Submission Information Package

Toepassingsprofiel metagegevens voor overdracht van digitale informatieobjecten naar het E-depot Rotterdam

Stadsarchief Rotterdam

2014

Toepassingsprofiel SIP, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr. 1264894 2/45

Versiebeheer Doc.Loods nummer 1264894

Datum Wijziging Versie

25 feb 2014 Concept opgeleverd aan opdrachtgever Ronald Grootveld 0.1

5 mrt 2014 Opmerkingen Ronald Grootveld verwerkt 0.2

8 april 2014 Opmerkingen Bart Ballaux, Jeroen van Oss, Jacqueline Schuurman Hess en Annie de Roover verwerkt 0.3

22 april 2014 Opmerkingen Mies Langelaar verwerkt 0.4

* Dit document is onderdeel van het overdrachtsprotocol E-depot, Stadsarchief Rotterdam, doc.nr. 1003689


Inhoudsopgave Inhoudsopgave .........................................................................................................................................3

1. Inleiding ................................................................................................................................................4

1.1. Aanleiding _________________________________________________________________ 4

1.2. Doel______________________________________________________________________ 4

1.3. Metagegevens______________________________________________________________ 4

1.4. Beheer van het toepassingsprofiel SIP___________________________________________ 5

2. Toelichting op het toepassingsprofiel SIP ............................................................................................6

2.1. Eén entiteit model ___________________________________________________________ 6

2.2. Aggregatieniveaus __________________________________________________________ 6

2.3. Mapping __________________________________________________________________ 7

3. Toelichting op de Elementen................................................................................................................9

3.1. Definitie ___________________________________________________________________ 9

3.2. Belang ____________________________________________________________________ 9

3.3. Doel/functie ________________________________________________________________ 9

3.4. Specificaties _______________________________________________________________ 9

3.5. Opmerkingen______________________________________________________________ 10

3.6. Voorbeelden ______________________________________________________________ 10

3.7. Referentie naar andere datamodellen __________________________________________ 10

4. Overzicht van de Elementen per niveau ............................................................................................11

4.1. Aggregatieniveau Archief .............................................................................................................11

4.2. Aggregatieniveau Serie................................................................................................................18

4.3. Aggregatieniveau Dossier ............................................................................................................24

4.4. Aggregatieniveau Document........................................................................................................33

4.5. Aggregatieniveau File ..................................................................................................................39

5. Geraadpleegde documentatie.........................................................................................................42

Bijlage 1: Voorbeelden van mappings van aggregatieniveaus ..............................................................43

Bijlage 2: Overzicht van de gebruikte elementen per niveau.................................................................44


1. Inleiding 1.1. Aanleiding Dit overdrachtsprotocol beschrijft de interactie tussen archiefvormer en Stadsarchief bij overdracht van digitale archiefstukken of informatieobjecten. Het protocol geeft in een overzicht (stappenplan) aan welke fases worden doorlopen en gaat nader in op de elementen die voor de archiefvormer van belang zijn. Een onderdeel van het overdrachtsprotocol zijn de bepalingen aangaande aan te leveren metagegevens. 1.2. Doel In september 2013 is begonnen aan de uitwerking van een toepassingsprofiel metagegevens voor overdracht van digitale informatieobjecten naar het e-depot Rotterdam (Hierna te noemen

toepassingsprofiel SIP1). Het doel van dit toepassingsprofiel is het geven van richtlijnen voor het

aanmaken van een xml-schema. Een xml-schema is noodzakelijk om de metagegevens, behorende bij de over te dragen digitale informatieobjecten, gestandaardiseerd op te nemen in het e-depot. 1.3. Metagegevens Metagegevens zijn gegevens die context, inhoud en structuur van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven. Het vastleggen van metagegevens is essentieel voor het waarborgen van authenticiteit, integriteit en betrouwbaarheid van informatie en maakt daarnaast het terugvinden, interpreteren en uitwisselen van informatie mogelijk. Overheidsorganisaties zijn op grond van de archiefregeling verplicht een overzicht, als bedoeld in de NEN-ISO 23081 norm, vast te stellen, waarin ze aangeven welke metagegevens voor de eigen organisatie minimaal nodig zijn en hoe deze worden vastgelegd. Deze internationale metagegevensstandaard is uitgewerkt in de “richtlijn metagegevens overheidsinformatie” voor gebruik binnen de Nederlandse overheid. - Een metagegevensstandaard beschrijft op hoog niveau de principes rond het gebruik van

metagegevens, en ondersteunt bij het ontwikkelen en implementeren van metagegevensschema’s. De NEN ISO 23081 norm is een voorbeeld van zo een standaard.

- Een metagegevensschema is een logisch plan dat de relatie weergeeft tussen metagegevenselementen en deze elementen benoemt en waardeert door ze al dan niet verplicht te stellen. De richtlijn metagegevens overheidsinformatie is een voorbeeld van zo een richtlijn.

- Het toepassingsprofiel is een praktische uitwerking van zo’n schema. De elementen worden hierin verder toegelicht en met voorbeelden ondersteund. Dit voorliggende document is hiervan een voorbeeld

- Een xml-schema is de machineleesbare vertaling van een toepassingsprofiel en daarmee het instrument dat ingezet wordt om de metagegevens daadwerkelijk op een gestandaardiseerde manier over te zetten naar een e-depot

- Een metadatamodel beschrijft hoe de metagegevens in een specifiek informatiesysteem worden vastgelegd en gestructureerd. Een voorbeeld van een metadatamodel is het metadatamodel in de E-depot software of in het document managementsysteem Doc. Loods.

De basis voor dit toepassingsprofiel is het huidige metadatamodel van de Safety Deposit Box (MeDuSa 4.0). De metagegevens uit dit model zijn beoordeeld op bruikbaarheid en noodzaak voor de Rotterdamse omgeving. Hierbij is onder andere ook bekeken welke metagegevens door de SDB software zelf worden gegenereerd en welke dienen te worden aangeleverd door de archiefvormer in een SIP. Het resultaat van deze exercitie is te vinden in het document “metadatamodel SDB en toepassingsprofiel metagegevens SIP” (Doc.loodsnr. 1324451).

1 Een SIP (Submission Information Package), is een set digitale informatieobjecten met bijhorende inhoudelijke en

technische metadata, bedoeld voor opname in een e-depot.


1.4. Beheer van het toepassingsprofiel SIP Dit toepassingsprofiel is een momentopname. In de toekomst zullen er elementen worden vervangen of aangepast in verband met veranderende inzichten, regelgeving of ervaringen uit de praktijk. Mocht het bijvoorbeeld voorkomen dat een archiefvormer een archief als een constante stroom wil overdragen aan het Stadsarchief en daarbij gebruik maakt van meerdere entiteiten, die met elkaar verbonden zijn middels koppelingen of relaties, is dat een startsein om dit toepassingsprofiel grondig te herzien.


2. Toelichting op het toepassingsprofiel SIP In dit hoofdstuk wordt een toelichting gegeven op de opbouw van het toepassingsprofiel. Keuzes worden onderbouwd en concepten worden toegelicht. 2.1. Eén entiteit model Metagegevens kunnen aan verschillende entiteiten worden gekoppeld. De ISO 23081 norm en de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie beschrijven welke entiteiten kunnen worden onderscheiden:

- record

- actor

- (bedrijfs-)activiteit

- mandaat

- relatie

De entiteit ‘record’ vervult een centrale en onmisbare rol in dit model. Het record is de neerslag van processen en activiteiten. Metagegevens moeten het record zo compleet mogelijk beschrijven. De context waarin het record is ontstaan en wordt gebruikt, maakt deel uit van die beschrijving. Informatie over de actor, het mandaat en de activiteit kan als contextinformatie eventueel worden opgenomen in de metagegevens bij de entiteit ‘record’. In dit toepassingsprofiel gaan we uit van een model gebaseerd op een enkele entiteit. In theoretische modellen wordt vaak uitgegaan van meerdere entiteiten, omdat dit de ideale situatie beschrijft. Om de volgende redenen is een meer-entiteiten-model niet mogelijk/zinvol:

• De overdracht van archieven is niet een constante stroom van gegevens (denk aan een

database), maar bestaat (vooralsnog) uit pakketten2.

• In Rotterdam zijn in ieder geval de archieffasen dynamisch en statisch op dit moment de realiteit, waarbij de fase-overgangen nauwkeurig dienen te geschieden. Een zo simpel mogelijk metadatamodel helpt hierbij.

• Er zijn nauwelijks toepassingen in Rotterdam waarbij daadwerkelijk gebruik wordt gemaakt van meerdere entiteiten.

• Het beherend systeem Atlantis en de SDB applicatie zijn op dit moment nog niet zo ingericht dat een overdracht kan plaats vinden waarin sprake is van meerdere entiteiten.

