-regels bij afspraak zijn vastgesteld. De regels zijn

nergens dwingend voorgeschreven.

Dossiervorming

Elk afgedaan stuk dient direct in het archief te worden opgeborgen. In

voorkomende gevallen moet wel worden nagegaan welke uitzonderingen op deze

regel uit een oogpunt van archiefbeheer aanvaardbaar zijn.

Page 11: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

11 -

De minuten kunnen ook. gebruikt worden voor controle op de ontvangst van

antwoorden op verzonden stukken.

Ordenings- Waar bestaat ordenen uit?

kenmerken Bij het ordenen van een aantal stukken in b.v. twae groepen zal men uitgaan

van een verschil dat bestaat tussen de stukken waaruit men de ene groep

vormt en die waaruit men de andere groep vormt, alsmede van de overeenkomst

tussen de stukken van elke groep. Het verschil dat gehanteerd wordt, wordt

een ordeningskenmerk genoemd. Een groot aantal ordeningskenmerken is ge­

noemd in de analyse van het docunent. (zie bijlage)

Als ordeningskenmerk kan men een "zaak" kiezen. Voor de rijksadministratie

is zaaksgewijze ordening van stukken voorgeschreven in het KB ASA. lussen

stukken over een zaak bestaat een onverbrekelijke samenhang, die ook in de

archiefordening tot zijn recht moet komen. Groeneveld omschrijft het begrip

"zaak" als volgt: Een zaak is een eindigend complex van handelingen gericht

op een bepaald doel.

"Complex van handelingen" wijst op een samengesteld geheel. De handelingen

moeten dus verband met elkaar houden en moeten

zelfs een geheel vormen, waardoor de zaak zich

als eenheid openbaart.

Het complex van handelingen moet leiden tot een

bepaald resultaat, dat wil zeggen het bereiken

van een bepaald doel.

"handelingen gericht op de samenhang tussen de handelingen wordt bepaalt

een bepaald doel" door het doel of met andere woorden door het be­

oogde resultaat.

"eindigend complex van

handelingen"

KB ASA

Art. 10 lid 2

De analyse van het document noemt als ordeningskenmerk o.a. de mededeling,

die een docunent bevat.

Deze mededeling kan naar de volgende elementen worden onderscheiden:

a. Gezichtspunt

b. handeling

c. object/subject

d. plaats

e. tijd

Page 12: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

Deeldossier

Splitsing van

het eigen­

lijke dossier

Verzamel-

dossier

- 12 -

Belangrijk bij de afwikkeling van een zaak is de beslissing. Tussen de

stukken op grond waarvan een beslissing is genomen, bestaat een zodanige

samenhang, dat zij ook in het archief bij elkaar moeten blijven.

Dossierbenamingen

Een eigenlijk dossier is een verzameling van stukken, die betrekking heeft

op een zaak. Deze enkelvoudige dossiers zijn bouwstenen van het archief.

Elk enkelvoudig dossier moet als een afzonderlijke eenheid in het archief

worden opgeborgen. De stukken die deel uitmaken van een enkelvoudig dossier

worden chronologisch geordend. Daarom mag geen stuk in het archief worden

geborgen dat niet is voorzien van een datum. Hat voordeel van chronologi­

sche ordening is dat men bij het lezen van de stukken de ontwikkeling van

de zaak op de voet kan volgen.

Is het aantal stukken bestreffende een zaak zo omvangrijk dat zij in meer

dan één map moet worden opgeborgen, dan spreken wij van een deeldossier.

Onder bepaalde omstandigheden kan de chronologische ordening van stukken in

een eigenlijk dossier onoverzichtelijk zijn. Dit kan gebeuren wanneer stuk­

ken, die zich in het dossier bevinden, weliswaar betrekking hebben op één

zaak weer te onderscheiden zijn in facetten. Cm de raadpleging van zo'n

dossier zo efficiënt mogelijk te maken zal de archiefverzorger het dossier

logisch moeten verdelen in facetdossiers. Een voordeel hiervan is tevens,

dat de splitsing van het dossier kan worden uitgevoerd in een rustige

sfeer.

Het verdelen van de stukken betreffende een zaak over enige mappen (het

aanleggen van een facetdossier) mag pas geschieden als het niet mogelijk

blijkt een dossier te splitsen.

een verzaraeldossier bevat enige eigenlijke dossiers, waartussen een onder­

ling verband bestaat. Het verdient geen aanbeveling voor elk, weinig stuk­

ken omvattend, eigenlijk dossier een map te gebruiken.

Page 13: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

- 1 3 -

De reden hiervoor is, dat een te groot aantal mappen onoverzichtelijk is.

Vermenging van deze dossiers mag niet plaats vinden, de gebruikers kunnen

behoefte hebben aan een raadpleging van bepaalde eigenlijke dossiers in on­

derling verband. We onderscheiden:

a. persoondossiers of

subjectdossier - verzameldossier per ambtenaar voor opberging van

personeelscorrespondentie

b. objectdossier - verzameldossier ten aanzien van roerende en on­

roerende goederen

c. onderwerpdossier - verzameldossier van een aantal eigenlijke dos­

siers van hetzelfde onderwerp in één map

Bij het vormen van subject- en objectdossiers is er naast de kenmerken

"zaak" en "chronologie" een derde element voor de ordening gebruikt, te we­

ten de betrokken persoon of het object (voorwerp) waarop de eigenlijke dos­

siers betrekking hebben.

Een vierde element is nodig om de ordening van deze eigenlijke dossiers per

subject of object te bepalen. Gelijksoortige zaken worden in een subject­

dossier meestal bij elkaar gevoegd en van de andere dossiers afgescheiden

door tabstroken.

Onder de term "onderwerp" wordt gewoonlijk verstaan een omschrijving, waar­

aan in de code voor de archiefordening een afzonderlijke klassificatie-aan-

duiding ie toegekend.

Keeds eerder is vermeld dat er samenhang kan bestaan tussai verschillende

eigenlijke dossiers. Van geval tot geval moet inde praktijk worden bepaald

of die samenhang aanwezig is. Er is echter een maatstaf, die aangeeft of

een verzameldossier voldoet aan de eis van homogeniteit (gelijksoortig­

heid). Deze maatstaf is de mogelijkheid om een verzameldossier een duide­

lijke omschrijving te geven. De omschrijving van een dossier moet er dus op

worden gericht elk verzameldosier zodanig van het andere te onderscheiden

dat geen misvattingen ontstaan. Stuit het geven van een duidelijke om­

schrijving van een verzameldossier op moeilijkheden, dan wijst dit er mees­

tal op dat de inhoud van het dossier te ongelijksoortig (heterogeen) is en

het verzameldossier geen werkelijke eenheid vormt.

Page 14: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

Voorlopige

verzamel-

dossiers

Volledigheid

van de dos-

siers

Verwijzingen

Splitsing dos­

sier i.v.m.

volledigheid

- 1 4 -

In het "lopende" archief kunnen zich verzameldossiers bevinden die hun uit­

eindelijke vorm nog niet hebben bereikt. Dit zijn dus algemene verzameldos­

siers, die een voorlopige karakter dragen. In deze voorlopige verzameldos­

siers wachten de eigenlijke dossiers totdat zich een gelegenheid voordoet

ze met nieuwe dossiers tot een homogeen verzaneldossier, waarvan een juiste

omschrijving kan worden gegeven, samen te voegen.

Aanwijzingen voor de dossiersvorming

De stukken worden bij voorkeur gehecht in de dossiers opgeborgen, omdat:

a. daardoor het uitnemen van stukken wordt tegengegaan

b. de volgorde van de stukken gehandhaafd blijft

c. het dossier overzichtelijk met tabstroken kan worden onderverdeeld

d. daardoor het geheel een verzorgd aanzien heeft

Degene, die een dossier raadpleegt moet erop kunnen rekenen, dat aan het

dossier geen stukken ontbreken, die betrekking hebben op de daarin behan­

delde stof.

