Het Nieuwe Werken : successen en valkuilen

Woensdag 9 december 2015

@Politeia

www.dinobusters.org

Op het programma 1. Het nieuwe werken? Een korte doorlichting!2. SWOT eens “het nieuwe werken”3. Kies de juiste outfit voor jouw kantoor (niet: one size fits all) - breng

behoeften in kaart van jouw organisatie4. van ME tot WE space : kennisdelen - network always wins - klaar voor korte

beslissingslijnen en natuurlijk leiderschap5. de beste ambassadeur van jouw organisatie: ben jij

Wie zijn wij ...… en wie zijn jullie?

1. Het nieuwe werken? Een korte doorlichting!

1. Het nieuwe werken?

1. Het nieuwe werken? Een korte doorlichting!

1) HNW = per definitie effectief en efficiënt2) HNW = beter communiceren3) HNW = beter samenwerken4) HNW = meer productiviteit 5) HNW = jezelf meer ontwikkelen6) HNW = sturen op output7) HNW = voor iedereen 8) HNW = altijd, overal, met elk device9) HNW = verantwoord werken

10) HNW = één groot feest

Effectiviteit gaat over...Een meetbaar gegeven om na te gaan welke output er uit een bepaalde input werd gegenereerd.

Efficiëntie gaat over...Zo weinig mogelijk materiaal, energie, inspanningen of geld verspillen.

Het Nieuwe Werken als hefboom● Door HNW te introduceren ga je niet per definitie efficiënter en effectiever

gaan werken.● Alles staat of valt met de wortels van je organisatie:

○ Klare visie en missie: je weet wat je fundamenteel gaat doen en waar je naartoe gaat

○ Hoe ga je je nu het beste organiseren? Inzetten op manier van werken waarbij mensen makkelijk het werk zelf kunnen evalueren en bijsturen.

○ Systemen en processen zijn de aders van de organisatie; de mensen het hart.

HNW staat of valt met integrale benadering van werk:

EFFICIENTIE

EFFECTIVITEIT

1. Het nieuwe werken? Een korte doorlichting!

1) HNW = per definitie effectief en efficiënt2) HNW = beter communiceren3) HNW = beter samenwerken4) HNW = meer productiviteit 5) HNW = jezelf meer ontwikkelen6) HNW = sturen op output7) HNW = voor iedereen 8) HNW = altijd, overal, met elk device9) HNW = verantwoord werken

10) HNW = één groot feest

HNW = beter communiceren?

De ruis ontstaat daar waar je knipt in de organisatie

Rechtstreeks communiceren en betrokkenheid

HNW vergt andere manier van communiceren● Leiding geven op afstand: hoe contact houden met medewerkers die je niet

alle dagen ziet? ● Roosters opmaken grotere uitdaging: persoonlijke inkleuring tijd matcht niet

altijd met de collega’s.● Aanspreken op resultaten en niet op hoe je werkt, wanneer je werkt en

waar je werkt.● Wat met collega’s die niet van ‘the full option’ van HNW kunnen

profiteren: onthaal, labo’s, schoonmaakpersoneel,...Communicatie over grenzen van HNW.

Enkele hulplijnen● Teamcoaching om teams meer zelfredzaam te maken● Coaching voor leidinggevenden: loslaten van controle en meer inzetten op

faciliteren en motiveren van medewerkers● Zelfroosteren: geen planner waar alle planningslast gedumpt wordt, maar

samen met het team oplossen. Zoektocht en erg afhankelijk van type werk, cultuur en planningen die nodig zijn

● Leuke tools: www.hetnieuweteamwerken.be

1. Het nieuwe werken? Een korte doorlichting!

1) HNW = per definitie effectief en efficiënt2) HNW = beter communiceren3) HNW = beter samenwerken4) HNW = meer productiviteit 5) HNW = jezelf meer ontwikkelen6) HNW = sturen op output7) HNW = voor iedereen 8) HNW = altijd, overal, met elk device9) HNW = verantwoord werken

10) HNW = één groot feest

HNW = beter samenwerken?

Projectmanagement is spil om goed samen te werken

● Watervalmethode: hiërarchisch en voor goed te voorspellen projecten die eenvoudig te beheersen zijn (vb. Prince II)

● Scrum: wendbare en snelle methode

Cruciaal: doelen en rollen moeten helder zijn!