2.2. Aggregatieniveaus In dit toepassingsprofiel onderscheiden we meerdere aggregatieniveaus en geven we aan of het

aggregatieniveau3 herhaalbaar is. Gecombineerd met de bepaling dat een aggregatieniveau

herhaalbaar mag zijn of niet levert dit de basis voor een eventuele mapping van dit toepassingsprofiel met een metadatamodel van een archiefvormer in de praktijk. Wanneer van een aggregatieniveau is bepaald dat het herhaalbaar mag zijn houdt dit in dat het niveau met de daarbij bepaalde metagegevensset een onbeperkt aantal keren hergebruikt mag worden. Zie bijlage 2 'voorbeelden van mappings van aggregatieniveaus'. Door het afstemmen en onderzoeken van verschillende metadatamodellen uit de theorie en de praktijk, zoals bijvoorbeeld de richtlijn metagegevens overheidsinformatie, het door SDB gebruikte Medusa metadatamodel en de huidige en toekomstige inrichting van eDocs (zie gebruikte literatuur voor een volledig overzicht) zijn we gekomen we tot vier specifieke aggregatieniveaus waarvan het hoogste niveau niet herhaalbaar is en de overige niveaus wel.

2 Pakketten is de vertaling van het Engelse woord “packages”. Met de term wordt een set digitale

informatieobjecten met bijbehorende metadata aangeduid. 3 Een aggregatieniveau is een hiërarchisch niveau om ordening aan te brengen in een verzameling


Naam: Herhaalbaar: Aanduiding:

1 Archief Niet herhaalbaar Hoogste niveau

2 Serie Herhaalbaar Structuurniveau

3 Dossier Herhaalbaar Behandelniveau

4 Document Herhaalbaar Documentniveau

Tabel 1: Aggregatieniveaus

We onderscheiden vier aggregatieniveaus, waarvan de laagste drie niveaus herhaalbaar zijn, omdat:

• het dan in de meeste gevallen mogelijk is om een mapping te maken. De herhaalbaarheid biedt mogelijkheden om aggregatieniveaus van een archief(vormer) te matchen.

• een digitaal archief in de praktijk zonder problemen opgenomen moet kunnen worden in het e-depot van het Stadsarchief. De aggregatieniveaus en de mogelijkheid tot herhaalbaarheid sluiten aan bij de eisen die de Safety Deposit Box (SDB) stelt aan vorm en structuur van digitale archieven.

• het dan mogelijk is om een duidelijk aan te geven welke metagegevens per aggregatieniveau dienen te worden overgedragen/vastgelegd.

• er in de praktijk overgedragen zal worden in pakketten, waardoor een hoogste niveau dat niet herhaalbaar is en dat enkel een aantal essentiële kenmerken van het over te dragen pakket bevat, praktisch en logisch is.

In principe kan er in het onderscheiden van aggregatieniveaus ook nog onderscheid worden gemaakt tussen document en file. Deze niveaus zijn hier echter samengevoegd en hebben een 1:n relatie. Een document heeft dus altijd een file, maar kan ook gekoppeld zijn aan meerdere files. Metagegevens kunnen overgeërfd worden tussen de verschillende aggregatieniveaus. Dit houdt in dat metagegevens die zijn vastgelegd op een hoger niveau niet meer vastgelegd hoeven te worden op een lager niveau. Een voorbeeld hiervan is openbaarheid. Als de openbaarheid is bepaald op serieniveau, dan geldt deze mate van openbaarheid ook voor de onderliggende niveaus. Technisch zal nog uitgezocht moeten worden of het voldoende is om de gegevens eenmalig op het hoogste niveau mee te geven of dat ze op altijd op elk niveau moeten worden vastgelegd. Archief kan gedefinieerd worden als het niveau van overdracht. Elke overdracht wordt op het niveau van archief overgedragen en is daarom niet herhaalbaar. Enkele algemene metagegevens over het over te dragen archief worden meegegeven en gelden voor het gehele over te dragen archief. Het niveau Serie kan gedefinieerd worden als het niveau waarmee structuur wordt aangebracht en is daarom herhaalbaar. Een aantal overerfbare metagegevens worden op dit niveau meegegeven zodat die niet op elk lager niveau hoeven te worden vastgelegd. Dossier is het niveau van behandeling en is herhaalbaar. Een dossier of een zaak kunnen als een eenheid worden beschouwd en zijn de basis voor bijvoorbeeld selectie en waardering. Het is het behandel niveau, omdat dit niveau het resultaat is van de behandeling van een enkele zaak. Het niveau Document wordt gebruikt om een bestand met metagegevens over te dragen en is het laagste niveau. Het is in theorie herhaalbaar, maar in de praktijk zal dat niet vaak voorkomen. Het niveau document kan meerdere files bevatten zoals bijvoorbeeld bij een mail met bijlagen. Het niveau file is het laagste niveau. Dit niveau dient vooral voor het vastleggen, naast enkele basis metagegevens, van de technische metagegevens. Technische metagegevens, zoals de fixity-informatie en eigenschappen (properties) van de files worden door de e-depotsoftware zelf gegenereerd bij het opnameproces. Dit hoeft dus niet in de SIP te worden meegeleverd. 2.3. Mapping Mappen is de activiteit waarbij twee sets van metagegevens met elkaar worden vergeleken. Het resultaat is een mapping. Het doel van mappen is om de overeenkomsten en de verschillen tussen de twee sets vast te stellen. Met de overeenkomsten en verschillen in kaart kunnen vervolgens afspraken worden gemaakt en oplossingen worden bedacht voor het overdragen van digitale informatie.


Wanneer een archiefvormer digitaal archief wil overdragen moeten er eerst twee zaken worden gemapt: 1) Als eerste de aggregatieniveaus van de archiefvormer met die uit dit toepassingsprofiel. 2) Ten tweede de metagegevensvelden (attributen) per aggregatieniveau van de archiefvormer met

die uit dit toepassingsprofiel. Een mapping is nodig om de registratie uit de praktijk van de archiefvormer aan te laten sluiten op de mogelijkheden die het Stadsarchief biedt voor het opnemen van digitale archieven. Wanneer de mapping niet lukt, dienen maatregelen genomen of aanpassingen gedaan te worden door de archiefvormer. Het toepassingsprofiel is in dit geval leidend, maar het Stadsarchief zal zich zoveel als mogelijk flexibel opstellen en de archiefvormer adviseren bij het verkrijgen van een juiste mapping (zie het overdrachtsprotocol voor de procedure).

Elk type aggregatieniveau uit dit model is minimaal één maal verplicht4. Alle niveaus met uitzondering

van archief, zijn echter in principe oneindig herhaalbaar. Het kan voorkomen dat twee metagegevensvelden van de archiefvormer moeten worden samengevoegd naar één veld of dat bij een bepaald veld van de archiefvormer gekozen moet worden voor één bepaald metagegevensveld uit dit model, terwijl het eigenlijk twee attributen bevat. Bij elke mapping zullen voor dit soort gevallen afzonderlijek afspraken moeten worden gemaakt. Verdere richtlijnen, problemen, issues komen uit het testen van een feitelijke overdracht.

4 Alleen het niveau “Serie” kan ook als dummyniveau worden toegevoegd als dit niet nodig is in de mapping.


3. Toelichting op de Elementen In dit hoofdstuk worden de verschillende velden uit het onderstaande schema uitgelegd.

(nummer element) + (naam van het element)

Definitie

Belang Verplicht / optioneel

Doel / functie

Herhaalbaar:

Veldwaarde:

Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen

Voorbeelden

Aanduiding SDB

Referentie Atlantis

Referentie Concern

3.1. Definitie De definitie legt in korte bewoordingen de betekenis van het ‘element’ uit. 3.2. Belang Met het belang is bedoeld of het element een verplicht of een optioneel metagegevensveld is. Met andere woorden: moet de archiefvormer dit metagegevensveld verplicht aan het Stadsarchief aanleveren of niet. 3.3. Doel/functie Met doel/functie wordt aangegeven welke functie het metagegevensveld heeft. Een identificatienummer heeft bijvoorbeeld als doel dat een record herkenbaar en terugvindbaar is. 3.4. Specificaties Het veld specificatie valt uiteen in drie subvelden, te weten ‘herhaalbaar’, ‘veldwaarde’ en ‘toegelaten waarde’. Met ‘herhaalbaar’ wordt bedoeld dat het attribuut meerdere keren kan voorkomen per toepassing van het aggregatieniveau. Een zaak kan bijvoorbeeld betrekking hebben op meerdere locaties tegelijk. Het attribuut omschrijving is dan herhaalbaar wat inhoudt dat het metagegeven meerdere keren kan voorkomen per zaak. Zaak 1: locatie 1; locatie 2; enz. Herhaalbaarheid dient niet verward te worden met het principe dat een metagegeven uniek dient te zijn. Met ‘veldwaarde’ wordt aangegeven. welke invoer in een veld toegestaan wordt. De waarde van een veld kan verschillen. Dit kan bijvoorbeeld een datum zijn of een tekst. Ook kan het aantal posities voorgedefinieerd zijn etc. De volgende veldwaarden kunnen voorkomen: - Numeriek veld - Vrij tekstveld - Keuzelijst - Datumveld (jjjj) - Datumveld (dd-mm-jjjj) Met toegelaten waarde wordt dus omschreven welke waardes aan een bepaald veld zijn toegekend. Deze waardes worden vastgelegd door de databasebeheerders.