Indien er correspondentie gevoerd wordt over een aangelegenheid de betrek­

king heeft op meer dan êen van de in het archief aanwezige dossiers, moeten

daarin verwijzingen worden geplaatst. Wanneer bij opberging van brieven,

nota's e.d. blijkt, dat hierin naar andere brieven wordt verwazen, moet

worden nagegaan waar deze brieven zijn opgeborgen. TXissen deze brieven moet

verband worden gelegd door onderlinge verwijzingen.

De chronologische ordening van stukken van een eigenlijk dossier kan mee­

brengen, dat stukken die met elkaar verband houden over het gehele dossier

worden verspreid. Getracht zal worden het dossier onder te verdelen. Dit

kan echter alleen dan, als elk onderdeel volledig is en niet een aantal

verwijzingen van het ene naar het andere onderdeel moet worden gebracht.

KB ASA

Art. 17 lid 3

Page 15: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

Opbergen van

krante-arti-

kelen

Vastleggen

van bespre­

kingen

Onttrekken

van geheime

stukken aan

aan dossiers

Dossiervor­

ming i.v.m.

vernietiging

15 -

Indien artikelen uit kranten of tijdschriften bij beslissingen van een be­

stuurscollege of functionaris een rol hebben gespeeld, bestaat er aanlei­

ding deze artikelen in de betrokken dossiers op te bergen. Dit dient echter

alleen te geschieden als kennisneming noodzakelijk is voor een inzicht in

de totstandkoming van de desbetreffende zaak. Ben documentatieverzameling

van tijdschrift- en/of krante-artikelen mag hierdoor niet onvolledig wor­

den. Wten kan een fotocopie maken of nog een exemplaar van het artikel be­

stellen. Ben exemplaar kan dan in het archief en het andere in de documen­

tatiever zameling worden opgeborgen.

Er kan voldoende aanleiding zijn de mogelijkheid en de werkelijkheid van

het vastleggen van besprekingen te onderzoeken. In besprekingen komen soms

belangrijke overwegingen en besluiten naar voren, die een veel beter licht

op de zaken zouden werpen als daarvan in het archief zou blijken. Soms ma­

ken de besprekingen een zodanig deel uit van de zaak, dat het dossier al­

leen waarde heeft voor de ambtenaren, die bij de ontwikkeling van de zaak

nauw waren betrokken.

Een oorzaak die kan leiden tot onvolledigheid van dossiers is de aparte op­

berging van geheime stukken. Hierdoor kunnen aan de behandelende ambtenaren

geen volledige dossiers worden verstrekt. Man kan dit ondervangen door de

betrokken dossiers, waarin de geheime stukken feitelijk thuis horen, te

voorzien van een signaal of van een verwijzing.

Msn zal zich bij de dossiervorming de vraag moeten stellen of het mogelijk

is een dossier samen te stellen, dat op het daarvoor aangegeven tijdstip in

zijn geheel kan worden vernietigd. Hierbij dient echter wel rekeing gehou­

den te worden met de overige aanwijzigingen betreffende de dossiervorming.

Het is efficiënt een map met inhoud in zijn geheel te bewaren of in zijn

geheel te vernietigen. Het uitzoeken van voor de vernietiging in aanmerking

komende stukken is zeer tijdrovend en moet zoveel mogelijk worden tegenge­

gaan. Het is daarom zinvol bij de dossiervorming rekening te houden met de

eisen van vernietiging, maar dit mag niet zover gaan dat de bruikbaarheid

van het archief bij de raadpleging zou verminderen. Mst het oog op een ef­

ficiënte uitvoering van de vernietiging verdient het aanbeveling, reeds bij

KB ASA

Art. 22 lid 3

Page 16: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

16

het aanleggen van een dossier op de map te vermelden in welk jaar vernieti­

ging overeenkomstig de voorschriften mag plaatsvinden. Het onderscheid tus­

sen voor vernietiging in aanmerking kanende- en te bewaren stukken kan ook

uit een oogpunt van ordening voordelen bieden. De stukken die bewaard moe­

ten blijven, hebben meestal een langere werkingsduur dan eerstbedoelde

stukken.

Aanwijzingen met betrekking tot enkelvoudige dossiers

Volgorde van Deze volgorde is chronologisch of chronologisch per onderdeel van een en-

de stukken kelvoudig dossier. Elk in het archief op te bergen stuk moet daartoe zijn

voorzien van een datum.

Omschrijving De omschrijving moet het individuele van het eigenlijke dossier benadruk­

ken, teneinde de inhoud van het dossier te kunnen bepalen zonder van de in­

houd zelfs kennis te nemen.

Splitsing De overzichtelijkheid van een enkelvoudig dossier wordt bevorderd door

splitsing van het dossier in delen. Splitsing is alleen mogelijk als de de­

len niet inelkaar grijpen.

Deeldossier Een deeldossier word pas gevormd als de zekerheid bestaat, dat splitsing

niet mogelijk is en het dossier door zijn omvang verdeeld moet worden over

twee of meer mappen.

Aanwijziging met betrekking tot verzameldossier

Dossierge-

bruik gericht

op afdelingen

Er kan aanleiding bestaan correspondentie aan objectdossiers te onttrekken

en op te bergen in een speciaal verzameldossier, gericht op de afdelingen

die van de dossiers gebruik maken.

Het voordeel van een dergelijke dossiervorming is, dat de desbetreffende

afdelingen precies datgene ontvangen waaraan zij behoefte hebben zodat het

raadplegen van de dossiers voor de betrokken ambtenaren vereenvoudigd

wordt.

Deze aanwijzing geldt alleen voor gevallen die speciaal voor bedoelde op­

lossing in aanmerking kcmen en moet dus in geen geval als primair worden

beschouwd.

Page 17: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

Subject- en

objectdossier

in eigen map

Verordenin­

gen, regle­

menten, wet-

ten e.d.

Circulaires

- 17

Als bij een verzameling subject of objectdossiers regelmatig dossiers moe­

ten worden toegevoegd of afgevoerd, verdient het aanbeveling voor elk ob­

ject een map aan te leggen. In elke map warden de stukken uiteraard zaaks-

gewijze geordend.

Ordening van bepaalde documenten

Elk reglement vormt een eigenlijk dossier. Dit dossier vgordt opgenomen in

een eigen map, waarop duidelijk wordt vermeld de naam van het reglement en

de datum van vaststelling. Dit eigenlijke dossier kan in twee delen ge­

splitst worden indien aan de vaststelling van het reglement studies zijn

voorafgegaan. Als daarbij modellen zijn verzameld van elders toegepaste

reglementen kan één onderdeel van het dossier worden gevormd door de stuk­

ken betreffende "voorbereiding en totstandkoming reglement van ...". Het

andere deel wordt gevormd door het vastgestelde reglement zelf. Vfordt het

reglement gewijzigd, dan vormen de daarover ontstane stukken met elkaar een

nieuw eigenlijk dossier.

Dit nieuwe dossier wordt toegevoegd aan het bestaande dossier en van het

reglement afgescheiden door een tabstrook. Het geheel is van een enkelvou­

dig dossier een verzameldossier geworden.