Scrum in 120 seconden

1. Het nieuwe werken? Een korte doorlichting

1) HNW = per definitie effectief en efficiënt2) HNW = beter communiceren3) HNW = beter samenwerken4) HNW = meer productiviteit 5) HNW = jezelf meer ontwikkelen6) HNW = sturen op output7) HNW = voor iedereen 8) HNW = altijd, overal, met elk device9) HNW = verantwoord werken

10) HNW = één groot feest

Wist je dat...● 64% van de medewerkers surft elke dag op het net naar sites die niets met

het werk te maken hebben● Hiervan zijn er 39% die ongeveer 1 uur per week daaraan besteden; 21%

meer dan 5u per week.● Facebook spant de kroon

Hoe zouden jullie hiermee om gaan?

HNW = meer productiviteit?

Fit → productiviteit 48% hoger! En

toch: 40% nieuwelingen < 18 mnd

1. Het nieuwe werken? Een korte doorlichting

1) HNW = per definitie effectief en efficiënt2) HNW = beter communiceren3) HNW = beter samenwerken4) HNW = meer productiviteit 5) HNW = jezelf meer ontwikkelen6) HNW = sturen op output7) HNW = voor iedereen 8) HNW = altijd, overal, met elk device9) HNW = verantwoord werken

10) HNW = één groot feest

1. Het nieuwe werken = jezelf ontwikkelen?

1. Het nieuwe werken = jezelf ontwikkelen?

1. Het nieuwe werken? Een korte doorlichting

1) HNW = per definitie effectief en efficiënt2) HNW = beter communiceren3) HNW = beter samenwerken4) HNW = meer productiviteit 5) HNW = jezelf meer ontwikkelen6) HNW = sturen op output7) HNW = voor iedereen 8) HNW = altijd, overal, met elk device9) HNW = verantwoord werken

10) HNW = één groot feest

1. Het nieuwe werken = sturen op output?

management

medewerkers

Installeren van een positieve feedback cultuur● Levenslang leren in een flexibele werkcontext staat of valt met het kunnen

geven van feedback op een positieve en constructieve manier. Er moet een basis aanwezig zijn om veilig te kunnen praten over al dan niet beheelde outputs.

→ feedback

→ positiviteit

→ basis van vertrouwen

Installeren van een positieve feedback cultuurIedereen verantwoordelijk:

- HR verantwoordelijke, - medewerkers en - leidinggevenden

Boeiende leerscan Vlerick Business School ism ESF om zelf actie te ondernemen:

De Leergids is een toolbox om een positieve leercultuur in organisaties te stimuleren. De toolbox bevat verschillende instrumenten voor HR-verantwoordelijken, leidinggevenden en medewerkers. Een belangrijk onderdeel is de leerscan die op basis van een bevraging bij HR-verantwoordelijken, leidinggevenden en medewerkers een inzicht geeft in de sterktes en uitdagingen van het leerklimaat in de organisatie.

http://leerscan.vlerick.com/CompanyRegister

Hulpmiddeltjes● Installeren van teamcharters en persoonlijke charters:

○ Samen nadenken over de dingen waarover je aanspreekbaar bent en ‘afgerekend’ kunt worden.

○ Steeds koppelen aan de visie, missie en strategie van de organisatie: wat is mijn bijdrage in het groter geheel.

● Ambities op organisatieniveau en persoonlijk niveau in balans proberen krijgen

● Evaluatiegesprekken dynamischer maken: niet louter formeel moment 1x per jaar.

1. Het nieuwe werken? Een korte doorlichting

1) HNW = per definitie effectief en efficiënt2) HNW = beter communiceren3) HNW = beter samenwerken4) HNW = meer productiviteit 5) HNW = jezelf meer ontwikkelen6) HNW = sturen op output7) HNW = voor iedereen 8) HNW = altijd, overal, met elk device9) HNW = verantwoord werken

10) HNW = één groot feest

1. Het nieuwe werken voor iedereen?

Tijdperk van Sniffers is voorbij: niet meer focussen op functiebeschrijvingen, maar eerder kijken naar rollen en taken in het groter geheel. Duidelijk durven zeggen aan medewerkers dat functies veranderen.