3.5. Opmerkingen Wordt gebruikt met het doel om een opmerking te plaatsen of om het metagegevens-element nader toe te lichten. 3.6. Voorbeelden Laat met voorbeelden aan de archiefvormer zien hoe het metagegevens-element kan worden gebruikt en/of aangeleverd. 3.7. Referentie naar andere datamodellen Aanduiding SDB Achter ‘Aanduiding SDB’ wordt ingevuld met welk SDB-metagegevens-element kan worden vergeleken. Dit vult de archiefvormer niet in, maar is bedoeld voor de mapping die door het Stadsarchief plaatsvindt. Referentie Concern Achter ‘Referentie Concern’wordt ingevuld met welk Concern-metagegevens-element kan worden vergeleken. Dit is bedoeld voor de mapping die door het Stadsarchief plaatsvindt. Dit metadatamodel is afgeleid van de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie (2009). Dit model is geïmplementeerd in de nieuwe Rotterdamse DMS/RMA eDocs. Zie Metadatamodel informatiebeheer Concern Rotterdam (concept) 2013 (docloodsnr. 1082360) Referentie Atlantis Achter ‘Referentie Atlantis’ zal in de nabije toekomst ingevuld moeten worden met welk Atlantis-metagegevens-element kan worden vergeleken. Dit is bedoeld voor de mapping die nodig is voor de koppeling van de SDB met Atlantis Zie Metadatamodel Atlantis 2013, Stadsarchief Rotterdam (concept), 2011-2013 (doc.loodsnr. 1041172) en de eerste poging tot mapping metagegevens SDB met Atlantis, juli 2013 (doc.loodsnr. 1226739).


4. Overzicht van de Elementen per niveau 4.1. Aggregatieniveau Archief

1. Identificatiekenmerk

Definitie Uniek kenmerk van een archief

Belang Verplicht

Doel / functie Herkenbaar en terugvindbaar maken van een voorkomen van een archief

Herhaalbaar: nee

Veldwaarde: vrij tekstveld

Specificaties

Toegelaten waarden: in de identificatiekenmerken dienen geen spaties voor te komen. Enkel de karakters 0-9 en A_Z mogen voorkomen. Als scheidingstekens zijn alleen _ en – toegestaan.

Opmerkingen Het identificatiekenmerk (beheernummer) wordt op het hoogste aggregatieniveau door het Stadsarchief aangeleverd.

Voorbeelden “1524”

Aanduiding SDB Coll.: Identificatiekenmerk

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 2. Identificatiekenmerk

2. Aggregatieniveau

Definitie Het niveau waarop een record kan worden beschreven

Belang Verplicht

Doel / functie Het aggregatieniveau geeft aan op welk niveau bepaalde metagegevens van toepassing zijn en het is nodig voor het hiërarchisch groeperen van informatieobjecten en daarmee aangeven van de logische samenhang er tussen.

Herhaalbaar: nee

Veldwaarde: keuzelijst

Specificaties

Toegelaten waarde: archief, serie

Opmerkingen In de SDB is er de keuze uit de aggregatieniveaus: “archief”, “serie”, “dossier”, “record”. Zie voor voorbeelden van mapping van niveaus bijlage 2 van het toepassingsprofiel.

Voorbeelden “archief”

Aanduiding SDB Coll.: Aggregatieniveau

Referentie Atlantis

Referentie Concern Niet aanwezig in metadatamodel concern

3. Naam

Definitie Beknopte formeel-inhoudelijke beschrijving (titel) van een archief

Belang Verplicht

Doel / functie Herkenbaar en terugvindbaar maken van een archief

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarden:

Opmerkingen

Voorbeelden “Cluster dienstverlening, vakeenheid publiekszaken” “Dienst gemeentewerken Rotterdam” “Stadsontwikkeling: bureau omgevingsvergunningen”

Aanduiding SDB Coll.: Benaming, OfficiëleNaam

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 4. Naam

5. Omschrijving

Definitie Vrije tekst met nadere beschrijving van een archief

Belang Optioneel

Doel / functie Het verschaffen van nadere inhoudelijke informatie


Herhaalbaar: ja


Specificaties

Toegelaten waarden:

Opmerkingen Betreft de beschrijving van het archief anders dan of complementair op de naam van het archief.

Voorbeelden “Het archief heeft betrekking op het proces verlenen parkeervergunningen in de periode 2013-2015 met uitzondering van gehandicaptenplaatsen.”

Aanduiding SDB Coll.: Inhoudsbeschrijving, abstract, (p)

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 6. omschrijving

6.1. Dekking in tijd, beginjaar

Definitie Aanduiding van het beginjaar van de periode waarop het archief van toepassing is.

Belang Verplicht

Doel / functie Geeft het startjaar aan van de periode waarop het archief betrekking heeft.

Herhaalbaar: nee

Veldwaarde: datumveld (jjjj)

Specificaties

Toegelaten waarden:

Opmerkingen


Aanduiding SDB Coll.: Dekking, periode, beginjaar

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 9.1 Dekking in tijd

6.2. Dekking in tijd, eindjaar

Definitie Aanduiding van het eindjaar van de periode waarop het archief van toepassing is.

Belang Verplicht

Doel / functie Geeft het eindjaar aan van de periode waarop het archief betrekking heeft.

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarden:

Opmerkingen


Aanduiding SDB Coll.: Dekking, periode, eindjaar

Referentie Atlantis


8.1. Gebruiksrechten, voorwaarde

Definitie Voorwaarden verbonden aan gebruik van het archief anders dan raadpleging.

Belang Optioneel

Doel / functie Het beschermen van mogelijk op het archief van toepassing zijnde gebruiksrechten (bijvoorbeeld auteursrechten).

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarden:

Opmerkingen Omschrijving van de aard van de rechten, de grondslag daarvan, voorwaarden voor gebruik en bij wie de rechten berusten.

Voorbeelden “Hergebruik onder voorwaarden” “Verbod op hergebruik”

Aanduiding SDB Coll.: Gebruiksrechten, omschrijvingsVoorwaarde, abstract, (p)

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 16.1 Gebruiksrechten: omschrijving voorwaarden

8.2. Gebruiksrechten, jaar van vrijgave

Definitie Jaar waarin de voorwaarden verbonden aan het gebruik komen te vervallen.


Belang Optioneel

Doel / functie Aangeven tot wanneer de voorwaarden verbonden aan het gebruik van een document anders dan raadpleging van toepassing zijn.

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen


Aanduiding SDB Coll.: Gebruiksrechten, geldigheidsperiode, eindjaar

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 16.2 Gebruiksrechten: datum/periode

9.1. Openbaarheid, code

Definitie Aanduiding van de gestelde wettelijke beperkingen aan de raadpleging door derden (bijvoorbeeld in verband met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van personen)

Belang Verplicht

Doel / functie Bescherming tegen onbevoegde of voortijdige raadpleging van de informatie door derden

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde: A, B, O, XXX

Opmerkingen In de SDB is er de keuze uit de codes “A”, “B”, “O” en “XXX”

Voorbeelden “openbaar” “beperkt openbaar”

Aanduiding SDB Coll.: Openbaarheid, code

Referentie Atlantis


9.2. Openbaarheid, jaar van vrijgave

Definitie Aanduiding van het jaar waarin de gestelde bepalingen aangaande de openbaarheid komen te vervallen.

Belang Verplicht, maar alleen als openbaarheid beperkt is. Anders kan dit veld leeg worden gelaten.

Doel / functie Vaststellen wanneer de beperkingen ten aanzien van de openbaarheid aflopen.

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen


Aanduiding SDB Coll.: Openbaarheid, geldigheidsPeriode, eindjaar

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 16.2 Openbaarheid: datum/periode

9.3. Openbaarheid, voorwaarde

Definitie Beperkingen ten aanzien van de openbaarheid, in te stellen na overbrenging

Belang Optioneel

Doel / functie Bescherming van de privacy, veiligheid van de staat en bevoor- of benadelen van betrokkenen

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen Conform art. 15 van de Archiefwet 1995


Voorbeelden “De documenten voor zover jonger dan 50 jaren zijn, met uitzondering van het reeds gepubliceerde drukwerk, slechts ter inzage na voorafgaande toestemming van de bewaargever”

Aanduiding SDB Coll.: Openbaarheid, omschrijvingsVoorwaarde, abstract (p)

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 18.2 Openbaarheid: omschrijving voorwaarden

12.1. Rol actor

Definitie Aanduiding van de rol van de organisatie of persoon formeel verantwoordelijk of betrokken bij de creatie, ontvangst en/of overbrenging van de informatie.