Circulaires geven een nadere uitleg van het reglement, een verordening of

van een wet. Voor de circulaires wordt een aparte map aangelegd, die als

een verzameldossier is te beschouwen. Zijn deze circulaires ook nog in een

ander verband van belang, dan behoren in de desbetreffende dossiers verwij­

zingen te worden geplaatst. Het kan voorkomen dat het aantal circulaires zo

omvangrijk wordt, dat behoefte ontstaat meer overzicht in deze verzameling

te brengen. Indien elke circulaire steeds een bepaald afgerond onderdeel

van de stof behandelt, kan een splitsing in deze onderdelen worden aange­

bracht. Indien de behandeling van onderwerpen in deze circulaire, vai orde­

ningsstandpunt uit gezien, vrij willekeurig is, moet men een andere methode

volgen. De toegankelijkheid van deze verzameling kan worden bereikt door

een lijst aan te leggen, waarop elke circulaire wordt vermeld. De circulai­

res zelf kunnen dan worden voorzien van een volgnuimer waarnaar op de lijst

wordt verwezen. Alvorens tot opberging van een circulaire over te gaan,

moet gecontroleerd worden of deze verband houdt met reeds in het archief

aanwezige stukken.

Page 18: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

Precedenten/

Archief docu-

mentatie

Notulen, ver­

slagen e.d.

18-

Een ander groep van archiefbescheiden heeft voor het nemen van beslissingen

een bijzondere betekenis. Deze bescheiden kunnen namelijk invloed hebben op

de in de toekanst te nemen beslissingen in thans nog onbekende zaken. Cta

een overzicht te hebben van deze bijzondere beslissingen, warden deze opge­

nomen in een docunentatiesysteem, dit systeem kan aan de verzameling dos­

siers betreffende voorschriften en richtlijnen wordt toegevoegd. In dit sy­

steem (eventueel op de kaartjes) wordt tevens verwezen naar de plaats van

opberging van de bijzondere beslissingen.

Het hoofd van de afd. Algemene Secretarie draagt er zorg voor, dat de in de

archiefbescheiden voorkomende beleidsondersteuningde gegevens door verwer­

king in een documentatiesysteem nader toegankelijk worden gemaakt.

Notulen bevatten in verslagvorm een overzicht van de in een vergadering be­

handelde punten, de daarover gevoerde gesprekken en de gencnien beslissin­

gen. Deze notulen kunnen echter gegevens bevatten, die niet of niet vol­

doende in de desbetreffende dossiers voorkomen. Voor zover de notulen gege­

vens bevatten die voor de dossiergebruikers van nut kunnen zijn, moeten ze

in de dossiers worden verwerkt. Men kan hiervoor een tweede exemplaar van

de notulen gebruiken, om de dossiers te completeren. Daartoe worden de be­

doelde gegevens uitgeknipt en op vellen papier geplakt, die in de betref­

fende dossiers worden gevoegd. Op elk vel papier wordt vermeld dat het stuk

een uittreksel is uit de vergadering van het bestuurscollege, alsmede de

datum waarop de vergadering plaats vond. De ondertekende notulen worden in

een verzamelmap geborgen.

Dossierordening

Tot nu toe is gesproken over dossiervorming. Hieronder verstaan we het sa­

menstellen van archiefeenheden. Deze archiefeenheden, oftewel dossiers, die

aan het bureau zijn vervaardigd, moeten nu worden opgeborgen. En nog wel

zodanig, dat ze gemakkelijk terug te vinden zijn. We gaan daarcm deze dos­

siers in een bepaalde volgorde plaatsen, ze ordenen. Dossierordening is het

geven van een volgorde aan de dossiers in kasten of rekken.

KBASA

Art. 11

Page 19: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

Definitie

- 19

Hiervoor geldt een geheugensteuntje:

. dossierordening wordt gedaan aan het bureau, dus buiten de kast.

. dossierordening wordt gedaan iii de kast

Om de dossiers te kunnen plaatsen in een bepaalde volgorde zijn afspraken

nodig, deze afspraken worden vastgelegd in het:

ORDENINGSPLAN en de AROttEFCODE

^en ordeningsplan regelt de totale opbouw, de structuur van het archief.

Het is te vergelijken met het maken van een bouwplan van een huis: hier

kont de keuken, daar de voorkamer, daar de hal, enz. Hoe die ruimte wordt

ingevuld, komt later aan de orde.

Het ordeningsplan is een plan voor de indeling van het archief en de rang­

schikking van zijn bestanddelen (zie artikel 1 besluit A.S.A.). Hst geeft

aan hoe de collecties worden opgebouwd.

Naast dit ordeningsplan kennen we nog de archief code. Deze regelt de de­

tailindeling.

De archiefcode is een onderdeel van het ordeningsplan. Het is een hulpmid­

del voor de ordening van de meeste dossiers.

In de parktijk is het vaak wanselijk om niet alle dossiers met behulp van

de archiefcode te rangschikken.

Het ordeningsplan bevat naast de archief code, de afspraken aangaande groe­

pen dossiers, die we niet volgens hun onderwarpen tussen de andere dossiers

hangen, maar die we apart van de rest zullen opbergen. Er wordt in een or­

deningsplan beschreven op welke wijze wa de dossiers binnen deze groepen

nader toegankelijk hebben gemaakt.

Ook van grote series dossiers die primair volgens een klassificatienutmer

uit de archiefcode zijn gerangschikt, maar voor de rest gelijksoortig zijn,

bijvoorbeeld personeelsdossiers, wordt de secundaire ordening opgenomen in

het ordeningsplan.

Het ordeningsplan geeft de struktuur weer van het gehele archief.

We geven er In aan:

- welke ordeningskennerken we gebruiken

- welke groepen dossiers hierdoor ontstaan

KB ASA

Art. 1

Page 20: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

- 20

- op welke wijze de groepen nader zijn onderverdeeld

- hoe deze groepen geraadpleegd kunnen worden

- welke andere groepen (bv.tekeningen)

een ordeningsplan is een uniek plan, dat is aangepast aan de eisen en de

wensen van de eigen dienst. Het kan dus slechts dienen voor die dienst

waarvoor het is opgesteld.

Definitie Een archiefcode is een stelselmatige opsomming van alle onderwerpen die in

een administratie kunnen voorkomen.

Elk onderwerp wordt in de code aangeduid door een decimale notatie (met

cijfers, symbolen) en een omschrijving in de natuurlijke taal. Dit noemen

wij de klassificatorische taal.

KB ASA

Art. 12 lid 1

He kennen hierbij de volgende begrippen:

a. klassificeren is het samenstellen van een code;

b. klasseren is het toepassen van die code, het rangschikken en het opber­

gen van dossiers op klassificatienunmer;

c klassificatie is het produkt, de eigenlijke archiefcode.

Maar waar kcmt deze archiefcode vandaan?

Hiervoor moeten we terug in de geschiedenis.

In 1873 was in Amerika een zekere Melvil Deway bibliothecaris aan het

Amherst college te Massachussets, later the New York State Llbrary te

Albany. In 1876 gaf hij de Decimal CLassification and relative Index uit.

Deze D.C. gaf een systematische indeling van de onderwerpen der menselijke

kennis.

In 1895 kwamen tfenri la Fontaine en Paul Otlet, twee Belgen in contact met

Dewey. Zij hadden grote bewondering voor zijn klassif icatie, maar vonden

wel dat deze nog aangepast moest worden aan hun behoeften.

Zij bewerkten daarom de D.C. tot een Universele Decimale Classificatie.

De U.D.C, werd weer "ontdekt" door Zaalberg, de gemeentesecretaris van

Zaandam.

De U.D.C, heeft drie grondslagen:

a. universeel, alzijdig. Er is geprobeerd om elk gebied van kennis en we­

tenschap op te nemen.

b. decimaal: tiendelig

Page 21: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

- 21 -

c. het is een klassificatie: groepen en begrippen die samenhangen worden

overzichtelijk gegroepeerd naar gezichtspunten.

De rubrieken zijn ingedeeld van het algemeen naar het bijzonder.