1. Het nieuwe werken? Een korte doorlichting

1) HNW = per definitie effectief en efficiënt2) HNW = beter communiceren3) HNW = beter samenwerken4) HNW = meer productiviteit 5) HNW = jezelf meer ontwikkelen6) HNW = sturen op output7) HNW = voor iedereen 8) HNW = altijd, overal, met elk device9) HNW = verantwoord werken

10) HNW = één groot feest

1. Het nieuwe werken = altijd, overal, elk device?

Grote uitdagingen: telkens maatwerk!● ICT vaak grootste protest:

○ Beveiliging○ Interne werklading○ Complexiteit van verschillende soft -en hardware

● Verschuiving van privileges en extra-legale voordelen:○ Internetabonnement om thuis en onderweg te werken?

○ Pakket laptop, wagen en telefoon van het werk versus forfait om vrij dingen aan te kunnen kopen versus “trek uw plan”

● Bereikbaarheid versus beschikbaarheid● Vastleggen in afsprakenkaders (valkuil: regelneverij; sterkte: duidelijke

afspraken) of alles vrij laten (valkuil: verwarring en wet sterkste ; sterkte: flexibel inspelen op de context van de werkvloer)

● ...

Evolutie van onze kantoren

1. Het nieuwe werken? Een korte doorlichting

1) HNW = per definitie effectief en efficiënt2) HNW = beter communiceren3) HNW = beter samenwerken4) HNW = meer productiviteit 5) HNW = jezelf meer ontwikkelen6) HNW = sturen op output7) HNW = voor iedereen 8) HNW = altijd, overal, met elk device9) HNW = verantwoord werken

10) HNW = één groot feest

Een aantal mogelijke bijwerkingen● Psychosociaal

○ Moeilijk zelf grenzen kunnen stellen door passie voor het werk○ Werken van thuis uit: sommige mensen durven niet meer van hun stoel komen○ …

● Ergonomie:○ Speciaal materiaal voor personen met een handicap: niet vergeten opvangen ○ Mensen met aangepast bureaumateriaal (vb tegen rugklachten)

Denk aan beleid rond Vitality Management

● Inzetten op gezond en met goesting werken

● Ideetjes waar verschillende bedrijven reeds mee aan de slag gingen:○ Fitbit bandjes voor alle medewerkers van Colliers International met persoonlijke coaching

○ Accenture: fit@work programma: energiemanagement van medewerkers waarbij iedereen

een persoonlijk doel stelt (vb stoppen met roken, meer aan sport doen,...) en gedurende een periode gecoacht wordt. Filosofie erachter: gezonde en gelukkige mensen presteren beter.

○ Search Inside Yourself van Google: inzetten op mindfulness en emoties waarbij nieuwe gezonde gewoontes worden ingelast en mensen beter focus leren houden.

1. Het nieuwe werken? Een korte doorlichting

1) HNW = per definitie effectief en efficiënt2) HNW = beter communiceren3) HNW = beter samenwerken4) HNW = meer productiviteit 5) HNW = jezelf meer ontwikkelen6) HNW = sturen op output7) HNW = voor iedereen 8) HNW = altijd, overal, met elk device9) HNW = verantwoord werken

10) HNW = één groot feest

“C’est le temps que tu as perdu pour ta rose

qui fait ta rose si importante.”

Feestjes bouw je samen...

● HNW is bouwen aan een droom om beter in in je vel te zitten en op een gezonde manier te kunnen werken

● Het is balans zoeken tussen loslaten (vertrouwen) en vasthouden (controle): wie gaat er opruimen na het feestje?

● Geen enkel traject is rozengeur en maneschijn en elk succesverhaal is vooral veel vallen en opstaan. Durf op maat iets maken waar iedereen zich goed bij voelt en tegelijk de doelstellingen gehaald worden.

Conclusie van de doorlichting

Tijd en leiderschap zijn erg belangrijk!

● Leidinggevenden denken zes maanden na over de strategie

● Ze nemen zes weken om het op papier te zetten● In zes dagen overtuigen ze hun staf● In zes uur wordt het aan de manschappen verteld● Die hebben zes minuten om het te begrijpen● En zes seconden om vragen te stellen● Is het dan zo gek dat de “vloer” niet doet wat de top wil?