Belang Verplicht

Doel / functie Vastleggen van de rol die een actor speelt ten aanzien van de informatie

Herhaalbaar: ja


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen Defaultwaarde is “archiefvormer”

Voorbeelden “Zorgdrager” “Archiefvormer” “Beheerder”

Aanduiding SDB Coll.: BetrokkenInstantieofFunctionaris, rol

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Actor, aggregatieniveau organisatie of persoon, 5. Classificatie

12.2. Type actor

Definitie Niveau in de hiërarchie van de actor

Belang Verplicht

Doel / functie Van belang voor de uitwisselbaarheid van informatie

Herhaalbaar: ja


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen Defaultwaarde is “organisatie”

Voorbeelden “organisatie” “persoon” “functionaris”

Aanduiding SDB Coll.: BetrokkenInstantieofFunctionaris, agent, aggregatieniveau

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Actor, aggregatieniveau organisatie of persoon, 5. Classificatie

12.3. Naam actor

Definitie Officiële naam van de organisatie of de persoon formeel verantwoordelijk of betrokken bij de creatie, ontvangst en/of overbrenging van de informatie

Belang Verplicht

Doel / functie Vastlegging van de naam van de organisatie of persoon

Herhaalbaar: ja


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen

Voorbeelden “Cluster dienstverlening; vakeenheid Publiekszaken”

Aanduiding SDB Coll.: BetrokkenInstantieofFunctionaris, agent, naam, organisatienaam, OfficiëleNaam

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Actor, aggregatieniveau organisatie of persoon, 4. Naam

13.1. Vertrouwelijkheid, niveau

Definitie Het niveau van vertrouwelijkheid van de informatie in een archief

Belang Optioneel


Doel / functie Afschermen van informatie in het archief tegen inzage door onbevoegden

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarden:

Opmerkingen De niveaus van vertrouwelijkheid dienen gelijk te zijn aan onderstaande niveaus, afkomstig uit de zaaktypecatalogus (ZTC 2.0). Authority file vertrouwelijkheid: - Zeer geheim - Geheim - Confidentieel - Vertrouwelijk - Zaakvertrouwelijk - Intern - Beperkt openbaar - Openbaar In de SDB is er de keuze uit: Departementaal vertrouwelijk, Confidentieel, Geheim en Zeer Geheim. Dit moet nog verder worden uitgewerkt.

Voorbeelden

Aanduiding SDB Coll.: Vertrouwelijkheid, Niveau

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 17.1 Vertrouwelijkheid: classificatie/niveau

13.2. Vertrouwelijkheid, jaar van vrijgave

Definitie Aanduiding van het jaar waarin de gestelde bepalingen aangaande de vertrouwelijkheid komen te vervallen.

Belang Optioneel

Doel / functie Vaststellen van de periode waarop de vertrouwelijkheidsbepaling van toepassing is.

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen


Aanduiding SDB DU: Vertrouwelijkheid, ExpiratieDatum, jaar

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 17.2 Vertrouwelijkheid: datum/periode

14.1. Event history, datum

Definitie Datum waarop een actie/event ten opzicht van een archief heeft plaats gevonden

Belang Optioneel

Doel / functie Duidt aan wanneer een actie/event ten opzicht van een archief heeft plaats gevonden

Herhaalbaar: ja

Veldwaarde: datumveld (dd-mm-jjjj)

Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen

Voorbeelden “19-07-2008”

Aanduiding SDB Coll.: EventHistory, event, beginDatum, datumEnTijd

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 12.1 Event geschiedenis: datum/periode

14.2. Event history, type

Definitie Soort activiteit of gebeurtenis die ten opzicht van een archief heeft plaats


gevonden

Belang Optioneel

Doel / functie Duidt aan welk type activiteit of gebeurtenis ten opzicht van een archief heeft plaats gevonden

Herhaalbaar: ja


Specificaties

Toegelaten waarden:

Opmerkingen Events worden overgedragen met behulp van een log file. De events dienen van gelijke strekking te zijn als onderstaande elementen. Authority file event geschiedenis: - creëren - raadplegen of pogen tot raadpleging - serie verwijderen - metagegevens/registratie aanpassen - autorisatie aanpassen? - overdragen - archief vernietigen - archief koppelen - vertrouwelijkheid aanpassen - openbaarheid aanpassen - resultaattype aanpassen - verplaatsen

Voorbeelden “Creatie archief” “Wijziging archief” “Vernietiging archief”

Aanduiding SDB Coll.: EventHistory, event, type

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 12.2 Event geschiedenis: type

14.3. Event history, beschrijving

Definitie Nadere beschrijving van een actie/event dat ten opzicht van een archief heeft plaats gevonden

Belang Optioneel

Doel / functie Geeft nadere uitleg welk soort actie/event het precies betreft.

Herhaalbaar: ja


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen

Voorbeelden

Aanduiding SDB Coll.: EventHistory, event, beschrijving (p)

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 12.3 Event geschiedenis: beschrijving

14.4. Event history, functionaris

Definitie Functionaris die een actie/event ten opzicht van een archief heeft uitgevoerd

Belang Optioneel

Doel / functie Geeft de naam of rol van de functionaris weer die de actie/event heeft uitgevoerd

Herhaalbaar: ja


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen Het veld kan zowel gevuld worden met een naam van een persoon als met de functiebeschrijving van een persoon.

Voorbeelden “Annemieke de Boer” “E-conservator”

Aanduiding SDB Coll.: EventHistory, event, betrokkenenInstantieofFunctionaris, agent, naam,


functionarisnaam

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 12.4 Event geschiedenis: functionaris

15. Organisatiespecifieke metagegevens

Definitie Voor een archiefvormer specifieke (inhoudelijke) metagegevens

Belang Optioneel

Doel / functie Stelt de archiefvormer in staat om relevante (vaak inhoudelijke) metagegevens op te nemen in het e-depot, die niet in een ander element thuishoren.

Herhaalbaar: ja


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen Vanuit specifieke wet of regelgeving kan het zijn dat bepaalde metagegevens opgeslagen moeten worden bij een bepaald document die niet in de andere elementen thuishoren. Dit element kan hiervoor worden gebruikt.

Voorbeelden

Aanduiding SDB Coll.: AgencySpecificArchiveMetadata

Referentie Atlantis



4.2. Aggregatieniveau Serie


Definitie Uniek kenmerk van een (sub)serie

Belang Verplicht

Doel / functie Herkenbaar en terugvindbaar maken van een voorkomen van een (sub)serie

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarden: in de identificatiekenmerken dienen geen spaties voor te komen. Enkel de karakters 0-9 en A_Z mogen voorkomen. Als scheidingstekens zijn alleen _ en – toegestaan.

Opmerkingen Betreft een unieke vrij tekstveld code die veelal gegenereerd is door de applicatie waarin de serie wordt beheerd.

Voorbeelden “128765” “24c-12”

Aanduiding SDB Coll.: Identificatiekenmerk

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 2. Identificatiekenmerk

2. Aggregatieniveau

Definitie Het niveau waarop een entiteit kan worden beschreven

Belang Verplicht


Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde: archief, serie


Voorbeelden “archief” “serie”

Aanduiding SDB Coll.: Aggregatieniveau

Referentie Atlantis


3. Naam

Definitie Beknopte formeel-inhoudelijke beschrijving van een (sub)serie

Belang Verplicht

Doel / functie Herkenbaar en terugvindbaar maken van een (sub)serie

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarden:

Opmerkingen

Voorbeelden “Verlening parkeervergunningen 2013” “Aanleg leidingen Nesselande”

Aanduiding SDB Coll.: Benaming, OfficiëleNaam

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 4. Naam

5. Omschrijving

Definitie Vrije tekst met nadere beschrijving van een serie

Belang Optioneel



Herhaalbaar: ja


Specificaties

Toegelaten waarden:

Opmerkingen Betreft de beschrijving van de serie anders dan of complementair op de naam van de serie.

Voorbeelden “De bijlagen bij de vergunningen zijn buiten de serie gehouden”

Aanduiding SDB Coll.: Inhoudsbeschrijving, abstract, (p)

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 6. omschrijving


Definitie Aanduiding van het beginjaar van de periode waarop de (sub)serie van toepassing is.

Belang Optioneel

Doel / functie Geef bij een (sub)serie aan op welke periode de onderliggende dossiers betrekking hebben.

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarden:

Opmerkingen


Aanduiding SDB Coll.: Dekking, periode, beginjaar

Referentie Atlantis



Definitie Aanduiding van het eindjaar van de periode waarop de (sub)serie van toepassing is.

Belang Optioneel

Doel / functie Geef bij een (sub)serie aan op welke periode de onderliggende dossiers betrekking hebben.

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarden:

Opmerkingen


Aanduiding SDB Coll.: Dekking, periode, eindjaar

Referentie Atlantis


7. Extern identificatiekenmerk

Definitie Unieke kenmerken (codes of nummers) toegekend aan de serie buiten de huidige beheeromgeving

Belang Optioneel

Doel / functie Het behouden van kenmerken waaronder de serie (eerder) bekend staat/stond, waardoor de links naar andere systemen (bijv. procesapplicaties) niet verloren gaan.

Herhaalbaar: ja


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen


Aanduiding SDB Coll.: ExternIdentificatieKenmerk, kenmerk

Referentie Atlantis


Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 10.1 Externe identificatiekenmerken: kenmerk in systeem


Definitie Voorwaarden verbonden aan het gebruik van de serie anders dan raadplegen

Belang Optioneel

Doel / functie Het beschermen van mogelijk op de serie van toepassing zijnde gebruiksrechten (bijvoorbeeld auteursrechten).