Het is niet zo dat elke onderverdeling precies in tien delen is.

Hoe kun je de UDC toepassen:

1. Onverkort, dat wil zeggen: zoals de code is ontworpen. De klassificatie-

nunmers worden rechtstreeks uit de code UDC overgenomen;

2. Men kan een code opstellen op basis van de UDC.

De Federation Internationale de Docunentation (F.I.D.) voert het beheer

over de U.D.C.

Dit orgaan past de code aan. De Nederlandse editie wordt door het NQBIM

verzorgd.

Da Overheidscontrole (Standaardcode) is gebaseerd op de U.D.C.

In de U.D.C, ziet u 3.... 5....= 35 Openbaarbestuur.

Er wordt onderscheid gemaakt tussen:

DOEL en MIDDEL

351 geeft de taken aan.

Deze doelen of taken zijn

onverdeeld in:

351.71:351.79 politiezorg

351.81:351.88 algemeen

welzijn

De 35 wordt weggelaten,

omdat alle klassificatie-

nuumers ermee beginnen.

Deze cijfers geven dus geen

onderscheidende funktie aan.

Maar om te laten zien dat er

toch iets heeft gestaan,

gebruiken we een -, een

weglatingsstreepje.

Deze overheidsorganen

hebben middelen ge­

kregen om de taken

te vervullen. Welke

overheidsorganen zijn

er?

352 gemeente

352.91 waterschap

353 porvincie

354 rijk.

Welke middelen hebben

zij bij het verrichten

van hun taken?

1 personeel .08

2 een organiane .07

Page 22: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

-22

De grondslagen van de Overheidscode:

a. basis voor andere specialistische archiefcodes

b. de notitie is decimaal.

Voordelen van elke decimaal notatie zijn: (geldt dus ook voor de UDC)

1. onderwerpen zijn in een vaste volgorde te plaatsen;

2. de notatie is gemakkelijk te onthouden (memotechniek);

3. de notatie geeft een verkorte aanduiding van onderwerpen;

4. de cijfers zijn internationaal.

Vaststelling van wijziging van archiefcodes

A.C.C.O. Bij een beschikking van 28 november 1953 van de minister van Binnenlandse

Zaken ward de A.C.C.O. ingesteld. De A.C.C.O., de Algemene Classificatie-

commissie voor de Overheidsadministratie, speelt een rol bij de vaststel­

ling en wijziging van de archief codes van de overheid. Het doel van de

A.C.C.O. is het bevorderen van eenheid van systematiek bij de opstelling en

uitbouw van overheidsarchiefcodes.

In artikel 12 van het besluit A.S.A. is de verplichting om de A.C.C.O.

te raadplegen vastgesteld.

Ontrent de vaststelling van de archiefcodes bepaalt dit artikel in lid 1 -

t/m 5: "Voor elk daarvoor in aanmerking komend archief wordt een archief-

code vastgesteld." De indeling van die archiefcode wordt ontleend aan de

Universele Decimale Classificatie (UDC). Ingeval deze classificatie minder

bruikbaar is. kan een andere indeling worden gebruikt.

De voorbereiding van de archiefcode voor een ministerie geschiedt door het

hoofd Algemene Secretarie. De voorbereiding van archief codes voor de in­

stellingen, diensten en bedrijven, geschiedt door het hoofd van de Algemene

Secretarie van het betreffende ministerie in overleg met de hoofden van die

instellingen, diensten en bedrijven.

De vaststelling en wijziging van een archief code geschiedt, zowel voor het

ministerie als voor instellingen, diensten en bedrijven, door het hoofd van

het betrokken departement.

KB ASA

Art. 6 lid 1,

2 en 3

KB ASA

Art. 12 lid 1

t/m 5

Page 23: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

- 2 3 -

Resumé Qverheidscode

De grondvorm van deze code bestaat uit:

1 hoofdgetallen;

2 hulpgetallen;

3 symbolen - zie onder (Notatie en Symbolen).

De hulpgetallen zijn weer onder te verdelen in:

hulpgetallen van algemene aard: .07 het organisme

.08 personeel

hulpgetallen van specifieke aard:

deze hebben betrekking op een bepaald onderdeel van het verzorgingsgebied.

Bijvoordeeld bij belastingen - 1.713/.719 de .01/.09 bij onderwijs - 1.851

de .01/.07 en .09

De hulpgetallen zijn te herkennen aan de .0.

De hulpgetallen van algemene aard zijn bij elk hoofdgetal van de code te

gebruiken, dus ook bij de onderverdelingen van de -1.

Verder kent de code nog analoge verdelingen.

Dit is een hulpmiddel cm de code makkerlijker te maken.

De analoge verdelingen worden gebruikt als op meer plaatsen gelijke onder­

verdelingen mogelijk zijn.

Notatie en symbolen

Symbolen zijn:

de punt. Deze scheidt cijfercombinaties in groepen van ten hoogste drie

cijfers.

Hat weglatingsteken - (spreek uit: streep) in plaats van de 35.

De schuine streep voor tot en met /.

De dubbele punt om een bepaalde relatie aan te geven:

(deze wordt in de praktijk weinig gebruikt).

Beheer van commissie-archieven

De registratie van de inkcmende en uitgaande stukken betreffende conmis-

sies of raden vindt niet plaats op het onderdeel post- en archiefzaken,

maar wordt verricht door de secretaris van de ccnmissie. Da secretaris is

Page 24: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

Rangschikking

dossiers in

archief dozen

-24

verantwoordelijk voor het archief tot aan de opheffing van de ccnmissie.

Ctn te voorkomen dat na opheffing van door het ministerie van Verkeer en

Waterstaat ingestelde conmissies de archieven verloren gaan of blijven be­

rusten onder vroegere secretarissen of leden van die conmissies, is bepaald

in artikel 9 lid 4 van het besluit A.S.A. dat:

'De secretarissen van raden en commissies beheren hun archief in overleg

met het hoofd van de algemene secretarie.

Zij dragen er zorg voor, dat zodra zulks mogelijk is, afgesloten archiefge­

deelten worden overgedragen aan het hoofd van de algemene secretarie. Bij

opheffing van raden en commissie wordt het archief, voor zover zulks nog

niet heeft plaats gehad, overgedragen aan het hoofd van de algemene secre­

tarie. *

Dossierordening - Dossierbeschrijving en dossiergebruik

Dossiers, behorende tot het dynamisch archief, worden in het algemeen ge­

borgen in ladekasten, omdat zij daarin gemakkelijk geplaatst en overzichte­

lijk kunnen worden geordend, terwijl ze er ook weer zonder veel moeite kun­

nen worden uitgenomen.

Het verdient aanbeveling de verzameling actuele dossiers zo klein mogelijk

te houden, cmdat:

a. de overzichtelijkheid en de hanteerbaarheid van een (dossier-)verzame-

ling toeneemt naarmate haar omvang afneemt;

b. de kantoorruimte voor opslag van lopende dossierverzamelingen duur is en

de ladekasten kostbaar zijn.

De beperking van het dynamisch archief kan bereikt worden door:

a. vernietiging van daarvoor in aanmerking kanende dossiers;

b. de dossiers, die vermoedelijk niet meer of zeer weinig zullen worden op­

gevraagd, uit deze verzameling te lichten en af te voeren naar een spe­

ciale ruimte.

In deze ruimte worden deze dossiers meestal geplaatst in archief dozen.

KB ASA

Art. 9 lid 4

Page 25: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

25

De ordening van dossiers in deze dozen kan als volgt plaatsvinden.

a. ordening volgens systematiek van de code.

Het voordeel van ordening van de dossiers op onderwerp is de recht­

streekse toegankelijkheid.

b. Ordening en volgnmmer.

