Strategische PersoneelsPlanning - terugblik - stand van zaken - vooruitblik

Maria Boes

Provincie Gelderland, afdeling P&O

• Context: de provincie Gelderland

• Terugblik: aanleiding project SPP / HRM agenda

• Stand van zaken project SPP: opdracht 2013

• Vooruitblik

Agenda workshop

2

Context: de provincie Gelderland

3

4

-Vaste werkvoorraad

-Fle

xib

ele

sch

il

-Vaste

b

ezett

ing

-Jan 2012

-Jan 2015

-Doelstelling -Vaste bezetting

Context: programma Mens en Middelen

-

Context: personele bezetting

800

900

1000

1100

1200

1300

1400

2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

FT

E

Jaar

Ontwikkeling personele bezetting

Bezetting: ambtenarenin dienst op 31/12

5

Interne kwalitatieve mismatch

Context: programma inzetbaarheid

6

• Aanleiding: rapport Verdult / van der Wind

• Samenhang met strategisch (HRM) beleid

Begripsdiscussie SPP:

• Capaciteitsplanning

• Kwantitatieve personeelsplanning

• Kwalitatieve personeelsplanning

Terugblik: 2009 – start SPP

7

Strategische Personeelsplanning

Capaciteitsplanning

S ta p 1 :

S c h e rp s te lle n

s tra te g is c h e d o e le n

S ta p 2 :

A fle id e n e n u itw e rk e n

d o e le n o p la g e re n iv e a u s

in d e o rg a n is a tie

S ta p 3 :

O n tw ik k e le n ra p p o r ta g e s o m

v o o r tg a n g te m o n ito re n e n

v e ra n tw o o rd in g a f te le g g e n

R e g e e ra c c o o rd /

c o lle g e p ro g ra m m a /

ra a d s p ro g ra m m a

D o e le n b o o m

K r it is c h e s u c c e s

fa c to re n e n

p re s ta t ie -

in d ic a to re n

S tra te g is c h e

d o e le n

(p o lit ie k e

s p e e rp u n te n )

A c tiv ite ite n p la n

B e g ro tin g

n ie u w e s tij l

M a n a g e m e n t-

ra p p o r ta g e s

J a a rv e rs la g (+

J a a r re k e n in g )

-8

“Kwantitatieve personeelsplanning+”:

-Proces geïmplementeerd voor provincie / afdeling / team

-Rapportages formatie & bezetting+ in cognos kubus:

(formatie/bezetting, leeftijd, vast/flex, aantal fte, contractdatum)

-Managers toegerust, adviseurs als partner in business

-Beleidskeuzes tav kwalitatieve personeelsplanning

Terugblik 2009: formatieadvies

9

Kwalitatieve personeelsplanning:

- Op zoek naar de juiste taal

- Winst: scenariodenken / het goede gesprek

- Pilot op 1 afdeling

- Lange doorloop, samenloop met reorganisatie

Terugblik 2010/11: pilot SPP afdeling

10

Taal SPP - kwalitatief

Conceptueel model

Functie Rol

Partners

Vraagstukken

Systeemgrens

organisatie

Beschreven Onbeschreven

-11

Taal SPP - kwalitatief

De rollen en de relatie partners en

vraagstukken

overheid non-profit

organisaties

bedrijven burgers

probleem en

oplossing niet helder

Verkenner Stimulator - -

probleem helder en

oplossing niet helder

(discussie doelen)

Regisseur Stimulator

Adviseur -

probleem niet helder

en oplossing helder

(discussie middelen)

Adviseur

Facilitator

Aanjager Aanjager Adviseur

probleem en

oplossing helder

Adviseur

Facilitator

Aanjager

Adviseur

Adviseur Adviseur

Faciliteren

Analyseren

Realiseren

-12

`

-13

Terugblik: doelstellingen SPP 2012

- Uit projectplan SPP afdelingen:

“In twee jaar tijd alle afdelingen een project SPP laten uitvoeren en daarmee de

gegevens centraal verwerken om op concernniveau inzetbaarheidsanalyses (boven

onder en verandercapaciteit) uit te voeren. Dat willen we doen door op

afdelingsniveau het “gat” in beeld te hebben tussen de huidige en benodigde

formatie over 3-5 jaar in zowel kwaliteit als kwantiteit.

Een secundair doel is het borgen van deze methode in de organisatie, zodat de

teams en afdelingen SPP zelf kunnen uitvoeren eventueel met de hulp van P&O

adviseurs”

- Uit projectplan SPP concern:

“Op concernniveau structureel de gap (over- onder- en verandercapaciteit) in beeld

hebben tussen de huidige formatie/bezetting en de benodigde formatie/bezetting

over 4 jaar.

Hierdoor is de organisatie in staat om passende instrumenten in te zetten en

hebben medewerkers inzicht in over hun plaats op de interne arbeidsmarkt en

mogelijkheden om (breed) inzetbaar te zijn”

`

-14

Terugblik: Lessons learned eind 2012

SPP afdeling:

• Diversiteit in de 4 afdelingen / maatwerk ook in methode en volgorde

• Intensieve trajecten, gemiddeld genomen tevreden klant die

systematisch verder geholpen is in denken over personeel

• Aandachtspunt: complexiteit gebruikte taal

• Aandachtspunt: borging / tooling, veel losse excelsheets

• Aandachtspunt: tijdsinvestering management en P&O

SPP concern

• SPP op de kaart gezet, goede workshop, betrokken managers & OR

• Nog geen inzicht in personele bewegingen / behoeften / planning op

concernniveau, geen aansluiting tussen SPP-afdeling en Concern

• Nog zoeken tussen ‘blauwe’ aanpak met veel gegevens en

strategiebepaling op hoofdlijnen

• Aanpak nog niet geborgd in regulier werk P&O / reguliere P&C cyclus

2013: Programma Inzetbaarheid

15

Uit projectplan, 5 deelresultaten op te leveren in 2013:

• SPP afdelingen

• Tooling

• Borging binnen P&O

• SPP concern

• SPP management

2013: Stand van zaken Project SPP

16

2013: Projectorganisatie SPP

Opdrachtgever programma Inzetbaarheid

Ad Nederlof

Opdrachtgever project SPP

Jenny Brugmans

Projectleider Maria Boes

Projectuitvoering Marjon Albring

Projectuitvoering Ramon Hendriks

Projectorganisatie SPP

Directie

Afdelingsmanager(s)

Secretariaat

Programma-managers

HR managers (HR overleg)

Lijnorganisatie C

oncern

A

fdelin

gen

P&O adviseur

17

2013: SPP afdelingen in context

1 2

3

4 5

18

SPP afdelingen: stappen

Wat gaan we doen? 1 Wat heb ik nodig? 2

Gap analyse 4

Wie heb ik nu? 3

Maatregelen 5

Meerjarenplanning Personeelsplanning

Werk

Mensen

Gap

19

Kic

k-o

ff

1-op-1 gesprekken

Werksessie:

‘Wat gaan we doen?’

en ‘Wat heb ik nodig?’

Werksessie:

‘Wat/wie heb ik nu?’

Werksessie:

Gap analyse en

maatregelen

Teru

gko

pp

elin

g

Volgorde van de stappen

Tussentijdse terugkoppeling

Tussentijdse terugkoppeling

Tussentijdse terugkoppeling

20

SPP afdelingen: taal stap 1/2

Proces

Relatie Inhoud

Realiseren

Wat! Hoe? Wat? Hoe!

Wat? Hoe?

Wat! Hoe! 21

SPP afdelingen: taal stap 3 - HR3P

Huidige performance

Potentieel

Onder verwachting

(1)

Conform verwachting

(2)

Boven verwachting

(3)

Ver boven verwachting

(4)

Potentieel grenzen bereikt (a)

Groeimogelijkheden binnen huidige functiedomein (b)

Promoveerbaar op korte termijn (2/3 jaar) (c)

Nu reeds promoveerbaar (d)

22

SPP afdelingen – taal stap 4/5 (Voorbeeld maatregelen bij HR3P )

23

SPP afdelingen – taal stap 4/5 (Voorbeeld maatregelen bij HR3P )

24

Verschillenanalyse A&B

Aantal FTE

Functie(groep) Schaal Rol

FTE mensen > in 2015

Rol

FTE werk 2015 Verschil

Vast Flexibel Totaal Vast Flexibel Totaal Vast Flexibel Totaal

Adviseur B P&O 12 A A

Adviseur B Juridisch 12 R R

Adviseur C Werk en Gezondheid 11 F F

Adviseur C P&O 11 F F

A

Adviseur D Juridisch 10 R R

Adviseur D Werk en Gezondheid 10 R R

Adviseur D P&O 10 F F

R

Beleidsmedewerker D 10 R R

project- programmamedewerker D

project-/programma ondersteuner B

project-/programmaleider B

project-/programmaleider C

project-/programmaleider D

stagiair(e) + +

Totaal

SPP afdelingen – tooling verschillenanalyse

25

• Methodiek / taal ontwikkeld

• Werk / mensen / gap voor alle afdelingen in beeld

• Gecommuniceerd naar OR en medewerkers

• Borging naar P&O gerealiseerd

• Tooling: link naar HR-systeem, uniforme werkwijze

• Inzicht / bewustwording op afdelingsniveau bij managers

-> doorontwikkeling in 2014: continue proces!

En wat kun je daar dan mee / wat is er nog meer nodig?

(SPP concern / SPP management )

Vooruitblik: Resultaat SPP afdelingen

26

• Horizon: SPP Afdelingen tot april 2015, SPP Concern tot 2020 (uitstroom / kennisdrain)

• Inzicht in trends op concernniveau, zelfde stappen als SPP afdeling

• In 2013: op basis van gedeeltelijke informatie vanuit SPP afdelingen, aangevuld met personeelsmonitor

Vooruitblik: SPP concern

27

Speciale aandacht voor groep managers, via ander proces, en deels

andere taal, wel dezelfde stappen:

- Stap 1/2: werk en toekomstig benodigde bezetting

Ophalen ontwikkelingen richting 2015: welk type leidinggevende

hebben we nodig? Afbakening: lijnmanagement of ook (prioritair)

programmamanagers?

- Stap 3: mensen

Welke scope? Huidig management of ook potentials?

Taal: hr3p / drijfveren

- Stap 4/5: gap en maatregelen

Alleen trends op collectief niveau, geen acties voor ieder individu,

komen daarna in regulier P&O proces

Vooruitblik: SPP management

28

29

• In gesprek ontstaat betekenis (4 v’s)

• Kennis van de business zit bij de mensen die dit dagelijks doen

• Hoeft niet in 1 keer goed (liever niet zelfs)

• SPP is niet van P&O

• Werk van provincies is veelkleurig, niet te vangen in 1 model

• Getallen leiden zomaar een eigen leven (1000), altijd in context

plaatsen

• In project SPP: kijk naar aard van het project, zorg voor passende

bemensing

• SPP en reorganisatie gaan niet (zomaar) samen

• Hou SPP simpel, het is al ingewikkeld genoeg

• Maak helder wat SPP niet gaat brengen

• Zet SPP niet los neer als een nieuw instrument

• Leren door meekijken, samen doen, zelf doen

• Excel is geweldig, maar werk vanuit 1 basisbestand

Overtuigingen

30