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarden:

Opmerkingen Omschrijving van de aard van de rechten, de grondslag daarvan, voorwaarden voor gebruik en bij wie de rechten berusten.

Voorbeelden “Hergebruik onder voorwaarden” “Verbod op hergebruik”

Aanduiding SDB Coll.: Gebruiksrechten, omschrijvingsVoorwaarde, abstract, (p)

Referentie Atlantis



Definitie Datum waarin de voorwaarden verbonden aan het gebruik komen te vervallen.

Belang Optioneel


Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen


Aanduiding SDB Coll.: Gebruiksrechten, geldigheidsperiode, eindjaar

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 16.2 Gebruiksrechten: datum/periode



Belang Verplicht


Herhaalbaar: nee


Specificaties




Aanduiding SDB Coll.: Openbaarheid, code

Referentie Atlantis







Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen


Aanduiding SDB Coll.: Openbaarheid, geldigheidsPeriode, eindjaar

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 18.2 Openbaarheid: datum/periode


Definitie Beperkingen ten aanzien van de openbaarheid, in te stellen na overbrenging.

Belang Optioneel

Doel / functie Bescherming van de privacy, veiligheid van de staat en bevoor- of benadelen van betrokken.

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde:


Voorbeelden

Aanduiding SDB Coll.: Openbaarheid, omschrijvingsVoorwaarde, abstract (p)

Referentie Atlantis



Definitie Het niveau van vertrouwelijkheid van de informatie in een archief

Belang Optioneel

Doel / functie Afschermen van informatie in een document tegen inzage door onbevoegden

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarden:


Voorbeelden

Aanduiding SDB Coll.: Vertrouwelijkheid, Niveau

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 17.1 Vertrouwelijkheid: classificatie/niveau


Definitie Aanduiding van het jaar waarin de gestelde bepalingen aangaande de


vertrouwelijkheid komen te vervallen.

Belang Optioneel


Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen



Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 17.2 Vertrouwelijkheid: datum/periode


Definitie Datum waarop een actie/event ten opzicht van een serie heeft plaats gevonden

Belang Optioneel

Doel / functie Duidt aan wanneer een actie/event ten opzicht van een serie heeft plaats gevonden

Herhaalbaar: ja


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen


Aanduiding SDB Coll.: EventHistory, event, beginDatum, datumEnTijd

Referentie Atlantis Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 12.1 Event geschiedenis:

datum/periode


Definitie Soort activiteit of gebeurtenis die ten opzicht van een serie heeft plaats gevonden

Belang Optioneel

Doel / functie Duidt aan welk type activiteit of gebeurtenis ten opzicht van een serie heeft plaats gevonden

Herhaalbaar: ja


Specificaties

Toegelaten waarden:

Opmerkingen Events worden overgedragen met behulp van een log file. De events dienen van gelijke strekking te zijn als onderstaande elementen. Authority file event geschiedenis: - creëren - raadplegen of pogen tot raadpleging - dossiers/zaken verwijderen - metagegevens/registratie aanpassen - autorisatie aanpassen? - overdragen - serie vernietigen - serie koppelen - vertrouwelijkheid aanpassen - openbaarheid aanpassen - resultaattype aanpassen - verplaatsen

Voorbeelden “Creatie serie” “Wijziging serie” “Vernietiging serie”


Aanduiding SDB Coll.: EventHistory, event, type

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 12.2 Event geschiedenis: type


Definitie Nadere beschrijving van een actie/event dat ten opzicht van een serie heeft plaats gevonden

Belang Optioneel


Herhaalbaar: ja


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen

Voorbeelden

Aanduiding SDB Coll.: EventHistory, event, beschrijving (p)

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 12.3 Event geschiedenis: beschrijving


Definitie Functionaris die een actie/event ten opzicht van een serie heeft uitgevoerd

Belang Optioneel


Herhaalbaar: ja


Specificaties

Toegelaten waarde:


Voorbeelden “Jan Jansen” “systeembeheerder”

Aanduiding SDB Coll.: EventHistory, event, betrokkenenInstantieofFunctionaris, agent, naam, functionarisnaam

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau (sub)serie, 12.4 Event geschiedenis: functionaris


Definitie Voor een archiefvormer specifieke (inhoudelijke) metagegevens.

Belang Optioneel


Herhaalbaar: ja


Specificaties

Toegelaten waarde:


Voorbeelden

Aanduiding SDB Coll.: AgencySpecificArchiveMetadata

Referentie Atlantis



4.3. Aggregatieniveau Dossier


Definitie Uniek kenmerk van een zaak/dossier

Belang Verplicht

Doel / functie Herkenbaar en terugvindbaar maken van een voorkomen van een zaak/dossier

herhaalbaar: nee

veldwaarde: vrij tekstveld

Specificaties

toegelaten waarden: in de identificatiekenmerken dienen geen spaties voor te komen. Enkel de karakters 0-9 en A_Z mogen voorkomen. Als scheidingstekens zijn alleen _ en – toegestaan.

Opmerkingen Betreft een unieke vrij tekstveld code die veelal gegenereerd is door de applicatie waarin de zaak/ het dossier wordt beheerd. Een vrij tekstveld code gegenereerd door een zakenmagazijn is ook geschikt.

Voorbeelden “DL1234567” “HB_234567_a” “987654ZM_33adc”

Aanduiding SDB DU: Identificatiekenmerk

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 2. identificatiekenmerk

2. Aggregatieniveau

Definitie Het niveau waarop een entiteit kan worden beschreven

Belang Verplicht


Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde: dossier, record


Voorbeelden “dossier” “record”

Aanduiding SDB Du: Aggregatieniveau

Referentie Atlantis


3. Naam

Definitie Beknopte formeel-inhoudelijke beschrijving van een zaak/dossier

Belang Verplicht

Doel / functie Herkenbaar en terugvindbaar maken van een zaak/dossier

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarden:

Opmerkingen De zaak/ het dossier dient 'gehopt' te zijn omschreven. Dit houdt in dat zoveel als mogelijk het gezichtspunt, de handeling, het object, de plaats en de tijd zijn opgenomen.

Voorbeelden “Bezwaar meneer Jansen op vergunning V-7654: het kappen van een boom aan de dorpstraat nr. 7 afgegeven op 11 november 2014”

Aanduiding SDB DU: Benaming, OfficiëleNaam

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 4. naam


4.1. Classificatie, code

Definitie Kenmerk waaronder een zaak/dossier wordt ingedeeld/geklasseerd

Belang Verplicht

Doel / functie Ordenen van zaken/dossiers

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarden:

Opmerkingen Het betreft een unieke code die een classificatie van een zaak/dossier aanduidt, zoals bijvoorbeeld een zaaktype nummer, basis archiefcode, DSP code etc. Meerdere zaken/dossier kunnen gebruik maken van dezelfde code.

Voorbeelden “B-0007” “.07.355.51”

Aanduiding SDB DU: Classificatie, code

Referentie Atlantis Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 5.1 classificatie: code

4.2. Classificatie, type

Definitie Naam van het geldende classificatieschema

Belang Verplicht

Doel / functie Nader verduidelijken van de toegepaste ordeningsmethode

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen

Voorbeelden “Basisarchiefcode versie 1997”

Aanduiding SDB DU: Classificatie, beschrijving, abstract (type)

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 5.3 classificatie: type

4.3. Classificatie, omschrijving

Definitie Samenvoeging van archiefbestanddelen tot één nieuw geheel met een eigen identiteit. Nadere omschrijving van classificatie

Belang Verplicht

Doel / functie Het groeperen of in samenhang aanbieden van verwante voorkomens van een zaak/dossier. Geeft inzicht in onderlinge samenhang

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarden:

Opmerkingen De omschrijving van de classificatie is van inhoudelijke aard en betreft in de praktijk de naam van het werkproces, het zaaktype of een andere gebruikte classificatie.

Voorbeelden “Aanvragen van kapvergunningen behandelen” “Aanvragen van paspoorten behandelen”

Aanduiding SDB DU: Classificatie, beschrijving, abstract (p)

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 5.2 classificatie: omschrijving

5. Omschrijving

Definitie Vrije tekst met nadere beschrijving van een zaak/dossier

Belang Optioneel


Herhaalbaar: ja


Specificaties

Toegelaten waarden:

Opmerkingen Betreft de beschrijving van de zaak/het dossier anders dan of complementair op de naam van de zaak/het dossier.


Voorbeelden “Het bezwaar is in onder gelijkwaardige omstandigheden in zaak ZM-76655 in het verleden ontvankelijk verklaard.”

Aanduiding SDB DU: Inhoudsbeschrijving, abstract, (p)

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 6. omschrijving


Definitie Aanduiding van het beginjaar van de periode waarop de zaak/het dossier van toepassing is.

Belang Verplicht

Doel / functie Geeft aan op welke periode de zaak/het dossier betrekking heeft. Voor selectiedoeleinden bij categorieën 'vervallen belang' noodzakelijk.

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarden:

Opmerkingen In ieder geval dient het beginjaar ingevuld te worden. In sommige gevallen kan het eindjaar niet ingevuld worden doordat bijvoorbeeld een vergunning in het dossier nog steeds geldig is.