Deze methode is vooral van betekenins als de archiefruimte zeer beperkt

is. Een bezwaar kan evenwel zijn dat deze dossierverzameling niet recht­

streeks toegankelijk is en dus de inventaris nodig is om de dossiers te

voorschijn te kunnen brengen.

Achter elke dossieromschrijving moet dan het volgnummer worden vermeld,

waarop het dossier is geborgen.

Afvoering van dossiers uit het dynamisch archief moet zo spoedig mogelijk

plaatsvinden. Alle dossiers die daarvoor in aanmerking komen, worden in de

inventaris vermeld en in archiefdozen geplaatst.

Geheime De geheimhouding bij het archiefbeheer verdient om verschillende redenen de

archieven aandacht. Dit ontwerp werd reeds behandeld op bladzijde 7 betreffende de

inkcmende en uitgaande post en bij de aanwijzingen over de dossiervorming.

Nu zal aan dit onderwerp aandacht worden geschonken in verband met de

structuur van het archief.

Hierbij gaat het cm de vraag of het scheppen van voldoende waarborgen voor

de geheimhouding kan of moet worden gevonden in het bijeenhouden van gehei­

me dossiers in een aparte verzameling, die los staat van het archief, dat

vrij mag worden gebruikt in het ambtelijk verkeer.

In verband hiermede wordt ook de vraag behandeld wie een dergelijk archief

moet beheren.

KB ASA

Art. 17 lid 2

Het beheer van geheime archiefgedeelten kan op verschillende manieren wor­

den geregeld,

a. De verzorging van de geheime stukken is opgedragen aan de afdeling, die

met de behandeling van deze stukken is belast.

Bezwaren die hieruit kunnen vloeien zijn:

1. In sonmige gevallen is het niet bekend in welk archief bepaalde stuk­

ken dan zijn geborgen.

Page 26: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

Inventaris

Doel en bete-

kenis inven-

tarisatie

-26

2. De stukken, die na verloop van tijd hun geheime karakter verliezen

worden meestal niet uit het geheime archief naar het algemene archief

overgedragen.

3. De ordening van de geheime archieven op de behandelende afdeling ge­

schiedt niet altijd deskundig.

4. Vaak ontbreekt een dossierinventaris.

5. Er is doorgaans onvoldoende of in het geheel geen samenspel tussen

het afdelingspersoneel, dat de geheime dossiers verzorgt, en het ar­

chiefpersoneel van de centrale registratuur.

b. De verzorging van de geheime dossiers door de centrale registratuur.

De geheime dossiers blijven weliswaar op de behandelende afdeling be­

waard.

Een voordeel van deze manier is, dat men veel gemakkelijker een goed

verband kan leggen tussen de dossiers van de centrale registratuur en de

geheime dossiers. Stukken, die na verloop van tijd hun geheime karakter

verliezen, zullen zo spoedig mogelijk aan de centrale registratuur kun­

nen worden overgedragen, waardoor deskundige verzorging gegarandeerd is.

Een belangrijk onderdeel van de taak van de archiefverzorger betreft het

aanleggen van een dossierinventaris van zijn archief.

welk nut heeft een overzicht van de dossiers van een archief.

1. De historische betekenis, die een archief na verloop van tijd verkrijgt,

brengt de noodzaak mee een gemakkelijk te raadplegen overzicht beschik­

baar te hebben.

2. De zich steeds uitbreidende dossierverzameling in de archiefbewaarplaats

doet de behoefte aan een inventaris in toenemende mate gevoelen.

3. Bij het aanleggen van een dossier moet in bepaalde gevallen worden on­

derzocht of dit dossier samenhangt met reeds gevormde dossiers, die mo­

gelijk naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

4. Er bleek reeds, dat het bepaalde voordelen kan bieden dossiers in ar­

chiefdozen op volgnmmer te rangschikken.

Deze dossierverzameling is dan niet rechtstreeks toegankelijk, waardoor

behoefte ontstaat aan een ingang die wordt gevonden in de inventaris.

KB ASA

Art. 18

Page 27: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

Vorm en in­

richting v.d.

inventari­

satie

Vernietigbare

dossiers

27

5. Aan de hand van de inventaris kan controle worden uitgeoefend op de vol­

ledigheid van een dossierverzameling.

6. Ben inventaris kan voorts nog in andere behoeften voorzien, die voort­

vloeien uit plaatselijke omstandigheden.

Inventarissen kamen voor in de volgende vormen.

a. een kaartsysteem

b. een vastbladig register

c. een losbladig register

d. een combinatie van één losbladig register en één kaartsysteem.

Een kaartsysteem kamt in aanmerking als in de gegevens zelf of in de volg­

orde daarvan veelvuldig wijzigingen voorkomen.

Ban vastbladig register kan worden gebruikt voor een afgesloten archief.

Een losbladig register kan worden gebruikt voor alle dossiers.

Bij gebruik van een gecombineerde inventaris wordt het kaartysteem gebruikt

voor de dossiers van het lopend archief en het losbladige register voor de

in archiefdozen afgevoerde dossiers.

Bezwaren tegen gebruik van uitleenkaarten als inventariskaarten zijn:

a. als een dossiermap met de uitleenkaart wordt uitgeleend (wat nog wel

eens in de praktijk voorkomt), is de inventaris incompleet.

b. een minder fraaie inventaris, vanwege het gebruik als uitleenkaart.

c. het gebruik moeten maken van dezelfde verzameling door dossiervormers en

uitleners.

Aanwijzingen met betrekking tot de vermelding van dossiers in de inventaris

De totale inventaris kan bestaan uit twee delen, te weten een losbladig

deel voor de afgevoerde en een kaartsysteem voor de dossiers van het lopend

archief.

De inventarisbladen bieden ook ruimte voor vermelding van de vernietiging

van dossiers.

Zij geven dus een overzicht zowel van de waardevolle als van de dossiers

die vernietigd kunnen worden of vernietigd zijn.

Page 28: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

Dossierom­

schrijvingen

Openlaten

ruimte tussen

de omschrij­

vingen in de

los- en vast-

bladige invetr

taris

- 2 8 -

Maer en meer gaat men ertoe over de vernietigbare dossiers bij afvoering op

te bergen in een aparte verzameling afchiefdozen, dus naast de verzameling

archiefdozen waarin zich de waardevolle dossiers bevinden.

Vernietigbare dossiers worden vermeld in de verkaring van vernietiging, die

ingevolge het Archiefbesluit 1968 van elke vernietiging door de beheerder

van het archief moet worden opgemaakt.

In de inventaris worden archiefeenheden (mappen met inhoud) geïnventari­

seerd.

De naam moet een juiste indruk geven van de inhoud van een dossiercmslag.

Er kunnen evenwel dossiercmschrijvingen voorkomen die - ofschoon de samen­

stelling van het dossier juist is - niet aan deze voorwaarde voldoen. In

dit geval moeten de omschrijvingen van de door tabs gescheiden onderdelen,

waaruit de inhoud van de dossiercmslag bestaat, in de inventaris aan de om­

schrijving van het dossier worden toegevoegd.

Vermelding onderdelen van een archief eenheid is weer niet nodig als bijv.

een neveningang beschikbaar is. Dan kan worden volstaan met vermelding van

de dossiercmschrijving en een verwijzing naar bedoelde ingang.

Ben dossieromschrijving dient het karakter te hebben van een eigennaam,

waardoor de individualiteit van elke dossiercmslag wordt geaccentueerd.

Ifet is van belang bij een grote mate van gelijksoortigheid van dossiers

exact(e) de verschillen vast te leggen. In verband hiermede verdient het

aanbeveling dossiercmschrijvingen te voorzien van data en tjdvakken waarin

de handelingen plaatsvinden.