Leiderschap stimuleren bij iedereen

Stap 1: zelfkennisstap 2: zelfbewustzijnstap 3: low egoStap 4: Algemeen belangStap 5: Verantwoordelijkheid als leidinggevendeStap 6: Integriteit Stap 7: Communicatie.

(1) Iedereen: eigen beeld vd wereld(2) Iedereen: andere informatieverwerking(3) Iedereen: andere vertaling(4) Experten inteelt(5) Schroom: ik snap dit niet (6) Angel: omgaan met kritiek

Joker: charisma

Sam Furnier – De olifant in de kamer. 7 stappen naar inspirerend leiderschap

De context bepaalt mee de leider

2. Swot eens “Het Nieuwe Werken”*

http://www.een.be/programmas/koppen/ceo-van-het-geluk

Goede eigenschappen Slechte eigenschappen

Persoonlijke eigenschappen

STERKTES-- - - -

ZWAKTES-----

Externe omstandigheden

KANSEN-- ---

BEDREIGINGEN-----

Goede eigenschappen Slechte eigenschappen

Persoonlijke eigenschappen

STERKTES → VERDER ONTWIKKELEN- - - -

ZWAKTES → LOSLATEN

-----

Externe omstandigheden

KANSEN → ONDERZOEKEN / AFWEGEN-- ---

BEDREIGINGEN → VERDEDIGEN

-----

LUNCH LUNCH LUNCH LUNCH LUNCH LUNCH

3. Kies de outfit voor je organisatie: de kleren van de keizer

Wees alert voor idea-killers!

JA MAAR → JA EN

Klanten

Je eigen medewerkers

Opdrachten (te koppelen aan jullie

“waarom”)

WAT WIL JIJ VOOR JOUW ORGANISTIE?

Jouw ideale locatie

4. Van ME tot WE Space

1

2

3

Situatie is veranderbaar Situatie is niet veranderbaar

Jij wil de situatie veranderen +++Weg naar succes, verbetering en minder werkdruk

- - - RISICO! Frustratie, onmacht, uitputting → Aanvaarden of “parkeren”

Jij wil de situatie niet veranderen

-Gemiste kansen…

+++ Aanvaarding, beschermen van jezelf, alternatieven zien

Bewaak je energie

Vergroot de betrokkenheid

Negatieve energie - verkleint de invloedscirkel (reactief)

Positieve energie: vergroot de invloedscirkel (pro-actief)

Geen betrokkenheid

cirkel v betrokkenheid

cirkel van

invloedik

Dinobusters!

5. En toch terug… ME: De beste ambassadeur van de organisatie: ben jij

https://www.youtube.com/watch?v=Ve6iPCUk5ZM

Geloofwaardigheid / echt verhaal - Laaghangend fruit

De beste ambassadeur van de organisatie: hoe doe je dat?

Innovatie = fouten maken

Proberen = fouten maken

Leren uit fouten is troef!

Dus om echt medewerkers

ambassadeurs te laten

worden: verandering

nodig…

DURVEN

Angst → anticiperen op iets wat in 99%

van de gevallen nooit gaat gebeuren…

DOEN + DENKEN = DOENKEN...

ZIEN + ZEGGEN = ZIEGEN

Wees mild...

Toolbox

Ga aan de

slag met jullie

eigen droom

Peter Hinsen - The network always wins

https://www.youtube.com/watch?v=pJmNnA1FqTQ www.thenetworkalwayswins.com // www.peterhinsen.com

Steven Van Belleghem: When digital becomes human

https://www.youtube.com/watch?v=FJAQ3pobi6A

Steven Van Belleghem: When digital becomes human

James Kotter - Iceberg is melting

https://www.youtube.com/watch?v=Gh2xc6vXQgk

James Kotter - Iceberg is melting

Change management● Jef Staes “Mijn organisatie is een oerwoud”

Tot slot : nog enkele hulplijnen ●http://issuu.com/dinobusters/docs/survival_kit_communicatie

websites / blogs : www.dinobusters.org www.elkewambacq.org www.

nancydevogelaere.com

Twitter: @din0busters @nancyDVogelaere @inno_elke

●Mail:

•devogelaerenancy@gmail.com

•wambacq.elke@gmail.com