Aanduiding SDB DU: Dekking, periode, beginjaar

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 9.1 Dekking in tijd


Definitie Aanduiding van het eindjaar van de periode waarop de zaak/het dossier van toepassing is.

Belang Verplicht

Doel / functie Geeft aan op welke periode de zaak/het dossier betrekking heeft. Voor selectiedoeleinden bij categorieën 'vervallen belang' noodzakelijk.

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarden:

Opmerkingen In bepaalde gevallen kan het voorkomen dat het eindjaar niet ingevuld kan worden doordat bijvoorbeeld een vergunning in het dossier nog steeds geldig is. In een dergelijke situatie kan gekozen worden om bijvoorbeeld 9999 in te vullen.


Aanduiding SDB DU: Dekking, periode, eindjaar

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 9.1 Dekking in tijd


Definitie Unieke kenmerken (codes of nummers) toegekend aan de zaak/het dossier buiten de huidige beheeromgeving.

Belang Optioneel

Doel / functie Het behouden van kenmerken waaronder de zaak/het dossier (eerder) bekend staat/stond, waardoor de links naar andere systemen (bijv. procesapplicaties) niet verloren gaan.

Herhaalbaar: ja


Specificaties

Toegelaten waarden:

Opmerkingen Een kenmerk dat vooral de terugvindbaarheid van zaken/dossiers en links met andere systemen betreft.

Voorbeelden “ZM098766”

Aanduiding SDB DU: ExternIdentificatieKenmerk, kenmerk

Referentie Atlantis


Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 10.2 Externe identificatiekenmerken: kenmerk/nummer binnen systeem


Definitie Voorwaarden verbonden aan gebruik van een zaak/dossier anders dan raadpleging

Belang Optioneel

Doel / functie Het beschermen van mogelijk op de zaak/het dossier van toepassing zijnde gebruiksrechten (bijvoorbeeld auteursrechten).

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen Omschrijving van de aard van de rechten, de grondslag daarvan, voorwaarden voor gebruik en bij wie de rechten berusten

Voorbeelden

Aanduiding SDB DU: Gebruiksrechten, omschrijvingsVoorwaarde, abstract (p)

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dosier, 16.1 Gebruiksrechten: omschrijving voorwaarden


Definitie Jaar waarin de voorwaarden verbonden aan het gebruik komen te vervallen.

Belang Optioneel


Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen


Aanduiding SDB DU: Gebruiksrechten, geldigheidsPeriode, eindjaar

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 16.2 Gebruiksrechten: datum



Belang Verplicht


Herhaalbaar: nee


Specificaties




Aanduiding SDB DU: Openbaarheid, code

Referentie Atlantis







Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen


Aanduiding SDB DU: Openbaarheid, geldigheidsPeriode, eindjaar

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 18.2 Openbaarheid: datum/periode



Belang Optioneel


Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde:


Voorbeelden

Aanduiding SDB DU: Openbaarheid, omschrijvingsVoorwaarde, abstract (p)

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 18.1 Openbaarheid: omschrijving beperkingen

11.1. Event plan, type

Definitie Aanduiding van soort activiteit of gebeurtenis die gaat gebeuren na de bewaartermijn

Belang Verplicht

Doel / functie Toelichting activiteit of gebeurtenis die plaats zal vinden op een bepaalde datum

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarden:

Opmerkingen Nog te ontwikkelen gecontroleerde woordenlijst.

Voorbeelden “Vernietigen” “Overdragen” “Bewaren”

Aanduiding SDB DU: EventPlan, plannedevent, event

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 13.1 Event plan: type

11.2. Event plan, datum

Definitie Aanduiding van het jaar tot wanneer een zaak of dossier bewaard dient te blijven.

Belang Verplicht

Doel / functie Bijvoorbeeld het aangeven wanneer een zaak of dossier vernietigd dient of overgedragen dient te worden.

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarden:

Opmerkingen Betreft het jaar dat bepaald wordt door de termijn gekoppeld aan de categorie in de selectielijst die van toepassing is op de zaak of het dossier. Indien het te bewaren betreft kan het jaar “9999” ingevuld worden.



Aanduiding SDB Niet aanwezig in metadatamodel SDB

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 13.2 Event plan: datum/periode

11.3. Event plan, trigger

Definitie Indicatie van het mechanisme waarmee een activiteit of gebeurtenis in gang wordt gezet.

Belang Verplicht

Doel / functie Aanzet voor bepaalde activiteit of gebeurtenis die plaats zal vinden op een bepaalde datum.

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarden: afhandeling, intrekking, weigering, vervallen, vervallen van het belang

Opmerkingen

Voorbeelden “Sloop van het gebouw waarop de vergunning betrekking heeft”

Aanduiding SDB DU: EventPlan, plannedevent, trigger

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 13.4 Event plan: trigger

11.4. Event plan, categorie in selectielijst Definitie Kenmerk in de keuzelijst waarop event plan: datum (bewaartermijn) is

gebaseerd

Belang Verplicht

Doel / functie Vaststellen van de grondslag voor vernietigen dan wel bewaren

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarden:

Opmerkingen Nog te ontwikkelen gecontroleerde woordenlijst.

Voorbeelden “2.25”


Referentie Atlantis



Definitie Het niveau van vertrouwelijkheid van de informatie in een zaak/dossier

Belang Optioneel

Doel / functie Afschermen van informatie in een zaak/dossier tegen inzage door onbevoegden

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarden:



Voorbeelden

Aanduiding SDB DU: Vertrouwelijkheid, Niveau

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 17.1 Vertrouwelijkheid: classificatie/niveau


Definitie Aanduiding van het jaar waarin de gestelde bepalingen aangaande de vertrouwelijkheid komen te vervallen.

Belang Optioneel


Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen



Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 17.2 Vertrouwelijkheid: datum/periode


Definitie Datum waarop een actie/event ten opzicht van een zaak/dossier heeft plaats gevonden

Belang Verplicht

Doel / functie Duidt aan wanneer een actie/event ten opzicht van een zaak/dossier heeft plaats gevonden

Herhaalbaar: ja


Specificaties

Toegelaten waarden:

Opmerkingen Kan tevens een trigger zijn voor uit te voeren acties met betrekking tot de zaak/het dossier.


Aanduiding SDB DU: EventHistory, event, beginDatum, datumEnTijd

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 12.1 Event geschiedenis: datum/periode


Definitie Soort activiteit of gebeurtenis die ten opzicht van een zaak/dossier heeft plaats gevonden

Belang Verplicht

Doel / functie Duidt aan welk type activiteit of gebeurtenis ten opzicht van een zaak/dossier heeft plaats gevonden

Herhaalbaar: ja


Specificaties

Toegelaten waarden:

Opmerkingen Events worden overgedragen met behulp van een log file. De events dienen van gelijke strekking te zijn als onderstaande elementen. Authority file event geschiedenis: - creëren - raadplegen of pogen tot raadpleging - documenten verwijderen - metagegevens/registratie aanpassen - autorisatie aanpassen? - overdragen


- zaken/dossiers vernietigen - zaken/dossiers koppelen - vertrouwelijkheid aanpassen - openbaarheid aanpassen - resultaattype aanpassen - verplaatsen

Voorbeelden “Creatie dossier” “Wijziging dossier” “Vernietiging dossier”

Aanduiding SDB DU: EventHistory, event, type

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 12.2 Event geschiedenis: type


Definitie Nadere beschrijving van een actie/event dat ten opzicht van een zaak/dossier heeft plaats gevonden

Belang Optioneel


Herhaalbaar: ja


Specificaties

Toegelaten waarden:

Opmerkingen

Voorbeelden

Aanduiding SDB DU: EventHistory, event, beschrijving (p)

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 12.3 Event geschiedenis: beschrijving


Definitie Functionaris die een actie/event ten opzicht van een zaak/dossier heeft uitgevoerd

Belang Optioneel

Doel / functie Geeft de naam of de rol van de functionaris weer die de actie/event heeft uitgevoerd

Herhaalbaar: ja


Specificaties

Toegelaten waarden:

Opmerkingen Het veld kan zowel gevuld worden met een naam van een persoon als met de functieomschrijving van een persoon.

Voorbeelden “Klaas Wegering” “medewerker vergunningverlening”

Aanduiding SDB DU: EventHistory, event, betrokkenInstantieOfFunctionaris, agent, naam, functionarisnaam

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau Zaak/dossier, 12.4 Event geschiedenis: functionaris


Definitie Voor een archiefvormer specifieke (inhoudelijke) metagegevens op dossier- of zaakniveau

Belang Optioneel


Herhaalbaar: ja Specificaties



Toegelaten waarde:


Voorbeelden

Aanduiding SDB DU: AgencySpecificArchiveMetadata

Referentie Atlantis



4.4. Aggregatieniveau Document


Definitie Uniek kenmerk van een document

Belang Verplicht

Doel / functie Herkenbaar en terugvindbaar maken van een voorkomen van een document

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde: in de identificatiekenmerken dienen geen spaties voor te komen. Enkel de karakters 0-9 en A_Z mogen voorkomen. Als scheidingstekens zijn alleen _ en – toegestaan.