Er dient te worden gestreefd naar een logische verdeling van de dossiercm­

schrijvingen in de los- en vastbladlge inventaris.

Hieruit vloeit voort, dat bij het aanleggen van een inventaris voor bepaal­

de onderwerpen niet met één blad kan worden volstaan.

Tussen de dossiercmschrijvingen zal voldoende ruimte moeten worden openge­

laten voor tussenvoegingen.

Archiefbesluit

Art. 5

Page 29: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

Verwijzingen

in de inven-

taris

Priniaire en

secundaire

ordening

Neveningang

- 29

Regel is, dat verwijzigingen in die docunentatiebron worden geplaatst, wel­

ke als regel het eerst worden geraadpleegd.

Bij de inrichting van een archief wordt bepaald waar de verwijzingen in het

algemeen een plaats zullen vinden, in de dossiers of in de inventatris.

De klassificatienunmers zijn bestend om de plaats van elk dossier in het

archief aan te wijzen en aldus de onderlinge volgorde van de dossiers te

bepalen.

Deze rangschikking naar klassificatienummer wordt de primaire (eerste) or­

dening genoemd cm deze te onderscheiden van secundaire (tweede) ordening,

die wordt toegepast voor series gelijksoortige dossiers, die dus per serie

eenzelfde klassificatienunmer dragen.

Aangezien deze nummers binnen de serie geen verschillen aanwijzen, dienen

ze alleen nog cm de dossiergroep te onderscheiden van andere dossiers.

In de regel liggen aanknopingspunten voor secundaire ordening duidelijk in

de te ordenen materie besloten.

De archiefver zorger moet van geval tot geval nagaan welke aanknopingspunten

de dossiers voor de secundaire ordening geven en daaruit het kenmerk kie­

zen, dat bij het op/ragen van dossiers het meest wordt genoemd.

Is een archief door primaire en secundaire rangschikking zodanig geordend,

dat de plaats van elk dossier kan worden bepaald zonder gebruikmaking van

andere hulpniddelen, dan is het archief rechtstreeks toegankelijk.

Zodra een ander kenmerk wordt genoemd, kan de plaats van het betrokken dos­

sier in het archief niet zonder meer worden bepaald.

Hierin kan worden voorzien door verwijzingen, welke worden opgeborgen op

het klassificatienunmer dat bedoeld (ander) kenmerk voorstelt.

Wordt een dergelijk overzicht samengesteld buiten de dossierverzameling dan

spreekt men van een neveningang.

Page 30: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

Bijvoegen

retro-acta

bij ingekomen

stukken

Opvragen van

dossiers

- 30 -

Vormen van neveningangen:

a. kaartsystemen

b. documentatiebladen (in dossiermappen)

c. registers

d. plattegronden.

In bepaalde gevallen biedt ordening van een omvangrijke serie dossiers op

volgnummer voordelen.

Voordelen van deze ordening zijn:

a. de plaats van elke dossier volkanen vast;

b. het volgnummer leent zich bijzonder goed voor ordening en het opzoeken

van een genunmerd dossier is zeer eenvoudig als het volgnummer bekend

is;

c. geen ruimte behoeft te worden gereserveerd voor tussenvoegingen cndat

elk nieuw dossier achter het laatste wordt geplaatst.

Ben in bepaalde administraties voorkomende neveningang is de persoonsnemen-

klapper, die bij de politie wordt aangetroffen onder de naam verdachtenkar-

totheek.

Dossiergebruik

Toezending van ingekomen stukken zonder bijvoeging van eventuele retro-acta

heeft tot gevolg, dat bedoelde stukken later door de afdeling moeten worden

opgevraagd.

Ifet is dan ook eenvoudiger cm retro-acta reeds bij de ingekomen stukken te

voegen bij distributie daarvan over de afdelingen.

Hat reeds bijvoegen van de retro-acta bij de ingekomen stukken heeft voor

de archiefverzorger het voordeel, dat hij dan beschikt over nauwkeurige ge­

gevens voor het lichten van de retro1s.

Bovendien kan hij zijn werk rustig afdoen omdat zijn cliënt niet wacht.

Da archiefver zorger is er mee gediend als dossiers worden opgevraagd door

middel van briefjes. Door deze te verzamelen kan een aantal van dergelijke

opdrachten in één keer worden afgedaan.

De gebruikers zijn uiteraard verplicht volledige gegevens te verstrekken.

Page 31: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

Uitleenadmi-

nistratie

Uitlenen van

losse stukken

Verstrekken

van volledige

inlichtingen

Vertrouwelij-

ke dossiers

- 31 -

De uitlening van dossiers moet op de een of andere wijze worden vastgelegd.

De meest gebruikelijke vorm is het stellen van een aantekening op een

kaart, die tijdelijk de plaats inneemt van het uitgeleende dossier.

Tten aanzien van de aanleg van deze uitleenkaarten kan één van de volgende

methoden worden toegepast:

1. Bij het aanleggen van een dossier wordt direct ook een uitleenkaart in­

gevuld en zodanig in de dossiercmslag gelegd, dat deze in het gesloten

dossier niet zichtbaar is.

2. Bij gebruik van buitennappen met binnenmappen behoeft op de uitleenkaart

niet in omschrijving van het dossier te worden vermeld, omdat deze op

bedoelde buitermap voorkomt. Bij terugplaatsing van het dossier wordt de

kaart uit het archief verwijderd.

Periodiek wordt gecontroleerd of de uitleentermijn is verstreken, waarna

het dossier wordt opgevraagd.

Het is zeer gewenst de dossiers altijd via de registratuur aan andere afde­

lingen over te dragen, zodat de uitleenkaart kan worden bijgewerkt.

De controle op de uitlening van losse stukken vereist extra zorg, nl. het

aantekenen van de nummers van inschrijving en andere gegevens van elke

brief.

Toch verdient het aanbeveling deze stukken in een omslag te hechten, cm

zoekraken te voorkomen.

De archiefver zorger dient bij het verstrekken van dossiers na te gaan of

deze inderdaad datgene bevatten wat nodig is.

In verband met de volledigheid van te verstrekken dossiers speelt ook nog

een rol de categorie stukken, die wel bij de registratuur gedeponeerd, maar

nog niet zijn opgeborgen, omdat bijv. de betrokken dossiers zijn uitge­

leend.

In het algemeen is het dossierarchief geheim voor personen buiten de eigen

organisatie-eenheid.

KB ASA

Art. 19

Page 32: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

32

In voorkomende gevallen zal de archiefverzorger het verzoek cm verstrekking

van een dossier voorleggen aan zijn chef, die eventueel overleg pleegt met

de hoogste chef.

Voor functionarissen die deel uitmaken van de eigen organisatie-eenheid,

zijn er veel minder beletselen die de verstrekking van een dossier in de

weg staan.

De dossiers die in het onderlinge ambtelijke verkeer geheim moeten blijven,

worden meestal opgeborgen in een aparte lade of in een aparte kast.

Naast deze groep dossiers zijn er meestal nog andere, die uit hoofde van

hun inhoud niet zonder meer vrij kunnen warden gegeven voor bedoeld ambte­

lijk verkeer (bijv. persoonsdossiers).

Verstrekken

gegevens uit

de dossiers

Begel is, dat de archiefverzorger dossiers verstrekt aan direct belangheb­

banden.

Deze zijn, diens chef en de afdelingen, die de correspondentie heeft ge­

voerd.

Verstrekking van inlichtingen uit de dossiers, dus over de inhoud van brie­

ven, behoort in principe tot de taak van de behandelende afdelingen.

Vernietiging

archiefstukken

Hst staat zonder meer vast, dat regelmatige uitdunning van het archief door

vernietiging van daarvoor in aanmerking kanende stukken uitermate belang­

rijk is voor een efficiënt archiefbeheer.