Opmerkingen Betreft een unieke vrij tekstveld code die veelal gegenereerd is door de applicatie waarin het document wordt beheerd.

Voorbeelden “42387” “278-56” “183a”

Aanduiding SDB DU: Identificatiekenmerk

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau document/informatieobject, 2. identificatiekenmerk

2. Aggregatieniveau

Definitie Het niveau waarop een record kan worden beschreven

Belang Verplicht


Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde: record


Voorbeelden “record”

Aanduiding SDB DU: Aggregatieniveau Referentie Atlantis


3. Naam

Definitie Beknopte formeel-inhoudelijke beschrijving van een document

Belang Verplicht

Doel / functie Herkenbaar en terugvindbaar maken van een document

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen Vermijd redundantie met hogere aggregatieniveaus. Herhaal dus geen gegevens in de naam die al zijn beschreven op hogere aggregatieniveaus.

Voorbeelden “Verlening van een kapvergunning voor de Crooswijksebocht” “Brief inzake het onderzoeken van de rekeningen, met bijlagen”

Aanduiding SDB DU: Benaming, OfficiëleNaam

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau document/informatieobject, 4. Naam

5. Omschrijving

Definitie Vrije tekst met nadere beschrijving van een document

Belang Optioneel



Herhaalbaar: ja


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen Betreft de beschrijving van het document anders dan of complementair op de naam van het document.

Voorbeelden “Het document is niet ondertekend”

Aanduiding SDB DU: Inhoudsbeschrijving, abstract, (p)

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau document/informatieobject, 6. Omschrijving

6.3. Formele datum

Definitie De formele datum waarop een document is gedateerd of vastgesteld.

Belang Optioneel

Doel / functie Legt de datum vast waarop een document inhoudelijk definitief is aangemaakt of vanaf welke datum het document in werking is getreden.

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen



Referentie Atlantis



Definitie Unieke kenmerken (codes of nummers) toegekend aan het document buiten de huidige beheeromgeving.

Belang Optioneel

Doel / functie Het behouden van kenmerken waaronder het document (eerder) bekend staat/stond, waardoor links naar andere systemen (bijv. procesapplicaties) niet verloren gaan.

Herhaalbaar: ja


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen

Voorbeelden Briefkenmerk van derden: “A24-2006” Identificatiekenmerk van een eerder system waarin het document was gearchiveerd: “123786”

Aanduiding SDB DU: ExternIdentificatieKenmerk, kenmerk

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau document/informatieobject, 10.2 Kenmerk/nummer binnen systeem


Definitie Voorwaarden verbonden aan gebruik van een document anders dan raadpleging

Belang Optioneel

Doel / functie Het beschermen van mogelijk op het document van toepassing zijnde gebruiksrechten (bijvoorbeeld auteursrechten).

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen Omschrijving van de aard van de rechten, de grondslag daarvan, voorwaarden voor gebruik en bij wie de rechten berusten


Voorbeelden “Niets uit deze publicatie mag worden verveelvoudigd, voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteursrechthouder”

Aanduiding SDB DU: Gebruiksrechten, omschrijvingsVoorwaarde, abstract (p)

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau document/informatieobject, 16.1 Gebruiksrechten: omschrijving voorwaarden


Definitie Datum waarin de voorwaarden verbonden aan gebruik komen te vervallen.

Belang Optioneel


Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen


Aanduiding SDB DU: Gebruiksrechten, geldigheidsPeriode, eindjaar

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau document/informatieobject, 16.2 Gebruiksrechten: datum



Belang Verplicht


Herhaalbaar: nee


Specificaties




Aanduiding SDB DU: Openbaarheid, code

Referentie Atlantis





Doel / functie Vaststellen wanneer de beperkingen ten aanzien van de openbaarheid aflopen

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen


Aanduiding SDB DU: Openbaarheid, geldigheidsPeriode, eindjaar

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau document/informatieobject, 18.3 Openbaarheid: datum/periode




Belang Optioneel


Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde:


Voorbeelden

Aanduiding SDB DU: Openbaarheid, omschrijvingsVoorwaarde, abstract (p)

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau document/informatieobject, 18.1 Openbaarheid: omschrijving beperkingen

10. Taal

Definitie De taal waarin het document is opgesteld

Belang Optioneel

Doel / functie Verbetering begrijpbaarheid van de tekst in een document

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen Defaultwaarde is “Nederlands”

Voorbeelden “Nederlands” “Engels” “Arabisch”

Aanduiding SDB DU: Taalinformatie, taal

Referentie Atlantis Referentie Concern Niet aanwezig in metadatamodel concern


Definitie Het niveau van vertrouwelijkheid van de informatie in een document

Belang Optioneel

Doel / functie Afschermen van informatie in een document tegen inzage door onbevoegden

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarden:


Voorbeelden

Aanduiding SDB DU: Vertrouwelijkheid, Niveau

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau document/informatieobject, 17.1 Vertrouwelijkheid: classificatie/niveau


Definitie Aanduiding van het jaar waarin de gestelde bepalingen aangaande de


vertrouwelijkheid komen te vervallen.

Belang Optioneel


Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen



Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau document/informatieobject, 17.2 Vertrouwelijkheid : datum/periode


Definitie Datum waarop een actie/event ten opzicht van een document heeft plaats gevonden

Belang Verplicht

Doel / functie Duidt aan wanneer een actie/ event ten opzicht van een document heeft plaats gevonden

Herhaalbaar: ja


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen Kan tevens een trigger zijn voor uit te voeren acties met betrekking tot het document.


Aanduiding SDB DU: EventHistory, event, beginDatum, datumEnTijd

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau document/informatieobject, 12.1 Event geschiedenis: datum/periode


Definitie Soort activiteit of gebeurtenis die ten opzicht van een document heeft plaats gevonden

Belang Verplicht

Doel / functie Duidt aan welk type activiteit of gebeurtenis ten opzicht van een document heeft plaats gevonden

Herhaalbaar: ja


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen Events worden overgedragen met behulp van een log file. De events dienen van gelijke strekking te zijn als onderstaande elementen. Authority file event geschiedenis: - creëren - raadplegen of pogen tot raadpleging - files verwijderen - metagegevens/registratie aanpassen - autorisatie aanpassen? - overdragen - document vernietigen - document koppelen - vertrouwelijkheid aanpassen - openbaarheid aanpassen - resultaattype aanpassen - verplaatsen

Voorbeelden “Creatie document” “Wijziging document”


“Vernietiging document”

Aanduiding SDB DU: EventHistory, event, type

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau document/informatieobject, 12.2 Event geschiedenis: type


Definitie Nadere beschrijving van een actie/event dat ten opzicht van een document heeft plaats gevonden

Belang Optioneel


Herhaalbaar: ja


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen

Voorbeelden

Aanduiding SDB DU: EventHistory, event, beschrijving (p)

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau document/informatieobject, 12.3 Event geschiedenis: beschrijving


Definitie Functionaris die een actie/event ten opzicht van een document heeft uitgevoerd

Belang Optioneel


Herhaalbaar: ja


Specificaties

Toegelaten waarde:


Voorbeelden

Aanduiding SDB DU: EventHistory, event, betrokkenenInstantieofFunctionaris, agent, naam, functionarisnaam

Referentie Atlantis “Anne Sietsma” “Gegevensbeheerder”

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau document/informatieobject, 12.4 Event geschiedenis: functionaris


Definitie Voor een archiefvormer specifieke (inhoudelijke) metagegevens op documentniveau

Belang Optioneel


Herhaalbaar: ja


Specificaties

Toegelaten waarde:


Voorbeelden

Aanduiding SDB DU: AgencySpecificArchiveMetadata

Referentie Atlantis



4.5. Aggregatieniveau File


Definitie Uniek kenmerk van een file.

Belang Verplicht

Doel / functie Herkenbaar en terugvindbaar maken van een file.

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde: in de identificatiekenmerken dienen geen spaties voor te komen. Enkel de karakters 0-9 en A_Z mogen voorkomen. Als scheidingstekens zijn alleen _ en – toegestaan.

Opmerkingen Betreft een unieke vrij tekstveld code die veelal gegenereerd is door de applicatie waarin de file wordt beheerd.

Voorbeelden “172563” “ID-4729”

Aanduiding SDB File: Identificatiekenmerk

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau document/informatieobject, 21.1 Formaat: identificatiekenmerk

17.1. Naam

Definitie Korte omschrijving of benaming van een file

Belang Verplicht

Doel / functie Herkenbaar en terugvindbaar maken van een file.

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde: In de bestandsnamen dienen geen spaties voor te komen. Enkel de karakters 0-9 en A_Z mogen voorkomen. Als scheidingstekens zijn alleen _ en - toegestaan. Pas consequent gebruik van hoofd- en kleine letters toe.

Opmerkingen

Voorbeelden “Notitie_over_invoering_nieuwe_werken” “Opstellen_en_vaststellen_ verordening_groenbeheer”

Aanduiding SDB File: Naam, filenaam

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau document/informatieobject, 21.2 Formaat: Naam

17.2. Extensie

Definitie Verkorte aanduiding van het bestandsformaat dat achter de bestandsnaam wordt genoteerd (deel na de punt).

Belang Verplicht

Doel / functie De extensie wordt gebruikt om aan te geven in welk formaat de informatie is vastgelegd. Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen De extensie op zich kan valse informatie geven en hoeft niet altijd overeen te komen met het daadwerkelijke bestandsformaat.

Voorbeelden “.pdf” “.txt” “.docx” “.xml”

Aanduiding SDB File: Naam, extensie

Referentie Atlantis


Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau document/informatieobject, 21.2.2 Formaat: Naam - extensie

18.1. Naam bestandsformaat

Definitie De naam van het formaat (de manier waarop de informatie binair gecodeerd is) van de file

Belang Verplicht

Doel / functie Informatie van belang bij de keuze van applicatie waarmee de file geraadpleegd kan worden

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen Maak gebruik van het PRONOM register (http://www.nationalarchives.gov.uk/PRONOM/Default.aspx)

Voorbeelden “word”

Aanduiding SDB File: Bestandsformaat, naam

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau document/informatieobject, 21.5 Formaat: bestandsformaat

18.2. Versie bestandsformaat

Definitie De versie van het formaat van de file

Belang Verplicht

Doel / functie

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen Dit is meestal een versiegetal of een jaaraanduiding

Voorbeelden “3.1”

Aanduiding SDB File: Bestandsformaat, versie

Referentie Atlantis


19.1. Applicatienaam

Definitie Benaming van de applicatie waarmee het oorspronkelijke bestand is gemaakt.

Belang Optioneel

Doel / functie

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen

Voorbeelden “Microsoft office 2010/Word” “google docs”

Aanduiding SDB File: Applicatie, naam

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau document/informatieobject, 21.6.1 Formaat: creatieapplicatie - naam

19.2. Versie applicatie

Definitie Nadere aanduiding van de versie van de applicatie waarmee het oorspronkelijke bestand is gemaakt.

Belang Optioneel

Doel / functie

Specificaties Herhaalbaar: nee



Toegelaten waarde:

Opmerkingen Dit is meestal een versiegetal of een jaaraanduiding

Voorbeelden “6.1” “8.0” “2010”

Aanduiding SDB File: Applicatie, versie

Referentie Atlantis

Referentie Concern Entiteit Record, aggregatieniveau document/informatieobject, 21.6.2 Formaat : creatieapplicatie - versie

20. Aanmaakdatum

Definitie Datum waarop de file met de creatieapplicatie is aangemaakt

Belang Verplicht

Doel / functie

Herhaalbaar: nee


Specificaties

Toegelaten waarde:

Opmerkingen


Aanduiding SDB File: DatumAanmaak, datumEnTijd

Referentie Atlantis



5. Geraadpleegde documentatie - ISO standard 14721: Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS). Magenta

Book (June 2012) http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0m2.pdf - ISO standard 20652:2006, Space data and information transfer systems - Producer-archive interface

- Methodology abstract standard, magenta book, mei 2004. http://public.ccsds.org/publications/archive/651x0m1.pdf

- ISO standard 15489-1: Information and documentation – Records Management – Part 1: General, 2001.

- NEN standaard 2082:2008 nl. Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur.

- NEN-ISO standaard 23081-1 (nl) Informatie en documentatie – Processen voor informatie- en archiefbeheer – Metagegevens voor archiefbescheiden. Deel 1 Principes (2006)

- NEN-ISO 23081-2 Beheren van metagegevens voor archiefbescheiden. Deel 2 Conceptuele en implementatieaspecten (2009)

- Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie: Beschrijving van entiteiten en elementen (versie 2.5, 15 juli 2009) http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/richtlijnen_metagegevens_overheidsinfo_.pdf

- Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie: Toelichting (versie 2.5, 15 juli 2009) http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/richtlijn_metagegevens_overheid_toelichting_0_0.pdf

- Toepassingsprofiel metagegevens Rijksoverheid, (versie 1.0, 2011) http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/Toepassingsprofiel_metagegevens_rijksoverheid.pdf

- Toepassingsprofiel metagegevens lokale overheden, (versie 1.0, 5 april 2013) http://www.noord-hollandsarchief.nl/content/downloads/files/WVI%20Toepassingsprofiel%20Lokale%20Overheden.pdf

- Overdrachtsprotocol E-depot, Stadsarchief Rotterdam, 2012 (docloods nr. 1003689). - Metadatamodel Informatiebeheer Concern Rotterdam (concept), 2013 (docloods nr. 1082360) - Metadatastandaard, metadata voor digitaal informatieoverdracht, Stadsarchief Amsterdam, (versie

1.0, 18 april 2012) http://stadsarchief.amsterdam.nl/stadsarchief/e-depot/metadata/documentatie.pdf


Bijlage 1: Voorbeelden van mappings van aggregatieniveaus Hieronder volgen enkele voorbeelden van mappings tussen aggregatieniveaus van (inter)nationale standaarden, een Rotterdams DMS en dit toepassingsprofiel.

Doc.loods

Archief Archief Hoogste niveau

Term Serie Structuurniveau

Subterm Serie Structuurniveau

Dossiermap Serie Structuurniveau

Zaak Dossier Behandelniveau

Document Document Documentniveau

ISAD(G) = Internationale Norm voor Archivistisch Beschrijven


Subarchief Serie Structuurniveau

Reeks Serie Structuurniveau

Subreeks Serie Structuurniveau

Bestanddeel Dossier Behandelniveau

Stuk Document Documentniveau

NEN-ISO 23081-2


Serie Serie Structuurniveau

Bestand/Dossier Dossier Behandelniveau

Transactievolgorde Dossier Behandelniveau

Stuk Document Documentniveau

e-Docs (nieuw)


Zaaktypecatalogus Serie Structuurniveau

Zaaktype Serie Structuurniveau

Zaak Dossier Behandelniveau

Document (EDC) Document Documentniveau

Hieronder volgt een fictieve praktijk situatie. Per "Archief" vindt overdracht plaats. De onderliggende niveaus zijn herhaalbaar. De naam van het aggregatieniveau van de archiefvormer hoeft niet overeen te komen met de termen gebruikt in dit toepassingsprofiel, maar moet wel bekend zijn bij overdracht. Als voorbeeld het (fictieve) archief van de voormalige dienst gemeentewerken: - Archief Gemeentewerken 1993-2013 Archief (niveau 1) -- Serie Kunstwerken 1993-2013 Serie (niveau 2) --- Dossiermap Kunstwerken Kop van Zuid 1996-1997 Serie (niveau 3) ---- Zaaktypen Ontwerpen kunstwerken Serie (niveau 4) Aanleggen kunstwerken Serie (niveau 4) Onderhouden kunstwerken Serie (niveau 4) ----- Zaken Ontwerpen van Erasmusbrug aan de Kop van Zuid Dossier (niveau 5) Ontwerpen van basculebrug aan het Heemraadplein Dossier (niveau 5) ------ Documenten Opdracht Document (niveau 6) Ontwerptekening Document (niveau 6) Advies deelgemeenten, met bijlage Document (niveau 6)


Bijlage 2: Overzicht van de gebruikte elementen per niveau V= Verplicht; O=Optioneel

Nr. Benaming in toepassingsprofiel Archief Serie Dossier Document Herhaalbaar 1 Identificatiekenmerk V V V V nee 2 Aggregatieniveau V V V V nee 3 Naam V V V V nee 4.1 Classificatie, code V nee 4.2 Classificatie, type V nee 4.3 Classificatie, omschrijving V nee 5 Omschrijving O O O O ja 6.1 Dekking in tijd, beginjaar V O V nee 6.2 Dekking in tijd, eindjaar V O V nee 6.3 Formele datum O nee 7 Extern identificatiekenmerk O O O ja 8.1 Gebruiksrechten, voorwaarde O O O O nee 8.2 Gebruiksrechten, jaar van vrijgave O O O O nee 9.1 Openbaarheid, code V V V V nee 9.2 Openbaarheid, jaar van vrijgave V* V* V* V* nee 9.3 Openbaarheid, voorwaarde O O O O nee 10 Taal O nee 11.1 Event plan, type V nee 11.2 Event plan, datum V nee 11.3 Event plan, trigger V nee

11.4 Event plan, categorie in selectielijst V nee

12.1 Rol actor V ja 12.2 Type actor V ja 12.3 Naam actor V ja 13.1 Vertrouwelijkheid, niveau O O O O nee

13.2 Vertrouwelijkheid, jaar van vrijgave O O O O nee

14.1 Event history. datum O O V V ja 14.2 Event history. type O O V V ja 14.3 Event history, beschrijving O O O O ja 14.4 Event history, functionaris O O O O ja

15 Organisatiespecifieke metagegevens O O O O ja

• Alleen verplicht als het record een openbaarheidsbeperking heeft.

Nr. Benaming in toepassingsprofiel File Herhaalbaar

16 Identificatiekenmerk V nee 17.1 Naam V nee 17.2 Extensie V nee 18.1 Naam bestandsformaat V nee 18.2 Versie bestandsformaat V nee 19.1 Applicatienaam O nee


19.2 Versie applicatie O nee 20 Aanmaakdatum V nee

Submission Information Package

Documents

Transcript of Submission Information Package