\foor de meeste overheidsinstanties is of wordt nog door de kroon of door de

minister, waaronder deze instelling ressorteerd, een lijst vastgesteld in

samenwerking met het ministerie van W.V.C.

\fernietigd mogen alleen worden de stukken, die op deze lijst zijn vermeld.

Daarbuiten mag men dus niet gaan. Wil men toch meer vernietigen, dan be­

staat de mogelijkheid een speciale machtiging voor een incidentele vernie­

tiging aan te vragen.

Ben en ander is geregeld in de Archiefwet 1962, artikel 2 lid 2 en het

Archiefbesluit 1968, hoofdstuk II, artikelen 2 en 3. KB ASA, artikel 22

lid 3 voor de dynamische periode.

Archief­

wet 1962

Archief-

besluit 1968

KB ASA

Art. 22 lid 3

Page 33: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

- 33

Het principe van vernietiging van stukken door de verzorger van het lopend

archief is voor de rijksadministratie vastgelegd in het KB ASA.

In artikel 21 van dit besluit is bepaald dat de hoofden van de afdelingen

Algemene Secretarie Aangelegenheid zorg dragen voor regelmatige vernieti­

ging van daarvoor in aanmerking kanende stukken uit de onder hen ressorte­

rende archieven.

De vernietiging wordt reeds voorbereid tijdens de dossiervorming. Op de

mappen of de stroken zijn de jaren vermeld waarin de desbetreffende stukken

mogen worden vernietigd. In deze voorbereiding ligt het zwaartepunt van de

vernietigingsarbeid.

Is deze op de juiste wijze geschiedt, dan behoeft de vernietiging zelf wei­

nig tijd te kosten.

Periodiek, bij voorkeur éétmaal per jaar, dient de archiefverzorger alle

dossiers op vernietigbaarheid te controleren.

Nadat de selectie heeft plaatsgevonden stelt hij een definitieve lijst op,

voorzien van een verklaring als bedoeld in artikel 5 van het Archiefbe-

sluit 1968.

Voor de Rijksoverheid geldt dat de vernietiging van de stukken zal geschie­

den door het Bureau Vernietiging Overheidsarchieven te Apeldoorn.

Vernietiging van stukken is één van de methoden om een archief tot geringe­

re proporties terug te brengen; het is de moeite waard om te onderzoeken of

er ook nog andere mogelijkheden zijn die hiertoe kunnen bijdragen.

Allereerst kan worden genoemd het zoveel mogelijk tegengaan van onnodige

uitbreiding van het archief.

Het komt nl. veelvuldig voor, dat in een administratie op verschillende af­

delingen dezelfde gegevens worden bewaard.

Het is dan ook de vraag of deze dubbele bewaring, misschien uitsluitend op

formele gronden, moet worden gehandhaafd.

Het archiefbeheer is echter ook een kostenvraagstuk. Bij het kiezen van op­

lossingen moet dus ook de vraag gesteld worden of besparingen mogelijk zijn

zonder dat andere principes in het gedrang konen.

KB ASA

Art. 21

Archiefbesluit

Art. 5

Page 34: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

- 34

Ieder zal in zijn administratie soortgelijke gevallen van duplicering kun­

nen aantreffen. Men zal voorzichtig moeten zijn bij het beoordelen van de

betekenis van het bewaren van stukken op meer dan één plaats.

Het kan inraers voorkomen dat deze bewaring belangrijke voordelen geeft, om­

dat steeds over deze gegevens moet worden beschikt.

Artikel 3 van het Archiefbesluit geeft onder punt 2 een totaal nieuwe moge­

lijkheid om de omgang van archieven efficiënt te beperken.

Als vaststaat dat archiefbescheiden in vernietigingslijsten staan vermeld

en dus over kortere of langere tijd kunnen worden vernietigd, dan mag men

deze vernietiging al onmiddellijk doen plaatsvinden.

Archiefbesluit

Art. 3 lid 2

Alleen zal men bij de vernietiging binnen die termijn reprodukties moeten

laten vervaardigen. Indien men voor die reprodukties de micro-kopiëring

kiest, zal men aanzienlijke ruimtewinst kunnen boeken.

Archiefwet, Archiefbesluit en archivistiek.

Inleiding Het oudste in Nederland bekende archiefstuk dateert uit het jaar 966. Pas

in de 13e en l4e eeuw ontstaan archieven van enige omvang. Rechtshandelin­

gen met een blijvende betekenis werden meestal op duurzaam materiaal vast­

gelegd (b.v. perkament). Deze werden dan zo goed bewaard, dat rechtverkrij­

gende eeuwen daarna nog daaruit hun rechten konden ontlenen.

In de loop van de 196 eeuw krijgen de archieven in het algemeen meer aan­

dacht. Gevolg, er wordt gepleit voor betere huisvesting, inventarisatie en

openbaarheid. Een regeling bij de wet komt pas in 1918 tot stand. In deze

wet en haar uitvoeringsbepalingen ligt de nadruk op de naar de archiefbe­

waarplaatsen overgebrachte archieven.

De archiefwet 1962 laat duidelijk de samenhang uitkomen, die er tussen de Archief-

dynamische en statistische perioden bestaat. In artikel 2, eerste lid, van wet 1962,

de archiefwet 1962 wordt gesproken over de verplichting tot het in goede en Art. 2 lid 1

geordende staat bewaren van archiefbescheiden; alle archiefbescheiden.

Page 35: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

Zorg, beheer,

toezicht

Vernietiging

en overbren­

ging

Definities en

begrippen ar­

chiefbeschei­

den

Zorg en

beheer

35-

Op artikel 2 van de archiefwet steunen al die artikelen, die over zorg, be­

heer en toezicht gaan.

Voorts bevat de archiefwet voorschriften voor vernietiging, overbrenging en

maatregelen, die rechtstreeks betrekking hebben op de archiefbescheiden van

de periode waarin zij nog door de administratie worden beheerd.

De archiefwet 1962 regelt het archiefwezen van de overheid. De nadere rege­

lingen zijn neergelegd in een algemene maatregel van bestuur, het Archief-

besluit. Met de uitvoering van de Archiefwet 1962 was eerst de minister van

Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen belast. In 1965 is de uitvoering over­

gedragen aan de Minister van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk werk,

thans minister van W.V.C..

De Archiefwet is ingedeeld in acht hoofdstukken.

Het eerste hoofdstuk vermeldt wat er onder archiefbescheiden moet worden

verstaan:

le bescheiden door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun

aard bestemd daaronder te berusten;

2 e bescheiden met overeenkomstige bestenming, ontvangen of opgemaakt door

instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsor­

gaan zijn overgegaan;

3 e bescheiden welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van in­

stellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in de archiefbewaar­

plaatsen zijn opgenomen cm daar te berusten;

4 e fotografische reproduktie, welke bij of krachtens de wet in de plaats

zijn gesteld van de onder le, 2 e en 3 e bedoelde archiefbescheiden of

welke op grond van het bepaalde in artikel 4 zijn vervaardigd.

Zorg houdt de verantwoordelijkheid in voor het vaststellen van regels om­

trent het beheer van de archieven, het inventariseren ervan, het treffen

van maatregelen voor de veilige bewaring en de voorziening in de behoefte

aan ruimte ervoor. De zorg is een beleidsaangelegenheid, die op bestuursni­

veau wordt uitgeoefend.

Archief­

wet 1962

Art. 2

Archief­

wet 1962,

l e hfdst.

Art. 4, 39

Archiefwet

Art. 2, 16 17

Archief-

besluit

Art.49, 50

Page 36: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

36 -

Beheer is een aangelegenheid op uitvoerend niveau. Het is de uiteindelijke

taakuitoefening.

Overbrenging Archieven ouder dan 50 jaar moeten binnen een tijdvak van 10 jaar worden

overgebracht naar de daarvoor aangewezen archiefbewaarplaats.

Dit geschiedt op last van de zorgdragende instantie. Er is een mogelijkheid

een dergelijke overbrenging op te schorten (b.v. registers burg. stand).

Archiefbewaar-j De archiefwet geeft voor het rijk aan waar zich de gebouwen zullen bevinden

plaats waarheen de archieven moeten worden overgebracht.

Bij Algemene ïfaatregel van Bestuur kunnen regels gesteld worden voor de

bouw, verbouwing, inrichting en verandering van archiefbewaarplaatsen. Bij

de inrichting moet o.m. gelet worden op: vloerbelasting, brandbeveiliging,

vocht, insecten, explosiegevaar, wateroverlast en ventilatie.

Openbaarheid

Raadpleging

Uitlening

Inbewaring-

geven

Door de overbrenging naar een archiefbewaarplaats worden de archiefbeschei­

den openbaar.

Er bestaan echter mogelijkheden tot beperking van deze openbaarheid, (b.v.

archieven van voormalige politici). De beperking wordt steeds opgelegd door

het orgaan, dat met de zorg voor de archieven is belast.

Raadpleging van de archiefbescheiden in een archiefbewaarplaats is koste­

loos. Er kunnen bijzondere omstandigheden zijn, die maken dat de beheerder

van een archiefbewaarplaats de gevraagde stukken niet ter raadpleging wil

geven.

Onder uitlenen wordt verstaan; het voor korte tijd ter raadpleging geven

van bescheiden aan archiefdiensten en instellingen waar een deskundig be­

heer en een veilige bewaring zijn verzekerd.

In tegenstelling tot uitlening is inbewaringgeving meestal voor lange tijd

en komen de stukken onder beheer van de archivaris, die ze in bewaring

neemt.

Archiefbesluit

Art. 17

Archiefwet

Art. 6

Archiefbesluit

Art. 61 lid 1

Archiefwet

Art. 7 1idl

Art. 18 lid 2

Archiefbesluit

Art. 21

Archiefwet

Art. 7 lid 2

Archiefbesluit

Art. 22 lid 1

Archiefbesluit

Art. 23, 24,

25, 26

Archiefwet

Art. 2 lid 2

Archiefbesluit

Page 37: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

Rijksarchief­

dienst

Toezicht op

rijksarchiever

Vernietig!ng

Ordenen en

beschrijven

37

In hoofdstuk II van de Archiefwet 1962 en hoofdstuk VII van het Archiefbe

sluit zijn de bepalingen ten aanzien van de rijksarchieven vastgelegd. De

algemene rijksarchiefbewaarplaats is tevens aangewezen als rijksarchiefbe­

waarplaats van de provincie Zuid-Holland. Verder is in elke provinciale

hoofdstad een rijksarchiefbewaarplaats, bestemd voor de bewaring van ar­

chieven van de provinciale organen en hun voorgangers.

De algemene rijksarchivaris oefent onder de bevelen van de Minister van

W.V.C, het toezicht uit op de zorg voor de archiefbescheiden van de rijks­

organen.

De vernietiging van bescheiden is echter alleen geoorloofd als bepaalde, in

de archiefwet 1962 en het archiefbesluit voorgeschreven regels in acht wor­

den gencmen. Een archiefstuk mag vernietigd worden, het is echter geen ver­

plichting.

De vernietiging geschiedt op last van degenen, die met de zorg is belast.

Voor de rijksorganen betekent dit, dat aan een dergelijk overleg de onder­

staande partijen deelnemen:

1. de beleidsafdeling

2. de afdeling Algemene Secretarie-aangelegenheden

3. de algemene rijksarchivaris.

De minister van W.V.C, is verplicht steeds de archiefraad over de vaststel­

ling van de lijsten te horen.

In de praktijk kcmt het ook voor, dat men archiefbescheiden wenst te ver­

nietigen die niet op de hiervoor genoemde lijsten zijn vermeld. Vernieti­

ging kan dan toch plaats hebben nadat adviezen zijn uitgebracht door een of

meer functionarissen of met machtiging van de ministers van W.V.C, en mees­

tal Binnenlandse Zaken.

Hiervan is in de archiefwet 1962 en het archiefbesluit geen voorshrift ge­

geven.

Degenen, die deze taak hebben, zijn gebonden aan de inzichten van hun voor­

gangers , die het archief hebben gevormd.

Archiefwet

hfdst. 2

Art. 11

Archiefbesluit i

hfdst. 7

Archiefwet

Art. 19

Archiefbesluit

Art. 51/54

Archiefwet

Art. 2 lid 2

Archiefbesluit

Art. 2, 3, 4

Archiefbesluit

Art. 3 lid 3

Archiefbesluit

Art. 3 lid 4

Page 38: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

Archiefraad

- 3 8 -

Verder moeten zij zich aan diverse beginselen houden, waarvan het herkatist-

beglnsel de belangrijkste is. Het herkomstbeginsel is het beginsel, dat

leder archiefstuk behoort te worden teruggebracht tot het archief, waaruit

het afkomstig is en in dat archief op zijn oorspronkelijke plaats.

Vooral bij reorganisaties en splitsing van funkties kant het maar al te

vaak voor dat archiefbescheiden niet de op juiste plaats terecht komen.

Daarom is in artikel 3 van de archiefwet de plicht voor de overheidsorganen

opgenomen ervoor zorg te dragen, dat archiefbescheiden die ten onrechte on­

der hun berusting zijn, naar de juiste plaats worden gedirigeerd.

Ook wordt de ontwikkeling van het archiefstuk van concept tot en met de ex­

peditie duidelijk onderkend.

Veel voorkomende termen zijn o.a.:

Cmslag : een beperkt aantal bescheiden

Pak : een omvangrijk aantal bescheiden

In beide gevallen bijeengehouden door een daaromheen gevouwen blad

papier.

Lias : een aantal bescheiden, die door middel van een koord of veter aan­

een geregen zijn.

Charter: een op perkament geschreven akte met zegel.

Akte : een geschrift, opgemaakt om als rechtsgeldig bewijs te dienen.

De archiefraad heeft tot taak de minister van W.V.C, desgevraagd of uit

eigen beweging van voorlichting te voorzien in zaken, die op het archiefwa­

zen betrekking hebben.

Voorts moet de archiefraad datgene verrichten wat hem door de kroon of de

minister van W.V.C, wordt opgedragen. Archiefbesluit

Art. 43/48

Page 39: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den

Document - analys»

mater iSle vorm

Vorm

^saraenstel l h k w a l i t a i t formaat kleur vorm

uitdrukkingswijze

i n k l e d i n g

<taal s t i j l raaact i i

gedrukt

perkament normatl 1, Z, 3. JU, A5, A6.

boek,brochure, zege

proelamatie,formul ier,proces verbas' nota.atatiatiak, enz.

'S \ ' S* * ^ ./̂ -geschreven (paliograf

*erüï iM^tvt-^^-9 , t , k l n*

iach )

.gestencild enz.

kenmerken

persoon { naam en kwaliteit)

plaats van herkomst tijdsbepaling aanwijstekens

achr ij ver / af zendsr ontvanger /geadresseerde

van het docur.snt zelf (ontstaan,ontvangst,

registratie)

Inhoud

mededel ing

OBJECT

GEZICHTSPUNT HANDEL1N8

TIJD

PLAATS

kan ook een persoon zijn

als nadere aanduid ing,niet van hit document, maar van de inhoud -

Page 40: Syllabus themadagen ALSEC medewerkers …publicaties.minienm.nl/download-bijlage/1670/syllabus...2 - \foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor den